11. combinar correspondencia

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Narcisa Coronel



Narcisa Coronel

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TEMA: COMBINAR CORRESPONDENCIA

OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL

Optimizar el tiempo al momento de enviar una correspondencia para un número

muy amplio de personas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Hacer una correspondencia y filtrarla de manera especifica

Dejar de lado las técnicas hasta hoy utilizadas para hacer una

correspondencia

Utilizar herramientas de MS Word que nos facilitan el trabajo



Narcisa Coronel

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¿Qué es combinar correspondencia?

Cuando hablamos de enviar una correspondencia a un gran número de personas

nos encontramos frente a un gran problema, solo de imaginar las veces que

tendríamos que teclear para cambiar el nombre del destinatario.

Ahora esta tarea es muy sencilla y no consume tanto tiempo, gracias a una

aplicación de MS Word, ahora podemos realizar un solo documento e irlo

modificando en cuestión de segundos y con solo unos cuantos clic.

Para nuestro objetivo solo tenemos que realizar unos cuantos pasos:

1. Crear el cuerpo de la carta

Para crear una carta debemos ir a:

Correspondencia

Iniciar combinación de correspondencia

Cartas

Creamos la carta

Riobamba, 09 de septiembre de 2013

Señor Doctor

Luis Alberto Falcón

DIRECTOR DISTRITAL DE SALUD N° 06D01

Chambo – Riobamba

Presente.



Narcisa Coronel

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De mi consideración:

Reciba un cordial y atento saludo a la vez que le auguro éxitos en tan delicadas

funciones.

Yo, Narcisa de Jesús Coronel Coronel con CI. 060465668-6, alumna de cuarto

semestre de la escuela de Medicina - ESPOCH, muy respetuosamente solicito a

Ud. la debida autorización para hacer prácticas voluntarias los fines de semana en

el Centro de Salud #3, que muy acertadamente usted dirige.

Por la acogida favorable que dispensará a la presente anticipo a usted mis

sinceros agradecimientos.

Atentamente:

…………………………………

Narcisa coronel

Ahora vamos a suponer que esta solicitud se deberá enviar a todos los directores

de los centros de salud pública, para esto debemos utilizar una combinación de

correspondencia.

2. Crear por una sola vez, los datos de esas personas que guardarás en

una base de datos

Para ello realizaremos el siguiente proceso:

Correspondencia

Seleccionar destinatarios

Escribir una nueva lista

Realizamos la lista de las personas a las que lo enviaremos



Narcisa Coronel

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Ahora tenemos una lista de destinatarios como por ejemplo esta:

Ilustración 1. Lista de destinatarios

3. Seleccionar destinatarios

Ahora para cambiar el destinatario debe seguir los siguientes pasos:

Combinar correspondencia

Utilizar una lista existente

Examinar

Seleccionar origen de datos

Abrir

Ahora sabe cómo cambiar los datos del destinatario y no va a tener que teclear más que solo una vez.

Pero a más de la lista que usted mismo puede crear hay otra aplicación que le permite acceder a sus contactos de su correo electrónico.

4. Utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft

Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:



Narcisa Coronel

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Combinar correspondencia Siguiente: seleccionar los destinatarios Seleccionar de los contactos de Outlook. elegir la carpeta de contactos Seleccionar carpeta de la lista de contactos Aceptar.

5. Obtener una vista previa de las cartas

Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por

carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas

individuales.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la

combinación.

6. Completar la combinación

Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el

resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:

Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.

Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.

Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.



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BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA:

office.microsoft.com/.../combinacion-de-correspondencia-de-word-infor

www.aulaclic.es/word-2013/t_14_1.htm

egobierno.aguascalientes.gob.mx/servicios/dgch/correspondencia.html

http://www.aulaclic.es/word-2013/t_14_1.htm



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TABLA DE ILUSTRACIONES:

Ilustración 1. Lista de destinatarios ......................................................................... 4

CONTENIDO:

TEMA: COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................ 1

OBJETIVO............................................................................................................... 1

OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 1

OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 1

¿Qué es combinar correspondencia? ..................................................................... 2

1. Crear el cuerpo de la carta ............................................................................ 2

2. Crear por una sola vez, los datos de esas personas que guardarás en una

base de datos ...................................................................................................... 3

3. Seleccionar destinatarios .............................................................................. 4

4. Utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook 4

5. Obtener una vista previa de las cartas .......................................................... 5

6. Completar la combinación ............................................................................. 5

BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA: .......................................................................... 6

TABLA DE ILUSTRACIONES: ................................................................................ 7

11. combinar correspondencia

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