Accounting Method Issues Within the Banking Industry

November 15, 2013: 11:00 am – 12:30 pm

Kate Abdoo: Manager, Washington National Tax – Accounting Methods & Periods – McGladrey LLP Patrick Egan: Assistant Tax Director – New York Community Bancorp Robert McCahill: National Tax Leader for Financial Services – McGladrey LLP Natalie Tucker: Director, Washington National Tax – Accounting Methods & Periods – McGladrey LLP 

Accounting Methods: General Overview and Considerations

• What is an accounting method?– Two basic characteristics

• Timing• Consistency

– Permissible methods of accounting• Must clearly reflect income

– Method must be authorized and correctly applied

• IRS has broad discretion to determine if taxpayer’s method clearly reflects income

• Accounting method generally adopted for:– Each item– Within each trade or business (§ 446(d))– Within each legal entity (Treas. Reg. § 1.1502‐17)

• Accounting method generally adopted if:– Proper and used in a single return, or– Erroneous and consistently used in at least two consecutive returns (Rev. Rul. 90‐38)

• Foreign taxpayer adopts a new method for the first taxable year in which the method is “significant” for E&P purposes (Treas. Reg. § 1.964‐1(c))

4

• What is NOT a change in method of accounting?– Changes that do not affect timing

• E.g., permanent differences between book and tax

– Correction of mathematical or posting errors– Change in underlying facts– Change in character

• Change in accounting method– IRS consent generally required to change

• Form 3115

– Section 481(a) adjustment generally required • Generally cumulative catch‐up adjustment as of beginning of year of change

• Correction of error– Filed amended returns for open years

• Statute of limitations runs (no § 481(a) adjustment)

• Types of accounting method changes– Voluntary changes– Statutorily mandated changes– Method changes due to § 381 transactions (reorganizations)

– Involuntary changes– Unauthorized changes

• Voluntary method changes– May be automatic or non‐automatic– More favorable terms and conditions generally received if erroneous method is voluntarily corrected BEFORE issue is raised on exam

• Prospective year of change• Spread of taxpayer‐unfavorable § 481(a) adjustment over 4 tax years and taxpayer‐favorable § 481(a) adjustment over 1 tax year

– Cut‐off in certain circumstances (e.g., changes within LIFO)• No interest and penalties• Audit protection 

– Generally prevents IRS from raising issue in prior year– Generally eliminates FIN 48 reserve and Sch. UTP disclosures

Automatic Non‐automaticRev. Proc. 2011-14, as modified by Rev. Proc. 2012-39

Rev. Proc. 97-27, as modified by Rev. Proc. 2011-14, as modified by Rev. Proc. 2012-39

Due with original timely-filed tax return (including extensions) Due by end of tax year of change

No user fee $7,000 user fee (plus $150 for each additional entity)

File original with return; duplicate copy with either IRS National Office or Ogden, UT Service Center*

File original with IRS National Office

§481(a) adjustment spread period – 1 year favorable or 4 years unfavorable**

*Applicable appendix section will specify if duplicate or triplicate copy to be sent to Ogden, UT, or if an election statement is allowed in lieu of a Form 3115

**1 year if elect for adjustment < $25,000 or in case of cooperative

Voluntary changes

• Involuntary method changes– Changes made as part of an IRS exam

• Taxpayer has established an impermissible method• Taxpayer made an unauthorized change in method 

– Examiner may use “professional judgment” in determining whether taxpayer’s accounting method is “permissible” 

– Change ordinarily made in earliest year under exam– May make § 481(a) adjustment or use cut‐off method if required

• Involuntary method changes – Procedures– Rev. Proc. 2002‐18

• Guidance on accounting method changes initiated by IRS while taxpayer is under exam, or before appeals or federal court

• Less favorable procedures for involuntary changes• Requirement to provide notice

– Examiner must provide notice to taxpayer that issue is being resolved as accounting method change

• Involuntary method changes – effect and practical considerations– Required to use new method prospectively

• Generally prohibited from changing method for same item within 5 years

– Potential for penalties and interest– Must meet terms of closing agreement to have audit protection for subsequent years

– Examiner authorized to consent to retroactive method change, but taxpayer does not have right to such a change even if from an impermissible method

• Change to overall cash/hybrid method by small S corp banks

• Deferral method of accounting for advance payments

• Accrual of interest on non‐performing loans

• Bank bad debt conformity election

• Change from § 585 

reserve method to § 166 specific charge‐off method by electing S corp/Q Sub banks

• Proper timing of bonus accruals

• Change to deduct de minimis loan origination costs

• Change to claim missed bonus depreciation

Common method changes made by banks

Conclusive Presumption of Worthlessness Under Treas. Reg. §

1.166‐2(d)(1) or (d)(3)

• Two conclusive presumptions in regulations:– Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1)

• For banks that do not have a valid conformity election

– Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3)• For banks that have made/make a conformity election

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1)– Applies to banks that do not make or do not have a valid conformity election

– Tax bad debt deductions do not conform to regulatory charge‐offs

– Typically defers tax bad debt deduction until later years

• Desirable if have:– Expiring NOL or tax credit carryforwards– Section 382 limitation on built‐in losses related to loans

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.)– Conclusively presume debt is worthless/partially worthless for tax purposes if able to show debt was charged off in whole or part

• Either pursuant to specific orders or established policies of banking regulators

• Requires written confirmation as proof

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.)– Issues with proof

• Banks generally receive examination report at end of regulatory exam

– Includes list of ordered charge‐offs– Confidential document– IRS exam agents not permitted user

• IRS exam agents typically require separate confirmation letter documenting ordered charge‐offs unless regulator provides written permission for IRS exam agent to review pages from the report that show the charge‐offs were ordered by the regulatory examiner

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3)– Conformity election

• Bank safe harbor for deducting worthless loans• If elected, bank must conform its bad debt deduction to loans classified as loss assets for regulatory purposes

• Must secure “Express Determination Letter” from primary federal regulator for each examination cycle

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) (cont.)– Conformity election (cont.)

• Under GAAP and regulatory accounting requirements, the charge‐off related to a secured loan equals amount by which the loan balance exceeds the FMV of the underlying collateral, net of estimated selling costs

• Banks who made the conformity election typically take a tax deduction at the time and in the same amount of a book charge off 

• IRS exam issue – adjustments proposed to reduce amount of book charge off by selling expenses reflected in FMV calculation of the collateral

• Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) (cont.)– Conformity election (cont.)

• Only applies to banks as defined under section 581 and other regulated corporations

• Many banks have non‐bank operating subsidiaries– For example: mortgage operations– Cannot make conformity election even though subject to same supervision and oversight by Federal/State authorities

• Notice 2013‐35– IRS request for comments on the “conclusive presumption regulations” for worthless debts under Treas. Reg. §§ 1.166‐2(d)(1) and (3)

– Identified issues include: • Whether changes in bank regulatory standards and processes since adoption of “conclusive presumption regulations” necessitate changes to the regulations 

• Whether application of “conclusive presumption regulations” continues to be consistent with principles of §166 

• What types of entities are permitted, or should be permitted, to apply a conclusive presumption of worthlessness of debts

Application of § 263A to Foreclosure Property

• Treatment of expenses related to foreclosure property– Section 263A applies to real or personal property described in § 1221(a)(1) acquired for resale

• Query whether property “acquired” for resale• Rev. Rul. 74‐159 holds that foreclosure property is property described in § 1221(a)(1)

– If § 263A applies, the direct costs and allocable share of indirect costs of such property are capitalized

• On audit, many IRS exam teams have been requiring banks to capitalize the direct and indirect costs of carrying foreclosure property– For example: property taxes, general maintenance, utility expenses, etc.

• In response, many banks have either acquiesced to the issue on audit (on a method change or non‐method change basis), or voluntarily changed their method to capitalization 

• FAA 20123201F – Field Attorney Advice issued by LB&I on June 18, 2012 concluding that § 263A requires capitalization of direct costs and an allocable share of indirect costs associated with a bank’s foreclosure property (OREO)

– However, the FAA notes that properties held for the production of rental or investment income are not subject to § 263A 

• GLAM2013‐001 (Released March 1, 2013)– Discusses the application of § 263A to property acquired by a bank through foreclosure proceedings or by a deed‐in‐lieu of foreclosure

– Facts of the GLAM are limited to situations where the bank originated the loan upon which it foreclosed

– The GLAM states that the bank is not a traditional reseller of property

• The bank acquires the OREO “in its capacity as a lender and not as a traditional reseller of property”

– The bank is economically compelled to acquire the property to recover the funds that it originally loaned

• GLAM2013‐001 (cont.)– The GLAM reasons:

• When a bank originates loans, those loans are not treated as the “acquisition of property for resale” for purposes of §263A

• Acquisition of the property securing the loan should not convert the bank into a reseller

– Acquisition of the OREO is an extension of the bank’s loan origination activity

– Section 263A does not require capitalization of the direct or indirect costs to carry foreclosure property where the bank originated the loan upon which it foreclosed

• What does this mean for banks?– Banks that currently deducts direct and indirect costs

– Banks currently under exam with a method of capitalizing the costs associated with OREO

– Banks not under exam with a method of capitalizing the costs associated with OREO

Prepaid FDIC Assessments

• In Dec. 2009 each insured depository institution prepaid an assessment equal to its estimated quarterly risk‐based assessments for the fourth quarter of 2009, and for all of 2010, 2011, and 2012 (“prepaid FDIC assessment”)

• CCA 201311021 – issued March 15, 2013– Prepaid FDIC assessments (covering the estimated FDIC assessments for 4th quarter 2009 – 4th quarter 2012) cannot be bifurcated and deducted under the 12‐month rule of Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f) 

• Bank argued that the prepaid FDIC assessment should be treated as 13 separate and distinct quarterly payments, i.e., the payments relating to each year should be deductible in the preceding year under the 12‐month rule

• IRS rejected this argument as the prepaid FDIC assessment was not segregated by quarter  – Entire prepaid FDIC assessment was a unitary amount that was available to the bank to satisfy the assessment for any quarter through the fourth quarter of 2012

• The CCA notes that even if the prepaid FDIC assessment were treated as 13 separate advance payments, the amounts in question would still not be deductible under the 12‐month rule due to the renewal period provisions of Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f)(5) – There was a “reasonable expectancy of renewal” because the FDIC required the Taxpayer to prepay an amount equal to the aggregate of the Taxpayer’s estimated assessments through the fourth quarter of 2012  

– Renewal was “automatic” and would occur unless the bank ceased being an insured institution  

– Benefit period for each prepayment would include all 13 quarters, thereby precluding each prepayment from qualifying for the 12‐month rule

• Renewal period provisions– For purposes of the 12‐month rule, the duration of a right includes any renewal period if all of the facts and circumstances in existence during the taxable year in which the right is created indicate a reasonable expectancy of renewal

– Significant factors include:• Renewal history• Economics of the transaction• Likelihood of renewal by other party• Terms of renewal• Terminations

• Example taken from Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f)(8), Ex 5 (license payments)– On July 1, 2005, R corp pays $10,000 to state X for a 5‐year business license  

• $10,000 payment required to be capitalized as an amount paid to a governmental agency for a license granted by that agency

• The 12‐month rule does not apply because the payment covers a 5‐year license period 

– The license also requires R to pay state X an annual fee of $500 due on July 1 of each year under the license agreement

– R pays the $500 fee on July 1 as required by the license • R’s payment of each $500 annual fee is eligible for deduction under the 12‐month rule

Impact of Tangible Asset and Repair Regulations on the Banking Industry

• Final and proposed regulations issued in Sept. 2013 (sections 162, 168, and 263(a))– Generally effective for tax years (or amounts paid or incurred in tax years) beginning on or after Jan. 1, 2014

– Govern treatment of:• Materials and supplies• De minimis amounts• Costs of acquiring tangible property• Costs of repairing versus improving tangible property• Dispositions of tangible property and components thereof

– Could affect costs of maintaining/improving:• Banking headquarters/administrative office buildings• Bank branches and ATMs

• Materials and supplies– Includes:

• Components acquired to maintain, repair, or improve UOP , including rotable or temporary spare parts (rotables) and standby emergency spare parts

• Fuel, lubricants, water, etc. reasonably expected to be consumed in ≤12 months, beginning when first used

• UOP with economic useful life of ≤12 months, beginning when first used or consumed

• UOP with acquisition or production cost of ≤ $200• Identified in published guidance as materials and supplies

– Timing of recognizing amounts paid or incurred for materials and supplies

• Incidental ‐ in the year paid or incurred• Non‐incidental – in the year first used or consumed in operations

– If de minimis safe harbor elected, must be applied to all eligible materials and supplies except as otherwise provided

• De minimis safe harbors– Taxpayers with Applicable Financial Statement (AFS)

• Follow written book capitalization policy up to $5,000 per item or invoice, as applicable, if policy in effect and followed in AFS since beginning of tax year

– Taxpayers without AFS• Follow accounting procedures up to $500 per item or invoice, as applicable, if accounting procedures in effect and followed in books and records since beginning of tax year

– Annual election– Anti‐abuse rule

• Costs to acquire or produce UOP– Capitalize amounts paid to:

• Acquire or produce UOP• Defend or perfect title to UOP• Facilitate acquisition of UOP

– Special rules for real property investigatory costs– Simplifying convention for employee costs and overhead– 11 inherently facilitative costs

» May generally be allocated between property not acquired and property acquired

» Special rule for contingency fees 

– Acquisition costs of property included in de minimis safe harbor election are not capitalizable acquisition costs

• Unit of property– General rule—functional interdependence standard

– Special rules• Buildings• Leased property

– Leasehold improvements made by lessee are not treated as UOP separate from the leased property

• Plant property (industrial processes)• Network assets

• Improvement standards– General framework

• Betterment• Adaptation to new or different use• Restoration

– Small taxpayer safe harbor– Routine maintenance safe harbor– Election to capitalize repair and maintenance costs

• Betterments– Corrects a material defect– Is for material addition or addition of major component to UOP or a material increase in capacity of the UOP

– Is “reasonably expected to” materially increase the productivity, efficiency, strength, quality, or output of the UOP

• Example ‐ Refresh of bank branch

• Restorations– Replaces a component deducted as loss

• Salvage value exception– Replaces a component and basis adjusted for sale or exchange

• Salvage value exception– Repair after casualty if basis adjusted

• Special limitation– Returns to operating condition if in state of nonfunctional disrepair– Rebuilds to like‐new condition after end of class life– Replaces a major component or substantial structural part

• Definitions of major component (function) and substantial structural part (size)• Special rule for buildings – significant portion of a major component

• Example – damage to bank branch for which casualty loss was reimbursed by insurance

• Adaptation to a new or different use– Adaptation is not consistent with the taxpayer’s ordinary use of the UOP at the time originally placed in service by the taxpayer

– Building property – applied on building system or structure basis

• Example – Retail establishment converted into bank branch

• Small taxpayer safe harbor– Qualifying taxpayer may elect not to apply improvement rules to 

costs for the improvement of eligible building property• Qualifying taxpayer ‐ average annual gross receipts for three prior taxable years ≤ $10m

• Eligible building – Building UOP with an unadjusted basis $1m or less– Total amounts paid/incurred during the tax year for “repair, 

maintenance, improvements, and similar activities” must not exceed:

• 2% of unadjusted basis of eligible building; OR• $10,000

– Election made annually• Eligible building by eligible building basis

– Special transition rule for calendar 2012 and certain FY13 tax years

• Routine maintenance safe harbor– Routine and recurring amounts paid to keep UOP in ordinary efficient working condition do not improve UOP

• Can be used for non‐building and building property– Non‐building property

• Must reasonably expect to perform routine maintenance activities more than once during ADS class life

– Building property• Must reasonably expect to perform routine maintenance activities more than once within 10 years of placed in service date

– Building system– Building structure

– Use of safe harbor is a method of accounting

• Election to capitalize repair and maintenance costs– Annual election to capitalize repair and maintenance costs if:

• Incurred in carrying on a trade or business• Treated as capital expenditures in books and records

– If elected, applies to all repair/maintenance costs that are capitalized for books and records

• Costs treated as improvements to tangible property– Depreciation begins when improvements placed in service

– Special transition rule for calendar 2012 and certain FY13 tax years

• Proposed disposition rules– May be applied to taxable years beginning on or after Jan. 1, 

2012, and before applicability date of final regulations• Certain elections may be made for years in which the timely filed tax return has already been filed 

– Building (including structural components) is the asset • No GAA election necessary to forego disposition loss

– Dispositions generally only include structural components if make annual partial disposition election

• Required for specified transactions (sale or sections 165, 168(i)(7), 1031 or 1033 transaction)

– Annual GAA election• Narrow definition of qualifying disposition 

– Special rule for IRS adjustments to repairs

• Pending transition guidance– Expected in early November– Two automatic method change consent procedures