1/12/2016 - globalfocus.com.vnglobalfocus.com.vn/data/picture/aom2-chap-4.pdf · phần cuối...

1/12/2016

1

CÁC CÔNG CỤ CƠ BẢN ĐỂHOẠCH ĐỊNH

1/12/201676

Các công cụ cơ bản đểhoạch định

• Bảng kế hoạch

• Bảng kiểm tra

• Sơ đồ Gantt

• Sơ đồ Pert

• Sơ đồ xử lý công việc (lưu đồ)

1/12/201677

1. BẢNG KẾ HOẠCH

• Kế hoạch: những bước cần thiết để thực hiện 1 công việc

• What ? Phải thực hiện việc gì ?• Why ? Tại sao phải thực hiện công việc đó• Who ? Phân công công việc cho ai để hiệu quả, chất lượng

công việc hiệu quả hơn• When ? Khi nào công việc bắt đầu và hoàn thành ?• Where ? Nơi thực hiện công việc đó ?• How ? Cách thực hiện, phương thức tiếp cận, quy trình, kỹ

thuật

• Thông thường bảng kế hoạch áp dụng cho những công việc có thời gian chi tiết theo ngày.

1/12/201678

1/12/2016

2

1/12/201679

Bảng kế hoạch (tt)

• Nội dung cơ bản của bảng kế hoạch:

1. Số thứ tự

2. Tên công việc

3. Thời hạn

4. Thời gian bắt đầu

5. Thời gian kết thúc

6. Phân công

7. Dự trù ngân sách

Phần cuối của BKH nên có : Người lập bảng và người duyệt KH

80

Bảng kế hoạch (tt)

• Ý nghĩa

– Giúp theo dõi tiến độ công việc

– Chủ động thực hiện các hạng mục công việc đó

– So sánh thời gian thực tế và thời gian dự kiến để tìm ra những sai lệch nếu có chấn chỉnh kịp thời

81

1/12/2016

3

2. BẢNG KIỂM TRA

• Bảng danh sách các công việc cần thựchiện theo một trình tự chính xác tránh bỏsót, trễ nãi CV

• Bảng hướng dẫn trình tự thực hiện côngviệc và là công cụ để kiểm tra, quản lý cáccông việc đã và đang được thực hiện.

82

Bảng kiểm tra (tt)

• Được sử dụng phổ biến trong lĩnh vựcHCVP, đặc biệt là các dự án gồm nhiềucông việc cần thực hiện theo trình tự thờigian bắt buộc như: kiểm tra hàng trước khigiao, thanh toán, chuẩn bị chuyến côngtác, thành lập doanh nghiệp…

1/12/201683

2. BẢNG KIỂM TRA (tt)

• Các dạng bảng kiểm tra– Dạng cổ điển

• Phù hợp với mọi hoạt động thông thường, luôn lặpđi lặp lại.

• Các công việc được liệt kê theo thứ tự thời gian

– Dạng phụ thuộc thời gian• VD: Tổ chức hội nghị, quyết toán cuối năm

– Dạng không phụ thuộc thời gian• Yếu tố “thời gian” ít quan trọng, thứ tự thực hiện

công việc không hoàn toàn bắt buộc.• Tên các công việc được liệt kê theo kế hoạch trên

cơ sở nghiên cứu tổng thể.

84

1/12/2016

4

1/12/201685

86

3. SƠ ĐỒ GANTT

• Nhằm quản lý tiến trình và thời hạn các công việcdự án.

• Xác định mức độ hợp lý để thực hiện các côngviệc khác nhau của dự án.

• Thích hợp cho loại dự án có quy mô nhỏ (khốilượng công việc ít, thời gian thực hiện của từngcông việc và cả dự án không dài)

87

3. SƠ ĐỒ GANTT

• Các bước vẽ một sơ đồ GANTT

1. Liệt kê các công việc của dự án một cách rõràng

2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc mộtcách hợp lý

3. Xác định thời gian thực hiện của từng côngviệc một cách thích hợp

4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc chotừng công việc

1/12/2016

5

88

3. SƠ ĐỒ GANTT Các bước vẽ …(tt)

5. Xây dựng bảng phân tích công việc với ký hiệuhóa các công việc bằng chữ cái Latinh theo mẫusau:

TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời gian

Thời điểm bắt đầu

1 Xin giấy phép A 1 tháng Bắt đầu ngay

2… … … … …

89

6. Vẽ sơ đồ GANTT với:

– Trục tung thể hiện trình tự các công việc của dự án

– Trục hoành thể hiện thời gian, có thể là: ngày, tuần, tháng, quý, năm…thực hiện từng công việc.

– Độ dài thời gian thực hiện của từng công việc thể hiệnbằng các đường nằm ngang ( ) hoặc các thanhngang ( )

– Thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc thường thểhiện bằng dấu mũi tên ( )

3. SƠ ĐỒ GANTT Các bước vẽ …(tt)

90

Ví dụ: Công ty xây dựng ABC thực hiện dự án lắp ghép một khunhà công nghiệp với tổng diện tích 500 m2. Các công việc của dựán gồm: (1)Làm móng nhà, (2)Vận chuyển cần cẩu về, (3)Lắpdựng cần cẩu, (4)Vận chuyển cấu kiện, (5)Lắp ghép khung nhà.

Thời gian thực hiện dự tính cho công việc (1) là 5 tuần, công việc(2) là 1 tuần, công việc (3) là 3 tuần, công việc (4) là 4 tuần và côngviệc (5) là 7 tuần.

Dự tính thời điểm bắt đầu thực hiện cho từng loại công việc: Làmmóng nhà, vận chuyển cần cẩu và vận chuyển cầu kiện làm ngay từđầu sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết, lắp ghép cần cẩuđương nhiên phải thực hiện khi đã có cần cẩu, lắp ghép khung nhàchỉ có thể thực hiện khi cần cẩu đã được lắp ghép, móng nhà đãlàm xong và cấu kiện đã được vận chuyển về địa điểm xây dựng”.

1/12/2016

6

Ths Huỳnh Kim Long

91

Bước 1. Liệt kê các công việc của dự án

Dự án có các công việc: Làm móng nhà; Vận chuyển cầncẩu về; Lắp dựng cần cẩu lên; Vận chuyển cấu kiện; Lắpghép khung nhà.

Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cáchhợp lý

1) Làm móng nhà

2) Vận chuyển cần cẩu về

3) Lắp dựng cần cẩu

4) Vận chuyển cấu kiện

5) Lắp ghép khung nhà


92

Bước 3. Xác định thời gian thực hiện dự tính của từng côngviệc một cách thích hợp1. Làm móng nhà - 5 tuần2. Vận chuyển cần cẩu về - 1 tuần3. Lắp dựng cần cẩu - 3 tuần4. Vận chuyển cấu kiện - 4 tuần5. Lắp ghép khung nhà - 7 tuầnBước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từngcông việc1. Làm móng nhà, bắt đầu ngay2. Vận chuyển cần cẩu về, bắt đầu ngay3. Lắp dựng cần cẩu, sau công việc (2)4. Vận chuyển cấu kiện, bắt đầu ngay5. Lắp ghép khung nhà, sau công việc (3)


93

Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việcvới các công việc được ký hiệu bằng chữ cái

Latinh:

TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời gian

(tuần)

Thời điểm bắt đầu

1 Làm móng nhà A 5 Bắt đầu ngay

2 Vận chuyển cần cẩu về B 1 Bắt đầu ngay

3 Lắp dựng cần cẩu C 3 Sau B

4 Vận chuyển cấu kiện D 4 Bắt đầu ngay

5 Lắp ghép khung nhà E 7 Sau C

1/12/2016

7


94

4. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG PERT (Program Evaluate Review Tech.)

1

2

5

6

3

4

A24,3

C3,0

B2,2

G0

F5,5

D15,3

E5,0

1. VAI TRÒ

• Sơ đồ PERT giúp trả lời các câu hỏi:

– Dựán sẽ hoàn thành khi nào?

– Mỗi hoạt động của dự án nên được bắt đầu vào thời điểmnào và kết thúc vào thời điểm nào?

– Những hoạt động nào của dự án phải kết thúc đúng thời hạnđể tránh cho toàn bộ dự án bị kết thúc chậm hơn so với kếhoạch?

– Liệu có thể chuyển các nguồn dự trữ (nhân lực, vật lực) từcác hoạt động “không găng” sang các hoạt động “găng” (cáchoạt động phải hoàn thành đúng tiến độ) mà không ảnhhưởng tới thời hạn hoàn thành dự án?

– Những hoạt động nào cần tập trung theo dõi?


95


96

2. Các ký hiệu trên sơ đồ PERT

Ký hiệu Tên gọi Ý nghĩa

Công việc thực a. Một công việc trong dự án có thờiđiểm bắt đầu và kết thúc

(Activity) b. Đòi hỏi hao phí thời gian và nguồnlực

c. Biểu diễn bằng đường mũi tên, chiềudài không theo tỷ lệ với độ lớn của thờigian từng công việc.

Công việc ảo (giả)

a. Một công việc không có thực, thểhiện mối liên hệ phụ thuộc giữa cáccông việc

(Dummy Activity)

b. Không cần hao phí thời gian và chiphí

c. Được dùng để chỉ ra rằng công việcđứng sau công việc ảo không thể khởicông chỉ đến khi các công việc đứngtrước công việc ảo đã kết thúc


Công việc thực a. Một công việc trong dự án có thờiđiểm bắt đầu và kết thúc

(Activity) b. Đòi hỏi hao phí thời gian và nguồnlực

c. Biểu diễn bằng đường mũi tên, chiềudài không theo tỷ lệ với độ lớn của thờigian từng công việc.

Công việc ảo (giả)

a. Một công việc không có thực, thểhiện mối liên hệ phụ thuộc giữa cáccông việc

(Dummy Activity)

b. Không cần hao phí thời gian và chiphí

c. Được dùng để chỉ ra rằng công việcđứng sau công việc ảo không thể khởicông chỉ đến khi các công việc đứngtrước công việc ảo đã kết thúc

1/12/2016

8


97


Sự kiện a. Thời điểm bắt đầu hoặc kết thúccủa một công việc, được biểudiễn bằng một vòng tròn đánhsố theo một thứ tự tương đốihợp lý từ trái sang phải

(Event) b. Sự kiện mà từ đó mũi tên đi rađược gọi là sự kiện đầu củacông việc

c. Sự kiện mà từ đó mũi tên đi vàođược gọi là sự kiện cuối củacông việc

d. Sự kiện không có công việc đivào gọi là sự kiện xuất phát

e. Sự kiện không có công việc đira gọi là sự kiện hoàn thành

1


98


Mạng lưới a. Sự nối tiếp của tất cả các công việctrong dự án theo các yêu cầu địnhtrước.

(Network) b. Các sự kiện nối với nhau bằng đườngmũi tên

c. Giữa hai sự kiện chỉ có một công việc duy nhất

Tiến trình a. Tiến trình trong sơ đồ PERT đi từ sựkiện xuất phát đến sự kiện hoàn thành

(Path) b. Đó là chuỗi các công việc nối liềnnhau. Chiều dài của tiến trình bằngtổng thời gian của các công việc nằmtrên tiến trình.

c. Tiến trình có độ dài lớn nhất gọi là tiếntrình tới hạn (Critical Path) hay đườnggăng

d. Thời gian của tiến trình tới hạn chính làthời gian phải hoàn thành dự án.


99

3. CÁC QUY TẮC

1) Sơ đồ phải lập từ trái sang phải

2) Các công việc sau bắt đầu khi công việc trướcđó kết thúc.

3) Chiều dài của mũi tên không cần theo đúng tỷlệ với độ dài thời gian của công việc

4) Số thứ tự các sự kiện không được trùng lắp vàtheo một trật tự tương đối hợp lý từ trái sang phải.

1/12/2016

9


100

3. CÁC QUY TẮC (tt)

5. Trên sơ đồ không được có vòng kín:

Mà nên:

6. Trên sơ đồ không thể có đường cụt


101

4. Ví dụ

Stt Hoạt động Thời hạn

(Ngày)

Công việc trước

1 A 0 Không

2 B 2 A

3 C 4 B

4 D 6 C

5 E 3 C

6 F 5 C

7 G 5 D,E,F

8 H 7 G

4.2.4 Ví dụ (tt)


102

1/12/2016

10

5. ĐẶC ĐIỂM

• Đường công việc: là đường chứa công việc, đi từ nút khởi

đầu đến nút kết thúc

• Đường găng (Critical Path): là đường công việc có thời gian

dài nhất

– Cho biết chiều dài dự án và các công việc cần theo dõi

– Bất kỳ công việc nào trên đường găng bị kéo dài hơn dự

tính thì chiều dài dự án cũng bị kéo dài tương ứng

– Dự án có thể có nhiều hơn 1 đường găng

– Đường găng không bất biến

(Phần mềm Lingo)


103

5. ĐẶC ĐIỂM (tt)

• Đường ngoài găng

– Các công việc ngoài đường găng được phép

kéo dài hơn dự kiến (một thời gian nhất định)

mà không ảnh hưởng tới chiều dài dự án

– Các đường ngoài găng cũng có nguy cơ trở

thành găng


104

6. ƯU – NHƯỢC ĐIỂM

Ưu điểm

• Cung cấp nhiều thông tin chi tiết

• Thấy rõ công việc nào làchủ yếu, có tính chấtquyết định đối với tổngtiến độ của dự án để tậptrung chỉ đạo.

• Thấy rõ mối quan hệ phụthuộc giữa các công việcvà trình tự thực hiệnchúng

Nhược điểm

• Đòi hỏi nhiều kỹ thuật đểlập và sử dụng

• Khi khối lượng công việccủa dự án lớn, lập sơ đồnày khá phức tạp

1/12/2016105

1/12/2016

11


106

7. CÁC KỸ THUẬT

• Xác định thời gian thực hiện dự tính của mộtcông việc và cả tiến trình trong sơ đồ PERT– Thời gian thực hiện dự tính (tei) của một công

việc• là thời gian dự tính thực hiện xong công việc i của dự

án

– Thời gian thực hiện dự tính của một tiến trình(Tp)

• Tiến trình là chuỗi các công việc nối liền nhau đi từ sựkiện xuất phát đến sự kiện hoàn thành. Chiều dài củatiến trình bằng tổng thời gian của các công việc nằmtrên tiến trình đó


107

7. CÁC KỸ THUẬT (tt)

• Tei phụ thuộc vào ba giá trị thời gian có liên quansau đây: • Thời gian lạc quan (t0)- là thời gian ngắn nhất để hoàn

thành công việc trong các điều kiện thuận lợi nhất.

• Thời gian bi quan (tp) – là thời gian dài nhất, vì phảithực hiện công việc trong hoàn cảnh khó khăn nhất.

• Thời gian thường gặp (tm) – là thời gian thường đạtđược khi công việc được thực hiện nhiều lần trongđiều kiện bình thường.


108


• Công thức tính (tei):tei = t0 + 4tm + tp

6

Nếu không thể xác định được tm , ta có:

tei = 2t0 + 3tp5

1/12/2016

12


109

Thứ tự Côngviệc

Côngviệc

trướcđó

Thời gian ước lượng Thờigian dự

tính(tei)

Lạcquan(t0)

Thườnggặp(tm)

Bi quan(tp)

1 A - 10 12 14

2 B A 2 3 4

3 C B 5,5 6 6,5

Thời gian thực hiện dự tính tei của công việc là baonhiêu?

Thời gian thực hiện dự tính tei của công việc là baonhiêu? (Trường hợp không xác định được tm thì )?


110

Thời gian thực hiện dự tính của một tiến trình (Tp)

• Công thức tính:

n

ieip tT

1



• Xác suất thời gian hoàn thành dự án

– Phương sai và độ lệch chuẩn thời gian thựchiện dự tính của một công việc / tiến trình

– Tính xác suất của khả năng hoàn thành dự ántrước và sau thời hạn

– Xác định thời gian hoàn thành dự án khi chotrước một giá trị xác suất

1/12/2016111

1/12/2016

13

8. Bài tập

• Cho bảng phân bố công việc dự án như sau:


112

Hoạt động Hoạt động trước

Thời gian dự kiến

Thời gian tối thiểu

Chi phí/ngày rút

A - 4 2 120

B A 4 2 140

C A 3 1 180

D B 5 2 220

E C 4 1 160

F B, C 4 2 110

G E, F, D 3 1 130

8. Bài tập (tt)

1. Lập sơ đồ PERT và tìm đường găng

2. Tìm thời gian tối thiểu để hoàn thành dự

án và chi phí tương ứng


113

SƠ ĐỒ XỬ LÝ CÔNG VIỆC

114

1/12/2016

14

KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI ỨNG DỤNG

• Khái niệm: là 1 sơ đồ biểu diễn 1 quy trình xử lý công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc trong đó có các hành động và các điều kiện để thực hiện hành động.

• Phạm vi ứng dụng: Lãnh vực hoạch định và kiểm tra hành chính.

115

116

Bắt đầu và kết thúc 1 quy trình

1 hành động

1 đ/kiện với 2 khả năng xảy ra (có hoặc không)

Đường dẫn

Chuyển sang trang

CÁC KÝ HIỆU

Chuẩn bị

• Bước 1: Xác định ranh giới (điểm khởi đầu/ kếtthúc)– Khi nào một quá trình bắt đầu và kết thúc

• Bước 2: Liệt kê các bước – Sử dụng một động từ để bắt đầu mô tả công việc

– Vẽ sơ đồ dòng luân chuyển CV thể hiển thị đầy đủ thông tin để hiểu được quy trình chung hoặc chi tiết mọi hành động giới hạn và điểm quyết định

• Bước 3: Trình tự các bước – Sử dụng các ghi chú để có thể di chuyển nhiệm vụ

– Không vẽ mũi tên cho đến sau cùng

117

1/12/2016

15

Cách vẽ

• Xác định điểm bắt đầu và kết thúc

• Các hành động phải được xác định một cách cẩn thận và rõ ràng

• Kiểm soát các bước CV theo trình tự hợp lý

• Vẽ trên xuống dưới, từ trái sang phải (trục chính trước, nhánhphụ sau)

• Sử dụng "động từ“ để mô tả hành động

• Ghi chú, quan sát cẩn thận các phạm vi và các nhánh khisang trang

• Sử dụng các ký hiệu chuẩn;

• Đường nối KHÔNG NÊN VƯỢT QUA các ký hiệu– Chỉ sử dụng đường vượt qua các ký hiệu chuẩn khi thật cần thiết

• Không có ngõ cụt hoặc vòng lặp vô tận

118

1/12/2016 - globalfocus.com.vnglobalfocus.com.vn/data/picture/aom2-chap-4.pdf · phần cuối...

Documents