KOMUNIKASI KOMUNIKASI BERKESAN.BERKESAN.

OLEH :OLEH :

HISHAMMUDIN HISHAMMUDIN AHMADAHMAD

DEFINISI Istilah komunikasi ialah terjemahan daripada istilah

Inggeris, communication. Istilah Inggeris ini pula beasal daripada istilah Latin iaitu "Communcare" yang bermaksud "to make comman" atau mewujudkan persamaan. Berasaskan pengertian asas komunikasi yang sedemikian pengkaji-pengkaji komunikasi telah memberikan takrifan mereka berdasarkan maksud dan tujuan penyelidikan yang mereka lakukan. Kita sedar bahawa penyelidikan komunikasi ini telah dikendalikan oleh pengkaji-pengkaji daripada pelbagai bidang. Dengan itu, takrifan mereka terhadap komunikasi juga dipengaruhi bidang-bidang mereka.

EMPAT PERKARA UTAMA BAGI DEFINASI DI ATAS.

1. Perhubunagan wujud di antara manusia.

2. Perhubungan mengandungi penghantaran maklumat.

3. Perhubungan memerlukan maklumbalas.

4. Perhubungan mengujudkan kefahaman bersama.

ASAS PERHUBUNGAN.

Fungsi komunikasia) Fungsi Memberitahu    

Fungsi ini bolehlah dikatakan antara fungsi komunikasi yang terawal yang digunakan oleh manusia. Tujuan adalah untuk memberitahu orang lain tentang sesuatu perkara yang dirasakan oleh penyampai perlu diketahui oleh orang lain. Fungsi memberitahu ini menumpukan perhatiannya kepada penyampai atau sumber maklumat. Untuk memastikan bahawa komunikasinya berjaya, komunikator yang menjalankan fungsi ini seringkali akan mengunakan strategi menyebarkan maklumat sebanyak mungkin atau menyampaikan maklumat dengan lebih kerap.  

b) Fungsi Mendidik      Fungsi mendidik ini bukanlah untuk mempengaruhi

sikap atau tingkahlaku orang lain. Tetapi tugas mereka adalah "sekadar memberi maklumat" agar dapat menambahkan pengetahuan seseorang itu tentang sesuatu perkara atau  bidang. Fungsi mendidik ini mementingkan kedua-dua pihak, penyampai dan penerima maklumat untuk memastikan fungsi tersebut tercapai. Kejayaan fungsi ini bergantung pada sejauh mana seseorang itu merasai bahawa pengetahuannya bertambah hasil daripada pendedahnya terhadap maklumat yang diterimanya. Mungkin juga fungsi mendidik ini tidak berjaya sekirannya maklumat yang ingin disampaikan itu telah pun diketahui oleh pihak penerima.

c) Fungsi Membujuk      Fungsi membujuk ini pula mendapat perhatian pengkaji

komunikasi selepas Perang Dunia Pertama iaitu apabila pihak tentera Jerman telah menggunakn komunikasi dalam usaha propagandanya. Iklan juga menggunakan fungsi membujuk. Tujuan utama iklan adalah untuk mempengaruhi kita membeli barang-barang yang diiklankan. Untuk mendapatkan kesan tersebut, penggunaan komunikasi tidak terhad kepada menyebarkan maklumat tetapi mestilah dapat menembusi perasaan dan emosi individi atau kumpulan sasaran maklumat itu. Adakalanya fakta maklumat yang disampaikan kepada kita tidak tepat dan sengaja diputar belitkan.

d) Fungsi Menghibur     Wayang gambar, rancangan hiburan yang disiarkan

melalui radio dan televisyen, drama, komik dan sebagainya adalah antara contoh cara berkomunikasi gunakan untuk menghibur. Oleh kerana fungsi hiburan ini amat digemari ramai, maka telah ada usaha untuk menerapkan unsur pendidikan, penerangan dan unsur perpaduan untuk mendidik orang ramai tentang pentingnya kita bertolak ansur sesama kita untuk mewujudkan  rakyat Malaysia yang bersatu padu.

Jenis-jenis Komunikasi a) Komunikasi Antara Individu    

Komunikasi ini berlaku apabila dua individu berkomunikasi secara bersemuka iaitu muka mereka bertentang antara satu sama lain. Komunikasi jenis ini adalah komunikasi dua hala iaitu dua individu yang terlibat dalam proses komunikasi itu saling menyampai dan menerima maklumat.

b) Komunikasi Awam       Komunikasi awam adalah komunikasi yang bertujuan untuk

menyampaikan maklumat kepada jumlah orang ramai. Komunikasi awam berlaku secara formal dan mempunyai sruktur yang tertentu. Bolehlah kita rumuskan bahawa komunkasi awam adalah

i) Komunikasi bersemuka tetapi melibatkan bilangan sasaran yang ramai

ii) Tempat berkomunikasi berlaku ialah di tempat awam.

iii) Interaksi antara sumber dan penerima maklumat adalah rendah.

c) Komunikasi Massa Dalam komunikasi massa, maklumat disampaikan melalui perantaraan media. Di antara media yang sering menjadi perantaraan ialah media massa seperti radio, televisyen, akhbar, majalah atau buku. Komunikasi massa boleh dicirikan oleh :-

I. Adanya Perantaraan media di antara sumber dan penerima maklumat,

II. Khalayak komunikasi massa terdiri daripada individu-individu yang berbagai-bagai jenis dan ragam.

III. Jarak di antara sumber dengan penerima adalah berjahuan IV. Sumber tidak mengenali siapakah individu-individu yang

menerima maklumatnya V. Komunikasi berlaku secara formal VI. Penyediaan maklumat dilakukan oleh berbagai-bagai individu.

d) Komunikasi Tanpa Lisan    

        Komunikasi tanpa lisan boleh juga berlaku secara sendirian. Lazimnya, komunikasi berlaku sebagai pelengkap kepada ketiga-tiga jenis komunikasi yang telah dibincangkan tadi. Maklumat yang diterima daripada komunikasi adalah melalui isyarat tanpa lisan. Antara isyarat tanpa lisan adalah nada suara, air muka gerak badan, hubungan mata, atau gerak tangan. Komunikasi jenis ini bolehlah digunakan sebagai:-

i. Pelangkap kepada komunikasi lisan atau tulisan. ii. Isyarat tanpa lisan menggambarkan emosi individu dan

lazimnya menunjukkan perasaan yang sebenar iii. Komunikasi lisan akan lebih berkesan sekiranya diiringi oleh

komunikasi tanpa lisan.

JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.1. DOWNWARD COMMUNICATION.

Dari pihak atasan kepada orang bawahan.2. UPWARD COMMUNICATION.

Dari orang bawahan kepada pihak atasan.3. HORIZONTAL COMMUNICATION.

Rakan sekerja.4. MULTI – DIRECTION COMMUNICATION.

Berinteraksi dengan semua peringkat.5. EXTERNAL COMMUNICATION.

Perhubungan awam, kajian pasaran, perhubungan pelanggan.

ALIRAN KOMUNIKASI.

                                                          

ENAM LANGKAH DALAM PROSES KOMUNIKASI

1. Idea permulaan.

2. Pertukaran idea.

3. Pemindahan maklumat

4. Penerimaan maklumat.

5. Mentafsirkan maklumat.

6. Tindakan.

RANCANG KOMUNIKASI.

ELEMEN DALAM MERANCANG KOMUNIKASI

1. TUJUAN (aims)

2. SIAPA YANG TERLIBAT.(person concerned)

3. KAEDAH.(method)

4. KANDUNGAN.(content)

5. MASA (timing)

6. TEMPAT(place)

KAEDAH KOMUNIKASI BERKESAN1. ATUR DAN NYATAKAN ISI KANDUNGAN.

Nyatakan objektif. Senaraikan apa yang hendak disampaikan Apakah matlamat sebenar.

2. NILAIKAN KEFAHAMAN SERTA PERSETUJUAN SEBENAR.

Timbangkan keadaan, perasaan, lokasi, masa serta suasana penerima.

KAEDAH KOMUNIKASI BERKESAN3. TENTUKAN KAEDAH YANG SESUAI.

Gunakan bahasa yang sesuai. Pilih kaedah seperti mesyuarat, memo,

atau pekeliling. Gunakan alat lain seperti carta dan rajah.

4. HANTAR MAKLUMAT. Gunakan nada/tone suara atau mimik

muka.5. PASTIKAN MAKLUMAT DITERIMA.

KEMAHIRAN ASAS BERKOMUNIKASI.

1. MENDENGAR (listening).

2. MEMERHATI (observing).

3. MENYOAL (questioning).

4. PANDU PERBINCANGAN (streering discussion).

5. MENGAWAL PERBINCANGAN (controlling discussion).

PENGGUNAAN TEKNIK KOMUNIKASI.

APA ITU PENYELIA ?1. Seorang yang berpendidikan, berkemahiran dan

ketua yang cekap.2. Harus/Dapat memahami orang lain.3. Menyelia dengan cekap.4. Menggalakkan kumpulan kerja dan kerjasama.5. Melatih dan membantu pekerja di bawah seliaannya.6. Membantu penyelia lain sekiranya perlu.7. Pandai menguruskan masa.8. Cekap dalam kemahiran kerja.

ELEMEN – ELEMEN ASAS PENYELIAAN.1. Membina dan mengekalkan kecekapan

organisasi.

2. Membentuk dan mengekalkan keberkesanan tenaga kerja.

3. Mengawal pekerja dengan sempurna.

i. Merancang organisasi untuk mencapai objektif organisasi.ii. Memberi maklumat betul pada orang bawahan.iii. Memenuhi dan mengekalkan hubungan antara semua pekerja

di dalam organisasi.iv. Menerangkan, mengarahkan dan mengawal semua aktiviti di

bawah seliaannya.v. Memastikan bahawa kumpulannya adalah kesempurnaan di

dalam organisasivi. Mencadangkan perubahan pada peringkat atasan bila perlu.vii. Menggunakan kepakaran dengan berkesan, menyelaras

semua aktiviti dalam kumpulan untuk mencapai objektif organisasi.

TANGGUNGJAWAB PENYELIA.

1. Tanggungjawab kepada pihak pengurusan atasan.

2. Tanggungjawab kepada pekerja.

3. Tanggungjawab kepada penyelia lain.

4. Tanggungjawab kepada pekerja mahir.

5. Tanggungjawab kepada persatuan.

JENIS – JENIS KEMAHIRAN PENYELIAAN.

1. Kemahiran Teknikal (technical skills). Pengetahuan tentang kerja, proses,

pemesinan dan masalah.

2. Kemahiran Pengurusan (administrative skills). Berpengetahuaan tentang pengurusan

organisasi dan rangkaiannya, sistem maklumat dan rekod kemampuan untuk merancang dan mengawal kerja.

JENIS – JENIS KEMAHIRAN PENYELIAAN.

3. Kemahiran Perhubungan (human relation skills). Kemampuan untuk berkomunikasi antara

pekerja, majikan dan pelanggan.

4. Kemahiran Konsep (conceptual skills). Berkebolahan untuk memahami tentang idea,

konsep dan perancangan organisasi.

COMMUNICATION BY WRITING

01.04

Jenis-Jenis Karangan A. Karangan Berformat

1. Jenis Surat Kiriman Rasmi 2. Jenis Surat Kiriman Tidak Rasmi 3. Karangan jenis Ucapan 4. Karangan jenis Syarahan 5. Karangan jenis Dialog / Temuramah / Perbualan / Wawancara 6. Karangan jenis Berita 7. Karangan jenis Catatan Diari 8. Karangan jenis Laporan 9. Karangan jenis Perbahasan 10. Kad Jemputan  

Jenis-Jenis KaranganB. Karangan Tidak Berformat

1. Karangan Rangsangan Bergambar/ Rangsangan Kata 2. Karangan Jenis Pengalaman/Cerita /Gambaran / Situasi 3. Karangan Jenis Fakta / Penerangan 4. Karangan Jenis Perbincangan 5. Karangan Jenis Melengkapkan Cerita 6. Karangan Jenis Autobiografi / Biografi 7. Karangan Jenis Peribahasa  

OBJEKTIF PENULISAN Memberi pengetahuan dan kefahaman

kepada peserta mengenai komunikasi penulisan yang berkesan dalam organisasi.

Meningkatkan kemahiran dan keyakinan diri peserta semasa mengendalikan mesyuarat dan menulis minit

Meningkatkan kemahiran peserta dalam urusan surat menyurat, penulisan laporan dan penulisan kertas kerja.

Karangan Jenis Surat RasmiSurat rasmi ditulis untuk tujuan-tujuan seperti yang berikut antaranya :

a.  memohon pekerjaanb.  membuat aduan / bantahan / cadanganc.  membuat rayuand.  membuat jemputan rasmie.  menempah baranganf.   meminta kebenarang.  atau apa-apa yang melibatkan urusan

rasmi

Perhatikan format di bawah.Alamat Penulis____________________________________________________________________(garisan panjang )__________________Jawatan / penerimaAlamat (pejabat, sekolah, dsb)         Tarikh : (selari dengan nama negeri)Tuan / Puan,Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)2.       ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tajuk. cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain)3.       ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.)(Penutup)Yang benar, ( perhatikan penggunaan huruf  yang digunakan)__________Nama Penuh ( HURUF BESAR)Jawatan ( Huruf Kecil )

RANGKA SURAT.

1.      alamat pengirim (permulaan perkataan dalam huruf besar) ( jangan lupa tanda koma di hujungnya ) kemudian selang satu baris

2.     buat satu baris panjang melintang kemudian selang satu baris

3.      nama ( jawatan ) serta alamat penerima ( permulaan perkataan dalam huruf besar )( alamat yang terakhir digariskan )

4.      tarikh ( selari dengan alamat terakhir penerima ) ( bulan ditulis dalam huruf besar )

5.      kata ganti diri penerima ( Tuan, )6.      perkara / tajuk ( permulaan perkataan dalam huruf besar

dan digariskan )7.      perenggan pertama tujuan menulis surat ini ( tiada

jarak perenggan, lihat contoh )

8.      perenggan ke-2:        ( bagi perenggan kedua dan seterusnya mempunyai nombor

serta tanda noktah. Jarakkan sedikit sebelum menulis )9.      perenggan ke-3:           

berharap agar permohonan diluluskan supaya latihan tidak terganggu

10.  perenggan ke-4:             mempunyai masa yang singkat sebelum hari perlawanan

11.  penutup                       terima kasih12.  tandatangan pengirim ( boleh ditulis nama secara

bersambung atau tidak )13.  nama penuh ( huruf besar ) dalam kurungan14.  jawatan jika ada (permulaan perkataan dalam huruf besar)15.  berhati-hati dalam penggunaan tanda baca seperti huruf

besar , tanda noktah dan koma.

RANGKA SURAT.

CONTOH SURAT RASMI.Persatuan Bahasa Melayu,Sekolah Kebangsaan Darau,22000 Jerteh,Terengganu.__________________________________________________________________________________Ketua Pengarang,               Unit Akhbar Dalam Darjah ( ADD ) ,Berita Harian Sendirian Berhad,31, Jalan Riong,59100 Kuala Lumpur.                                                                               10 JANUARI 1997.Tuan,Permohonan Mengadakan Lawatan Sambil BelajarSaya bagi pihak Persatuan Bahasa Melayu sekolah ini ingin memaklumkan bahawa persatuan kami bercadang untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Unit Akhbar Dalam Darjah ( ADD ) pada 27 Januari 1997, jam 9.30 pagi.2.       Rombongan kami terdiri daripada 30 pelajar dan tiga guru pengiring. Tujuan kami mengadakan lawatan ini adalah untuk mengetahui matlamat unit ADD ditubuhkan dan bagaimana mengendalikannya.3.       Oleh itu, saya berharap permohonan ini akan diluluskan oleh pihak tuan.4.       Segala kerjasama tuan, saya ucapkan terima kasih.Sekian.Yang benar,    Nazimah…………………..( NAZIMAH NAZIM )Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,Sekolah Kebangsaan Darau,22000 Jerteh,Terengganu.

Penulisan Laporan

PENULISAN LAPORAN.Karangan jenis laporan ini secara amnya terbahagi kepada dua bahagian iaitu

I. Laporan mesyuarat# mesyuarat agung# laporan mesyuarat persatuan

II. laporan peristiwa. # laporan sukan# laporan lawatan# laporan kecurian # laporan kemalangan

OBJEKTIF PENULISAN LAPORAN1. Mempertingkatkan keupayaan peserta-peserta

menguasai bahasa Melayu dalam bidang penulisan laporan.

2. Mempertingaktan keupayaan peserta-peserta menulis laporan yang berkualiti.

3. Membimbing peserta-peserta memahami teknik penulisan beberapa jenis laporan seperti

- Laporan minit mesyuarat - Laporan berita / peristiwa - Laporan lawatan / pemeriksaan - Laporan kajian

Perkara-perkara yang harus ada dalam laporan:

1. Pastikan jenis laporan.

2. Pastikan ada tajuk dan tarikh.

3. Laporan persatuan hendaklah disertakan senarai ahli jawatankuasa dan penulisnya mestilah berjawatan setiausaha.

4. Nama penulis mesti di sertakan.

5. Isi yang penting mesti di dahulukan.

6. Penulisan laporan mesti menggunakan perenggan dan subtajuk.

7. Gunakan ayat yang ringkas dan padat.