11 predavanje vodjenje sastanaka

35
Vođenje sastanaka

Upload: save1407

Post on 27-Oct-2015

87 views

Category:

Documents


4 download

DESCRIPTION

Vođenje sastank

TRANSCRIPT

Page 1: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vođenje sastanakaVođenje

sastanaka

Page 2: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka

Postoji više vrsta sastanaka, i o tome o kojoj je vrsti sastanka riječ ovisi uloga voditelja, uloga sudionika i način vođenja sastanka.

Page 3: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema broju sudionika

- vrlo mali (do 30)- mali (30-50)- srednji (50-100)- veliki (100-200)- vrlo veliki (više od 200)• način rada ovisi o broju sudionika• sastanci s većim brojem sudionika imaju

informativni ili manifestacijski karakter• sastanci s manjim brojem sudionika su

učinkovitiji za rješavanje problema

Page 4: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema broju i vrsti sudionika

Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemiTimski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaciSjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljajuKonferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključakaSabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih problema širem broju ljudi.

Page 5: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema načinu rada

• formalni sastanci – propisano je tko prisustvuje, koliko članova

• neformalni sastanci – nemaju strogo propisana pravila

Page 6: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema ciljevima

Informativni sastanci I tip: informiranje podređenih od strane rukovodstva

Informativni sastanci II tip: prikupljanje informacija od podređenih

Redovni-obvezni sastanciUključuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.

Page 7: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema ciljevima

Eksplorativni-timski sastanciSvrha je dolaženje do novih spoznaja, mogu nalikovati procesu znanstvenog rada (izbor i definiranje problema, definiranje ciljeva israživanja, postavljanje hipoteza, identifikacija i operacionalizacija varijabli, utvrđivanje nacrta, razrada metoda prikupljanja podataka, obrada podataka, analiza i pisanje izvještaja). Do ideja se može doći na više načina, od kojih su poznatiji: oluja mozga (brainstorming), Zapisivanje misli (ukrug, svatko zapiše 2-3 misli), Morfološka analiza (definira se problem, analiziraju prijašnja iskustva i prikupljaju podaci, poredbenom analizom prijedloga dolazi do rješenja).

Page 8: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Vrste sastanaka prema ciljevima

Poslovni sastanciPoslovni sastanci su specifični jer se njima pokreće poslovna aktivnost, traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u praksi.

Vrste poslovnih sastanaka: • sastanci stručnog tima (operativno radni)• inicijativni sastanci na početku izrade projekte ili planova• redovni sastanci tijekom realizacije nekog projekta • periodični kontrolni satanci• izvanredni sastanci – zbog nastale situacije ili problema

Page 9: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Tijek poslovnih sastanaka

I priprema sastankaII sastanakIII analiza sastanka

Page 10: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Tijek poslovnih sastanakaI Priprema

Tehnička priprema

Vrijeme, Mjesto,

Prostorija, Sjedala,

Tehnička pomagala,

Osvježenje, Poziv,

Materijali,

Zapisnik, Obavještavanje

Sadržajna priprema

Cilj sastanka,

Problem,

Način rada,

Moguća rješenja,

Stručne osobe,

Izvršitelji i rokovi,

Kontrolni mehanizmi

Page 11: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Tijek poslovnih sastanaka:II sastanak

• otvaranje sastanka (otvaranje, utvrđivanje kvoruma, dnevni red, verifikacija zaključaka i odluka s prethodnog sastanka, kontrola izvršenja zaključaka i odluka s prethodnog sastanka)

• uvodna riječ (kratka, jasna, zanimljiva)• iznošenje podataka potrebnih za raspravu• ponuda ideja i prijedloga• rasprava – argumentacija• sintetiziranje prijedloga• vrednovanje konačnih prijedloga• donošenje odluka• imenovanje izvršitelja i određivanje rokova

Page 12: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Tijek poslovnih sastanakaIII Analiza

• analizira se prezentacija i rad voditelja• analizira se diskusija, reakcije sudionika i

intervencije voditelja• analizira se ishod i uspješnost sastanka

Page 13: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Dobri i loši sastanci

• Loš tijek sastankaI______I_______________________I_________Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja odluka• Dobar tijek sastankaI___________I___________I_________________Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja odluka

Page 14: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Rasprava na sastanku

Rasprava je javno iznošenje pojedinačnog mišljenja u pomirljivu ili polemičnom tonu, kojim se daje podrška prijedlozima ili se iznose suprotni prijedlozi i mišljenja i stavovi (V. Gnjato)

Page 15: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Rasprava na sastanku

• Rasprava može biti cjelovita ili u dijelovima

• Način vođenja rasprave može biti neposredan (sudionici neposredno raspravljaju bez posredovanja voditelja) i posredan (uz posredovanje voditelja)

Page 16: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Rasprava na sastanku

Cilj rasprave je:

- razmjena mišljenja i iskustava među sudionicima- izbor najboljeg između prijedloga- dobiti podršku sudionika za akcije

Page 17: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?

Trebate znati što želite reći!

Unaprijed se pripremiteRazmislite prije nego ćete govoritiBudite svjesni poruke koju želite prenijetiBrzo pređite na poantuTrebate znati kakav ishod rasprave želitePrakticirajte uvjeravanjeRaspitajte se i saznajte nešto o drugoj strani

Page 18: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?

Budite uvjerljivi!Govorite s uvjerenjem i entuzijazmomKoristite podatke, činjenice, argumenteBudite konkretniKoristite primjere i humorIzražavajte se da vas svi razumiju (izbjegavanje

žargona, stranih riječi...)Naučite ispravno i razgovjetno izgovarati riječiPrilagodite tempo i ton govora sadržaju (poantu

sporije, stanke)

Page 19: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?

Budite uvjerljivi!

Sagledajte uzročnike neke pojaveOdgovorite na tuđe argumenteUvažavajte duh vremenaPratite poruku govorom tijelaPonovite glavne točke

Page 20: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?

Prava umjetnost konverzacije je govorenje i slušanje!

Dozvolite i drugima da dođu do riječiPoštujte tuđe stavoveKoristite otvorena pitanja

Page 21: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja sastanka

Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka koji mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak

Vođenje sastanka odnosi se na:- vođenje formalnog procesa sastanka

- vođenje socijalno-komunikacijskih procesa

Page 22: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja sastanka: prilagodba sudionicima sastanka

• kakvi su njihovi interesi i potrebe• imaju li dovoljno stručnog znanja• kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka• što misle o problemu/ misle li drugačije od

voditelja• kako ih navesti da se zainteresiraju za problem• govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe• kako potaknuti šutljive na djelovanje• kako će glasati šutljiva većina• kako izaći na kraj s teškim sudionicima

Page 23: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka

Diktatorski stilVoditelj se ne obazire na sudionike, on je autoritarni

autoritet, sugestivan, sudionici se radije ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni. Može biti prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.

Page 24: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka

Konfuzni stilOčit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.

Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti.

Page 25: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka

Demokratski stilRadni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na

sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski raspravlja, svatko ima pravo reći svoje mišljenje, vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima, odluke su izraz volje većine.

Page 26: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja: Ophođenje s teškim diskutantima

Vrlo sklon dokazivanju

Kontrolirajte reakcije sebe i grupeNastojte u izlaganju naći nešto vrijednoNađite pogrešne dokaze i izložite grupiRazgovarajte s njim izvan sastanka

Govori izvan predmeta rasprave

Kad uzima dah zahvalite mu, te na pristojan način upozorite da se udaljio od teme

Nije u pravu “Shvaćam da tako mislite, no pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom situacijom”

Page 27: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Uloga voditelja: Ophođenje s teškim diskutantima

Pita vas kao voditelja za mišljenje

Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe.

Sukob ličnosti Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje. Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno.Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu.

Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao, nego ju bolje izrazite.

Page 28: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Znakovi

• članovi kasne na dogovore• sastanci predugo traju• sastanci su dosadni• prisutni ne pridonose mnogo raspravi• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog

reda, a ona se brzo kroz sve ostale• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano,

iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja vremena

Page 29: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Znakovi

• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)

• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim sastankom

• sastanci se koriste kao forum na kojem se skupljaju „osobni bodovi“ kod šefa

• odluke se ne donose ili su nametnute od voditelja nakon što rasprava nije urodila zaključkom

• sudionici ne slušaju što se govori

Page 30: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

I Slaba priprema sastanka- tehnička- stručna- sadržajna- nepravodobno upoznavanje sudionika s temom

sastanka- preopširan dnevni red- smanjena pozornost zbog okolnosti

Page 31: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka- čitanje teza - preopširne teze- čitanje izlaganja- slabo izražavanje

Page 32: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

III Slabo vođena diskusija- voditelj gubi konce, diskutanti ne

diskutiraju u vidu rješenja, niti argumentirano

- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja- odluta se od teme- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili

autoritarna atmosfera

Page 33: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

IV Slabo određene odgovornosti

- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi- nisu određeni kontrolni mehanizmi

Page 34: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Kako ih popraviti

- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red- sastanci počinju i završavaju na vrijeme- vođenje sastanka se dobro pripremi- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i

kriterijima provjerenjihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka

i pojašnjavanju dogovora

Page 35: 11 Predavanje Vodjenje sastanaka

Neučinkoviti sastanci: Kako ih popraviti

- uvođenje procesa rješavanja problema kao sastavnog dijela donošenja odluka

- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi