10. pdtj pk t -09 perolehan bekalan dan ... pdtj pk_t...1 sistem pengurusan kualiti pejabat daerah...

1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DAN PRESTASI PEMBEKAL

PDTJ/PK(T)-09

JAWATAN TANDATANGAN

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN (PEROLEHAN)

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN

DAN PERKHIDMATAN DAN PRESTASI PEMBEKAL

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 09

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012

MUKASURAT : 2/11

SENARAI EDARAN

No.

Salinan Terkawal Penerima

1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

1.0 OBJEKTIF Memastikan pengurusan perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan serta dijalankan dengan cekap dan teratur.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi Bahagian Khidmat Pengurusan Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

3.2 Arahan Perbendaharaan AP 166 – 295

3.3 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

3.4 Pekeliling Perbendaharaan

3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan

3.6 Buku Panduan Perolehan Kerajaan Malaysia

3.7 Surat Pekeliling Pegawai Kewangan Negeri

3.8 Surat Pekeliling Pembangunan Negeri

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 3/11

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 4/11

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Kontrak Pusat

Pembelian barangan gunasama yang telah ditentukan daripada pembekal atau pembekal-pembekal Kontrak Pusat yang dilantik oleh Perbendaharaan.

4.2 Pembelian Terus

Peraturan semasa perolehan bekalan dan perkhidmatan menetapkan bagi pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM 50,000.00 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera. (Rujuk PP dari semasa ke semasa)

4.3 Sebut Harga

Melebihi RM20,000.00 hingga RM50,000.00 setahun atau sesuatu kontrak. Pelawaan sekurang-kurang di kalangan tiga (3) pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera (Rujuk PP dari semasa ke semasa)

4.4 Aset

Peralatan kelengkapan pejabat yang bernilai RM2,000.00 ke atas.

4.5 Spesifikasi Perolehan

Spesifikasi yang diluluskan oleh Kerajaan Malaysia untuk digunapakai oleh Jabatan Kerajaan.

4.6 Pembekal

Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan Pusat Khidmat Kontraktor.

4.8 PDJ : Pegawai Daerah Jasin

4.9 KPPD : Ketua Penolong Pegawai Daerah

4.10 PPD : Penolong Pegawai Daerah

4.11 KJ : Ketua Jabatan

4.12 PPTK : Penolong Pegawai Tadbir Kanan

4.13 PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

4.14 PTK : Pembantu Tadbir Kanan

4.15 PT : Pembantu Tadbir

4.16 PT (kew) : Pembantu Tadbir Kewangan

4.17 PDTJ : Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin

4.18 PK : Pesanan Kerajaan

4.19 IK : Inden Kerja

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 5/11

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 6/11

5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PT

5.1 Terima arahan atau Borang Pembelian Bekalan Pejabat (PDTJ/PK(T)-09/R2) dari Ketua Bahagian bagi mendapatkan perolehan atau stok bekalan pejabat.

PT

5.2 Semak bekalan stok sediada, jika stok tiada pembelian akan dibuat. Klasifikasikan jenis permohonan berdasarkan samaada :-

- Pembelian terus

- Kontrak pusat

- Sebutharga

PPD(KP)/

PPTK(T&W)

5.3 Perolehan secara terus

Bagi perolehan dibuat secara terus, prosesnya adalah seperti berikut : sediakan pesanan tempatan kerajaan dalam SPEK. Kemukakan salinan asal dan pendua Pesanan Tempatan Kerajaan kepada syarikat pembekal yang dipilih. Salinan ketiga dimasukkan ke dalam fail perolehan pejabat. Pembelian kecilan kurang daripada RM500.00 boleh dibayar terus dari panjar wang runcit tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan.


PD/

KPPD/

PPD

5.4 Perolehan Secara Sebutharga

Pegawai Pengawal menyediakan spesifikasi perolehan berdasarkan keperluan. Sediakan dokumen sebutharga (Lampiran Q) dipelawa sekurang-kurangnya 5 syarikat pembekal berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Dokumen sebutharga yang diterima dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga dan keputusannya dibuat oleh Jawatankuasa Sebutharga. Syarikat yang berjaya ditawarkan dengan surat setuju terima. Arahan Kerja melalui Pesanan Tempatan Kerajaan (Am 75 Pin. 6/86)/AM 75 E atau Inden Kerja (JKR 58-Pin.2/88) dikeluarkan.

PPTM/

PT

5.5 Penerimaan Perolehan

Terima Perolehan daripada syarikat pembekal dan semak perolehan untuk memastikan :-

Perolehan dalam keadaan baik dan lengkap seperti yang tercatat dalam Pesanan Tempatan Kerajaan atau spesifikasi tender selaras dengan nota serahan.

5.5.1

Sekiranya perolehan yang diterima dalam keadaan baik pengesahan oleh Pegawai yang dipertanggungjawabkan ke atas pembelian perolehan hendaklah dibuat atas nota serahan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 7/11

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 03


MUKASURAT : 8/11


PPTM/PT

5.5.2 Sekiranya perolehan yang diterima kurang atau tidak mengikut spesifikasi, sahkan bilangan yang diterima sahaja. Minta pembekal menyerahkan bakinya dan sekiranya pembekal tidak dapat membekalkan bakinya, pindaan dibuat kepada Pesanan Tempatan Kerajaan mengikut jumlah pesanan yang diterima sahaja atau tangguhkan pembayaran sehingga perolehan disempurnakan.

PPTM/PTK/PT 5.5.3 Sekiranya perolehan yang diterima didapati ada yang rosak atau tidak mengikut spesifikasi, asingkan perolehan tersebut dan serahkan kembali kepada pembekal untuk diganti baru dan catatkan pada nota serahan jumlah yang diterima sahaja dan sahkan penerimaanya.

PPTM/PTK/PT 5.5.4 Buatkan penilaian ke atas pembekal dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pembekal (PDTJ/PK(T)-09/R1) bagi setiap pembelian untuk digunakan sebagai penilaian bagi urusan perolehan akan datang.

PT(W)

5.5.5 Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan hendaklah diakui penerimaannya dan bayaran hendaklah dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil (termasuk invois dan dokumen berkaitan) lengkap diterima oleh Unit Kewangan.

5.5.6 Penilaian prestasi pembekal akan dinilai 2 kali setahun.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 9/11


PPTM/

PTK/

PT

5.6 Penerimaan perkhidmatan

Bagi perolehan perkhidmatan, pegawai yang bertanggungjawab memeriksa kerja-kerja perkhidmatan yang telah diberikan mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan disahkan dalam nota serahan/laporan penyelenggaraan.

PT

5.7 Sahkan invois untuk tindakan pembayaran

Rekodkan penerimaan perolehan dalam daftar seperti berikut :-

5.7.1 KEW.PA2 – Daftar Harta Modal (Aset yang bernilai lebih RM2,000.00

5.7.2 KEW.PA3 – Daftar Aset Nilai Rendah (kelengkapan pejabat kurang RM 2,000.00)

5.7.3 Kew. PS.4 – Kad Petak

(Kelengkapan Alat tulis)

PT

5.8 Perolehan yang diterima disimpan dalan stor mengikut Tatacara Pengurusan Stor atau terus diserahkan kepada Bahagian/Unit yang memerlukan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 10/11


PD/

KPPD/

PPD/

PPTK/

PTK/

PT

5.9 Kriteria Pemilihan Pembekal

Pemilihan Pembekal hendaklah mengikut kriteria-kriteria seperti berikut:-

5.9.1 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan bagi bekalan dan perkhidmatan; atau

5.9.2 Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor bagi kerja-kerja mengikut klasifikasi kelas-kelas yang telah ditetapkan; atau

5.9.3 Bertaraf Bumiputera bagi perolehan melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 bagi setiap jenis item. Jika perolehan di bawah RM10,000.00 pembekal hendaklah berdaftar dengan PDTJ seperti Borang Pembelian Bekalan Pejabat PDTJ/PK(T)-09/R2.

5.9.4 Tempoh pendaftaran masih berkuatkuasa.

5.9.5 Mempunyai pengalaman dan rekod yang baik serta dapat membuat penyerahan dalam masa yang ditentukan.

5.9.6 Menawarkan harga yang terendah atau berpatutan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PEROLEHAN BEKALAN




NO. PINDAAN : 02


MUKASURAT : 11/11

6.0 REKOD KUALITI

BIL

NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

6.1 PDTJ/PK(T)-09/R1

Borang Penilaian Prestasi Pembekal 5 tahun

6.2 PDTJ/PK(T)-09/R2

Borang Pembelian Bekalan Pejabat 5 tahun

6.3 Am 75 Pin. 6/86 Pesanan Tempatan Kerajaan 7 tahun

6.4 AM 75 E Pesanan Kerajaan Melalui Sistem SPEKS 7 tahun

6.5 Kew.88 Buku Vot 7 tahun

6.6 Kew.296 Daftar bil 7 tahun

6.7 KEW PA.2 Daftar Harta Modal 5 tahun

6.8 KEW PA.3 Daftar Inventori 5 tahun

6.9 Lampiran Q Dokumen Sebutharga 5 tahun

6.10 JKR 58-Pin.2/88 Borang Inden Kerja 5 tahun

10. pdtj pk t -09 perolehan bekalan dan ... pdtj pk_t...1 sistem pengurusan kualiti pejabat daerah...

Documents