#безбумаги#станетясноОктябрь 2016

#2 ПРИМЕР Совещания в электронном формате

Больше года не исполь-зуются бумажные пре-зентации на совещаниях генерального директора «Росатома» и заседаниях Операционного комите-та. Это позволило сэко-номить человеческие и природные ресурсы.

Безбумажные технологии в офисе – это информационные системы и сервисы, которые позволяют работать без печатных документов. Это удобнее, экологичнее, эффективнее.

Единая отраслевая система документооборота (ЕОСДО) – самая масштабная в атомной отрасли. За 7 лет в ней создано более 18 млн документов.

Безбумажные технологии в «Росатоме»

150 пачек бумаги

45 картриджей

5 деревьев

Запас питьевой воды на 8 лет жизни одного

человека

Электроэнергия для закипания

12 тыс. чайников

Выкачивание из недр 1 ванны

нефти

1,5 рабочих месяца

Трудо- затраты

По вопросам перехода организации или подразделения на совещания в электронном формате можете обращаться в Центр поддержки пользователей по тел. 1111 или адресу 1111@greenatom.ru.

#1 ПРИМЕР Электронный документооборот

ПУ

ТЬ Р

АЗВ

ИТИ

Я

СЕГО

ДН

Я

организаций

пользователей ЕОСДО50 тыс.5

ЛЕТ

НА

ЗАД

организаций

пользователей ЕОСДО10 тыс.

* Простая электронная подпись** Усиленная квалифицированная электронная подпись

Появился электронный документо- оборот внутри организаций. В ЕОСДО рабо-тает Госкорпо-рация, начали подключаться предприятия

Обмен документами с Правитель-ством РФ и министерства-ми стал элек-тронным

Согласование документов в ЕОСДО уско-рилось: при-каз – 14 дней (вместо 3 ме-сяцев), прото-кол – 3 дня

Предприятия обмениваются документами между собой в ЕОСДО

В ЕОСДО мож-но работать с документами, составляющи-ми коммерчес- кую тайну

Для подписа-ния докумен-тов не нужно их распеча-тывать – для переписки между пред-приятиями до-ступна ПЭП*

2017Станут элек-тронными счета-факту-ры, накладные и акты выпол-ненных работ

РОСАТОМ

20152011 2012 20132010 2014Поиск доку-ментов в архи-ве стал проще и быстрее, а хранение – удобнее

Уйдет необходимость подписы-вать бумагу и в переписке с гос- органами – появляется УКЭП**

2016

ЕОСДО изменит внешний вид, станет проще и интуитивно понятной

#безбумаги#станетясноОктябрь 2016

Новые возможности ЕОСДО ЕДИНАЯ ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Простая электронная подпись

По-настоящему безбумажным документообо-рот делает именно электронная подпись. Она

позволяет избежать печати документов на бумаге, когда их необходимо заверить физической подписью.

Каждая организация имеет архив документов за все годы своего существования. От бумаги здесь не уйти – хранить отдельные документы в подлиннике на бумажном носителе обязывает закон. Но можно упростить работу с архивом, создав его электронную версию. С 2016 года это доступно и предприятиям «Росатома».

Архив документов

Новая функция оцифровывания

Документы сканируются, обрабатываются и загру-жаются в архив ЕОСДО.

Новая функция топографирования

Электронный документ дополняется информацией о том, на какой полке бу-мажного архива находится его бумажная версия.

Преимущества электронного архива:

Меньше времени на поиск

Значительно ниже риск утраты документа

Электронную вер-сию проще получить для ознакомления

Возможность опти-мизировать процессы хранения документов

Документы в доступе и после передачи в архив

ПЭП* подтверждает подлинность документа, отсутствие искажения информации, принадлежность подписи ее владельцу. В «Росатоме» ПЭП применяется для информационно-справочных документов (с 2013 года) и исходящих писем при обмене документами между организациями – участниками ЕОСДО (с 2015 года).

В ЕОСДО

подписано ПЭП за 3 последних месяца

> 18 000 документов

Собственноручная подпись

Простая электронная подпись

БумагаЭлектронный

документооборот

Процесс подписания документа

8,6 мин.17,45 мин.

СДЕЛАНО

СДЕЛАНО

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Организации «Росатома» обмениваются документами не только друг с другом, но и с органами госвласти. Чтобы отправить документ в какое- либо ведомство, его нужно заверить подписью и передать из ЕОСДО по системе межведомственного документооборота (МЭДО).

С запуском в 2016 году УКЭП** процесс существенно упростится.

БУДЕТ СДЕЛАНО

СТАНЕТ

Подписать УКЭП

Отправить по МЭДО

БЫЛО

Распечатать на бумаге

Поставить подпись на бумаге

Отсканировать оригинал

Загрузить скан в ЕОСДО

Отправить по МЭДО

* Простая электронная подпись** Усиленная квалифицированная электронная подпись

#безбумаги#станетясноОктябрь 2016

Развитие безбумажных технологий 2016–2018

Сохраняя историю

За 70 лет истории атомной отрасли накопился уникальный архив документов, представля-ющих научно-практическую и историческую ценность.

Что не так?

Бумага не может храниться вечно. От старо-сти она становится хрупкой, крошится и рас-сыпается. Ценнейшие документы могут быть навсегда утеряны.

Что делать?

Перевести бумажный архив в электронный формат.

Скоро в «Росатоме»

Будет создан специальный электронный архив на территории ЧУ «Центратомархив». В нем будут храниться отсканированные копии уникальных документов, в том числе содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Безбумажные счета-фактуры

В год организации «Росатома» отправляют и получают более 1 млн счетов-фактур, товарных накладных, актов выполненных работ.

Что не так?

Долго и трудозатратно. Сейчас для отправки документа нужно: распечатать заверить под-писью направить пакет бумаг контрагенту с курьером или с помощью службы доставки.

При получении входящей бумаги необходимо: отсканировать загрузить скан в ИТ-систему зарегистрировать документ.

Что делать?

Перейти на ЮЗ ЭДО – юридически значимый электронный документооборот. Электрон-ные счета-фактуры имеют ту же юридическую силу, что и их бумажный аналог. Их можно пре-доставлять и в суд, и в налоговые органы.

Скоро в «Росатоме»

Счет-фактура, товарная накладная или акт вы-полненных работ будут подписываться элек-тронной подписью и отправляться в несколько кликов мышкой. Никаких распечаток и курье-ров, сканов и регистраций вручную.

Концепция внедрения ЮЗ ЭДО в «Росатоме» сейчас разрабатывается.

Всего в архиве около 500 тыс. дел на бумажных носителях В «возрасте» старше полувека – 80 тыс. дел На вечном хранении – более 300 тыс. дел

Например

Протоколы научно-технических советов с 1945 до 2008 гг.

Письма отцов-основателей атомной отрасли с научными наработками и предложениями

Шаржи, сделанные во время рабочих совещаний

#безбумаги#станетясно

* Полное название ресурса – информационная система управления корпоратив-ной социальной сетью научных экспертов Госкорпорации «Росатом» (ИС УКСС)

Октябрь 2016

Принцип работы профессиональной сети экс-пертов такой же, как у популярных соцсетей: пользователь имеет личную страницу, а для общения с другими пользователями подклю-чается к сообществу – группе по какой-либо теме. Соцсеть «Росатома» помогает выполнять рабочие задачи по реализации проекта, раз-работке продукции, научному исследованию и так далее. Стать ее участником может любой работник отрасли.

Социальнаясеть атомнойотрасли

Планировать встречи

Благодаря интеграции запланированные события автоматически отображаются и в календаре Outlook.

Видеть задачи, контролировать их выполнение или отчитываться о ходе их реализации

Создавая поручение, вы можете назначать исполнителя, прикре-плять нужные файлы и задавать последовательность выполнения поручений, а исполнитель – отражать актуальный статус задачи.

Стать участником сообщества (группы по интересам) и включиться в совместную работу над проектом

Объединяясь в сообщества, пользователи могут обмениваться ин-формацией, проводить собрания, вместе работать над документами.

Версия системы для работы на стационарных компьютерах с подключением к корпора- тивной сети передачи данных

http://ukss.rosatom.local

Версия для мобильных устройств и личных компьютеров

http://ukssm.rosatom.ru

ПРОДОЛЖЕНИЕ

Соцсеть является ярким воплощением корпоративной ценно-сти «Эффективность»: дает возможность каждому сотруднику повысить свою лич-ную эффективность, а подразделению – оптимизировать вну-тренние процессы.

У атомной отрасли появилась собствен-ная социальная сеть – «Профессиональ-ная сеть экспертов»*. Она позволяет вы-страивать успешные коммуникации внутри команды любой численности и сферы де-ятельности. С ее помощью можно коллек-тивно работать над проектом, обмениваться информацией, накапливать и структуриро-вать знания.

В профессиональной сети экспертов «Росатома» можно:

#безбумаги#станетясно

«Сообщества»

Ключевой раздел на сайте про-фессиональной сети экспертов. Каждый коллектив, создавая свое собственное сообщество, сможет адаптировать его, выбрав те функ-ции, которые в большей степени отвечают его задачам. Это и живое

общение в форумах, и опрос по какому-либо вопросу, и рабо-та с документацией.

Октябрь 2016

Как начать работать в сети научных экспертов?

Заполнить лист исполнения. Шаблон на-ходится на отраслевом портале в разделе «Документы и шаблоны» «Управление знаниями». Также его можно получить по запросу в Центре поддержки пользовате-лей (1111@greenatom.ru). В поле «Наиме-нование информационного ресурса» ука-зать версию системы: закрытый контент (для стационарных ПК) или открытый (для мобильных устройств).

Направить скан-копию заверенного по форме листа исполнения по адресу VOLeschenko@rosatom.ru.

После получения подтверждения можно работать в соцсети.

Куда обращаться?

По всем вопросам, связанным с рабо-той профессиональ-ной сети экспертов, можно обращаться в Центр поддержки пользователей по телефону 1111 или адресу 1111@greenatom.ru.

В сообществах пользователи могут:

Загружать документы, необходимые для совместной работы

Современная альтернатива рассылке файлов в электронных письмах каждому участнику проектной команды. Позволяет существенно снизить трафик корпоративной почты. Вместо отправки писем с вложением (иногда – по несколько мегабайт) можно просто один раз загрузить файл в сообщество.

Работать с документами – изучать, редактировать, согласовывать

Допустим, над документом работают 10 специалистов из разных подразделений. Необходимо учесть замечания каждого из них. Больше не нужно собирать все 10 редакций и вручную вносить правки в финальный файл. Все правки вносятся в один файл, и история редакций сохраняется.

Оперативно обсуждать рабочие вопросы, собирать мнения коллег

Вкладка «Обсуждение» работает как форум: вы создаете тему – коллеги высказываются. С помощью «Банка идей» можно собирать мнения коллег, проводить опросы и организовывать голосования.

Информировать коллег

Уведомлять о важных событиях или мероприятиях удобно в раз-деле «Новости», например, публикуя сообщения о ходе проекта.

Так

выгл

ядят

соо

бщес

тва

в пр

офес

сион

альн

ой с

ети

эксп

ерто

в

НАЧАЛО

Профессиональная сеть экспертов сегодня:

> 50 сообществ

> 1,5 тыс. документов

~ 300 пользователей ежедневно

Факты и цифры

Использование материалов #станетясно #безбумаги возможно со ссылкой на издание и только для информирования

работников отрасли