Документооборот

и бизнес-процессы:

Как навести порядок в бизнесе

Часть 1

Документооборот

Статистика:

30% времени тратится на согласование и поиски информации и документов.6% документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления.Подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз.Внедрение СЭД на 20-25% повышает производительность труда сотрудников организации.Стоимость архивного хранения бумажных документов на 80% выше в сравнении с электронными.

Документооборот

20 копий документа2 минуты - на 1 копию договора из 3-х листов40 руб. - стоимость минуты времени сотрудника (при средней зарплате в 20.000 руб).

40 руб*2 мин = 80 руб. * 20 копий = 1.600 руб. на 1 документ

10 документов = 16.000 руб.

100 документов = 160.000 руб.

Сколько может сэкономить ваша компания при использовании электронного ДО?

 

Документооборот Физическое освобождение пространства Снижение издержек на копирование и бумагу Снижение издержек на доставку информации в бумажном

виде Возможность совместной работы над документами и

задачами (что невозможно при бумажном делопроизводстве)

Увеличение скорости поиска и выборки документов (по всевозможным атрибутам)

Повышение уровня информационной безопасности (работа в СЭД возможна только под логином-паролем, при этом каждый из пользователей СЭД имеет строго ограниченные права доступа к информации)

Улучшение контроля за исполнением документов

Документооборот

Единая система хранения документов, утеря невозможна Открыв договор, можно увидеть все документы, связанные

с договором Возможность автоматически продлевать сроки действия

договоров Контроль местонахождения документа Управляемый процесс согласования (маршрут) Контроль занятости сотрудников работой с документами Автоматическая фиксация информации о том, кто и когда

согласовал/утвердил документ Версионирование документов, система автоматически

сравнивает версии документов и выдает отличия

Версии файлов

• Версии сохраняются автоматически• Всегда можно установить авторство и дату

создания версии.• Каждая версия имеет краткое описание

внесенных в нее изменений.• Версии можно сравнивать между собой,

чтобы увидеть отличия (только для форматов Word и OpenOffice).

Внутренние документы

Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и документов официального характера:

– договоры и приложения,– приказы по основной деятельности,– документы кадрового делопроизводства,– регламенты и инструкции,– прочее

Папки внутренних документов

• Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним.

• Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой вашей организации или по видам документов.

Карточка внутреннего документа

Права доступа к внутренним документам

• Доступ к внутренним документам ограничивается: – по папкам (аналогично папкам файлов),– по видам документов.

• Ограничение доступа по видам документов: – позволяет ограничить права доступа так, чтобы

определенные пользователи могли работать только с определенными видами документов,

– настраивается через группы доступа пользователей.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:– имеет доп. соглашения– имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

11

Учет договоров

подготовка проекта договора; согласование проекта договора; учет всех связанных с договором документов (акты,

доп.соглашения); учет и контроль сроков действия договоров; автоматическое продление сроков действия; учет и контроль исполнения финансовых обязательств по

договору; контроль наличия сопроводительных документов по договору,

например, счет-фактура; контроль возврата переданных экземпляров документов по

договору; расторжение договора.

Контроль сопроводительных документов

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

13

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

14

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

15

Журнал передачи

• Печатные формы

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо.

17

Документы, находящиеся у корреспондентов

18

Входящие и исходящие документы

Обычная схема обработки входящего документа:

– Первичная регистрация входящего документа.– Рассмотрение.– Исполнение.– Создание исходящего документа.– Согласование исходящего документа.– Утверждение исходящего документа.– Регистрация исходящего документа.

Карточка исходящего документа

Виды бизнес-процессов

• Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем.

• Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом.

• Поручение – выдача поручения одному сотруднику.• Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего

документа ответственным лицом. • Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.• Согласование – циклическое согласование исходящего,

внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками.

• Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

Доставка задач исполнителям

• Список «Мои задачи» на рабочем столе.

• Уведомление о новых задачах по электронной почте.

Карточка бизнес-процесса «Согласование»

Согласование документов ответственными лицами

История циклов согласования

Бизнес-процесс «Утверждение»

Пример ролевой маршрутизации бизнес-процесса

Ролевая адресация задач

• Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения.

• Может меняться и настраиваться без остановки системы.• При смене исполнителя роли задачи автоматически

попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Отчеты в программе «1С:Документооборот 8»

• Назначение отчетов:– Представление итоговой информации руководству,– Анализ данных,– Оперативный контроль,– Печать официальных документов.

• Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах.

• Можно настроить автоматическую отправку отчетов по определенному расписанию определенным пользователям (на эл. почту).

Отчет «Сводка по видам документов»

Отчет по задачам

Вариант – «Текущие задачи»

Кто задерживает исполнение?

Поиск в списках

Полнотекстовый поиск

• Как по реквизитам, так и по содержимому файлов.

• С учетом морфологии.• Выполняется моментально.• Ищет по всем данным:

– Входящие, исходящие, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.

• Всегда под рукой:– Команда Поиск или Ctrl + Shift +

F в каждом разделе.

Обмен данными и веб-доступ

• Предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

Управление производственным предприятием Управление торговлей Бухгалтерия предприятия Управление небольшой фирмой

• Веб-доступ к базе через обычный браузер.

КОРП и ПРОФ

Функции, доступные только в версии КОРП:

Штрихкодирование документов и файлов и Печать регистрационного штампаПотоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодовАвтоматическое заполнение файлов по шаблонамНастройка и использование условий маршрутизацииПериодические бизнес-процессыУчет и использование графиков работыИерархия бизнес-процессов

КОРП и ПРОФ

Функции, доступные только в версии КОРП:

Остановка бизнес-процессовКатегоризация данныхРасширенный поиск документов и файлов по реквизитамПеренос сроков выполнения задачКомплексные процессыАвтоматическая рассылка отчетовУправление мероприятиямиУправление проектами

КОРП и ПРОФ

Что можно автоматизировать с помощью 1С:Документооборот:ДоговорыЗаявки на расходование ДСВходящие-исходящие письмаЗаявки на ТМЦРегламенты и инструкцииПриказы и распоряженияПроектыМероприятияВнутренние задачиЖалобы и оценка удовлетворенности клиентовЗакупки Оформление командировок

Результаты, сроки, цены

Цели проекта – в конкретных цифрах и условиях Результаты – по итогам каждого этапа проекта

Стоимость внедрения одного процесса 150-200 тыс.руб.

Срок – один месяц.

ПРОФ = 30.000 руб. КОРП = 120.000 руб.