Vođenje

sastanaka

Vrste sastanaka

Postoji više vrsta sastanaka, i o tome o kojoj je

vrsti sastanka riječ ovisi uloga voditelja, uloga

sudionika i način vođenja sastanka.

Vrste sastanaka prema broju

sudionika

- vrlo mali (do 30)

-mali (30-50)

- srednji (50-100)

- veliki (100-200)

- vrlo veliki (više od 200)

• način rada ovisi o broju sudionika

• sastanci s većim brojem sudionika imaju

informativni ili manifestacijski karakter

• sastanci s manjim brojem sudionika su

učinkovitiji za rješavanje problema

Vrste sastanaka prema broju i

vrsti sudionika

Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi

Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka

u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci

Sjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika,

analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se

ranije dostavljaju

Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup

veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i

donošenja zaključaka

Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih

problema širem broju ljudi.

Vrste sastanaka prema načinu

rada

• formalni sastanci – propisano je tko prisustvuje,

koliko članova

• neformalni sastanci – nemaju strogo propisana

pravila

Vrste sastanaka prema

ciljevima

Informativni sastanci I tip: informiranje

podređenih od strane rukovodstva

Informativni sastanci II tip: prikupljanje

informacija od podređenih

Redovni-obvezni sastanci

Uključuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.

Vrste sastanaka prema

ciljevima Eksplorativni-timski sastanci Svrha je dolaženje do novih spoznaja, mogu nalikovati

procesu znanstvenog rada (izbor i definiranje problema,

definiranje ciljeva israživanja, postavljanje hipoteza,

identifikacija i operacionalizacija varijabli, utvrđivanje

nacrta, razrada metoda prikupljanja podataka, obrada

podataka, analiza i pisanje izvještaja). Do ideja se može

doći na više načina, od kojih su poznatiji: oluja mozga

(brainstorming), Zapisivanje misli (ukrug, svatko zapiše

2-3 misli), Morfološka analiza (definira se problem,

analiziraju prijašnja iskustva i prikupljaju podaci,

poredbenom analizom prijedloga dolazi do rješenja).

Vrste sastanaka prema

ciljevima Poslovni sastanci Poslovni sastanci su specifični jer se njima pokreće poslovna

aktivnost, traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u

praksi.

Vrste poslovnih sastanaka: • sastanci stručnog tima (operativno radni)

• inicijativni sastanci na početku izrade projekte ili planova

• redovni sastanci tijekom realizacije nekog projekta

• periodični kontrolni satanci

• izvanredni sastanci – zbog nastale situacije ili problema

Tijek poslovnih sastanaka

I priprema sastanka

II sastanak

III analiza sastanka

Tijek poslovnih sastanaka

I Priprema

Tehnička priprema

Vrijeme, Mjesto,

Prostorija, Sjedala,

Tehnička pomagala,

Osvježenje, Poziv,

Materijali,

Zapisnik, Obavještavanje

Sadržajna priprema

Cilj sastanka,

Problem,

Način rada,

Moguća rješenja,

Stručne osobe,

Izvršitelji i rokovi,

Kontrolni mehanizmi

Tijek poslovnih sastanaka:

II sastanak

• otvaranje sastanka (otvaranje, utvrđivanje kvoruma, dnevni

red, verifikacija zaključaka i odluka s prethodnog sastanka,

kontrola izvršenja zaključaka i odluka s prethodnog sastanka)

• uvodna riječ (kratka, jasna, zanimljiva)

• iznošenje podataka potrebnih za raspravu

• ponuda ideja i prijedloga

• rasprava – argumentacija

• sintetiziranje prijedloga

• vrednovanje konačnih prijedloga

• donošenje odluka

• imenovanje izvršitelja i određivanje rokova

Tijek poslovnih sastanaka

III Analiza

• analizira se prezentacija i rad voditelja

• analizira se diskusija, reakcije sudionika i

intervencije voditelja

• analizira se ishod i uspješnost sastanka

Dobri i loši sastanci

• Loš tijek sastanka

I______I_______________________I_________

Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja

odluka

• Dobar tijek sastanka

I___________I___________I_________________

Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja

odluka

Rasprava na sastanku

Rasprava je javno iznošenje pojedinačnog

mišljenja u pomirljivu ili polemičnom tonu,

kojim se daje podrška prijedlozima ili se iznose

suprotni prijedlozi i mišljenja i stavovi (V.

Gnjato)

Rasprava na sastanku

• Rasprava može biti cjelovita ili u dijelovima

• Način vođenja rasprave može biti neposredan

(sudionici neposredno raspravljaju bez

posredovanja voditelja) i posredan (uz

posredovanje voditelja)

Rasprava na sastanku

Cilj rasprave je:

- razmjena mišljenja i iskustava među sudionicima

- izbor najboljeg između prijedloga

- dobiti podršku sudionika za akcije

Kako biti uspješan u izlaganju

svojeg stanovišta u raspravi?

Trebate znati što želite reći!

Unaprijed se pripremite

Razmislite prije nego ćete govoriti

Budite svjesni poruke koju želite prenijeti

Brzo pređite na poantu

Trebate znati kakav ishod rasprave želite

Prakticirajte uvjeravanje

Raspitajte se i saznajte nešto o drugoj strani

Kako biti uspješan u izlaganju

svojeg stanovišta u raspravi?

Budite uvjerljivi! Govorite s uvjerenjem i entuzijazmom

Koristite podatke, činjenice, argumente

Budite konkretni

Koristite primjere i humor

Izražavajte se da vas svi razumiju (izbjegavanje

žargona, stranih riječi...)

Naučite ispravno i razgovjetno izgovarati riječi

Prilagodite tempo i ton govora sadržaju (poantu

sporije, stanke)

Kako biti uspješan u izlaganju

svojeg stanovišta u raspravi?

Budite uvjerljivi!

Sagledajte uzročnike neke pojave

Odgovorite na tuđe argumente

Uvažavajte duh vremena

Pratite poruku govorom tijela

Ponovite glavne točke

Kako biti uspješan u izlaganju

svojeg stanovišta u raspravi?

Prava umjetnost konverzacije je govorenje

i slušanje!

Dozvolite i drugima da dođu do riječi

Poštujte tuđe stavove

Koristite otvorena pitanja

Uloga voditelja sastanka

Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o

voditelju sastanka koji mora znati

pripremiti, voditi i analizirati sastanak

Vođenje sastanka odnosi se na:

- vođenje formalnog procesa sastanka

- vođenje socijalno-komunikacijskih

procesa

Uloga voditelja sastanka:

prilagodba sudionicima sastanka

• kakvi su njihovi interesi i potrebe

• imaju li dovoljno stručnog znanja

• kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka

• što misle o problemu/ misle li drugačije od

voditelja

• kako ih navesti da se zainteresiraju za problem

• govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe

• kako potaknuti šutljive na djelovanje

• kako će glasati šutljiva većina

• kako izaći na kraj s teškim sudionicima

Uloga voditelja sastanka:

Stilovi vođenja sastanaka

Diktatorski stil

Voditelj se ne obazire na sudionike, on je autoritarni

autoritet, sugestivan, sudionici se radije ne javljaju jer

vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar,

unaprijed određeni. Može biti prihvatljiv stil samo za

informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko

sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.

Uloga voditelja sastanka:

Stilovi vođenja sastanaka

Konfuzni stil

Očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.

Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ,

ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su

preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama

ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja

odgovornosti.

Uloga voditelja sastanka:

Stilovi vođenja sastanaka

Demokratski stil

Radni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na

sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski

raspravlja, svatko ima pravo reći svoje mišljenje,

vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među

jednakima, odluke su izraz volje većine.

Uloga voditelja: Ophođenje s teškim

diskutantima

Vrlo sklon dokazivanju Kontrolirajte reakcije sebe i grupe

Nastojte u izlaganju naći nešto vrijedno

Nađite pogrešne dokaze i izložite grupi

Razgovarajte s njim izvan sastanka

Govori izvan predmeta

rasprave

Kad uzima dah zahvalite mu, te na

pristojan način upozorite da se udaljio

od teme

Nije u pravu “Shvaćam da tako mislite, no

pogledajmo je li to u skladu sa

stvarnom situacijom”

Uloga voditelja: Ophođenje s teškim

diskutantima

Pita vas kao voditelja

za mišljenje

Izbjegavajte dati rješenje umjesto

grupe.

Sukob ličnosti Naglasite točke slaganja i tako

umanjite neslaganje.

Otvoreno zatražite da ne diskutira

osobno.

Prekinite ga izravnim pitanjem o

problemu.

Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste

rekli...” i ponovite to jasnije. Ne

mijenjajte misao, nego ju bolje

izrazite.

Neučinkoviti sastanci: Znakovi

• članovi kasne na dogovore

• sastanci predugo traju

• sastanci su dosadni

• prisutni ne pridonose mnogo raspravi

• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog

reda, a ona se brzo kroz sve ostale

• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano,

iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja

vremena

Neučinkoviti sastanci: Znakovi

• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez

isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)

• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim

sastankom

• sastanci se koriste kao forum na kojem se

skupljaju „osobni bodovi“ kod šefa

• odluke se ne donose ili su nametnute od

voditelja nakon što rasprava nije urodila

zaključkom

• sudionici ne slušaju što se govori

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

I Slaba priprema sastanka

- tehnička

- stručna

- sadržajna

- nepravodobno upoznavanje sudionika s temom

sastanka

- preopširan dnevni red

- smanjena pozornost zbog okolnosti

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka

- čitanje teza

- preopširne teze

- čitanje izlaganja

- slabo izražavanje

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

III Slabo vođena diskusija

- voditelj gubi konce, diskutanti ne

diskutiraju u vidu rješenja, niti

argumentirano

- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja

- odluta se od teme

- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili

autoritarna atmosfera

Neučinkoviti sastanci: Uzroci

IV Slabo određene odgovornosti

- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi

- nisu određeni kontrolni mehanizmi

Neučinkoviti sastanci: Kako ih

popraviti

- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red

- sastanci počinju i završavaju na vrijeme

- vođenje sastanka se dobro pripremi

- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i

kriterijima provjere

njihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku

- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka

i pojašnjavanju dogovora

Neučinkoviti sastanci: Kako ih

popraviti

- uvođenje procesa rješavanja problema kao

sastavnog dijela donošenja odluka

- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj.

opažati kako grupa radi, kako se članovi

osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni

odnosi