1 pekeliling perbendaharan (1pp) tahun 2014 · pdf fileborang laporan terimaan barang-barang...
TRANSCRIPT
PERUTUSAN KETUA PENGARAH PERTANIAN
Sekian, terima kasih.
Dato’ Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek
Ketua Pengarah Pertanian
Jabatan Pertanian Malaysia
Saya berharap dengan terbitnya Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian, kita tidak lagi mengalami masalah dalam pengurusan
stor kerana panduan ini akan menjadi rujukan kepada pegawai / kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan stor. Justeru itu, saya
berharap tidak akan timbul lagi percanggahan maklumat atau ketidakpatuhan di dalam pengurusan stor Jabatan mengikut pekeliling dan
peraturan yang berkuatkuasa sekarang ini.
Tidak lupa juga, tahniah dan terima kasih saya ucapkan kepada Jawatankuasa Kerja di atas daya usaha dan kesungguhan yang diberikan
dalam memastikan panduan ini terlaksana. Sumbangan tuan-tuan dan puan-puan akan terus dikenang. Akhir kata, semoga usaha murni ini
akan mendapat keberkatan Allah SWT untuk dimanfaatkan oleh seluruh warga Jabatan Pertanian.
1 PEKELILING PERBENDAHARAN (1PP) TAHUN 2014
PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR
JABATAN PERTANIAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, salam sejahtera dan Salam 1 Malaysia,
Syukur Alhamdulillah, segala puji ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, hasrat bagi menerbitkan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan
Pertanian telah berjaya dicapai. Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini mempunyai penerangan yang terperinci serta
lengkap bagi memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan
stor Jabatan Pertanian.
Penyediaan panduan ini merupakan hasil cetusan idea semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Bilangan 1 Tahun 2013
berikutan isu kadar pusingan stok Jabatan Pertanian yang tidak mencapai standard yang ditetapkan seperti di dalam 1 Pekeliling
Perbendaharaan Tahun 2013. Justeru, panduan ini telah direaliasasikan melalui beberapa siri perbincangan dan sesi percambahan minda
semasa Bengkel Penyediaan Garis Panduan Tatacara Pengurusan Stor yang melibatkan Pegawai-Pegawai Stor Jabatan Pertanian.
1
OBJEKTIF PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR
JABATAN PERTANIAN
1.
2.
3.
4.
5. Memudahkan penyediaan Laporan Pengurusan Stor Jabatan Pertanian supaya lebih teratur dan sentiasa dikemaskini.
Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini bertujuan bagi memberi penerangan yang terperinci serta lengkap bagi
memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan stor
Jabatan Pertanian
Menyediakan satu prosedur dan tatacara standard yang boleh diterima pakai oleh semua Pegawai dan Kakitangan Jabatan Pertanian
semasa melaksanakan tugas pengurusan stor.
Memudahkan serta memberi lebih pemahaman mengenai Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.
Memberi kefahaman mengenai kaedah meminimumkan simpanan stok dan peningkatan kadar pusingan stok Jabatan Pertanian.
2
Bil. Muka Surat
A 4 - 10
B 11 - 28
C 29 -32
D 33 - 40
E 41 - 64
F 65G 66 -69
H 70 - 73
I Kaedah Peningkatan Kadar Pusingan Stok 74 - 76Penghargaan
KEW.PS-19 - Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah
KEW.PS-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Stok
Kehilangan Dan Hapuskira
KEW.PS-21 - Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah
KEW.PS-22 - Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
KEW.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
KEW.PS-16 - Laporan Tahunan Verifikasi Stor
KEW.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok
KEW.PS-18 - Perakuan Ambil Alih
Keselamatan Dan Kebersihan
Pelupusan
KEW.PS-10 - Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
KEW.PS-11 - Borang Permohonan Stok
KEW.PS-12 - Senarai Pembungkusan
Pemeriksaan
KEW.PS-13 - Laporan Kedudukan Stok
KEW.PS-14 - Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
Penyimpanan
KEW.PS-6 - Tambahan Barang-Barang Standard
KEW.PS-7 - Penentuan Kumpulan Stok
KEW.PS-8 - Label Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput
Pengeluaran
Penerimaan
KEW.PS-1 - Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)
KEW.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-Barang
Merekod Stok
KEW.PS-3 - Kad Kawalan Stok
KEW.PS-4 - Kad Petak
KEW.PS-5 - Senarai Daftar Kad Kawalan Stok
Tajuk
Perutusan Ketua Pengarah
Objektif Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian
ISI KANDUNGAN
3
A. PENERIMAAN
1. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan penerimaan dengan memastikan peraturan dan proses berikut :
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) perlu disediakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang/ lebih atau
tidak mematuhi spesifikasi.
Pengujian kualiti ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan bagi memastikan ia menepati spesifikasi dalam
perjanjian.
Penerimaan hanya dilakukan di luar kawasan stor apabila ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di stor.
Pelabelan barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8) hendaklah dilakukan sebelum barang-barang disimpan.
Penerimaan barang-barang import boleh dilakukan ditempat pendaratan melalui prosedur berikut:
- Memastikan bungkusan barang-barang tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik. Sekiranya ada,
bungkusan perlu dibuka dan diperiksa dengan serta merta dihadapan agen penghantaran.
- Mendapatkan sijil kerosakan daripada pembekal sekiranya berlaku kerosakan, kehilangan atau tidak mematuhi spesifikasi.Barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia hendaklah diterima terus di stor barang-barang mudah terbakar atau
bahan kimia untuk disimpan.
Pegawai Penerima hendaklah memastikan barang-barang yang diterima secara fizikal disertakan dengan dokumen yang
diperlukan seperti Pesanan Kerajaan (L/O), Nota Hantaran (D/O), Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.
Barang-barang yang diterima diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima
dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaannya. Pegawai yang menyaksikan perlu
menurunkan tandatangan di mana-mana ruang kosong di Borang Terimaan Barang-barang (BTB) (KEW.PS-1).
Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera berpandukan Pesanan Kerajaan atau sistem elektronik atau apa-
apa dokumen lain yang berkenaan.
Pengesahan penerimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta hendaklah dicap "Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji" pada Nota Hantaran/ Inbois.
Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) mestilah disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh
Pegawai Teknikal (jika perlu) bagi setiap penerimaan barang-barang.
Borang ini hendaklah disediakan dalam 3 salinan :Semua Stor Utama mesti menyediakan Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) manakala Stor Unit hanya
perlu merekod terus kepada Kad Petak (KEW.PS-4).
PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR JABATAN PERTANIAN
Pegawai Penerima mesti dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan (boleh dilantik lebih daripada seorang ).
Penerimaan mesti diterima oleh Pegawai Penerima dan diperiksa bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Pemeriksaan dan pengesahan barang-barang teknikal perlu dilakukan oleh Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam
bidang berkaitan bersama Pegawai Penerima.
4
BIL SENARAI SEMAK
1 i.
ii. Pegawai Penerima mestilah dilantik secara
bertulis oleh Ketua Jabatan.
iii.
PS-1.1 No.Rujukan BTB i. No. Rujukan BTB mesti diwujudkan mengikut
tahun semasa diikuti No. Siri
contoh :T 2015/001
T - Terimaan
2015 - tahun pembelian
001 - bermaksud perolehan pertama dan
seterusnya (tahun semasa).
- Wujudkan fail rasmi jabatan
atau
- Wujudkan satu buku pendaftaran.
ii. Proses merekod nombor rujukan BTB bagi
penerimaan barang melalui Borang Pesanan
dan Pengeluaran Stok (KEW.PS -10) adalah
sama seperti penerimaan barang secara
Pesanan Kerajaan.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-1 Sebagai pengesahan penerimaan barang-
barang daripada pembekal yang dilengkapkan
oleh Pegawai Penerima disaksikan oleh
seorang pegawai lain dan disahkan oleh
Pegawai Teknikal (jika perlu).
- Surat pelantikan sebagai Pegawai
Penerima oleh Ketua Jabatan.BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG
(BTB)
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- Dokumen Kontrak - surat perjanjian
- Kad Jaminan/ Warranty Card (contoh :
bateri kenderaan)
- Perakuan kualiti daripada pembekal'-
Certificate Of Origin bagi barang import
- Surat Jaminan pengambilan balik bagi
barang terhad tempoh
- Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan
KP 6.2/2013.
Borang Terimaan Barang-barang
(KEW.PS-1) hendaklah disediakan dalam 3
salinan :
- Satu salinan untuk diserah sebagai
dokumen bayaran bersama Pesanan
Kerajaan, Inbois asal dan Nota Hantaran
asal.
- Satu salinan untuk disimpan oleh Pegawai
Stor.
- Satu salinan disimpan di dalam fail rasmi
jabatan.
BORANG TERIMAAN BARANG-
5
BIL SENARAI SEMAK
PS-1.2 Nama dan Alamat Pembekal Mesti mengisi nama dan alamat pembekal
seperti yang tertera di Pesanan Kerajaan/ Nota
Hantaran/ Inbois atau Borang Pesanan dan
Pengeluaran Stok (KEW.PS -10).
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- KEW.PS-10
PS-1.3 Butir-butir Bungkusan Merekod nombor pendaftaran bungkusan yang
terdapat pada bungkusan yang di terima
daripada pembekal sekiranya ada.
- Label pada bungkusan (jika ada)
PS-1.4 Butir-butir Penghantaran Catatkan nombor Nota Hantaran (D/O). - Nota Hantaran (D/O)
PS-1.5 No.Pesanan Kerajaan / Tarikh Catatkan No.Pesanan Kerajaan beserta tarikh. - Pesanan Kerajaan (L/O)
PS-1.6 No. Kod Catatkan No.Kod :
No. Kod mesti berdasarkan katalog barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
Jika No. Kod tiada di dalam Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase,
hendaklah merujuk kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Pengurusan Jabatan dengan
menggunakan Borang Permohonan Kod Baru
Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D
Lampiran D
PS-1.7 Perihal Barang-barang Catatkan perihal barang-barang yang diterima
seperti yang terdapat di dalam Pesanan
Kerajaan.
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS-10
PS-1.8 Unit Pengukuran Unit pengukuran mesti dicatat bagi setiap
barangan yang diterima mengikut Pesanan
Kerajaan berdasarkan spesifikasi berpandukan
unit ukuran Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase (perihal barangan)
Contoh : buah, batang, kilogram, unit dan lain-
lain
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PERKARA PROSES KERJA
6
BIL SENARAI SEMAK
PS- 1.9 Kuantiti Mencatatkan kuantiti barangan. - Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS -10
PS-1.10 Dipesan Catatkan kuantiti barangan yang dipesan.
PS-1.11 Diterima Catatkan kuantiti barangan yang diterima.
PS-1.12 Harga Merekodkan harga barangan.
PS-1.13 Seunit Catatkan harga seunit.
PS-1.14 Jumlah Catatkan jumlah harga bagi semua barangan
yang diterima mengikut Pesanan Kerajaan/
Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok
(KEW.PS-10).
PS- 1.15 Catatan Catatkan segala perubahan yang berlaku jika
terdapat perselisihan kuantiti atau kerosakan
pada barang atau tidak mengikut spesifikasi
atau lain-lain berkaitan.
PS-1.16 Tandatangan Pegawai
Penerima
Pegawai Penerima mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
PS-1.17 Tandatangan Pegawai
Teknikal (Jika Perlu)
Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam
bidang berkaitan mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
- Pegawai Teknikal tidak perlu dilantik,
tetapi pegawai tersebut mesti
mempunyai kemahiran dalam bidang
berkenaan.
PS-1.18 Nota : Kegunaan Di Stor
Pusat/ Stor Utama
(3 Salinan)
Salinan 1 Dikemukakan ke Bahagian Bekalan, Kawalan
dan Akaun bagi tujuan pembayaran.
Salinan 2 Dikemukakan ke Bahagian Simpanan
(Pegawai Stor) bagi tujuan rekod.
Salinan 3 Di simpan di Bahagian Terimaan untuk rujukan
(jika ada).
PERKARA PROSES KERJA
7
BIL SENARAI SEMAK
2 Borang Laporan Terimaan Barang-barang
(KEW.PS-2) mesti diisi sekiranya :
- berlaku perselisihan diantara Dokumen
Kontrak, Pesanan Kerajaan dengan Nota
Hantaran atau Inbois.
- barangan yang diterima terdapat kerosakan,
kuantiti kurang/ lebih dan tidak mengikut kualiti
dan spesifikasi.
PS-2.1 Nama dan Alamat
Pembekal/ Agen
Penghantaran
Mesti mengisi nama dan alamat pembekal
seperti yang tertera di Pesanan Kerajaan/ Nota
Hantaran/ Inbois atau Borang Pesanan dan
Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS -10
PS-2.2 Nombor dan Tarikh Pesanan
Kerajaan
Catatkan No.Pesanan Kerajaan beserta tarikh. - Pesanan Kerajaan (L/O)
PS-2.3 Butir-butir Pengangkutan Merekod maklumat pengangkutan sekiranya
ada.
- Nota Hantaran (D/O)
PS-2.4 Butir-butir Penghantaran Catatkan nombor Nota Hantaran.
PS-2.5 Butir-butir Bungkusan Merekod nombor pendaftaran bungkusan yang
terdapat pada bungkusan yang di terima
daripada pembekal sekiranya ada.
PS-2.6 No. Ruj. Penerimaan No. Ruj. Penerimaan adalah nombor BTB dari
Borang Terimaan Barang-barang (KEW.PS-1)
- KEW.PS-1
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-2 - Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- Dokumen Kontrak - surat perjanjian
- KEW.PS-10
- Kad Jaminan
- Perakuan Kualiti daripada Pembekal
- Certificate Of Origin bagi barang
Import
- KEW.PS-1
- Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan
KP 6.2/2013.
BORANG LAPORAN TERIMAAN
BARANG-BARANG
BORANG LAPORAN TERIMAAN BORANG TERIMAAN BARANG-
8
BIL SENARAI SEMAK
PS-2.7 No. Kod Catatkan No.Kod:
Penggunaan No. Kod hendaklah
menggunakan katalog barang-barang yang di
sediakan oleh Perbendaharaan melalui Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-2.8 Perihal Barang-barang Catatkan perihal barang-barang yang diterima
seperti yang terdapat di dalam Pesanan
Kerajaan.
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS -10
PS-2.9 Kuantiti Mencatatkan kuantiti barangan.
PS-2.10 Dipesan Catatkan kuantiti barangan yang dipesan.
PS-2.11 Diterima Catatkan kuantiti barangan yang diterima.
PS-2.12 Kurang/ Lebih Catatkan kuantiti barang kurang/ lebih
berdasarkan pada Pesanan Kerajaan dan yang
diakui terima.
PS-2.13 Ditolak Catatkan kuantiti barang yang ditolak.
PS-2.14 Sebab-sebab Penolakan Catatkan sebab-sebab penolakan dibuat
seperti rosak atau tidak mengikut spesifikasi.
PS-2.15 Harga Mencatatkan harga barangan yang diterima
sahaja.
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS -10
PS-2.16 Seunit Catatkan harga seunit.
PS-2.17 Jumlah Catatkan jumlah harga bagi semua barangan
yang diterima sahaja.
PS-2.18 Pegawai Penerima Pegawai Penerima mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi
jabatan.
Akuan Terima Pembekal/
Agen Penghantaran
PERKARA PROSES KERJA
9
BIL SENARAI SEMAK
PS-2.19 Kuantiti Ditolak/ Kurang/
Lebih
Tandakan sebab-sebab penolakan pada
ruangan yang disediakan samada Kuantiti
Ditolak/ Kuantiti Kurang/ Kuantiti Lebih.
PS-2.20 Maklumat Pembekal Yang
Menghantar Barang-barang
Dapatkan tandatangan pembekal/ agen
penghantaran serta catatkan nama, tarikh dan
cap syarikat.
PS-2.21 Salinan 1
- Kepada Pembekal/ Agen
Penghantaran
Diserahkan kepada Pembekal/ Agen
Penghantaran.
PS-2.22 Salinan 2
- Untuk Simpanan Stor
Borang-borang ini hendaklah disimpan di
dalam fail rasmi jabatan/ organisasi.
PERKARA PROSES KERJA
10
B.
1. Pegawai Stor hendaklah mematuhi peraturan dan proses merekod seperti berikut :
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) mesti disimpan ditempat yang selamat dan berkunci.
Kad Petak (KEW.PS-4) ditempatkan bersama stok dan bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang
disimpan di ruang sejuk beku, Kad Petak (KEW.PS-4) perlu disimpan di tempat berasingan.
Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah manakala pengeluaran dengan pen dakwat hitam/
biru di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).
Penggunaan warna kad seperti berikut :
- Kad Petak berwarna hijau untuk stok yang tidak mempunyai tarikh luput.
- Kad Petak berwarna merah jambu untuk stok bertarikh luput.
Contoh : Inkjet, bahan kimia, baja.
MEREKOD STOK
Merekodkan semua stok yang diterima di dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).
Bagi Stor Utama, setiap Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) yang baru diwujudkan hendaklah didaftarkan di dalam Senarai
Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).
Setiap Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) yang baru diwujudkan perlu disediakan bersama Kad Petak (KEW.PS-4) dan
mempunyai nombor kad yang sama.
Bagi Stor Unit, Kad Petak (KEW.PS-4) sahaja perlu diwujudkan dan satu senarai daftar Kad Petak hendaklah disediakan
secara pentadbiran.
Semua Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) mesti dikemaskini setiap kali transaksi.
11
BIL SENARAI SEMAK
3 i.
KAD KAWALAN STOK
ii. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak
dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan perlu
dilakukan pada rekod, langkah berikut perlu di
patuhi :
- Angka asal hendaklah digaris dengan satu
garisan menggunakan pen dakwat merah .
- Angka yang betul ditulis dibahagian atas
angka asal .
- Pembetulan ditandatangani ringkas oleh
Pegawai Stor.
iii. Item yang mempunyai Nombor Siri mesti
direkodkan bersama Buku Kaunterfoil
(KEW.67).
- Maklumat mengenai stok
- Maklumat mengenai pembelian/ terimaan
bagi setiap suku tahun.
- Maklumat mengenai keluaran setiap suku
tahun
- Maklumat mengenai terima/ keluar setiap
tahun.
KEW.PS-3 - Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- KEW.PS-1
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-10
- KEW.PS-11
- KEW.67 (Buku Kaunterfoil)
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) diwujudkan
bagi merekod setiap item yang terdapat
didalam setiap stor utama termasuk rekod
terimaan/ keluaran stok dengan mematuhi
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (1
Pekeliling Perbendaharaan).
Kad Kawalan Stok Mempunyai Dua
Bahagian iaitu :-
1. Bahagian A
PERKARA PROSES KERJA
12
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.1 No. Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor
yang telah direkodkan pada Senarai Daftar
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).
contoh :
KS 001
- KS - Kad Stok
- 001 - Bilangan No. Turutan
- KEW.PS-5
PS-3.2 Perihal Stok i. Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok
berdasarkan Katalog Barang-barang yang
disediakan oleh Perbendaharaan melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- KEW.PS-1
- Borang Permohonan Kod Baru Stok
(SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.
ii. Jika nama item tiada di dalam Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase,
hendaklah merujuk kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Pengurusan Jabatan dengan
menggunakan Borang Permohonan Kod Baru
Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-3.3 No. Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
Jika No. Kod tiada di dalam Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase,
hendaklah merujuk kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Pengurusan Jabatan dengan
menggunakan Borang Permohonan Kod Baru
Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.
Lampiran D
PERKARA PROSES KERJA
13
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.4 Kumpulan Kumpulan ditentukan berdasarkan nilai
pembelian tahunan barang-barang melalui
Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-
7).
- KEW.PS-7
Kumpulan A
30% daripada stok yang disimpan mempunyai
nilai purata jumlah keseluruhan pembelian
tahunan tertinggi.
Kumpulan B
70% bakinya
*Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan
kepada barang-barang dalam Kumpulan A
bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai
tinggi di simpan berlebihan.
PS-3.5 Unit Pengukuran Unit pengukuran mesti dicatat bagi setiap
barangan yang diterima mengikut Pesanan
Kerajaan berdasarkan spesifikasi berpandukan
unit ukuran Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase (perihal barangan).
Contoh : buah, batang, kilogram, unit dan lain-
lain.
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
PS-3.6 Gerakan Gerakan bermaksud sesuatu stok itu aktif atau
tidak aktif.
PS-3.7 Lokasi
-Stor Utama
i. Lokasi stok diwujudkan bagi memudahkan
penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan
dengan mematuhi perkara berikut :
- Wujudkan Lokasi dan Pelan Lantai di
stor
a) Carta Lokasi dan pelan lantai mesti
disediakan dan dipamerkan.
Panduan Penyediaan Lokasi Di dalam
Sebuah Stor
b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PERKARA PROSES KERJA
14
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.8 Seksyen : Ditentukan berdasarkan kategori Stok.
Contoh : baja, racun, alat tulis.
PS-3.9 Baris : Ditentukan berdasarkan susunan baris yang
terdapat dalam seksyen.
PS-3.10 Rak : Ditentukan berdasarkan susunan dan jenis rak
yang terdapat dalam baris.
PS-3.11 Tingkat : Bilangan tingkat yang terdapat dalam setiap
rak bermula dari tingkat bawah.
PS-3.12 Petak : Kedudukan petak di dalam setiap tingkat rak
penyimpanan barang.
Paras Stok Paras stok berdasarkan pengeluaran sekurang-
kurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran
keperluan masa hadapan.
PS-3.13 Tahun Mencatat tahun penerimaan stok tahun
sebelumnya.
PS-3.14 Maksimum (Kuantiti) Setiap perolehan tidak boleh melebihi 3
bulan penggunaan.
Kuantiti maksimum yang disimpan pada satu-
satu masa.
Formula Kiraan :
(Jumlah penggunaan kuantiti tahun lepas x 3
bulan penggunaan) 12 bulan
PS-3.15 Menokok (Kuantiti) Proses perolehan boleh dilakukan selepas 2
bulan penggunaan.
- *(kecuali vaksin, ubat dan lain-lain adalah
bahan terkawal).
Proses perolehan boleh dilakukan selepas 2
bulan penggunaan dengan syarat tidak
melebihi paras maksimum.
PERKARA PROSES KERJA
15
BIL SENARAI SEMAK
Formula Kiraan :
(Jumlah penggunaan kuantiti tahun lepas x 2
bulan penggunaan) 12 bulan
PS-3.16 Minimum (Kuantiti) Kuantiti stok minimum yang disimpan pada
sesuatu masa tidak melebihi satu bulan
penggunaan.
Formula Kiraan :
(Jumlah kuantiti penggunaan tahun lepas x 1
bulan penggunaan) 12 bulan
Terimaan Stok Suku Tahun Maklumat mengenai pembelian/ terimaan bagi
setiap suku tahun.
Pertama - 1 Januari hingga 31 Mac
Kedua - 1 April hingga 30 Jun
Ketiga - 1 Julai hingga 30 September
Keempat - 1 Oktober hingga 31 Disember
- Pesanan Kerajaan (L/O)
PS-3.17 Tahun Mencatat tahun semasa penerimaan stok.
PS-3.18 Pertama Bagi tempoh 1 Januari hingga 31 Mac tahun
berkenaan.
PS-3.19 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.20 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.21 Kedua Bagi tempoh 1 April hingga 30 Jun tahun
berkenaan.
PS-3.22 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PERKARA PROSES KERJA
16
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.23 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.24 Ketiga Bagi tempoh 1 Julai hingga 30 September
tahun berkenaan.
PS-3.25 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.26 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.27 Keempat Bagi tempoh 1 Oktober hingga 31 Disember
tahun berkenaan.
PS-3.28 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.29 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
Keluaran Stok Suku Tahun Mencatat tahun keluaran barang.
PS-3.30 Tahun Mencatat tahun keluaran stok.
PS-3.31 Pertama Bagi tempoh 1 Januari hingga 31 Mac tahun
berkenaan.
PS-3.32 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.33 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.34 Kedua Bagi tempoh 1 April hingga 30 Jun tahun
berkenaan.
PERKARA PROSES KERJA
17
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.35 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.36 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.37 Ketiga Bagi tempoh 1 Julai hingga 30 September
tahun berkenaan.
PS-3.38 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.39 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.40 Keempat Bagi tempoh 1 Oktober hingga 31 Disember
tahun berkenaan.
PS-3.41 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.42 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Keluaran Stok
berdasarkan maklumat transaksi di
Bahagian B.
PS-3.43 Terimaan Stok Tahunan Maklumat mengenai pembelian/ terimaan
dalam satu tahun.
PS-3.44 Tahun Mencatat Tahun Terimaan dan Keluaran Stok
tahun sebelumnya.
PS-3.45 Kuantiti Mencatat jumlah Kuantiti Terimaan
berdasarkan PS-3.19 + PS-3.22 + PS-3.25 +
PS-3.28 tahun sebelumnya.
PS-3.46 Nilai (RM) Mencatat jumlah Nilai (RM) Terimaan
berdasarkan PS-3.20 + PS-3.23 + PS-3.26 +
PS-3.29 tahun sebelumnya.
PERKARA PROSES KERJA
18
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.47 Keluaran Stok Tahunan Maklumat mengenai keluaran dalam satu
tahun sebelumnya.
PS-3.48 Kuantiti Mencatat jumlah Kuantiti Keluaran
berdasarkan PS-3.32 + PS-3.35 + PS-3.38 +
PS-3.41 tahun sebelumnya.
PS-3.49 Nilai (RM) Mencatat jumlah Nilai (RM) Keluaran
berdasarkan PS-3.33 + PS-3.36 + PS-3.39 +
PS-3.42 tahun sebelumnya.
Mempunyai maklumat transaksi stok yang
dikemaskini setiap masa.
PS-3.50 Transaksi Stok Maklumat terimaan dan keluaran stok yang
mesti dikemaskini setiap masa.
PS-3.51 Tarikh Mencatat tarikh setiap transaksi terimaan atau
keluaran stok.
PS-3.52 No. PK / BTB / BPPS Mesti mencatat :
i. No. Pesanan Kerajaan (L/O)
- Merujuk No. Pesanan Kerajaan (L/O) seperti
dalam Borang Terimaan Barang-barang
(KEW.PS-1).
ii. No. BTB (Borang Terimaan Barang-Barang)
- Merujuk No. BTB dalam Borang Terimaan
Barang-barang (KEW.PS-1).
iii. No. BPPS (Borang Pesanan Pengeluaran
Stok)
- Merujuk No. BPPS dalam Borang Pesanan
dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).
iv. No. Permohonan (Borang Permohonan Stok)
- Merujuk No. Permohonan dalam Borang
Permohonan Stok (KEW.PS-11).
PS-3.53 Terima Daripada/ Keluar
kepada
Mencatat Nama Pembekal/ Stor Utama atau
Nama Penerima.
PERKARA PROSES KERJA
2. Bahagian B
- No. Pesanan Kerajaan (L/O)
- KEW.PS -1
- KEW.PS-10
- KEW.PS-11
19
BIL SENARAI SEMAK
PS-3.54 Terimaan Maklumat terimaan stok.
PS-3.55 Kuantiti Mencatat jumlah kuantiti terimaan yang
diterima.
PS-3.56 Seunit (RM) Mencatat harga terimaan bagi seunit (RM).
PS-3.57 Jumlah (RM) Jumlah terimaan (RM).
PS-3.58 Keluaran Maklumat keluaran stok.
PS-3.59 Kuantiti Mencatat jumlah kuantiti keluaran.
PS-3.60 Jumlah (RM) Mencatat harga keluaran (RM).
PS-3.61 Baki Jumlah baki stok.
PS-3.62 Kuantiti i.
ii.
Kuantiti baki bagi transaksi terimaan
bermaksud kuantiti baki stok sebelum dan
dicampur dengan jumlah kuantiti yang diterima
(PS-3.62 tambah PS-3.55).
Kuantiti baki bagi transaksi keluaran ialah baki
stok sebelum dan ditolak dengan jumlah
kuantiti yang dikeluarkan (PS-3.62 tolak PS-
3.59).
PS-3.63 Jumlah (RM) i.
ii.
Jumlah (RM) baki bagi transaksi terimaan
bermaksud jumlah (RM) baki stok sebelum
dan dicampur dengan jumlah (RM) yang
diterima (PS-3.63 tambah PS-3.57).
Jumlah (RM) baki bagi transaksi keluaran
ialah baki stok sebelum dan ditolak dengan
jumlah (RM) yang dikeluarkan (PS-3.63 tolak
PS-3.60).
PS-3.64 Tandatangan Pegawai Stor Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan
bagi setiap transaksi.
PERKARA PROSES KERJA
- KEW.PS-3
20
BIL SENARAI SEMAK
4 i.
ii. Penggunaan warna kad seperti berikut :
- Kad Petak berwarna hijau untuk stok yang
tidak mempunyai tarikh luput.
- Kad Petak berwarna merah jambu untuk
stok bertarikh luput.
Contoh : Inkjet, bahan kimia, baja.
iii. Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama
stok.
iv. Bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar
dan stok yang disimpan diruang sejuk beku
Kad Petak (KEW.PS-4) hendaklah disimpan di
tempat yang sesuai secara berasingan dengan
syarat No. Kad Petak (KEW.PS-4) dilabel pada
stok tersebut.
Contoh : minyak petrol,gas, bahan kimia dan
lain-lain.
4.1 PS-4.1 No. Kad i. Nombor Kad Petak (KEW.PS-4) hendaklah
didaftar sama dengan Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3).
PS-4.2 Ruj. Kawalan Stok*: Mencatat No.Kad Kawalan Stok (PS-3.1).
PS-4.3 No. Kod : Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
KEW.PS-4 Pegawai Stor hendaklah merekodkan terimaan
dan keluaran stok dengan menggunakan Kad
Petak (KEW.PS-4) yang telah ditetapkan bagi
tujuan :
- Mengetahui kedudukan stok simpanan.
- Memastikan kuantiti dan fizikal stok sentiasa
tepat.
- Mesti dikemaskini bagi setiap transaksi.
PERKARA PROSES KERJA
- KEW.PS-1
- KEW.PS-3
- KEW.PS-10
- KEW.PS-11
KAD PETAK
21
BIL SENARAI SEMAK
PS-4.4 Perihal Stok: i. Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok
berdasarkan Katalog Barang-barang yang
disediakan oleh Perbendaharaan melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
- KEW.PS-3
PS-4.5 Kumpulan Stok: Kumpulan ditentukan berdasarkan Nilai
Pembelian Tahunan Barang-barang melalui
Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-
7).
- KEW.PS-3
- KEW.PS-7
Kumpulan A
30% daripada stok yang disimpan mempunyai
nilai purata jumlah keseluruhan pembelian
tahunan tertinggi.
Kumpulan B
70% bakinya.
*Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan
kepada barang-barang dalam Kumpulan A
bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai
tinggi di simpan berlebihan.PS-4.6 Lokasi Stok: Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan
memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan
pemeriksaan dengan mematuhi perkara
berikut :
- KEW.PS-3
- Carta Lokasi dan pelan lantai mesti
disediakan.
- Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-4.7 Bil. Nombor bilangan transaksi terimaan dan
keluaran secara berturutan.
PS 4.8 Tarikh: Mencatat tarikh setiap transaksi terimaan dan
keluaran stok.
- KEW.PS -1
- KEW.PS-3
- KEW.PS -10
- KEW.PS-11
PERKARA PROSES KERJA
22
BIL SENARAI SEMAK
PS-4.9 No. Ruj. BTB atau No. Ruj.
BPPS
Mesti mencatat :
i. No. BTB (Borang Terimaan Barang-Barang)
- Merujuk No. BTB dalam Borang Terimaan
Barang-barang (KEW.PS-1).
ii. No. BPPS (Borang Pesanan Dan Pengeluaran
Stok).
- Merujuk No. BPPS dalam Borang Pesanan
Dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).
iii. No. Permohonan (Borang Permohonan Stok)
- Merujuk No. Permohonan dalam Borang
Permohonan Stok (KEW.PS-11).
iv. No. PK (Pesanan Kerajaan)
- Merujuk No. PK seperti dalam Borang
Terimaan Barang-barang (KEW.PS-1).
PS-4.10 Kuantiti Maklumat kuantiti terimaan dan keluaran stok
PS-4.11 Terima Maklumat terimaan stok.
PS-4.12 Seunit(RM) Mencatat harga terimaan bagi seunit (RM).
PS-4.13 Keluar Maklumat keluaran stok.
PS-4.14 Baki Jumlah baki stok.
PS-4.15 Tandatangan Pegawai Stor Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan
bagi setiap transaksi.
PS-4.16 Baki Dibawa Ke Hadapan Mencatat kuantiti baki terakhir daripada Kad
Petak (KEW.PS-4) terdahulu.
PS-4.17 Baki Dipindahkan Ke
Hadapan
Mencatat kuantiti baki terakhir.
PERKARA PROSES KERJA
23
BIL SENARAI SEMAK
5 - KEW.PS-3
PS-5.1 Bilangan Nombor bilangan secara berturutan.
PS-5.2 No.Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor
yang telah direkodkan pada Senarai Daftar
Kad Kawalan Stok (KEW. PS-5).
contoh :
KS 001
- KS - Kad Stok
- 001 - Bilangan No. Turutan
PS-5.3 No.Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
PS-5.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok
berdasarkan Katalog Barang-barang yang
disediakan oleh Perbendaharaan melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
PS-5.5 Tandatangan Pegawai Stor
Dan Tarikh
Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan
beserta tarikh bagi setiap transaksi.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-5
SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN
STOK
Disediakan untuk mewujudkan :
-Nombor daftar kepada Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3).
-Mendaftar perihal stok.
24
BIL SENARAI SEMAK
6
PS-6.1 No.Rujukan No. Rujukan penambahan barang-barang
mesti diwujudkan mengikut No. Siri.
contoh : PB 001-
PB - Penambahan Barang-barang.
001 - bermaksud permohonan pertama dan
seterusnya.
- Wujudkan fail rasmi jabatan
PS-6.2 Perihal barang Perihal barang yang perlu didaftarkan di dalam
senarai Katalog Barang-barang.
- KEW.PS-1
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
PS-6.3 Kegunaan Nyatakan dengan jelas justifikasi penggunaan
barang yang perlu diwujudkan.
PS-6.4 Tarikh mula diguna Nyatakan tarikh permulaan penggunaan
barang tersebut di dalam stor.
PS-6.5 Tempoh penggunaan Nyatakan berapa lama barang tersebut
digunakan (jangka masa).
PS-6.6 Tamat tempoh penggunaan Tarikh terakhir penggunaan. - Label tarikh luput pada barang.
KEW.PS-6
PERKARA PROSES KERJA
Setiap Stor perlu mewujudkan Katalog Barang-
barang stor di dalam pegangannya.
Katalog bermaksud satu senarai barang-
barang yang mengandungi maklumat-
maklumat lengkap mengenai nombor kod,
perihal barang, unit pengukuran dan harga.
Jika perihal barang tiada dalam Katalog
Barang-barang maka permohonan hendaklah
menggunakan Borang Penambahan Barang
(KEW.PS-6).
i.
ii.
iii.
BORANG PENAMBAHAN BARANGBORANG PENAMBAHAN
25
BIL SENARAI SEMAK
PS-6.7 Jika barang-barang yang
dicadang bertujuan
menggantikan stok sedia ada
nyatakan perihal stok
tersebut
Nyatakan perihal barang yang hendak diganti
dengan barang yang dicadangkan.
PS-6.8 Nama Pembuat/ Agen/
Pembekal
Nyatakan nama dan alamat pembuat, agen
dan pembekal.
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
PS-6.9 - Nyatakan harga barang seunit (RM). - KEW.PS-1
- KEW.PS-3
- Nyatakan unit pengukuran bagi setiap
barangan berdasarkan spesifikasi.
Contoh : buah, batang, kilogram, unit dan lain-
lain.PS-6.10 Tandatangan Pemohon Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan,
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
PS-6.11 Tandatangan Ketua Jabatan Ketua Jabatan mesti menurunkan
tandatangan, mencatat nama, jawatan, jabatan
dan tarikh.
PS-6.12 Kepada Pegawai Melulus
(Seksyen Kawalan Stok)
Untuk diisi oleh Pegawai Pelulus/ Pegawai
Katalog yang dilantik oleh Ketua Jabatan.
PS-6.13 Permohonan disokong/ tidak
disokong. Jika tidak
disokong, nyatakan sebab
Mencatatkan keputusan permohonan.
PS-6.14 Pegawai Katalog/ Stor Pegawai Katalog/ Stor mesti menurunkan
tandatangan.
- Pegawai Katalog/ Stor mesti dilantik
oleh Ketua Jabatan.
PS-6.15 Keputusan : Mencatatkan keputusan permohonan oleh
Pegawai Aset sama ada diluluskan/ tidak.
PS-6.16 Ketua Seksyen Kawalan Stok Pegawai Aset yang dilantik di setiap Bahagian/
Negeri/ Cawangan/ Daerah mesti menurunkan
tandatangan, mencatat nama, jawatan, jabatan
dan tarikh.
Harga Seunit/ Unit
Pengukuran :
PERKARA PROSES KERJA
26
BIL SENARAI SEMAK
7 i. Bertujuan untuk menentukan kumpulan stok
dalam sesebuah Stor Utama yang terbahagi
kepada dua (2) kumpulan barang-barang.
- KEW.PS-3
PENENTUAN KUMPULAN STOK ii. Kumpulan ditentukan berdasarkan nilai
pembelian tahunan barang-barang melalui
Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-
7).
iii. Kumpulan A
30% daripada stok yang disimpan mempunyai
nilai purata jumlah keseluruhan pembelian
tahunan tertinggi.
iv. Kumpulan B
70% bakinya.
*Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan
kepada barang-barang dalam Kumpulan A
bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai
tinggi disimpan berlebihan.
PS-7.1 Seksyen Ditentukan berdasarkan kategori stok.
Contoh : Baja, racun, alat tulis, elektrik, alat
ganti, bahan kimia, makmal, ubat-ubatan.
PS-7.2 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan.
PS-7.3 No. Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
PS-7.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok
berdasarkan nama barang-barang yang
disediakan oleh Perbendaharaan melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-7
27
BIL SENARAI SEMAK
PS-7.5 Jumlah Nilai Pembelian Bagi
2 Tahun Lepas
Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3) - PS-3.46 bagi
tempoh dua tahun lepas.
PS-7.6 20…(RM) (a) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok dua
tahun sebelum.
PS-7.7 20…(RM) (b) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok satu
tahun sebelum.
PS-7.8 Purata Nilai Pembelian
[ a + b ] ÷ 2
( c )
Membuat pengiraan berpandukan Nilai
Terimaan bagi tempoh dua tahun sebelum.
(PS-7.6 + PS-7.7) 2
PS-7.9 Peratusan
[ c ÷ Σ ] x 100
(%)
( d )
Jumlah dari purata nilai terimaan ( c ) bahagi
jumlah keseluruhan (Σ) purata nilai pembelian
dan didarab dengan 100.
[(PS-7.8) (PS-7.11)] x 100 = %
PS-7.10 Kumpulan Barang A atau B i. Kumpulan A
30% daripada stok yang disimpan mempunyai
nilai purata jumlah keseluruhan pembelian
tahunan tertinggi.
ii. Kumpulan B
70% bakinya.
PS-7.11 ∑ = Jumlah Keseluruhan Jumlah Keseluruhan bermaksud Jumlah Nilai
Pembelian dua tahun dibahagi dengan 2.
(PS-7.6 + PS-7.7) 2
PS-7.12 Catatan
Kumpulan A = 30%
Kumpulan B = 70%
i. Kumpulan A
30% daripada stok yang disimpan mempunyai
nilai purata jumlah keseluruhan pembelian
tahunan tertinggi.
ii. Kumpulan B
70% bakinya.
PERKARA PROSES KERJA
28
C.
1. Pegawai Stor hendaklah melaksanakan penyimpanan stok berdasarkan peraturan dan proses berikut :
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
1.19
Semua jenis asid disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan
dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindak balas.
Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal disimpan jauh dari bangunan stor. Jika perlu disimpan dalam tangki bawah
tanah.
Kad Petak (KEW.PS-4) berwarna merah jambu hendaklah digunakan bagi semua stok yang mempunyai tarikh luput.
Melaksanakan sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).
Menyediakan Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) dan dikemaskini dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput.
Stok bahan kimia yang mudah terbakar dilabel dengan terang menggunakan dakwat kekal untuk menunjukkan jenis
kandungan dan langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil semasa mengendalikannya.
Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan dalam bekas yang berasingan, ditegakkan dan dilabel di bahagian luar
secukupnya.
Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar,
mengkakis serta melecur disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan
kecemasan.
Memastikan stok disimpan dalam bekas asal dengan label dapat dilihat dan hanya mengandungi stok yang mempunyai kod
dan rupa bentuk yang sama.
Barang-barang tercerai dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard dan disimpan mengikut bilangan atau unit.
Barang-barang berharga dan menarik disimpan di tempat yang selamat dan berkunci.
Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab disimpan dalam bilik/ tempat berhawa dingin/ peti sejuk yang
suhunya boleh dikawal.
Stok barang-barang berat disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan.
Tarikh luput stok dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memantau semua stok bertarikh luput.
PENYIMPANAN
Mengamalkan konsep 5S - (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, Sentiasa Amal).
Susun atur yang sistematik dan praktikal.
Penggunaan ruang yang optimum dan rak-rak penyimpanan yang teratur dan kemas.
Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak sekurang-kurangnya 50cm dari siling.
Menyediakan carta lokasi stok dan dikemaskini bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan.
29
BIL SENARAI SEMAK
8
PS-8.1 Perihal stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. - Nota Hantaran (D/O)
- Invois
- KEW.PS-1
PS-8.2 No. Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-8.3 No. Lokasi Stok Rujuk kepada Kad Petak (KEW.PS-4) - PS-4.6. - KEW.PS-4
PS-8.4 No. Pembuat/ Pengenalan Merekod nombor pembuat/ pengenalan yang
terdapat pada bungkusan yang diterima
daripada pembekal (sekiranya ada).
PS-8.5 Tarikh dibuat Merujuk kepada tarikh pembuatan yang tertera
pada barang atau bungkusan.
PS-8.6 Tarikh luput Merujuk kepada tarikh luput yang tertera pada
bungkusan.
PS-8.7 Tarikh diterima Mencatat tarikh pengesahan penerimaan
barang-barang.
- Nota Hantaran (D/O)
- KEW.PS-1
- KEW.PS-10
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-8 - 1 Pekeliling Perbendaharaan- KP 6.4/
2013.
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
LABEL MASUK DAHULU KELUAR
DAHULU (MDKD)
i.
ii.
iii.
iv.
Bertujuan untuk melabelkan stok atau barang-
barang yang mempunyai tarikh luput.
Memastikan barang-barang yang diterima
dahulu dikeluarkan dahulu untuk mengelakkan
stok lama dari tidak dikeluarkan.
Dicatatkan dan dilekatkan di kotak atau bekas
bungkusan bagi memudahkan
pengenalpastian dan pemantauan semua stok
bertarikh luput.
Stok yang masuk kemudian tetapi tarikh
luputnya lebih awal dari stok yang masuk
dahulu perlu dilabelkan.
30
BIL SENARAI SEMAK
9
SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT
PS-9.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-9.2 Kategori Stor Mencatat Kategori Stor.
PS-9.3 Bulan Mencatat bulan tarikh luput yang tertera pada
bungkusan berdasarkan Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8).
- KEW.PS-8
PS-9.4 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan.
PS-9.5 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-9.6 No. Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-9.7 Lokasi Stok Rujuk kepada Kad Petak (KEW.PS-4) - PS-4.6
PS-9.8 Kuantiti Terimaan Mencatat Jumlah Kuantiti Terimaan Stok
berdasarkan maklumat transaksi di Kad Petak
(KEW.PS-4).
PS-9.9 Tarikh Luput Mencatat tarikh luput yang tertera pada
bungkusan yang terdapat padanya
berdasarkan Borang Label Masuk Dahulu
Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - Rujuk PS-8.6
PS-9.10 Baki Stok Bagi 6 Bulan
Sebelum Tamat Tempoh
Luput
*(Kuantiti dan tarikh
kemaskini)
Maklumat baki stok bagi 6 bulan sebelum
tamat tarikh luput.
-Kuantiti baki bagi transaksi terakhir pada Kad
Kawalan Stok.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-9
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-8
Bertujuan untuk merekodkan kuantiti stok
bertarikh luput dalam bulan yang sama setiap
bulan.
Contoh: toner, racun dan sebagainya.
- 1 Pekeliling Perbendaharaan-KP 6.4/
2013
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4 - Kad bewarna merah
jambu
31
BIL SENARAI SEMAK
PS-9.11 6 bulan Baki transaksi terakhir 6 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.12 5 bulan Baki transaksi terakhir 5 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.13 4 bulan Baki transaksi terakhir 4 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.14 3 bulan Baki transaksi terakhir 3 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.15 2 bulan Baki transaksi terakhir 2 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.16 1 bulan Baki transaksi terakhir 1 bulan sebelum tamat
tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
PS-9.17 Catatan Sebarang maklumat tambahan yang berkaitan.
PERKARA PROSES KERJA
32
D. PENGELUARAN
1. Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengeluaran stok berdasarkan peraturan dan proses seperti berikut :
1.1
1.2
1.3
1.4
BIL SENARAI SEMAK
10 - Rujuk 1 Pekeliling Perbendaharaan-
KP 6.5/ 2013
Pegawai Pelulus mesti dilantik oleh
Ketua Jabatan.
ii. Pesanan perlu diisi dalam 3 salinan :
- Untuk disimpan oleh pemesan.
- Untuk Bahagian Simpanan.
- Untuk disimpan oleh pemesan setelah stok
diterima.
iii. Mewujudkan fail rasmi jabatan/ organisasi bagi
tujuan mendaftar nombor pemesanan.
iv. Pengeluaran hanya boleh dibuat setelah
mendapat kelulusan Pegawai Pelulus.
PS-10.1 Daripada Alamat penuh stor pemesan.
PS-10.2 Kepada Alamat penuh stor pengeluar.
PS-10.3 Dilengkapkan Stor
Pemesan
Maklumat permohonan stok oleh stor
pemesan.
PS-10.4 No. Pemesanan Mencatat nombor pesanan oleh pemesan
berdasarkan nombor kandungan fail rasmi
jabatan/ organisasi.
PS-10.5 Tarikh Bekalan Dikehendaki Pemesan mesti menyatakan tarikh
pembekalan stok diperlukan.
Permohonan stok oleh pengguna individu dilakukan menggunakan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11).
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-10
Pemesanan stok dari stor ke stor yang lain dilakukan menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS)
(KEW.PS-10).
Diisi apabila ingin memohon barang-barang
dari Stor Utama kepada Stor Utama yang lain
atau dari Stor Unit ke Stor Utama.BORANG PESANAN DAN
PENGELUARAN STOK
i.
Pengeluaran stok hanya di lakukan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pelulus yang dilantik oleh Ketua Jabatan.
Mengamalkan sistem semua stok Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).
33
BIL SENARAI SEMAK
PS-10.6 No. Kod Catatkan No. Kod :
No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-
barang yang disediakan oleh Perbendaharaan
melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-10.7 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok.
PS-10.8 Kuantiti Dipesan Catatkan kuantiti stok yang dipesan.
PS-10.9 Pegawai Pemesan Pegawai Pemesan mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
PS-10.10 Pegawai Penerima Pegawai Penerima mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh
terima stok.
PS-10.11 Dilengkapkan Oleh Stor
Pengeluar
Maklumat permohonan stok oleh stor
pengeluar.
PS-10.12 No. Pengeluaran Mencatat nombor pengeluaran oleh Pegawai
Stor berdasarkan nombor kandungan fail
rasmi jabatan/ organisasi.
Maklumat berkaitan dengan pengeluaran stok.
(Diisi oleh Pegawai Pelulus).
PS-10.13 No. Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor
yang telah direkodkan pada Senarai Daftar
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).
contoh :
KS 001
- KS - Kad Stok
- 001 - Bilangan No. Turutan
PS-10.14 Baki Sedia Ada Kuantiti baki sedia ada. Rujuk Kad Kawalan
Stok (KEW.PS-3). - PS-3.62
PS-10.15 Kuantiti diluluskan Catatkan kuantiti stok yang diluluskan atas budi
bicara oleh Pegawai Pelulus berdasarkan
kuantiti baki stok di Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3)
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-5
BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN DAN
AKAUN
PERKARA PROSES KERJA
34
BIL SENARAI SEMAK
PS-10.16 Harga Seunit (RM) Mencatat harga seunit bagi stok yang
diluluskan.
PS-10.17 Jumlah Harga (RM) Mencatat jumlah harga berdasarkan kuantiti
stok yang diluluskan.
Maklumat stok di dalam stor.
(Diisi oleh Pegawai Stor).
PS-10.18 Kuantiti Dikeluarkan Mengeluarkan kuantiti stok berdasarkan
kuantiti yang diluluskan.
PS-10.19 Catatan Sebarang maklumat tambahan yang berkaitan.
PS-10.20 Telah Diluluskan dan
Direkodkan oleh
Pegawai Pelulus mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
PS-10.21 Dikeluarkan dan Direkod oleh Pegawai Stor mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
Tidak berkaitan dengan Stor Utama Jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
BAHAGIAN SIMPANAN
BAHAGIAN PEMBUNGKUSAN DAN
PENGHANTARAN
35
BIL SENARAI SEMAK
11 i.
BORANG PERMOHONAN STOK
iii. Mewujudkan fail rasmi jabatan/ organisasi bagi
tujuan mendaftar nombor permohonan.
iv. Pengeluaran hanya boleh dibuat setelah
mendapat kelulusan Pegawai Pelulus
pengeluaran stok.
PS-11.1 No.Permohonan Mencatat nombor permohonan oleh Pegawai
Stor berdasarkan nombor kandungan fail
rasmi jabatan/ organisasi.
PS-11.2 Bil. Nombor bilangan transaksi permohonan
secara berturutan.
PS-11.3 Permohonan Maklumat perihal barang yang diperlukan oleh
pemohon.
PS-11.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. http://knowledgebase.treasury.gov.my/k
nowledgebase/
PS-11.5 Kuantiti Dipesan Catatkan kuantiti stok yang dipesan.
PS-11.6 Pegawai Pelulus Tindakan Pegawai Pelulus.
PS-11.7 Kuantiti Diluluskan Pegawai Pelulus mencatatkan kuantiti stok
yang dilulus berdasarkan permohonan dan
kuantiti baki stok di Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3). - PS-3.62
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
PS-11.8 Baki Kuantiti Dipesan Catatkan baki kuantiti stok yang dipesan oleh
pemohon.
PS-11.9 Catatan Sebarang maklumat tambahan yang berkaitan.
PS-11.10 Tandatangan Pemohon Pegawai Pemohon mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
KEW.PS-11 Diisi oleh pemohon apabila memerlukan
barang-barang dari Stor Utama atau Stor Unit.
Pesanan perlu diisi dalam 2 salinan :
- Untuk disimpan oleh pemesan.
- Untuk disimpan oleh Pegawai Stor.
PERKARA PROSES KERJA
- Rujuk 1 Pekeliling Perbendaharaan-
KP 6.5/ 2013
36
BIL SENARAI SEMAK
PS-11.11 Kelulusan Pegawai Pelulus mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
PS-11.12 Kemaskini Rekod Mencatat No. Kad Petak (KEW.PS-4) bagi
semua stok yang dikeluarkan.
Pegawai Stor mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh
serta mengemaskini.
PS-11.13 Perakuan Penerimaan Penerima mesti menandatangan dan mencatat
nama, jawatan, jabatan dan tarikh.
BIL SENARAI SEMAK
12 Tidak berkaitan dengan stor-stor di Jabatan
Pertanian.
SENARAI PEMBUNGKUSAN
KEW.PS-12
PERKARA PROSES KERJA
PERKARA PROSES KERJA
37
BIL SENARAI SEMAK
13
PS-13.1 LAPORAN KEDUDUKAN
STOK TAHUN ……
Mencatat tahun semasa
PS-13.2 KEMENTERIAN/ JABATAN Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-13.3 KATEGORI STOR Mencatat kategori stor.
PS-13.4 Tahun Semasa Tahun semasa penyediaan laporan.
PS-13.5 KEDUDUKAN STOK Maklumat berkaitan Kedudukan Stok.
PS-13.6 Sedia Ada Maklumat stok tahun sebelum atau suku tahun
bagi tahun semasa.
PS-13.7 Bilangan stok
(i)
Mencatat Jumlah Kuantiti Bilangan Stok
berdasarkan maklumat transaksi terakhir di
Bahagian B Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-13.8 Jumlah Nilai Stok (RM)
(a)
Mencatat Jumlah Nilai Stok berdasarkan
maklumat transaksi terakhir di Bahagian B Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-13.9 Pembelian Berdasarkan Terimaan Stok Suku Tahun di
dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-13.10 Bilangan Stok
(ii)
Mencatat Jumlah Bilangan Pembelian Stok
bagi tahun semasa berdasarkan maklumat
Terimaan Stok Suku Tahun di dalam Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-13.11 Jumlah Nilai Stok (RM)
(b)
Mencatat Jumlah Nilai Pembelian Stok bagi
tahun semasa berdasarkan maklumat
Terimaan Stok Suku Tahun di dalam Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-13
LAPORAN KEDUDUKAN STOK TAHUN
……
Laporan Kedudukan Stok Tahun Semasa
(KEW.PS-13) mesti disediakan oleh Pegawai
Stor pada setiap suku tahun bagi tujuan
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK).
- 1 Pekeliling Perbendaharaan- KP 6.1/
2013
- KEW.PS-3
38
BIL SENARAI SEMAK
PS-13.12 Pengeluaran Maklumat pengeluaran stok bagi tahun semasa
berdasarkan maklumat Keluaran Stok Suku
Tahun di dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-
3).
PS-13.13 Bilangan Stok
(iii)
Mencatat jumlah bilangan pengeluaran stok
bagi tahun semasa berdasarkan maklumat
Keluaran Stok Suku Tahun di dalam Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-13.14 Jumlah Nilai Stok
( c )
Mencatat Jumlah Nilai Pengeluaran Stok bagi
tahun semasa berdasarkan maklumat Keluaran
Stok Suku Tahun di dalam Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3).
PS-13.15 Stok Semasa Maklumat berkaitan stok bagi tahun semasa.
PS-13.16 Bilangan Stok
(i + ii) - (iii)
Membuat pengiraan Bilangan Stok Semasa
berdasarkan formula :
(PS-13.7 + PS-13.10) - (PS-13.13)
PS-13.17 Jumlah Nilai Stok (RM)
d = (a + b) - ( c )
Membuat pengiraan Nilai Stok Semasa
berdasarkan formula :
(PS-13.8 + PS-13.11) - (PS-13.14)
PS-13.18 KADAR PUSINGAN STOK Maklumat berkaitan Kadar Pusingan Stok.
PS-13.19 Suku Tahun Pertama Pertama - 1 Januari hingga 31 Mac.
PS-13.20 Suku Tahun Kedua Kedua - 1 April hingga 30 Jun.
PS-13.21 Suku Tahun Ketiga Ketiga - 1 Julai hingga 30 September.
PS-13.22 Suku Tahun Keempat Keempat - 1 Oktober hingga 31 Disember.
PS-13.23 Baki Stok Akhir Tahun … Mencatat maklumat stok tahun sebelum. - KEW.PS-13
PS-13.24 Mencatat maklumat bilangan stok suku tahun
keempat dari Borang Laporan Kedudukan Stok
Tahun (KEW.PS-13) sebelumnya.
PS-13.25 Mencatat maklumat jumlah nilai stok suku
tahun keempat berdasarkan Borang Laporan
Kedudukan Stok Tahun (KEW.PS-13)
sebelumnya.
Nilai Tahunan Maklumat kedudukan Nilai Stok tahunan.
PERKARA PROSES KERJA
39
BIL SENARAI SEMAK
PS-13.26 Mencatat jumlah bilangan pembelian stok bagi
suku tahun pertama hingga suku tahun
keempat.
PS-13.27 Mencatat jumlah nilai pembelian stok bagi suku
tahun pertama hingga suku tahun keempat.
PS-13.28 Mencatat jumlah bilangan pengeluaran stok
bagi suku tahun pertama hingga suku tahun
keempat.
PS-13.29 Mencatat jumlah nilai pengeluaran stok bagi
suku tahun pertama hingga suku tahun
keempat.
PS-13.30 Mencatat jumlah nilai baki stok bagi suku tahun
keempat.
PS-13.31 Kadar Pusingan Stok
Tahunan adalah :
Mencatat Kadar Pusingan Stok berdasarkan
formula :
Jumlah Nilai Stok Pengeluaran Tahunan
dibahagi dengan (Baki Stok Akhir Tahun Lepas
dicampur dengan Baki Stok Akhir Tahun
Semasa) dibahagi dengan 2.
PS-13.32 Disediakan Oleh : Ketua Jabatan mesti menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap
jabatan.
Peringkat Jabatan - Timbalan Ketua Pengarah
Pertanian (Operasi)/ Pegawai Aset Jabatan.
Peringkat Bahagian - Pengarah Bahagian
Peringkat Negeri - Pengarah Pertanian Negeri/
Pegawai Pertanian Kuasa Usaha.
PS-13.33 Diperakukan Oleh : Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha
Kementerian) menandatangani dan mencatat
nama, jawatan, tarikh dan cap kementerian.
Peringkat Kementerian - Ketua Setiausaha
Kementerian
Peringkat Jabatan-Ketua Pengarah Pertanian
PERKARA PROSES KERJA
40
E. PEMERIKSAAN
1
1.1
1.2
1.3
1.4
Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan dengan mematuhi perkara berikut :
- Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa.
- Pemeriksaan dilaksanakan setahun sekali secara 100% ke atas semua stok mulai 1 Oktober hingga 31 Disember tahun
semasa.
- Tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan dijalankan.
- Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dengan ditandatangani serta
ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.
- Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14) untuk disemak dan
disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor.
- Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.
Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan dengan mematuhi perkara berikut :
- Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pemverifikasi Stor yang terdiri daripada seorang Pegawai Pengurusan &
Profesional dan seorang Pegawai Sokongan 1 yang telah dilantik oleh Ketua Pengarah Pertanian. (Rujuk Laman Web
Jabatan) .
- Verifikasi Stor dilaksanakan setahun sekali secara 100% ke atas semua stok mulai 1 Oktober hingga 31 Disember tahun
semasa.
- Memastikan pelarasan stok diambil tindakan (KEW.PS-17).
- Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh diguna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan
pelupusan.
- Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil
tindakan hapus kira.
- Melengkapkan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14) dan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
(KEW.PS-15).
Ketua Jabatan hendaklah memastikan pemeriksaan ke atas stor-stor dilakukan dari masa ke semasa untuk mengesan dan
mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, kekurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya.
Pemeriksaan stok terbahagi kepada 3 jenis :
- Pengiraan stok (Stor Utama dan Stor Unit).
- Pemeriksaan stok (Stor Utama).
- Verifikasi stor (Stor Utama).
Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran stok di antara
stok fizikal dan rekod. Setiap kali pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad
Petak (KEW.PS-4) dan menandatangani serta ditarikhkan.
41
BIL SENARAI SEMAK
14
PS-14.1 Laporan Pemeriksaan/
Verifikasi Stor Tahun ……
Mencatat tahun semasa.
PS-14.2 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-14.3 Diisi Oleh Pegawai Stor Maklumat berkaitan dengan stok yang akan
diisi oleh Pegawai Stor.
PS-14.4 No. Kad Kawalan Stok Mencatat semua nombor Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3) sepertimana Senarai Daftar Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-5).
PS-14.5 Perihal Stok Mencatat semua perihal stok di Kad Kawalan
Stok (KEW.PS-3) sepertimana Senarai Daftar
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).
PS-14.6 Kos Seunit Mencatat nilai seunit transaksi terakhir yang
terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -
Rujuk PS-3.56
PS-14.7 DIISI OLEH PEGAWAI
PEMERIKSA
Maklumat yang perlu diisi oleh Pegawai
Pemeriksa Stok.
PS-14.8 Kuantiti Stok Maklumat berkaitan dengan kuantiti stok.
PS-14.9 Fizikal Stok Mencatat kuantiti stok fizikal yang terdapat di
dalam stor melalui kaedah pengiraan secara
menyeluruh.
PS-14.10 Baki di Kad Kawalan Stok Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang
terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -
Rujuk PS-3.62
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-14 i.
ii.
Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor Tahun
Semasa disediakan oleh Pegawai Stor dan
laporan akan digunakan oleh Pegawai
Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor semasa
membuat pemeriksaan dan verifikasi stor.
Laporan ini disediakan untuk keseluruhan
bilangan stok berdasarkan Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3) di Stor Utama.
LAPORAN PEMERIKSAAN/ VERIFIKASI
STOR TAHUN…
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-5LAPORAN PEMERIKSAAN/
42
BIL SENARAI SEMAK
PS-14.11 Lebih Mencatat lebihan bilangan stok fizikal
berbanding baki di Kad Kawalan Stok jika ada
(PS-14.9 tolak PS-14.10).
PS-14.12 Kurang Mencatat kekurangan bilangan stok fizikal
berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok jika
ada (PS-14.10 tolak PS-14.9).
PS-14.13 DIISI OLEH PEMVERIFIKASI Maklumat yang perlu diisi oleh Pegawai
Pemverifikasi Stor.
PS-14.14 Kuantiti Stok Maklumat berkaitan dengan kuantiti stok.
PS-14.15 Fizikal Stok Mencatat kuantiti stok fizikal yang terdapat di
dalam stor melalui kaedah pengiraan secara
menyeluruh.
PS-14.16 Baki di Kad Kawalan Stok Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang
terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -
Rujuk PS-3.62
PS-14.17 Lebih Mencatat lebihan bilangan stok fizikal
berbanding baki di Kad Kawalan Stok jika ada
(PS-14.15 tolak PS-14.16).
PS-14.18 Kurang Mencatat kekurangan bilangan stok fizikal
berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok jika
ada (PS-14.16 tolak PS-14.15).
PS-14.19 Penemuan Keadaan Stok
(usang/ rosak/ tidak
digunakan lagi/ tidak aktif/
luput tempoh/ dll)
Maklumat penemuan yang perlu diisi oleh
Pegawai Pemverifikasi Stor.
PS-14.20 Kuantiti Mencatat bilangan stok berdasarkan keadaan
stok sama ada usang/ rosak/ tidak digunakan
lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan lain-lain.
PS-14.21 Justifikasi Mencatat keadaan fizikal stok semasa yang
dijumpa sama ada usang/ rosak/ tidak
digunakan lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan
lain-lain.
PERKARA PROSES KERJA
43
BIL SENARAI SEMAK
PS-14.22 Syor/ Cadangan (lupus/
hapus kira/ pelarasan stok/
pindahan stok)
Mencatat cadangan tindakan yang perlu
diambil sama ada dilupus/ hapus kira/
pelarasan stok/ pindahan stok.
PS-14.23 JUMLAH Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi PS-14.9,
PS-14.10, PS-14.11, PS-14.12, PS-14.15, PS-
14.16, PS-14.17, PS-14.18 dan PS-14.20.
PS-14.24 Dilengkapkan oleh Pegawai
Pemeriksa
Maklumat yang perlu dilengkapkan oleh
Pegawai Pemeriksa.
PS-14.25 Tandatangan : Pegawai Pemeriksa pertama mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh pemeriksaan.
PS-14.26 Tandatangan : Pegawai Pemeriksa kedua mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh pemeriksaan.
PS-14.27 Dilengkapkan oleh Pegawai
Pemverifikasi
Maklumat yang perlu dilengkapkan oleh
Pegawai Pemverifikasi Stor.
PS-14.28 Tandatangan: Pegawai Pemverifikasi Stor pertama mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh verifikasi.
PS-14.29 Tandatangan: Pegawai Pemverifikasi kedua mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh verifikasi.
PERKARA PROSES KERJA
44
BIL SENARAI SEMAK
PS-14.30 Stok di No. Kad…. Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit hendaklah
mencatat No. Kad Kawalan Stok berdasarkan
syor/ cadangan Pegawai Pemverifikasi Stor.
PS-14.31 (Tandatangan Pegawai) Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan
dan tarikh.
PS-14.32 (DILULUSKAN/ TIDAK
DILULUSKAN)*
(Tandatangan Ketua Jabatan)
Tindakan Ketua Jabatan untuk menentukan
kelulusan dan seterusnya menandatangani dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi
jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
45
BIL SENARAI SEMAK
15
PS-15.1 Laporan Tahunan
Keseluruhan Pengurusan
Stor Tahun ….
Mencatat tahun semasa.
PS-15.2 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-15.3 Kategori Stor Mencatat kategori stor.
PS-15.4 Bil. Nombor bilangan secara berturutan.
PS-15.5 Pemverifikasi Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang
melaksanakan verifikasi.
PS-15.6 Penemuan dan Ulasan Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang
melaksanakan verifikasi.
PS-15.7 Syor Pemverifikasi Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang
melaksanakan verifikasi. Mencatat sebarang
syor hasil daripada verifikasi.
PS-15.8 Pengesahan dan Syor
Penambahbaikan Oleh Ketua
Jabatan
Tindakan Ketua Jabatan/ Organisasi di mana
verifikasi dilaksanakan.
PS-15.9 Organisasi Stor Penemuan dan ulasan merujuk kepada 4 skala
seperti berikut:
PERKARA PROSES KERJA
LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN
PENGURUSAN STOR TAHUN ……
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan
Stor Tahun semasa disediakan oleh Pegawai
Pemverifikasi Stor dan laporan mesti
dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) seperti
berikut :
- Peringkat Pegawai Pertanian Kuasa Usaha
kepada Pengarah Bahagian.
- Peringkat Jabatan Pertanian Negeri dan
Peringkat Bahagian kepada Ketua Pengarah
Pertanian melalui Urusetia Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Jabatan.
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-5
- KEW.PS-8
- KEW.PS-14
KEW.PS-15
46
BIL SENARAI SEMAK
Mempunyai 4 bahagian utama :
a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun
b) Bahagian Terimaan
c) Bahagian Simpanan
d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran
i. Sangat Baik
Mempunyai 4 bahagian utama di atas.
ii. Baik
Mempunyai 3 bahagian utama di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 2 bahagian utama di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 1 atau tiada bahagian yang
dinyatakan di atas.
PS-15.10 Keselamatan/ Kebersihan Penemuan dan Ulasan Keselamatan dan
Kebersihan.
Mempunyai 10 kriteria berikut:
a) Mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.
b) Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan
yang sesuai.
c) Terhindar dari bencana alam dan serangan
makhluk perosak.
d) Mempunyai ruang pejabat yang sesuai bagi
Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran
dengan stor.
e) Mempunyai sistem pengudaraan yang baik.
f) Stor tidak dijadikan tempat penyimpanan
barang-barang yang telah rosak, usang dan
sebagainya.
g) Stor ditempatkan secara berasingan.
PERKARA PROSES KERJA
47
BIL SENARAI SEMAK
h) Mempunyai sistem keselamatan yang
bersesuaian bergantung kepada keperluan dan
kesesuaian penempatan stor.
i) Mempunyai sistem kawalan kebakaran yang
sesuai.
j) Stor sentiasa dalam keadaan bersih bagi
menjamin kualiti stok yang disimpan.
i. Sangat Baik
Mempunyai 10 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 7 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 5 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 4 kriteria atau kurang
seperti di atas.
PS-15.11 Kawalan Stok Penemuan dan Ulasan Kawalan Stok
Mempunyai 8 kriteria seperti berikut :
a) Menyedia dan mengemaskini katalog dan
kod barang-barang.
b) Mengurus Borang Permohonan Stok (BPS)
dengan cekap dan teratur.
c) Menentukan kuantiti stok yang akan
dikeluarkan.
d) Merekodkan penerimaan dan pengeluaran.
e) Menentukan dan menguruskan kuantiti
penokokan stok.
f) Menguruskan pemeriksaan dan pelupusan
stok.
g) Menguruskan kehilangan dan hapus kira
stok.
h) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok
Tahunan (KEW.PS-13).
PERKARA PROSES KERJA
48
BIL SENARAI SEMAK
i. Sangat Baik
Mempunyai 8 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 5 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 3 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 2 kriteria atau kurang
seperti di atas.
PS-15.12 Proses Penerimaan Penemuan dan Ulasan Proses Penerimaan
Mempunyai 14 kriteria seperti berikut :
a) Penerimaan dibuat melalui stor dan
diperiksa bagi memastikan ia menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
b) Pemeriksaan dan pengesahan barang-
barang teknikal dilakukan oleh Pegawai
Teknikal yang berkelayakan bersama Pegawai
Penerima.
c) Pegawai Penerima hendaklah memastikan
barang-barang diterima secara fizikal disemak
bersama Pesanan Kerajaan, Nota Hantaran,
Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan
lain-lain dokumen yang berkaitan.
d) Barang-barang diperiksa secara dikira,
diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh
Pegawai Penerima dengan disaksikan oleh
seorang Pegawai lain sebelum disahkan
penerimaannya.
e) Mengesah kuantiti sebenar yang diterima
dengan segera di atas Pesanan Kerajaan atau
apa-apa dokumen lain yang berkenaan.
PERKARA PROSES KERJA
49
BIL SENARAI SEMAK
f) Pengesahan penerimaan yang tidak dapat
dilakukan dengan serta merta dokumen
tersebut dicap "Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang atau diuji".
g) Penerimaan dilakukan menggunakan
Borang Terimaan Barang-barang (BTB)
(KEW.PS-1) yang disediakan oleh Pegawai
Penerima dan diperakukan oleh Pegawai
Teknikal (jika perlu).
h) Menyediakan Borang Terimaan Barang-
barang (BTB) (KEW.PS-1) oleh Stor Utama.i) Menggunakan Borang Laporan Terimaan
Barang-barang (KEW.PS-2) jika terdapat
kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak
mematuhi spesifikasi.
j) Melakukan pengujian kualiti ke atas barang-
barang yang diterima.
k) Penerimaan hanya dilakukan di luar
kawasan stor apabila ukuran atau keadaan
fizikal barang tidak sesuai diserahkan di
kawasan stor.
l) Pelabelan barang-barang ada dilakukan. m)
Memastikan penerimaan barang-barang import
di tempat pendaratan dilakukan melalui
prosedur berikut :
- Pastikan bungkusan barang-barang tidak
mempunyai sebarang tanda kerosakan atau
terusik.
- Sekiranya ada, bungkusan dibuka dan
diperiksa dengan serta merta dihadapan agen
penghantaran atau wakil.
- Mendapatkan sijil kerosakan daripada
pembekal sekiranya berlaku kerosakan,
kehilangan atau tidak cukup bekal.
PERKARA PROSES KERJA
50
BIL SENARAI SEMAK
n) Barang-barang mudah terbakar atau kimia
dihantar terus ke stor barang-barang mudah
terbakar atau kimia untuk disimpan.
i. Sangat Baik
Mempunyai 14 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 10 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 5 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 4 kriteria atau kurang
seperti di atas.
PS-15.13 Penyelenggaraan Rekod Penemuan dan Ulasan Penyelenggaraan
Rekod.Mempunyai 5 kriteria seperti berikut:
a) Merekodkan dengan lengkap semua stok
yang diterima.
b) Semua Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan
Kad Petak (KEW.PS-4) dikemaskini setiap kali
transaksi.
c) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) disimpan
oleh Pegawai Stor.
d) Kad Petak (KEW.PS-4) ditempatkan
bersama stok kecuali bagi stok bahan-bahan
kimia, mudah terbakar dan sejuk beku
disimpan di tempat berasingan.
e) Menyediakan Senarai Daftar Kad Kawalan
Stok (KEW.PS-5).i. Sangat Baik
Mempunyai 5 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 4 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 3 kriteria seperti di atas.
PERKARA PROSES KERJA
51
BIL SENARAI SEMAK
iv Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 2 kriteria atau kurang
seperti di atas.
PS-15.14 Proses Penyimpanan 3.6 Penemuan dan Ulasan Proses
Penyimpanan
Mempunyai 19 kriteria seperti berikut :
a) Mengamalkan konsep 5S.
b) Susun atur yang sistematik dan praktikal.
c) Penggunaan ruang yang optimum dan rak-
rak penyimpanan yang teratur dan kemas.
d) Penyimpanan stok di rak paling atas
hendaklah mempunyai jarak sekurang-
kurangnya 50cm dari siling.
e) Menyediakan pelan lokasi stok dan
dikemaskini bagi memudahkan penyimpanan,
pengeluaran dan pemeriksaan.
f) Memastikan stok disimpan dalam bekas asal
dengan label dapat dilihat dengan jelas.
g) Barang-barang tercerai dimasukkan ke
dalam bekas yang berukuran standard dan
disimpan mengikut bilangan atau unit.
h) Barang-barang berharga dan menarik
disimpan di tempat yang selamat.
i) Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas
dan lembab disimpan dalam bilik/ tempat
berhawa dingin/ peti sejuk yang suhunya boleh
dikawal. j) Stok barang-barang berat disimpan di rak
paling bawah bagi tujuan keselamatan.
k) Tarikh luput stok dicatatkan di kotak, bekas
atau bungkusannya bagi memantau semua
stok bertarikh luput.
l) Kad Petak (KEW.PS-4) berwarna merah
jambu digunakan bagi semua stok bertarikh
luput.
PERKARA PROSES KERJA
52
BIL SENARAI SEMAK
m) Melaksanakan sistem Masuk Dahulu Keluar
Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).
n) Menyediakan Senarai Stok Bertarikh Luput
(KEW.PS-9) dan dikemaskini dalam tempoh 6
bulan sebelum tamat tarikh luput.
o) Stok bahan kimia yang mudah terbakar
dilabel dengan terang untuk menunjukkan jenis
kandungannya dan langkah-langkah
keselamatan yang perlu diambil semasa
mengendalikannya menggunakan dakwat
kekal.p) Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan
dalam bekas yang berasingan, ditegakkan dan
ditanda di bahagian luar secukupnya.
q) Semua bahan kimia atau bahan mudah
terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan
serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta
melecur disimpan di stor berasingan, lengkap
dengan alat pencegah kebakaran dan alat
bantuan kecemasan. r) Semua jenis asid disimpan jauh daripada
stok mudah terbakar atau stok yang boleh
terjejas akibat wapnya dan elakkan dari
tersentuh logam atau air kerana ia akan
bertindak balas.
s) Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal
disimpan jauh dari bangunan stor. Jika perlu,
simpan dalam tangki bawah tanah.i. Sangat Baik
- Mempunyai 19 kriteria dari 'a hingga s' (bagi
stor yang mempunyai stok bahan kimia atau
bahan mudah terbakar)
- Mempunyai 14 kriteria dari 'a hingga n'
(bagi stor yang tidak mempunyai stok bahan
kimia atau bahan mudah terbakar)
PERKARA PROSES KERJA
53
BIL SENARAI SEMAK
ii. Baik
- Mempunyai 15 kriteria dari 'a hingga s' (bagi
stor yang mempunyai stok bahan kimia atau
bahan mudah terbakar)
- Mempunyai 10 kriteria dari 'a hingga n' (bagi
stor yang tidak mempunyai stok bahan kimia
atau bahan mudah terbakar)
iii. Memuaskan
- Mempunyai 10 kriteria dari 'a hingga s' (bagi
stor yang mempunyai stok bahan kimia atau
bahan mudah terbakar)
- Mempunyai 5 kriteria dari 'a hingga n' (bagi
stor yang tidak mempunyai stok bahan kimia
atau bahan mudah terbakar)
iv. Tidak Memuaskan
- Hanya mempunyai 9 kriteria atau kurang dari
'a hingga s' (bagi stor yang mempunyai stok
bahan kimia atau bahan mudah terbakar)
- Hanya mempunyai 4 kriteria atau kurang dari
'a hingga n' (bagi stor yang tidak mempunyai
stok bahan kimia atau bahan mudah terbakar)
PS-15.15 Proses Pengeluaran Penemuan dan Ulasan Proses Pengeluaran
Mempunyai 5 kriteria seperti berikut :
a) Pengeluaran stok hanya dilakukan setelah
mendapat kelulusan dari Pegawai Pelulus yang
diberi kuasa oleh Ketua Jabatan.
b) Mengamalkan sistem Masuk Dahulu Keluar
Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).
c) Pemesanan stok dilakukan menggunakan
Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS)
(KEW PS-10).
PERKARA PROSES KERJA
54
BIL SENARAI SEMAK
d) Permohonan stok dilakukan menggunakan
Borang Permohonan Stok (BPS) (KEW PS-11).
e) Urusan pembungkusan dan penghantaran
dijalankan dengan cermat, teratur dan cekap
serta mematuhi tatacara pembungkusan yang
terdapat dalam 1 Pekeliling Perbendaharan
(1PP) .
i. Sangat Baik
Mempunyai 5 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 4 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 3 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 2 kriteria atau kurang
seperti di atas.
PS-15.16 Proses Pelupusan Penemuan dan Ulasan Proses Pelupusan
Mempunyai 4 kriteria seperti berikut :
a) Proses pelupusan stok dilaksanakan
mengikut peraturan yang ditetapkan dalam 1
Pekeliling Perbendaharan Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
b)Pelupusan stok hendaklah menggunakan
borang Laporan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan Stok (KEW.PS-19).
c) Melaksanakan proses kemaskini di borang
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak
(KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'
selepas pelupusan dilaksanakan.
d) Mengemukakan Laporan Tahunan
Pelupusan Stok (KEW.PS-20).
PERKARA PROSES KERJA
55
BIL SENARAI SEMAK
i. Sangat Baik
Mempunyai 4 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 3 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 2 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 1 atau tiada kriteria seperti
di atas.
PS-15.17 Proses Hapus Kira Penemuan dan Ulasan Proses Hapus Kira
Mempunyai 4 kriteria seperti berikut :
a) Proses hapus kira kehilangan stok
dilaksanakan mengikut peraturan yang
ditetapkan dalam 1 Pekeliling Perbendaharaan
(1PP), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.
b) Menyediakan Laporan Hapuskira
Kekurangan Stok (KEW.PS-21) bagi stok yang
nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada
RM250.00 yang kekurangan disebabkan oleh
kesusutan akibat dipotong, ditimbang,
dibancuh, sejat, bocor, meruap atau
kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat
dielakkan.
c) Mengemukakan Laporan Tahunan
Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-
22).
d) Melaksanakan proses kemaskini di borang
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak
(KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'
selepas hapus kira dilaksanakan.
PERKARA PROSES KERJA
56
BIL SENARAI SEMAK
i. Sangat Baik
Mempunyai 4 kriteria seperti di atas.
ii. Baik
Mempunyai 3 kriteria seperti di atas.
iii. Memuaskan
Mempunyai 2 kriteria seperti di atas.
iv. Tidak Memuaskan
Hanya mempunyai 1 atau tiada kriteria seperti
di atas.
PS-15.18 Hasil Pengiraan/
Pemeriksaan/ VerifikasiPenemuan dan Ulasan Hasil Pengiraan/
Pemeriksaan/ Verifikasi
Mencatat kesimpulan keseluruhan hasil
penemuan yang diperolehi semasa proses
pengiraan pemeriksaan dan verifikasi sama
ada Sangat Baik/ Baik/ Memuaskan/ Tidak
Memuaskan.
Penemuan dan Ulasan Nilai Keseluruhan
Stok Disimpan (RM)
Mencatat Jumlah Nilai Stok (tahun semasa)
berdasarkan Laporan Kedudukan Stok Tahun
(KEW.PS-13) dengan merujuk pada PS-13.17
pada baris suku tahun ketiga.
PS-15.20 Lain-lain Penemuan Pegawai Pemverifikasi Stor mencatat sebarang
penemuan semasa verifikasi (jika ada).
PS-15.21 Nama Pemverifikasi 1 Pegawai Pemverifikasi 1 mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh verifikasi.
PS-15.22 Nama Pemverifikasi 2 Pegawai Pemverifikasi 2 mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
jabatan, tarikh lantikan dan tarikh verifikasi.
PERKARA PROSES KERJA
PS-15.19 Nilai Keseluruhan Stok
Disimpan (RM)
57
BIL SENARAI SEMAK
PS-15.23 Ulasan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan untuk membuat
ulasan.
PS-15.24 Tandatangan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan untuk
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
tarikh dan cap rasmi jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
58
BIL SENARAI SEMAK
16
PS-16.1 Laporan Tahunan Verifikasi
Stor Tahun…
Mencatat tahun semasa.
PS-16.2 Kementerian Mencatat nama Kementerian.
PS-16.3 Bil. Nombor bilangan secara berturutan.
PS-16.4 Bahagian/ Jabatan Mencatat nama Bahagian/ Negeri/ Jabatan/
PTJ.
PS-16.5 Kategori Stor Mencatat kategori stor.
PS-16.6 Tarikh Verifikasi Mencatat tarikh verifikasi dilaksanakan.
PS-16.7 Nilai Keseluruhan Stok
Disimpan (RM)
Mencatat Nilai Stok (tahun semasa)
berdasarkan Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor Tahun Semasa (KEW.PS-15)
dengan merujuk pada PS-15.19.
PS-16.8 Jumlah Keseluruhan Nilai
Stok Disimpan
Mencatat Jumlah Keseluruhan Nilai Stok
disimpan berdasarkan maklumat yang terdapat
di dalam laporan ini.
PS-16.9 Disediakan oleh Unit
Pengurusan Aset
Disediakan oleh Pegawai Aset Bahagian/
Negeri dan seterusnya menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi
jabatan.PS-16.10 Diperakukan Oleh Tindakan Ketua Pengarah untuk
menandatangani dan mencatat nama, jawatan,
tarikh dan cap rasmi jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-16
LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR
TAHUN…
i.
ii.
iii.
Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun
semasa disediakan oleh Pegawai Aset
Jabatan.
Laporan ini disediakan untuk melaporkan
kepada Ketua Jabatan bahawa verifikasi stor
telah dilaksanakan.
Laporan ini akan dihantar kepada Kementerian
Pertanian dan Industri Asas Tani untuk
dikemukakan kepada Kementerian Kewangan
sebagai pengesahan verifikasi stor telah
dijalankan bagi tahun berkenaan.
- KEW.PS-3
- KEW.PS-5
- KEW.PS-13
- KEW.PS-14
- KEW.PS-15
59
BIL SENARAI SEMAK
17
PS-17.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-17.2 Kategori Stor Mencatat kategori stor.
PS-17.3 Bil. Nombor bilangan secara berturutan.
PS-17.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok
berdasarkan katalog barang-barang yang
disediakan oleh Perbendaharaan melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS)
Knowledgebase.
PS-17.5 No. Kad Kawalan Stok Mencatat nombor Kad Kawalan Stok (KEW.PS-
3). - Rujuk PS-3.1
PS-17.6 Tarikh Penemuan (Pengiraan/
Pemeriksaan/ Verifikasi)
Mencatat tarikh penemuan semasa pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi stor dilaksanakan.
PS-17.7 Harga Seunit (RM) Mencatat semua nilai kos seunit transaksi
terakhir yang terdapat di Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3). - Rujuk PS-3.56
PS-17.8 Kekurangan Kekurangan bilangan stok dan jumlah nilai.
PS-17.9 Kuantiti Mencatat bilangan kekurangan stok.
PS-17.10 Nilai Mencatat jumlah nilai kekurangan stok.
KEW.PS-17
PERKARA PROSES KERJA
PENYATA PELARASAN STOK
i.
ii.
Penyata Pelarasan Stok mesti disediakan oleh
Pegawai Stor apabila terdapat baki fizikal atau
rekod tidak bertepatan berdasarkan hasil
pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi.
Laporan ini akan dikemukakan kepada Ketua
Jabatan/ Organisasi di mana pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi stok dijalankan untuk
mendapatkan kelulusan bagi melaksanakan
penyelarasan ke atas stok.
- KEW.PS-3
- KEW.PS-14
60
BIL SENARAI SEMAK
PS-17.11 Lebihan Lebihan bilangan stok dan jumlah nilai.
PS-17.12 Kuantiti Mencatat bilangan lebihan stok.
PS-17.13 Nilai (RM) Mencatat jumlah nilai lebihan stok .
PS-17.14 Justifikasi silap pengiraan Mencatat penerangan perbezaan antara stok
fizikal dengan rekod semasa pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi stor dilaksanakan.
PS-17.15 Disediakan oleh Disediakan oleh Pegawai Stor dan seterusnya
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
tarikh dan cap rasmi jabatan.
PS-17.16 DILULUSKAN/ TIDAK
DILULUSKAN
Tindakan Ketua Jabatan untuk menentukan
kelulusan dan seterusnya menandatangani dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi
jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
61
BIL SENARAI SEMAK
18
PERAKUAN AMBIL ALIH
PS-18.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-18.2 Kategori Stor Mencatat kategori stor.
PS-18.3 Bil. Nombor bilangan secara berturutan.
PS-18.4 No. Kad Kawalan Stok Mencatat semua nombor Kad Kawalan Stok
berdasarkan Daftar Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-5).
PS-18.5 Perihal Stok Mencatat semua perihal stok.
PS-18.6 Harga Seunit (RM) Mencatat nilai kos seunit transaksi terakhir
yang terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-
3). - Rujuk PS-3.56
PS-18.7 Kad Kawalan Stok Maklumat mengenai stok di Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3) yang berada di dalam kawalan
Pegawai Stor yang akan menyerahkan tugas.
PERKARA PROSES KERJA
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Perakuan ini dibuat apabila berlaku pertukaran
di antara Pegawai Stor.
Mesti disediakan oleh Pegawai Stor yang akan
menyerahkan tugas dalam tempoh 2 minggu.
Perakuan ini hendaklah dilaksanakan bersama
antara Pegawai Stor yang akan menyerah
tugas dengan Pegawai Stor yang akan
mengambil alih tugas stor berkenaan.
Semakan seratus peratus (100%) di Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak
(KEW.PS-4) bagi memastikan baki stok sama
dengan fizikal stok.
Pelaksanaan ini melibatkan semua kategori
stor.
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-5
- KEW.PS-18
KEW.PS-18
62
BIL SENARAI SEMAK
PS-18.8 Kuantiti Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang
terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -
Rujuk PS-3.62
PS-18.9 Nilai (RM) Mencatat nilai baki transaksi terakhir yang
terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -
Rujuk PS-3.63
PS-18.10 Baki Fizikal Stok Maklumat baki fizikal stok yang terdapat di
dalam stor melalui kaedah pengiraan secara
menyeluruh oleh Pegawai Stor yang akan
menyerah tugas bersama dengan Pegawai
Stor yang akan mengambil alih tugas stor.
PS-18.11 Kuantiti Mencatat kuantiti fizikal stok yang terdapat di
dalam stor melalui kaedah pengiraan.
PS-18.12 Nilai (RM) Mencatat jumlah nilai stok fizikal yang terdapat
di dalam stor berdasarkan kuantiti baki stok
(PS-18.11 darab PS-18.6).
PS-18.13 Kuantiti Fizikal Stok Maklumat lebih/ kurang kuantiti fizikal stok
berdasarkan perbezaan di antara baki fizikal
stok dan rekod Kad Kawalan Stok (jika ada).
PS-18.14 Lebih Mencatat lebihan bilangan fizikal stok
berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok
(PS-18.8 tolak PS-18.11).
PS-18.15 Kurang Mencatat kekurangan bilangan fizikal stok
berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok
(PS-18.11 tolakPS-18.8).
PS-18.16 Keadaan Stok (usang/ rosak/
tidak digunakan lagi/ tidak
aktif/ luput tempoh/ dll
Mencatat keadaan fizikal stok semasa yang
ditemui sama ada usang/ rosak/ tidak
digunakan lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan
lain-lain.
PS-18.17 Jumlah Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi PS-18.8,
PS-18.9, PS-18.11, PS-18.12, PS-18.14, PS-
18.15
PERKARA PROSES KERJA
63
BIL SENARAI SEMAK
PS-18.18 Tandatangan Pegawai yang
menyerah tugas stor
Pegawai yang menyerah tugas stor mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan
dan tarikh bila stor diserah kepada pengganti.
PS-18.19 Tandatangan Pegawai yang
mengambil alih stor
Pegawai yang mengambil alih tugas stor mesti
menandatangan dan mencatat nama, jawatan
dan tarikh bila stor diambil alih daripada
Pegawai Stor terdahulu.
PS-18.20 Tandatangan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan sebagai saksi
penyerahan dan pengambil alihan stor dengan
menandatangan dan mencatat nama, jawatan,
tarikh dan cap rasmi jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
64
F. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
Stor tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang yang telah rosak, usang dan sebagainya.
Bangunan stor ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain.
Mempunyai sistem keselamatan yang bersesuaian bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan stor.
Mempunyai sistem kawalan kebakaran yang sesuai.
Stor sentiasa dalam keadaan bersih bagi menjamin kualiti stok yang disimpan.
Ketua Jabatan hendaklah memastikan keselamatan dan kebersihan stor dengan mematuhi peraturan dan proses berikut :
Mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.
Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan yang sesuai.
Terhindar dari bencana alam dan serangan makhluk perosak.
Mempunyai ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.
Mempunyai sistem pengudaraan yang baik.
65
G.
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
BIL SENARAI SEMAK
19 - Lembaga Pemeriksa Pelupusan
dilantik oleh Ketua Pengarah Pertanian
- KEW.PS-3
- KEW.PS-4
- KEW.PS-14
ii. Laporan ini disediakan oleh Pegawai Stor . 1PP ASET ALIH 6.pdf
iii. Lembaga Pemeriksa terdiri daripada dua (2)
orang pegawai, seorang (1) dari Kumpulan
Pengurusan & Profesional dan seorang (1) dari
Kumpulan Pelaksana Gred 17 ke atas atau
yang setaraf dengannya yang telah dilantik
oleh Ketua Pengarah. (Ketua Jabatan juga
boleh menjemput Lembaga Pemeriksa
Pelupusan dari Kementerian/ Jabatan lain yang
telah dilantik jika perlu).iv.
v.
Lembaga Pemeriksa Pelupusan mencatatkan
keadaan stok serta mengesyorkan kaedah
pelupusan yang sesuai.
Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3) (Bahagian B) dan
Kad Petak (KEW.PS-4) di ruang 'Keluar' dan
'Baki'.
KEW.PS-19
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA
PELUPUSAN STOK
i.
Ketua Jabatan hendaklah memastikan pelupusan stok dilaksanakan dengan mematuhi peraturan dan proses berikut :
Proses pelupusan stok dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih
(1 Pekeliling Perbendaharaan Tahun 2013).
- Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007, Bab E Pelupusan stok hendaklah menggunakan Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19).
Melaksanakan proses kemaskini di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'
setelah proses pelupusan selesai dilaksanakan.
Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK) Bahagian/ Jabatan/ Kementerian.
PERKARA PROSES KERJA
PELUPUSAN
Borang Laporan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan Stok bertujuan untuk melaksanakan
pelupusan stok yang rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak
diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan,
disyorkan selepas pengiraan stok atau
pemeriksaan stok/ verifikasi stor.
66
BIL SENARAI SEMAK
PS-19.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan
PS-19.2 Kategori Stor Mencatat kategori stor.
PS-19.3 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan
PS-19.4 No. Kod Mencatat No. Kod yang terdapat di Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-19.5 Perihal Stok Mencatat perihal stok yang terdapat di Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-19.6 Tarikh Terima : Mencatat tarikh terima seperti yang terdapat di
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-19.7 Tempoh Simpanan : Mencatat tempoh yang diambil kira bermula
daripada tarikh terima sehingga tarikh
pelupusan dilaksanakan seperti yang terdapat
di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-19.8. Kuantiti : Mencatat jumlah kuantiti stok yang hendak
dilupus.
PS-19.9 Nilai Perolehan (RM) : Maklumat harga seunit dan jumlah nilai
pelupusan.
PS-19.10 Seunit Mencatat harga seunit yang hendak dilupus
seperti yang terdapat di Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3).
PS-19.11 Jumlah Mencatat jumlah nilai stok yang hendak
dilupus.
PS-19.12 Justifikasi Pelupusan : Mencatat justifikasi pelupusan berdasarkan
keadaan stok sama ada rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak
diperlukan, tidak bergerak atau melebihi
keperluan.PS-19.13 Syor Kaedah Pelupusan : Pengesyoran kaedah pelupusan hendaklah
berdasarkan 1 Pekeliling Perbendaharaan
Tahun 2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan.
PERKARA PROSES KERJA
67
BIL SENARAI SEMAK
PS-19.14 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi
PS-19.8, PS-19.10 dan PS-19.11
PS-19.15 Pegawai Pemeriksa 1 : Pegawai Pemeriksa 1 mesti menandatangan
dan mencatat nama, jawatan, jabatan dan
tarikh pemeriksaan.
PS-19.16 Pegawai Pemeriksa 2 : Pegawai Pemeriksa 2 mesti menandatangan
dan mencatat nama, jawatan, jabatan dan
tarikh pemeriksaan.
PS-19.17 Keputusan Kuasa Melulus: Tindakan pegawai yang diberi kuasa untuk
meluluskan pelupusan dan hapus kira tertakluk
kepada Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa
1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh 27
Oktober 2014 dengan menurunkan
tandatangan, mencatat nama, jawatan, tarikh
dan cap rasmi jabatan.
- Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa
1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh
27 Oktober 2014
PERKARA PROSES KERJA
68
BIL SENARAI SEMAK
20
PS-20.1 Tahun Tahun semasa penyediaan laporan.
PS-20.2 Kementerian : Mencatat nama Kementerian.
PS-20.3 Bil : Mencatat nombor bilangan secara berturutan.
PS-20.4 Bahagian / Jabatan : Mencatat nama Jabatan/ Bahagian/ Unit
Negeri.
PS-20.5 Jumlah Nilai Perolehan (RM) Mencatat Jumlah Nilai Perolehan berdasarkan
jumlah di Borang Laporan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan Stok (KEW.PS-19).
PS-20.6 Jumlah Nilai Perolehan Stok
(RM) :
Mencatat Nilai Perolehan Stok bagi pelupusan
stok berdasarkan kaedah jualan/ e-waste/
musnah atau kaedah lain.
PS-20.7 Jualan : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus
secara kaedah Jualan.
PS-20.8 E-Waste Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus
secara kaedah E-Waste, Buangan Terjadual
dan Sisa Pepejal.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan KP 2.6/2013 Para 15
PS-20.9 Musnah : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus
secara kaedah Musnah.
PS-20.10 Kaedah Lain : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus
secara Kaedah Lain.
PS-20.11 Jumlah Hasil Pelupusan
(RM):
Mencatat jumlah sebenar hasil jualan setelah
melaksanakan kaedah pelupusan (jika ada).
PS-20.12 Disediakan oleh Unit
Pengurusan Aset :
Disediakan oleh Pegawai Aset Bahagian/
Negeri dan seterusnya menandatangan dan
mencatat nama, jawatan dan tarikh.
PS-20.13 Diperakukan oleh : Tindakan Ketua Jabatan untuk
menandatangani dan mencatat nama, jawatan,
tarikh dan cap rasmi jabatan.
- 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN
STOK TAHUN …….
Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun
Semasa mesti disediakan oleh Pegawai Stor
pada setiap suku tahun bagi tujuan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK).
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-20
69
H.
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
BIL SENARAI SEMAK
21
Proses Hapuskira Kehilangan Stok dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan
seumpananya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan kecuali
kekurangan stok yang bernilai rendah. Kekurangan stok yang bernilai rendah tersebut bukan disebabkan kecurian,
penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah keseluruhan nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250.00 yang
kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, sejat, bocor, meruap atau kemerosotan/
kekurangan yang tidak dapat dielakkan.
Mengemukakan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapuskira Stok (KEW.PS-22) kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK).
Melaksanakan proses kemaskini di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'.
Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali
sesuatu kehilangan melibatkan jenayah.
PERKARA PROSES KERJA
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan peraturan dan proses seperti berikut jika berlaku kehilangan stok :
KEW.PS-21
LAPORAN HAPUSKIRA KEKURANGAN
STOK
i.
ii.
iii.
iv.
Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok
dilaksanakan apabila kekurangannya
disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau
kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat
dielakkan.
Stok yang bernilai rendah adalah stok yang
jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya
tidak lebih daripada RM250.00.
Kekurangan stok bernilai rendah bukan
disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
Laporan ini mesti disediakan oleh Pegawai
Stor dengan merujuk di ruangan syor oleh
Pegawai Pemeriksa/ Pemverifikasi Stor di
KEW.PS-14.
- KEW.PS-14
- KEW.PS-21
- KEW.PS-22
70
BIL SENARAI SEMAK
PS-21.1 Kementerian/ Jabatan : Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.
PS-21.2 Bil : Mencatat nombor bilangan secara berturutan.
PS-21.3 No. Kad Kawalan Stok : Mencatat No. Kad di Kad Kawalan Stok.
PS-21.4 Perihal Stok : Mencatat perihal stok yang hilang saperti yang
terdapat di Kad Kawalan Stok .
PS-21.5 Perihal Kehilangan : Maklumat mengenai kehilangan stok.
PS-21.6 Kuantiti : Mencatat jumlah kuantiti stok yang hilang.
PS-21.7 Nilai Perolehan (RM) : Maklumat harga seunit dan jumlah nilai
kehilangan.
PS-21.8 Seunit : Mencatat harga seunit stok yang hendak
dihapuskira seperti yang terdapat di Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3).
PS-21.9 Jumlah : Mencatat jumlah nilai stok yang hendak
dihapuskira berdasarkan kuantiti
(PS-21.6 darab harga seunit PS-21.8).
PS-21.10 Sebab dihapuskira : Mencatat sebab dihapuskira berdasarkan
keadaan stok samada yang kekurangannya
disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau
kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat
dielakkan.
PS-21.11 Syor oleh Pegawai
Pemverifikasi :
Mencatat pengesyoran yang telah disyorkan
oleh pegawai Pemverifikasi Stok berdasarkan
Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stok Tahun
Semasa
(KEW.PS-14).
PS-21.12 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi
PS-21.6, PS-21.8 dan PS-21.9.
PS-21.13 Disediakan Oleh Pegawai
Stor :
Disediakan oleh Pegawai Stor dan seterusnya
menandatangan dan mencatat nama, jawatan
dan tarikh.
PERKARA PROSES KERJA
71
BIL SENARAI SEMAK
PS-21.14 Disahkan Oleh Ketua Jabatan
:
Tindakan Ketua Jabatan/ Organisasi untuk
mengesahkan laporan dan seterusnya
menandatangan dan mencatat nama, jawatan
dan tarikh.
PS-21.15 Keputusan Kuasa Melulus : Tindakan pegawai yang diberi kuasa untuk
meluluskan pelupusan dan hapus kira tertakluk
kepada Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa
1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh 27
Oktober 2014 dengan menurunkan
tandatangan, mencatat nama, jawatan, tarikh
dan cap rasmi jabatan.
- Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa
1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh
27 Oktober 2014
PERKARA PROSES KERJA
72
BIL SENARAI SEMAK
22
PS-22.1 Tahun Mencatat tahun semasa.
PS-22.2 Kementerian : Mencatat nama Kementerian.
PS-22.3 Bil : Mencatat nombor bilangan secara berturutan.
PS-22.4 Bahagian/ Jabatan: Mencatat nama Jabatan/ Bahagian/ Unit
Negeri.
PS-22.5 Perihal Stok : Mencatat perihal stok.
PS-22.6 Tarikh Kehilangan : Mencatat tarikh kehilangan stok.
PS-22.7 Kuantiti : Mencatat kuantiti stok yang hilang.
PS-22.8 Nilai Perolehan (RM) : Mencatat jumlah nilai stok yang telah hilang.
PS-22.9 Tarikh Hapuskira : Mencatat tarikh surat kelulusan hapuskira oleh
Kuasa Melulus berdasarkan tarikh di KEW.PS-
21.
PS-22.10 Sebab Kehilangan : Mencatat sebab kehilangan stok.
PS-22.11 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan di PS-22.7 dan
PS-22.8.
PS-22.12 Disediakan Oleh Unit
Pengurusan Aset :
Disediakan oleh Pegawai Aset Bahagian/
Negeri dan seterusnya menandatangan dan
mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi
jabatan.
PS-22.13 Diperakukan Oleh : Tindakan Ketua Jabatan untuk memperaku
dan seterusnya menandatangan dan mencatat
nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi jabatan.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-22
LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN
HAPUSKIRA STOK TAHUN……..
Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira
Stok Tahun Semasa mesti disediakan oleh
Pegawai Stor pada setiap tahun untuk
dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).
- KEW.PS-21
73
I.
Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui :
i. Kadar Pusingan Stok
ii. Paras Simpanan
iii.
BIL SENARAI SEMAK
KATALOG i. Setiap Stor Utama mesti mewujudkan Katalog
Barangan dalam simpanan di setiap stor.
- Rujuk : 1 Pekeliling Perbendaharaan
(1PP) - KP 6.1/2013
ii. Maklumkan Katalog Barangan tersebut
kepada semua pegawai dan kakitangan
iii. Mengekalkan 1 jenis / 1 kualiti sahaja mengikut
kod pada katalog barang-barang.
KUMPULAN STOK i) Stor Utama hendaklah membahagikan stok
bagi barang-barang seperti berikut:-
- Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok
yang disimpan yang mempunyai nilai
pembelian tahunan tertinggi; dan
- Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.
Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik.
PERKARA PROSES KERJA
- Semua Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah mencapai kadar pusingan stok tahunan sekurang-kurangnya dua (2) kadar pusingan.
- Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat membekalkan stok dengan kerap
kepada pengguna.
- Stok yang aktif adalah stok yang dikeluarkan dua (2) kadar pusingan dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang daripada dua
(2) kadar pusingan adalah stok tidak aktif . (1 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KP 6.1/2013)
- Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/ tidak bergerak
adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya.
Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan seperti vaksin
ular dan racun adalah stor yang baik.
Paras Perkhidmatan
KAEDAH-KAEDAH MENINGKATKAN KADAR PUSINGAN STOK
- Kadar Pusingan Stok boleh dibuat pengiraan setiap suku tahun dan tahunan mengikut jumlah nilai stok.
74
BIL SENARAI SEMAK
ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai
pembelian bagi tempoh dua (2) tahun yang
lepas dan kajian semula ke atas pembahagian
Kumpulan A dan Kumpulan B hendaklah
dilakukan pada setiap permulaan tahun.
iii) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan
kepada stok dalam Kumpulan A bagi tujuan
mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan
berlebihan.
PARAS STOK
i.. Paras Stok Maksimum
Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-
satu masa.
ii. Paras Menokok StokKuantiti stok yang menunjukkan telah sampai
masa untuk memesan stok baru kerana baki
stok yang ada hanya cukup untuk menampung
pengeluaran dalam tempoh pesanan dan
serahan.iii. Paras Stok Minimum
Kuantiti stok terendah yang di simpan pada
satu-satu masa.
iv. Dalam menentukan paras stok, kadar
penggunaan bulanan adalah dikira dengan
mengambil rekod purata pengeluaran setahun
bagi tahun sebelumnya.
v. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok
yang boleh disimpan pada sesuatu masa
adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan
setelah mengambil kira tempoh serahan, nilai
dan kepentingannya. Walau bagaimanapun,
stok maksima tidaklah boleh melebihi dua
belas (12) bulan penggunaan kecuali dengan
kelulusan Pegawai Pengawal.
Paras stok adalah jumlah stok yang perlu
disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan
PERKARA PROSES KERJA
75
BIL SENARAI SEMAK
i. Kadar pusingan stok kurang daripada dua (2)
kadar pusingan;
ii. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di
pasaran tempatan hendaklah disimpan
mengikut keperluan.
iii. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang
baru hendaklah dibuat sekadar keperluan
sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar
ditentukan.
iv. Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah
dibuat supaya tidak berlaku kehabisan stok.
v. Hadkan pembelian barang-barang yang
mempunyai tarikh luput.
Senarai Borang KEW.PS Yang Digunakan Di Stor Utama Dan Stor Unit
PENGHARGAAN
PERKARA PROSES KERJA
Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:-
Sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung mahupun tidak langsung dalam
menjayakan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian.
Carta Aliran Stor Utama
Carta Aliran Stor Unit
Glosari
1PP Malaysia (Stor)
76