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Fluxogramas
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Os Fluxogramas de Processo combinam técnicas e conceitos de elaboração com o
objetivo de criar uma representação gráfica ilustrativa da forma como a
Organização funciona.
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Se configuram como uma das formas mais utilizadas para representar processos de trabalho. Isso ocorre principalmente graças à imprecisão da linguagem natural (perigo de má interpretação
ou perda de informação). Um Fluxograma mostra a lógica de um processo, isto é, indica a seqüência em que cada etapa deve
ser executada, enfatiza os passos individuais e suas interconexões.
As interconexões entre as etapas, que determinam uma ordem de execução, são
representadas através de setas.
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Os Fluxogramas permitem Identificação das falhas processuais
Verificação e aprimoramento do processo decisório
Identificação de possíveis problemas de comunicação edefinição de responsabilidades
Detecção de retrabalhos
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Verificação de etapas burocratizadas emexcesso
Detecção da utilização incorreta de recursos Inserção de metodologias de medição de
resultados de cada atividade Implantação de Metodologia para Melhoria
Contínua nos processos Integração dos objetivos da Organização com
os objetivos individuais de cada área,identificação de possíveis prejuízos e suasrepercussões negativas
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Identificação das responsabilidades individuais
Desenvolvimeto de Sistemas Informatizados
Geração de um instrumento de formação querpara atuais quer para futuros colaboradores daOrganização
Representam ainda um eficazsistema de Gestão de Documentação, de fácilutilização, necessário à Certificação ISO, deSistemas de Gestão da Qualidade, Ambiente eHigiene e Segurança
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Principais simbologias direcionadas à Processos
Empresariais
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Início / Fim
Procedimento / Ação / Tarefa
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Conector de Fluxo
S
N
Decisão
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Documento
Conector de
Página
Arquivo
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Exemplo de etapa processualSecretaria TesourariaAluno
Início
Solicita renovação dematrícula
Verifica se aluno foiaprovado
AlunoAprovado?
Informa reprovação ao aluno
Não
Informa aprovaçãoao aluno
Verifica se aluno está emdébito
Aluno etá emdébito?
Sim
Emite o boleto de renovaçãode matrícula
Não
Recebe pagamento deBoleto
Emite duas viasautenticadas do boleto e
entrega ao aluno
Efetua matrícula do aluno
Apresenta boleto pago asecretaria
1
1
Calcula valor e propõe formade pagamento
Aceita Proposta?
Cancela o contrato
Não
Fim
Sim
Boleta
Boleta
Recebe boleta
Boleta
Fim
Fim
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In ício FuncionárioNecessita adquirirnovo material de
escritório
Preenche arequisição.
Encaminharequisição para
Gerência de suaárea
Requisição decompra Gerência Analisa viabilidade
de compra OKEncaminha
requisição assinadapara Gerência de
Suprimentos
Requisiçãoassinada Gerência de
suprimentos
Verificadisponibilidadeorçamentária
OKAciona
Compradores paraefetivação das
compras
Compradores
Efetuam cotação domaterial no mercado
em pelo menos 3fornecedores
Definemponderando Custo
X BenefícioEfetivam a compra
Recebem omaterial e
conferem asespecificações
F im
OK
Encaminhammaterial para
solicitante
Encaminhamdocumentação àÁrea financeira /
Contábil
F im
Rejeita compra edá retorno ao
Gerente da áreasolicitante
F im
Justif ica nãoviabilidade da
compra aofuncionário
Fim
S
N
S
N
Fluxogram a padrão de requisição de Material deEscritório (não disponível internam ente)
.
S
Devolvem aofornecedor
solicitando trocaF im
A rtur V az02/2000
N
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Fluxograma processo aquisição de bem patrimonialQuem ComoO que
Início
Solicita a criação da Ordem de Investimento Unidade Através do Sistema
Realiza análise contabil
Informa nº do Bem Patrimonial e dá continuidade no Workflow da Solicitação de
Investimento
OK?
Ordem criada?
Emite parecer e devolve ao solicitante
Não
Sim
Executa processo de compra Compras Conforme procedimentos específicos
Sim
Recebe o bem patrimonial e a Nota Fiscal Almoxarifado Conforme procedimentos específicos
Cadastra a Nota Fiscal FiscalConforme procedimentos
específicos
Informa à Área Contábil recebimento do bem patrimonial
Através de e-mail
Identifica (colocar plaqueta) o bem patrimonial Contabilidade Conferindo o Nº de patrimônio com a Nota Fiscal
Libera o bem patrimonial para a Unidade
Fim
Aguarda criação da Ordem
Não
Liquida a Ordem de Investimento
Conforme procedimentos específicos
Expansão Conforme procedimentos específicos
Contabilidade
Vericando se o processo contábil de aquisição atende à Legislação vigente no País
Através do Sistema
Cria o nº do bem patrimonial Através do R/3
Unidade Funcional
Através do Sistema
Almoxarifado
Almoxarifado
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Folha:
Fluxogramas Data:
Descrição
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SOFTWARES INDICADOS ARIS
VISIO
FLOW CHARTING
SMART DRAW
OFFICE
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Produzir
ProdutoAcabado
Encaminhado
ReceberProdutoAcabado
ProdutoAcabadoRecebido
EstocarMercadoria
MercadoriaEstocada
AcionarTransportadora
TransportadoraAcionada
EntregarMercadoria à
Transportadorana Data deRemessa
MercadoriaEntregue
EfetuarVendas
ReceberOrdem deExpedição
Ordem deExpediçãoRecebida
Ordem deExpedição
Cronogramade Matéria
Prima Entregueao Estoque
VerificarDisponibilidade
de Estoque
Estoque/ExpediçãoAcionado
EstoqueDisponível
Efetuar Reservade Matéria Prima
Matéria PrimaDisponibilizada
pelaExpedição
Estoque nãoDisponível
Comprar
Receber deCompras DadosRef. Datas de
Entrega
DadosRecebidos
ReceberMatériaPrima
MatériaPrima
Recebida
EstocarMatériaPrima
MatériaPrima
Estocada
DadosRef. Datas de
Entrega Enviadosao Estoque
ExecutarPCP
Produzir
ProcessoEstocar/Expedir
ARIS
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VISIO
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VISIO
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FLOW CHARTING
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SMART DRAW
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SMART DRAW
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www.smartdraw.com
SMART DRAW
Versão para teste
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Caixa Auto Formas
OFFICE - EXCEL
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OFFICE - EXCEL
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OFFICE - POWER POINT
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OFFICE - WORD