GENERAL OVERVIEWGENERAL OVERVIEWREMUNERATION MANAGEMENTREMUNERATION MANAGEMENT

MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN YANG EFFECTIVE : JOB GRADINGYANG EFFECTIVE : JOB GRADING

Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi R.I.dan Transmigrasi R.I.

Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004 Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004 Tentang Ketentuan Struktur dan Skala UpahTentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah

Oleh :Oleh :Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

22

Personal Data

Name : ASFAR ARIEF, MBA

Education : 1968 - BA degree from IKIP Padang1991 - MBA degree from PPMTT Malang

Working history

Mar. 2004 – Sep. 2004 : Trainer & Consultant of BSDM, Jakarta

Sep. 2003 – Feb. 2004 : Executive Assistant for TPJ PT ARGO PANTES, Jakarta

Apr 2002 – Aug 2003 HR Adviser PT Sunrise Bumi Textiles Indonesia, Bekasi

May 2001 - Nov. 2002 : Human Resources Advisor / Manager of PT GATRA MAPAN, Malang

Nov. 2000 - Apr. 2001 : HR Manager of PT ASIA MAS, Semarang.

Jul. 2000 - Oct. 2000 : Human Resources Director of RADISSON Hotel, Bali.

Jul 1996 – Nov. 1999 : Community & Human Resources Manager of PT Edison Mission Operation And Maintenance Indonesia, Paiton Probolinggo.

Dec. 1991 - Nov. 1995 : Personnel & General Affairs Manager of PT ETERNIT GRESIK, Gresik

Sep. 1988 - Sep. 1991 : Human Resources Manager of PT ROTHMANS OF PALL MALL INDONESIA, Malang.

Feb. 1986 - Feb. 1988 : Personnel Manager of BP PETROLEUM DEVELOPMENT OF INDONESIA Ltd., Jakarta.

Oct. 1982 - Feb. 1986 : Industrial Relations Manager of PT BASF INDONESIA, Jakarta.

Apr. 1979 - Sep. 1982 : Personnel Manager of PT HM SAMPOERNA, Surabaya

Sep. 1971 - Jan. 1979 : Personnel & Administration Supervisor of PT McDERMOTT INDONESIA, Jakarta.

Training Instructor

33

Kegiatan sekarangKegiatan sekarang

• Menulis untuk majalah HRD & surat kabar.• Menjadi partner Training Institution

(Trainer) di Jakarta, Surabaya dan Malang.• Consulting : Merancang Sistim Penggajian,

Membuat Policy & Procedure, Peraturan Perusahaan.

• Translator • Recruitment service

– Executive Search– Outsourcing Service– Labor Supply

44

Perkenalan PesertaPerkenalan Peserta

• Pendidikan• Pekerjaan sekarang• Pekerjaan sebelumnya• Pengetahuan mengenai sistim penggajian• Minat dan motivasi mengikuti training ini• Pendapat pribadi mengenai peluang karir

dibidang remuneration

55

General Overview General Overview • Pelaksanaan Pasal 92 Ayat 3 dari UU 13/2003.• Kepmen 49-Men/IV/2004 Mengenai Ketentuan

Struktur dan Skala Upah. • Kepmen itu menetapkan kebijakan pemerintah

mengenai penyusunan struktur dan skala upah.• Selama ini, puluhan tahun kebijakan itu ditunggu

oleh para praktisi pengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan.

• Perusahaan lokal juga berkepentingan dan sudah saatnya untuk menindaklanjutinya seperti umumnya perusahaan PMA.

• Praktisi HRD Management dan staff terkait perlu segera mempelajari sistim ini untuk dapat men-design sendiri sistim penjenjangan kepangkatan dan jabatan diperusahaan masing-masing.

66

Sistim penggajian yang Sistim penggajian yang effective dari segi effective dari segi

industrial relations :industrial relations : – Ada kejelasan dalam tingkat penggajian.– Lebih open– Mudah di-manage– Effective, tidak menimbulkan masalah,

kekecewaan karyawan– Menciptakan ketenangan kerja– Menghindari kecemburuan, pilih kasih dan

diskriminasi– Lebih professional

77

Sistim penggajian yang Sistim penggajian yang effective dari segi effective dari segi pengembangan & pengembangan &

persaingan bisnis :persaingan bisnis : – Membayar gaji secara competitive– Menghindari pembajakan karyawan– Mendapatkan karyawan yang potential – Mengembangkan serta mempertahankan

karyawan yang productive (golongan star)

88

Kondisi sekarang Kondisi sekarang mengenai sistim mengenai sistim

penggajian diperusahaan penggajian diperusahaan • Kurangnya perhatian Direksi perusahaan

terhadap pentingnya sistim penggajian.• Kebanyakan perusahaan belum memiliki

sistim penggajian.• Kurangnya praktisi yang mau berbagi

pengalaman, knowledge dan skill-nya.• Sistim penggajian tidak diajarkan dikuliah.• Pemerintah (baca : Depnaker) lebih

mementingkan bidang Hubungan Industrial.

99

Membuat sistim Membuat sistim penggajianpenggajian

• Tugas pertama adalah menunjuk seorang penanggung jawab untuk :

– Men-design– Merencanakan– Meng-implementasi

• Membentuk Evaluation Committee.• Perlu kordinasi yang baik untuk

menyelenggarakan.• Alternative lain : Menggunakan jasa

konsultan ?

1010

Menggunakan Konsultan : Menggunakan Konsultan : MasalahnyaMasalahnya

• Butuh biaya yang cukup besar.• Dia memerlukan bantuan juga dari karyawan

dan executive perusahaan.• Sering gagal menyampaikan laporan kepada

Management.• Butuh waktu memahami operasional, proses,

produk perusahaan, kualitas SDM dan hal-hal yang mempengaruhi pembuatan sistim penggajian.

• Sistim yang dibuat bisa terlalu simple atau malah terlalu komplek bagi perusahaan.

1111

Fungsi Payroll dalam HRD Fungsi Payroll dalam HRD Management Management

• Penggajian adalah salah satu fungsi dari HRD Management.

• Urusan Accounting membukukan dengan sistim yang dipakai.

• Seseorang harus ber-tanggung jawab pada payroll ini sebagai Payroll / Compensation Manager.

• Banyak perusahaan meremehkan fungsi ini, sibuk dengan produksi saja, akibatnya terjadi sistim penggajian yang tidak benar, kesenjangan dalam menentukan upah dan timbul ketidakpuasan.

• Setelah kacau, pada akhirnya perusahaan terpaksa juga untuk menata sitim penggajian ini.

1212

Menggunakan karyawan Menggunakan karyawan sendiri sendiri

• Pilih yang qualified.• Tidak mengganggu pekerjaan pokoknya.• Mampu merencanakan dengan baik.• Ditunjuk sebagai penanggung jawab.• Dari part time menjadi full time karena

tugasnya makin banyak.• Dilanjutkan dengan penunjukan beberapa

orang Job Evaluator untuk ”menentukan nilai uang untuk tiap job” diperusahaan.

1313

Payroll Manager Payroll Manager (Administrator)(Administrator)

• Familiar dengan kegiatan operasional perusahaan.

• Mampu me-manage dengan baik.• Berkepribadian yang baik untuk bisa

mendapatkan kerjasama dari semua pihak.• Harus persistent dengan data.• Mampu menciptakan hubungan baik agar

pengumpulan data lancar tanpa reponden merasa terusik.

1414

4 cara mengumpulkan 4 cara mengumpulkan informasi mengenai informasi mengenai

jabatanjabatan1. Menggunakan Job Questionnaire.2. Interview langsung.3. On sight observation.4. Melihat work log (catatan harian

mengenai kegiatan tiap hari).

1515

3 hal yang harus 3 hal yang harus diperhatikan agar diperhatikan agar interview berhasilinterview berhasil

1. Berikan pertanyaan berkaitan dengan “job family” dari karyawan ybs.

2. Susunlah pertanyaan semudah mungkin.

3. Jangan ajukan terlalu banyak pertanyaan, lakukan se-minimum mungkin.

1616

Job AnalystJob Analyst• ”Workhorse” dari proyek Job Grading.• Mengumpulkan data.• Mempersiapkan berbagai formulir & dokumen, job

description (position description) dan daftar gaji.• Harus persistent dengan data.• Sabar dan menyenangkan.• Mengerti seluk beluk pekerjaan di perusahaan, baik

dikantor maupun dipabrik.• Mengerti mengenai peralatan, mesin-mesin dan

proses produksi.• Mengenal dan memahami semua jabatan yang ada.• Job Analyst terdiri dari staff pabrik (operasional) dan

kantor.

1717

Memulai Proyek Job Memulai Proyek Job GradingGrading

• Penjelasan ringkas kepada seluruh karyawan.

• Maksud dan manfaatnya.• Check list persiapan sebelum membuat

sistim penggajian (Job Grading)

CHECKLIST PERSIAPAN MEMBUAT SISTIM PENGGAJ IAN (JOB GRADING)

No.

Pertanyaan untuk dibahas Ya Tidak Langkah-langkah yang akan diambil

1 Siapkah semua staff (team) management mendukung sistim ini?

2 Apakah semua staff management telah mengerti bagaimana sistim ini dilaksanakan dan apa saja yang mereka harus lakukan?

3 Apakah Pimpinan Perusahaan telah bersikap realistis mengenai tujuan dan maksud sistim penggajian ini berkaitan dengan tujuan perusahaan dan kondisi keuangan perusahaan?

4 Apakah para supervisor mengerti peran yang akan mereka lakukan dalam mengumpulkan informasi dan menjelaskan mengenai suatu jabatan?

5 Apakah para Manager telah mengerti bahwa mereka akan bertanggung jawab menentukan tingkat penggajian bagi department mereka masing-masing didalam kerangka sistim penggajian yang akan dibuat?

6 Apakah PUK SPSI telah diberitahu mengenal tujuan dan maksud serta prosedure selanjutnya dari program ini?

7 Apakah PUK telah menyatakan atau menunjukan bahwa mereka akan mendukung program ini dan tidak menjadi penghalang?

8 Apakah Management telah mempertimbangkan sistim kerja borongan dalam sistim ini, dan apabila sudah apakah sudah dipertimbangkan perubahannya?

9 Apakah para Manager telah mengerti bahwa setelah sistim ini mulai dilaksanakan, Komite Evaluasi J abatan akan meng-audit performance mereka sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan?

10 Apakah sudah memiliki informasi yang cukup mengenai sistim dan tingkat penggajian dari perusahaan sekeliling dan diperusahaan kompetitor?

11 Apakah selama ini kita merasa sistim penggajian yang ada merupakan penyebab turnover yang tinggi, sikap kerja rendah atau produtivitas yang rendah?

12 Apakah semua staff yang terlibat mengerti pelaksanaan dan persyaratan dari prosedur yang akan dilakukan, seperti :

1. J ob analysis ? 2. Persiapan job description ? 3. Menentukan tingkat penggajian ? 4. Penggunaan upah sebagai insentive ? 5. Bagaimana memelihara sistim penggajian ? 6. Performance analysis ?

13 Apakah sudah ada sistim yang akan dipakai untuk karyawan Sales?

14 Apakah ada rencana untuk melakukan perubahan sistim penggajian pada executive?

15 Apakah sudah disiapkan pengumuman mengenai program sistim penggajian baru ini kepada semua karyawan?

16 Apakah perusahaan bersedia menampilkan struktur dan skala upah yang baru dalam bentuk grafik dan tabel secara terbuka?

17 Apakah bersedia memperkirakan trend gaji top management?

18 Apakah sudah ada objective performance appraisal untuk semua tingkatan?

1919

Pengumuman Pengumuman

• Perlu sosialisasi keseluruh department / karyawan.

• Jangan jalankan dulu sebelum ada tanggapan positive.

• Buat pengumuman seperti contoh ini. Lihat Contoh

PENGUMUMAN No. HRD-123/ IV/ 2005

Kepada : Seluruh Karyawan PT DDDD EEEE Dari : Managing Director CC : Seluruh Manager Perihal : PROYEK J OB GRADING – MEMBUAT SISTIM PENGGAJ IAN

Bersama ini disampaikan bahwa perusahaan akan melaksanakan pembuatan sistim penggajian (J ob Grading) untuk semua karyawan perusahaan. Maksud dari J ob Grading itu adalah :

1. Menentukan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab dan setiap jabatan dengan cara membuat uraian jabatan secara tepat.

2. Untuk memastikan agar tingkat penggajian antara satu jabatan dengan jabatan lainnya berbanding seimbang sesuai dengan bobot dan nilai jabatan-jabatan itu.

3. Untuk mendapatkan nilai yang tepat dalam memberikan imbalan kepada karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya.

4. Untuk menciptakan struktur penggajian yang sepadan dan kompetitive dalam industri. 5. Untuk menciptakan ketentuan dan kebijaksanaan yang menjamin adanya standard

yang objective dalam administrasi penggajian. Saudara SUYANTOMO – Payroll Supervisor terhitung mulai tanggal 1 Maret 2005 telah ditunjuk sebagai COMPENSATION MANAGER untuk bertanggung jawab melaksanakan proyek ini. Dia akan dibantu oleh beberapa J ob Analyst yang nama-namanya akan ditentukan kemudian. J ob Analyst tersebut akan mengumpulkan data-data yang diperlukan melalui wawancara, memberikan questionnaire (daftar pertanyaan) atau dengan metode lainnya. Sangat diperlukan kerjasama dari Anda agar J OB anda diuraikan secara tepat dan tugas-tugas serta tanggung jawab anda jelas. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan nilai rupiah dari setiap jabatan sesuai dengan nilai jabatan itu dan berdasarkan juga pada tingkat penggajian di industri. Tidak akan akan pengurangan gaji ataupun tunjangan akibat dari hasil proyek J ob Grading ini. J uga tidak ada tambahan tugas dan tanggung jawab kepada suatu job tanpa diikuti dengan peninjauan gaji. Kerjasama dari Anda sangat dihargai, dan apabila Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan menghubungi Manager masing-masing, yang juga telah mendapatkan penjelasan mengenai hal ini. Demikian untuk dimaklumi. Malang, 24 Maret 2005 ARIOBIMA SOEMARYONO AS/ AA

Pengumuman Pengumuman

2121

Manfaat & Tujuan Manfaat & Tujuan Training Training Memberikan pengertian mengenai :

• Sistim penggajian / remunerasi yang umumnya digunakan dalam industri.

• Sistim kepangkatan dan penjenjangan jabatan diperusahaan.• Struktur dan skala upah sebagaimana disebut dalam

Kepmenaker & Transmigrasi No. 49/2004.• Remuneration Policy & Procedure diperusahaan.• Teknik yang mudah untuk merancang sendiri sistim

remunerasi yang effective diperusahaan. • Teknik membuat job description sesuai dengan kebutuhan

proses membuat job grading.• Teknik dan keahlian untuk mampu melakukan analisa dan

evaluasi jabatan agar bisa membuat sistim job grading dalam kebijaksanaan pengupahan diperusahaan.

• Teknik melaksanakan survey upah dan benefits.• Kegunaan sistim job grading dalam membuat strategi

perusahaan dan pengembangan sumber daya manusia.

2222

Materi TrainingMateri Training• Sistim Penggajian Yang Effective. • Mekanisme Penentuan Tingkat Upah Karyawan.• Job Description, Job Requirement, Job Specification • Job Analysis & Job Evaluation.• Job Evaluation Method Job Analysis Job Grading • Job Evaluation & Management.• Keuntungan Melaksanakan Job Evaluation. • Job Evaluation Committee• Menggunakan Table of the Evaluation Factors• Point System.• Benchmark Positions.• Job Grading & Job Steps.• Salary Structure• Grading & Point System• Survey Upah

2323

Tujuan akhir dan peluang Tujuan akhir dan peluang karir karir

bagi pesertabagi peserta Payroll Officer - Mampu membuat

sistim penggajian diperusahaan masing-masing.

Menjadi Remuneration / Compensation Specialist – Mengkhususkan profesi pada sistim penggajian / kompensasi.

Compensation Manager – Memimpin Payroll & Compensation Department.

Remuneration Consultant – Banyak perusahaan yang membutuhkan untuk membuat sistim penggajian.

2424

Kegunaan Evaluasi JabatanKegunaan Evaluasi Jabatan

1. Membuat kebijakan mengenai Penetapan Upah.

2. Sebagai dasar pada saat dilakukan Job Review (Penilaian Pekerjaan).

3. Membuat kebijakan pada saat merancang kebijakan pengembangan sumber daya manusia di perusahaan. Job Analysis

2525

Sequence mengerjakan Sequence mengerjakan Job Grading Job Grading

• Job Description, harus sudah lengkap• Organization chart , harus sudah lengkap• Analisa Jabatan, form Questionnaire • Evaluasi JabatanEvaluasi Jabatan• Evaluation Factors (Point Factor System) • Spread Sheet fungsi-fungsi dept. & daftar

karyawan• Menentukan point value• Menentukan classification & jumlah grades,

menurut kebijakan perusahaan• Menentukan salary scale, menurut kebijakan

perusahaan

2626

Sistim remunerasi yang Sistim remunerasi yang effectiveeffective

1. Level / classification ;• Golongan• Jabatan

2. Jumlah golongan jabatan yang dikehendaki oleh Management.

3. Min – max dan mid point salary.

4. Range / rentang / skala5. Steps ; perkiraan lamanya

seseorang berada dalam 1 grade.

6. Regression / laju kenaikan upah.

7. Analisa Jabatan /Job Description /Organisasi Chart.

8. Evaluasi Jabatan, point factor/system.

9. Theorytical salary seseorang diperusahaan berdasarkan masa kerja.

10. Prosentase gaji seseorang dalam skala gaji (prosentase posisi)

11. Merit Rating.12. Job Evaluation Team.

Proses JOB Grading Sistim Penjenjangan Kepangkatan & Jabatan

5 Fungsi Management1.Planning2.Staffing3.Coordinating4.Directing5.Controlling

6 Fungsi HRD Mgmt :

1. Employment

2. Salary & Compensation

3. Industrial Relations

4. Training & Development

5. Government Relations

6. Employee Benefits

1. Level / Classification / Golongan / Kelompok Jabatan2. Grades

3. Min Max Salary

7. Analisa Jabatan

8. Evaluasi Jabatan9. Theorytical Salary

10. Posisi gaji dalam Range11. Merit Rating

12. Job Evaluation Team

Total 23

grades

900.000

1.300.000

Steps in Range 20 tahun (5)

44,44% : 20 = 2.22%

min

mid

max

900.000

1.300.000

1.100.000

22,22%

22,22%44,44%

Posisi gaji dalam range : (10)

Upah – min x 100% =

Max – Min

1.200.000 – 900.000 x 100% = 75,00%

1.300.000 - 900.000

Laju kenaikan upah : (6)

Max – 1 = 11.000.000 – 1 =10 - 1 = 2,25

Min 1.100.000 4

N-1 5-1

Rp.

Max salary

Dir Mgr Supv

ForR & F

234410

Min salary

6. Laju Kenaikan Upah

5. Steps in Grade

1.Know2.Exp3.Scope4.Resp5.Conseq6.Int7.Ext8.Comp9.No of emp10.Res &

analysis

Range : (4)

Max – min x 100% =

Min

1.300.000 – 900.000 x 100%= 44,44%

900.000

PPK :5 = 6 steps4 = 4 steps3 = 3 steps2 = 2 steps1 = 0 steps

4. Rentang / Range / Skala

Gaji

2828

Menyusun struktur dan Menyusun struktur dan skala upahskala upah

Dilakukan dengan memperhatikan

golongan, jabatan, masa kerja,

pendidikan dan kompetensi dan

mempertimbangkan kondisi perusahaan.

2929

Mengenal Mengenal

Human Resources Human Resources Development ManagementDevelopment Management

3030

““Functions” in Functions” in Human Resources Human Resources

Development Development Management Management

1. Employment2. Salary & Compensation Administration3. Industrial Relations4. Training & Development5. Government Relations6. Employee Benefits & Facilities

Human Human Resources Resources

DevelopmenDevelopment t

ManagementManagement

InductionInduction

SelectionSelection

RecruitmentRecruitmentJob Job DescriptionDescription

• Job AnalysisJob Analysis• Job EvaluationJob Evaluation• Job GradingJob Grading

Compensation Compensation

PolicyPolicy

Performance Performance AppraisalAppraisal

POSTINGPOSTING

Industrial Industrial RelationsRelations

Training &Training &DevelopmeDevelopme

ntnt

Promotion Promotion & &

DemotionDemotion

Termination :Termination :•

ResignationResignation• RetireRetire

• RetrenchmenRetrenchmen

tt• DismissalDismissal

• DeathDeath

Transfer & Job Transfer & Job RotationRotation

3232

EmploymentEmployment

• Recruitment • Selection• Personal Filing HRMIS -

Computerized• Promotion & Demotion• Transfer• Induction• Termination

3333

HRMISHRMIS

Confirmation of New Status:- Position- Grade- New salary- Dept.- Effective date

Confirmation of New Status:- Position- Grade- New salary- Dept.- Effective date

Security Record- ID Card- KTP- Photograph

Security Record- ID Card- KTP- Photograph

Dependants Record :- Name- DOB- Relationship- Photograph

Dependants Record :- Name- DOB- Relationship- Photograph

DATA BASE EMPLOYEE LIST

DATA BASE EMPLOYEE LIST

Warning Letters :

IIIIII

Warning Letters :

IIIIII

Job Description

Job Description

Personal File :• Personal data• History

SalaryPositionGradeTrainingMedicalJamsostek, Askes Personal InsurancePension SchemePersonal LoanAbsenteeismPerformance Discipline Awards

• Training Record• Dependants Record

Personal File :• Personal data• History

SalaryPositionGradeTrainingMedicalJamsostek, Askes Personal InsurancePension SchemePersonal LoanAbsenteeismPerformance Discipline Awards

• Training Record• Dependants Record

Termination :ResignationRetirementRetrenchmentDismissalDeath

Termination :ResignationRetirementRetrenchmentDismissalDeath

Performance Appraisal

Performance Appraisal

Job Classification & Grading System

Job Classification & Grading System

Job Analyssis & EvaluationJob Analyssis & Evaluation

Employee status

change form

Employee status

change form

Applicants Data &

Application Forms

Applicants Data &

Application Forms Working

Agreement :KKWTPermanent Employment

Working Agreement :KKWTPermanent Employment

Confirmation for Permanent Employment (Successful probation period).

Confirmation for Permanent Employment (Successful probation period).

Training Record : In house & External Training, Professional Dev. Review

Training Record : In house & External Training, Professional Dev. Review

3434

Salary & Compensation Salary & Compensation AdministrationAdministration

• Job analysis & job evaluation• Classification & grading systemClassification & grading system• Performance appraisal• Rating determination• Merit rating• Work schedule control• Salary survey

3535

Industrial RelationsIndustrial Relations

• Manpower Legislation• Labour Union• Collective Bargaining (CLA)• Company Policy• Work rules & regulations• Work ethic & employee discipline

3636

Training & DevelopmentTraining & Development

• Training • Organization development• Manpower development

3737

Government RelationsGovernment Relations• Ijin Wajib Lapor Perusahaan• Ijin Mempekerjakan Wanita Malam Hari• Ijin Penyimpangan Waktu Kerja• Pendaftaran PKB• Pendaftaran dan Persetujuan PP• RPTKA & IKTA• Laporan Triwulan Perusahaan• Laporan Kecelakaan Kerja• Akte Pemeriksaan

3838

Employee Benefits & Employee Benefits & FacilitiesFacilities

• Medical Services• Sport & Recreation• Personal Services• Safety & Health• Security & Protection• Canteen• Social & Religious Activities

3939

Istilah-istilah dalam Job Istilah-istilah dalam Job GradingGrading

• Benchmarking• Red circle jobs• Green circle jobs• Salary survey• Range system• Grade brakes• Minimum point factor value• Minimum wage line

Tambahan Materi Dari :

How to Plan and Manage an Effective Wage and Salary Program

By Alexander Hamilton Institute, Inc. USA - 1984

4040

Point Factor System Point Factor System

1. Identify a number of factors present in most of the jobs being evaluated.

2. Dividing each factor into a number of degrees that increase the value of the job.

3. Establishing a point value for each degree.4. Determining the degree level.5. Adding the points for appropriate degree of

each factor to establish the value of the job.

4141

Point Factor System Point Factor System Konsep Dasar sistim ini Konsep Dasar sistim ini

1. Menentukan sejumlah faktor-faktor yang terdapat pada jabatan-jabatan yang sedang di-evaluasi.

2. Pada setiap faktor itu dibuatkan beberapa tingkatan yang menunjukan bertambahnya nilai dari satu jabatan.

3. Kemudian menentukan nilai angka untuk setiap tingkatan itu.

4. Menetapkan tingkatan dari faktor.5. Menambahkan angka-angka tersebut sesuai

tingkatan masing-masing faktor untuk menentukan bobot dan nilai dari suatu jabatan.

4242

Keuntungan Keuntungan menggunakan menggunakan

point factor systempoint factor system• Cara meng-evaluasi jabatan bisa lebih akurat.• Hubungan antara jobs ditampilkan dalam angka-

angka dan ranking yang mudah dimengerti.• Perbedaan yang jelas antara jobs dapat dibuat

dengan degree dan point value.• Nilai jabatan di-evaluasi berdasarkan faktor-

faktor yang terdapat dalam job.• Skala perbedaan dapat digunakan untuk jangka

lama dan job yang baru dapat dimasukan pada skala yang ada.

• Point value dapat digunakan waktu membedakan satu grade upah dengan lainnya.

4343

Kerugian dan kelemahan Kerugian dan kelemahan point factor system, point factor system,

antara lain :antara lain :• System ini membutuhkan waktu dan usaha serta

memerlukan seseorang yang ahli, apalagi kalau perusahaan yang menggunakan banyak tenaga kerja.

• Metode yang digunakan menentukan dan menjelaskan faktor-faktor kompensasi, membagi menjadi degree dan memberikan point bisa membingungkan.

• Point factor ditentukan dengan cara kesepakatan antara anggota evaluation committee (para evaluator).

• Membuat data proses evaluasi dan menjaga agar tetap up to date memerlukan banyak pekerjaan administrasi.

4444

Red circle job terjadi karena Red circle job terjadi karena ::

• Incumbent di-demosi tapi gajinya tetap pada tingkat yang lebih tinggi.

• Job ditentukan dengan tingkat upah yang terlalu tinggi sebelumnya karena tidak ada struktur upah yang rasional waktu itu.

• Pemegang jabatan adalah karyawan yang istimewa dan menerima kenaikan gaji yang besar, tapi tidak di-promosikan kegolongan gaji yang lebih tinggi.

• Job tersebut dinilai rendah pada saat di-evaluasi dan tingkat upah tersebut sudah dianggap benar.

• Incumbent sangat istimewa dan job tersebut sangat penting, sehingga dibuatkan rate khusus bagi dia.

4545

Assessing green circle jobsAssessing green circle jobs• Timbul karena sebab yang berbeda. • Dapat menunjukan karyawan atau trainee yang

tidak kompeten.• Akibat dari penilaian yang terlalu berlebihan.• Incumbent seharusnya dikirim kembali untuk

training atau di-mutasi.• Apabila masih sebagai trainee, biar disana sampai

dia dapat menunjukan kemampuannya.• Apabila salah evaluasi, lakukan perbaikan dengan

evaluasi ulang.• Rate bagi Trainee tidak dianggap sebagai sebagai

green circle.

4646

Comparing graphsComparing graphs• Pilihlah satu job dari data survey dan buat satu titik

di grafik dimana nilai gaji untuk median rate intersects dengan point factor scale value untuk comparative job diperusahaan anda. Lihat Gambar 26.

• Ulangi prosedur ini sampai jobs dalam survey telah ditempatkan pada grafik. Gunakan sekarang job yang sedang dibandingkan.

• Tariklah garis dari titik upah terendah keatas seperti sebelumnya dan bagilah titik-titik itu secara sama banyak. Garis ini adalah trend line dari wage survey dan menunjukan median wages dari berbagai job sebagaimana dilaporkan oleh survey itu.

• Ambil Gambar 25, scattergram upah perusahaan anda sekarang dan tempatkan diatas Gambar 26 kemudian bandingkan posisi dan garis trend line perusahaan yang baru saja anda buat.

4747

External ComparisonExternal Comparison• Harus dijadikan standard scale terlebih dulu.• Evaluation sistim yang seragam.• Tidak ada penyimpangan dibuat dalam memberikan

point value.• Conversion dilakukan secara konsisten.• Garis upah comparable antara satu perusahaan

dengan perusahaan lainnya. Konsultan penggajian melakukan survey upah tahunan, data-datanya dari ”user” sistim yang sama, sehingga mudah diproses. Hasil survey berupa :– Mid point salary– Total cash– Total remuneration

Comparator DistributionComparator DistributionKeadaan upah dipasarKeadaan upah dipasar

Points

90

Q3

M

Q1

10

Rp.

4949

Market PositionMarket Position

• 90th percentile • 3rd quartile• M adalah Median atau 50th percentile• 1st quartile • 10th percentile

Positioning Upah Positioning Upah PerusahaanPerusahaan

Points

90

Q3

M

Q1

10

Rp.

Garis Upah Perusahaan

5151

Membuat rate range Membuat rate range (spread)(spread)

1. Buatlah satu grafik, tempatkan titik terendah dan titik tertinggi sebagai X & Y.

2. Hitunglah minimum base rate yang baru dari upah :Minimum = x (dalam nilai rupiah)

100 + % dari spread yang diinginkan 2

Tandai nilai uang ini pada skala upah sebagai Point XX.

3. Hitunglah nilai atas (upper) dari minimum base rate:Upper level of minimum = Y (dalam nilai rupiah)

100 + % dari spread yang diinginkan

2

Tandai nilai ini pada grafik sebagi point YY dan tarik garis antara XX and YY. Ini adalah garis minimum wage line yang baru dari semua jobs.

5252

Establishing a rate range Establishing a rate range (spread)(spread)

4. Sekarang hitunglah upah maksimum yang baru :Maximum base rate = X dalam nilai rupiah (100+ % dari

spread2

Tandai pada skala uang dengan XXX.

5. Ulangi perhitungan ini untuk menentukan upper end of the maximum rate scale dan tandai sebagai YYY. Tariklah garis antara XXX and YYY. Ini adalah garis upah maksimum untuk setiap job. Trend line perusahaan yang baru sekarang akan menjadi garis median untuk semua jobs dan dibayar untuk prestasi kerja rata-rata. Karyawan baru akan berada pada titik sedikit diatas minimum, atau pada titik minimum apabila belum terlatih atau pengalaman yang sangat minim. Mereka akan naik sesuai dengan prestasi dan kebijaksanaan perusahaan pada merit raise dan pertimbangan lainnya.

Gambar 25 – Scatter Chart Gambar 25 – Scatter Chart Upah SekarangUpah Sekarang

10

0

Job Value in Points Determined by the Point Factor System

Company trend line

Blank Circle Rates

Filled-in Circle Rates

40

0

20

0

50

0

60

0

30

0

Gambar 26 – Scattergram berdasarkan Gambar 26 – Scattergram berdasarkan data survey upahdata survey upah

Point Value Scale

Abaikan yang jauh dari garis

Gambar 27 – Perbandingan Gambar 27 – Perbandingan Upah Survey & Upah Upah Survey & Upah PerusahaanPerusahaan

Point Value Scale

Wage Survey Trend Line

Company trend line

Decision A - Bayar sedikit lebih tinggi.

Decision B - Bayar sedikit lebih rendah.

Point Value Scale

YY

Minimum

Company trend line

Y Rp (100 + % of spread

2

Gambar 28 – Membuat spread Gambar 28 – Membuat spread antara min (X) dan max (Y)antara min (X) dan max (Y)

Y Rp

Min = (100 + % of spread

2

X Rp

Min base rate = 100 + % of spread

2

Max = X Rp (100 + % of spread

2

XX

X

XXX

Y

Mid point

YYY

Maximum

MinimumPay

Gambar 29 – Membuat pay grades Gambar 29 – Membuat pay grades dengan grade overlapdengan grade overlap

MedianPay

Maximum Pay

10

7

8

9

Point Value Scale

Overlap

Breaking Point Between Grades

1

2

3

4

5

6

Promosi dari G3 ke G4 akan langsung naik

kegaris ini.

MinimumPay

Gambar 30 – Membandingkan Gambar 30 – Membandingkan struktur gaji sekarang dengan struktur gaji sekarang dengan struktur grade barustruktur grade baru

MedianPay

Maximum Pay

10

7

8

9

Point Value Scale

Green Circle Jobs

1

2

3

4

5

6

Red Circle Jobs

Trend Line Gaji Sekarang

Gambar 31 – Membuat grading Gambar 31 – Membuat grading Highest

Pay

Point Value Scale

Job Cluster

Job Cluster

1 2 3 111097 85 64 12

Lowest Pay

6060

Establishment of gradesEstablishment of grades1. Tentukan jumlah grade yang diinginkan. Tariklah

garis horizontal pada grafik dititik dimana minimum wage line intersect (bertemu) dengan minimum point factor value.

2. Tarik garis vertical dititik dimana minimum wage line intersect dengan minimum point factor value seperti point 1, dan tarik garis itu keatas pada maximum rate sebagaimana ditentukan pada Gambar 28.

3. Tarik garis horizontal line dari titik itu ketitik dimana intersect dengan highest point factor value untuk grade ini. Selesaikan menjadi kotak empat sisi.

4. Kemudian, tentukan besarnya nilai overlap yang diinginkan antara satu grade dan grade berikutnya dan ulang seperti Step 1, 2 dan 3 untuk semua grades.

Overlap (Tumpang Tindih)Overlap (Tumpang Tindih)• Terlalu besar overlap tidak baik karena :

– Karyawan naik terlalu cepat kepuncak grade• Grade bisa dibuat tanpa ada overlap,

bahkan terputus antara grades.• Yang paling populer caranya adalah overlap

dekat ujung setiap grade. • Overlap lainnya biasa dipakai dahulu.

Keuntungannya memperlambat progresi keatas.

6262

Overlap (Tumpang Tindih)Overlap (Tumpang Tindih)• Gambar 29 menunjukan 10 grades pelaksana

dengan overlap yang besar untuk menunjukan masalah yang mungkin terjadi. Karyawan yang sudah dititik maksimum pada Grade 3 naik ke Grade 4 pada saat ada dititik midpoint ketika dipromosi. Jadinya tinggal sedikit ruang lagi untuk kenaikan gaji pada Grade 4.

• Karena situasinya berulangkali, ada kecenderungan karyawan naik dengan cepat ke Grade 10.

• Sedikit overlap akan menambah waktu karyawan berada pada Grade yang sama.

• Pada saat yang sama, memungkinkan Management memberikan kenaikan yang lebih besar pada kasus-kasus tertentu.

• Jobs yang telah dievaluasi dengan point factor value tertentu antara 2 grade, harus dievaluasi ulang agar bisa masuk ke Grade dibawah atau diatasnya.

6363

Memperkirakan biaya struktur Memperkirakan biaya struktur barubaru

Melakukan estimasi yang realistik atas biaya yang terjadi dengan sistim penggajian baru : • Tempatkan pay rates sekarang yang ada pada Gambar

25 diatas grafik struktur gaji baru dalam Gambar 29. Hasilnya adalah grafik gabungan seperti pada Gambar 30.

• Menempatkan gaji sekarang pada struktur gaji yang baru memberikan indikasi bahwa ada jobs tertentu yang berada diluar garis.

• Green Circle adalah jobs yang berada dibawah range, yang harus dinaikan ketitik minimum sehingga kelihatan nilainya.

• Red Circle yang berada diatas garis akan tetap berada disana sampai ada kenaikan jabatan yang akan membawa ke grade yang baru.

6464

Selamat mengikuti Selamat mengikuti training ini. training ini.

Semoga bermanfaat bagi Semoga bermanfaat bagi perusahaan perusahaan

& & karir anda.karir anda.