10 formas de ahorra gastos en tu empresa
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Esta presentación recopila 10 iniciativas para ahorrar costes y aumentar ingresosTRANSCRIPT
Webinario para CEOs | 10 fórmulas rápidas para ahorrar costes y aumentar los ingresos de tu empresa WEBINARIO
Joan PonsFundador y CEO de WorkMeterwww.workmeter.comT: +34 931 810 661
@workmeter_es#ahorrogastosWM
1. Introducción
Este Webinar recopila 10 iniciativas para ahorrar costes yaumentar ingresos que hemos agrupado en 3 categorías:
• Gastos de personalUna de la partidas más importante en lo que a gastos se refiere, pero también una de las másestratégicas para las organizaciones.
• Gastos GeneralesLa segunda para las empresas de servicios según los especialistas y probablemente donde se puedeactuar mucho y rápidamente.
• Innovación y tecnologíaPorque está demostrado que la tecnología ayuda las empresas a ahorrar y ser más competitivas. Porque tenemos que innovar e implementar nuevas formas de trabajo que no sólo permiten ahorrar engastos sino que también aportan incrementos de productividad y grandes beneficios tanto para las
empresascomo para las personas que las componen.
No somos especialistas sólo esperemos darles ideas. Si algunas de estas soluciones le interesa,le recomendamos consulte cómo y en qué medida se puede aplicar en su organización.
Los Gastos de PersonalAyudas públicas, bonificaciones fiscales y alternativas al despido
1. Ayudas Públicas: bonificaciones
• Bonificación por contratación:Ejemplo: Para empresas de menos de 50 trabajadores- Contratación de mayores de 45 años inscritos en la oficina de empleo:bonificación anual 1.300€ durante 3 años- Jóvenes de 16 a 30 años inscritos en la oficina de empleo: 1.er año, 1.000€;
2.º,1.100€ y 3.º, 1.200€
• Bonificación por Mantenimiento- empleo:
Ejemplo: - Mayor de 59 años con contrato indefinido y 4 años de
antigüedad: Reducción 40 % cuota empresarial por contingencias comunes.
- Mayor de 65 años con 35 años de cotización efectiva a la SS y contrato indefinido (nuevo o vigente): Reducción 100% cuota empresarial por contingencias comunes.
1. Ayudas Públicas: bonificaciones
http://www.sepe.es/contenido/conocenos/publicaciones/pdf/Guia_Bonificaciones.pdf
1. Ayudas Públicas: subvención
Programa Torres Quevedo 2012:Ayudas a la contratación
La Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación del Ministerio de Economía y
Competitividad ha publicado la concesión de 398 nuevas ayudas de I+D dentro del Programa Torres
Quevedo, por valor de 29.8 millones de euros.
El Programa Torres Quevedo está dirigido a empresas, centros tecnológicos, centros de apoyo a la innovación tecnológica, asociaciones empresariales y parques científicos y tecnológicos, para desarrollar proyectos de investigación industrial, desarrollo tecnológico y estudios previos a la I+D.
Dicho programa financia el coste total de contratación de un doctor para desarrollar dichos proyectos, y tiene una duración de hasta tres años.
Estas ayudas tienen carácter de subvención directa, en un porcentaje del coste total de contratación del investigador, que varía desde el 25% al 75% en función del tipo de proyecto y tipo de entidad beneficiaria.
Las ayudas concedidas tendrán el siguiente impacto en el Sistema Español de I+D: Fomento de la creación de un empleo de muy alta calidad y de larga durabilidad, para
actividades de I+D. Aporte de una mayor liquidez a las entidades que apuesten por las actuaciones de I+D. Mantenimiento y aumento de la infraestructura de I+D ya creada.
http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.edc7f2029a2be27d7010721001432ea0/?vgnextoid=645aac279aba6310VgnVCM1000001d04140aRCRD
1. Ayudas Públicas: formación
Fundación Tripartita:Ayudas a la formación
Su portal da acceso a diversos tipos de ayudas y facilidades: Ayudas económicas del 50% al 100% de la inversión en formación,
reembolsable en bonificaciones a la Seguridad Social Asistentes y metodología para planificar los Planes de Formación Contenidos necesarios Se gestionan directamente o a través de la contratación de consultores
autorizados
http://www.fundaciontripartita.org
1. Ayudas Públicas: proyectos• Ministerio de Economía y Competitividad:Ayudas:Para potenciar la incorporación de talento e innovación, subvenciones a los procesos de
selección,formación y retribución de recursos para proyectos de mejora competitiva e I+D, entre
los quedestaca “Inncorpora”.A pesar de estar muy enfocados a sectores tecnológicos y científicos, son de espectro
amplio ytambién son aplicables a todos los sectores excepto a la administración.Créditos a bajo interés:El pasado 26/1O se aprobaron las condiciones de CDTI para financiación de proyectos deInnovación que pueden cubrir el 75% del coste, hasta 175.000€, reembolsable en 3 años
y conIntereses inferiores al 2%
• Ministerio de Industria, Energía y TurismoAyudas y Créditos:Subvencionan y financian las inversiones en mejora tecnológica de las empresas
(Conectividad,Cloud, Software, Seguridad, etc.) Este tipo de ayudas también son aplicables a las
administraciones.Destacan programas de ayuda como AVANZA 2.
Los programas se actualizan frecuentemente y tienen duración limitada, por lo que es necesario revisar sus características y vigencia.http://www.idi.mineco.gob.eshttps://www.planavanza.es
2. Nueva reforma laboral y alternativas al despido
ERE temporal de Reducción de jornada:Una medida que ayuda a solventar dificultades económicas transitorias y consiste en reducir lajornada de trabajo habitual con la consiguiente disminución del salario.Durante el periodo de tiempo que abarque dicha reducción de jornada, el trabajador puede serbeneficiario de la prestación legal por desempleo por la parte de la jornada que haya sidoobjeto de reducción
De acuerdo con los Comités de Empresa Existencia de circunstancias que lo justifiquen (pérdida de clientes, ingresos,…) Máximo de 18 meses Mínimo 10% de la jornada, máximo del 70% Delegación general de empleo de cada comunidad autónoma
• Ventajas para el empresario: Ahorra el pago de la parte reducida (ej: ½ jornada = 50% salario) Aunque paga 100% Seguridad Social tiene una bonificación del 11,8% sobre la parte reducida Alternativa no traumática al despido y mejor negociación Ajusta recursos a las necesidades transitorias Retiene el talento y ahorra en reincorporaciones y formaciones futuras
• Ventajas para el empleado: No es un despido Adicionalmente a su nuevo salario, cobrará desempleo por la parte reducida Continúa cotizando el 100% No pierde días de prestación (hasta 180 días)
2. Nueva reforma laboral y alternativas al despido
Ejemplo: contrato indefinido con un salario mensual neto de 1.700€, con
12 pagas y dos hijos a su cargo reduciendo la jornada por ERE un 50%)
• Para el empleado:
• Para la empresa:
Neto sin ERE 1.700,00 €Neto 50% ERE 850,00 €Importe INEM (6 meses) 505,83 €Importe para empleado 1.355,83 €Diferencia -344,17 €Importe INEM fin del periodo 361,30 €Importe empleado 1.211,30 €Diferencia -488,70 €
Coste Mensual sin ERE 2.252,80 €Coste Mensual con ERE 1.207,07 €Ahorro (8 primeros meses) 8.365,84 €Ahorro (4 últimos meses) 3.674,36 €Total Ahorro 12.040,20 €
Fuente: RRHHpress.com – Entrevista Miguel Ángel Ferrer Garcerán, socio director general de Arrabe Asesores
3. Externalización de Recursos Humanos
Optimizar los recursos Humanos Internos
• 2 motivos para Externalizar: Externalizar tareas “mecánicas” para mantener nuestros empleados en
funciones estratégicas. Conseguir un know how.
• Reglas a seguir: Análisis de Viabilidad Objetivo a cumplir es que los costes a corto y largo plazo, las inversiones
y los riesgos aporten siempre un balance positivo a favor del proceso de externalización.
Análisis de Riesgos: “abandono” por parte del proveedor – errores por parte del proveedor
Análisis de las ofertas: costes vs propuesta de valor
Gastos Generales y otras técnicasAhorros energéticos, aplicación del principio de Pareto, Facility Management y otras negociaciones
4. “La pasta está en la compra”
“Nunca compre nuevo lo que pueda comprar de segunda mano; nunca compre de segunda mano lo que pueda alquilar; nunca alquile lo que pueda pedir prestado; nunca pida prestado lo que pueda mendigar, y nunca mendigue lo que pueda rescatar de un naufragio”
Fuente: Creación de empresas para emprendedores
4. “La pasta está en la compra”
La reducción de costes en las empresas es hoy másque nunca una necesidad. Las empresas se preocupanen aplicar políticas, entre otras, de contención y ahorroen energía, flotas y desplazamientos, gastos generalesetc.
• Alianzas estratégicas para negociar volúmenes• Negociación de precios con proveedores.
Siempre hay una oportunidad de re-negociación de costes al vencimiento del contrato con tu proveedor.
Si no tiene liquidez ampliar los plazos de pago. Si tiene liquidez negociar descuentos por pago puntual
5. Gastos Generales
• Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales “suponen la segunda partida de gastos más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el tercero en las empresas industriales".
• UN BUEN COMIENZO: Aplicar el principio de Pareto: El 80% de los costes está en 20% de las partidas
LISTAR LAS PARTIDAS
Gastos energéticos, gastos de representación, papelería, mensajería y envíos por correo, software y aplicaciones, Fax, llamadas, suministros diversos, Alquiler del local…
ORDENAR LAS PARTIDAS
Por importe en orden descendente de mayor a menor. Sumar aquellas que suman un 80% del gasto y empezar por ellas
5. Gastos Generales: Gastos de representación
Viajes & Gastos:
• Elaborar una política corporativa y comunicarla a todas la organización• Mentalización y compromiso personal. Se podría eliminar el 50% de los
viajes.• Anticipación en la contratación. • Ahorro en gastos administrativos y de gestión • Gestión directa del usuario con la agencia externa con procedimiento
interno claro y auditoria. Permite descentralizar las facturas y que estas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se ve claro el gasto de unos y otros permitiendo auditar los gastos con facilidad.
Ejemplo: Tarjetas “Corporate” con reglas de uso y auditoría en lugar de notas de gastos (la automatización permite una revisión más rápida, facilidad en reembolsos de IVA internacionales, etc.)Permite eliminar anticipos efectivo cash (la mitad se devuelven sin utilizar) y aumenta la responsabilidad en el uso de los gastos. Las hojas tradicionales de gastos provocan que se incluya todo lo que se pueda y más mientras el uso de tarjetas “racionaliza” más los gastos.
5. Gastos Generales: Gastos de representación
Desplazamientos & flotas de vehículos:
Para empresas con flotas o comerciales con coche : Posicionamiento GPS(ejemplo Detector) • Reducción gastos de comunicación (dónde estoy? dónde estás?)• Reducción gastos de combustible (optimizarán el uso del vehículo)• Control de la jornada laboral• Optimización y control de rutas• Aumento del número de visitas• Disminución de tiempos muertos o de espera• Informes de horas, kilómetros...• Calidad y seguridad:
Alertas por exceso de velocidad predefinidas Alertas de entrada o salida de zonas autorizadas Botón de pánico
5. Gastos Generales: Gastos energéticos
Según el Estudio de Eficiencia Energética de las Pymes elaborado por
Gas Natural Fenosa, los ahorros energéticos se podrían traducir en
reducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional, podrían
representar la creación de 116.000 puestos de trabajo sin obviar que
no se emitiría 19 millones de toneladas de CO2 y representaría un
ahorro de energía de 27.038 GWh, equivalente al consumo anual de
todos los hogares de la Comunidad de Madrid.
Innovación y tecnologíaTeletrabajo, racionalización, optimización de los sistemas tecnológicos y novedades en la gestión de personas
6. Racionalización Horaria
• En España trabajamos una media de 232 horas más que en el resto de los países Europeos
• Productividad más baja que sus vecinos Europeos• España es uno de los primeros países europeos en
índice de fracaso escolar. También tiene un índice de separaciones alto.
La conciliación mejora la productividad en un 17% yreduce el absentismo en un 30%.
Necesidad de un cambio
Racionalización
Conciliación
6. Racionalización Horaria
Huso horario de Greenwich
8 horas de trabajo
8 horas para vida personal
8 horas de descansoX X
Nuria Chinchilla, catedrática y directora del centro internacional de trabajo y familia de IESE:“Conciliar presupone regresar a Greenwich”
6. Racionalización Horaria
• Acabar con la cultura del presentismo• Jornada partida con un máximo de 45
minutos para comer.• Horario de entrada: 08:00 - 09:00 • Horario de salida: 17:00 - 18:00
Aumentos demostrados de la productividad
Menos horas en la oficina
Menos gastos
energéticos
7. Teletrabajo
• Evolución tecnológica • Economía globalizada• Evolución de procesos & Gestión de
Personas
RETO
NUEVAS FORMAS DE
ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO
7. Teletrabajo
MásPRODUCTIVI
DAD
MásMOTIVACIÓN
MenosGASTOS
7. Teletrabajo
BENEFICIOS EMPRESA
• Aumento de productividad• Disminución del absentismo laboral• Reducción de costes por ahorro en espacios físicos de oficina e insumos• Facilidades de contratación de personal cualificado independientemente de su lugar de residencia• Trabajo por objetivos induce una mayor racionalización de los horarios• Mayores posibilidades de cobertura geográfica
BENEFICIOS EMPLEADOS
• Mayor conciliación de la vida laboral familiar• Flexibilidad horaria y planificación del trabajo propio• Ambiente laboral sin interrupciones• Elección personal del entorno de trabajo• Reducción del tiempo y los costes de desplazamiento• Reducción de accidentes laborales• Facilita el empleo de trabajadores con movilidad reducida
8. Optimizar los sistemas tecnológicos
50% del aumento de la competitividad de las
Pymes en los últimos 10 años se debe a latecnología
Analizar las necesidades de la compañía Averiguar qué tecnología existe Formar el Staff
Comunicaciones internas, externas e internacionalesNuevos sistemas, mensajería, Skype/hangout, Vídeoconferencias en lugar de viajes para reuniones.
8. Optimizar los sistemas tecnológicos
Acelera el tiempomedio de
reparacionesy mejora la experiencia generaldel cliente.
Permite resolver dudas
y preguntas básica delos usuarios y permitefocalizar el servicio deatención al cliente enconsultas másestratégicas.
HERRAMIENTAS DESOPORTE DE PRIMERNIVEL DE CONSULTAEN CALL CENTER
GESTOR DOCUMENTALGanancia Másllamadas a clientes
Ahorro de 1h30 min./día en búsqueda de
documentos
8. Optimizar los sistemas tecnológicos
Disponer de soluciones que proporcionandatos objetivos sobre el uso de las
aplicacionesy de los sistemas tecnológicos.
Plan de reducción IT para eliminarhasta un 25% en equipos ylicencias, detectados comoinnecesarios o que pueden serexplotados de forma rotativa(VDI), con el consiguiente ahorro.
Caso de éxito
9. La nube
Contratar servicios SaaS (software as aservice) Pago por usoMenos gastos en infraestructuraAhorro en licenciasMantenimiento y actualizaciones
continuas
10. La gestión de las personas
Se puede mejorar la productividad hasta un 40%.
Optimizar los Recursos Humanos Gestión del tiempo
“No somos conscientes de cómo utilizamos nuestrotiempo y nos falta datos objetivos para poder
hacerlo” Falta de consciencia. Falta de objetivos. Exceso o dispersión del tiempo de trabajo. Malas Prácticas (“reunionitis”, abuso de herramientas
como elcorreo electrónico, Excesivas interrupciones.
Presentismo vs trabajo productivo
Ebook: “Cómo mejorar la productividad de tu PYME en un 20% en tiempo de crisis” http://es.workmeter.com/guia-como-mejorar-la-productividad-de-tu-pyme-un-20-en-tiempos-de-crisis
Conclusiones
• Mas allá de las formas tradicionales, hay muchos puntos de ahorro en las organizaciones, y vale la pena identificarlas y establecer un plan de trabajo y/o política para cada una de ellas.
• Es difícil conseguir un gran ahorro con una sola iniciativa, es el conjunto de varias iniciativas agregadas.
• Algunas iniciativas suponen una inversión inicial. Vale la pena hacerlas, si detrás hay un buen ROI (return of investment), y siempre hay que verificar si existen ayudas públicas.
• El ahorro no debe afrontarse como algo puntual, sino como una política más de la compañía para que se tenga en consideración de forma continuada.
• Si no se tiene tiempo o capacidad para trabajar en estos planes, se puede buscar empresas o expertos externos que ayuden a poner en marcha estas iniciativas.
