1° giornata delle biblioteche del piemonte le biblioteche nei nuovi scenari della contemporaneità:...

1° GIORNATA DELLE BIBLIOTECHE DEL PIEMONTE

Le Biblioteche nei nuovi scenari della contemporaneità:

crisi e nuove opportunità

Gianni StefaniniDirettore Generale del

Csbno

Oltre la soglia, come il Csbno aiuta le

biblioteche ad affrontare la crisi e a

crescere

Biblioteca Nazionale Universitaria di Torino27 febbraio 2012

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IL TERRITORIO

Uffici amministrativi

Sede legale e magazzini

La grande dimensio

ne raggiunta

.

34 Comuni

Oltre 1.200.000

Euro di quote di adesione

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IL CONSORZIO – OGGI 2011

769.963 abitanti34 Comuni

60 biblioteche (di cui 10 scolastiche)25.567 mq - 2.902 posti di lettura520 stazioni (196 di staff, 248 utenti, 50 per corsi)230 dipendenti (FTE) di cui 18 incarichi professionali, 27 volontari (20 servizio civile), 18 dipendenti Csbno 1.284.460 libri e audiovisivi

1.947.785 prestiti400.000 connessioni internet erogate per 25.000 utenti 370.196 prestiti interbibliotecari61.480 acquisti monografie, 13.790 acquisti multimediali

9.498.656 Euro (12,34 per abitante)Budget complessivo dei Comuni

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ALCUNI INDICATORI

PARAMETRI 1997 2011 DIFF. INDICE

Abitanti 730.802 769.963 39.161 105

Personale 179 230 51 128

Posti di lettura 2.500 2.902 402 116

PC al pubblico 16 298 282 1.863

Superficie Totale 22.221 28.274 6.053 127

Iscritti 82.991 91.167 8.176 110

Prestito totale 684.376 1.947.785 1.263.409 285

Prestito Interbibliotecario 94.631 370.196 275.565 391

Fondo moderno 751.066 1.141.609 390.543 152

Accessioni 54.923 75.270 20.347 137

Costo del personale € 2.817.503 € 5.942.441 € 3.124.938 211

Acquisto documenti (libri + multimediale) € 502.531 € 801.422 € 298.891 159

Spesa totale per le biblioteche € 4.732.431 € 9.498.656 € 4.766.225 201

INDICATORI

Prestiti medi per utente 8,25 21,37 13,12 259

Costo medio del libro 9,15 10,65 1,50 116

Costo medio del personale 15.740,24 25.836,70 10.096,46 164

Costo del prestito 6,91 4,88 -2,04 71

CONSORZIO

PARAMETRI 1997 2011 DIFF. INDICE

Valore totale di bilancio € 365.789 € 3.711.962 € 3.346.173 1.015

Quota di adesione variabile per abitante € 0,36 € 0,70 € 0,34 194

Quota di adesione fissa € 3.098,74 € 4.000,00 € 901,26 129

Indice di penetrazione utenti 11,36% 11,84% 0,48% 104

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Composizione dei costi per la biblioteca dei 34 comuni aderenti al

Csbno

Personale: € 5.942.441

Acquisto libri: € 717.396

Acquisto multimediali: € 84.026

Periodici: € 123.584

Iniziative culturali: € 290.906

Adesione al sistema: € 694.270

Manutenzione: € 177.595

Gestione della biblioteca: € 1.361.597

Varie: € 95.187

Totale spesa corrente: € 9.487.002

Spesa per abitante: € 12,32

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STRUTTURA DELLE QUOTE DI ADESIONE DEI COMUNI

COMPOSIZIONE DELLA QUOTA CSBNO

Quota per abitante € 539.106

Quota per biblioteca € 158.000

Manutenzione rete € 89.110

Acquisto libri € 465.086

Promozione della lettura € 28.000

TOTALE COMUNI € 1.279.302

Struttura della quota:- quota variabile: 70 centesimi per abitante- quota fissa per biblioteca: € 4.000 per la prima e € 2.000 per le successive- Manutenzione della rete: € 650 per rete locale e € 150 per macchina (compreso il riacquisto- Acquisto libri: 30% dell’obiettivo dello standard regionale (*)- Promozione della lettura: € 500 biblioteca piccola, € 1.000 biblioteca media, € 2.000 biblioteca grande

(*) Standard Regione Lombardia (non vincolanti, tendenza indicata nei programmi regionali triennali):- 250 documenti ogni 1.000 abitanti fino a 20.000 abitanti- 50 documenti per abitante ogni 1.000 abitanti oltre i 20.000 abitantiIl valore numerico così rilevato per ogni Comune viene moltiplicato per il valore medio di acquisto registrato nell’anno precedente; la quota viene definita calcolando il 30% del valore così ottenuto

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IL BILANCIO DEL CSBNO

Quote Comuni: € 1.252.631

Regione € 136.000

Provincia (Milano) € 116.000

Biblioteca digitale € 384.270

Scolastiche € 7.000

Patrimonio acquisti € 530.000

TOTALE ENTRATE € 2.425.901

Automazione € 316.094

Biblioteca digitale € 380.429

Nuovi moduli applicativo: € 10.000

Catalogazione: € 15.000

Scolastiche: € 5.000

Promolettura € 28.750

Gestione settore biblioteche € 40.244

Patrimonio acquisti € 1.004.118

Archivi € 8.000

Interprestito € 110.000

Amministrazione € 98.910

Direzione € 58.692

Costi generali € 164.471

Vertenze personale € 77.000

Interessi passivi € 29.505

Altri costi del personale € 57.500

Imposte e tasse € 73.500

TOTALE € 2.477.213

RICAVI COSTI

Bilancio delegato, ossia corrispondente ai servizi erogati a tutti gli aderenti e corrispondenti alle funzioni “base” del sistema bibliotecario.

(I servizi sono definiti dall’articolo 1 comma 3 dello Statuto)

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IL BILANCIO DEL CSBNO

€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00TOTALE GENERALE

€ 185.965,00Quota parte di costi generali

€ 196.034€ 1.352.959,15€ 1.156.925TOTALE

€ 1.900,00€ 36.555,00-€ 34.655,00Logistica

€ 6.000,00€ 139.000,00-€ 133.000,00Servizi culturali

€ 28.842,96€ 130.000,00-€ 101.157,04Formazione / corsi

€ 19.047,00€ 113.786,00-€ 94.739,00Archivi

€ 130.112,28€ 884.426,15-€ 754.313,87Biblioteche

€ 10.131,87€ 49.192,00-€ 39.060,13Automazione

MARGINERICAVICOSTIVOCE

€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00TOTALE GENERALE

€ 185.965,00Quota parte di costi generali

€ 196.034€ 1.352.959,15€ 1.156.925TOTALE

€ 1.900,00€ 36.555,00-€ 34.655,00Logistica

€ 6.000,00€ 139.000,00-€ 133.000,00Servizi culturali

€ 28.842,96€ 130.000,00-€ 101.157,04Formazione / corsi

€ 19.047,00€ 113.786,00-€ 94.739,00Archivi

€ 130.112,28€ 884.426,15-€ 754.313,87Biblioteche

€ 10.131,87€ 49.192,00-€ 39.060,13Automazione


-€ 41.242,85€ 3.778.860,15€ 3.820.103,00Totale generale

€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00Attività economiche

-€ 51.312,00€ 2.425.901,00€ 2.477.213,00Attività delegate


-€ 41.242,85€ 3.778.860,15€ 3.820.103,00Totale generale

€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00Attività economiche

-€ 51.312,00€ 2.425.901,00€ 2.477.213,00Attività delegate


ATTIVITA’ ECONOMICHE DEL CSBNO

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La funzione “storica” delle reti bibliotecarie è sempre stata quella di assicurare una serie di servizi di back office di secondo livello fermandosi (con un’espressione forte utilizzata spesso dagli amministratori nel Csbno) sulla soglia.

In questa logica venivano affidati alle reti alcuni servizi impossibili da realizzare per ogni singola biblioteca oppure la cui realizzazione comportava costi troppo elevati.

In questo ambito sono da inserire tradizionalmente la catalogazione, l’automazione, il prestito interbibliotecario e, meno spesso, il coordinamento degli acquisti.

LA SOGLIA DELLA BIBLIOTECA

Negli ultimi 20 anni (o forse anche di più) il processo che si è realizzato in Italia nell’ambito della cooperazione bibliotecaria è stato quello di automatizzare le biblioteche, costruire un catalogo collettivo, realizzare lo scambio dei documenti con il prestito interbibliotecario. Spesso abbiamo assistito a vere e proprie guerre di religione tra reti bibliotecarie sulla scelta di software applicativi o standard di catalogazione.

In realtà, nelle quasi 200 reti bibliotecarie presenti nel nostro Paese questo processo di razionalizzazione non è ancora stato completamente portato a termine. Il mercato, però, si è significativamente evoluto mettendo a disposizione strumenti e servizi che consentirebbero, oggi, alle reti di realizzare agevolmente il processo di integrazione a costi sensibilmente più bassi di quelli sopportati da coloro che hanno messo in moto il processo da molto tempo.

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Quello che abbiamo rilevato in Csbno, da diversi anni di analisi e valutazione dei processi in corso sia nell’ambito della rete che in quello delle singole biblioteche, sono sostanzialmente due processi:

L’EVOLUZIONE DELLE STRUTTURE E DEI SERVIZI

L’assoluta necessità di ogni singola rete si superare in maniera forte e significativa il proprio ambito territoriale nell’organizzazione dei servizi. L’esempio più evidente che abbiamo oggi in Italia è Medialibraryonline

L’oggettivo superamento della soglia con l’ingresso sempre più massiccio e significativo dei servizi di rete nell’ambito della singola biblioteca. In sostanza la soglia non è più un limite (né, peraltro, un tabù)

Questi due processi, frutto di un’evoluzione dei modelli organizzativi ma anche figlia di una profonda crisi di cambiamento a cui il nostro mondo è sottoposto, impone, tra mille altre cose, l’assunzione di metodi di lavoro improntati all’estrema flessibilità e alla capacità di superare resistenze, inerzie, abitudini che, purtroppo, caratterizzano ancora fortemente il nostro lavoro e il nostro settore

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LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE

Oggi se volessimo riportare il Csbno alla pura erogazione dei servizi cosiddetti di base di una rete bibliotecaria non avremmo più bisogno della presenza di una struttura complessa come un’azienda speciale:

L’automazione, intesa (come tutti la intendono) come applicativo di biblioteca per la gestione del patrimonio e la pubblicazione dell’Opac oggi costa al Csbno intorno ai 15.000 euro l’anno che potrebbero diventare 20.000 euro con il collegamento delle stazioni delle biblioteche alla server farm del fornitore

La catalogazione è stata affidata al rivenditore di libri e costa, sul bilancio del Csbno, 15.000 euro per il trattamento di quei documenti non acquistati né posseduti dal rivenditore (materiali locali, alcuni multimediali, ecc.)

Il prestito interbibliotecario, con 200 passaggi settimanali, 10.000 all’anno (e con il flusso dei materiali indicato nelle slide precedenti) costa circa 100.000 euro risolvibile con un’unica gara annuale

Il Csbno, cosciente di questa trasformazione, ha attivato, nel corso degli anni, alcune strategie di cambiamento e sviluppo nella direzione, da una parte, di intensificazione dei servizi a favore delle biblioteche (superando in tal modo la soglia) e sviluppando, dall’altra una sempre più forte relazione con altre reti per lo sviluppo di nuovi servizi e condivisione dei propri

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ALL’INTERNO PER LE BIBLIOTECHE:

Gestione delle reti locali e di tutte le macchine con sostituzione di quelle obsolete. Risoluzione di tutti i problemi informatici

Supporto alla gestione con proprio personale o presa in carico completa di intere biblioteche

Organizzazione di corsi ed eventi culturali per gli utenti

Trasferimento di quote di acquisto documenti nel bilancio del Csbno

Gestione degli archivi e della storia locale

Integrazione con le biblioteche scolastiche

884.000 euro di valore economico

316.000 euro di valore economico465.000 euro di valore economico




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ALL’ESTERNO CON ALTRE RETI:

CafèLib: software di gestione della navigazione internet in biblioteca (realizzato dal Csbno con risorse pubbliche)

MedialibraryOnline: realizzazione della biblioteca digitale

Realizzazione del software di gestione dei corsi e degli eventi. Progetto in corso finanziato da Cariplo

Gara unica per l’acquisto documenti (progetto in corso di valutazione)

PROGETTI IN CORSO DI STUDIO:

Progetto integrazione biblioteche scuole superiori – finanziato Cariplo

Oltre 30 reti (1.500 biblioteche) – 380.000 euro di valore

5/6 reti – 20/30.000 euro di valore 3 reti – 1.500.000 euro di valore

5 reti – 100.000 euro (prima tranche)

5 reti – 2 province – 30 scuole – 300.000 euro di valore

Magazzino unico di depositoCloud libraryPubblicitàOsservatorio della lettura

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In una situazione in cui le singole biblioteche sono sempre più in sofferenza per il taglio, spesso rilevante, delle risorse, per l’impossibilità a garantire il turn over del personale che va in pensione, per l’oggettiva difficoltà ad investire sul cambiamento e l’innovazione, l’unica salvezza sta nel pieno superamento della soglia da parte delle reti e nella disponibilità a rimettere in gioco modelli organizzativi, stili di lavoro e abitudini troppo a lungo consolidate.

Facendo riferimento al modello organizzativo definito da Satef nell’ambito della ricerca sui processi e sulle competenze nelle biblioteche di pubblica lettura effettuato nel 2001 per conto della Regione Lombardia possiamo valutare quali siano i flussi organizzativi nelle biblioteche e quanto ridotti siano tuttora (nonostante il superamento della soglia in alcune occasioni).

Abbiamo provato a riportare sullo schema di flusso delle funzioni quali siano quelle totalmente gestite dalle reti e quelle in cui almeno in parte la rete interviene.

(vengono indicate con linea continua le gestioni totali e con linea tratteggiata quelle in cui vi è una parziale partecipazione della rete)

LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE

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FU

NZ

ION

I B

AS

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LE

BIB

LIO

TE

CH

E

ANALISI DI BISOGNI

PROGETTAZIONE

DELL’OFFERTA

GESTIONE DELLE

RISORSE INFORMATIV

E

PROMOZIONE DELL’OFFERTA

GESTIONE SERVIZI ALL’UTENTE

GESTIONE SERVIZI

INTEGRATI

VERIFICA EFFICACIA

DELL’OFFERTA

Analisi del contesto locale

Definizione delle politiche e delle strategie generali

Gestione acquisti

Piano di promozione

Informazione e orientamento

Collaborazioni con la scuola

Progettazione del sistema di monitoraggio

Costruzione mailing list

Supporto alla fruizione del materiale stampato

Segmentazione e analisi dell’utenza

Progettazione pluriennale delle attività delle Biblioteche

Gestione del patrimonio librario

Pubblicazione articoli e servizi su stampa locale

Animazione culturale per bambini e ragazzi

Collaborazione tra agenzie formative

Pianificazione dell’impianto organizzativo

Creazione materiale propagandistico

Supporto alla comunicazione informatica

Confronto con altre realtà professionali

Piano annuale di Gestione Esecutiva della Biblioteca

Gestione risorse info. su supporti audio e video

Guide ai servizi Consulenza/supporto alla formazione

Collaborazione con enti, associazioni, istituzioni

Rilevazione dati e imputazione nel S.I.Promozione della

comunicazione

Progetti esplorativi sperimentali

Progetto di ogni singola attività – servizi previsti dal PEG

Gestione risorse info. su supporti informatici

Creazione sito web-pagina web

Altri servizi Collaborazioni con altri uffici comunali

Valutazione dei risultati

Servizi consolidati esternalizzati

Piano di ricerca sui progetti innovativi

Promozione attraverso servizi

Servizi per specifiche tipologie di utenti

Verifica degli out-come

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L’esercizio che abbiamo provato a fare sullo schema è ancora molto impreciso e generale, ma fornisce un’idea chiara ed immediata di quanta sia ancora la strada da compiere per le biblioteche.

Nei 9.500.000 euro di spesa complessiva per le biblioteche sul territorio del Csbno circa 1.500.000 sono già trasferiti alla rete (700.000 di adesione e oltre 700.000 per gli acquisti di documenti), ciò significa che vi è ancora una spesa di quasi 8 milioni di euro che potrebbe essere utilmente razionalizzata.

Anche grazie alla recente stabilizzazione del personale del Csbno operante nelle biblioteche (10 operatori che si aggiungono agli altri 10 già a tempo indeterminato) riteniamo sia il momento di compiere quel significativo passo in avanti verso un nuovo modello organizzativo delle biblioteche che potrebbe essere così strutturato:


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1. Chiara identificazione delle funzioni di front office e di back office al fine di distinguere con chiarezza le risorse necessarie all’apertura delle biblioteche e alla loro organizzazione.

2. Flessibilità e circolazione degli operatori tra le funzioni di front office e back office, sempre valutando e valorizzando le competenze professionali individuali, in modo da non creare ghetti.

3. Introduzione massiccia di elementi e strumenti di alleggerimento delle funzioni ripetitive nella gestione dei servizi e dei materiali: autoprestito generalizzato in tutte le biblioteche con introduzione della tecnologia rfid (nel Csbno si ipotizza un costo di circa 10 centesimi per abitante all’anno), gare di acquisto documenti comprensive del servizio di trattamento dei documenti stessi, altre tecnologie organizzative per l’abbattimento dei tempi di produzione dei servizi.

4. Integrazione di tutte le risorse che svolgono attività di back office in gruppi di lavoro integrati con tutte le biblioteche con modelli di lavoro cooperativo spinto. In tal modo l’attività di ogni operatore, nel back office, sarà sempre indirizzata alla produzione di servizi a favore di tutta la rete, ciò richiederà sia una forte integrazione di telelavoro (ma ormai gli strumenti ci sono tutti) che la flessibilità negli spostamenti e nella collaborazione.

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IPOTESI DI GRUPPI DI LAVORO

1. Lay out ed organizzazione dei materiali: valutazione dell’organizzazione fisica e materiale di ogni biblioteca con attenzione agli aspetti espositivi dei materiali e all’offerta di servizi. Sviluppo della cultura della caratterizzazione di ogni unità di servizio.

2. Organizzazione di mostre, bibliografie ed esposizioni di documenti: realizzazione di un’offerta continua e sempre rinnovata di argomenti, materiali e documenti (in biblioteca c’è sempre qualcosa di nuovo), attenzione agli interessi degli utenti ed alla contemporaneità (ciò di cui si parla ora).

3. Realizzazione dei punti di contatto esterni alla biblioteca: sviluppo di contatti con la realtà istituzionale, commerciale, associativa del territorio per la realizzazione di una fitta rete di nodi di servizio (dove, per esempio restituire i documenti o ritirare quelli prenotati, iscriversi agli eventi, ottenere informazioni, ecc.) vicini ai cittadini in grado di moltiplicare le occasioni di contatto della biblioteca.

4. Coordinamento acquisti: uno degli obiettivi più dichiarati nelle reti bibliotecarie e meno realizzati. Si tratta di costruire livelli specializzati (secondo le competenze dei bibliotecari che faranno parte di questo gruppo) per acquisti consapevoli ed organizzati.

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5. Comunicazione: impostazione di sistemi coordinati di comunicazione con il supporto alle singole biblioteche e alle iniziative. Sostegno e sviluppo della comunicazione di rete.

6. Nuove tecnologie: La biblioteca è già da tempo un luogo privilegiato per le nuove tecnologie, la loro presentazione e il supporto agli utenti ancora esclusi. Il gruppo dovrebbe curare l’introduzione in tutte le biblioteche di strumenti più complessi e di sistemi di supporto agli utenti (esempio promuovendo incontri tra utenti e tecnici informatici, oppure organizzando vetrine di esposizione di nuovi prodotti tecnologici).

7. Reference: sviluppo di servizi di rete (chiedi al bibliotecario) e di iniziative di consulenza diretta in biblioteca sul modello di quanto realizzato dal Comune di Torino con alcuni ordini professionali.

8. Bambini e biblioteca e scuola: sviluppo di tutti i servizi rivolti a questa fascia di utenza e rapporto con le istituzioni scolastiche del territorio per progetti coordinati ed integrati.

9. Eventi ed iniziative culturali: sviluppo di corsi per il tempo libero da offrire agli utenti (modello Idea Store), organizzazione di visite culturali d’arte e partecipazione a mostre, organizzazione a rete di incontri con gli autori, iniziative di collaborazione con le associazioni del territorio per la realizzazione di incontri direttamente curati dalle associazioni.

10.Volontariato: organizzazione di tutte le iniziative di gestione e sviluppo del volontariato nell’ottica indicata nel suo ultimo intervento su Aib-Cur da Stefano Parise, presidente dell’Aib. In particolare sollecitazione del volontariato per la messa a disposizione delle conoscenze e competenze degli utenti anziché far fare a loro i bibliotecari.

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GRAZIE PER

L’ATTENZIONE

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