2-manual usuario ruben

Manual de Usuario

V.1.4

Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4

Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social Direccin General de Polticas de Desarrollo Social http://www.mimdes.gob.pe/webdgpds/ Ministra de la Mujer y Desarrollo Social Ana Ethel del Rosario Jara Velsquez

Viceministra de la Mujer Marcela Patricia Mara Hualta Alegre Viceministro de Desarrollo Social Julio Andrs Rojas Julca Direccin General de Polticas de Desarrollo Social Vctor Alfredo Alfaro Herrera Direccin de Monitoreo y Evaluacin de Impacto Social Vlado Castaeda Gonzales Elaboracin de contenidos: Direccin de Monitoreo y Evaluacin de Impacto Social Catalogacin bibliogrfica Cendoc. MIMDES Primera edicin septiembre 2008 Hecho el depsito Legal N 2008 - 11525 Ley N 26905 Biblioteca Nacional del Per Imprenta: CD BUSINESS Direccin: Mariano H. Cornejo 1387-Pueblo Libre-Lima, Per Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN (Registro Unificado de Beneficiarios(as))

Prohibida su reproduccin total o parcial sin autorizacin del MIMDES


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CONTENIDO

1 INTRODUCCIN .....................................................................................................4 2 PROPSITO DEL DOCUMENTO ............................................................................4 3 DEFINICION DEL APLICATIVO INFORMATICO RUBEN ...........................................4 4 ALCANCES DEL APLICATIVO .................................................................................4 5 INSTALACION .........................................................................................................4 5.1 REQUERIMIENTOS DE INSTALACION ....................................................................4 5.1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE .......................................................................4 5.1.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE ........................................................................4 5.2 CONFIGURACION PARA REALIZAR UNA CONEXIN A UNA BASE DE DATOS ....6 5.2.1 CONEXIN A UNA BASE DE DATOS EN MS ACCESS............................................6 6 INGRESO AL APLICATIVO ......................................................................................7 7 AREAS DE TRABAJO DEL APLICATIVO RUBEN ....................................................8 7.1 FUNCIONALIDADES DE LA BARRA DE MENU RUBEN.........................................9 7.2 BOTONES DE APOYO AL RUBEN...........................................................................9 8 MDULOS ...............................................................................................................9 8.1 MDULO DE TABLAS GENERALES .....................................................................10 8.1.1 ENTIDAD...............................................................................................................11 8.1.2 PROGRAMA SOCIAL ...........................................................................................14 8.1.3 SUBPROGRAMA SOCIAL .....................................................................................15 8.1.4 TIPO DE CENTRO DE ATENCIN .........................................................................16 8.1.5 NOMBRE DEL CENTRO DE ATENCIN ................................................................17 8.1.6 BIEN O SERVICIO QUE SE ENTREGA ..................................................................18 8.2 MDULO DE BENEFICIARIO.................................................................................19 8.2.1 REGISTRO DE UN PADRN..................................................................................20 8.2.2 ELIMINAR UN PADRON DE BENEFICIARIOS(AS) ...................................................22 8.2.3 REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) .....................................................................22 8.2.4 EXTRAER DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS) ...................................................24 8.2.5 CERRAR UN PADRN ...........................................................................................25 8.2.6 CONSISTENCIAR LOS PADRONES DE LOS BENEFICIARIOS(AS) .........................25 8.3 MDULO DE EXPORTACION ................................................................................28 8.3.1 EXPORTAR 2 O MS PADRONES DE BENEFICIARIOS(AS).....................................28 8.4 MDULO DE IMPORTACION.................................................................................30 8.4.1 IMPORTANDO UN ARCHIVO DE EXPORTACION RUBEN ...........................................30 8.4.2 IMPORTAR BENEFICIARIOS(AS) A UN PADRON NUEVO ...........................................32 8.4.3 IMPORTAR DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS) .....................................................33 8.5 MODULO CARGAR COTEJO.................................................................................34 8.6 MDULO DE USUARIOS .......................................................................................36 8.7 MDULOS DE RESPALDO....................................................................................37 8.8 MDULOS DE RESTAURACIN ...........................................................................38 8.9 MDULO DE REPORTES ......................................................................................38 8.10 CASO PRCTICO: PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - PVL ........................................................................47


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1 INTRODUCCIN

El Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social MIMDES, en coordinacin con los Gobiernos Regionales, ha iniciado un conjunto de acciones para la implementacin del Registro Unificado Regional de BENEFICIARIOS(AS) de los Programas Sociales en el marco de la Ley N 28540 y el Decreto Supremo N 002-2008-MIMDES (Reglamento de la Ley) que permite identificar a los BENEFICIARIOS(AS) en los distintos Programas Sociales a fin de mejorar la eficiencia y eficacia del gasto social. En el reglamento de la Ley N 28540 se establece que el MIMDES brindara asistencia tcnica para la implementacin del Registro Unificado Regional de BENEFICIARIOS(AS) de los Programas Sociales, en coordinacin con el Sistema de Focalizacin de Hogares SISFOH. Con este propsito, el MIMDES ha desarrollado un aplicativo informtico - denominado RUBEN (Registro nico de BENEFICIARIOS(AS)), el cual permite registrar, procesar, consolidar, importar, exportar y consultar informacin de los BENEFICIARIOS(AS) de los programas sociales, validando los datos a diferentes niveles. El RUBEN V 1.3 es el resultado de las sugerencias y aportes de los usuarios que interactuaron con RUBEN V 1.1, en el empadronamiento del segundo semestre del ao 2008, lo cual permiti al MIMDES lograr una herramienta mejorada, validada y adaptada a las necesidades reales de cada programa social.

2 PROPSITO DEL DOCUMENTO Brindar informacin sobre el uso y manejo del Aplicativo Informtico RUBEN. 3 DEFINICION DEL APLICATIVO INFORMATICO RUBEN

El aplicativo informtico RUBEN es un software Cliente Servidor, es decir que en una red interna varios usuarios pueden acceder a una misma base de datos, como tambin cada usuario puede manejar su propia base de datos. RUBEN ha sido desarrollado para trabajar con conexin a base de datos MS Access (recomendado para entidades pequeas) as como MS SQL Server u ORACLE para aquellas que soportan grandes cantidades de informacin. 4 ALCANCES DEL APLICATIVO

Puede ser usado por entidades del Gobierno Nacional, Regional, Local y por Organizaciones Sociales de Base, que gestionan Programas Sociales para dar cumplimiento a la normatividad vigente relacionada al Registro de BENEFICIARIOS(AS).

5 INSTALACION

5.1 REQUERIMIENTOS DE INSTALACION Estos son los requisitos mnimos que debe tener su PC para poder usar el Aplicativo Informtico RUBEN

correctamente.

5.1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Procesador Pentium III o superior. Memoria de 512 Mb o Superior. Disco Duro 4 Gb libres.

5.1.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistemas Operativos:

Windows 98 Windows 2000 Windows Millenium Windows XP


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RECOMENDACIONES:

Evitar el Windows Vista debido a que dicho sistema operativo consume demasiados recursos. Asegurarse que su entidad le haya concedido los permisos necesarios para instalar programas en la PC.

PASOS A SEGUIR

Descargar el instalador al Disco Duro de la PC el archivo setup.exe, tambin es posible accediendo a la pgina web del MIMDES) http://www.mimdes.gob.pe/rub.htm)

Hacer doble clic sobre el archivo setup.exe, seguidamente aparecern ventanas del asistente que lo guiara durante todo este proceso de instalacin, siendo estas las siguientes:

BIENVENIDA EN LA INSTALACION

Clic en el botn Siguiente INICIAR LA INSTALACIN Clic en el botn Instalar y luego se proceder a instalar automticamente los componentes del programa. PROCESO DE INSTALACIN Espere hasta que culmine.


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INSTALACIN COMPLETA Finalmente clic en el botn Finalizar que cerrara el proceso de instalacin lo cual significa que usted est listo para utilizar el aplicativo RUBEN.

5.2 CONFIGURACION PARA REALIZAR UNA CONEXIN A UNA BASE DE DATOS Para almacenar la informacin hacia una sola Base de Datos, se deber configurar dicha opcin segn la

necesidad del usuario RUBEN tambin se puede conectar al MS Access, SQL Server u Oracle, para lo cual se tendr que realizar la configuracin correspondiente.

Al iniciar la configuracin utilice el usuario ADMIN y clave inicial ADMIN. Si desea ms informacin al respecto lo podr ver en el manual de instalacin y configuraciones.

5.2.1 CONEXIN A UNA BASE DE DATOS EN MS ACCESS

Hacer clic en Conexiones, el cual nos muestra el siguiente grfico:

Seleccionar el tipo de conexin de Base de datos en este caso MS Access. Colocar el nombre del Servidor o la PC donde reside la Base de Datos. Colocar el nombre de la base de datos en Database (Ejemplo: rub.mdb) Colocar el Login (usuario) y el password (Clave), para acceder a la base de datos. En Directorio BD, seleccionar el lugar donde se desea almacenar la base de datos de RUBEN, haciendo

clic en (Ejemplo: C:\RUB\) Finalmente hacer clic en el botn Aceptar.

Conexiones

Seleccionar Base de Datos


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6 INGRESO AL APLICATIVO

Una vez instalado el aplicativo de acuerdo al punto 5.1.2, podr abrir el aplicativo a travs de dos opciones:

Primera alternativa:

Hacer doble clic sobre el icono de acceso directo que aparece en el escritorio. RUBEN Aplicativo Informtico para el Registro Unificado Regional de BENEFICIARIOS(AS) Segunda alternativa:

Ir a Inicio del Sistema Operativo. Luego buscar Programas. Seguidamente seleccionar la opcin MIMDES. Finalmente seleccionar la opcin RUBEN Aplicativo Informtico para el Registro Unificado

Regional de BENEFICIARIOS(AS).

Ventana De Ingreso Del Aplicativo Informtico RUBEN Despus de concluir con una de las opciones, se visualizara la ventana de ingreso a RUBEN.

NOTA: Por defecto Usuario y contrasea ser ADMIN y ADMIN respectivamente, dar clic en ACEPTAR

Cuando se actualice la versin del aplicativo RUBEN V.1.4 de una versin anterior, le saldr la siguiente ventana para actualizar las Tablas de la base de datos.

Hacer clic en el botn SI (se actualizara las tablas de su base de datos)

Usuario

contrasea


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Luego que se muestra la siguiente ventana, hacer clic en CERRAR.

7 AREAS DE TRABAJO DEL APLICATIVO RUBEN Se compone de 4 reas de trabajo las cuales describiremos brevemente y sealaremos en el grafico que

mostramos a continuacin. AREAS DE TRABAJO DEL APLICATIVO RUBEN

NOTA: Por defecto, al abrir el aplicativo RUBEN, saldr abierta la ventana de Mantenimiento de Tablas Generales.

1) rea de Barra de Men: Que se encuentra sealado en el grafico anterior mostrado con el numero 1, el cual nos brinda atajos de para las mltiples opciones del aplicativo RUBEN. Es recomendable solo usarlo en el caso de poseer un buen dominio de RUBEN.

2) rea de Barra de Herramientas (Mdulos): En esta rea encontraremos las funciones principales del aplicativo RUBEN. Cabe resaltar que en este caso definimos MDULOS al conjunto acciones o procesos relacionados y que se habilitan al hacer clic en algn icono que se encuentra en esta parte, es decir cada icono que se encuentra en el rea sealada con el nmero 2 es un MDULO del aplicativo RUBEN.

3) rea de Caja de Herramientas: Es el rea de los iconos de apoyo que nos ayudaran brindndonos

1 2

3

4

Mantenimiento de Tablas


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opciones bsicas y fundamentales como guardar, crear nuevo, eliminar, imprimir, etc.

4) rea de Gestin de Informacin: Es el lugar de la pantalla donde se interactuara con el aplicativo RUBEN ingresando, manipulando o visualizando informacin.

7.1 FUNCIONALIDADES DE LA BARRA DE MENU RUBEN Para observar la Barra de Men RUBEN, se debe cerrar la ventana de Mantenimiento de Tablas Generales.

BARRA DE MEN DESCRIPCIN SUB-MEN

CORRESPONDIENTE

ADMINISTRACIN

Permite el registro de datos asociados a la Entidad que administra programas sociales y sus respectivos BENEFICIARIOS(AS). Adicionalmente, realiza procesamiento y consolidacin de los datos.

- Tablas Generales - Registro de BENEFICIARIOS(AS) - Exportacin - Importacin - Carga Cotejo MIMDES

SEGURIDAD Permite restringir el acceso al aplicativo y brindar seguridad a la BD.

- Usuarios del aplicativo - Copia de Respaldo de BD - Restauracin BD

REPORTES Permite generar los reportes - Consulta General (F11) - Consulta Libre

AYUDA Permite mostrar los medios para contactar a las personas encargadas de responder ante consultas.

- Usuarios

7.2 BOTONES DE APOYO AL RUBEN

REA DE BARRA DE HERRAMIENTAS (MDULOS): proporciona iconos o accesos directos a las diferentes opciones. RUBEN en gran parte de sus opciones manejan los siguientes iconos estandarizados, cabe resaltar que a estas opciones las llamaremos MDULOS.

TABLAS GENERALES : Para acceder a Tablas Generales.

REG. DE BENEFICIARIOS(AS): Registra Padrones y Beneficiarios(as)

EXPORTAR : Permite exportar datos.

IMPORTAR : Permite importar datos.

CARGA COTEJO : Permite cargar informacin vlida de los Beneficiarios(as)

USUARIO : Da permisos y crea usuarios.

RESPALDO : Hace copia de Respaldo.

RESTAURAR : Restaura la Base de Datos.

REPORTES : Brinda reportes.

SALIR : Cierra la aplicacin.

8 MDULOS

El aplicativo informtico RUBEN ha sido dividido en 9 mdulos claramente diferenciados, siendo estos los


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siguientes:

A continuacin, se va a explicar brevemente la utilidad de estos 8 mdulos:

1. Mdulo de Tablas: Solo Instancias que manejen Programas Sociales debern usar este mdulo (Caso: Gobiernos Provinciales y Gobiernos Distritales).

2. Mdulo de Registro de Beneficiario: Solo deber usar este mdulo en caso se manejen Programas

Sociales y ya se desee registrar BENEFICIARIOS(AS) (Ejemplo: Gobiernos Provinciales y Gobiernos Distritales).

3. Mdulo de Exportacin: Solo Instancias que realicen envi de informacin (Ejemplo: Envo de

informacin de los Gobiernos Provinciales o Gobiernos Distritales hacia los Gobiernos Regionales).

4. Mdulo de Importacin: La Instancia que recolecte Informacin (Ejemplo: Gobierno Regional).

5. Modulo Carga Cotejo MIMDES: La instancia que realiz su envo de su informacin al MIMDES podr cargar su informacin de los BENEFICIARIOS(AS) validada con la RENIEC y SISFOH.

6. Mdulo de Usuarios: Solo Instancias que deseen gestionar usuarios.

7. Mdulo de Respaldo: Toda Instancia que desee tener copia de Respaldo.

8. Mdulo de Restaurar: Instancias deseen restaurar una base de datos ya elaborada.

9. Mdulo de Reportes: Todas las instancias que deseen visualizar los reportes del aplicativo RUBEN.

Sin embargo, para realizar el Registro de BENEFICIARIOS(AS) de los Programas Sociales y la generacin de archivos para la remisin de los datos a la instancia correspondiente deber mnimamente hacer uso de las funcionalidades de los mdulos N 1 y 2. En caso de ser la instancia que slo consolide los datos de los Programas Sociales de su mbito, por ejemplo el Gobierno Regional deber hacer uso del mdulo N 4. 8.1 MDULO DE TABLAS GENERALES

Este mdulo permite iniciar el uso del aplicativo informtico RUBEN con la administracin de: Datos Generales de la Entidad que administra el programa social. Datos Generales del Programa social. Datos Generales del Subprograma social (en caso existiera). Datos Generales de los tipos de Centros de Atencin.

2. Registro de Beneficiarios

3. Mdulo de Exportacin

4. Mdulo de Importacin

5. Mdulo Carga Cotejo Aplicativo

Informtico RUBEN V.1.4

1. Mdulo de Tablas

9. Mdulo de Reportes

7. Mdulo de Respaldo

8. Mdulo de Restaurar

6. Mdulo de Usuarios


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Datos Generales de los Centros de Atencin. Datos Generales de los Bienes o Servicios que se entregan.

NOTA: Tener en cuenta que se deben de registrar estos datos en forma secuencial. Se accede a este mdulo por defecto al iniciar el aplicativo RUBEN o tambin puede iniciar el mdulo haciendo clic en el botn TABLAS del rea de Barra de Herramientas.

MDULO TABLAS GENERALES

REA DE CAJA DE HERRAMIENTAS (TABLAS GENERALES): Estos son los botones de la Caja de Herramientas que se nos habilitan al ubicarnos en este mdulo con el fin de ofrecernos mayor control.

NUEVO : Permite ingresar nuevo Registro. ELIMINAR : Elimina Registro ya ingresado. GUARDAR : Graba el nuevo Registro que se esta ingresando. IMPRIMIR : Imprime la pantalla visualizada. PRIMERO : Te ubica al inicio de una lista de Registros. ANTERIOR : Te desplaza al inmediato anterior. SIGUIENTE : Te desplaza al inmediato posterior. ULTIMO : Re ubica en el ltimo Registro de la lista CERRAR : Cierra la ventana que Tablas Generales.

A continuacin mostraremos como gestionar las Tablas Generales: 8.1.1 ENTIDAD

Brinda al usuario la posibi l idad de registrar, modificar o eliminar datos de una entidad, los diferentes tipos de entidades son:

Gobierno Nacional (GN): Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social (MIMDES), Ministerio de Salud(MINSA), Ministerio de Educacin(MINEDU), Ministerio de Transporte y Comunicaciones(MTC), etc.

Gobierno Regional (GR): Gobierno Regional de Piura, Gobierno Regional de Huancavel ica, Gobierno Regional de Hunuco, Gobierno Regional de Ancash, etc.


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Gobiernos Provinciales (GP): Municipalidad Provincial de Chincheros, Municipalidad Provincial de Talara, Municipalidad Provincial de Pasco, etc.

Gobiernos Distritales (GD): Municipalidad Distrital de Ocobamba, Municipalidad Distrital de Villa

Mara del Triunfo, Municipalidad Distrital de Guadalupe, etc.

NOTA: En el caso del registro de Gobierno Provincial o Distrital se mostrara una ventana de aviso en la cual se preguntara si se desea agregar la informacin de programas sociales por defecto, es recomendable hacer clic SI a este aviso. Caso Gobierno Nacional o Regional no se precargara ninguna informacin ya que estas entidades no administren programas sociales, caso contrario se registrara esta informacin como indicaremos posteriormente.

1) Pasos a seguir para la Gestin de una Entidad

Para registrar una nueva Entidad hacer clic en el icono NUEVO que se ubica en la Caja de Herramientas, por lo que seguidamente aparecer la siguiente ventana de registro:

REGISTRO DE UNA ENTIDAD

Deber registrar los datos sealados, luego haga clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas) mostrndose un mensaje que indica que los datos ingresados han sido grabados correctamente.

En caso se desee eliminar la entidad, seleccionar la entidad a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin de la entidad, se debe hacer clic en dicha entidad, luego se completaran los campos de registro con los datos de la entidad habilitando la posibilidad de modificar, a continuacin se proceder a modificar los campos necesarios segn se requiera y finalmente se har clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).

Instancia de Gobierno

Departamento

Provincia

Distrito Sector

Entidad Institucional RUC


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NOTA: Se podr eliminar una entidad siempre y cuando no se haya ingresado datos de uno o mas programas sociales. Se pueden registrar ms de una entidad segn corresponda. El R.U.C. debe ser valido de lo contrario el sistema le mostrara un mensaje de error al grabar.

2) Ejemplo para el registro de los Programas Sociales A. Registro de una Entidad: Gobierno Provincial

Primero hacer clic en el botn NUEVO e ingresar la informacin solicitada, luego hacer clic en el botn GUARDAR.

Al hacer clic, los datos de la entidad ingresada se guardaran en la base de datos, luego se presentar la siguiente ventana en el cual se tendr la opcin de agregar los programas sociales por defecto o ingresarlos por primera vez. En este caso seleccionamos la opcin Si.


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NOTA: Este mensaje solo saldr si se registra un Gobierno Provincial o Gobierno Distrital. En ambos caso se recomienda hacer clic en la opcin SI.

Finalmente observaremos que los siguientes datos se habrn cargado en las diferentes pestaas. A continuacin presentaremos el ingreso de datos de otros tipos de Entidades.

B. Para el caso de un Gobierno Distrital

Ejemplo: Municipalidad Distrital de Huaraz

Se seguirn los mismos pasos que en el ejemplo A, con la nica diferencia de que en este caso es Gobierno Distrital tal como se muestra a la hora de registro de la entidad.

Para este caso se recomienda tambin hacer clic en Si despus de grabar, para cargar los datos por defecto como en el ejemplo A.

C. Para el caso de un Gobierno Regional.

Ejemplo: Gobierno Regional de PASCO.

C.1 Hacer clic en NUEVO, luego ingresar de datos de la entidad y finalmente hacer clic en GRABAR.

C.2 - Para este caso los programas sociales, subprogramas sociales, tipos de centro de atencin, centro de atencin y bienes debern registrarse manualmente. El registro manual lo explicaremos a continuacin en este mismo documento.

NOTA:

En el caso de Gobierno Regional y Gobierno Nacional no se cargara una data por defecto, ya que se ha visto que estas entidades no administran programas sociales. Si estas entidades llegaran a administrar algn programa social, se registrara manualmente.

8.1.2 PROGRAMA SOCIAL

La opcin de Programa Social permite al usuario gestionar los datos del programa social que administra, siendo la principal funcin el registro de programas sociales. Tambin se puede eliminar y modificar un programa social.

1) Pasos a seguir para la Gestin de un Programa Social

Para crear un Programa Social, se debe seleccionar previamente la Entidad que administra el programa, luego hacer clic en el icono NUEVO(ubicado en la Caja de Herramientas), escribir el nombre del Programa Social en el campo correspondiente y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas), tal como se muestra en la ventana siguiente:


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REGISTRO DE UN PROGRAMA SOCIAL

NOTA: - Se pueden registrar tantos Programas Sociales como existan en la jurisdiccin. - En el caso de Gobierno Regional o Gobierno Nacional no habr data cargada por defecto. - Si fuese un Gobierno Provincial o Gobierno Distrital existir la data precargada. - Solo si la entidad posee algn Programa Social propio se realizara el registro de este, caso contrario y recomendable, trabajar con los datos incorporados por defecto.

En caso se desee eliminar algn programa social, seleccionar el programa social a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin del programa social, se debe hacer clic en el campo del programa social que se desea modificar, a continuacin se proceder a modificar el campo seleccionado y finalmente se har clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).

2) Ejemplo para el registro de los Programas Sociales

Continuando con nuestro caso inicial la municipalidad Provincial de CHICLAYO que cuenta con 2 programas sociales por defecto, en el cual tambin se podra ingresar un nuevo programa social haciendo clic en el botn NUEVO, luego se registrara el Programa Social que se desee agregar y las iniciales o siglas, y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR.

8.1.3 SUBPROGRAMA SOCIAL Esta referido a lneas de intervencin, componentes, entre otros que forman parte de un programa social.

1) Pasos a seguir para el registro de un subprograma

Para crear un Subprograma, seleccionar previamente la Entidad institucional a cargo y el Programa Social al que pertenece. Luego hacer clic en el icono NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas), escribir el nombre del Subprograma en el campo correspondiente y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas), tal como se muestra en la ventana siguiente:

Aqu se selecciona el nombre de la entidad

Aqu se registra el nombre del programa

social


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REGISTRO DE UN SUBPROGRAMA

NOTA: Para el caso del Programa de Complementacin Alimentaria PCA, se bloquear la opcin del botn NUEVO, esto debido a que no existe otro Subprograma Social para el PCA.

En caso se desee eliminar algn subprograma social, seleccionar el subprograma social a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin del subprograma social, se debe hacer clic en el campo del subprograma social que se desea modificar, a continuacin se proceder a modificar el campo seleccionado y finalmente se har clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas). NOTA:

Recordemos que los subprogramas sociales que notamos, fueron agregados por defecto al crear la entidad Municipalidad Provincial de CHICLAYO.

8.1.4 TIPO DE CENTRO DE ATENCIN

Es el lugar donde el programa social brinda el bien o servicio al beneficiario. Los tipos de centros de atencin varan de acuerdo a cada programa social.

1) Pasos a seguir para la gestin de un tipo centro de atencin Previamente deber seleccionar la entidad con la cual se vincula el tipo de centro de atencin, luego hacer clic en el icono NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas), escribir el nombre del Tipo de Centro de Atencin en el campo correspondiente y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas), tal como se muestra en la ventana siguiente:

REGISTRO DE UN TIPO DE CENTRO DE ATENCION

NOTA: Cada programa social tiene un tipo determinado de centro de atencin. Solo si la entidad posee algn Tipo de centro de atencin propio se realizara el registro de este, caso contrario

Aqu se registra el nombre del programa social



Aqu se registra el tipo de centro de atencin


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y recomendable, trabajar con los datos incorporados por defecto. En caso se desee eliminar algn tipo de centro de atencin, seleccionar el tipo de centro de atencin a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin de algn tipo de centro de atencin, se debe hacer clic en el campo del tipo de centro de atencin que se desea modificar, a continuacin se proceder a modificar el campo seleccionado y finalmente se har clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas). 8.1.5 NOMBRE DEL CENTRO DE ATENCIN

Es el nombre con el que se conoce o identifica el centro de atencin de un programa social

1) Pasos a seguir para el registro de un centro de atencin

Para crear un Centro de Atencin se deber hacer clic en el botn NUEVO de la caja de herramientas.

Verificar la ubicacin geogrfica que se muestra por defecto, caso contrario modificarla El cdigo se asigna a un Centro de Atencin si es que este lo tuviera, por Ejemplo: Establecimientos

de salud e Instituciones Educativas, caso contrario dejar este campo en blanco. En lo que respecta a N puerta, Bloque, Manzana, Lote, Piso e Interior, solo llenar estos datos en el

caso de que el centro de atencin los posea. Caso contrario dejar en blanco. Completar la dems informacin que tuviese el centro de atencin en los campos correspondientes. Finalmente hacer clic en el icono GRABAR y se observaran en la parte inferior los centros de atencin

grabados.

NOTA: - Se pueden registrar tantos Centros de Atencin como existan en la jurisdiccin pertinente. - Si se deja el cdigo de Centro de atencin en blanco al momento del registro de un Centro de Atencin, este cdigo ser autogenerado y ser el ubigeo ms un nmero secuencial. - RUBEN reconocer si se est refiriendo a una zona rural o zona urbana, deshabilitando o habilitando los campos de N puerta, Bloque, Manzana, Lote, Piso e Interior.


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En caso se desee eliminar un centro de atencin, seleccionar el centro de atencin a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin de algn centro de atencin, se debe hacer doble clic en el centro de atencin que se desea modificar, luego aparecer una ventana para modificar los datos del centro de atencin y finalmente se har clic en el botn GRABAR.

2) Pasos a seguir para la bsqueda de un Centros de Atencin

La parte superior encerrada en el crculo rojo, es el filtro de bsqueda, y es a travs de estos campos que se va a filtrar las bsquedas segn se requiera. Para este ejemplo seleccionamos a la Municipalidad Provincial de Chiclayo como Entidad, en Departamento Lambayeque y Provincia Chiclayo tal como se indica a continuacin.

Luego con el objetivo de buscar a todos los centros de atencin que pertenecen a la Municipalidad Provincial de Chiclayo realizamos clic en BUSCAR, lo cual nos va a mostrar en este caso la siguiente pantalla.

Es este caso solo sale un centro de atencin que cumple con nuestros criterios de bsqueda, ya cuando se tenga mayor gran cantidad de registros distinguir la utilidad de esta opcin de bsqueda.

NOTA: - En este caso solo sale un registro porque solo tenemos un centro de atencin registrado en la Municipalidad Provincial de Chiclayo. - Tambin hay la posibilidad de realizar la bsqueda por Tip CA (Tipo de Centro de Atencion), Cod CA (Codigo de Centro de Atencion) o distrito, segn se requiera. - Se recomienda hacer las bsquedas x Codigo de Centro de Atencin en caso tenga plenamente identificado este identificador.

8.1.6 BIEN O SERVICIO QUE SE ENTREGA

Esta opcin permite el registro del Bien o Servicio que se entrega y que pertenece a un determinado Programa Social.


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1) Pasos a seguir para la gestin de un Bien y/o Servicio Para crear un Bien y/o Servicio que se entrega, seleccionar anteriormente la Entidad institucional a cargo, luego hacer clic en el icono NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas), escribir el Bien y/o Servicio en el campo correspondiente y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas), tal como se muestra en la ventana siguiente:

NOTA: Solo si la entidad posee algn Bien y/o Servicio propio se realizara el registro de este, caso contrario y recomendable, trabajar con los datos incorporados por defecto. Para el posterior registro de los patrones de BENEFICIARIOS(AS) es obligatorio tener al menos un Bien y/o Servicio el cual se indicada a la hora de registro del padrn.

En caso se desee eliminar algn Bien y/o Servicio, seleccionar el Bien y/o Servicio a eliminar hacindole clic, luego hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminacin.

Si se desea modificar la informacin de algn Bien y/o Servicio, se debe hacer clic en el campo del Bien y/o Servicio que se desea modificar, a continuacin se proceder a modificar el campo seleccionado y finalmente se har clic en el botn GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).

2) Ejemplos para el registro de los Bienes y/o Servicios que se entregan

Para la municipalidad provincial de Chiclayo se creara un bien adicional haciendo clic en el botn NUEVO, luego agregando el bien o servicio y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR.

8.2 MDULO DE BENEFICIARIO Este mdulo permite gestionar la informacin del padrn de BENEFICIARIOS y BENEFICIARIAS correspondientes a dichos padrones.

Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn REGBEN del rea de Barra de Herramientas.

Aqu se selecciona el nombre de la

entidad

Aqu se registra nombre del bien


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MDULO DE REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS)

REA DE CAJA DE HERRAMIENTAS (REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIOS(AS)): Estos son los botones de la Caja de Herramientas que se nos habilitan al ubicarnos en este mdulo con el facilitarnos el control al momento de realizar el registro de Padrn de BENEFICIARIOS(AS).

NUEVO : Crea o aade un Padrn. ELIMINAR : Elimina un Padrn. DETALLES : Muestra detalles del Padrn

BUSCAR : Realiza bsqueda de un padrn.

IMPRIMIR : Manda orden de impresin.

REAP. PADRON : Apertura o abre un Padrn cerrado.

CIERRE PADRON : Cierra el Padrn

COPIAR PADRON : Permite copiar el padrn

EXP. SIAF : Inicia proceso de generacin de archivos MS2 para el envo va SIAF GL.

CERRAR : Cierra la ventana.

8.2.1 REGISTRO DE UN PADRN

Para ingresar a esta opcin seleccione Administracin y posteriormente seleccione Registr de Beneficiario o presione el icono, REGBEN que se encuentra en la barra de herramientas(o de MDULOS) lo cual permite mostrar la siguiente ventana, la cual es la pestaa principal de dicho mdulo.

OPCIONES DEL MEN REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIO

NOTA: Se debe crear primero el Padrn para posteriormente registrar los BENEFICIARIOS(AS)


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1) Pasos a seguir para el registro de un Padrn

Para crear un padrn, hacer clic en el botn NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas), luego seleccionar y completar la informacin solicitada y finalmente hacer clic en GRABAR

NOTA: - Se debe crear primero el Padrn para posteriormente registrar los BENEFICIARIOS(AS). - La fecha de registro y supervisin deben encontrarse dentro del periodo y ao que se eligen. - Se debe registrar el Documento del responsable, el cual debe ser un numero de 8 digitos. - En caso que el responsable y el Coordinador/Supervisor sean los mismos hacer clic en el boton que se encuentra resaltado dentro de el circulo rojo para que se copie los datos del responsable hacia el lado del Coordinador/Supervisor.

- Todos los campos son de carcter obligatorio, ha excepcion del campo de observaciones.

2) Ejemplos para el registro de Padrones

Para crear un padrn, hacer clic en el botn NUEVO.

Seleccionar los datos del Programa Social antes de crear un padrn

En el presente ejemplo, se ha seleccionado: el SubPrograma: PCA MODALIDAD COMEDORES POPULARES, cuya fecha de registro y supervisin se encuentre dentro del 1er Semestre 2011.

Por defecto la identificacin de los BENEFICIARIOS(AS) NO es confidencial, lo cual es correcto por ejemplo para el caso del programa social PCA - COMEDORES POPULARES. Si se tratara de un programa social cuyos BENEFICIARIOS(AS) tienen la condicin de informacin reservada o confidencial deber seleccionar la opcin SI (Confidencial) por ejemplo PCA Pan TBC.

Luego ingresar los datos del responsable y del coordinador o supervisor de programa social.

Aceptar los datos dando clic en el botn GRABAR.


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8.2.2 ELIMINAR UN PADRON DE BENEFICIARIOS(AS)

1) Pasos a seguir para eliminar un Padrn

Seleccionar el padrn que desea eliminar, hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), luego confirmar la eliminacin haciendo clic en SI.

2) Ejemplo para eliminar un Padrn Por ejemplo, se desea eliminar el padrn correspondiente al Centro de Atencin 2do Sector Santa Ana. Para ser esto efectivo, se deber seleccionar el registro correspondiente que se visualiza en la imagen y hacer clic en el botn ELIMINAR Padrn.

Confirmar la eliminacin haciendo clic en Si. NOTA: Tener cuidado con el uso de esta opcin, ya que la eliminacin de un padrn implica la eliminacin de los BENEFICIARIOS(AS) registrados a este Padrn

8.2.3 REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) Nos brinda la opcin de registrar BENEFICIARIOS(AS) a los padrones de BENEFICIARIOS(AS). REA DE CAJA DE HERRAMIENTAS (REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS)): Estos son los botones de la Caja de Herramientas que se nos habilitan al ubicarnos en este mdulo con el facilitarnos el control al momento de realizar el registro de BENEFICIARIOS(AS).

NUEVO : Crea o aade un Beneficiario. ELIMINAR : Elimina un Beneficiario registrado. GRABAR : Graba datos ingresados de Beneficiario. COPIAR : Copia BENEFICIARIOS(AS) desde Excel (Ver 8.3.1)

EXTRAER : Extrae datos de BENEFICIARIOS(AS) (Ver 8.4.2). ELIM. TODOS : Elimina todos los BENEFICIARIOS(AS) del Padrn.

RECUPERAR : Recupera datos almacenados en el padrn.

CERRAR : Cierra Ventana

Accediendo al registro de BENEFICIARIOS(AS) desde la ventana de creacin de Padrones. Existen dos formas para acceder al registro de BENEFICIARIOS(AS) desde el registro de Padrones: Primera Forma: Seleccionando el Padrn en el cual va a registrar a los BENEFICIARIOS(AS) haciendo doble clic


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en dicho padrn tal como se muestra en el Ejemplo donde el centro de atencin tiene como nombre: NIO JESUS. Segunda Forma: Seleccionar el padrn y hacer clic en el botn de BENEFICIARIO.

Luego de acceder al registro de BENEFICIARIOS(AS) a travs de alguno de los medios descritos anteriormente, usted observara la siguiente ventana:

1) Pasos a seguir para el registro de BENEFICIARIOS(AS):

Para registrar un nuevo beneficiario deber hacer clic en el botn NUEVO. Los datos del Beneficiario sern ingresados en la parte izquierda de la pantalla. Para registrar al Beneficiario se deber hacer clic en el botn GUARDAR. Luego de Guardar observara en la parte derecha de la pantalla que se ha agregado dicho Beneficiario

NOTA: - Se valida que el DNI debe tener 8 dgitos (DNI de beneficiario, tutor y otros.), si el BENEFICIARIOS(AS) no tuviese DNI se elegir la opcin NO TIENE en tipo de documento.

- Es necesario el registro de la informacin del Apoderado o Tutor para BENEFICIARIOS(AS) menores de edad, en caso de que no tuviera tutor o apoderado elegir la opcin No Registra Apoderado.

- Tener mucho cuidado al ingresar los datos, ya que RUBEN valida que la informacin ingresada sea coherente, en caso contrario no te dejara guardar la informacin.

- RUBEN distingue si el lugar es zona RURAL o URBANA, dependiendo esto del distrito que se eligiese. - Al terminar de escribir el DNI del beneficiario, el aplicativo RUBEN avisara si este ya esta registrado en la base de datos y facilitara la informacin de este cargando la informacin de este.

2) Ejemplo para el registro de BENEFICIARIOS(AS):

Para registrar los datos del beneficiario hacer clic en NUEVO, luego ingresar los datos de DNI:

BENEFICIARIO


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74727575, LOZADA SILVA KARINA ELIZABETH, SEXO: FEMENINO, FECHA NAC: 09/11/1994, DEPARTAMENTO: LAMBAYEQUE, PROVINCIA: CHICLAYO, DISTRITO: JOSE LEONARDO ORTIZ, DIRECCION: CHICLAYO, etc. Para este caso, es un menor de edad; por lo tanto debe tener un TUTOR, de ser el caso en tener algn impedimento para valerse por s mismo tambin deber registrar su TUTOR.

REGISTRAR BENEFICIARIOS(AS)

Luego de tener todos los datos conformes se hace clic en el botn GRABAR y el Beneficiario ser registrado inmediatamente, pudiendo ser esto observado en la parte derecha del monitor.

Es muy importante definir si el tipo de documento de identidad es DNI, caso que no lo tenga seleccionar NO TIENE.

8.2.4 EXTRAER DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS)

Esta opcin permite extraer todos los datos de los BENEFICIARIOS(AS) registrados en un padrn. Pasos a seguir:

Debe estar ubicado en la ventana de registro de BENEFICIARIOS(AS) del RUBEN.


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Hacer clic en el botn EXTRAER de la caja de herramientas donde visualizara la siguiente pantalla.

Finalmente ponerle nombre al archivo y elegir el formato en el cual se desea almacenar.

8.2.5 CERRAR UN PADRN

Esta opcin permite cerrar un padrn, que es una validacin previa de los datos de padrn para que posteriormente sea enviada al Gobierno Regional (GR) en caso de que el informante sea un gobierno Distrital por ejemplo. Si ha culminado con el registro de datos de BENEFICIARIOS(AS) de un padrn, tendr que cambiar el estado del padrn de aperturado o abierto (que permite el registro) al estado cerrado (que no permite el registro), para lo cual se tiene que realizar lo siguiente:

Estar ubicado en el padrn con todos los BENEFICIARIOS(AS) registrados, en nuestro caso la municipalidad provincial de Chiclayo.

Seguidamente hacer clic en el botn Cerrar Padrn, confirmar el mensaje en caso se desea cerrar el padrn seleccionado o todos los padrones.

NOTA: - En caso de re - aperturar el padrn una vez cerrado hacer clic en el botn RE APERTURAR para Re - aperturar el padrn, lo cual permitir modificar datos de los BENEFICIARIOS(AS) cuando sea necesario.

- Si modifica los datos del beneficiario y los guarda ya no podr recuperar los datos anteriormente registrados.

- Para acceder a los procesos de Exportar, Importar y Reportes, se debe CERRAR TODOS los Padrones.

8.2.6 CONSISTENCIAR LOS PADRONES DE LOS BENEFICIARIOS(AS) Esta opcin permite validar cada uno de los padrones de beneficiarios(as) con la informacin valida proporcionada por el MIMDES de los beneficiarios(as) cotejada con RENIEC y el SISFOH, luego de haber realizado los procedimientos del punto 8.5 Mdulo de Cargar Cotejo.

NOTA: - Para realizar este procedimiento previamente ha tenido que cargar la informacin proporcionada por el

ESCRIBIR EL NOMBRE DEL ARCHIVO


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MIMDES en archivo TXT (Ver procedimiento 8.5 Modulo Carga Cotejo)

Pasos a seguir: Debe estar ubicado en el Modulo de Registro de Beneficiarios(as) y seleccionar un padrn. Haciendo doble clic, deber Re - aperturar el padrn haciendo cl ic en el botn Si. Abierto el padrn deber hacer cl ic en el botn Consistencia para validar cada uno de los padrones con la informacin resultante del cruce de informacin con el RENIEC y SISFOH.


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Consistenciar un padrn y repetir el procedimiento con el resto de los padrones. La validacin o consistencia de los padrones de beneficiarios(as) permite al usuario conocer el estado de su Registro de Beneficiarios(as) en colores de semforos (verde, amarillo y rojo).

COLORES DESCRIPCION

Verde

Cuando el beneficiario se registr con los datos obligatorios, tengan DNI validado por la RENIEC, sea ELEGIBLE por el SISFOH y se encuentre en el grupo de edad de la poblacin objetivo.

Amarillo

Cuando el beneficiario se registr con los datos obligatorios, su DNI se encuentra validado por la RENIEC y no sea ELEGIBLE por el SISFOH, asimismo cuando el beneficiario estara prximo a cumplir la meta de edad permitido por la poblacin objetivo. (Para el caso esta diferenciando el que dato en el campo observaciones, es decir, el beneficiario puede tener el DNI valido pero no es Elegible por el SISFOH y no se encuentre en el grupo de la poblacin objetivo)

Rojo Cuando el beneficiario tenga el DNI invalido, no sea Elegible por el SISFOH o no corresponda a la poblacin objetivo del programa.


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8.3 MDULO DE EXPORTACION Consiste bsicamente en guardar todos los datos en el aplicativo RUBEN en formato xls, txt o dbf para que posteriormente sean enviados a la entidad correspondiente. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn EXPORTAR del rea de Barra de Herramientas.

MDULO DE EXPORTACIN

8.3.1 EXPORTAR 2 O MS PADRONES DE BENEFICIARIOS(AS)

Esta opcin permite exportar todos los padrones cerrados del RUBEN, validando todos los datos de los padrones para posteriormente ser remitidos al Gobierno Regional (GR). Realiza la exportacin con la diferencia de que esta vez exportas todos los padrones, se debe tener en cuenta que en este caso debes haber cerrado todos los padrones previamente. Pasos a seguir:

Verificar que todos los padrones estn cerrados Hacer clic en el botn EXPORTAR de la barra de herramientas que se resalta en la imagen e

inmediatamente se mostrar la siguiente ventana de Exportacin: EXPORTAR PADRONES CERRADOS

Como podemos ver en la parte superior derecha hay una lista de los padrones creados, en este caso hay un solo padrn porque es el nico que se creo en el ejemplo.

Posterior mente indique la entidad que desee exportar, eligiendo el periodo a exportar en caso tuviera varios periodos y entidades. NOTA: Si no indicara entidad y periodo se exportara todo lo que se tenga registrado en el periodo que indique por defecto la aplicacin. Deben estar cerrados los padrones, en caso contrario no ser exitosa la exportacin. Se recomienda exportar en Excel (xls) cuando los registros no superen los 65,536 registros.


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Hacer clic en el botn PROCESAR DATOS y se mostrara la siguiente ventana.

Aceptar el mensaje que indica Proceso Terminado.

Hacer clic en el botn Exportando los Padrones de BENEFICIARIOS(AS) procesados.

Finalmente se mostrar la opcin para guardar los datos exportados. Se recomienda

cambiar la ruta que sale por defecto (C:\RUB) para almacenar los datos y guardar el archivo donde mejor crea conveniente.

Ejemplos de datos Exportados

EXPORTACION EN FORMATO XLS

EXPORTACION EN FORMATO DBF


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8.4 MDULO DE IMPORTACION

Incorpora los datos que corresponden a la estructura del RURB haciendo posible la apertura de un archivo en formato *.xls, *.txt o *.dbf para agregarlo a la base de datos RUBEN. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn IMPORTAR del rea de Barra de Herramientas.

MDULO DE IMPORTACIN

8.4.1 IMPORTANDO UN ARCHIVO DE EXPORTACION RUBEN

Este proceso se va a realizar cuando se desee consolidar (o integrar) la informacin ya registrada al RUBEN, importando un archivo ya exportado por RUBEN con el fin de adicionar esta informacin a la informacin que ya tenemos en el aplicativo informtico RUBEN.

Pasos a seguir:

Elegir el tipo de archivo a cargar y hacer clic en la opcin CARGAR.

. Luego se desplegara la siguiente pantalla, donde seleccionara el TIPO de Importacin y ubicar el

archivo a importar. Esta opcin permite e leg ir cualquiera de los formatos DBF, TXT y XLS del listado y hacer clic en el botn ABRIR.


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Luego se agregar la informacin importada mostrndose la siguiente ventana.

Luego hacer clic en IMPORTAR para confirmar que se migr correctamente. Caso contrario RUBEN indicar que los datos contenidos en el archivo no pasaron la consistencia correspondiente. Por lo tanto no podr importar dichos datos ya que la data fue emitida en formato incorrecto, se recomienda solicitar a la entidad informante que realice la correccin de los datos, ya que lo ms probable es que esta data haya sido manipulada luego de haber sido exportada por el aplicativo RUBEN.

RUBEN mostrara un mensaje de advertencia si la data contiene observaciones, por ejemplo si el beneficiario ya se encuentra registrado en otro periodo o en otro programa.

Este caso desee continuar haga clic en Si, y procesa a importar en la opcin PROCESAR. Es posible mejorar la informacin (editar), esto se puede lograr haciendo clic en Mejora de Informacin y editando la data correspondiente.

NOTA: El sistema reconocer y alertara si el beneficiario ya se encuentra registrado en la base de datos. Al hacer doble clic a algn registro este mostrara los tipos de errores si es que los tuviese Se visualizar una columna alerta y otra error, indicando con el nmero 1 si es que existen dichas observaciones.


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8.4.2 IMPORTAR BENEFICIARIOS(AS) A UN PADRON NUEVO

Es de gran utilidad cuando se cuente con un Excel en donde estn los BENEFICIARIOS(AS) que se desee agregar al padrn. Pasos a seguir:

Ubicarnos en el padrn donde queremos agregar BENEFICIARIOS(AS).

Seleccionar nicamente datos de los BENEFICIARIOS(AS) desde el formato en Excel y luego copiarlos presionando CTRL + C o seleccionando Edicin/Copiar, como se muestra en la siguiente ventana:

NOTA: Solo copiando datos sin la cabecera, es decir sin la primera fila donde se indica pat_ben, mat_ben, nom_ben, etc.

Tener en cuenta que al copiar desde el Excel las columnas deben estar en el orden que se especifican. Por defecto, RUBEN est configurado para copiar exactamente los datos de acuerdo a un orden determinado, esto quiere decir que las columnas del Excel deben mantener la siguiente secuencia:


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Seguidamente ir hasta RUBEN, y dar clic en COPIAR Luego, se visualizara la siguiente ventana: Hacer clic en el boron INCORPORE LOS DATOS que se resalta en la ventana.

8.4.3 IMPORTAR DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS)

Luego dar clic en el botn INCORPORE Los Datos al Registro

CAMPO SIGNIFICADO DEL CAMPO

pat_ben Apellido Paterno

mat_ben Apellido Maternonom_ben Nombressexo_ben Sexo (M: Masculino, F: Femenino)

fec_nac Fecha de nacimiento

tipo_doc Tipo de Documento de identidad (1. Documento Nacional de DNI, 8. No tiene.)

nro_doc N. de Documento de identidaddir_ben Direccin completa del beneficiario

dpto_ben Departamento donde reside el beneficiarioprov_ben Provincia donde reside el beneficiariodist_ben Distrito donde reside el beneficiario

ccpp_ben Centro poblado donde reside el beneficiarioape_tut Apellido paterno del apoderado

mat_tut Apellido materno del apoderadonom_tut Nombres del apoderado

tip_tutTipo de Documento de identidad del apoderado (Utilizar codificacin de Tipo de Documento de Identidad)

nro_tut N. de Documento de identidad


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Finalmente visualizara los datos copiados y un mensaje de datos grabados correctamente.

Adems, tener en cuenta:

Para grabar los datos de un beneficiario ingresado, haga clic en el icono GUARDAR. Si desea eliminar a un beneficiario registrado, seleccione al beneficiario y luego haga clic en el

icono GUARDAR.

Si desea modificar los datos de un beneficiario registrado, seleccionar y editar el dato del

beneficiario que desee modificar y escribir el dato correcto; luego, hacer clic en el icono

GUARDAR.

NOTA:

No olvide de guardar los datos registrados

8.5 MODULO CARGAR COTEJO Esta opcin permite validar la base de datos con la cuenta la ENTIDAD del Registro de sus BENEFICIARIOS (AS) y validarlos con proporcionada por el MIMDES de su base de datos cotejada con el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - RENIEC y el Sistema de Focalizacin de Hogares - SISFOH.

NOTA:

El archivo TXT contiene informacin vlida de los BENEFICIARIOS(AS), el cual servir para levantar

las observaciones que contienen los Informes de Seguimiento proporcionados por el MIMDES y sirva

para que la Entidad mejore su informacin para el prximo semestre a reportar.

Pasos a seguir: Debe descargar el archivo en formato TXT de la pgina Web del MIMDES (www.mimdes.gob.pe/rub)


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Cargar el archivo en formato TXT, a travs del mdulo Carga Cotejo Seleccionar el archivo en formato TXT y presionar el botn Cargar e importar. Culminado la carga, hacer clic en el botn Cerrar.


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8.6 MDULO DE USUARIOS Nos permite crear usuarios con diferentes accesos (perfiles). Brindndonos la posibilidad de restringir ciertos permisos a usuarios creados con el fin que estos no puedan alterar ni modificar la base de datos. El aplicativo RUBEN funciona normalmente sin la necesidad de manipular este mdulo. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn USUARIOS del rea de Barra de Herramientas.

8.6.1 GESTION USUARIOS

En la gestin de usuarios tenemos las siguientes opciones principales: 1) Pasos a seguir para Crear Nuevo Usuario

Hacer clic en NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas).

Luego llenar los datos de la pantalla que se despliega, eligiendo y brindando los permisos correspondientes y finalmente hacer clic en Adicionar.


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2) Pasos a seguir para Eliminar Usuario

Seleccionar el usuario a eliminar. Hacer clic en el botn ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas). Finalmente aceptar el mensaje de confirmacin de eliminacin que se muestra.

3) Pasos a seguir para Modificar Usuario

Hacer doble clic en el usuario que se desea modificar. Hacer los cambios que se deseen en la ventana que se despego al hacer doble clic. Al terminar con los cambios hacer clic en Adicionar.

NOTA:

Se recomienda no cambiarle de clave al usuario ADMIN.

8.7 MDULOS DE RESPALDO Nos permite realizar una copia de respaldo o backup de la base de datos del RUBEN, la cual sirve para poder restaurar la base de datos en caso esta haya sido alterada o corrompida. Esta copia se almacenara en formato DBF. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn RESPALDO del rea de Barra de Herramientas.

1) Pasos a seguir para guardar la Copia de Respaldo

Luego de hacer clic en el botn RESPALDO se mostrara la siguiente ventana. Donde se debe poner el nombre del archivo a guardar. Finalmente hacer clic en GUARDAR.


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NOTA:

Se recomienda siempre tener una copia de seguridad para el caso que la data sea alterada, Esto para que sea posible volver a una versin anterior de la Base de Datos. En caso se est trabajando con una versin anterior de RUBEN es recomendable realizar una copia de seguridad antes de pasar a esta versin.

8.8 MDULOS DE RESTAURACIN Nos permite realizar la restauracin de la Base de Datos RUBEN, es decir recupera toda la informacin registrada, comnmente usado para recuperar bases de datos anteriores o para remplazar la base de datos por una que se tenga en formato MDB. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn RESTAURAR del rea de Barra de Herramientas.

1) Pasos a seguir para restaurar la Base de Datos.

Luego de hacer clic en el botn RESTAURAR se mostrara la siguiente ventana. Ubicar el *.MDB para actualizar la base de datos del aplicativo informtico RUBEN. Y finalmente hacer clic en Abrir.

NOTA:

Se restaurara mayormente una copia de respaldo ya guardada. Tener mucho cuidado que al restaurar se borrara la informacin que tenga el RUBEN antes de procesar dicha restauracin. Es recomendable hacer una copia de respaldo de la base de datos que se tiene antes de restaurar otra base de datos (Esto en el caso que se trabaje con 2 o ms bases de datos RUBEN).

8.9 MDULO DE REPORTES Permite realizar reportes de acuerdo a la informacin estadstica y nominal que se puede obtener de


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la base de datos recogida por el RUBEN. Por ejemplo se podr generar: 1. Relacin de padrones. 2. Padrones de BENEFICIARIOS(AS) 3. Resumen por Entidades. 4. Resumen de Centro de Atencin. 5. Resumen por Departamento. 6. Resumen por Provincia. 7. Resumen por Distrito. 8. Resumen por Grupo de Edades y Sexo. 9. Resumen por CA y BENEFICIARIOS(AS) 10. Beneficiarios con Diferentes DNI. 11. Beneficiarios con un mismo DNI. 12. Beneficiarios Duplicados. 13. Listado de GL que faltantes. 14. Listado de BENEFICIARIOS(AS). 15. Listado de BENEFICIARIOS(AS) por Programa Social (PS). 16. Listado de BENEFICIARIOS(AS) por Criterio de Elegibilidad (CE). 17. Estadsticas por Criterio de Elegibilidad. 18. Estadsticas por Grupo Etareo y Sexo 19. Formato de Actualizacin del PCA. 20. Formato de Seguimiento por Centro de Atencin (CA) 21. Formato de Seguimiento por Subprograma 22. Para difusin en Web.

A travs de este mdulo de reportes se escoge el tipo de reporte que se desee y se filtra o restringe segn se requiera. Para acceder a este mdulo debe hacer clic en el botn REPORTES del rea de Barra de Herramientas.

1) Pasos a seguir para visualizar los reportes

Luego de hacer clic en el botn Reportes se mostrara la siguiente ventana.


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Luego de elegir los filtros respectivos, hacer clic en Mostrar Reporte, y finalmente se mostrara los siguientes reportes:

NOTA:

El reporte elegido podr ser impreso haciendo clic en el Botn Imprimir que se encuentra en el rea de Caja de Herramientas

1. Relacin de padrones: Este reporte muestra un listado de todos padrones que se encuentran en la base de datos, de acuerdo al filtro seleccionado.

2. Padrones de beneficiarios(as): Este reporte muestra cada padrn con sus beneficiarios para un

Centro de Atencin. 3. Resumen por Entidades: Este reporte muestra un resumen del nmero de centros de atencin y

beneficiarios de los Programas Sociales por cada Entidad.


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4. Resumen por Centro de Atencin: Este reporte muestra un resumen del nmero de beneficiarios de

los Programas Sociales por cada Centro de Atencin. 5. Resumen por Departamento: Este reporte muestra un resumen del nmero de beneficiarios por sexo

de los Programas Sociales por Departamento. 6. Resumen por Provincia: Este reporte muestra un resumen del nmero de beneficiarios por sexo de

los Programas Sociales por cada Provincia.


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7. Resumen por Distrito: Este reporte muestra un resumen del nmero de beneficiarios por sexo de los

Programas Sociales por cada Distrito. 8. Resumen por Grupo de Edades y Sexo: Este reporte muestra el nmero de beneficiarios por grupo

de edades y sexo de los Programas Sociales por cada Entidad. 9. Resumen por Centro de Atencin y Beneficiarios: Este reporte muestra el nmero de centros de


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atencin beneficiarios de los Programas Sociales a nivel distrital por cada Entidad.

10. Beneficiarios con Diferentes DNI: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, el cual nos

indican que un mismo beneficiario se ha registrado con Diferentes DNI.

11. Beneficiarios con un mismo DNI: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, el cual nos indican

que para un mismo DNI se han registrado a Diferentes beneficiarios. 12. Beneficiarios duplicados: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, que fueron registrados en


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ms de una vez en un centro de atencin para un mismo programa social. 13. Listado de Gobiernos Locales faltantes: Este reporte muestra un listado de los Gobiernos Locales

que no figuran dentro de la base de datos, en caso hayan reportados todos, se mostrar la siguiente informacin.

14. Listado de beneficiarios: Este reporte muestra un listado de todos los beneficiarios de la Entidad que

administra la base de datos. 15. Listado de beneficiarios por Programa Social: Este reporte muestra el listado de los beneficiarios


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en el cual fueron registrados por cada Programa Social. 16. Listado de beneficiarios por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra el listado de los

beneficiarios por Criterio de Elegibilidad. (Este reporte se podr visualizar para el Programa del Vaso de Leche - Pagina N54), en caso el programa social no tenga informacin por Criterio de Elegibilidad, se visualizar de la siguiente manera:

17. Estadsticas por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra grficamente el nmero de

beneficiarios por Criterio de Elegibilidad. (Este reporte se podr visualizar para el Programa del Vaso de Leche - Pagina N54). En caso el programa social no tenga informacin por Criterio de Elegibilidad, se visualizar de la siguiente manera:


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18. Estadsticas por Grupo Etareo y Sexo: Este reporte muestra grficamente el nmero de beneficiarios

por Grupo Etareo y Sexo, de acuerdo al filtro seleccionado en la base de datos.

19. Formato de Actualizacin del PCA: Este reporte le servir a los Gobiernos Locales para actualizar

sus padrones de beneficiarios para el prximo. Adems el reporte contiene informacin valida por el MIMDES por cada beneficiario con informacin cotejada con RENIEC y el SISFOH a travs de smbolos.

20. Formato de Seguimiento por Centro de Atencin: Este reporte muestra a travs de colores de

semforos (verde, amarillo y rojo) la informacin valida cotejada con RENIEC y SISFOH por cada Centro de Atencin.


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21. Formato de Seguimiento de Subprograma: Este reporte muestra a travs de colores de semforos (verde, amarillo y rojo) la informacin valida cotejada con RENIEC y SISFOH en cada Centro de Atencin por cada Subprograma Social.

22. Para difusin en Web: Este reporte muestra los datos de cada beneficiario por cada Centro de Atencin. Este reporte ser utilizado por los Gobiernos Regionales para su publicacin en la Web.

8.10 CASO PRCTICO: PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) DEL PROGRAMA DEL VASO DE

LECHE - PVL El presente caso prctico resume el proceso de registro de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Vaso de Leche - PVL y la respectiva generacin de los archivos MS2, los cuales debern ser remitidos a la instancia correspondiente. Nota: El procedimiento utilizado para el registro de BENEFICIARIOS(AS) del PVL tambin es aplicado para el registro de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Complementacin Alimentaria - PCA. PROCEDIMIENTO HABITUAL Una vez ingresado al aplicativo informtico RUBEN1 con el usuario ADMIN y clave ADMIN. Deber: Registrar los datos de las Tablas Generales Registrar el Padrn de BENEFICIARIOS(AS)

1 Recuerde, el sistema cuenta con procedimientos internos para la verificacin de la base de datos a fin de determinar si se encuentra actualizada a nivel de estructura y datos generales para la gestin de informacin, estos procedimientos son imperceptibles al usuario


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Registrar a los BENEFICIARIOS(AS) del PVL Exportar los Datos para el SIAF-GL 1. TABLAS GENERALES Para el ejemplo, regstrese los datos de la ENTIDAD que administra el programa social a la Municipalidad Distrital de Pisco, como es una instancia Local (Distrital) el aplicativo preguntar si desea agregar informacin de los programas sociales por defecto, al cual se responder afirmativamente. Inmediatamente se llenar la informacin correspondiente a PROGRAMA, SUB-PROGRAMA (slo para el caso de municipalidad provincial), TIPO DE CENTRO DE ATENCIN Y BIEN O SERVICIO de las Tablas Generales. Por lo tanto corresponder registrar la informacin de los CENTRO DE ATENCIN de las Tablas Generales, indicando los COMITES del Programa de Vaso de Leche, en este caso ingrese LA ESPERANZA I. 2. REGISTRO DEL PADRON DE BENEFICIARIOS(AS)

Para ingresar seleccione la opcin Registro de BENEFICIARIOS(AS) (REGBEN).

Luego, crear un nuevo Padrn de BENEFICIARIOS(AS). Tal como se muestra en la figura: Para el caso del PVL, se selecciona los datos referidos al Padrn a Registrar, por lo que seleccionar la ENTIDAD que Administra, el PROGRAMA SOCIAL, CENTRO DE ATENCION y BIEN O SERVICIO que se entrega. Recuerde, que en el RESPONSABLE registrar la informacin de la presidenta del Comit del PVL, as como todos sus datos generales y la FECHA DE REGISTRO en que actualiz el Padrn de BENEFICIARIOS(AS).


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As mismo la informacin del COORDINADOR, est referida al Coordinador de la Municipalidad que gestiona el programa, o se encarga del supervisar el Registro de BENEFICIARIOS(AS). REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) Para el registro de beneficiario seleccione el Padrn registrado, y luego acceda a la opcin de Registro de BENEFICIARIOS(AS) del PVL a travs de 2 formas: Primera Forma: Haciendo doble clic sobre el Padrn del listado en el cual va a registrar a los BENEFICIARIOS(AS). Segunda Forma: Seleccionando en el padrn y presionando luego en el botn de BENEFICIARIO. Listado Botn Luego, se accede al Registro de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Vaso de Leche PVL y se observar la siguiente ventana: Ejemplo para el registro de BENEFICIARIOS(AS) del PVL:

1. Para registrar los datos del beneficiario del PVL hacer clic en NUEVO, luego ingresar los datos del beneficiario.

2. Datos Generales del Beneficiario: Seleccionar el Tipo de Documento de Identidad e indicar el N de DNI en caso lo tenga. Llenar los dems datos del beneficiario Lugar de Residencia Datos del Apoderado. Adicionalmente, a los datos que recoge el RURB se registra: Sexo del tutor, as como el parentesco

del tutor con el beneficiario (1. Socio, 2. Cnyuge, 3. Hijos, 4. Nietos, 5. Padres, 6. Hermanos, entre otros)


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Tipo de Beneficiario: Seleccionar el criterio de elegibilidad (1.Nio de 0-6 aos, 2. Madre Gestante, 3. Madre Lactante, 4. Nio de 7-13 aos, 5. Anciano (>60 aos), 6. Tebeciano, entre otros)

Nota: Para el caso del registro de BENEFICIARIOS(AS) del PCA de acuerdo al formato no se recoge los datos como Sexo del Tutor, Tipo de Parentesco del Tutor con el Beneficiario y Tipo de Criterio de Elegibilidad. Consideraciones para el registro de BENEFICIARIOS(AS): Es muy importante definir si el tipo de documento de identidad es DNI, caso que no lo tenga seleccionar NO TIENE. Es necesario el registro de la informacin del Apoderado o Tutor para BENEFICIARIOS(AS) menores de edad, en caso de que no tuviera tutor o apoderado elegir la opcin No Registra Apoderado. Tener mucho cuidado al ingresar los datos, ya que RUBEN valida que la informacin ingresada sea coherente, en caso contrario no guardar la informacin.

Luego de tener todos los datos conformes se GRABA y el Beneficiario ser registrado inmediatamente, y esto se observa en la parte derecha bajo la forma de un Listado.


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3. EXPORTACION DE PADRON DE BENEFICIARIOS(AS) DEL PVL

Luego del registro de BENEFICIARIOS(AS), seleccione el Padrn registrado para iniciar la exportacin de la informacin va MS2, esta opcin especial cierra y exporta el Padrn a la misma vez.

Presione el botn Exp. SIAF, donde le aparecer la siguiente pantalla adecuada, para exportar uno ms padrones de BENEFICIARIOS(AS), as mismo en el caso del PVL, se registre el cdigo SIAF.

Seleccione si quiere EXPORTAR todos o solo los padrones seleccionados, especifique el Cdigo SIAF y presione el botn ACEPTAR, iniciando el procedimiento de carga.

Luego le aparecer una ventana solicitando el nombre y formato, seleccione el formato MS2, donde al colocar aceptar, se generara Un archivo de configuracin ms uno por cada comit, de forma correlativa indicando como prefijo el nombre.

Finalmente, utilice los archivos MS2, segn los procedimientos establecidos por el SIAF para transmisin de datos.

4. REPORTES DE BENEFICIARIOS(AS) DEL PVL

Los reportes especficamente para el Programa del Vaso de Leche son: Listado de beneficiarios por Criterio de Elegibilidad. Estadsticas por Criterio de Elegibilidad

Listado de beneficiarios por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra en colores de semforo

(verde, amarillo y rojo) el listado de los beneficiarios del Programa del Programa del Vaso de Leche por Criterio de Elegibilidad, es decir, de acuerdo a la prioridad de su poblacin objetivo.


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Estadsticas por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra grficamente los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche por Criterio de Elegibilidad y sexo.

2-manual usuario ruben

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