1.0 latar belakang kumpulan...

1

1.0 PENGENALAN

1.1 LATAR BELAKANG KUMPULAN VENDMANAGE

1.1.1 Sistem Pengurusan Perolehan PERKESO (MyPerolehan)

dibangunkan atas hasil cetusan idea dan kreatviti oleh anggota

dari Bahagian Perbendaharaan dan dibantu oleh anggota dari

Bahagian Caruman dan Penguatkuasaan. Kumpulan yang

bergelar VENDMANAGE ini terdiri daipada:

Nama : Mohamad Aznillah bin Ahmad

No. Pekerja : P02591

Jawatan : Pengurus Besar Cawangan Kewangan

Bahagian : Bahagian Perbendaharaan

2

Nama : Norsariah binti Abdul Rahman


Jawatan : Pegawai Tadbir Perolehan

Bahagian : Bahagian Perbendaharaan

Nama : Mohd Amir bin Abd Wahab


Jawatan : Pegawai Eksekutif

Bahagian : Bahagian Caruman dan

Penguatkuasaan

3

Nama : Nor Azizah binti Daud


Jawatan : Pegawai Kerani

Bahagian : Bahagian Perbendarahaan

Nama : Muhammad Yusof Khatir bin Bachok

No. Pekerja : S00947

Jawatan : Pegawai Kerani Sambilan

Bahagian : Bahagian Perbendarahaan

1.1.2 VENDMANAGE

VENDMANAGE adalah singkatan daripada ‘Vendor Management’

yang membawa maksud Pengurusan Pembekal.

4

1.2 LATAR BELAKANG PENGOPERASIAN PEROLEHAN

1.2.1 Unit Perolehan merupakan salah satu unit yang berada di bawah

Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan dengan

kekuatan anggota seramai enam belas (16) orang termasuk

anggota sokongan.

1.2.2 Fungsi utama Unit Perolehan adalah menguruskan semua kaedah

perolehan di PERKESO iaitu pembelian terus, sebut harga, tender,

rundingan terus, perunding dan kontrak berpusat. Dalam

menguruskan perolehan ini, Unit Perolehan perlu memastikan

semua prosedur diikuti dengan betul dan mencapai matlamat nilai

faedah terbaik serta menguntungkan PERKESO.

1.2.3 Semua proses kaedah perolehan di PERKESO iaitu pembelian terus,

sebut harga, tender, rundingan terus, perunding dan kontrak

berpusat masih lagi secara manual. Permohonan perolehan dari

Bahagian/Pejabat Negeri (PN)/Pejabat PERKESO (PP) dikemukakan

kepada Unit Perolehan dengan menggunakan memo.

1.2.4 Pemohonan perolehan akan diproses sebaik sahaja Unit Perolehan

menerima memo permohonan dan dokumen sokongan yang

berkaitan. Semua proses tersebut dijalankan secara manual

sehingga ke kelulusan oleh Pihak Berkuasa Melulus.

1.2.5 Selain daripada menguruskan kaedah perolehan, Unit Perolehan

juga bertanggungjawab memastikan pembekal dikawal selia

dengan baik. Ini adalah penting bagi memastikan hanya

pembekal yang terbaik sahaja yang boleh melaksanakan kerja-

kerja di PERKESO.

5

1.2.6 Selain daripada pembekal itu sendiri, Unit Perolehan juga

bertanggungjawab memastikan pentadbiran dan pengurusan

kontrak dan bon pelaksanaan dikawal selia dengan baik bagi

memastikan perkhidmatan terbaik dapat diberikan kepada

PERKESO.

2.0 OBJEKTIF PROJEK INOVASI (MyPerolehan)

2.1 Matlamat dan objektif sistem MyPerolehan adalah seperti berikut :

Semua pembekal yang berdaftar dengan PERKESO dapat dikawal

selia dengan lebih baik;

Memudahkan untuk mendapat maklumat pembekal berkaitan

bagi tujuan proses perolehan;

Kontrak-kontrak yang sedang aktif di PERKESO dapat dikawal

dengan lebih baik;

Mengelakkan berlaku terlepas pandang terhadap kontrak yang

telah tamat tempoh;

Mengelakkan dan mengurangkan pelanjutan kontrak secara

month to month basis;

Bon pelaksanaan dapat dilepaskan dalam tempoh yang

ditetapkan;

Bahagian/PN/PP dapat mengemukakan permohonan perolehan

Pembelian Terus secara atas talian (on line);

6

Mempercepatkan proses perolehan Pembelian Terus;

Laporan dan statistik pembekal, kontrak dan bon pelaksanaan ke

atas pembekal dapat dihasilkan bagi tujuan pelaporan dan

analisa-analisa berkaitan; dan

Laporan dan statistik Pembelian Terus mengikut Bahagian/PN/PP

juga dapat dijana.

3.0 LAPORAN INOVASI

3.1 TUJUAN PROJEK INOVASI

3.1.1 Unit Perolehan sangat komited dalam memastikan perkhidmatan

terbaik dapat diberikan kepada pelanggan dalaman dan

luarannya.

3.1.2 Pelbagai usaha telah dilakukan dari semasa ke semasa bagi

meningkatkan mutu perkhidmatan.

3.1.3 Bagi memastikan proses perolehan dilaksanakan dengan lebih

baik, telus dan berkesan, Unit Perolehan telah menambahbaik

sistem yang sedia ada iaitu SOVMAS yang menggunakan aplikasi

Microsoft Access dengan membangunkan satu sistem berasaskan

web (web base) yang lebih mesra pengguna dan penggunaan

yang lebih meluas.

3.1.4 Sistem yang diberi nama MyPerolehan ini dibina dengan

kepakaran anggota PERKESO dengan menggunakan bahasa

pengaturcaraan PHP dan sistem pengkalan data MYSQL.

7

3.1.5 Sistem MyPerolehan boleh diakses dengan menggunakan alamat

laman sesawang myperolehan.perkeso.gov.my.

3.1.6 Sistem MyPerolehan ini akan dapat memberikan impak yang positif

kepada pelanggan dalaman dan luaran Unit Perolehan khususnya

dan seterusnya memberi nilai tambah yang terbaik kepada

PERKESO.

3.1.7 Penggunaan sistem MyPerolehan ini dengan lebih meluas secara

tidak langung dapat mempercepatkan proses perolehan sendiri

dan perkhidmatan terbaik dapat diberikan.

4.0 PROSES PELAKSANAAN PROJEK INOVASI

4.1 Pembangunan Sistem Pengurusan Perolehan PERKESO (MyPerolehan)

dijalankan secara in house dengan gabungan kreativiti dan kepakaran

anggota PERKESO sendiri tanpa melibatkan bantuan dari luar.

4.2 Projek ini dilaksanakan tanpa melibatkan apa-apa kos tambahan.

4.3 Beberapa siri perbincangan dan percambahan idea telah dilaksanakan

di kalangan ahli kumpulan bagi menghasilkan sistem yang terbaik,

berkualiti, penggunaan secara menyeluruh dan mesra pengguna. Idea

dan pandangan dari anggota Unit Perolehan yang lain juga diambil kira

bagi memantapkan sistem ini.

4.4 Setelah mengambilkira proses-proses yang akan terlibat dan akan

digunakan secara menyeluruh oleh Unit Perolehan, satu sesi

perbincangan telah diadakan bagi mengenalpasti sistem yang bakal

dibangunkan. Dengan itu, penggunaan bahasa pengaturcaraan PHP

8

dan sistem pengkalan data MYSQL dikenalpasti bagi pembangunan

sistem MyPerolehan berasaskan web.

4.5 Pembangunan sistem MyPerolehan telah dimulakan sekitar Jun 2014

berpandukan kepada idea-idea yang telah diberikan terdahulu dengan

memberikan tumpuan terhadap modul asas yang terdapat dalam sistem

SOVMAS terdahulu (Microsoft Access) iaitu Modul Pembekal, Modul

Kontrak dan Modul Bon Pelaksanaan.

4.6 Setelah sistem ini dibangunkan, beberapa siri ujian telah dijalankan bagi

mengenalpasti segala masalah dan bagi memantapkan lagi sistem ini.

Penambahbaikan juga dilaksanakan bagi memastikan tujuan utama

pembangunan sistem MyPerolehan tercapai dan akhirnya setelah

menempuh pelbagai kekangan, sistem MyPerolehan telah berjaya

dibangunkan sekitar Oktober 2014.

4.7 Bermula November 2014, migrasi data dari SOVMAS telah dilaksanakan

ke sistem MyPerolehan secara berperingkat-peringkat.

4.8 Setelah proses migrasi data selesai dan pengemaskininan dilaksanakan,

satu sesi pengenalan dan latihan telah diberikan kepada semua anggota

Unit Perolehan, Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan pada

Disember 2014.

4.9 Semua anggota telah didedahkan berkenaan penggunaan dan fungsi

sistem ini. Anggota juga diberi latihan secara ‘on job training’ dan diberi

peluang untuk menggunakan sistem ini dan seterusnya pada Januari

2015, sistem ini telah digunakan sepenuhnya oleh Unit Perolehan.

9

4.10 Pada sekitar Mac 2015, satu sesi perbincangan di antara ahli kumpulan

telah diadakan bagi mendapatkan maklumbalas dari pengguna sistem

MyPerolehan. Segala permasalahan diperbaiki demi memantapkan

sistem seterusnya penambahan modul baru bagi sistem MyPerolehan

iaitu Modul Pembelian Terus.

4.11 Ahli Kumpulan VENDMANAGE telah bersepakat untuk memberikan

perhatian kepada proses permohonan Pembelian Terus terlebih dahulu

sebagai langkah permulaan untuk menjadikan proses perolehan di

PERKESO secara elektronik.

4.12 Sekali lagi sesi percambahan idea (brainstorming) diadakan bagi

memastikan modul ini dapat dilaksanakan seperti yang diperlukan oleh

Unit Perolehan. Anggota Unit Perolehan yang terlibat secara langsung

telah dipanggil bagi sama-sama membantu menyumbangkan idea

kreatif bagi merealisasikan modul ini.

4.13 Hasil dari pengumpulan idea-idea ini, modul ini telah mula dibangunkan

pada Jun 2015.

4.14 Sekali lagi beberapa siri ujian telah dilaksanakan bagi mengenaplasti

masalah dan ‘error’ yang timbul. Siri ujian ini diperluaskan ke peringkat

Bahagian/PN/PP pada September 2015. Segala penambahbaikan ke

atas permasalahan yang timbul dilaksanakan bagi memastikan modul ini

lebih mesra pelanggan.

4.15 Modul Pembelian Terus ini dijangka digunakan sepenuhnya pada

Oktober 2015.

10

5.0 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN

SOVMAS

5.1 Sistem SOVMAS telah dibangunkan dengan menggunakan aplikasi

Microsoft Access.

5.2 Sistem ini dibangunkan dengan empat (4) modul utama iaitu Modul

Pembekal, Modul Kontrak, Modul Bon Pelaksanaan dan Modul Tindakan

Tatatertib.

5.3 Selain daripada empat (4) modul utama tersebut, sistem SOVMAS

berupaya untuk menjana laporan seperti senarai pembekal, senarai

kontrak dan senarai bon pelaksanaan.

5.4 Sistem SOVMAS yang menggunakan aplikasi Microsoft Access ini tidak

dapat digunakan sepenuhnya bagi memenuhi kehendak dan keperluan

Unit Perolehan.

5.5 Terdapat beberapa kekangan (limitation) dalam penggunaan sistem

SOVMAS, iaitu:

i. Penggunaan sistem tidak secara meluas;

ii. Penggunaan sistem secara ‘share network’ yang hanya boleh

diakses di Menara PERKESO sahaja;

iii. Terhad kepada satu pengguna sahaja dalam satu-satu masa;

iv. Penyimpanan data yang terhad; dan

11

v. Data yang disimpan tidak selamat sepenuhnya walaupun ‘back

up’ dilaksanakan setiap hujung minggu.

5.6 Lampiran 1 menunjukkan skrin bagi setiap modul yang dibangunkan

dalam sistem SOVMAS dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access

dan proses kerja yang terlibat.

6.0 KEDUDUKAN SELEPAS INOVASI DILAKSANAKAN

MYPEROLEHAN

6.1 Sistem SOVMAS telah digantikan dengan sistem MyPerolehan dengan

menggunakan sistem berasaskan web (web base).

6.2 Sistem MyPerolehan telah dibangunkan hasil gabungan kepakaran dan

kreativiti ahli kumpulan VENDMANAGE dengan menggunakan bahasa

pengaturcaraan PHP dan sistem pengkalan data MYSQL.

6.3 Selain daripada penumpuan kepada modul Pembekal, Modul Kontrak

dan Modul Pembelian Terus, MyPerolehan telah menambah satu lagi

modul baru, iaitu Modul Pembelian Terus.

6.4 Modul ini dibangunkan bagi memudahkan proses perolehan Pembelian

Terus bermula dari pemohonan oleh Bahagian/PN/PP sehinggalah

kepada proses kelulusan oleh Pihak Berkuasa Melulus.

6.5 Selain daripada itu, sistem MyPerolehan ini juga telah menambahkan

fungsinya kepada pembekal-pembekal untuk mendaftarkan syarikatnya

dengan PERKESO secara atas talian (on line).

12

6.6 Kelebihan yang ada dalam sistem MyPerolehan ini adalah seperti berikut:

i. Portal yang kreatif dan menarik;

ii. Boleh diakses oleh Bahagian di Ibu Pejabat dan Pejabat PERKESO

seluruh Malaysia;

iii. Sistem yang lebih mesra pengguna;

iv. Berupaya untuk menyimpan data dengan kapasiti yang besar;

dan

v. Sistem keselamatan yang lebih baik.

7.0 SISTEM PENGURUSAN PEROLEHAN PERKESO (MyPerolehan)

7.1 Sistem MyPerolehan boleh diakses bukan sahaja oleh anggota Unit

Perolehan, Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan, malah

semua anggota PERKESO di seluruh Malaysia boleh mengaksesnya

melalui alamat laman sesawang iaitu myperolehan.perkeso.gov.my.

7.2 Muka hadapan sistem MyPerolehan adalah seperti di bawah:

13

7.3 Bagi membolehkan terus akses ke dalam sistem, pengguna perlu

berdaftar terlebih dahulu sebagai pengguna sistem.

7.4 Selepas itu, pengguna sistem perlu memasukkan ID pengguna dan kata

laluan, mengikut kategori pengguna samada Bahagian/PN/PP seperti

berikut:

14

7.5 Muka hadapan setelah log masuk pengguna adalah seperti berikut:

Paparan ini berupaya untuk memberikan peringatan kepada

pengguna berkenaan tarikh tamat tempoh kontrak dan bon

pelaksanaan

Peringatan ini diberikan mengikut warna seperti berikut:

Hijau - Tarikh Tamat Kurang Dari 9 bulan

Biru - Tarikh Tamat Kurang Dari 8 bulan

Kuning - Tarikh Tamat Kurang Dari 7 bulan

Merah - Tarikh Tamat Kurang Dari 6 bulan

15

7.6 Terdapat empat (4) modul utama dalam sistem MyPerolehan, iaitu:

i. Modul Pembekal

ii. Modul Kontrak

iii. Modul Bon Pelaksanaan

iv. Modul Pembelian Terus

MODUL PEMBEKAL

Modul ini berfungsi untuk mendaftar pembekal dengan PERKESO

Setiap pembekal akan diberikan kod pembekal yang unik

Semua pembekal yang berdaftar dapat dikawal selia dengan baik

Data pembekal juga boleh dikemaskini dengan mudah

Surat Pengesahan Pendaftaran Pembekal dapat dijana secara

automatik selepas maklumat pembekal disimpan

Pencarian pembekal juga lebih mudah kerana pembekal boleh

dicari dengan kod bidang, gred CIDB, kelas Suruhanjaya Tenaga,

nama pembekal, kod pembekal dan negeri pendaftaran

pembekal

Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Pembekal ini adalah seperti

berikut:

16

Skrin Pendaftaran Maklumat Pembekal


17



18

Skrin Kemaskini Maklumat Pembekal

MODUL KONTRAK

Modul ini berfungsi untuk mendaftar semua kontrak yang ada di

PERKESO

Pengemaskinian maklumat kontrak juga dapat dibuat dengan

efektif

Pemantauan ke atas tarikh tamat kontrak dapat dijalankan

dengan lebih efisien

Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Kontrak ini adalah seperti

berikut:

Skrin Pendaftaran Kontrak

19

Skrin Pendaftaran Maklumat Kontrak

Skrin Kemaskini Maklumat Kontrak

Skrin Penyemakan Status Kontrak

20

MODUL BON PELAKSANAAN

Modul ini berfungsi untuk mendaftar semua bon pelaksanaan yang

dikenakan ke atas pembekal di PERKESO

Semua bon pelaksanaan tersebut dapat dilepaskan mengikut

masa yang telah ditetapkan

Pengemaskinian ke atas bon pelaksanaan juga dapat

dilaksanakan dengan efisien

Surat, memo dan minit berasingan dapat dijana secara automatik

Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Bon Pelaksanaan ini adalah

seperti berikut:

Skrin Pendaftaran Bon Pelaksanaan

Skrin Pendaftaran Bon Pelaksanaan

21

Skrin Kemaskini Bon Pelaksanaan

Skrin Pencarian Status Bon Pelaksanaan

MODUL PEMBELIAN TERUS

Modul ini adalah untuk memudahkan permohonan kaedah

perolehan secara pembelian terus dari Bahagian/PN/PP

Modul ini berupaya menggantikan permohonan pembelian terus

yang sedia ada secara manual kepada atas talian (on line)

Modul ini bermula dari permohonan pembelian terus dari

Bahagian/PN/PP sehinggalah kepada kelulusan permohonan

pembelian terus tersebut

Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Pembelian Terus ini adalah

seperti berikut:

22

Skrin Pendaftaran Pembekal

Skrin Pendaftaran Pembekal

Skrin Maklumat Sebut Harga

23



Skrin Maklumat Pembelian Yang Dipohon

24

Skrin Maklumat Pembelian Yang Dipohon

Skrin Pengesahan Kepada Pegawai Pelulus

25

7.7 PENDAFTARAN PEMBEKAL SECARA ATAS TALIAN (ON LINE)

7.7.1 Sebagai tambahan kepada fungsi sistem MyPerolehan ini,

pembekal-pembekal juga boleh mengakses dan mendaftar

syarikatnya dengan PERKESO secara atas talian (on line).

7.7.2 Sebelum pembekal boleh mendaftar, pembekal perlu mendaftar

sebagai pengguna kepada sistem ini terlebih dahulu.

26

7.7.3 Selepas pendaftaran sebagai pengguna sistem, pembekal boleh

mendaftarkan syarikatnya dengan PERKESO secara atas talian.

28

7.7.4 Selain daripada mendaftar syarikatnya, pembekal juga boleh

melayari sistem ini untuk mendapatkan maklumat seperti berikut:

Tawaran pembelian terus/sebut harga/tender yang dibuka

oleh PERKESO.

29

Jadual Pembukaan Tawaran Sebut Harga dan Tender yang

telah disahkan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

atau Tender.

Keputusan Pembelian Terus/Sebut Harga/ Tender yang telah

diputuskan oleh Pihak Berkuasa Melulus.

30

7.8 Sistem MyPerolehan juga berupaya untuk menjana laporan pembekal

mengikut negeri, bandar, kod bidang, gred CIDB, pengkhususan CIDB

dan kelas Suruhanjaya Tenaga.

Skrin Penjanaan Laporan Pembekal

7.9 Berikut merupakan contoh penjanaan laporan dari sistem MyPerolehan.

31

7.10 Selain daripada penjanaan laporan pembekal, laporan berkenaan

kontrak, bon pelaksanaan dan pembelian terus juga dapat dijana

melalui sistem ini. Berikut merupakan skrin yang terlibat bagi penjanaan

laporan tersebut:

Skrin Penjanaan Laporan Kontrak

Contoh Penjanaan Laporan Kontrak

32

Skrin Penjanaan Laporan Bon Pelaksanaan

Contoh Penjanaan Laporan Bon Pelaksanaan

7.11 Lampiran 2 menunjukkan proses kerja bagi kesemua modul yang

dinyatakan iaitu Modul Pembekal, Modul Kontrak, Modul Bon

Pelaksanaan dan Modul Pembelian Terus.

7.12 Bagi modul Pembelian Terus, satu Manual Panduan Pengguna telah

diterbitkan bagi memudahkan anggota di Bahagian/PN/PP

mengemukakan permohonan secara atas talian (on line) (Lampiran 3).

33

7.13 Walau bagaimanapun, Unit Perolehan sendiri merancang untuk

mengadakan latihan dan penerangan berkenaan sistem ini dengan lebih

meluas kepada semua anggota di PERKESO.

8.0 IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR/ PERKHIDMATAN/ JABATAN/

AGENSI/ NEGARA

8.1 ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI

Sistem MyPerolehan telah dibina hasil daripada percambahan

fikiran dan idea yang inovatif dan kreatif di kalangan ahli

Kumpulan VENDMANAGE dengan kerjasama dari anggota Unit

Perolehan secara amnya.

Sistem MyPerolehan menggunakan ‘web base’ sebagai

penggantian kepada sistem yang sedia ada yang menggunakan

Microsoft Access.

Sistem MyPerolehan lebih mesra pengguna.

Reka bentuk laman web yang kreatif dan menarik yang

diilhamkan sendiri oleh ahli Kumpulan VENDMANAGE dengan

mengambil kira pelbagai kriteria seperti maklumat yang mudah

dicapai, mesra pengguna, tidak terlalu padat dan mudah

difahami.

Sistem MyPerolehan dibangunkan sendiri dengan kepakaran dan

kreativiti ahli Kumpulan VENDMANAGE sendiri.

34

8.2 ELEMEN KEBERKESANAN

Sistem MyPerolehan berupaya membantu menyelesaikan masalah

pengawalan ke atas pembekal di PERKESO, pemantauan kontrak

dan bon pelaksanaan.

Sistem MyPerolehan boleh diakses dengan lebih berkesan oleh

bilangan pengguna yang ramai.

Ianya memenuhi keperluan pelanggan dalaman dan luaran

PERKESO dan boleh dicapai dengan mudah. Setiap anggota

PERKESO boleh menggunakan MyPerolehan dengan

menggunakan alamat laman sesawang iaitu

myperolehan.perkeso.gov.my.

Graf menunjukkan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran

dalam menggunakan sistem MyPerolehan

35

MyPerolehan memudahkan pengguna bagi memohon perolehan

dengan kaedah pembelian terus iaitu permohonan boleh dibuat

secara atas talian (on line).

Produktiviti anggota dapat dipertingkatkan dengan

mengurangkan penyediaan memo dan minit berasingan bagi

permohonan pembelian terus dan kelulusan oleh Pegawai Pelulus.

Sistem MyPerolehan lebih efektif dan efisen berbanding sistem

terdahulu.

8.3 ELEMEN SIGNIFIKAN

Pembangunan MyPerolehan adalah hasil kepakaran dan kreativiti

anggota PERKESO sendiri tanpa melibatkan apa-apa bantuan dari

luar. Oleh itu, tiada kos yang terlibat bagi maksud pembangunan

sistem ini.

Kajian pasaran telah dijalankan ke atas perolehan sistem

seumpama ini. Hasil dari kajian pasaran tersebut didapati harga

yang dikemukakan oleh pembekal adalah melebihi RM200,000

termasuk kos penyelenggaraan setahun. Kertas cadangan dari

pembekal berkaitan adalah seperti di Lampiran 4.

Tiada kos tambahan juga diperlukan bagi pengunaan perisian

tambahan kerana ianya hanya menggunakan sistem komputer

yang sedia ada di seluruh pejabat PERKESO. Sistem ini juga

menggunakan virtual server yang sedia ada di PERKESO.

36

Sistem MyPerolehan berupaya membantu dari segi penjimatan

masa bagi proses permohonan secara pembelian terus. Selepas

menggunakan sistem ini, masa yang diperlukan dari penghantaran

permohonan dari Bahagian/PN/PP sehingga ke kelulusan Pegawai

Pelulus hanya mengambil masa satu (1) hari sahaja (bagi

dokumen lengkap) berbanding proses terdahulu yang mengambil

masa sekurang-kurangnya tiga (3) hari tidak termasuk hari

pengeposan memo permohonan.

Sistem MyPerolehan juga berupaya membantu dalam

menjimatkan kos kerana tiada lagi kos pengeposan bagi tujuan

permohonan, kos cetakan memo permohonan dan minit

berasingan yang terlibat bagi mendapatkan kelulusan Pegawai

Pelulus.

Keterangan ItemKos per

helaian

(RM)

Helaian

yang

dicetak

Jumlah

Bulan

Jumlah

Bahagian/

PN/PP

Jumlah Kos

Keseluruhan

/ Tahun

(RM)

Kos kertas A4 untuk mencetak memo permohonan

oleh Bahagian/PN/PP0.05 10 12 57 342.00

Kos kertas A4 untuk mencetak memo berasingan oleh

Unit Perolehan untuk kelulusan0.05 50 12 1 30.00

Kos Pengeposan 4.00 1 12 57 2,736.00

Kos toner printer untuk mencetak memo di

Bahagian/PN/PP0.25 10 12 57 1,710.00

Kos toner printer untuk mencetak memo di Unit

Perolehan0.25 50 12 1 150.00

4,968.00

Jadual menunjukkan kos yang terlibat bagi permohonan

Pembelian Terus secara manual

37

8.4 ELEMEN RELEVAN

Sistem MyPerolehan dibangunkan sebagai satu langkah untuk

menyokong dasar perolehan elektronik yang dilaksanakan oleh

Kerajaan pada masa kini.

Sistem MyPerolehan juga adalah sebagai pembuktian bagi

menyokong dasar inovatif dan kreatif yang sering diwar-warkan

oleh Kerajaan dan PERKESO.

Sistem MyPerolehan adalah secara tidak langsung sebagai satu

pengiktirafan kepada kreativiti anggota PERKESO sendiri.

Sistem MyPerolehan dapat memuaskan hati pelanggan dalaman

dan luaran PERKESO dengan memenuhi ekspektasi mereka.

Graf menunjukkan pandangan pengguna terhadap sistem

MyPerolehan

38

Carta pai menunjukkan pandangan pengguna kepada masalah

sistem MyPerolehan

Carta pai menunjukkan tahap kemahiran pengguna kepada

sistem MyPerolehan

39

Sistem MyPerolehan berpotensi untuk dikomersialkan kepada

agensi-agensi Kerajaan dan lain-lain organisasi. Sesi perkongsian

ilmu telah diadakan dengan pelbagai agensi bagi

memperkenalkan sistem ini.

Bergambar bersama anggota dari Pembangunan Sumber

Manusia Berhad (PSMB)

Sesi pembentangan sistem MyPerolehan kepada PSMB

40

Sesi perkongsian ilmu dengan Lembaga Tabung Haji

Sesi perkongsian ilmu dengan Telekom Malaysia Berhad

41

Sesi perkongsian ilmu dengan SIRIM Berhad

9.0 KESIMPULAN

9.1 Perbandingan sebelum dan selepas inovasi secara keseluruhan adalah

seperti berikut:

BIL PERKARA SEBELUM

(SOVMAS)

SELEPAS

(MyPerolehan)

1. Platform Microsoft Access Web base

2. Pengaturcaraan Dan

Sistem Pengkalan

Data

Microsoft Database dan

Network Sharing

PHP dan MYSQL

3. Penggunaan Sistem Terhad kepada 1 pengguna

dalam satu-satu masa

Penggunaan yang meluas

4. Pengguna Anggota Unit Perolehan yang

diberik akses ID pengguna

dan kata laluan sahaja

Semua pengguna yang

diberi akses ID Pengguna

dan kata laluan

42

BIL PERKARA SEBELUM

(SOVMAS)

SELEPAS

(MyPerolehan)

5. Penyimpanan Data Terhad (bergantung kepada

kapasiti penyimpanan

komputer)

Kapasiti ruang

penyimpanan data yang

lebih kerana

menggunakan server

6. Keselamatan Sistem

(System Security)

Backup pada setiap minggu Data tersimpan di server

sendiri

7. Modul Pembelian

Terus

Tiada Telah dibangunkan

8. Proses dan Kelulusan

Pembelian Terus

Secara

Tiada dan dibuat secara

manual

Atas Talian (on line)

9. Pendaftaran Atas

Talian Oleh

Pembekal

Tiada Telah dibangunkan

10. Penjimatan Kos Tiada Menjimatkan dari segi kos

pengeposan, percetakan

memo dan minit

berasingan

11. Penjimatan Masa Hanya terhad kepada proses

pendaftaran pembekal,

kontrak dan bon pelaksanaan

Pertambahan penjimatan

masa dalam proses proses

pendaftaran pembekal,

kontrak, bon pelaksanaan

dan pembelian terus

12. Peningkatan

Produktiviti

Tiada Modul Pembelian Terus Anggota dapat memberi

tumpuan terhadap kerja-

kerja yang lebih bersifat

analitikal serta operasi

teras PERKESO

43

BIL PERKARA SEBELUM

(SOVMAS)

SELEPAS

(MyPerolehan)

13. Potensi Potensi yang terhad Boleh ditambahbaik dari

semasa ke semasa dan

berpotensi untuk

dikomersialkan kepada

agensi-agensi Kerajaan

dan lain-lain

9.2 Inovasi bermaksud kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk

atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian

atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif

dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan

kualiti dan produktiviti organisasi.

9.3 Hasil daripada pembangunan dan penggunaan sistem MyPerolehan

telah mempermudah dan memperkemaskan proses pendaftaran

pembekal, kontrak, bon pelaksanaan melalui modul yang diwujudkan

dalam sistem ini.

9.4 Sistem MyPerolehan juga membantu dari segi proses permohonan

kaedah pembelian terus yang lebih efektif dan efisen yang memberi

kepuasan kepada pelanggan luaran dan dalaman PERKESO.

9.5 Pembangunan projek ini telah dibangunkan secara efektif, esfisien dan

ekonomik dan usaha VENDMANAGE tidak akan berhenti setakat ini

sahaja kerana sistem MyPerolehan akan ditambahbaik lagi dari semasa

ke semasa.

1.0 latar belakang kumpulan...

Documents