100707 nguyen thi thanh tuyen

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

BÁO CÁO

THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: DNTN Ôtô Ngọc Thành

Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013

Ngƣời hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Trinh

Giáo viên hƣớng dẫn: Dƣơng Kim Thạnh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Mã số sinh viên: 100707

Lớp: TV1011

TP. Bến Tre, 02/2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

BÁO CÁO

THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: DNTN Ôtô Ngọc Thành

Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013

Ngƣời hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Trinh

Giáo viên hƣớng dẫn: Dƣơng Kim Thạnh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Mã số sinh viên: 100707

Lớp: TV1011

Phần dành riêng cho Khoa:

Ngày nộp báo cáo: …/…/2013

Ngƣời nhận báo cáo: (kí tên và ghi rõ họ tên)

_____________ ______________________

TP. Bến Tre, 02/2013

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

i

TRÍCH YẾU

Sau nhiều tuần thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành, tôi thực hiện bài báo

cáo này nhằm để giới thiệu với mọi ngƣời về doanh nghiệp, nơi tôi đã thực tập và

qua đó tổng kết lại các công việc tôi đã làm trong suốt tám tuần qua. Cuốn báo

cáo cũng thể hiện quá trình tôi quan sát, tìm hiểu và đƣợc thực tế thực hiện các

công việc, áp dụng các kiến thức trƣờng lớp, đồng thời học hỏi, tiếp thu, bổ sung

cho bản thân thêm nhiều kiến thức mới. Tuy vẫn còn nhiều hạn chế, nhƣng chính

những kinh nghiệm đã đúc kết và đƣợc hòa mình vào môi trƣờng thực tế đã giúp

cho tôi có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề đang theo học, có thể định hƣớng cho

tƣơng lai.


ii

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến chú Nguyễn Văn Trực –

chủ doanh nghiệp tƣ nhân ô tô Ngọc Thành đã giúp đỡ, bố trí công việc, tạo điều

kiện cho tôi đƣợc làm việc trong một môi trƣờng năng động và chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, tôi cũng xin cảm ơn đến tất cả các cô, chú, anh, chị trong công ty,

đặc biệt là chị Nguyễn Thị Ngọc Trinh – Trƣởng phòng kinh doanh là ngƣời trực

tiếp hƣớng dẫn cho tôi. Các cô, chú, anh, chị là những ngƣời luôn tận tình hƣớng

dẫn, sẵn sàng chia sẻ, giải đáp mọi thắc mắc cũng nhƣ cung cấp thông tin, chỉ

dạy, giúp tôi bổ sung thêm đƣợc nhiều kiến thức mới, hữu ích trong công việc

cũng nhƣ trong cuộc sống.

Đồng thời, tôi cũng xin chân thành cảm ơn đến trƣờng Đại học Hoa Sen

đã cho tôi có cơ hội tiếp xúc với môi trƣờng làm việc thực tế tại doanh nghiệp để

giúp bản thân đƣợc va chạm, hiểu biết, có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề, công

việc sau này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Dƣơng Kim Thạnh đã tận tình

hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo trong suốt thời gian thực tập vừa qua.

Chân thành cảm ơn!


iii

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU ............................................................................................................ i

LỜI CẢM ƠN ......................................................................................................... ii

MỤC LỤC ............................................................................................................. iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................... v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................... vii

NHẬP ĐỀ ............................................................................................................... 1

1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Ô TÔ NGỌC THÀNH .. 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 2

1.2 Lĩnh vực hoạt động ............................................................................ 4

1.3 Phân tích SWOT ................................................................................ 5

1.4 Định hƣớng phát triển của doanh nghiệp .......................................... 6

1.5 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 7

1.6 Sơ lƣợc bộ phận thực tập ................................................................... 7

2 CÔNG VIỆC THỰC TẬP ............................................................................. 9

2.1 Mục tiêu công việc ............................................................................. 9

2.2 Các công việc thực tập ....................................................................... 9

2.2.1 Tìm hiểu qui trình bán hàng ..................................................... 9

2.2.2 Tìm hiểu cách thức quản lí số lƣợng xe trƣng bày ở các chi

nhánh cửa hàng ....................................................................... 25

2.2.3 Tham gia hội chợ triễn lãm công nghiệp – thƣơng mại Bến Tre

2013 ........................................................................................ 29

2.2.4 Học cách fax, photo ................................................................ 37

2.2.5 Lƣu thông tin khách hàng vào sổ khách hàng ........................ 39

2.2.6 Chăm sóc khách hàng ............................................................. 39


iv

2.2.7 Trực điện thoại ........................................................................ 41

2.2.8 Thực hiện các giao dịch với Ngân hàng ................................. 42

2.2.9 Làm bảng báo giá cho khách hàng ......................................... 45

2.2.10 Phụ giúp viết các tờ khai đăng kí, hoàn tất thủ tục giấy tờ

mua xe cho khách hàng ........................................................ 47

2.2.11 Viết phiếu thu cho khách hàng ............................................. 53

2.2.12 Nhập nội dung vào phần mềm kế toán ................................. 54

3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ...................................................... 56

3.1 Thuận lợi – Khó khăn ...................................................................... 56

3.1.1 Thuận lợi ................................................................................. 56

3.1.2 Khó khăn ................................................................................. 56

3.2 Đánh giá bản thân ............................................................................ 56

3.3 Những đề xuất cho doanh nghiệp .................................................... 57

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... viii

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ......................................................... ix

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ................................................... x

THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN .................................................................... xi


v

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Logo DNTN Ôtô Ngọc Thành................................................................... 2

Hình 2: DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức khai trƣơng showroom đầu tiên ....... 3

Hình 3: Ông Vũ Quang Tâm – Giám đốc nhà máy Ôtô VEAM trao chứng nhận

đại lý cấp I 3S cho DNTN Ôtô Ngọc Thành .......................................................... 3

Hình 4: Sơ đồ tổ chức tại DNTN Ôtô Ngọc Thành ................................................ 7

Hình 5: Phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng .................................................... 10

Hình 6: Giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ

giới nhập khẩu ...................................................................................................... 11

Hình 7: Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất khi bán hàng

cho khách hàng ..................................................................................................... 12

Hình 8: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Việt Nam Suzuki xuất khi

bán hàng cho Công ty TNHH Á Châu.................................................................. 13

Hình 9: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Á Châu xuất khi bán hàng

cho DNTN Ôtô Ngọc Thành ................................................................................ 14

Hình 10: Tờ khai lệ phí trƣớc bạ .......................................................................... 15

Hình 11: Giấy giới thiệu của khách hàng là doanh nghiệp cử nhân viên của

DNTN Ôtô Ngọc Thành tiến hành đi đăng kí xe cho khách hàng ....................... 16

Hình 12: Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc ................................................. 17

Hình 13: Giấy khai đăng ký xe ............................................................................. 18

Hình 14: Giấy hẹn của đội đăng kí – Phòng CSGT đƣờng bộ - đƣờng sắt Công an

tỉnh Bến Tre đƣa cho nhân viên sau khi đi đăng kí .............................................. 19

Hình 15: DNTN Ôtô Ngọc Thành bán bảo hiểm xe ôtô cho khách hàng ............ 19

Hình 16: Biên bản bàn giao xe của DNTN Ôtô Ngọc Thành với khách hàng ..... 21

Hình 17: Bản vẽ thiết kế kĩ thuật cải tạo xe của DNTN Ôto Ngọc Thành thiết kế

cho khách hàng đƣợc Sở GTVT Bến Tre thông qua ............................................ 23

Hình 18: Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo do Sở GTVT cấp

.............................................................................................................................. 24

Hình 19: Bảng thống kê các xe hiện có tại doanh nghiệp .................................... 26


vi

Hình 20: Bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp ............................................ 27

Hình 21: Thẻ đơn vị tham gia - doanh nghiệp phát cho tôi để ra vào cổng hội chợ

làm việc vào các ngày diễn ra ............................................................................... 33

Hình 22: Khu vực tôi đƣợc phân công tiếp khách tham quan .............................. 34

Hình 23: Quang cảnh xe đƣợc trƣng bày.............................................................. 34

Hình 24: Quang cảnh bên trong gian hàng ........................................................... 35

Hình 25: Phụ kiện, đồ chơi cho xe đƣợc trƣng bày tại gian hàng ........................ 35

Hình 26: Khách hàng tham quan triễn lãm xe ...................................................... 36

Hình 27: Tôi cùng các chị nhân viên trong doanh nghiệp trƣớc gian hàng triễn

lãm ........................................................................................................................ 36

Hình 28: Máy fax – photo tại doanh nghiệp ......................................................... 37

Hình 29: Một trong các bảng báo giá tôi thực hiện trong quá trình thực tập tại

doanh nghiệp......................................................................................................... 46

Hình 30: Dùng mộc đỏ chứa thông tin doanh nghiệp đóng vào phần nguồn gốc

tài sản trong tờ khai lệ phí trƣớc bạ ...................................................................... 48

Hình 31: Một trong số các tờ khai đăng kí xe tôi thực hiện cho khách hàng trong

quá trình thực tập .................................................................................................. 50

Hình 32: Một trong các biên bản bàn giao xe tôi thực hiện cho khách hàng trong

quá trình thực tập .................................................................................................. 52

Hình 33: Một trong các phiếu thu tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình

thực tập ................................................................................................................. 54


vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DNTN: Doanh nghiệp tƣ nhân

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

CMND: Chứng minh nhân dân

CSGT: Cảnh sát giao thông

GTVT: Giao thông vận tải


1

NHẬP ĐỀ

“Học đi đôi với hành” – Chính những công việc thực tế sẽ giúp cho chúng

ta có cái nhìn rõ hơn về những điều đã học, giúp ta rèn luyện bản thân, qua đó có

thể đúc kết đƣợc các kinh nghiệp, thuận lợi hơn cho công việc sau này. Tám tuần

thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành là cơ hội cho tôi đƣợc va chạm với thực tế,

và dƣới đây là những mục tiêu tôi đề ra và cố gắng hoàn thành sau đợt thực tập

của mình:

Nắm đƣợc quá trình hình thành, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu phát triển

của DNTN Ôtô Ngọc Thành, tìm hiểu cơ cấu tổ chức, qui trình vận hành

của doanh nghiệp.

Tìm hiểu đƣợc cách thức làm việc tại bộ phận đƣợc giao.

Thích nghi với môi trƣờng làm việc, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các

nhân viên trong công ty.

Áp dụng các kiến thức đã học vào các công việc thực tế, học hỏi thêm

nhiều kiến thức mới, tích lũy các kinh nghiệm.


2

1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Ô TÔ

NGỌC THÀNH

Hình 1: Logo DNTN Ôtô Ngọc Thành

(Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành)

_Tên doanh nghiệp: DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN Ô TÔ NGỌC THÀNH

_Trụ sở chính: 192A, ấp 1, xã Sơn Đông, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre

_Điện thoại: 0752.470.079

_Fax: 07538.3333.9

_Website: otongocthanh.com

_Email: [email protected]

_Các chi nhánh:

Chi nhánh Tiền Giang: khu phố 2, phƣờng 10, thành phố Mỹ Tho, tỉnh

Tiền Giang. Điện thoại: 0733.855.079.

Chi nhánh Ba Tri: đƣờng 19/5, khu phố 2, thị trấn Ba Tri, huyện Ba Tri,

tỉnh Bến Tre. Điện thoại: 0752.464.339.

Chi nhánh Mỏ Cày: số 66/7, khu phố 7, thị trấn Mỏ Cày, huyện Mỏ Cày

Nam, tỉnh Bến Tre. Điện thoại: 0753.663.779.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Doanh nghiệp tƣ nhân ô tô Ngọc Thành chính thức thành lập và đi vào

hoạt động từ ngày 23/06/2009, là một tổ chức kinh tế tự chủ, có con dấu riêng do

ông Nguyễn Văn Trực là chủ doanh nghiệp.


3

Hình 2: DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức khai trƣơng showroom đầu tiên


Ngày 09/07/2011, DNTN Ôtô Ngọc Thành chính thức đƣợc Bộ Công

Thƣơng Tổng Công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam cấp bằng

chứng nhận là Đại lý cấp I 3S của VEAM MOTOR – HUYNDAI tại Bến Tre.

Hình 3: Ông Vũ Quang Tâm – Giám đốc nhà máy Ôtô VEAM trao chứng nhận đại lý cấp I 3S cho DNTN Ôtô

Ngọc Thành



4

Với phƣơng châm nổ lực hết mình, luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh

doanh đã đề ra, DNTN Ôtô Ngọc Thành đã đạt đƣợc nhiều chỉ tiêu kinh tế quan

trọng về doanh thu và lợi nhuận, gặt hái đƣợc nhiều thành công, liên tiếp từ hạng

nhì vƣơn lên hạng nhất trong hệ thống phân phối của nhà máy VEAM MOTOR

về đại lý có lƣợng xe bán ra nhiều nhất trên thị trƣờng cả nƣớc.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trƣờng, doanh nghiệp đã mở

rộng thị trƣờng, mở thêm các chi nhánh lân cận ở các huyện Mỏ Cày Nam, huyện

Ba Tri và chi nhánh ở tỉnh Tiền Giang.

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Theo giấy chứng nhận đăng kinh doanh số 1300525306 do Sở Kế hoạch

và Đầu tƣ cấp lần đầu vào ngày 23/06/2009, đăng kí thay đổi lần thứ ba vào ngày

06/12/2011 với các ngành nghề kinh doanh nhƣ sau:

Buôn bán xe ôtô và các xe có động cơ khác.

Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ôtô và xe có động cơ khác.

Buôn bán kim loại và quặng kim loại (chi tiết: buôn bán sắt, tole, inox).

Đại lý ôtô và xe có động cơ khác.

Đại lý ký gửi xe ôtô, phụ tùng và bộ phận phụ trợ của xe ôtô, môi giới và

đấu giá.

Bảo dƣỡng, sửa chữa ôtô và xe có động cơ khác, đóng thùng xe ôtô. Thi

công cải tạo phƣơng tiện cơ giới đƣờng bộ.

Hoạt động thiết kế chuyên dụng.

Cho thuê xe ôtô và xe có động cơ khác.


5

1.3 Phân tích SWOT

Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W)

_Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên

giỏi, giàu kinh nghiệm.

_Là doanh nghiệp đầu tiên, tiên phong

trong việc kinh doanh mặt hàng ô tô tại

tỉnh Bến Tre.

_Tạo đƣợc thế mạnh đứng vững trên

thị trƣờng, minh chứng điều đó là hiện

nay ngoài cung cấp xe tiêu thụ trong

tỉnh thì doanh nghiệp còn cung cấp xe

ở các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long

và đang dần mở rộng xe tiêu thụ ở các

tỉnh thành phía Đông, với chiến lƣợc

kinh doanh rất thông minh và uy tín

của mình.

_Chiến lƣợc cho các nhân viên sales

xâm nhập thị trƣờng, tự tìm kiếm

nguồn khách hàng, hƣởng hoa hồng

khuyến khích nhân viên làm việc, tăng

số lƣợng khách hàng cũng nhƣ doanh

thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.

_Đƣợc hƣởng nhiều quyền lợi từ đại lí

cấp I 3S ở tỉnh Bến Tre.

_Nguồn vốn đầu tƣ kinh doanh của

doanh nghiệp chƣa đủ lớn, nguồn vốn

vay là chủ yếu, vốn chủ sở hữu chƣa

nhiều cho vòng quay của đồng vốn.

_Do loại hình doanh nghiệp vẫn còn

vừa và nhỏ, chƣa chú tâm phát triển bộ

phận quản trị nhân sự, chính sách nhân

sự vẫn còn yếu kém điển hình là chƣa

quản lí tốt nhân sự ở các chi nhánh,

nhân viên ngồi không trong giờ hành

chính vẫn còn nhiều.

Cơ hội (O) Thách thức (T)

_Năm 2009, thị xã Bến Tre đƣợc nâng

lên Thành phố Bến Tre, cầu Rạch

_Trong sự phát triển kinh tế của tỉnh

nhà, cùng với cơ sở hạ tầng ngày một


6

Miễu, cầu Hàm Luông đƣợc xây và

khánh thành, thay thế cho những

chuyến phà tạo thuận lợi cho việc

thông thƣơng, sự phát triển của tỉnh.

Song song đó, mọi hoạt động thƣơng

mại cũng dần phát triển, thay đổi diện

mạo mới đẹp hơn cho tỉnh nhà, góp

phần thúc đẩy tạo nên bƣớc tiến, phát

triển cho doanh nghiệp.

hoàn thiện nên các công ty, doanh

nghiệp bắt đầu mở rộng việc đầu tƣ

kinh doanh ôtô ngày càng nhiều, trở

thành đối thủ tạo nên sự cạnh tranh gay

gắt và thách thức lớn cho doanh

nghiệp. Điều đó, yêu cầu doanh nghiệp

cần phải có các chiến lƣợc khôn khéo

trong kinh doanh.

1.4 Định hƣớng phát triển của doanh nghiệp

Luôn thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc.

Thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp ở hiện tại

và các kế hoạch kinh doanh trong tƣơng lai.

Cung cấp hàng hóa, dịch vụ có chất lƣợng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của

khách hàng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Về bộ máy tổ chức: từng bƣớc thực hiện, sắp xếp và đổi mới bộ máy tổ

chức phù hợp với tình hình thực tế nhằm đạt hiệu quả quản lí cao nhất, tăng khả

năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Luôn chú trọng nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn, nâng cao đời

sống cho nhân viên.

Tích cực tham gia các hoạt động xã hội góp phần xây dựng quê hƣơng, đất

nƣớc ngày càng giàu đẹp.


7

1.5 Cơ cấu tổ chức

Hình 4: Sơ đồ tổ chức tại DNTN Ôtô Ngọc Thành

(Nguồn: Sinh viên thực hiện dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp)

1.6 Sơ lƣợc bộ phận thực tập

Trong đợt thực tập này, tôi chủ yếu đƣợc phân công làm việc ở bộ phận

kinh doanh. Tuy nhiên, do thực tập vào các ngày cuối và đầu của năm mới,

doanh nghiệp có nhiều công việc bận rộn, thiếu nguồn nhân lực nên thƣờng đƣợc

luân chuyển qua phụ giúp, học hỏi bên bộ phận kế toán. Song, công việc thực tập

chủ yếu vẫn ở bộ phận kinh doanh.

Nhiệm vụ của Phòng kinh doanh tại doanh nghiệp

Nhân viên có nhiệm vụ tƣ vấn, giới thiệu chất lƣợng mẫu mã, giá cả và sự

bền bỉ của tất cả các loại xe mà doanh nghiệp có thể cung cấp cũng nhƣ các phụ

kiện, đồ chơi cho xe.

Đề ra các chiến lƣợc, phƣơng án bán hàng, tiếp xúc thị trƣờng tìm nguồn

khách hàng cho doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc hiệu quả trong

kinh doanh.

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán - tài chính

Phòng kĩ thuật


8

Đồng thời, nhân viên Phòng kinh doanh có quyền thay mặt Chủ doanh

nghiệp tiến hành kí kết các hợp đồng mua bán xe, dịch vụ thiết kế, cải tạo xe với

khách hàng. Sau đó, nhân viên sẽ chịu trách nhiệm tiến hành tất cả các thủ tục hồ

sơ mua bán, vay vốn (nếu có) cũng nhƣ hồ sơ đăng kí, đăng kiểm, bảo hiểm trọn

vẹn các dịch vụ cho khách hàng. Nhân viên Phòng kinh doanh góp phần rất lớn

trong việc phát triển doanh nghiệp vững mạnh, tạo đƣợc sự uy tín, danh tiếng

trên thị trƣờng.

Nhiệm vụ của Phòng kế toán – tài chính

Nhân viên Phòng kế toán – tài chính thực hiện tất cả các công việc liên

quan đến tài chính, phụ trách việc thu và chi, tiếp nhận và xử lí các chứng từ, hợp

đồng mua bán xe từ Phòng kinh doanh chuyển sang, ghi chép và kiểm soát lại

toàn bộ những nghiệp vụ phát sinh có liên quan trong quá trình bán hàng, phân

tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, dự đoán lợi nhuận,

chấm công, chi trả lƣơng cho từng nhân viên theo đúng năng lực và sự đóng góp

của họ trong từng công việc. Bên cạnh đó, nhân viên Phòng kế toán – tài chính

có thể thực hiện các giao dịch mua bán cả bằng tiền mặt và thông qua tài khoản

tiền gửi ngân hàng thay mặt cho Chủ doanh nghiệp.

Ngoài ra, Phòng kế toán còn có một thủ kho chuyên kiểm tra, xuất số

lƣợng hàng hóa, phụ tùng, thiết bị, đồ chơi của xe đƣợc mua bán, sữa chữa ở cửa

hàng. Sau đó, lên kế hoạch nhập số lƣợng hàng cần thiết, tránh việc dƣ thừa hay

thiếu.


9

2 CÔNG VIỆC THỰC TẬP

2.1 Mục tiêu công việc

Tiếp xúc với môi trƣờng làm việc thực tế, hiểu đƣợc cách thức làm việc,

qui trình vận hành cũng nhƣ văn hóa tại doanh nghiệp. Từ đó, tập cách thích nghi

với môi trƣờng, vận dụng và phát triển các kĩ năng bản thân để hòa nhập với

doanh nghiệp.

Vận dụng các kiến thức đã học và các kĩ năng bổ trợ khác để hoàn thành

nhiệm vụ đƣợc giao.

Tích lũy đƣợc các kinh nghiệm thông qua các bài học từ thực tế.

Nhìn nhận, rút ra đƣợc điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó tìm

cách phát huy và khắc phục, để hoàn thiện tốt hơn, định hƣớng cho công việc

tƣơng lai sau này.

2.2 Các công việc thực tập

2.2.1 Tìm hiểu qui trình bán hàng

Qui trình mua bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng

Bƣớc 1: Khảo sát thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bƣớc 2: Tiếp cận khách hàng và tƣ vấn sản phẩm

Bƣớc 3: Chăm sóc khách hàng

Do xe ôtô là một sản phẩm có giá trị lớn nên khách hàng thƣờng băn

khoăn, cần phải có thời gian suy nghĩ khi mua. Vì thế, các nhân viên bán hàng

cần phải quan tâm, liên lạc, thuyết phục nhằm giúp khách hàng tin tƣởng, quyết

định mua sản phẩm ở công ty.

Bƣớc 4: Tiến hành làm hợp đồng

Có 2 loại hợp đồng:

Hợp đồng khách hàng trả 100% tiền mặt: khách hàng và công ty tiến

hành thảo luận, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng. Bên mua sẽ đặt cọc


10

một khoản tiền tùy theo thỏa thuận. Sau khi công ty tiến hành các bƣớc

hoàn tất việc mua bán, thủ tục giấy tờ, khách hàng sẽ trả đủ số tiền còn lại.

Hợp đồng khách hàng vay Ngân hàng để mua xe: khách hàng và công

ty tiến hành thảo luận, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng. Khách hàng

thƣờng đặt cọc khoản 10-50 triệu (tùy vào khách hàng và công ty thỏa

thuận). Công ty sẽ tƣ vấn cho khách hàng nên chọn Ngân hàng nào vay.

Sau đó, nhân viên sẽ giữ hợp đồng, CMND, hộ khẩu khách hàng đến

Ngân hàng để Ngân hàng thẩm định, có ra quyết định cho vay hay không

để công ty tiến hành bán hàng làm thủ tục xe? Thời gian thẩm định, ra

quyết định thƣờng là 05 ngày, 01 tuần hay nửa tháng (tùy vào sự quen biết

giữa khách hàng với Ngân hàng cũng nhƣ của công ty với Ngân hàng đó

để thủ tục đƣợc nhanh gọn, công ty nhanh chóng bán đƣợc sản phẩm.)

Bƣớc 5: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xe để tiến hành làm thủ tục.

Hồ sơ gốc gồm có:

Phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng (hay còn gọi là giấy ngắn)

Hình 5: Phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng



11

Giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ

giới (hay còn gọi là giấy dài)

Hình 6: Giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ giới nhập khẩu



12

Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất cho khách hàng

(lai đỏ)

Hình 7: Hóa đơn giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất khi bán hàng cho khách hàng



13

Hóa đơn giá trị gia tăng nối (nếu có): dành cho một số xe đƣợc bán

chuyển nhƣợng qua lại.

Ví dụ: Công ty TNHH Việt Nam Suzuki bán lại cho Công ty TNHH Ôtô

Á Châu. DNTN Ôtô Ngọc Thành nhập xe từ Công ty TNHH Á Châu. Khi mua

bán xe cần hóa đơn giá trị gia tăng nối giữa Công ty TNHH Việt Nam Suzuki với

Công ty TNHH Á Châu và Công ty TNHH Á Châu với DNTN Ôtô Ngọc Thành.

Hình 8: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Việt Nam Suzuki xuất khi bán hàng cho Công ty TNHH

Á Châu



14

Hình 9: Hóa đơn giá trị gia tăng của Công ty TNHH Á Châu xuất khi bán hàng cho DNTN Ôtô Ngọc Thành



15

Bƣớc 6: Tiến hành đóng lệ phí trƣớc bạ

Khi đóng lệ phí trƣớc bạ, hồ sơ cần có:

Tờ khai lệ phí trƣớc bạ (viết 2 bộ)

Hình 10: Tờ khai lệ phí trƣớc bạ



16

Bản sao phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng

Bản sao hóa đơn giá trị gia tăng DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất cho khách

hàng

Bản sao hóa đơn giá trị gia tăng nối (nếu có)

Bƣớc 7: Tiến hành đăng kí xe

Nếu khách hàng là cá nhân, nhân viên công ty sẽ tiến hành liên lạc với

khách hàng để đi cùng, đem xe và hồ sơ xuống phòng đăng kí - Phòng Cảnh sát

Giao thông Công an đƣờng bộ - đƣờng sắt để tiến hành đăng kí.

Nếu khách hàng là doanh nghiệp, khi đăng kí cần phải có giấy giới thiệu

của doanh nghiệp/công ty khách hàng.

Hình 11: Giấy giới thiệu của khách hàng là doanh nghiệp cử nhân viên của DNTN Ôtô Ngọc Thành tiến hành

đi đăng kí xe cho khách hàng



17

Bản chính phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng

Bản chính hóa đơn đỏ giá trị gia tăng của DNTN Ôtô Ngọc Thành xuất

cho khách hàng.

Bản sao giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi

trƣờng xe cơ giới nhập khẩu.

Tờ khai lệ phí trƣớc bạ

Giấy báo nộp tiền vào Ngân sách Nhà nƣớc.

Hình 12: Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc



18

Giấy khai đăng ký xe

Hình 13: Giấy khai đăng ký xe


Cuối cùng nhân viên sẽ giữ giấy hẹn của cán bộ đăng kí, sau 02 ngày đến

nhận cạt-quẹt xe, hoàn tất thủ tục đăng kí.


19

Hình 14: Giấy hẹn của đội đăng kí – Phòng CSGT đƣờng bộ - đƣờng sắt Công an tỉnh Bến Tre đƣa cho nhân

viên sau khi đi đăng kí


Bƣớc 9: Tƣ vấn, bán bảo hiểm xe cho khách hàng.

Liên lạc với khách hàng yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm cho xe. Đồng

thời, cũng chủ động, tƣ vấn khách hàng mua bảo hiểm do chính doanh nghiệp

bán.

Hình 15: DNTN Ôtô Ngọc Thành bán bảo hiểm xe ôtô cho khách hàng



20

Bƣớc 8: Đem xe đi đăng kiểm

Nhân viên công ty sẽ đem xe đi đăng kiểm, hồ sơ gồm có:

Giấy hẹn nhận giấy tờ xe của đội đăng kí – phòng Cảnh sát giao thông

Công an đƣờng bộ - đƣờng sắt.

Giấy kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng

Giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ

giới nhập khẩu.

Bảo hiểm trách nhiệm dân sự

Bƣớc 9: Làm biên bản bàn giao xe cho khách hàng. Tiến hành giao xe, các thủ

tục giấy tờ xe cho khách hàng. Hoàn tất việc thanh toán số tiền mua bán còn lại

giữa các bên. Nếu khách hàng vay ngân hàng, công ty sẽ tiến hành viết giấy, yêu

cầu Ngân hàng giải ngân.


21

Hình 16: Biên bản bàn giao xe của DNTN Ôtô Ngọc Thành với khách hàng


Bƣớc 10: Duy trì mối quan hệ, chăm sóc khách hàng.

Nhận xét:

Qui trình mua bán xe ôtô là một qui trình rất phức tạp, không đơn giản

nhƣ trả tiền rồi lấy hàng nhƣ các sản phẩm khác vì nó đòi hỏi phải qua nhiều giai

đoạn, thủ tục, kiểm tra gắt gao của các cơ quan Nhà nƣớc. Do tính chất hàng hóa


22

là xe ôtô con, xe tải là mặt hàng có giá trị lớn nên khách hàng rất băn khoăn trong

quyết định lựa chọn sản phẩm cũng nhƣ nơi bán, các cửa hàng có uy tín. Vì thế

đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có kinh nghiệm, hiểu biết về các loại xe để có

thể tƣ vấn giúp cho khách hàng lựa chọn đƣợc mẫu mã, kiểu dáng, thƣơng hiệu,

tính năng thích hợp cũng nhƣ vừa túi tiền. Đồng thời, nhân viên cũng phải tỏ ra

chuyên nghiệp, thể hiện sự tự tin, uy tín vì nhân viên là bộ mặt của công ty khiến

cho khách hàng tin tƣởng khi mua sản phẩm có giá trị lớn. Với chiến lƣợc là tận

tâm với khách hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện đầy đủ các dịch vụ mua bán, thủ

tục giấy tờ giúp cho khách hàng không phải lo âu về các mặt thủ tục rƣờm rà.

Đối với tâm lí của bất kì khách hàng nào, khi mua xe, họ cảm thấy rất thích, rất

nôn nao đƣợc nhận xe về chạy thử, nên các nhân viên không đƣợc rề rà, làm

chậm trễ tiến độ bàn giao xe. Đặc biệt, khách hàng không thích nói hai lời. Trong

quá trình bán xe, các nhân viên không chỉ đối mặt để vừa lòng khách hàng, mà

cần phải thể hiện sự khéo léo trong giao tiếp với các cơ quan, nơi làm hồ sơ, thủ

tục để có đƣợc sự trôi chảy trong công việc.

Qui trình thực hiện dịch vụ thiết kế cải tạo xe cho khách hàng

Bƣớc 1: Tƣ vấn dịch vụ, mẫu mã, kiểu dáng thiết kế cho khách hàng.

Bƣớc 2: Tiến hành thỏa thuận kí kết hợp đồng giữa các bên.

Bƣớc 3: Doanh nghiệp sẽ đo đạc gửi thông tin, số liệu cho các kĩ sƣ ở thành phố

Hồ Chí Minh hợp tác với công ty, đảm nhận khâu thiết kế bản vẽ cho khách

hàng.

Bƣớc 4: Đem bản vẽ đến Sở Giao thông vận tải để thẩm định. Nếu bản vẽ đủ

điều kiện để thông qua, Sở Giao thông vận tải sẽ kí, đóng mộc xác nhận vào bản

vẽ.


23

Hình 17: Bản vẽ thiết kế kĩ thuật cải tạo xe của DNTN Ôto Ngọc Thành thiết kế cho khách hàng đƣợc Sở

GTVT Bến Tre thông qua


Bƣớc 5: Nhân viên ở bộ phận kĩ thuật của doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện

cải tạo xe cho khách hàng.

Bƣớc 6: Sau đó, tiến hành nghiệm thu xe và nghiệm thu bản vẽ. Sở Giao thông

vận tải sẽ xuất Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo, Giấy chứng

nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ giới.


24

Hình 18: Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo do Sở GTVT cấp


Bƣớc 7: Đem xe đi đăng kí

Bƣớc 8: Đi đăng kiểm

Bƣớc 9: Tiến hành bàn giao xe, hoàn tất thủ tục và thanh toán tiền mua bán.

Bƣớc 10: Duy trì mối quan hệ, chăm sóc khách hàng.


25

Nhận xét:

Đây là qui trình các bƣớc để tiến hành thiết kế, cải tạo xe cho khách hàng.

Tuy nhiên, trong công việc, để linh động thay vì theo trình tự chúng ta phải đợi

có bản vẽ thiết, sau đó đem đi thẩm định, đƣợc duyệt mới tiến hành cải tạo xe.

Doanh nghiệp do có kinh nghiệm, có sẵn bản vẽ mẫu nên xe đƣợc thực hiện cải

tạo song song với quá trình làm bản vẽ. Điều đó, rút ngắn đƣợc rất nhiều thời

gian, có lợi cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Kinh nghiệm

Hiểu đƣợc qui trình mua bán tại doanh nghiệp, điều đó giúp cho bản thân

biết đƣợc cách thức thực hiện các công việc đƣợc giao, có thể nhìn nhận đƣợc

các công việc đang diễn ra tại doanh nghiệp.

Trong quá trình thực tập, đƣợc các anh, chị cho phụ giúp trong quá trình

làm các thủ tục hồ sơ, đƣợc mọi ngƣời cho đi thực tế tới Ngân hàng, Sở Giao

thông vận tải, phòng đăng kiểm làm và nộp hồ sơ để hiểu biết rõ thực tế, cách

thức làm việc ở các nơi. Còn quá trình giao tiếp với khách hàng, do yêu cầu phải

hiểu biết nhiều, tránh sai sót, các anh chị cho đi theo để học hỏi cách giao tiếp,

cách thức bán hàng. Tính cách của khách hàng rất đa dạng, chúng ta cần phải có

sự uyển chuyển tinh tế, chủ động trong mọi tình huống.

2.2.2 Tìm hiểu cách thức quản lí số lƣợng xe trƣng bày ở các chi

nhánh cửa hàng

Doanh nghiệp nhập xe để trƣng bày, bán ở các cửa hàng chủ yếu là xe tải

và xe ben một số thƣơng hiệu uy tín, thƣờng đƣợc khách hàng ƣa chuộng nhƣ

Mitsubishi, Hino, Isuzu… và đặc biệt là dòng xe tải, ben của VEAM do chính

doanh nghiệp làm đại lí cấp I 3S. Còn về các mặt hàng nhƣ xe du lịch, chủ yếu là

tƣ vấn khách hàng qua catolouge, hay theo yêu cầu của khách hàng cần nhập về.

Vì mặt hàng xe du lịch cần có nguồn vốn nhiều. Đồng thời, xe du lịch đa dạng

mẫu mã và nhanh lỗi thời, doanh nghiệp chƣa đủ sức để nhập trƣng bày mặt hàng

này, tránh bị tồn đọng hàng, khó xoay nguồn vốn do không bán đƣợc. Hiện tại,


26

doanh nghiệp chỉ nhập các mặt hàng bán chạy với số lƣợng vừa đủ. Các nhân

viên bán hàng cố gắng tƣ vấn cho khách hàng mua các mặt hàng, mẫu mã có sẵn

tại doanh nghiệp, hạn chế nhập xe mới về. Các nhân viên dựa vào bảng thống kê

các xe có sẵn đƣợc treo tại Phòng kinh doanh để biết đƣợc các xe nào còn hàng

tại doanh nghiệp, đang đƣợc trƣng bày tại chi nhánh nào, mẫu mã, màu sắc gì.

Khi đƣợc thực tập tại đây, các anh chị trong công ty đã hƣớng dẫn cho tôi hiểu

đƣợc các kí hiệu bảng thống kê quản lí xe tại doanh nghiệp. Vì các nhân viên

sales thƣờng ra ngoài thị trƣờng để tìm khách hàng, vì thế, công việc thực tập của

tôi yêu cầu nhận các cuộc điện thoại của các nhân viên sales gọi về, xem bảng

thống kê, báo lại các thông tin xe để các anh/chị giới thiệu cho khách hàng, hoặc

khi khách hàng tới hỏi có thể trả lời cho khách hàng.

Hình 19: Bảng thống kê các xe hiện có tại doanh nghiệp



27

Hình 20: Bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp


Ý nghĩa của bảng thống xe các xe có tại doanh nghiệp

Nhƣ qua bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp nhƣ trong hình trên,

vào thời điểm đó, tại doanh nghiệp ở tất cả các chi nhánh có 53 chiếc xe đang

đƣợc trƣng bày.

Ở cột loại xe, đặc điểm xe cho biết:

Rabbit: xe có trọng tải 990kg

Cub: xe có trọng tải 1tấn 250kg

Fox: xe có trọng tải 1tấn 400kg

Puma: xe có trọng tải 1tấn 900kg

Bull: xe có trọng tải 2 tấn 500kg


28

Tiger/Lion: các xe có trọng tải từ 3tấn trở lên

Xe ben: dòng xe ben

Chassis: sắt xi, xe không thùng

Thùng lửng: dòng xe tải thùng lửng

Ở cột số khung: cho biết chính xác xe nào, các xe có thể giống nhau, đƣợc

nhận định, phân biệt thông qua số khung.

Ở cột màu: cho biết màu sắc của xe

Kí hiệu chữ cái theo tên màu tiếng anh: W: white, B: Blue, G: Grey.

Kí hiệu con số: độ đậm nhạt, phân biệt màu sắc trong các bảng màu.

Ở cột địa điểm: cho biết xe đang nằm ở chi nhánh cửa hàng nào.

VP: Văn phòng, trụ sở chính

T.G: Chi nhánh tỉnh Tiền Giang

BTri: Chi nhánh huyện Ba Tri

MC: Chi nhánh huyện Mỏ Cày

MHiền: đại lí cấp II do doanh nghiệp phân phối hàng

Ở cột ghi chú:

ML: xe có máy lạnh

Nhận xét:

Việc treo bảng thống kê ngay tại văn phòng nhƣ thế sẽ giúp cho tất cả các

nhân viên thuận tiện trong quá trình theo dõi. Để có thể đọc và hiểu đƣợc bảng

thống kê các xe có tại doanh nghiệp thì không khó, tuy nhiên điều quan trọng của

một ngƣời nhân viên là qua bảng thống kê đó có thể lên chiến lƣợc bán hàng nhƣ

trong số các xe có cùng trọng tải thì dòng nào còn nhiều nên giới thiệu với khách,

màu sắc nào còn để hƣớng cho khách lựa chọn tránh nhập hàng mới về, hay quan

sát xe nào còn tồn đọng vẫn chƣa bán thì lên kế hoạch. Từ đó, doanh nghiệp cũng

có thể theo dõi số lƣợng các mặt hàng nào cần thiết để nhập thêm với số lƣợng


29

vừa đủ. Đồng thời, dựa vào bảng thống kê, các nhân viên phải biết cách để điều

phối xe, giảm khoảng cách vận chuyển hàng cần thiết giữa các chi nhánh để tiết

kiệm nguồn lực và kinh phí.

Kinh nghiệm

Học hỏi đƣợc cách thức cung ứng cũng nhƣ cách thức quản lí sản phẩm tại

doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã phân tích đƣợc nhu cầu thị trƣờng và nguồn lực

của doanh nghiệp để có cách nhập hàng đúng số lƣợng, đúng chất lƣợng, đúng

thời gian. Đồng thời, rút đƣợc kinh nghiệm ở doanh nghiệp, dù có nhiều chi

nhánh nhƣng cũng không cần nhập hàng nhiều ở mỗi chi nhánh mà phải biết cách

trƣng bày, linh động trong việc vận chuyển hàng cần thiết giữa các chi nhánh sẽ

giúp cho doanh nghiệp không tồn hàng, dƣ hàng nhiều, tiết kiệm nguồn vốn.

2.2.3 Tham gia hội chợ triễn lãm công nghiệp – thƣơng mại Bến Tre

2013

Phụ giúp khâu chuẩn bị

Hội chợ triễn lãm công nghiệp – thƣơng mại Bến Tre 2013 bắt đầu diễn ra

vào ngày 16/01/2013, kéo dài trong 07 ngày. Doanh nghiệp tham gia với gian

hàng triễn lãm ôtô và các phụ tùng, đồ chơi xe. Để có thể tham gia trong suốt

thời gian dài một tuần, mọi thứ cần phải đƣợc chuẩn bị đầy đủ, tránh thiếu hụt.

Chuẩn bị tờ rơi phân phát

_Cách thực hiện:

Nhận tờ rơi, card visit từ công ty quảng cáo

Photo bảng giá vừa đủ với số lƣợng tờ rơi

Dùng kim bấm, bấm tờ bảng giá kẹp giữa tờ rơi. Mỗi tờ rơi sẽ bấm

kèm theo 01 card visit của: Giám đốc, Trƣởng phòng kinh doanh,

Quản lí, các nhân viên bán hàng.

Sắp xếp, phân loại tờ rơi theo tên card visit từng ngƣời… để tiện

cho việc tìm kiếm, phân phát đƣa cho khách hàng khi cần.


30

_Nhận xét:

Việc chuẩn bị tờ rơi là một việc khá đơn giản, chỉ cần tỉ mỉ, cẩn thận

không bấm nhầm các mặt giấy để dẫn đến tốn thời gian để chỉnh sửa lại. Chúng

ta cũng cần phải kiểm tra, chuẩn bị số lƣợng tờ rơi vừa đủ cho từng ngƣời, tránh

ngƣời đƣợc chuẩn bị quá nhiều, ngƣời quá ít. Do khi phát tờ rơi có kèm tên nhân

viên, khi phân phát sẽ giúp cho khách hàng biết đƣợc liên hệ với nhân viên đó để

tƣ vấn trong kinh doanh. Vì thế, số lƣợng tờ rơi cần đồng đều giữa các nhân viên

để có sự công bằng trong việc tìm kiếm khách hàng giữa các nhân viên.

_Kinh nghiệm:

Biết đƣợc cách thức chuẩn bị các tờ rơi, số lƣợng, các nội dung cần thiết

có trong tờ rơi để đảm bảo cung cấp đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết cho

khách hàng, thu hút đƣợc khách hàng đến với doanh nghiệp.

Phân loại catolouge


Thu thập tất cả các catolouge có tại doanh nghiệp

Đầu tiên, phân loại catolouge theo loại xe: xe tải, xe ben, xe du lịch

Đối với xe tải, xe ben: phân loại theo trọng tải, sau đó cuối cùng là

thƣơng hiệu, mẫu mã.

Đối với xe du lịch: phân loại xe theo thƣơng hiệu, dựa vào đó phân

loại tiếp xe 04 chỗ, xe 05 chỗ, xe 07 chỗ của từng thƣơng hiệu đó.

Cứ mỗi loại đếm khoảng 20 tờ catolouge cho vào 01 bìa nhựa

trong.

_Nhận xét:

Công việc phân loại catolouge không khó, nhƣng cần chúng ta phải biết

quan sát, biết cách phân loại theo trình tự sẽ giúp cho công việc dễ dàng, nhanh

chóng, tránh nhầm lẫn.


31

_Kinh nghiệm:

Đối với xe du lịch, các xe có tên thƣơng hiệu, mẫu mã dễ phân biệt hơn.

Riêng đối với xe tải, xe ben, các xe tƣơng đối giống nhau, với lại do bản thân

không có kinh nghiệm trong nghề nên việc phân loại diễn ra khó khăn, có sự

nhầm lẫn giữa các loại. Tuy nhiên qua đó, giúp tôi biết thêm nhiều về các loại xe,

các thông tin về xe, mở mang thêm nhiều kiến thức mới.

Phụ giúp trong các ngày diễn ra hội chợ

Công việc tôi đƣợc phân công trong đợt diễn ra hội chợ là trực gian hàng

vào buổi tối từ 17h đến 21h trong suốt các ngày diễn ra.

Phát tờ rơi


Vì số lƣợng tờ rơi có hạn, để có thể phát đủ trong 07 ngày diễn ra hội chợ

nên khi phát tờ rơi chủ yếu tập trung vào các khách hàng có nhu cầu. Công việc

yêu cầu đứng trƣớc gian hàng, quan sát khách hàng đến tham quan, tìm kiếm các

khách hàng có nhu cầu, giới thiệu, đƣa tờ rơi cho khách hàng tham khảo.

_Nhận xét:

Việc phát tờ rơi trong buổi triễn lãm nhằm giúp cho khách hàng biết thêm

một số thông tin về doanh nghiệp, có cơ hội quảng bá thƣơng hiệu. Đồng thời,

cũng giới thiệu các dòng sản phẩm đến với khách hàng. Khi đứng trƣớc gian

hàng, chúng ta đƣợc xem là bộ mặt của công ty, chúng ta phải tỏ ra niềm nở,

quan tâm đến với tất cả các khách hàng, kể cả những khách hàng không có nhu

cầu. Khi đi hội chợ, khách hàng có tâm lí không muốn cầm, nắm vật gì gây

vƣớng víu trong lúc tham quan, nên họ thƣờng không muốn nhận tờ rơi của

chúng ta. Chúng ta cần phải mời họ một cách khéo léo, thân thiện, tuy nhiên đôi

khi tôi vẫn bị khách hàng từ chối. Những lúc đó, chúng ta vẫn phải tiếp tục niềm

nở, tƣơi cƣời và nói “Xin lỗi! Vì đã làm phiền ông/bà”. Đồng thời, do yêu cầu chỉ

phát cho các khách hàng có nhu cầu nên đòi hỏi chúng ta phải nhìn nhận đƣợc


32

các khách hàng tiềm năng. Đây có thể đƣợc xem là yếu tố khó nhất, dễ bị nhầm

lẫn đối với các nhân viên bán hàng.

_Kinh nghiệm:

Học hỏi đƣợc cách thức chào hỏi khách hàng, giới thiệu sản phẩm đến với

khách hàng. Khi thực sự đứng dƣới vai trò là một nhân viên bán hàng, giúp cho

tôi hiểu đƣợc các tính cách, hình ảnh, chân dung các khách hàng một cách rõ nét.

Trả lời các câu hỏi của khách hàng


Mỗi nhân viên sẽ đảm nhiệm một khu vực. Tôi đƣợc phân công trƣớc gian

hàng ngay khu vực trƣng bày xe hơi Huyndai Anvante và xe hơi Huyndai

Tucson, nên các câu hỏi khách hàng thƣờng xoay quanh hai dòng xe này. Một số

các vấn đề thƣờng đƣợc khách hàng thắc mắc nhƣ:

Giá cả

Xe số/xe tự động

Xe nƣớc nào sản xuất, lắp ráp

Động cơ

Chƣơng trình khuyến mãi tại doanh nghiệp

Thông tin liên hệ ở cửa hàng

…

Ngoài ra, đôi khi các khách hàng vẫn hỏi một số các thông tin các xe khác

đang trƣng bày. Lúc đó, tôi sẽ trả lời những câu hỏi trong khả năng của tôi,

những lúc không biết tôi phải xin lỗi khách hàng, nhờ các nhân viên khác đến trả

lời, tƣ vấn dùm.

_Nhận xét:

Công việc yêu cầu tôi cần phải có các kiến thức về xe ôtô, và đặc biệt các

thông số về 02 dòng xe Anvante và Tucson ngay khu vực tôi đảm nhận, để có thể

trả lời đƣợc các câu hỏi của khách hàng. Sau đó, chúng ta cũng phải nói lên đƣợc


33

các tính năng tốt của xe đang đƣợc trƣng bày để thu hút khách hàng chọn mua

sản phẩm. Ban đầu, khi đƣợc phân công ngay khu vực này, tôi còn bỡ ngỡ, chƣa

hiểu về các dòng xe nên không thể trả lời cho khách hàng đƣợc, phải xin lỗi

khách hàng. Ngay sau đó, tôi phải nghiên cứu các thông tin về sản phẩm, đồng

thời cũng do đƣợc học qua khóa lái xe ôtô nên công việc cũng trở nên dễ dàng

hơn. Những lần trả lời cho khách hàng yêu cầu chúng ta phải nói rõ ràng dễ hiểu,

thu hút, điều đó cho thấy một nhân viên bán hàng muốn làm tốt phải thông thạo,

hiểu rõ sản phẩm mình, có nhƣ thế chúng ta mới tự tin, giao tiếp tốt với khách

hàng.

_Kinh nghiệm:

Học hỏi đƣợc cách giao tiếp, trả lời, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

Biết đƣợc các vấn đề ở một sản phẩm thƣờng đƣợc các khách hàng quan tâm.

Qua công việc này, tôi cũng hiểu biết thêm một số kiến thức về xe ôtô.

Ngoài các công việc trên, khi tham gia vào hội chợ triển lãm lần này, nó

giúp tôi hiểu đƣợc cách thức tổ chức, chuẩn bị một gian hàng, một cách thức để

quảng bá thƣơng hiệu của doanh nghiệp đến với công chúng.

Sau đây là một số hình ảnh gian hàng của doanh nghiệp tại Hội chợ triển

lãm công nghiệp – thƣơng mại 2013:

Hình 21: Thẻ đơn vị tham gia - doanh nghiệp phát cho tôi để ra vào cổng hội chợ làm việc vào các ngày diễn ra

(Nguồn: Sinh viên)


34

Hình 22: Khu vực tôi đƣợc phân công tiếp khách tham quan


Hình 23: Quang cảnh xe đƣợc trƣng bày



35

Hình 24: Quang cảnh bên trong gian hàng


Hình 25: Phụ kiện, đồ chơi cho xe đƣợc trƣng bày tại gian hàng



36

Hình 26: Khách hàng tham quan triễn lãm xe


Hình 27: Tôi cùng các chị nhân viên trong doanh nghiệp trƣớc gian hàng triễn lãm



37

2.2.4 Học cách fax, photo

Hình 28: Máy fax – photo tại doanh nghiệp


Đối với công việc fax


Muốn gửi fax đi

Bấm nút Fax để chuyển máy sang chế độ fax

Để giấy fax vào ngăn quét, nội dung cần fax úp xuống

Bấm số fax cần gửi đi sau đó bấm START

Đợi cho máy hiển thị chữ “COMPLETE” nghĩa là công việc fax

thành công, có thể ấn FINISH.

Đem giấy tờ bàn giao lại cho các anh/chị.

Muốn nhận fax

Bỏ giấy trắng A4 vào ngăn đựng giấy

Khi nghe tín hiệu có fax, máy tự động in nội dung và đƣa giấy ra

ngoài. Trƣờng hợp hết giấy trong máy, máy sẽ báo tín hiệu, chúng

ta bỏ giấy vào, sau đó nhấn start, giấy sẽ đƣợc in và chạy ra ngoài.

Đem giấy tờ bàn giao lại cho các anh/chị.


38

_Nhận xét:

Fax là một phƣơng tiện rất hữu ích trong việc chuyển phát giấy tờ, thông

tin và cách sử dụng phƣơng tiện này cũng khá đơn giản, biết sử dụng fax cũng là

công việc rất cần thiết.

_Kinh nghiệm:

Khắc phục đƣợc cách đặt nhầm lẫn mặt giấy cần fax. Ngoài ra, do máy có

nhiều chức năng nhƣ fax, photo, scan, đôi khi vẫn thƣờng quên chuyển chế độ

khi sử dụng.

Đối với công việc photo


Bỏ giấy trắng A4 vào ngăn đựng giấy của máy.

Chuyển máy sang chế độ photo

Mở nắp máy in lên, đặt mặt giấy cần photo úp xuống ngay vị trí

trên màn kính và đậy nắp máy lại. Hoặc có thể úp mặt giấy cần

photo xuống cho vào nắp phía trên máy, máy sẽ tự động cuốn các

giấy photo. Cách sau này sẽ giúp hạn chế thời gian khi phải photo

nhiều tờ giấy trong cùng lúc.

Sau đó nhấn START.

Sắp xếp giấy tờ, sau đó đem giao cho các anh/chị.

_Nhận xét:

Công việc đơn giản và dễ làm. Tuy nhiên cũng cần phải tỉ mỉ, khéo léo để

tránh in nhầm mặt giấy, bản in đẹp, ngay ngắn.

_Kinh nghiệm:

Sau đợt thực tập, tôi đã có thể photo một cách thuần thục. Đồng thời, tôi

cũng rút đƣợc kinh nghiệm khi gặp sự cố khi photo nhƣ là kẹt giấy. Khi máy bị

kẹt chúng ta phải tắt nguồn, gỡ bộ phận chắn giấy ra khỏi máy theo đúng cách,


39

sau đó kéo giấy bị kẹt ra khỏi trục, lắp bộ phận chắn giấy vào lại, bật nguồn điện

và thực hiện nhƣ ban đầu.

2.2.5 Lƣu thông tin khách hàng vào sổ khách hàng

Việc lƣu thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp trong việc chăm sóc

khách hàng sau này. Đồng thời dựa vào sổ khách hàng, cũng cho biết đƣợc tình

hình doanh số trong mỗi tháng, doanh nghiệp đã bán đƣợc bao nhiêu xe, thống kê

đƣợc nhân viên nào đã kí hợp đồng với khách hàng nào để chi trả hoa hồng.


Mở sổ khách hàng và kẻ bảng nhƣ trong sổ gồm các mục: tên

khách hàng, ngày tháng năm sinh khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

khách hàng, loại xe, nhãn hiệu, biển số xe, số khung, ngày tháng

giao dịch, số hợp đồng, tên nhân viên kí hợp đồng.

Dựa trên hợp đồng điền các thông tin vào sổ

Cất sổ vào vị trí cũ ngay ngắn.

_Nhận xét:

Công việc rất đơn giản, yêu cầu chúng ta phải cập nhật đầy đủ, đúng lúc,

tránh sai sót thông tin.

_Kinh nghiệm:

Mọi thông tin về giao dịch với khách hàng cũng nhƣ thông tin về khách

hàng đều rất quan trọng. Chúng ta cần phải quản lí gọn gàng, sắp xếp một cách

có thứ tự và khoa học nhằm tiện lợi cho việc tra cứu thông tin sau này, không

phải mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.

2.2.6 Chăm sóc khách hàng

Công việc chăm sóc khách hàng là mỗi ngày tôi phải kiểm tra sổ khách

hàng trong cùng tháng cách đó một năm để nhắc khách hàng đem xe đi đăng

kiểm, đồng thời thông báo khách hàng về việc bảo hiểm của họ chuẩn bị hết hạn,


40

thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp. Qua đó, cũng tƣ vấn giúp cho khách

hàng tiếp tục mua bảo hiểm do doanh nghiệp bán.


Kiểm tra sổ khách hàng trong cùng tháng cách đây một năm

Gọi điện thoại đến khách hàng đã mua hàng

Giới thiệu tên, doanh nghiệp, lí do gọi điện, xin khách hàng vài

phút để có thể trình bày

Hỏi thăm về tình hình chất lƣợng xe

Thông báo khách hàng tới hạn đăng kiểm và hết hạn bảo hiểm

Tƣ vấn khách hàng tiếp tục mua bảo hiểm ở doanh nghiệp

Kết thúc, cảm ơn khách hàng.

Đánh dấu tên các khách hàng đã gọi điện.

_Nhận xét:

Hoạt động chăm sóc khách hàng rất quan trọng đối với bất kì công ty hay

doanh nghiệp nào. Nó giúp chúng ta giữ chân khách hàng, tạo lợi thế so với các

đối thủ, góp phần tăng doanh thu, phát triển của doanh nghiệp. Tôi đã phải cố

gắng rất nhiều để có thể thực hiện tốt các cuộc gọi. Ban đầu, tôi còn nhút nhát khi

gọi điện cho khách hàng, trình bày vấn đề còn lọng cọng, nên sau đó tôi phải cố

gắng tập luyện, trình bày cho khách hàng một cách tự tin, trôi chảy hơn, đồng

thời khắc phục nhƣợc điểm của bản thân tôi là nói quá nhanh, khiến khách hàng

không thể hiểu trọn ý. Trong quá trình gọi điện, tôi cũng gặp nhiều trƣờng hợp

các khách hàng đã chuyển nhƣợng, bán lại xe, khi đó tôi phải ghi nhận lại các

trƣờng hợp nhƣ thế, để sau này tránh gọi điện. Trãi qua nhiều lần gọi điện chăm

sóc khách hàng, công việc tôi làm ngày càng dần cải thiện hơn, hoàn thành tốt

hơn.

_Kinh nghiệm:

Rèn luyện đƣợc kĩ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Biết cách

chăm sóc khách hàng trong ngành bán xe ôtô. Khắc phục nhƣợc điểm nói nhanh


41

trong giao tiếp. Không để công việc cá nhân ảnh hƣởng đến tâm trạng, công việc

giao tiếp với khách hàng.

2.2.7 Trực điện thoại

Khi có cuộc gọi điện thoại đến, tôi phải nhanh chóng bắt máy, không nên

để khách hàng đợi lâu, tuy nhiên cũng không nên bắt máy ngay tiếng chuông đầu

vì lúc đó chúng ta chƣa chuẩn bị sẵn sàng để có thể thực hiện cuộc giao tiếp tốt.

Khi nhấc máy, chúng ta không nên nói “Alo” mà lúc này dù chƣa biết đầu dây là

ai chúng ta vẫn phải giới thiệu công ty “Doanh nghiệp tƣ nhân ôtô Ngọc Thành

xin nghe!”

Đối với các cuộc gọi từ khách hàng

Sau khi giới thiệu công ty, lắng nghe các yêu cầu của khách hàng, nhanh

chóng ghi chú lại và nối máy đến bộ phận giải quyết. Nếu không thể nối máy

đƣợc, xin lỗi khách hàng và xin thông tin của khách hàng, hứa sẽ liên hệ sớm

nhất có thể. Các khách hàng gọi đến thƣờng hỏi thông tin sản phẩm hay hợp

đồng, tiến độ giao xe.

Đối với các cuộc gọi từ nhân viên công ty gọi về

Đa số các nhân viên gọi về thƣờng nhờ tra cứu thông tin xe tại doanh

nghiệp nhƣ nói ở mục 2.2.2, lúc đó tôi dựa vào bảng thống kê quản lí xe ở doanh

nghiệp đã đƣợc hƣớng dẫn để trả lời. Ngoài ra, các nhân viên thƣờng hỏi các thủ

tục hồ sơ, các bƣớc chuẩn bị đến đâu để các anh/chị biết lên kế hoạch làm việc.

Tôi chỉ có thể trả lời những câu hỏi trong khả năng của tôi, những việc không

biết tôi phải nhanh chóng chuyển máy cho các anh/chị trong công ty.

Nhận xét:

Công việc tƣởng chừng nhƣ đơn giản, nhƣng thực sự rất khó. Yêu cầu

chúng ta phải giỏi giao tiếp, khả năng ứng xử, linh hoạt trong tình huống. Ngoài

ra, chúng ta cũng phải ghi chép lại các thông tin một cách nhanh nhẹn, đầy đủ và

chính xác. Nếu thông tin bị thiếu, sai sót sẽ ảnh hƣởng rất lớn đối với tài chính,

uy tín của doanh nghiệp.


42

Kinh nghiệm

Rèn luyện kĩ năng viết, ghi nhận thông tin nhanh chóng, chính xác. Điều

chỉnh giọng nói, cách nói rõ ràng, tốc độ vừa phải, cách thức giao tiếp tự nhiên

hơn, tăng khả năng thuyết phục.

2.2.8 Thực hiện các giao dịch với Ngân hàng

Các anh/chị trong công ty luôn mong muốn chỉ dạy, truyền đạt tận tình

cho tôi nên các anh/chị thƣờng cho tôi đƣợc đi thực tế, làm việc với giấy tờ,

chứng từ và đi giao dịch với Ngân hàng. Ban đầu, các anh/chị hƣớng dẫn, tập cho

tôi biết cách viết các mẫu giấy tờ, sau đó những lần đi Ngân hàng giao dịch, các

anh/chị cho tôi đại diện viết giấy, kí tên, nộp và lãnh tiền dƣới sự đi cùng và chỉ

dẫn của các anh/chị.

Viết séc và đến Ngân hàng lãnh tiền


Nhận lệnh từ ban lãnh đạo, lấy sổ viết séc.

Điền đầy đủ các thông tin trên giấy séc, bao gồm: thông tin ngƣời

kí phát, ngƣời nhận, số tiền, ngày tháng kí gửi…

Sau đó, kiểm tra lại các thông tin có chính xác hay không, tránh sai

sót

Đem cho Giám đốc, Kế toán trƣởng kí tên, đóng mộc

Chuẩn bị đem theo CMND ngƣời nhận tiền đƣợc ghi trong séc,

đến quầy giao dịch Ngân hàng để lãnh tiền.

Cuối cùng, kí tên, kiểm tra đủ số tiền, đem về nộp lại cho phòng kế

toán.

_Nhận xét:

Công việc yêu cầu tôi phải cẩn thận, không đƣợc viết sai bất kì thông tin

nào, sẽ ảnh hƣởng đến tài chính, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Sau khi nhận tiền của Ngân hàng, tôi cũng phải kiểm tra lại để đảm bảo độ chính

xác, đem giao nộp lại cho phòng kế toán.


43

_Kinh nghiệm:

Biết đƣợc cách thức viết séc và giao dịch lãnh tiền tại Ngân hàng. Vì

muốn lãnh tiền từ séc, yêu cầu chúng ta phải có giấy CMND ngƣời nhận tiền ghi

trên séc nên khi đi làm tôi phải luôn đem theo giấy CMND bên mình. Trong lúc

làm việc, có lần doanh nghiệp yêu cầu tôi viết séc, đi lãnh tiền, sau khi tôi hoàn

tất công việc viết và đƣa giám đốc kí, tôi mới phát hiện quên mang theo giấy

CMND, buộc phải hủy séc ngay lập tức và thay thế ngƣời làm thay công việc.

Viết giấy ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi: ủy nhiệm cho Ngân hàng chi trả tiền dùm chủ tài khoản hay

nói cách khác Ngân hàng sẽ lấy tiền trong tài khoản của công ty chi cho khách

hàng công ty đang nợ.


Nhận lệnh yêu cầu viết giấy ủy nhiệm chi, lấy tập giấy ủy nhiệm

chi của Ngân hàng cần giao dịch.

Điền đầy đủ các thông tin trên giấy ủy nhiệm chi

Kiểm tra lại thông tin đã đầy đủ và chính xác

Đƣa cho Giám đốc và kế toán kí tên, đóng mộc

Đƣa cho nhân viên đảm nhận hợp đồng cần thanh toán đó đi đến

Ngân hàng giao dịch

_Nhận xét:

Công việc không khó nhƣng yêu cầu chúng ta phải thật sự cẩn thận, viết

chính xác rõ ràng các thông tin. Đặc biệt số tiền chúng ta cần phải ghi rõ ràng các

con số. Ban đầu khi thực hiện công việc, tôi đƣợc các anh chị đƣa sổ giấy ủy

nhiệm chi của các ngân hàng cho tập viết thử, phân biệt đƣợc các mẫu, cách thức

ghi giữa các ngân hàng. Quả thật lúc đầu tôi ghi sai sót rất nhiều nhƣng qua lần

hƣớng dẫn đó, tôi đã biết cách thực hiện và làm tốt mỗi khi yêu cầu viết giấy ủy

nhiệm chi của bất kì ngân hàng nào.


44

_Kinh nghiệm:

Hiểu đƣợc cách thức viết giấy ủy nhiệm của các ngân hàng cũng nhƣ tính

chất, ý nghĩa của giấy ủy nhiệm chi.

Viết giấy nộp tiền và đem tiền đến Ngân hàng nộp


Nhận lệnh yêu cầu và số tiền đem nộp vào tài khoản

Đến ngân hàng tại phòng giao dịch xin giấy nộp tiền, điền đầy đủ

thông tin, kí tên vào giấy nộp tiền và đƣa tiền cho nhân viên Ngân

hàng để thực hiện lệnh. Riêng Ngân hàng Sacombank thì chỉ cần

viết yêu cầu nội dung vào giấy nháp, nhân viên sẽ tiến hành viết

vào giấy nộp và thực hiện giao dịch.

Kí tên, nhận lại biên lai. Riêng Ngân hàng Sacombank yêu cầu

doanh nghiệp đem sang quầy xin mộc con dấu.

Đem biên lai về nộp lại cho phòng kế toán.

_Nhận xét:

Các vấn đề giao dịch tiền bạc yêu cầu chúng ta phải cẩn thận tránh gây ra

những lỗi lầm, tổn thất lớn. Các giao dịch chứng từ chúng ta phải kiểm tra các

thông tin thật chính xác. Mỗi ngân hàng có cách thức giao dịch khác nhau. Trong

quá trình thực hiện tôi đã có gắng hoàn tất để tránh gặp các sai sót.

_Kinh nghiệm

Biết đƣợc cách thức giao dịch của các ngân hàng. Rèn luyện tính cẩn thận

trong công việc.

Đến Ngân hàng nhận sổ phụ

Sổ phụ: là loại sổ dùng để đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh về tiền gửi,

tiền vay… giữa doanh nghiệp với ngân hàng trong tháng. Doanh nghiệp cần phải

kiểm tra các thông tin trong sổ phụ, nếu có sai sót phải thông báo ngay với ngân


45

hàng để điều chỉnh. Đồng thời dùng sổ phụ để kiểm tra quá trình giao dịch của

doanh nghiệp, hạch toán kế toán.


Nhận lệnh yêu cầu đi lấy sổ phụ ở các ngân hàng doanh nghiệp

giao dịch

Nhận giấy giới thiệu của doanh nghiệp cử đi lãnh sổ phụ

Đến ngân hàng, xuất trình giấy giới thiệu, CMND, yêu cầu đƣợc

nhận sổ phụ của tháng cần lãnh.

Kí tên xác nhận, đem nộp sổ phụ về cho phòng kế toán.

_Nhận xét:

Mọi quá trình đại diện doanh nghiệp đi nhận, lãnh giấy tờ, sổ sách đều cần

phải có giấy giới thiệu của công ty và CMND để xác nhận thông tin ngƣời nhận.

Mỗi ngân hàng có mẫu sổ phụ khác nhau.

_Kinh nghiệm:

Học hỏi đƣợc các thông tin liên quan về sổ phụ, rất quan trọng trong

nghiệp vụ kế toán, đối chiếu giao dịch giữa ngân hàng và doanh nghiệp.

2.2.9 Làm bảng báo giá cho khách hàng

_Cách thức thực hiện:

Sử dụng máy tính phần mềm word để đánh bảng báo giá cho khách

hàng.

Trong bảng báo giá cần có các phần:

_Phần header: thông tin về doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, địa

chỉ, số điện thoại… để giới thiệu về doanh nghiệp và thông tin cho

khách hàng liên hệ.

_Phần tiêu đề: BẢNG BÁO GIÁ

_Nội dung: kính gởi đến khách hàng, thông tin, giá cả các sản

phẩm dịch vụ khách hàng quan tâm, ghi chú (nếu có)


46

_Phần cuối: cảm ơn quí khách hàng đã ủng hộ, quan tâm doanh

nghiệp, kí tên, đóng mộc.

Sử dụng máy in để in bảng báo giá

Đem cho Trƣởng phòng kinh doanh xem qua chính xác không, kí

tên đóng mộc, bỏ vào phong bì của doanh nghiệp và gửi đến khách

hàng.

Hình 29: Một trong các bảng báo giá tôi thực hiện trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp



47

_Nhận xét:

Bảng báo giá gởi đến khách hàng phải đầy đủ các thông tin giá cả các sản

phẩm, dịch vụ khách hàng mong muốn, để khách hàng tham khảo, quyết định

mua sản phẩm. Khi lập bảng báo giá, chúng ta phải cho biết chính xác rõ ràng giá

cả, đã bao gồm thuế hay không, các dịch vụ khuyến mãi kèm theo nhƣ thế nào.

Khách hàng sẽ thật sự không hài lòng khi quyết định tiến hành mua bán, doanh

nghiệp lại báo một giá khác so với bảng báo giá. Vì thế mỗi khi lập bảng báo giá,

tôi phải điều tra, hỏi các anh/chị nhân viên đầy đủ, kĩ lƣỡng các nội dung để có

thể làm tốt công việc. Ngoài ra trong bảng báo giá, lời lẽ cần phải lịch sự.

_Kinh nghiệm:

Học hỏi đƣợc cách làm văn bản báo giá cho khách hàng. Cải thiện kĩ năng

word.

2.2.10 Phụ giúp viết các tờ khai đăng kí, hoàn tất thủ tục giấy tờ mua

xe cho khách hàng

Viết tờ khai lệ phí trước bạ


Lệ phí trƣớc bạ xe ôtô là một loại tiền mà ngƣời mua, có tài sản phải nộp

để đăng kí quyền sở hữu xe ôtô đó. Tiền lệ phí trƣớc bạ do khách hàng đóng, tuy

nhiên doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị các giấy tờ cho khách hàng. Các thủ

tục khi đóng lệ phí trƣớc bạ gồm có nhƣ đã nói ở bƣớc 6, phần “Qui trình mua

bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng” mục 2.2.1. Công việc của tôi là

chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần có để nhân viên sales chịu trách nhiệm hợp đồng

đó, đi tiến hành thủ tục đóng lệ phí. Về phần tờ khai, chúng ta cần viết 02 bộ để

sau đó cán bộ Chi cục thuế sẽ trả về 01 bộ để lƣu tiếp tục tiến hành làm hồ sơ các

bƣớc tiếp theo.

Lấy 02 bộ mẫu tờ khai lệ phí trƣớc bạ

Dùng giấy than lót 01 bản trên, 01 bản sao phía dƣới

Điền đầy đủ các nội dung trong tờ khai:


48

_Phần ngƣời nộp thuế tự khai: tên ngƣời nộp, mã số thuế (nếu có),

địa chỉ, điện thoại, fax, email

_Phần đặc điểm tài sản: dựa vào giấy chứng nhận chất lƣợng an

toàn kĩ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ giới (hay tại doanh nghiệp

còn gọi là giấy dài) để điền vào các thông tin yêu cầu.

_Phần nguồn gốc tài sản: sử dụng mộc đỏ hình chữ ghi thông tin

của doanh nghiệp (có tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế) để

đóng vào.

Hình 30: Dùng mộc đỏ chứa thông tin doanh nghiệp đóng vào phần nguồn gốc tài sản trong tờ khai lệ phí

trƣớc bạ


_Phần giấy tờ có liên quan: điền vào 2 loại giấy tờ: Phiếu kiểm tra

chất lƣợng xuất xƣởng (tại doanh nghiệp còn gọi là giấy ngắn), hóa

đơn giá trị gia tăng.

Nộp lại cho nhân viên sales cùng các thủ tục liên quan để nhân viên

tiến hành đƣa cho khách hàng kí tên, tiến hành đóng lệ phí.

_Nhận xét:

Công việc yêu cầu chúng ta phải đọc đƣợc các thông số của xe trên các

giấy tờ xe để có thể điền đầy đủ thông tin vào tờ khai. Khi viết phải cố gắng canh

kê giấy than cho ngay ngắn để bản sao rõ ràng, thông tin trùng khớp với các mục

_Kinh nghiệm:

Qua quá trình thực tập, giúp tôi hiểu sâu hơn về lệ phí trƣớc bạ, cách thức

để hoàn tất việc đóng lệ phí trƣớc bạ. Đồng thời trong quá trình làm việc, tôi hiểu

đƣợc các thuật ngữ dùng trong ngành nghề nhƣ giấy ngắn, giấy dài, học hỏi đƣợc

nhiều kiến thức mới.


49

Viết tờ khai đăng kí xe

Các giấy tờ cần thiết cho việc đăng kí xe ở phòng đăng kí – Phòng CSGT

Công an đƣờng bộ đƣờng sắt gồm có nhƣ đã nói ở bƣớc 7, phần “Qui trình mua

bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng” mục 2.2.1. Công việc của tôi

chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để nhân viên tiến hành đi đăng kí, trong đó cần phải

kê tờ khai.


Lấy mẫu tờ khai đăng kí xe

Dựa vào giấy dài, điền đầy đủ các thông tin vào tờ khai:

_Phần chủ xe tự khai: điền thông tin khách hàng đứng tên xe, loại

tài sản, nhãn hiệu, số loại, loại xe, màu sơn, năm sản xuất, dung

tích, số máy số khung, lí do cấp.

_Phần kiểm tra xác định của cơ quan đăng kí xe: đánh dấu vào ô lí

do đăng kí, điền các thông số xe, các giấy tờ chứng tờ kèm theo.

Nộp lại cho nhân viên sales cùng các thủ tục liên quan để nhân viên

tiến hành cà số máy, số khung dán vào tờ khai đăng kí. Sau đó đem

cho khách hàng kí tên và tiến hành đi đăng kí tại phòng đăng kí –

Phòng CSGT Công an đƣờng bộ đƣờng sắt.

_Nhận xét:

Để công việc đăng kí đƣợc hoàn tất nhanh chóng, yêu cầu công tác chuẩn

bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ rất quan trọng. Công việc yêu cầu tôi phải kĩ

lƣỡng, kiểm tra các giấy tờ, rà soát các thông tin cẩn thận.

_Kinh nghiệm:

Giúp tôi hiểu đƣợc qui trình và cách thức thực hiện việc đăng kí xe. Sau

quá trình thực tập, tôi có thể làm các công việc rất thuần thục và nhanh chóng.


50

Hình 31: Một trong số các tờ khai đăng kí xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập



51

Làm biên bản bàn giao xe cho khách hàng

Khi hoàn tất việc giao dịch mua bán, các thủ tục giấy tờ, cuối cùng doanh

nghiệp sẽ tiến hành bàn giao xe cho khách hàng. Khi giao nhận, chúng ta phải

làm biên bản giao nhận xe, doanh nghiệp chỉ cam kết với những điều có trên biên

bản giao nhận xe.


Sử dụng phần mềm word trên máy vi tính để thực hiện.

Nội dung biên bản giao nhận xe gồm có:

_Phần header: logo, thông tin doanh nghiệp

_Tên văn bản: BIÊN BẢN GIAO NHẬN XE

_Phần nội dung gồm có: ngày tháng, địa điểm bàn giao xe, các bên

gồm có: bên A – DNTN Ôtô Ngọc Thành, bên B – khách hàng, đặc

điểm xe, tình trạng xe, phụ tùng kèm theo, hồ sơ xe, các điều khoản

cam kết, số bản đƣợc lập ra.

_Phần cuối: hai bên kí tên

Sử dụng máy in, in biên bản ra giấy A4.

Đem nộp cho nhân viên chịu trách nhiệm hợp đồng để liên lạc,

chính thức bàn giao hoàn tất thủ tục mua bán.

_Nhận xét:

Doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm với tình trạng sản phẩm đƣợc mô tả

trong biên bản bàn giao. Vì thế, biên bản này rất quan trọng trong việc sau mua

bán. Lúc đầu khi thực hiện công việc, tôi thƣờng gặp rất nhiều khó khăn trong

việc mô tả tình trạng, liệt kê các phụ tùng kèm theo xe, vì mỗi xe có nội dung,

thông tin, phụ tùng khác nhau. Sau nhiều lần làm, tôi để ý công việc, tìm hiểu,

hỏi các anh/chị đầy đủ các thông tin để thực hiện công việc tốt hơn, tránh chỉnh

sửa.


52

_Kinh nghiệm:

Tăng kĩ năng làm word, biết cách làm biên bản bàn giao xe. Bên cạnh đó,

tôi cũng đã hiểu đƣợc phần nào về các thiết bị có ở xe ôtô, xe ben, xe tải.

Hình 32: Một trong các biên bản bàn giao xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập



53

2.2.11 Viết phiếu thu cho khách hàng

Trong quá trình mua bán, giao dịch với khách hàng, tôi đƣợc phụ giúp các

anh/chị bên Phòng kế toán – tài chính viết phiếu thu tiền và phụ các anh chị kiểm

tiền khách hàng giao trả.


Khi khách hàng trả tiền, kiểm tra số tiền khách hàng trả có đủ

không?

Sau khi kiểm tra, tiến hành lấy sổ, viết phiếu thu cho khách hàng.

Nội dung trên phiếu thu gồm có: họ và tên, địa chỉ ngƣời nộp tiền,

lí do nộp, số tiền nộp đƣợc viết bằng số và bằng chữ, ngày tháng

nộp tiền.

Sau đó, tôi kí tên vào ô ngƣời ngƣời lập phiếu. Xé liên 2, dùng mộc

chữ “ĐÃ THU TIỀN” đóng vào, rồi đƣa cho khách hàng.

Đem tiền, và phiếu thu về nộp lại cho kế toán trƣởng.

_Nhận xét:

Khi khách hàng đến trả tiền, tôi và một chị kế toán thƣờng tiến hành cùng

kiểm tiền. Trong quá trình viết phiếu thu, phải chú ý viết số tiền rõ ràng, lí do thu

vì đó là các chứng từ quan trọng trong việc kế toán.

_Kinh nghiệm:

Cải thiện đƣợc kĩ năng đếm tiền, biết cách lập phiếu thu, cách thức thực

hiện chứng từ thu tiền.


54

Hình 33: Một trong các phiếu thu tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập


2.2.12 Nhập nội dung vào phần mềm kế toán

Vào các ngày cuối, đầu năm mới, do doanh nghiệp có nhiều công việc để

giải quyết, tôi đƣợc qua Phòng kế toán – tài chính để phụ giúp các anh/chị. Tôi

thƣờng đƣợc nhờ nhập sổ kế toán. Phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng

là Fast Accounting 2004. Các tài khoản tôi thƣờng đƣợc nhờ nhập là: TK có:

141, TK nợ: 6421, 64281, 632SX, 632DT, 632SC…


Mở máy vi tính, vào phần mềm Fast Accounting 2004 có sẵn icon

trên màn hình vi tính.

Nhập tên, mật khẩu ngƣời đăng nhập

Hiện lên bảng chọn:


55

_Các phân hệ nghiệp vụ: chọn Kế toán mua hàng và công nợ phải

trả.

_Cập nhật số liệu: phiếu thanh toán tạm ứng.

_Bấm nút tạo mới

_Hiện lên bảng nhập số liệu: dựa vào các chứng tờ, giấy tờ, hóa

đơn nhân viên gửi về cho phòng kế toán thực hiện nhập số liệu.

Ô mã khách: NV “mã số nhân viên doanh nghiệp” (vì tôi

thƣờng đƣợc cập nhật số liệu phiếu thanh toán tạm ứng của

nhân viên công ty, nên mã khách đây là mã nhân viên công

ty thực hiện các nghiệp vụ phát sinh)

Số chứng từ: gõ ngày tháng nhập

TK có: 141

Trong bảng nhập TK nợ có các mục: TK, số tiền, hợp đồng

số, diễn giải.

Sau khi nhập xong bấm nút lƣu, bàn giao lại cho các anh/chị phụ

trách.

_Nhận xét:

Công việc kế toán không phải là chuyên ngành của tôi nên tôi không biết

rõ số các tài khoản để nhập cũng nhƣ việc sử dụng phần mềm kế toán. Các

anh/chị đã hƣớng dẫn giúp tôi thực hiện. Khi nhập nội dung các chứng từ, công

việc, các anh/chị đã viết sẵn các số hiệu tài khoản trên các giấy chứng từ, hóa

đơn để tôi có thể nhập đƣợc vào phần mềm. Nhờ phần mềm khi chúng ta nhập số

hiệu tài khoản, máy sẽ tự hiện lên ý nghĩa tài khoản, giúp tôi đỡ phần nào, chỉ

việc nhập số tiền, diễn giải nội dung công việc, số hợp đồng (nếu có).

_Kinh nghiệm:

Biết thêm đƣợc một phần mềm kế toán và cách thức thực hiện của nó.

Ngoài ra, giúp tôi biết đƣợc ý nghĩa các số hiệu tài khoản tôi thƣờng đƣợc thực

hiện nhƣ: TK 6421 – chi phí nhân viên quản lí, TK 64281 – chi phí giữ xe + gửi

xe...


56

3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN

3.1 Thuận lợi – Khó khăn

3.1.1 Thuận lợi

Môi trƣờng làm việc năng động, vui vẻ, có tính chất xây dựng, cùng nhau

phát triển.

Đƣợc sự giúp đỡ, hƣớng dẫn tận tình của tập thể các anh/chị trong doanh

nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để học hỏi, đúc kết đƣợc nhiều kinh

nghiệm.

Công việc phù hợp với chuyên ngành đang theo học.

3.1.2 Khó khăn

Chƣa có kinh nghiệm về ngành nghề mua bán xe ôtô nên ban đầu thực tập

gặp khá nhiều lạ lẫm, trở ngại công việc.

Cần phải rèn luyện thêm nhiều kĩ năng thực tế nhƣ giao tiếp với khách

hàng.

3.2 Đánh giá bản thân

Trong khoảng thời gian hai tháng thực tập tại doanh nghiệp đã giúp tôi có

cơ hội trãi nghiệm đƣợc với môi trƣờng làm việc thực tế, giúp tôi có cái nhìn rõ

hơn về ngành nghề mình đang theo học, làm quen đƣợc với môi trƣờng công sở,

thái độ ứng xử với các cô/chú, anh/chị trong doanh nghiệp, những ngƣời đi trƣớc.

Đồng thời, tạo điều kiện giúp tôi áp dụng các kiến thức đã đƣợc học nhƣ: hành vi

ngƣời tiêu dùng, quản trị cung ứng, quản trị quan hệ khách hàng, marketing căn

bản… Điều quan trọng nhất là trong hai tháng này, tôi đã học đƣợc rất nhiều

điều, đúc kết nhiều kinh nghiệm có ích cho tôi khi quay về trƣờng học tập phát

huy và cho công việc sau này.

Bên cạnh đó, thời gian thực tập này cũng giúp tôi nhận ra bản thân còn rất

nhiều điều thiếu sót, nhƣợc điểm cần đƣợc trao dồi hơn nhƣ kĩ năng giao tiếp, kĩ

năng sử dụng tin học… và một số phẩm chất cần thiết và quan trọng tôi cần rèn

luyện nhƣ: kiên nhẫn, hoạt bát, cẩn thận, tỉ mĩ.


57

Nhƣng nhìn chung, tôi cảm thấy bản thân đã hoàn thành công việc khá tốt

với những nổ lực, cố gắng trong thời gian vừa qua, mặc dù đôi lúc vẫn còn nhiều

sai sót. Với những gì đƣợc học và trãi nghiệm tôi sẽ luôn tiếp thu, để khi trở về

trƣờng tôi sẽ chú ý, học tập tốt, phát huy và cải thiện các điểm mạnh, yếu để định

hƣớng, phát triển cho công việc sau này.

3.3 Những đề xuất cho doanh nghiệp

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn doanh nghiệp đã tạo điều kiện cho

tôi đƣợc thực tập, học hỏi trong hai tháng vừa qua. Tôi luôn mong doanh nghiệp

ngày càng phát triển, xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu uy tín, vững mạnh trên thị

trƣờng. Sau quá trình thực tập, tôi xin có một số đề xuất cho doanh nghiệp nhƣ

sau:

Nhƣ đã giới thiệu trong phần phân tích SWOT, doanh nghiệp cần nên xây

dựng, phát triển bộ phận quản trị nhân sự. Trong sự phát triển kinh tế của

nền công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay, thì nguồn nhân sự ngày càng

trở nên quan trọng, là điểm mạnh riêng biệt của doanh nghiệp mà đối thủ

không thể nào có đƣợc. Doanh nghiệp cần có chiến lƣợc nhân sự rõ ràng

để phát huy lợi thế sẵn có là nguồn nhân lực trẻ, năng động, tay nghề cao

và khắc phục các khuyết điểm của việc quản lí, giữ chân nhân viên.

Nâng cao công tác tiếp thị, chiến lƣợc quảng bá thƣơng hiệu, hình ảnh

công ty, thƣờng xuyên tổ chức lấy ý kiến đánh giá khách hàng về giá cả và

chất lƣợng sản phẩm.

Nâng cao sử dụng hiệu quả vốn lƣu động: cần phải xác định tình thế

doanh nghiệp và đánh giá đƣợc nhu cầu thị trƣờng để nhập đúng số lƣợng

nguồn hàng tránh hàng tồn kho quá nhiều gây ứ động nguồn vốn lƣu

động.


58

KẾT LUẬN

Qua quá trình thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành, tôi đã tích góp cho bản

thân đƣợc nhiều kinh nghiệm, học hỏi thêm đƣợc nhiều kiến thức mới mà những

giờ học trên ghế nhà trƣờng chƣa thể mang lại. Tuy ban đầu còn gặp khá nhiều

bỡ ngỡ, nhƣng tôi đã cố gắng, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn của các

anh, chị trong doanh nghiệp, tôi đã hoàn thành đƣợc các mục tiêu tôi đặt ra:

Tìm hiểu đƣợc qui trình vận hành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động và

mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Học hỏi đƣợc cách thức bán hàng, hoàn tất các thủ tục mua bán và chăm

sóc khách hàng.

Thích nghi với môi trƣờng làm việc, có mối quan hệ tốt với các nhân viên

trong công ty.

Áp dụng các kiến thức đã học vào các công việc thực tế, học hỏi thêm

nhiều kiến thức mới, tích lũy các kinh nghiệm.

Tuy nhiên trong quá trình thực tập, do bản thân vẫn còn thiếu kinh

nghiệm, nên có nhiều sai sót, rất mong đƣợc mọi ngƣời bỏ qua. Tôi hứa sẽ cố

gắng phát huy thêm những lợi thế có đƣợc, đồng thời khắc phục những khuyết

điểm, sửa chữa những sai lầm để có thể hoàn thành tốt công việc, nâng cao kĩ

năng, để ngày càng hoàn thiện, định hƣớng cho công việc sau này.


viii

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Dƣới đây là một số các website liên quan đến đề tài mà tôi sử dụng để

tham khảo:

Google.com.vn

Otongocthanh.com

Bản sao có thị thực “Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp doanh

nghiệp tƣ nhân” của DNTN Ôtô Ngọc Thành, đăng kí lần đầu: ngày 23 tháng

06 năm 2009, đăng kí thay đổi lần thứ 3: ngày 26 tháng 12 năm 2011.


ix

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

TP. Bến Tre, ngày … tháng 03 năm 2013


x

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................


xi

THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN

_Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

_MSSV: 100707

_Mail: [email protected]

_Số điện thoại: 01233.366.355

mailto:[email protected]

100707 nguyen thi thanh tuyen

Documents