121352906 workload analysis indicator staff need

7/30/2019 121352906 Workload Analysis Indicator Staff Need

1/17

1/20/2013

1

Copyright by HRM-Club - Jakarta (2013) The Use and/or Copy of Part and/or All of this Material without Prior HRM-Clubs Written Approval is Illegal

WORKLOAD ANALYSIS(Workload Indicators Staff Need In Hospital)

Bahan presentasi untuk Direksi PT XXXX

Sunawan

[email protected]

0817 994 0224


Persiapan

Sepakati terlebih dahulu tujuan kegiatan workload analysis

Sepakati terlebih dahulu kegiatan value added dan nonvalue added

Jawab pertanyaan ini: Apakah business process organisasi ini sudah optimal?

Apakah karyawan telah bekerja secara optimal?

Apakah karyawan telah bekerja dengan fokus kepada valueadded activity?

Berapa kebutuhan riil karyawan dalam organisasi ini?

Apakah organisasi ini siap untuk mengambil tindakan bilakekurangan atau kelebihan karyawan?

Apakah direksi komitmen terhadap kegiatan WLA dalamorganisasi ini baik ditunjukkan secara formal maupun informal?

Apakah direksi siap untuk menerima laporan secara rutin danperiodik atas hasil kegiatan WLA?


2/17

1/20/2013

2


Langkah-langkah WLA

1. Menetapkan waktu kerja tersedia;

2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM;

3. Menyusun standar beban kerja;

4. Menyusun standar kelonggaran;

5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.


1. Menetapkan waktu kerja tersedia

Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya

adalah diperolehnya waktu kerja tersedia

masing-masing kategori SDM yang bekerja di

Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun.


3/17

1/20/2013

3


Rumus Kerja Tersedia

Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F

Keterangan :

A = Hari Kerja

B = Cuti Tahunan

C = Pendidikan dan Pelatihan

D = Hari Libur Nasional

E = Ketidak Hadiran Kerja

F = Waktu Kerja

Apabila ditemukanadanya perbedaaan rata-rata ketidakhadiran kerjaatau RS menetapkan kebijakan untuk kategori SDM tertentu dapatmengikuti pendidikan dan pelatihan lebih lama di banding kategori SDMlainnya, maka perhitungan waktu kerja tersedia dapat dilakukanperhitunganmenurutkategori SDM



4/17

1/20/2013

4


Uraian perhitungannya

Hari kerja tersedia untuk kategori SDM :

Waktu kerja tersedia untuk kategori SDM :


2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan

kategori SDM yang bertanggung jawab dalam

menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan

perorangan pada pasien, keluarga dan

masayarakat di dalam dan di luar RS.


5/17


6/17


7/17

1/20/2013

7


2. Rata-Rata Waktu

Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untukmenyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDMpada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatansangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasionalprosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia sertakompetensi SDM.

Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalamanselama bekerja dan kesepakatan bersama. Agar diperoleh data rata-ratawaktuyang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknyaditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiapkegiatanpokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatanpelaksanaanstandar pelayanan, standar operasionalprosedur (SOP) danmemiliki etos kerja yang baik.

Secara bertahap RS dapat melakukan studi secara intensif untukmenyusun standar waktu yang dibutuhkan menyelesaikan tiap kegiatanoleh masing-masing kategori SDM.


3. Standar Beban kerja

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas

beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM.

Standar beban kerja untuk suatu kegiatan

pokok disusun berdasarkan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaiakan nya (waktu

rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang

dimiliki oleh masing-masing kategori SDM.


8/17

1/20/2013

8


Rumus perhitungan standar beban kerja


Hasil perhitungan standar beban kerja kategori SDM Dokter Spesialis

Penyakit Dalam dan Dokter Spesialis Bedah berdasarkan kegiatan pokok di

Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan serta rata-rata waktu yangdibutuhkan


9/17

1/20/2013

9


4. Menyusun standar kelonggaran

Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalahdiperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi

jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaiakansuatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhitinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatanpokok/pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melaluipengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang : Kegiatan-kegiatanyang tidak terkait langsung dengan pelayanan

pada pasien, misalnya ; rapat, penyusunan laporan kegiatan,menyusun kebutuhan obat/bahan habis pakai.

Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan


Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja,

sebaiknya mulai dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukan

kegiatanyang tidak dapat dikelompokkanatau sulit dihitung beban

kerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasien

untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor

kelonggaran tiap kategori SDM.

Setelah faktor kelonggarantiap kategori SDM diperoleh, langkah

selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan

perhitunganberdasarkan rumus di bawah ini.


10/17

1/20/2013

10


Pada umumnya kategori SDM Dr. Sp. Penyakit

Dalam dan Dr. Sp. Bedah memiliki faktor

kelonggaran sebagai berikut :

1. Pertemuan audit medik

2. Mengajar program pendidikan dokter

3. Mengajar program pendidikan dokter spesialis.


Apabila kategori SDM Dr. Sp. Penyakit Dalam memiliki waktu kerja tersedia

1,656 jam/tahun dan faktor kelonggaran pertemuan audit medik 1jam/minggu maka Standar Kelonggaran yang dimilikinya adalah sebesar

0,06 SDM. Hal ini juga dapat diartikan bahwa kegiatan pertemuan audit

medik membutuhkan/menyita 6 % waktu kerja tersedia Dr. Sp. Penyakit

Dalam. Adapun uraian perhitungannyaadalah sebagai berikut :

Hasil perhitungan stnadar kelonggaran untuk kategori SDM Dokter

Spesialis Penyakit Dalam sebesar 0,188 dan Dokter Spesialis Bedah 0,220.


11/17

1/20/2013

11



5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja

Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja

tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan

jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban

kerja selama 1 tahun.


12/17

1/20/2013

12


Sumber data yang dibutuhkan untuk

perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja

1. Data yang diperoleh dari langkah-langkah

sebelumnya yaitu :

1. Waktu kerja tersedia

2. Standar beban kerja dan

3. Standar kelonggaran masing-masing kategori

SDM

2. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerjaselama kurun waktu satu tahuan.


1. Kuantitas Kegiatan Pokok

Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagaidata kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiapunit kerja RS selama kurun waktu satu tahun. Kuantitaskegiatan pelayanan Instalasi Rawat Jalan dapat diperolehdari laporan kegiatan RS, untuk mendapatkan data kegiatantindakan medik yang dilaksanakan di tiap poli rawat jalanperlu dilengkapi data dari Buku Register yang tersediadisetiap poli rawat jalan.

Pada umumnya data kegiatan rawat jalan tersedia danmudah diperoleh, namun apabila data hanya tersedia 7bulan, maka data kuantitas kegiatan pokok 5 bulan

berikutnya ditetapkan berdasarkan angka rata-rata kegiatanpokok selama 7 bulan (ekstrapolasi).


13/17

1/20/2013

13



Untuk penyusunan kuantitas kegiatan pokok Instalasi Rawat Inapdibutuhkan data dasar sebagai berikut :1. Jumlah tempat tidur

2. Jumlah pasien masuk/keluar dalam 1 tahun

3. Rata-rata sensus harian

4. Rata-rata lama pasien di rawat (LOS)

Berdasarkan data dasar tersebut dapat dihitung kuantitas kegiatanpokok di tiap Instalasi Rawat Inap dengan memperhatikan kebijakanoperasional yang berkaitan dengan kategori SDM dan tanggungjawabnya dalam pemeriksaan pasien, tindakan medik rawat jalan,visite dan tindakan pada pasien rawat inap, misalnya :

1. Visite dilakukan oleh Dokter Spesialis bagi seluruh pasien atau hanyapasien baru (hari pertama) dan pasien pulang saja.

2. Tindakan kecil (sederhana, rendah resiko) dilakukan oleh DokterSpesialis atau Dokter Umum dengan tambahan kompetensi dankesenangan tertentu.


14/17

1/20/2013

14


Kuantitas kegiatan pokok contoh untuk perhitungan bebankerja Instalasi Rawat Inap yang diperoleh dengan cara

ekstrapolasi.


Hasil perhitungan tersebut, selanjutnya dilakukan

penggabungan dengan kuantitas kegiatan sebagaimana dapatdi lihat berikut


15/17

1/20/2013

15


KEBUTUHAN SDM

Data kegiatan Instalasi Rawat Jalan dan Rawat Inap yang telah

diperoleh dan Standar Beban Kerja dan Standar Kelonggaran

(lihat 3 tabel sebelumnya) merupakan sumber data untuk

perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerja

dengan menggunakan rumus sebagai berikut :


Berdasarkan rumus perhitungan tersebut,

kebutuhan SDM untuk tiap kegiatan pokok

terlebih dahulu di jumlahkan sebelum di

tambahkan dengan Standar Kelonggaran

masing-masing kategori SDM.

Hasil perhitungan kebutuhan SDM dapat di

lihat


16/17

1/20/2013

16




17/17

1/20/2013

17


Tim Konsultan Sunawan

Jack Alenzo

Dwi Saryanto

Dody Mulyadi Hidayat

Fadli A

Luthfie Al Anshory

KontakPerson HP. 0817 994 0224

Email: [email protected]


Profil HRM Club HRM Club adalah sebuah komunitas para praktisi HRM yang

beranggotakan dari segenap penjuru tanah air dan manca negara.Komunitas ini bermula dan digagas oleh Bpk sunawanpada tahun2007, yang terus bergulir sehingga jumlahnya mendekati 20.000orang member.

Kegiatan HRM Club ini secara rutin mengadakan pertemuan dansharing pengetahuan tentang dunia HRM dalam rangkameningkatkan kompetensi para membernya.

Dalam perjalanannya banyak member yang membutuhkan layanankonsultasi dengan special price dan mutu yang terjamin yangberusaha difasilitasi oleh para member yang lebih expert dengan

dikoordinasikan oleh pengurus HRM Club. Bila anda tertarik menjadi member silahkan kontak kami.

121352906 workload analysis indicator staff need

Documents