1 curso básico de c.i.o. light sección 5 base de datos de insumos sección 5 - insumos

1Curso Básico de C.I.O. Light

Sección 5Sección 5Base de Datos de InsumosBase de Datos de Insumos

Sección 5 - Insumos

Tekhne

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IntroducciónIntroducción

Curso Básico de C.I.O. Light Sección 5 - Insumos

La Base de Datos de Insumos sirve para guardar toda la información de los recursos básicos que se van a utilizar en los análisis unitarios y los presupuestos.

A continuación vamos a examinar la información que se puede manejar aquí, como buscar información, como crear, modificar y borrar insumos, y el manejo de precios.

También vamos a mirar como se utiliza los Juegos de Precios en C.I.O. Light.

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Estructura de Información 1Estructura de Información 1Detalles BásicosDetalles Básicos


Campo para búsqueda rápida por código o descripción del insumo

Código único

Este botón ilumina cuando el insumo tiene información

multimedia asociada

Descripción del insumo

Este botón ilumina si el fabricante

tiene información comercial

Unidad o unidades de

compra

Tipo de insumo

Indicador de insumos

calculados por rendimientoFabricante del insumo

Indicador de insumos con

IVA descontable

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4Curso Básico de C.I.O. Light Sección 5 - Insumos

Grupo al cual pertenece

Subgrupo (opcional)

Más detalles del insumo

Referencia del fabricante o proveedor (también se puede colocar un código alternativo)

Tiempo típicamente requerido para la entrega del producto (se usa en el

contexto de la programación)

Estructura de Información 2Estructura de Información 2Otra InformaciónOtra Información

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Tipos de InsumosTipos de Insumos


C.I.O. Light permite seis tipos de insumos :

Material

Mano de Obra

Equipo

Transporte

Subcontrato

% Subcontrato

Subcontrato es para trabajos a todo costo que se pueden necesitar en un análisis o un presupuesto.

% Subcontrato es un tipo especial para poder indicar el valor de AIU de un subcontratista adentro de un análisis unitario. Este tipo de insumo no tiene ningún valor unitario, y su unidad es siempre %. Se coloca adentro de un APU indicando el porcentaje requerido, y el valor del insumo en el APU será este porcentaje de los demás costos del APU. Por ejemplo si los otros componentes del APU suman a $20.000 agregando un insumo de tipo %Subcontrato con cantidad 10%, tendrá valor de $2.000. Si cambian los otros valores del APU, este insumo ajusta su valor dinámicamente. Se usa principalmente para actividades que luego serán subcontratadas a todo costo y donde es necesario reflejar el costo del subcontratista sobre los insumos básicos a utilizar.

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Cantidades y RendimientosCantidades y Rendimientos


Insumos de tipo Mano de Obra, Equipo o Transporte se pueden manejar por cantidad o por rendimiento en los análisis unitarios.

En el caso de rendimientos, en la ficha del insumo se coloca el valor de un tiempo de uso del insumo, típicamente la jornada, y en cada análisis unitario se indica cuantas unidades del análisis se pueden ejecutar en este tiempo. El costo del insumo en el análisis en este caso entonces es el valor de la jornada divido por el número de unidades que se pueden ejecutar.

En el caso de cantidad, en la ficha del insumo se indica el costo de la unidad de transporte o mano de obra, etc., y en el análisis unitario sencillamente se indica cuantas unidades se requiere para la unidad del análisis. El costo del insumo en el análisis entonces es el valor unitario multiplicado por la cantidad requerida.

Ej. Hora Hombre $5.000. Requiere 2.5 horas para ejecutar una unidad de un APU.5.000 * 2.5 = $12.500 por unidad del APU.

Ej. Retroexcavadora $100.000 por día. Ejecuta 8 unidades de un APU en un día.100.000 / 8 = $12.500 por unidad del APU.

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Insumos con Dos UnidadesInsumos con Dos Unidades


Insumos de tipo Mano de Obra, Equipo o Transporte opcionalmente pueden tener dos unidades definidas. El objetivo de esto es aclarar la estructura de los análisis unitarios que utilizan estos insumos.

Por ejemplo, se puede definir un andamio con unidades Sección y Día. Cuando utiliza este andamio en un APU se puede colocar una cantidad de secciones y un número de días. Es directamente equivalente a hablar de secciones por día (secciones/día) pero se desglosa más. El valor unitario de este insumo será de una sección por un día.

Ej. Andamio $1.000 sección/día. Se necesitan 5 secciones por 3 días por unidad del APU.5 * 3 * 1.000 = $15.000

Otros ejemplos pueden ser de kilómetros y metros cúbicos para transporte, o hora y hombre para mano de obra para poder definir más precisamente cuantas personas y cuanto tiempo se necesitan para desarrollar una actividad.

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Movimiento y Búsqueda 1Movimiento y Búsqueda 1


Para mover adentro de la base de datos de insumos se puede utilizar los botones de movimiento de la barra de herramientas o la ficha Lista. Estas opciones se combinan con la posibilidad de ordenar la base de datos por código o descripción (menú Ordenar).

Para ubicar rápidamente un insumo en particular por su código o descripción, digítelo en el campo Búsqueda Rápida (si quiere buscar un código es mejor ordenar la base de datos por códigos y viceversa).

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Movimiento y Búsqueda 2Movimiento y Búsqueda 2


Para una búsqueda más formal, hay que utilizar la ficha Búsqueda. Se puede utilizar cualquier combinación de criterio. El botón Buscar activa la búsqueda y si es exitosa muestra la señal Búsqueda en verde en la parte superior de la ventana.

La casilla Multimedia busca insumos que tienen alguna información de imágenes, vídeo o sonido asociada.

Búsqueda Detallada permite a C.I.O. buscar el texto en el campo Descripción con más cuidado, encontrandolo en cualquier parte de la descripción y no solo al principio.

Proveedor hace referencia a la lista de proveedores y precios para el insumo.

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Creando un Nuevo Insumo 1Creando un Nuevo Insumo 1


Crear

Toda la edición de datos se inicia con uno de los botones de edición - Crear, Copiar, Modificar o Borrar.

Para crear un nuevo insumo, se empieza oprimiendo el botón Crear.C.I.O. entra en el modo Creando

y presenta al usuario una ficha en blanco. Llene los datos de Descripción y Código, los cuales son obligatorios, y cualquier campo de las fichas Detalles Básicos y Otra Información que sea necesario.

También es muy importante indicar el Tipo de insumo para poder generar reportes por clase de insumo en los presupuestos.

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El Código del Insumo es un número único para identificar el insumo en la base de datos - C.I.O. no permite números repetidos. Para encontrar un número sin utilizar se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto.

Coloque el cursor en el campo Código y el botón de ayuda se activará automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparece la ventana de búsqueda de códigos.

Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 100000 hasta 999999. Los primeros números (1-99999) están reservados para la base de datos de Tekhne, el Tekhne Informe. El usuario puede utilizar números en este rango, pero si luego actualiza con el diskette del Tekhne Informe puede perder esta información.

Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C.I.O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del insumo. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera.

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Los campos de Segunda Unidad y Por Rendimiento solo están activados para insumos de tipo Mano de Obra, Equipo o Transporte. En el caso contrario quedan desactivados (en gris) y vacíos.

De igual manera, al escoger el tipo % Subcontrato, los dos campos de Unidad y el campo Por Rendimiento quedan desactivados, y la unidad será definida como % automáticamente.

Hay ayuda disponible para los campos Código, Fabricante, Grupo y Subgrupo. En el caso del campo Fabricante, C.I.O. muestra la base de datos de terceros y se puede arrastrar el tercero requerido desde allá hasta la ficha del insumo. Para el Grupo C.I.O. muestra el listado de grupos y subgrupos de insumos y otra vez se puede arrastrar la información requerida.

El propósito del campo Tiempo para Entrega es para poder generar flujos de compra cuando C.I.O. Light esta siendo utilizado integrado con un sistema de programación de obra.

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Ahora los datos de nuestro nuevo insumo están completos, pero hasta el momento nada de nuestro trabajo ha sido grabado en la base de datos.

Para esto hay que oprimir el botón Confirmar. En este momento la información queda grabada y la ventana de insumos vuelve al modo de Consultando, y los demás botones de la barra de herramientas se activan nuevamente.

Si al contrario no quiere grabar la información, Descartar abandona el trabajo, volviendo el sistema otra vez al modo Consultando.

Confirmar DescartarMás...

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Copiando un InsumoCopiando un Insumo


La otra forma de crear un nuevo insumo es copiando un insumo existente. Típicamente se utiliza esta opción cuando ya se tiene un insumo similar en la base de datos que solamente varia en pocos aspectos con respecto al nuevo insumo a crear.

Seleccione el insumo a copiar y oprima el botón Copiar. C.I.O. entra en modo Copiando manteniendo todos los datos (incluyendo precios y proveedores) del insumo original, salvo su código.

Agregue un nuevo código y haga los otros cambios necesarios, y luego Confirmar o Descartar el trabajo. Si necesita cambiar precios o proveedores, esto hay que hacerlo aparte, después de copiar el insumo.

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Modificando un InsumoModificando un Insumo


Para cambiar alguna información de un insumo, sencillamente oprima el botón Modificar, y C.I.O. entra en el modo Modificando.

Ahora se puede cambiar cualquier información, terminando el proceso con el botón Confirmar para grabar los cambios o Descartar para abandonar el trabajo.

La única información que no se puede modificar es el código

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Borrando un InsumoBorrando un Insumo


Para borrar un insumo, oprima el botón Borrar, y C.I.O. entra en el modo Borrando.

Aparece una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar con esta ventana.

Después de confirmar aquí, C.I.O. borra cualquier referencia a este insumo de su base de datos, por ejemplo borrandolo de análisis unitarios y presupuestos si es necesario.

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Introducción a Precios 1Introducción a Precios 1


Hasta el momento no hemos tocado el tema de los precios y proveedores de los insumos en nuestra base de datos.

C.I.O. Light maneja un sistema de Juegos de Precios. Se puede tener hasta 99 juegos definidos en el programa, típicamente para diferentes ciudades, presupuestos particulares, para pedidos grandes, para pedidos pequeños, etc.

Cada insumo puede tener un proveedor y precio para cada uno de los juegos de precios definidos, o sea puede tener hasta 99 cotizaciones.

Cuando queremos valorizar un APU o un presupuesto, tenemos que escoger UNO de los juegos de precios y C.I.O. utiliza las cotizaciones de este juego para hacer sus cálculos.

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Aquí vemos un insumo con precios y proveedores para tres juegos de precios, nombrados Bogotá, Medellín y Cali.

Si estos fueran los únicos juegos disponibles, cuando se consultaran los análisis unitarios o se crearan presupuestos se podría escoger uno de estos tres juegos.

Si decidimos valorizar un presupuesto utilizando esta lamina con el juego de precios Bogotá C.I.O. tomará el precio $24.840. Podemos revalorizar el mismo presupuesto con el juego de precios Medellín en tal caso C.I.O. utilizará $20.470.

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El hecho de que haya tres juegos de precios definidos en el programa no implica que todos los insumos deben tener tres precios, solo que pueden tenerlos.

Entonces que pasa si el usuario decide valorizar un presupuesto con precios Medellín y algunos insumos no tienen cotizaciones en este juego? Dependiendo de la configuración de C.I.O. puede ocurrir una de dos posibilidades.

Primero, C.I.O. puede utilizar el valor $0. Obviamente esto no es ideal, aunque puede ser útil para ver de cuales insumos faltan cotizaciones para una propuesta en particular.

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La segunda opción es configurar C.I.O. para que automáticamente busque alguna otra cotización. Esto se hace en el menú de Utilidades - Configuración - General de C.I.O., definiendo una serie de prioridades para que C.I.O. busque en varios otros juegos de precios hasta conseguir un valor para el insumo.

En este caso, hemos informado a C.I.O. que en el caso de no encontrar un valor, debe buscar primero en el juego de precios Bogotá, si todavía no encuentra el valor debe buscar en el juego de Medellín, etc.

Debe marcar la casilla Utilizar Precios por Defecto para activar este comportamiento en C.I.O.

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Editando Juegos de Precios 1Editando Juegos de Precios 1


Primero tenemos que definir los Juegos de Precios que queremos tener disponibles en el sistema.

Los Juegos de Precios sencillamente constan de un código y una descripción. Se les pueden Crear, Modificar y Borrar como cualquier otra información.

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Hay dos formas de crear un nuevo juego de precios.

Primero, se puede utilizar el botón Crear, dando el código y descripción, y luego en los insumos empezar a crear los precios para el nuevo juego.

La segunda opción es copiar un juego existente para después modificar sus precios. Señale el juego que quiere copiar y oprima el botón Copiar. C.I.O. pasa por toda la base de datos de insumos, y donde hay una cotización para el juego de precios original, crea una copia con el nombre del nuevo juego.

Después el usuario puede ir a cada insumo y cambiar el precio o cualquier otra información.

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La opción de copiar un juego de precios es muy útil cuando se quiere tener unos precios especiales para un presupuesto particular.

Por ejemplo si el juego de precios Bogotá sirve en su mayor parte para un presupuesto, pero algunos productos tiene negociaciones especiales, se puede copiar este juego creando uno llamado Precios Presupuesto XXXX, por ejemplo, y se hacen los cambios necesarios en el nuevo juego. Finalmente se le indica al programa que utilice este juego de precios para valorizar el presupuesto. Así se mantiene el juego original sin tocar y se puede personalizar los precios del presupuesto completamente sin afectar otros presupuestos en el sistema.

La opción Borrar de la ventana de Juegos de Precios es para utilizar con cuidado. Borra todas las referencias del juego del sistema - en otras palabras borra todos los precios de este juego de la base de datos de insumos.

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Precios de Insumos 1Precios de Insumos 1


Para poder ver o manipular los precios de un insumo,primero debemos tener el botón Lista de Precios oprimido. Sin esto, la lista de los precios queda completamente desactivada.

Luego se puede traer la ficha de precios a la vista. En este momento, con la hoja de precios activada y a la vista, los mismos botones de Crear, Modificar y Borrar aplican para los precios en lugar del insumo.

Oprimiendo el botón Crear vemos la ficha de creación de un nuevo precio.

Lista de Precios Más...

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Juego de Precios al cual pertenece

el precio

Activa la opción de mantener una historia de todos los cambios en este precio

Precio

Manejo de IVA (si esta incluido o no en el valor en el campo Precio)

Descuento disponible sobre el valor en el

campo Precio

Moneda del precio

Fecha de la cotización

Valor adicional de flete

% IVA (si aplica)

Proveedor

Comentario adicionalDescripción alterna del insumo.

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El listado Precios de contiene todos los juegos de precios disponibles. Si trata de crear un precio, por ejemplo para el juego Bogotá, y el insumo en cuestión ya tiene un precio en este juego, el programa muestra un mensaje de error porque solo se pueden tener una cotización para cada juego.

Se puede arrastrar el código del proveedor desde la ventana de terceros.

Si el precio tiene una Descripción Alterna, al utilizar este precio en un análisis o presupuesto, la descripción por defecto del insumo será reemplazada por esta. Esto es para insumos con diferentes nombres en diferentes lugares del país.

Confirmar, y el nuevo precio aparecerá en el listado de precios del insumo.

Se puede utilizar o no el Descuento en los análisis unitarios y presupuestos, aunque por defecto el programa no los utiliza, guardandolos como parte de la utilidad del proyecto.

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Modificando y borrando precios funciona exactamente como cualquier otra información.

Adicionalmente hay dos maneras de modificar más rápidamente los precios. Primero, se puede hacer un doble-click sobre cualquier precio y C.I.O. entra automáticamente a modo Modificando.

Segundo, se puede oprimir el botón Editar Precios.

Ahora haciendo doble-click sobre un precio trae una ventana de edición rápida del precio.

Editar Precios

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También, se puede editar una lista resumida de precios, para actualizar precios existentes mas rápidamente.

Primero, debe efectuar una búsqueda, por ejemplo de un grupo o proveedor, con la hoja de “Búsqueda”. Luego oprima el botón “Editar Lista Completa”.

Debe seleccionar cual de los Juegos de Precios se quiere editar, y C.I.O. muestra una lista completa, con varias columnas editables con un doble-click.

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Historial de PreciosHistorial de Precios


En la ficha de edición de un precio hay una casilla para activar o desactivar la historia del precio. Activada esta opción, cada vez que se cambia el precio, C.I.O. guarda el precio anterior

Con el botón Mostrar Historia se puede ver el listado de precios anteriores con sus fechas.

Mostrar Historia

Esta opción está controlada precio por precio, insumo por insumo. Se puede ver que precios tienen historia por la columna Historial del listado de precios.

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Drag-and-DropDrag-and-Drop


Hay muchos usos de Drag-and-Drop en la ventana de insumos.

Con la ficha Detalles Básicos a la vista, se puede soltar un tercero sobre la ficha, y la ventana entra en modo Modificando y el tercero queda como el Fabricante del insumo. Igualmente se puede soltar un tercero en la ficha Búsqueda , y utilizarlo para buscar para un Fabricante o Proveedor (con cotizaciones de precios).

Finalmente si tiene la ficha de precios a la vista y activada (con el botón Lista de Precios oprimido), soltando un tercero creará un nuevo precio para el insumo. C.I.O. preguntará a que juego de precios el nuevo precio pertenece, y agregará la línea en el listado de precios, pero con valor 0. Luego se puede hacer un doble-click sobre esta línea para editar el precio.

También se puede soltar el grupo y/o subgrupo sobre la ficha para colocar el insumo dentro de un grupo de insumos en particular (si la hoja de Búsqueda no esta a la vista), o para hacer una búsqueda de insumos en el grupo (si la hoja de Búsqueda esta a la vista)

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