1

Copacabana, septiembre 13 de 2016.

1. MODULO

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

DESDESDEDDES

1. COMPONENTE: TALENTO HUMANO.

1.1 Acuerdos y Compromisos éticos.

Una vez finalizado la formulación del plan de desarrollo institucional, es necesario proceder a reformular el Código de ética y de buen gobierno para la ESE Hospital Santa Margarita de Copacabana.” Disposición que adopta los valores y principios éticos y que se ajustan a las necesidades y orientaciones de la alta dirección de la institución. La alta dirección por intermedio de la subgerencia administrativa han retomado la implementación del aplicativo SIGEP, enviando la información requerida en los formatos de EXCEL, para la asignación de roles y lograr el propósito de mantener actualizada el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la administración pública y de los ciudadanos. Recordemos que el SIGEP, contiene información de carácter institucional tanto nacional como territorial, relacionada con: tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, etc.; información con la cual se identifican las instituciones del Estado colombiano.

INFORME DETALLADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces

DIEGO ALBERTO MUÑOZ ARANGO

PERIODO EVALUADO: Mayo 1° al 31 de agosto de 2016.

La Oficina de Control Interno y de Calidad de la ESE – Hospital Santa Margarita de Copacabana, se permite realizar la evaluación pormenorizada del estado del Sistema de

Control Interno y del efectivo cumplimiento en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, conforme al contenido del Decreto Nacional 943 de 2014.

2

Igualmente, el sistema contiene información sobre el talento humano al servicio de las organizaciones públicas, en cuanto a datos de las hojas de vida, declaración de bienes y rentas y sobre los procesos propios de las áreas encargadas de administrar al personal vinculado a éstas. El SIGEP es a su vez, una herramienta de gestión para las instituciones públicas, al permitirles adelantar con base en la información del sistema y la viabilidad del mismo, procesos como la movilidad de personal, el Plan Institucional de Capacitación, evaluación del desempeño, programas de bienestar social e incentivos. Con la información de dicho sistema se toman decisiones institucionales y de gobierno, así como que se formulan las políticas públicas en cuanto a organización institucional y talento humanos.

1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.2.1. Manual de Funciones y competencias laborales.

La entidad cuenta con el Manual de funciones y competencias laborales, actualmente se encuentra en estudio la actualización del mismo, conforme a los decretos 2484 de 2014 y 1083 de 2015 y las demás afines.

.2.2. Plan Institucional de Formación y Capacitación – PIC.

Para el año 2016 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación - PIC, mediante la resolución No.05 de enero 06 de 2016. Se recomienda mejorar los canales de comunicación, con el personal al servicio de la empresa; por ejemplo la socialización del PIC Institucional. En el cuatrimestre se han realizado diferentes capacitaciones en temas de suma importancia para el área asistencial. En atención al Plan de Capacitaciones, la Oficina de Control Interno se permite recomendar que previamente a la publicación y/o adopción de dicho instrumento se logre generar con el personal de planta una profunda socialización que logre determinar las necesidades puntuales de los empleados y determine con la aplicación del artículo 65 del Decreto Nacional 1227 de 2005 en el entendido que deben de ser el resultado de un estudio técnico que evidencia las deficiencias y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados.

3

En igual sentido, se recomienda que debe de buscarse con las agremiaciones sindicales que contratan con la entidad el desarrollo de una cantidad de procesos tanto misionales como de apoyo, en la formulación de un Plan de Capacitación para el personal agremiado con la finalidad de que esos procesos mejoren cada día.

1.2.3. Programa de Inducción y reinducción.

De conformidad al Decreto Nacional 1567 DE 1998, en su artículo 7° se determinó:

Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares:

a. Programa de Inducción. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período. Sus objetivos con respecto al empleador son:

1. Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética.

2. Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.

3. Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

4. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre la inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

5. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad;

a. Programas de Reinducción. Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que más

4

adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes:

1. Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones.

2. Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.

3. Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética.

4. Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.

5. A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, así como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.

6. Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos.

De igual manera el artículo 11 del citado decreto establece las obligaciones de las entidades y precisamente el literal (k) indica:

k.) Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere este Decreto - Ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo a las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.

En la actualidad no se cuenta, con la adopción de un manual o procedimiento ajustado a las necesidades de la ESE, para el entrenamiento de empleados nuevos o de reinducción al empleo, tanto del área administrativa como asistencial. En este elemento, debe realizarse mucho énfasis en el conocimiento de la plataforma estratégica de la entidad. Se recomienda continuar con el desarrollo de la plataforma interactiva de la empresa y en especial de su página de intranet, ya que al utilizar este medio se pueden crear amplios escenarios para talleres de multimedia de

5

inducción institucional y reinducción al empleo, con su respectiva plantilla de evaluación.

1.2.4. Plan de Bienestar social e incentivos laborales.

La ESE - Hospital Santa Margarita de Copacabana, adoptó el PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS LABORALES, debidamente socializado como consta en el acta N° 01 del 22 de enero de 2016 del Comité de Bienestar Social. De conformidad al Decreto – Ley 1567 de 1998 en su TÍTULO II SISTEMA DE ESTÍMULOS PARA LOS EMPLEADOS DEL ESTADO, CAPÍTULO I Disposiciones generales del sistema de estímulos, Artículo 14° son finalidades básicas y concretas del sistema de estímulos I. Garantizar que la función administrativa y del talento humano se desvuelvan en función del bienestar social del empleado, pues es este el artífice de un adecuado ejercicio de lo público. II. Construcción de vida laboral que ayude al desempeño productivo y humano del empleado. III. Programa de estímulos para recompensar el desempeño de los empleados. IV. Cooperación interinstitucional de las entidades públicas para la asignación de incentivos al desempeño excelente de los empleados. El plan de incentivos adoptado por la empresa, si bien es cierto cumple en términos generales con las pautas dadas por el decreto en mención, es necesario recomendar a la alta dirección hacer hincapié en los principios axiológicos del sistema desarrollados en el artículo 15 ibídem, pues se considera que conceptos como humanización del trabajo, Equidad y Justicia en armonía con estudios de cargas laborales, motivación para el cumplimiento de objetivos y metas son necesarias llevarlas a cabo durante el periodo del plan. Para el desarrollo del mismos se proponen que con la participación activa de las agremiaciones sindicales y bajo la orientación de la alta dirección y/o a quien se delegue se impartan charlas, talleres de crecimiento personal (dimensiones cognitiva, efectiva, valorativa, ética, estética, social y técnica), lo anterior para el mejoramiento del clima laboral

y las relaciones interpersonales. Según el capítulo III. Programas de Bienestar social, en el artículo 20° se indica que los programas de bienestar social deben de organizarse a partir de la iniciativa de los servidores públicos, situación que no se observa, pues no se evidencia una socialización o intercambio de opiniones (entrevista, encuesta, reuniones estructuradas por dependencias), es decir las entidades deben elaborar el “Programa de Bienestar Social”, con base en

6

un diagnóstico aplicado a todos los servidores1, encuestas de necesidades de programas de bienestar social, con las finalidades de crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. En igual sentido, es necesario puntualizar en las finalidades que debe busca los programas de bienestar social, es decir sus fines próximos: Artículo 21º.- Finalidad de los Programas de Bienestar Social (…)

a. Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño;

b. Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social;

c. Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad;

d. Contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar;

e. Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

En especial a los literales “a” y “c” arriba descritos es necesario que con fundamento al artículo 75.1 del Decreto 1227 de 2005 y del artículo 24 en cita, realizar la respectiva medición del clima laboral y en su propósito de logar tal acometido generar las acciones antes descritas.

Según la el documento Sistema de Estímulos Orientaciones Metodológicas 2012, dentro del actual Plan de Bienestar Social e

1 Según la Guía de Sistema de Estímulos adoptada por el DAFP – 2007.

7

Incentivos adoptado por la – ESE, no se encuentran los campos detallados de intervención del plan esto es:

Conclusiones:

En la actualidad el rubro presupuestal 112102008 Bienestar social, no ha sido ejecutado, se recomienda socializar con el Comité de Bienestar Social e Incentivos Laborales, la priorización de las acciones a seguir para la finalizar el año 2016.

2. COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 2.1. Planes, Programas y Proyectos. El plan de gestión del gerente, se encuentra debidamente aprobado, por junta directiva mediante el acuerdo Nro. 06 de agosto 24 de 2016. El plan de desarrollo se encuentra en estado de formulación, para posterior evaluación y aprobación de la junta. Los planes de acción se formulan una vez esté debidamente aprobado el plan de desarrollo. 2.2. Modelo de Operación por procesos Los procesos y procedimientos al interior de cualquier empresa viven en constante evolución y mejora, situación que no se escapa para la ESE, Hospital Santa Margarita de Copacabana. Actualmente el mapa de procesos se determina así:

8

De conformidad al informe definitivo de auditoria, generado por la Contraloría General de Antioquia, se tiene programado revisar los procesos administrativos y realizar los ajustes pertinentes, adoptando el manual único de procesos y procedimientos. 2.3. Estructura Organizacional. Propiamente a la Oficina de Control Interno y de Calidad – OCIC, le corresponde emitir un pronunciamiento frente a la estructura y conformación de la planta de cargos de la entidad. La actual planta de cargos y estructura jerárquica se conforma así:

9

La planta de cargos no ha sufrido variaciones en la actualidad. La empresa continúa con la figura de la tercerización laboral en gran parte de sus servicios del área misional. Por su parte en virtual de la ley 1429 de 2010, el personal requerido en toda institución y/o empresa pública y/o privada para el desarrollo de las actividades misionales permanentes no podrá estar vinculado a través de Cooperativas de

10

Servicio de Trabajo Asociado que hagan intermediación laboral o bajo ninguna otra modalidad de vinculación que afecte los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes". Recientemente el Gobierno Nacional expidió el Decreto Nro. 583 del 8 de abril de 2016, cuyo título enuncia “Por el cual se adiciona al título 3 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, un capítulo 2 que reglamenta el artículo 63 de la Ley 1429 de 2010 y el artículo 74 de la Ley 1753 de 2015”. En la citada disposición propiamente en su preámbulo se indica “…El Gobierno Nacional deberá garantizar que las actividades permanentes de las entidades públicas sean desarrolladas por personal vinculado a plantas de personal, con excepción de los casos señalados en la ley…”, véase entonces que propiamente la ley como los respectivos decretos reglamentarios han definido claramente que las actividades de carácter permanentes, misionales de las entidades públicas sean desarrolladas por personal vinculado a plantas de personal. Es importante que sea reevaluado, la continuidad de tercerizar actividades laborales de permanente ocurrencia como lo es tesorería, nómina, cartera, presupuesto e inclusive del área asistencial - médica, se acuda a la figura del contrato de prestación de servicios con los agremiaciones sindicales, para suplir necesidades que eventualmente, pueden ser desempeñadas por personal de planta a través de una reorganización y una nueva planta de cargos ajustada a las necesidades recurrentes de recurso humano de la empresa y de su propia capacidad financiera. Se recomienda de manera respetuosa a la alta dirección y a la honorable junta directiva de la entidad, continuar con el estudio técnico del que en otrora se aprobara su realización; sobre una nueva planta de cargos, acorde a las necesidades de carácter permanente de la entidad. De igual manera, la celebración de este tipo de contratación que impliquen dedicación de tiempo completo y que son de constante recurrencia en la entidad, riñe en contravía del propio Estatuto de contratación de la Empresa, disposición adoptada por el acuerdo 04 de 2014 en su artículo 25 numeral 2.

“…Para el caso de contratos con personas naturales, sólo se podrán celebrar aquellos que no tengan objetos considerados permanentes, misionales o no, de la ESE.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.”

11

2.4. Políticas de Operación. La ESE, carece de la adopción de un Manual de Políticas Institucionales de Desarrollo Administrativo, en el cual se enuncien las mismas conforme al Decreto Nacional 2482 de 2012 y del artículo 20 de la ley 489 de 1998 en lo que sea pertinente. Entre las principales encontramos:

Política de Gestión Documental y de Archivos.

Política Editorial e Imagen Corporativa.

Política Ambiental y de Cero Papel.

Política de Salud y Seguridad en el Trabajo.

Política de Fomento de la Vida Saludable y Ambiente Laboral.

Política de Seguridad Informática.

Política de Uso Adecuado del Correo Electrónico.

Política Pública de acceso a la información. Ley 1712 de 2014

3. COMPONENTE: ADMINISTRACION DEL RIESGO La alta dirección de la empresa, ha generado directrices claras para la reformulación, socialización, e interiorización de los principales riesgos en el quehacer institucional.

2. MODULO

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2.1 COMPONENTE: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL. 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión. La autoevaluación de la gestión, está asociada a la evaluación de la gestión institucional a partir del seguimiento del Plan Operativo Anual (POA) que se desarrolla desde cada una de las áreas y procesos de la Empresa y es liderada por las Subgerencias Administrativa y Científica. La empresa cuenta con el Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud - PAMEC, el cual sirve como mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad en la atención de salud que reciben los usuarios conforme al Decreto nacional 1011 de 2006.

12

2.2 COMPONENTE: AUDITORÍA INTERNA. 2.2.1 Auditoria Interna. Para el año en curso, la Oficina de Control Interno – OCI, sea propuesto el desarrollo de un plan de auditorías, el cual describe cada uno de las acciones en las que se enfocará el accionar, haciendo énfasis en cada uno de los procesos (misionales y de apoyo). Recientemente la OCI, ha finalizado la auditoria al servicio farmacéutico, arrojando unas recomendaciones puntuales para el mejoramiento del mismo:

1.) Reformular el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios, en lo atinente a las necesidades del servicio farmacéutico.

2.) Ajustar los lineamientos del Comité de Compras y Contratación adoptado por la resolución administrativa N° 031 de 2004 a las actuales disposiciones sobre la materia (Manual de contratación, cuantías, resolución N° 1403 de 2007 en lo que sea aplicable). Ver articulo 15 numeral 3° literal (d) del Acuerdo N° 04 de 2014. Es importante que se analice el valor promedio mensual de compras del servicio farmacéutico y su correspondiente ajuste a las cuantías. (Ver artículos 20.1, 20.2, 20.3 del Manual de contratación). Si bien es cierto de conformidad al artículo 19 del Manual de Contratación, las compras de medicamentos se podrán realizar sin que se hayan presentado varias ofertas, ello no es óbice para que se garanticen los postulados del 209 CN y en especial el de selección objetiva, paralelamente con los principios de publicidad o transparencia y el de libre concurrencia. Promedio de compras servicio farmacéutico.

Fuente servicio farmacéutico.

De la anterior gráfica se puede observar el promedio del primer semestre correspondiente a las compras del servicio farmacéutico, ubicándolo por

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO PROMEDIO TOTAL ACUMULADO

MEDICAMENTOS 61.485.393$ 49.243.245$ 57.252.567$ 61.246.619$ 46.382.679$ 85.321.726$ 60.155.372$ 360.932.229$

DISPOSITIVOS MEDICOS 16.712.759$ 9.897.112$ 18.178.691$ 11.499.509$ 16.058.649$ 16.112.222$ 14.743.157$ 88.458.942$

LABORATORIO 397.600$ -$ 1.708.108$ 549.203$ $ 382.080 $ 165.000 533.665$ 3.201.991$

ODONTOLOGIA 6.777.780$ 6.507.153$ 6.608.127$ 4.862.516$ 6.237.563$ 377.205$ 5.228.391$ 31.370.344$

OXIGENO 1.459.669$ 1.347.153$ 2.139.905$ 1.371.260$ 2.830.799$ 1.484.122$ 1.772.151$ 10.632.908$

TOTAL 85.373.532$ 66.994.663$ 85.887.398$ 79.529.107$ 71.891.770$ 103.460.275$ 82.432.736$ 494.596.414$

13

consiguiente en la modalidad de contratación con formalidades medias en razón a la cuantía superior a 40 SMLMV.

3.) Dar aplicabilidad al software de oferentes, actualmente disponible en la página web de la empresa, para publicar y difundir las respectivas convocatorias, con ello se lograría garantizar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 CN.

4.) Es importante tener presente que todo tipo de contrato o acto administrativo que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Aartículo 71 del Decreto 111 de 1996, el articulo

5.) Estudiar la posibilidad de mejorar las condiciones locativas actuales del servicio farmacéutico (Iluminación y aire acondicionado en malas condiciones).

6.) Proponer a la casa matriz desarrolladora del software XENCO, el mejoramiento del módulo de farmacia que permita entre otras cosas agilizar:

a) El procedimiento de recepción de medicamentos y dispositivos médicos con sus respectivos controles de lotes, fechas y alertes de vencimientos.

b) La elaboración de las necesidades en cuanto a suministro de medicamentos que garanticen una óptima dispensación ajustada a las necesidades constantes de los usuarios del servicio, la cual en la actualidad se hace manual en tablas de Excel, aplicando lo dispuesto en el artículo 2.3.1, capitulo II, título II, de la resolución N° 1403 de 2007.

14

2.3 COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO. A raíz de la sentencia C - 103 de 2015 de la honorable Corte Constitucional, el control previo o los controles de advertencia desaparecen en el ordenamiento jurídico, dándole mayor énfasis al control fiscal previo asignado a las Oficinas de Control Interno. El pasado mes de agosto, se suscribió el Plan de Mejoramiento de conformidad al informe definitivo de auditoria de la Contraloría General de Antioquia. Plan propuesto para ser ejecutado en lo que queda de la vigencia fiscal.

3. EJE TRANSVERSAL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Para el año en curso, es necesario emprender todas las acciones necesarias para logar el propósito de adoptar para la empresa las Tablas de Retención Documental – TRD, y así dar efectivo cumplimiento con las normatividad vigente entre ellas: Ley 594 de 2000, Decretos Reglamentarios 2578, 2609 de 2012 Actualmente y con el concurso de la administración se logró actualizar y robustecer la página web corporativa, ajustándola a los mínimos contenidos normativos exigidos por las disposiciones legales: Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Es necesario continuar con la actualización permanente de la página web y lograr el rediseño y montaje de la página de intranet

OBSERVACIONES GENERALES.

1. Para el resto del año 2016, se sugiere que la alta dirección, debe de lograr

la adopción de las TRD y en especial la puesta en funcionamiento del complejo de instrumentos de archivística tal como le señala el artículo 8° del decreto 2609 de 2012:

a) El Cuadro de Clasificación Documental – CCD. b) La Tabla de Retención Documental-TRD. c) El Programa de Gestión Documental- PGD.

15

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las

funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías

adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

DIEGO ALBERTO MUÑOZ ARANGO Jefe de Control Interno y de Calidad.