1. pengenalan -...
TRANSCRIPT
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 1
i) LATAR BELAKANG MPAG
Majlis Daerah Alor Gajah telah disusun semula mengikut Akta Kerajaan
Tempatan, 1976 (Akta 171) mulai daripada 1 Julai 1978 dan telah dinaiktaraf
kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah pada 1 Mei, 2003.
Dengan penyusunan semula ini, kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah
meliputi seluruh kawasan daerah Alor Gajah seluas 673.4 km persegi. Mengikut
Data Asas Melaka 2014 anggaran penduduk dalam kawasan Majlis berjumlah
173,407 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor
Gajah.
Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah
bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta
membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah
dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi
mencapai kemajuan dan kemakmuran.
1. PENGENALAN
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 2
1. VISI, MISI DAN OBJEKTIF
Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan
perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras
dengan pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran
Alor Gajah telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-
a) Visi
“Menjadikan Perbandaran Alor Gajah Terunggul Menjelang 2015”
b) Misi
“Meningkatkan Tahap Kemampanan Kualiti Hidup Melalui
Perkhidmatan Dan Pengurusan Perbandaran Yang Inovatif Dan
Responsif”
c) Objektif Strategik
i) Memperkasakan tadbir urus bagi mempertingkatkan
kecemerlangan organisasi.
ii) Memperkukuhkan kapasiti dan keupayaan organisasi bagi
meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan.
iii) Memantapkan pengurusan perbandaran bagi meningkatkan
kualiti hidup masyarakat.
iv) Memantapkan kolaborasi strategik bagi mempertingkatkan
kualiti perkhidmatan.
d) Slogan”ALOR GAJAH DINAMIK-PROGRESIF-HOLISTIK”
2. PERJAWATAN
MPAG mempunyai seramai 337 pegawai dan kakitangan yang
terbahagi kepada empat (4) unit dan dua belas (12) jabatan seperti
di Rajah 1.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 3
Rajah 1- CARTA ORGANISASI MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 4
3. PIAGAM PELANGGANBagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan,
piagam pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk
berteraskan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya
seperti di Rajah 2.
Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH
Bil Piagam Pelanggan Tempoh
1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan danubah suai rumah teres
14 hari
2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahankediaman dan bukan kediaman
14 hari
3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunansesebuah
14 hari
4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunanperumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat JawatankuasaSetempat (OSC)
37 hari
5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel 37 hari
6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit SementaraBangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
14 hari
7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan sepertipermohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecahsempadan dan pecah bahagian
14 hari
8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang diperingkat J/K Pusat Setempat
14 hari
9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang dibawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melaluiMesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)
57 hari
10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun(15 Jan &15 Julai
setiap tahun)11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari
12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai 30 hari
13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan
14 hari
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 5
Bil Piagam Pelanggan Tempoh
14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan tidak berisiko
15 minit
15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelankejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
57 hari
16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelanlandskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
57 hari
17. Memproses bayaran 10 hari
18. Memberi maklumbalas aduan awam 7 hari
19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan
Piagam Pelanggan dipamerkan di Lobi MPAG
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 6
4. PENGENALAN JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
Jabatan Teknologi Maklumat diketuai oleh Pengarah Teknologi
Maklumat dan dianggotai seramai lapan (8) orang kakitangan yang
terbahagi kepada dua (2) bahagian:-
Bahagian Sistem Aplikasi dan Multimedia
Bahagian Rangkaian dan Keselamatan ICT
Jabatan ini bertanggungjawab untuk merancang Pelan Strategik
Pembangunan ICT MPAG dan daerah Alor Gajah bagi setiap tempoh
lima (5) tahun, membangun dan menyelenggara sistem-sistem
berkomputer dan rangkaian bagi keseluruhan MPAG supaya sentiasa
boleh digunakan.
Pembangunan sistem-sistem berkomputer dilaksanakan secara
berperingkat mengikut keperluan dan peredaran semasa serta
digalakkan dibangunkan secara dalaman. Selain itu, Jabatan Teknologi
Maklumat juga menyediakan perkhidmatan infrastruktur teknologi
maklumat yang sesuai, mencukupi dan terkini bagi menyokong operasi-
operasi di peringkat pengurusan MPAG.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 7
ii) PENGENALAN MENGENAI INOVASI
Inovasi yang dihasilkan adalah Attandance System (AS) ataupun dikenali
sebagai Sistem Kehadiran MPAG. Sistem ini mula dibangunkan pada Januari
2012 dan digunakan sepenuhnya pada Februari 2012 oleh Jabatan Khidmat
Pengurusan bagi memantau kehadiran kakitangan Majlis Perbandaran Alor
Gajah (MPAG). Sistem ini telah ditambahbaik pada Februari 2014 dengan
menggunapakai Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia atau Ketua
Jabatan bagi kakitangan yang hadir lewat.
Objektif Dilaksanakan:-
Objektif pembangunan sistem ini adalah untuk memantau waktu kehadiran
kakitangan MPAG supaya lebih sistematik dan tepat dengan penggunaan
penghantaran pesanan ringkas (SMS)
.
Rajah 1: Halaman Utama Sistem Kehadiran MPAG
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 8
Ciri-ciri Inovasi:-
Sistem Kehadiran MPAG dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan
memantau kehadiran kakitangan MPAG dengan lebih efektif dan sistematik.
Sistem Kehadiran ini juga dapat memupuk keperibadian kakitangan MPAG agar
hadir ke pejabat mengikut masa yang ditetapkan serta mengelakkan kakitangan
terjerumus dengan gejala hadir lewat.
Kelebihan dan keistimewaan Sistem Kehadiran adalah seperti berikut:-
Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada
perkongsian idea kreatif dan inovatif anggota Jabatan Teknologi
Maklumat bersama Jabatan Khidmat Pengurusan.
Laporan kehadiran bulanan bagi setiap kakitangan MPAG
Laporan hadir lewat melebihi 3 kali bagi setiap bulan.
Penghantaran Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia atau
Ketua Jabatan bagi kakitangan yang lewat dihantar setiap hari.
Surat akan dikeluarkan bagi kakitangan yang hadir lewat melebihi 3 kali.
Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log
keluar.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 9
Sebelum Sistem Kehadiran MPAG atau Attandance System (AS) dilaksanakan, MPAG
menggunakan Hand Scan System untuk mengurus kehadiran kakitangan di MPAG.
Sistem ini tidak mempunyai ciri-ciri user-friendly kerana bukan dibangunkan secara
Web-base dan tiada sebarang pengesahan yang dibuat kepada Ketua Jabatan atau
pihak atasan sekiranya terdapat kakitangan dalam seliaan yang hadir lewat.
Antara permasalahan yang dihadapi sebelum sistem ini digunakan adalah:-
Tiada ciri-ciri user-friendly.
Tidak mengetahui sekiranya staf dibawah seliaan hadir lewat
Pengesahan hadir lewat hanya boleh dikeluarkan pada bulan berikutnya
Kelebihan didalam Sistem Kehadiran:-
Sistem Pesanan ringkas (SMS) akan dihantar sekiranya terdapat staf yang hadir
lewat.
Laporan kehadiran bulanan setiap kakitangan MPAG.
Laporan terperinci yang lengkap beserta masa kehadiran.
Laporan hadir lewat melebihi 3 kali.
Surat hadir lewat disediakan secara automatik.
2. SEBELUM DAN SELEPAS
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 10
3.1 KREATIVITI
Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana ia adalah hasil
kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Khidmat Pengurusan dan Teknologi
Maklumat.
Terdapat banyak kemudahan yang terdapat di dalam Sistem Kehadiran MPAG
yang dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan bagi memantau kehadiran
setiap kakitangan di MPAG. Dengan adanya sistem ini, laporan kehadiran dapat
dikeluarkan mudah dan cepat selain bacaan masa yang tepat bagi setiap
kakitangan.
Antaramuka grafik dan kelebihan yang terdapat dalam Attandance System (AS)
ialah :-
Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log
keluar
3. KRITERIA PENILAIAN
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 11
Senarai Menu yang user-friendly
Rekabentuk kad anggota MPAG
Kad anggota MPAG digunakan sebagai pengenalan diri pegawai serta kad
untuk mengimbas kehadiran.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 12
Laporan kehadiran bulanan kakitangan MPAG
Laporan hadir lewat terperinci yang lengkap beserta masa kehadiran
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 13
Laporan hadir lewat melebihi 3kali
Surat hadir lewat disediakan secara automatik.
Sistem Pesanan Ringkas (SMS)
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 14
3.2 TAHAP PELAKSANAAN
Sistem Kehadiran MPAG mula dibangunkan pada Januari 2012 dan digunakan
sepenuhnya pada Februari 2012. Sistem ini telah ditambahbaik pada Februari
2014 dengan menggunapakai Sistem Pesanan Ringkas (SMS) kepada Penyelia
dan Ketua Jabatan bagi kakitangan yang hadir lewat. Sistem ini telah
digunapakai selama tiga (3) tahun dan masih berada dalam keadaan stabil.
.
3.3 REPLICABILITY
Sistem Kehadiran MPAG boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk
diperluaskan kepada semua agensi kerana berfungsi untuk memantau kehadiran
kakitangan.
Sistem Kehadiran MPAG adalah satu aplikasi web yang boleh beroperasi
dengan baik menggunakan Google Chrome dan Mozilla Firefox dan ia boleh
diakses secara intranet. Perisian Sumber terbuka yang digunakan bagi
pembangunan Sistem Kehadiran MPAG adalah:-
Bahasa Pengaturcaraan : Active Server Pages (ASP)
Pangkalan data : Ms SQL Server 2008
Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh agensi yang mempunyai pengetahuan
dalam pembangunan sistem aplikasi dan ianya tidak melibatkan kos.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 15
3.4 EFISIEN (KECEKAPAN)
a) PENJIMATAN MASA
Inovasi ini telah menjimatkan masa bagi penyediaan laporan kehadiran
bagi setiap kakitangan.
Pengiraan pengeluaran laporan kehadiran secara manual:-
Seorang kakitangan = 5 Minit
Jumlah kakitangan MPAG = 350 Orang
= 5 x 350
= 1750 minit
Pengiraan pengeluaran laporan kehadiran menggunakan Sistem Kehadiran:-
Seorang kakitangan = 1 Minit
Jumlah kakitangan MPAG = 350 Orang
= 1 x 350
= 350 minit
Jumlah penjimatan masa = 1750 minit - 350 minit= 1400 minit sebulan
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 16
b) PENJIMATAN KOS
Dengan pelaksanaan inovasi ini, Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dapat
menjimatkan kos dari segi pembelian sistem aplikasi.
Penjimatan pembelian sistem aplikasi:-
Sistem Kehadiran = RM 30,000.00 (Anggaran harga pasaran)
Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
= 48 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)
= 384 Jam
= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan
Sistem Kehadiran)
= RM 4,419.84
(Kos untuk menyediakan sistem secara in-house)
Jumlah Penjimatan Pembelian Sistem Aplikasi = RM 25,580.16
Anggaran Penambahbaikan SMS = RM 10,000.00
(Anggaran harga pasaran)
Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
= 48 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)
= 384 Jam
= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan
Sistem Kehadiran)
= RM 4,419.84
(Kos untuk menyediakan sistem secara in-house)
Jumlah Penjimatan Penambahbaikan Sistem = RM 5,580.16 Jumlah Keseluruhan Penjimatan = RM 31,160.32
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 17
c) TINGKATKAN PRODUKTIVITI
Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian ASP dan
pangkalan data Ms SQL Server.
Laporan dapat dikeluarkan dengan cepat dan tepat untuk kakitangan
yang hendak membuat tuntutan kerja lebih masa.
Pengiraan bagi jumlah hadir lewat semua kakitangan telah dibuat secara
automatik pada setiap hari kepada semua ketua jabatan bagi kakitangan
yang berada dibawah seliaan.
Maklumbalas bagi pengesahan hadir lewat setiap kakitangan kepada
Penyelia atau Ketua Jabatan melalui Sistem Pesanan Ringkas (SMS).
Surat akan dikeluarkan secara automatik bagi kakitangan yang hadir
lewat melebihi tiga (3) kali.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 18
d) MUDAH DIGUNAKAN (USER-FRIENDLY)
Antaramuka grafik yang mesra pengguna dan mudah digunakan.
Penggunaan menu yang senang difahami oleh pengguna. Selain itu menu
juga disusun dengan kemas dan teratur dengan tujuan pengguna dapat
mnggunakan tanpa bantuan user manual.
Capaian data yang cepat, tepat dan semasa
Paparan dan pengiraan masa adalah cepat dan tepat. Ini dapat
mengurangkan kesalahan pengiraan sekiranya dilakukan secara manual.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 19
3.5 SIGNIFIKAN
Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada
organisasi dan kakitangan seperti berikut:-
a. Pengawasan oleh ketua jabatan dilaksanakan secara efektif bagi
kakitangan yang hadir lewat bagi mengelakkan kakitangan terjerumus
dengan gejala hadir lewat yang semakin berleluasa.
b. Peningkatan nilai peribadi semua kakitangan.
c. Pelaporan lengkap dan disediakan dalam tempoh yang ditetapkan secara
sistematik
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 20
3.6 KOMITMEN
i) Kewangan
Bagi menggalakan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan
yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah
memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan
melaksanakan program-program berkaitan inovasi.
ii) Pengurusan Sumber Manusia
Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai
kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan
yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata
masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah
dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun
2014 adalah seperti berikut:-
Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama SIRIM Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 21
Bil. Kursus/Bengkel/Taklimat Tarikh
1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan KIK bersama
Majlis Perbandaran Kuantan
10 Mac 2014
2. Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik 2010-2015 7-8 Mac 2014
3. Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama MPC 12 Mac 2014
4. Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC 14 Mac 2014
5. Kursus Pemantapan Audit Dalaman Untuk Juruaudit
MS ISO 9001:2008
1 April 2014
6. Bengkel KIK Siri 1 bersama Jabatan Ketua Menteri
Melaka
24-25 April 2015
7. Bengkel KIK Siri 2 bersama Jabatan Ketua Menteri
Melaka
21-22 Mei 2014
8. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat
Wilayah Selatan Tahun 2014
11-12 Jun 2014
9. Bengkel KIK Siri 3 bersama Jabatan Ketua Menteri
Melaka
13-14 Ogos 2014
10. Bengkel KIK Siri 4 bersama Jabatan Ketua Menteri
Melaka
18-19 Ogos 2014
11. Bengkel KIK MPAG 26-27 Ogos 2014
12. Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka Tahun
2014
9 Oktober 2014
13. Klinik KIK 1 (Kumpulan O2) 15 Oktober 2014
14. Klinik KIK 2 (Kumpulan O2) 1 November 2014
15. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat
Kebangsaan Tahun 2014
26 November 2014
16. Konvensyen KIK Sektor Awam Peringkat
Kebangsaan Tahun 2014
1 Disember 2014
17. Bengkel Sasaran Kerja Tahunan (SKT) 2015 15-16 Disember 2014
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 22
iii) Insentif
Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai
insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah
kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang
mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil
penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan
kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang
dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai
adalah seperti berikut : -
Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor GajahTempat pertama : RM500
Tempat kedua : RM400
Tempat ketiga : RM300
Tempat keempat : RM200
Tempat kelima : RM100
Bank InovasiInovasi Terpilih : RM100
Zon 5S TerbaikTempat pertama : RM500
Tempat kedua : RM400
Tempat ketiga : RM300
Tempat keempat : RM200
Tempat kelima : RM100
Workstation TerbaikTempat pertama : RM100
Tempat kedua : RM100
Tempat ketiga : RM100
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 23
Amalan Pejabat HijauTempat pertama : RM300
Tempat kedua : RM200
Tempat ketiga : RM100
Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan
MPAG dan Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan
momentum untuk terus berinovasi.
iv) Penghargaan
MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh
anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,
keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut
menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan
Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota
terbaik bulanan.
v) Peralatan
Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan
untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai
MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di
samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah
peruntukan masing-masing.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 24
1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse.
2. Sistem ini boleh dijadikan digunakan oleh mana-mana agensi .
3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.
4. Penjimatan masa dari segi penyediaan laporan kerana pengiraan hadir lewat
setiap kakitangan dikira secara automati oleh sistem.
5. Menjurus ke arah Green IT di mana :-
i. Pemberitahuan melalui sistem pesanan ringkas (SMS) digunapakai
ii. Maklumat terperinci disimpan di dalam sistem dan boleh dipanggil pada
bila-bila masa
6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan
ICT.
KESIMPULAN