TCNICAS DE PLANEACIN Y CALENDARIZACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EFICIENTES Y EFICACES.Federico Gonzlez Santoyo1Ana Lorena Tenorio Gonzlez 2Ana Laura Tenorio Gonzlez 3RESUMEN.En el este trabajo se presentan un conjunto de tcnicas para hacer la pla-neacinylacalendarizacindeactividadesdeunproyecto,lascualesse integrancomoherramientascomplementariasyatravsdeestosehace una propuesta metodolgica representada bajo el nombre de proceso ad-ministrativo y la incorporacin de la SAP (Sistemas de Administracin de Proyectos), y a travs de ello ejecutar de una manera ms eciente y ecaz los proyectos que se demanden en la empresa derivados de su plan de de-sarrollo estratgico.Palabras Clave: Planeacin, calendarizacin, CPM, PERT, SAP.ABSTRACT.In this paper we present a set of techniques for planning, scheduling pro-jectactivitiesareintegratedandcomplementarytoolsandthroughthis methodology is a proposal given under the name of the administrative pro-cess and the incorporation of the SAP (Systems Projects Administration), and through it run more eciently and eectively demanding projects in the company resulting from its strategic development plan.Key words: Planning, scheduling, CPM, PERT, SAP.Clasicacion JEL: C, C65, M, M11.1ProfesorInvestigadorenlaFacultaddeContadurayCienciasAdministrativasdela Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo. Miembro del SNINivel 1. E mail: fegosa@gmail.com2InvestigadoraenlaComisinEstataldeDerechosHumanosdelestadodeMichoacn. E mail: lorenatenorio111@hotmail.com3Investigadora en el Organismo Operador de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de la ciudad de Morelia. E mail: lauratenorio20@hotmail.comINCEPTUM, Vol. VI, No. 10. Enero - Junio, 2011, pp. 57 - 68INCEPTUM 58INTRODUCCIN.Lossistemasdeadministracindeproyectosproporcionanlaclavepara entender el complejo mapa de las actividades, tareas y acciones que en las organizaciones pblicas y privadas se presentan, coadyuvando a la solucin de problemas.En la actualidad en todo el mundo son utilizados los Sistemas de Ad-ministracin de Proyectos, abarcando un sin nmero de negocios donde se destacan aquellas organizaciones que por su complejidad se integran en un sistemas de administracin holsticoLos Sistemas de Administracin de Proyectos (SAP), son herramientas que se utilizan para planear y controlar proyectos, los cuales constituyen tcnicas que coadyuvan al desempeo de las tareas esperadas y ejecutadas en tiempo y costo ptimo.Unsistemapuedeserdenidocomounaorganizacincomplejade partesinterdependientesconcomponentesosubsistemasdelineadospor fronteraseidenticablesdentrodeunconjuntodesubsistemas(Kast& Rozenweig, 1985).Lasmetodologasenlasqueseapoyafuertementelaadministracin de proyectos son:El Mtodo de la Ruta Crtica (CPM).La Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT).La Grca de Barras o de Gantt.Contando cada mtodo con caractersticas nicas dentro de la admi-nistracin de proyectos los mismos trabajando de forma complementara permiten establecer estrategias ecientes y ecaces en la administracin de proyectos.Hoy da, el posicionamiento y la obtencin del xito de las organiza-cionesdependeampliamentedeldiseo,implantacinyseguimientode los planes estratgicos para operar ecaz y ecientemente las organizacio-nes,deigualformaestosdebenestarestrictamenteligadosalasmejores prcticasadministrativasyprogramasmodernos,deestaformasepuede tener acceso a la operacin tcnica y econmica ms adecuada con niveles de rentabilidad que permitan la generacin de riqueza.De acuerdo con Wilfrido Pareto citado en (Di Mare, 2001) el 20% de las empresas ecientemente administradas, obtienen el 80% de los ingre-sos del total de los productos en un sistema productivo.Enlasadministracionesmodernas,hanaparecidograncantidadde 59 Tcnicas de planeacin y calendarizacin para la administracin... tcnicasyestrategiasqueofrecendealgunauotraformamejoraenlas organizaciones (Enderby & Pelan, 1994).stas van desde fomentar la sensibilidad, hasta la bsqueda de ecien-cia organizacional que agrupa a teoras como la de la calidad e integracin de equipos de alto rendimiento, alto desempeo y orientadas a la genera-cin de valor, y se propicia la aplicacin de prcticas autnomas como: la reingeniera, poka yoke, justo a tiempo, administracin total de la calidad, aprendizaje organizacional, entre otras. Todas ellas orientadas a cambiar y mejorar los resultados de las organizaciones estas buscando convertirlas en empresas de clase mundial (Gonzlez S.F. et. al (2003).DEFINICIN DEL PROBLEMA.En la prctica profesional se encuentra que el desconocimiento en las or-ganizacionespblicasyprivadasdelosSistemasdeAdministracinde proyectos (SAP) puede ocasionar la ejecucin de una administracin de-ciente de los procesos contribuyendo as a la no operatividad adecuada de las empresas.OBJETIVO.Mostrar enfoques terico metodolgicos para hacer planeacin y calen-darizacin de actividades que integran proyectos de desarrollo y a partir de ello mostrar los benecios que orientan al alto desempeo de las organiza-ciones haciendo uso de metodologas para la administracin de proyectos. 1.MTODOS PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS. 1.1. MTODO DE RUTA CRTICA (CPM).El Mtodo de la ruta crtica es una tcnica para la planeacin, calendariza-cin y direccin de todo tipo de proyectos.Consiste en la representacin de la planeacin de un proyecto a travs de un diagrama esquemtico o red que bosqueja tanto la secuencia y la in-terrelacin de todas las partes componentes del proyecto, como el anlisis lgico y la manipulacin de dicha red para determinar el mejor programa general de operacin.INCEPTUM 60Los antecedentes histricos de la ruta crtica mencionan que tuvo su origenentre1956y1958,endosproblemasparalelos,perodiferentes, en cuanto a la planeacin y control de proyectos en Estados Unidos (Rei-nertsen, 1999).En uno de los casos, la U.S. Navy (Marina de USA.) pretenda resolver lo concerniente al control de contratos para el programa de cohetes Polaris.En el otro caso, la E.I. du Pont de Neumors Company construa plan-tas qumicas importantes en USA.En ambos casos era necesario que el costo y el tiempo fueran estima-dos con precisin.La forma de clculo.El mtodo de la ruta crtica usa tiempos ciertos (reales o estimados en un ambiente de certidumbre) la metodologa que se usa consiste en:1.Denicin del problema de planeacin y calendarizacin de actividades.2.Determinacin y denicin de actividades del proyecto.3.Determinacin de tiempos a emplear en el desarrollo de cada actividad.4.Establecimiento de precedencias existentes entre actividades.5.Construccin de red.6.Determinacin de clculo de los pasos hacia adelante y hacia atrs.7.Determinacin de la Ruta Crtica.Proceso.1er. Paso hacia delante: tiempo de inicio ms temprano. Comienza nodo de inicio.2do. Paso hacia atrs: comienza nodo de terminacin, se mueve hacia el nodo de inicio; tiempo de terminacin ms tardo.La forma de clculo del 1er. Paso. Tiempo de terminacin ms tem-prano. Paso hacia delante, se realiza usando la ecuacin siguiente:61 Tcnicas de planeacin y calendarizacin para la administracin... Dnde:ESj = tiempo de terminacin ms temprano.ESi = tiempo de inicio ms temprano.Dij = tij =duracin de la actividad (i, j).Para el inici del clculo de esta etapa (paso hacia adelante) se requiere tomar en consideracin la condicin siguiente:La forma de clculo del 2Paso. Tiempo de terminacin ms tardo. Paso hacia atrs, se realiza usando la ecuacin siguiente:Dnde:LCi = tiempo de terminacin ms tardoLCj = tiempo de inicio ms tardoDji = tij =duracin de la actividad (j, i)Paraelinicidelclculodeestaetapa(pasohaciaatrs)serequiere tomar en consideracin la condicin siguiente:El clculo de Holguras se lleva a cabo usando las ecuaciones siguientes:Holgura Total. Mximo tiempo disponible para realizar la actividad. INCEPTUM 62Holgura Libre.Se dene suponiendo que todas las actividades inician tan temprano como sea posible = Exceso de tiempo disponible sobre su duracin 1.2. METODOPERT(TcnicadeEvaluacinyRevisindelPro-grama).LaherramientaPERT(TcnicadeEvaluacinyRevisindelPrograma) esundiagramaenelcualsedibujanlassecuenciasdeactividadesdela construccin, as como su tiempo que conforma un proyecto diagramado en red. Se usa desde nales de 1950 en la armada norteamericana, ste mto-do ha resistido la prueba del tiempo, ya que las respuestas que suministran, atienden necesidades an en tiempos actuales (Mark, 2000).La estimacin de tiempos est basada en 3 tiempos diferentes deni-dos como:a =Tiempo optimista (ejecucin va excelentemente bien).b = Tiempo pesimista (que se requerir si todo va muy mal).m = Tiempo ms probable (requerido si la ejecucin es normal).ElconjuntodeactividadesqueconformanelanlisisdelPERTen generalsigueunadistribucinBetaconsupuntounimodalysus puntos extremos en (a) y (b), para su anlisis se requiere el clculo de la media y la varianza de la distribucin Beta. Por lo que la media es expresada como: 63 Tcnicas de planeacin y calendarizacin para la administracin... La distribucin beta grcamente es expresada como:Fuente: Elaboracin propia.El PERT determina con qu nivel de probabilidad puede terminarse el proyecto (antes o despus que el tiempo) mximo permisible que es la ruta crtica (CPM).Para el caso se hace uso del clculo de probabilidad empleando la va-riable de estandarizacin de la distribucin normal expresada como:Tiempo anterior o posterior al de la ruta crtica. Suma de medias de las actividades crticas de la red obtenidas de la distribucin beta.Suma de las distribuciones estndar de las actividades crticas obteni-das de la distribucin beta.Entonces el clculo de probabilidad es:A partir de esta ecuacin de la tabla de distribucin normal se obtiene el nivel de probabilidad estimado en el que se pueda terminar el proyecto antes despus del estimado por la ruta crtica (CPM).INCEPTUM 641.3. GRAFICOS DE GANTT.Henry L. Gantt, colaborador de Frederick W. Taylor, es el creador del sis-tema que en forma grca demuestra la relacin entre el trabajo planeado y ejecutado, mediante una escala vertical de actividades y una escala hori-zontal de tiempos de ejecucin.La forma de construccin es:1.Denicin del proyecto.2.Denicin de las actividades que conforman el proyecto.3.Estimacin de los tiempos para ejecutar casa una de las actividades.4.Construccin del Grco de Gantt.*Ubicacin de actividades en renglonesUbicacinencolumnaslaprogramacindeltiempodeejecucin, como se muestra.Proyecto WFuente: Elaboracin propia.En el graco se muestra el inicio, la terminacin y actividades que pue-den desarrollarse de manera simultnea para la terminacin del proyecto.2.PROCESOADMINISTRATIVOYLAINCORPORACINDE SAP.El proceso de recomendado para hacer una aplicacin prctica en la admi-nistracin de proyectos es mostrado en el siguiente diagrama.65 Tcnicas de planeacin y calendarizacin para la administracin... 3.CASO DE APLICACIN.Como caso de aplicacin se tomar el siguiente caso hipottico. La com-paaconstructoraEl TabiqueRojotieneelcompromisodehacerun saln para reuniones en la escuela El Lpiz con Punta, la misma una vez analizado el proyecto y estimado los tiempos requeridos para realizar cada actividadqueconformalaobra,siguiendolametodologasugeridapara construccin de una red, la red representativa para la realizacin de la obra citada es expresada como:Fuente: Elaboracin propia.Fuente: Elaboracin propia.INCEPTUM 66LadeterminacindelaRutaCrticaaplicandoloscriteriosdelpaso hacia delante y hacia atrs sus tiempos son expresados en la red.Paso hacia delante Paso hacia atrs Paso hacia atrs: Paso hacia atrs:67 Tcnicas de planeacin y calendarizacin para la administracin... Para el caso existen 3 rutas crticas dadas como: Las actividades que no corresponden a la ruta crtica, se realizan de forma paralela a sta. La duracin del tiempo mximo permisible para laterminacindelproyectohipotticoesde37unidadesdetiempo,lo que permitir la construccin del grco de Gantt y poder hacer prctica laaplicacindeestosprocesosquefortalecenyapoyanlaplaneacin,la asignacin de recursos nancieros, humanos y materiales en el desarrollo de todo proyecto.4.RESULTADOS.La ventaja ms importante de los Sistemas de Administracin de Proyectos SAP, es que adicional de la aplicacin del proceso administrativo son apo-yados adecuadamente en tcnicas de planeacin y ejecucin de cada activi-dad que conforma un proyecto, esto orienta a quela gerencia se vea obli-gada a planear y a pensar en forma lgica desde el principio del proyecto hasta el nal; el que planica debe consultar a los distintos departamentos conectados con el proyecto. De esta manera todos los interesados adquie-ren una compresin ms amplia de los problemas; esta fase preliminar de la planicacin es en la que se adoptan muchas de las decisiones vitales y pocas o ninguna triviales, en virtud a que dicha planeacin a lo ms puede rebasar el tiempo mximo permisible para terminar un proyecto (Ruta Cr-tica), y el mismo deber estar dentro de la capacidad tcnica de ejecucin de la empresa, as como del presupuesto asignado al mismo.INCEPTUM 685.CONCLUSIONES.Se hace evidente el hecho de que las organizaciones que aplican tcnicas de administracin de proyectos operan ms ecientemente que las que no la aplican.ConlaaplicacindelosSAP,serepresentacrecimientoydesarrollo de la empresa, en virtud de que esto permite hacer una planeacin impe-cable, muy prxima al estado real esperado de los proyectos requeridos en la empresa.6.BIBLIOGRAFA.Ahuja,HiraN.(1995).Ingenieradecostosyadministracindeproyectos. 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