2 pengurusan sumber manusia

2.0 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PENGENALAN

Bahagian ini memfokuskan kepada pengurusan kakitangan melalui perkhidmatan yang

ditawarkan. Pengurusan Perkhidmatan staf termasuklah urusan penyediaan anggaran

perjawatan, pengambilan, pelantikan, perkhidmatan (gaji, elaun, kenaikan pangkat,

penilaian prestasi, penganugerahan, perletakan jawatan,persaraan, urusan kebajikan iaitu

cuti dan perubatan serta pengurusan rekod).

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia terbahagi kepada dua (2) unit:

Unit Perjawatan (Anggaran Perjawatan, Pengambilan, Pelantikan, Kenaikan

Pangkat)

Unit ini menguruskan waran perjawatan dan pengambilan staf baru, kenaikan

pangkat, pelantikan dan penyambungan staf kontrak dan sambilan (Staf Akademik

dan Pentadbiran), Pelantikan Staf Akademik Kontrak/Sambilan dan Pelantikan

Profesor/Pensyarah Pelawat.

Unit Perkhidmatan (Gaji, Elaun, Prestasi, Persaraan, Kebajikan dan Rekod Staf)

Unit ini menguruskan perkhidmatan staf, persaraan, kebajikan staf, urusan tamat

perkhidmatan dan pengurusan rekod peribadi.

2.1 UNIT PERJAWATAN

2.1.1 Pengambilan dan Pelantikan

Unit ini berfungsi untuk penyediaan anggaran perjawatan, pengambilan dan

pelantikan baru kakitangan pentadbiran dan akademik. Dalam

melaksanakan fungsi-fungsi ini, diwujudkan dasar sebagai satu panduan

untuk pelaksanaan tugas dengan lebih cekap dan berkesan:

DASAR PEMILIHAN DAN PELANTIKAN STAF

STAF PENTADBIRAN

A) KUASA MELANTIK

Urusan pelantikan kakitangan akan dijalankan oleh Jawatankuasa Pemilih terdiri dari

Pegawai yang diberi kuasa oleh Pihak Pengurusan Universiti.

i. Jawatan Kumpulan Pengurusan & Profesional

o Naib Canselor - Pengerusi

o 2 Orang Wakil Senat - Ahli

o Pendaftar - Setiausaha

(Naib Canselor boleh menurunkan kuasa kepada Timbalan Naib

Canselor atau Pendaftar bagi mempengerusikan dan melantik ahli

jawatankuasa ini)

ii. Jawatan Kumpulan Sokongan

o Pendaftar - Pengerusi

o Bendahari - Ahli

o Ketua Pustakawan - Ahli

o Timbalan Pendaftar/Pen. Pendaftar - Setiausaha

(Pendaftar boleh menurunkan kuasa kepada Timbalan Pendaftar atau

Pegawai Kanan Perjawatan bagi mempengerusikan jawatankuasa ini)

Keputusan untuk pelantikan bagi jawatan Pendaftar/Bendahari/Ketua

Pustakawan diperakukan oleh Jawatankuasa Pemilih dan diluluskan oleh

Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Keputusan pelantikan jawatan

pentadbiran Pengurusan dan Profesional serta sokongan akan diluluskan oleh

Mesyuarat Jawatankuasa Universiti (JPU)

B) SYARAT PELANTIKAN

Semua pelantikan ke dalam Perkhidmatan Universiti adalah mengikut syarat Skim

yang telah di tetapkan oleh Kerajaan dan Universiti.

C) URUSAN PENGAMBILAN & PELANTIKAN

Proses Pengambilan

Proses pengambilan pegawai meliputi beberapa peringkat, iaitu:

a) Pengiklanan jawatan;

b) Penerimaan permohonan;

c) Saringan;

d) Penilaian khas (jika diperlukan);

e) Temu duga ; dan

f) Pelantikan.

Tanggungjawab Pendaftar

Pendaftar bertanggungjawab untuk memastikan keperluan dan pengisian sesuatu

jawatan dilaksanakan sepenuhnya. Proses pengisian tersebut hendaklah dibuat

dengan berdasarkan syarat peraturan yang berkuatkuasa. Pendaftar juga

bertanggungjawab bagi memastikan kerahsiaan maklumat berkaitan proses

pelantikan dipelihara.

Pengiklanan

Pengiklanan bagi tujuan pengisian sesuatu jawatan akan diuruskan oleh Pejabat

Pendaftar mengikut peraturan yang ditetapkan seperti termaktub dalam Perintah

Am Bab A (P.U.A (176).

Bentuk Iklan

Iklan yang dibuat hendaklah ringkas dan mengandungi keterangan yang berikut:

a) Nama dan taraf jawatan;

b) Jadual/gred gaji perkhidmatan, kumpulan dan klasifikasi perkhidmatan;

c) Syarat lantikan termasuk kelulusan, kelayakan dan pengalaman (termasuk taraf

kerakyatan);

d) Berpandukan syarat skim perkhidmatan;

e) Alamat untuk mengirimkan permohonan; dan

f) Tarikh tutup permohonan.

Permohonan daripada Pegawai Sedang Berkhidmat

Semua permohonan daripada pegawai yang sedang berkhidmat dengan agensi

kerajaan hendaklah dibuat melalui Ketua Jabatan mengikut peraturan semasa.

Proses Pengambilan meliputi beberapa peringkat iaitu:

Saringan

Proses saringan ini bertujuan untuk mengenal pasti calon yang dipilih telah

memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan bagi jawatan

yang dipohon dan syarat lain yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Melantik dan

juga untuk mengenal pasti calon yang paling sesuai untuk mengisi jawatan yang

diperlukan.

Pelaksanaan semasa saringan adalah seperti yang berikut:

a) Saringan dibuat oleh Jabatan Pendaftar (Pusat Tanggungjawab yang

berkaitan bagi pengisian jawatan akan dirujuk jika diperlukan); dan

b) Proses dan bentuk saringan yang lain boleh ditetapkan oleh Pendaftar, jika

difikirkan perlu.

c) Proses saringan dan criteria bagi setiap saringan hendaklah direkod dan

disahkan oleh pegawai-pegawai yang melaksanakan saringan.

Proses Saringan

1. Memenuhi kelayakan asas yang diperlukan seperti dalam skim.

Jawatan yang memerlukan kelayakan asas STP/STPM syarat kelulusan sijil

yang perlu dipatuhi.

2. Pengkelasan Borang Permohonan

Semua permohonan yang diterima akan melalui proses saringan umum

terlebih dahulu oleh Unit Perjawatan bagi memastikan permohonan adalah

mengikut kelayakan/syarat yang diperlukan.

3. Proses Saringan Permohonan sebelum panggilan temu duga atau ujian pra

temu duga:

i. Saringan untuk pemilihan Jawatan Gunasama

Kriteria kualiti, kelayakan akademik, pengalaman kerja dan khidmat

masyarakat digunakan.

ii. Saringan jawatan teknikal/kepakaran/kemahiran/bakat,

Saringan kelayakan asas dibuat oleh Jabatan Pendaftar dan saringan

seterusnya dibuat oleh Pusat Tanggungjawab yang memerlukan calon

yang sesuai dalam bidang berkaitan.

4. Ujian Pra Temu duga (Mengikut Keperluan)

a) Pengawal Keselamatan – Ujian Fizikal

b) Jawatan lain selain (a) di atas mengikut keperluan semasa.

Temu duga

Pemilihan calon untuk lantikan ke dalam perkhidmatan Universiti dijalankan oleh

Jawatankuasa Pemilih seperti para A di atas.

Pelantikan

Semua tawaran kepada calon yang terpilih dibuat secara bertulis oleh Pendaftar.

Surat tawaran pelantikan mengandungi perkara berikut:

a) Nama atau gelaran jawatan;

b) Gred jawatan;

c) Gaji dan elaun yang ditawarkan berserta jadual gaji;

d) Taraf jawatan;

e) Penempatan; dan

f) Syarat perkhidmatan.

Lapor Diri

Seseorang yang telah bersetuju untuk menerima tawaran pelantikan

bertanggungjawab untuk melaporkan diri untuk bertugas di Pejabat Pendaftar,

Ketua Jabatan tempat pegawai tersebut ditempatkan hendaklah membuat

pengesahan tarikh pengesahan melapor diri untuk bertugas bagi pegawai tersebut.

Pegawai yang baru melapor diri akan dibekalkan Buku Panduan Perkhidmatan Staf,

Universiti Utara Malaysia.

D) PRINSIP PENETAPAN GAJI PERMULAAN

1) Staf Pentadbiran

1) Penetapan gaji permulaan bagi calon yang pertama kali dilantik.

(Mengikut seperti yang disebut dalam skim)

2) Calon yang sedang berkhidmat dengan kerajaan

i. Calon yang telah disahkan dalam perkhidmatan:

a) Calon akan ditawarkan gaji permulaan P1T1 sekiranya gaji

jawatan lamanya lebih rendah daripada gaji permulaan dalam

tangga gaji jawatan baru; atau

b) Ditawarkan mata gaji yang lebih tinggi berhampiran dengan

gaji hakiki dalam jawatan lamanya pada P1 dan Tangga yang

bersesuaian bagi jawatan barunya sekiranya gaji jawatan

lamanya adalah sama atau lebih tinggi daripada gaji

permulaan dalam gred gaji jawatan barunya.

c) UUM juga boleh meletakkan seseorang calon yang mempunyai

kelayakan-kelayakan khas pada mana-mana Tangga atau P1

pada jawatan yang dipohon.

ii. Calon yang belum disahkan dalam jawatan

a) Ditawarkan gaji pada P1T1 dalam skim gaji jawatan yang akan

disandang

b) UUM boleh mempertimbangkan pemberian gaji yang lebih

tinggi mengikut perkiraan satu pergerakan mata gaji bagi satu

tahun genap pengalaman yang relevan dengan jawatan

barunya.

3) Calon yang berpengalaman berkhidmat dengan swasta, penetapan gaji

permulaan berdasarkan satu (1) kenaikan gaji untuk pengalaman kerja

selama dua (2) tahun bagi jawatan yang sama taraf atau sama gred dan

tugas yang relevan.

4) Pegawai-pegawai ikhtisas (yang memerlukan kelayakan Profesional),

pengalaman-pengalaman sesuai selepas mendapat kelulusan ikhtisas

yang boleh dibuktikan oleh mereka boleh diambil kira untuk menentukan

penetapan gaji mengikut kadar genap satu (1) tahun pengalaman bagi

satu kenaikan mata dalam tangga gaji.

5) Calon dari kalangan staf UUM bertaraf Kontrak/Sementara dan diperaku

ke jawatan bertaraf Tetap:

a) Ditawarkan mata gaji yang sama dengan gaji hakiki dalam jawatan

lamanya pada P1 bagi jawatan sama.

b) Ditawarkan gaji permulaan P1T1 atau gaji permulaan mengikut skim

perkhidmatan bagi pelantikan jawatan yang berbeza.

c) Bagi staf bertaraf sambilan, penetapan gaji mengikut gaji

permulaan skim perkhidmatan. Bagi jawatan yang sama satu

kenaikan bagi setiap dua (2) tahun pengalaman.

6) Gaji permulaan bekas tentera dan polis

(Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7/2001)

7) Sekiranya perlu dipinda/disemak semula gaji yang ditawarkan selepas

penama melapor diri, pindaan akan dibuat dengan persetujuan

Jawatankuasa Pemilih atau Pendaftar tanpa perlu dikemukakan semula

kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)

E) TAWARAN PELANTIKAN

Semua tawaran kepada calon yang terpilih dibuat secara bertulis oleh Jabatan

Pendaftar. Surat tawaran pelantikan hendaklah mengandungi perkara berikut:

a) Nama Jawatan, Skim Perkhidmatan

b) Gred jawatan

c) Gaji yang ditawarkan

d) Taraf jawatan

e) Penempatan

f) Senarai tugas

STAF AKADEMIK

A) KUASA MELANTIK

Urusan pelantikan kakitangan akan dijalankan oleh Jawatankuasa Pemilih terdiri dari

Pegawai yang diberi kuasa oleh Pihak Pengurusan Universiti.

Jawatan Akademik (Kumpulan Pengurusan & Profesional)

o Naib Canselor - Pengerusi

o 2 Orang Wakil Senat - Ahli

o PNC Kolej/Wakil - Ahli (turut hadir)

o Pendaftar - Setiausaha

(Naib Canselor boleh mewakilkan mana-mana Timbalan Naib Canselor bagi

mempengerusikan mesyuarat ini)

Keputusan pelantikan akan diperakukan melalui Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Universiti.

B) SYARAT PELANTIKAN

Semua pelantikan ke dalam Perkhidmatan Universiti adalah mengikut Skim yang

telah ditetapkan oleh Kerajaan dan Universiti.

JAWATAN TETAP

Mengikut Skim Perkhidmatan

a) Pensyarah (Tetap)- Gred DS45

Syarat Lantikan:

i. Warganegara Malaysia

ii. Berumur tidak kurang dari 18 tahun pada tarikh tutup iklan.

Kelayakan Untuk Lantikan:

i) Mempunyai Ijazah Sarjana dalam bidang berkaitan yang diiktiraf oleh

kerajaan daripada institusi-institusi pengajian tinggi tempatan atau

kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; atau

ii) Mempunyai Ijazah doktor falsafah (PhD) dalam bidang berkaitan yang

diiktiraf oleh kerajaan daripada institusi-institusi pengajian tinggi tempatan

atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan

iii) Kepujian Bahasa Malaysia (termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat Sijil

Pelajaran Malaysia atau kelulusan setaraf dengannya oleh Kerajaan;

b) Pensyarah Kanan (Tetap)- DS51

Syarat Lantikan:




i. Mempunyai Ijazah Sarjana dalam bidang berkaitan yang diiktiraf oleh



ii. Mempunyai Ijazah doktor falsafah (PhD) dalam bidang berkaitan yang



iii. Kepujian Bahasa Malaysia (termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat Sijil


iv. Membuktikan tahap kecemerlangan akademik yang istimewa mutunya;

dan

v. Mempunyai pengalaman berkaitan yang luas dalam bidang-bidang

berkenaan

c) Prof. Madya (Tetap)- Gred DS53

Syarat Lantikan:












iv. Membukti tahap kecemerlangan akademik yang sangat istimewa

mutunya: dan


berkenaan.

d) Profesor (Tetap)- Gred Khas C (VK7)

Syarat Lantikan:












iv. Membuktikan tahap kecemerlangan akademik yang terkemuka

mutunya; dan


tertentu.

e) Guru Bahasa (Tetap)- Gred DG41

Syarat Lantikan-mengikut skim perkhidmatan:



iii. Ijazah sarjana muda kepujian dalam bidang yang berkaitan yang diiktiraf

oleh kerajaan daripada institusi-institusi pengajian tinggi tempatan atau

kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan

iv. Kepujian Bahasa Malaysia/ Bahasa Melayu (termasuk lulus Ujian Lisan)

pada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia atau kelulusan yang diiktiraf setaraf

dengannya oleh Kerajaan.

Kelayakan Untuk Lantikan – Yang ditetapkan oleh Universiti:

i) Ijazah Sarjana Muda yang berkaitan dengan bidang Bahasa Inggeris

seperti TESL/ TEFL/ TESOL/ ELT/ English Literature yang diiktiraf oleh Kerajaan

daripada institusi-institusi Pengajian Tinggi Tempatan atau kelayakan yang

diiktiraf setaraf dengannya.

f) Tutor (Sementara)- Gred DA41

Syarat Lantikan:


ii. Berumur tidak kurang dari 18 tahun dan tidak melebihi 40 tahun pada

tarikh tutup iklan.


i) Mempunyai Ijazah Sarjana dengan CGPA: 3.0 ke atas dalam bidang

berkaitan dari universiti-universiti tempatan atau kelayakan yang diiktiraf

setaraf dengannya oleh Kerajaan dan memiliki Sarjana Muda dengan

CGPA: 3.0 ke atas atau kepujian Kelas Kedua Atas

ii) Mempunyai Ijazah Sarjana Muda Kelas Pertama dalam bidang

berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi-institusi

pengajian tinggi tempatan atau kelayakan-kelayakan yang diiktiraf

setaraf dengannya

iii) Kepujian Bahasa Malaysia (termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat

Sijil Pelajaran Malaysia atau kelulusan setaraf dengannya oleh Kerajaan.

iv) Dalam kes-kes tertentu, Universiti boleh melantik sesiapa sahaja yang

didapati layak tanpa perlu memenuhi ke semua syarat kelayakan di

atas.

JAWATAN KONTRAK

a) Profesor (Kontrak) – VK7

Syarat Lantikan:

i. Had umur minimum ialah 18 tahun bagi warganegara dan 27 tahun

bagi bukan warganegara

ii. Had umur maksimum ialah 65 tahun.


i. Mempunyai kelayakan akademik, pengalaman, kepakaran dan

kemahiran yang sesuai dengan jawatan yang disandang;

ii. Mempunyai Ijazah Sarjana Muda yang diiktiraf oleh kerajaan (sekiranya

Ijazah Sarjana Muda tidak diiktiraf tetapi Sarjana/PhD diiktiraf, calon

tersebut boleh dilantik);

iii. Disahkan sihat oleh pengamal perubatan berdaftar;

iv. Lulusan tapisan keselamatan (bukan warganegara).

b) Prof. Madya (Kontrak) – DS53

Syarat Lantikan:

i Had umur minimum ialah 18 tahun bagi warganegara dan 27 tahun

bagi bukan warganegara.

ii Had umur maksimum ialah 65 tahun.








iv. Lulus tapisan keselamatan (bukan warganegara).

c) Pensyarah Kanan (Kontrak) – DS51

Syarat Lantikan:












d) Pensyarah (Kontrak) – DS45

Syarat Lantikan:












e) Guru Bahasa (Kontrak) – DG41

Syarat Lantikan:











iv. Lulus tapisan keselamatan (bukan warganegara)

(Rujuk Pekeliling Skim Perkhidmatan Kakitangan Akademik –Kontrak)

f) Felo Universiti Utara Malaysia


i. Seseorang individu akademik atau bukan akademik yang terkemuka

atau tokoh yang berpengalaman dan terkenal dalam bidang

kepakaran di peringkat kebangsaan dan/atau antarabangsa

bersesuaian dengan keperluan Kolej/Pusat/Institut;

ii. Felo Universiti terbuka kepada warganegara dan bukan warganegara;

iii. Tidak ada had umur untuk pelantikan Felo;

iv. Keutamaan:

Kolej boleh memilih calon dari organisasi/universiti dalam atau

luar negeri yang diketegorikan pakar dan bersesuaian dengan

keperluan Kolej/Pusat/Institut sebagai Felo untuk memantapkan

program di Kolej;

Kolej menyediakan kertas latar diri, kepakaran,

kecemerlangan dan perancangan kerja calon Felo dengan

cadangan tempoh pelantikan;

Calon yang dicadangkan oleh Kolej/Pusat/Institut akan

diperakukan untuk kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti

(JPU);

Pendaftar akan mengeluarkan surat pelantikan.

(Rujuk Lampiran Skim Felo Universiti Utara Malaysia)

g) Profesor Adjung


Profesor Adjung dilantik daripada kalangan tokoh dari bidang industri,

perkhidmatan awam dan profesional yang diiktiraf pakar dan mempunyai

peranan dan tugas tertentu untuk kepentingan Universiti Utara.

(Rujuk Lampiran Skim Pelantikan Profesor Adjung)

h) Felo Adjung


Felo Adjung adalah dilantik daripada kalangan pengurus-pengurus yang

mempunyai pengalaman luas dalam bidang/kursus tertentu. Calon yang

dilantik mempunyai peranan dan tugas tertentu untuk memberi ”input” yang

lebih khusus dan mendalami bagi sesuatu bidang/kursus berkenaan.

(Rujuk Lampiran Skim Pelantikan Felo Adjung)

i) Karyawan Tamu


Karyawan Tamu yang dilantik adalah terdiri di kalangan warganegara untuk

menghasilkan karya yang unggul dan signifikan, yang boleh menyumbang ke

arah memperkaya khazanah ilmu dan ketamadunan bangsa dalam bahasa

yang ditetapkan, di periangkat kebangsaan selaras dengan perkembangan

semasa dan akan datang.

(Rujuk Lampiran Skim Pelantikan Karyawan Tamu)

j) Kakitangan Pelawat

(Profesor/Prof. Madya/Pensyarah Pelawat)


i Profesor Pelawat boleh dilantik mengikut gelaran jawatan seperti berikut:

a) Profesor Pelawat (Visiting Prof.)

b) Prof. Madya Pelawat (Visiting Associate Professor)

c) Pensyarah Pelawat (Visiting Lecturer)

ii Sebagai panduan, kakitangan pelawat akan diberi gelaran jawatan

mengikut jawatan yang ditentukan oleh Kolej. Kakitangan pelawat

boleh dilantik sepenuh masa daripada institusi pengajian tinggi yang

lain terutamanya kakitangan akademik dari luar Negara yang

diperlukan Universiti Utara Malaysia.

(Rujuk Lampiran Skim Pelantikan Profesor/Pensyarah Pelawat, Universiti

Utara Malaysia)

k) Pemeriksa/Penilai Luar Program


i. Kolej/Pusat/Institut boleh memilih calon dari universiti dalam atau luar

negara yang dikategorikan pakar dan bersesuaian dengan keperluan

Kolej/Pusat/Institut sebagai Pemeriksa/ Penilai Luar Program untuk

menilai program Sarjana Muda, Sarjana dan Doktor Falsafah serta

program akademik yang berkaitan;

ii. Kolej/Pusat/ Institut menyediakan kertas latar diri, kepakaran dan

kecemerlangan calon pemeriksa/ Penilai Luar dengan cadangan

tempoh pelantikan;

iii. Kolej/Pusat/ Institut mendapatkan pelepasan organisasi asal calon

bertugas serta persetujuan calon mengikut tempoh yang dicadangkan;

iv. Calon yang diperakukan oleh Kolej/Pusat/ Institusi akan diperakukan

untuk kelulusan Senat dan pelantikan dibuat oleh Timbalan Naib

Canselor (Akademik dan Antarabangsa);

v. Calon Pemeriksa/Penilai Luar Program terbuka kepada warganegara

dan bukan warganegara;

vi. Tiada ada had umur untuk pelantikan Pemeriksa/Penilai Luar;

vii. Keutamaan diberikan kepada calon yang memiliki PhD.

(Rujuk Lampiran Skim Perkhidmatan Pemeriksa Luar)

l) Pemegang Kursi


i. Calon-calon yang layak dan boleh dipertimbangkan bagi mengisi

jawatan ini boleh;

a. Terdiri daripada ahli akademik khususnya Profesor Kanan atau

penyelidik kanan dari sesebuah Universiti atau institusi pengajian

tinggi;

b. Terdiri daripada ahli akademik yang ternama dan terulung

dalam bidang yang berkaitan;

c. Sekiranya calon bukan terdiri daripada ahli-ahli akademik yang

dinyatakan pada para i dan ii di atas, mereka hendaklah

seorang yang dianggap layak dan memenuhi kriteria pelantikan

profesor mengikut ketetapan dan perakuan oleh Jawatankuasa

Pemilih; dan

d. Terdiri daripada mana-mana orang tanpa mengambilkira

jantina, kaum dan kerakyatan.

ii. Calon-calon yang dilantik untuk memegang kursi ini hendaklah

diperakukan oleh Jawatankuasa Pemilih dan diluluskan pelantikannya

oleh Lembaga Pengarah Universiti.

(Rujuk Lampiran Peraturan dan Garis Panduan Pelantikan Profesor bagi

Pemegang Kursi)

m) Staf Akademik (Sambilan)


i. Kolej boleh memperakukan calon yang mempunyai pengalaman atau

pengetahuan dalam bidang pengajaran;

ii. Calon tenaga pengajar terbuka kepada warganegara dan bukan

warganegara;

iii. Tidak ada had umur untuk pelantikan Tenaga Pengajar;

(Rujuk Lampiran Skim Pelantikan Sambilan)

C) URUSAN PENGAMBILAN DAN PELANTIKAN

JAWATAN TETAP

Urusan pengambilan dan pelantikan meliputi beberapa peringkat:

1. Pengiklanan jawatan

Jabatan Pendaftar akan menguruskan pengiklanan menurut peraturan yang

ditetapkan. Untuk jawatan akademik, permohonan adalah terbuka sepanjang

tahun.

2. Pemilihan permohonan

Memenuhi kelayakan asas yang diperlukan seperti dalam skim.

3. Saringan Permohonan

a. Jabatan Pendaftar

i. Penerimaan borang permohonan, saringan mengikut kelayakan

seperti di B - Syarat Pelantikan;

ii. Sekiranya memenuhi syarat kelayakan, borang akan dikemukakan ke

Kolej Akademik bersama-sama ’Borang Catatan Kriteria’ untuk

penilaian peringkat Kolej.

b. Kolej Akademik

i. Kolej akan menjemput calon yang berkelayakan dan

memenuhi kriteria yang ditetapkan untuk tujuan temu duga/temu

bual (tertakluk kepada Kolej);

ii. Mengembalikan borang permohonan berkenaan bersama-

sama keputusan ke Jabatan Pendaftar.

c. Jabatan Pendaftar

i. Menerima borang permohonan dan membuat tindakan

mengikut keputusan yang dicatatkan;

ii. Bagi calon yang diperakukan, akan dibuat ’short list’ tiap-tiap

calon untuk urusan panggilan temu duga peringkat Universiti.

4. Temu duga

a) Dijalankan oleh Jawatankuasa Pemilih Universiti (dianggotai oleh ahli

panel seperti perkara A di atas).

b) Sebelum Temu Duga:

i. Tetapkan tarikh temu duga dengan Jawatankuasa Pemilih

Universiti;

ii. Keluarkan surat panggilan panel dan calon;

iii. Sediakan fail, maklumat-maklumat dan borang-borang yang

diperlukan;

iv. Keperluan pensyarah di setiap Kolej;

v. Jamuan dan bilik temu duga.

c) Pada Hari Temu Duga

i. Taklimat kepada calon tentang perjalanan temu duga;

ii. Memastikan urusan temu duga berjalan lancar.

d) Selepas Temu Duga

i. Penetapan gaji kepada calon yang berjaya;

ii. Laporan Jawatankuasa Pemilih (Pelantikan) untuk

dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk

pengesahan;

iii. Buka fail peribadi calon dan keluarkan surat tawaran kepada

calon yang berjaya selepas menerima minit mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Universiti.

5. Temu duga Terbuka (Walk In Interview)

a) Dijalankan oleh Jawatankuasa Pemilih Universiti (dianggotai oleh ahli

panel seperti perkara A di atas).

b) Sebelum Temu Duga:

i. Tetapkan tarikh temu duga dengan Jawatankuasa Pemilih

Universiti, tempat temu duga di luar kampus;

ii. Keluarkan iklan temu duga sama ada dalam laman web Jabatan

Pendatar, emel UUM, surat/iklan kepada universiti-universiti

berhampiran lokasi temu duga;

iii. Keluarkan surat panggilan panel dan calon;

iv. Sediakan fail, maklumat-maklumat, keperluan pensyarah di setiap

Kolej dan borang-borang yang diperlukan serta tempahan

jamuan dan tempat temu duga.

c) Pada Hari Temu Duga

i. Taklimat kepada calon tentang perjalanan temu duga;

ii. Memastikan urusan temu duga berjalan lancar.

d) Selepas Temu Duga

i. Penetapan gaji kepada calon yang berjaya;

ii. Laporan Jawatankuasa Pemilih (Pelantikan) untuk dikemukakan

kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk pengesahan;

iii. Buka fail peribadi calon dan keluarkan surat tawaran kepada

calon yang berjaya selepas menerima minit mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Universiti.

2.1.2 KENAIKAN PANGKAT

A) Kenaikan Pangkat Staf Pentadbiran

1. Melihat kekosongan yang wujud melalui kelulusan waran baru dari JPA dan

tamat perkhidmatan (letak jawatan/bersara/kematian).

2. Mengenalpasti calon yang layak untuk kenaikan pangkat bagi dikemukakan

ke Jawatankuasa Kenaikan Pangkat.

3. Proses Temuduga (jika diputuskan Jawatankuasa Kenaikan Pangkat)

mengeluarkan surat panggilan, menentukan tarikh temuduga, penyediaan fail

dan laporan temu duga.

4. Penyediaan surat makluman kepada calon-calon yang berjaya, simpanan

dan tidak berjaya.

a) Syarat Kelayakan

1. Sah dalam perkhidmatan

2. Purata markah prestasi tahunan tiga (3) tahun kebelakangan 85%. Bagi

staf cuti tanpa gaji, 3 tahun kebelakang terkini.

3. Lulus PTK sekurang-kurangnya PTK Aras III

4. Bebas daripada tindakan tatatertib/kesalahan jenayah atau telah

melepasi tempoh tatatertib yang ditetapkan.

5. Bagi lantikan baru – staf yang telah berkhidmat melebihi 5 tahun dan

memenuhi syarat-syarat 1 – 4 di atas boleh dipanggil terus temu duga

tanpa melalui ujian saringan.

6. Bagi lantikan baru untuk jawatan umum yang tidak mempunyai

penilaian khusus oleh mana-mana jabatan di UUM, pihak urusetia akan

mengadakan ujian tapisan/penilaian sekiranya permohonan melebihi

tiga puluh (30) orang setelah memenuhi semua syarat-syarat asas yang

ditetapkan.

7. Telah mengisytiharkan harta berdasarkan peraturan yang telah

berkuatkuasa.

8. Diperakukan Ketua Jabatan

B) Kenaikan Pangkat Staf Akademik

(i) Memproses permohonan kenaikan pangkat

Mengeluarkan surat makluman dan peringatan kepada semua

kolej pada awal bulan setiap tahun berkaitan kenaikan pangkat

staf akademik;

Menerima dan menyemak permohonan yang diterima dengan

memastikan calon yang layak;

Mengumpul CV serta bahan penerbitan dan penyelidikan calon

yang layak di peringkat kolej.

(ii) Menyediakan Laporan Penilai Luar

Mendapatkan nama-nama Penilai Luar daripada setiap kolej

selepas penilaian dibuat ke atas calon-calon yang layak.

Mengeluarkan surat pelantikan Penilai Luar

(iii) Menyediakan keperluan Mesyuarat Panel Penilai Peringkat

Universiti, Jawatankuasa Pemilih dan Temuduga.

(iv) Menyediakan statistik kenaikan pangkat staf akademik secara

bulanan dan laporan mesyuarat untuk pengesahan JPU dan

LPU

(v) Menguruskan pelantikan kenaikan pangkat termasuklah:

Membuat penetapan gaji permulaan bagi calon yang

berjaya.

Mengeluarkan surat tawaran kenaikan pangkat.

Urusan Pelantikan dan Pembaharuan Profesor /Pensyarah

Pelawat (Warganegara dan Bukan Warganegara).

a) Syarat Kenaikan Pangkat

1. Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti menetapkan bahawa kenaikan

pangkat seseorang staf akademik tidak berasaskan kekosongan jawatan

tetapi berasaskan kepada kecemerlangan akademiknya.

2. Pensyarah (DS45) adalah layak dipertimbangkan kenaikan pangkat ke

jawatan Pensyarah Kanan (DS52); Pensyarah (DS51/52) layak

dipertimbangkan kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Madya (DS54) dan

Profesor Madya (DS53/54) layak dipertimbangkan kenaikan pangkat ke

jawatan Profesor (VK7)apabila telah:

a) disahkan dalam perkhidmatan;

b) bebas daripada tindakan tatatertib;

c) telah mengisytiharkan harta;

d) mencapai tahap kecemerlangan akademik yang istimewa mutunya

dan syarat-syarat lain yang munasabah yang ditetapkan oleh

Lembaga Pengarah Universiti;

e) lulus semua penilaian tahap kecekapan yang ditetapkan;

dan

f) diperakukan oleh Ketua Perkhidmatan.

b) Syarat Perkhidmatan dan Kecemerlangan Akademik

1. Kenaikan Pangkat Pensyarah (DS45) Ke Pensyarah Kanan (DS52)

a) Bagi calon yang memiliki Ijazah Ph.D, tiada syarat tambahan yang

dikenakan.

b) Bagi calon yang lain, calon dikehendaki :-

i) berkhidmat sekurang-kurangnya empat (4) tahun setelah

disahkan dalam jawatan/perkhidmatan;

ii) mendapat purata markah penilaian prestasi tahunan bagi tiga

(3) tahun ke belakang sekurang-kurangnya 80%;

iii) memperoleh markah kecemerlangan akademik sebanyak 100

daripada markah penuh 110.

2. Kenaikan Pangkat Pensyarah Kanan (DS51/52) Ke Profesor Madya

(DS54)

a) Calon hendaklah berkhidmat sekurang-kurangnya tiga (3) tahun

dalam jawatan Pensyarah Kanan Gred DS51/52.

b) Mendapat purata markah penilaian prestasi tahunan bagi tiga (3)

tahun ke belakang sebanyak 85%.

c) Bagi calon yang memiliki Ph.D, calon dikehendaki memperolehi

markah kecemerlangan akademik sebanyak 85 markah daripada

markah penuh 115, atau

d) Bagi calon yang memiliki Ijazah Sarjana, calon dikehendaki

memperolehi markah penuh sebanyak 115 markah. (Markah penuh

bagi setiap komponen).

3. Kenaikan Pangkat Profesor Madya (DS53/54) Ke Profesor (VK7)

a) Calon hendaklah berkhidmat sekurang-kurangnya tiga (3) tahun

dalam jawatan Profesor Madya DS53/54.

b) Mendapat purata markah penilaian prestasi tahunan bagi tiga (3)

tahun kebelakang sebanyak 90%.

c) Bagi calon yang memiliki Ph.D, calon dikehendaki memperolehi

markah kecemerlangan akademik sebanyak 100 markah daripada

markah penuh sebanyak 125 markah, atau

d) Bagi calon tanpa Ph.D, calon dikehendaki mendapat 180 markah.

Markah penuh 125 markah termasuk markah maksimum bagi setiap

komponen. Markah tambahan sebanyak 55 markah perlu dikumpul

daripada komponen Penyelidikan, Penerbitan dan Pengiktirafan

Akademik.

c) Sistem Penilaian Kenaikan Pangkat

1. Prinsip Umum

a) Penilaian adalah dibuat berasaskan kepada hasil dan bukannya

proses.

b) Agihan markah mengikut komponen bagi jawatan Pensyarah Kanan,

Profesor Madya dan Profesor mencerminkan hirarki kesarjanaan dan

kepimpinan akademik.

2. Kriteria Penilaian

a) Sistem penilaian untuk kenaikan pangkat staf akademik adalah

berasaskan kepada kriteria ”memenuhi tahap kecemerlangan

akademik” seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan.

b) Penilaian terhadap memenuhi tahap kecemerlangan akademik

dibuat berdasarkan kepada kesarjanaan dalam enam (6) komponen

berikut:

i) Pengajaran/Penyeliaan

ii) Penyelidikan

iii) Penerbitan

iv) Kepimpinan dan Pengiktirafan Akademik

v) Perundingan/Seminar

vi) Khidmat kepada Universiti/Masyarakat

3. Temu Duga

a) Bagi kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan (DS52) dan

Profesor Madya (DS54), pemilihan adalah berdasarkan kepada

kecemerlangan akademik dan penilaian oleh Penilai Luar sahaja.

b) Bagi kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Gred Khas C (VK7), calon

diwajibkan menghadiri temu duga oleh Jawatankuasa Pemilih

Kenaikan Pangkat dan merupakan salah satu penentu kepada kriteria

kenaikan pangkat.

4. Penilai Luar

a) Bagi kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan (DS52) Laporan

Penilai Luar tidak diperlukan.

b) Bagi kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Madya (DS54), diperlukan

laporan Penilai Luar dari dua (2) orang Profesor dalam bidang

kepakaran calon.

c) Bagi kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Gred Khas C (VK7),

diperlukan Laporan Penilai Luar dari dua (2) orang Profesor (Dalam

Negara) dan seorang Profesor (Luar Negara) dalam bidang

kepakaran calon.

d) Laporan Penilai Luar adalah merupakan salah satu penentu kepada

penilaian kenaikan pangkat.

e) Kriteria pemilihan Penilai Luar:

i) Bukan merupakan penyelia tesis calon, rakan/bekas rakan

setugas calon atau merupakan suami/isteri kepada penyelia

tesis calon.

ii) Kolej boleh mencadangkan Penilai Luar tetapi pemilihan

ditentukan oleh Panel Penilai Universiti.

iii) Penilai Luar mestilah daripada Institut Pengajian Tinggi yang

setaraf dengan UUM atau lebih tinggi.

5. Aspek Penilaian

Aspek-aspek utama yang dinilai untuk menentukan tahap kecemerlangan akademik

bagi kenaikan pangkat seseorang staf akademik Universiti Utara Malaysia ialah:

i) Pengajaran/Penyeliaan

ii) Penyelidikan

iii) Penerbitan

iv) Kepimpinan dan Pengiktirafan Akademik

v) Perundingan/Seminar

vi) Khidmat kepada Universiti/Masyarakat

5.1 Pengajaran dan Penyeliaan

Pengajaran adalah merupakan aktiviti utama bagi setiap staf akademik dan

ianya dinilai bagi mengukur tugas rasmi calon. Namun begitu penyeliaan

juga diambilkira di dalam komponen ini. Tiada markah minimum yang

diperlukan sama ada untuk pengajaran dan penyeliaan bagi membolehkan

seseorang calon itu dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat.

Markah maksimum yang boleh dikumpulkan bagi komponen ini adalah

seperti berikut:-

DS45 ke DS52 DS52 ke DS54 DS54 ke VK7

50

40

Pengajaran Penyeliaan

15 15

5.2 Penyelidikan

Komponen ini merupakan aktiviti utama kepada percambahan ilmu yang

dapat menyumbang kepada pengajaran, penerbitan dan perundingan.

Markah akan diberikan bagi penyelidikan yang telah tamat dan laporan

penyelidikan diterima oleh pembiaya. Penyelidikan tanpa pembiayaan

perlulah berdaftar dengan Universiti Utara Malaysia bagi membolehkan

pemberian markah.


seperti berikut:-


15 20 25

5.3 Penerbitan

Penerbitan yang dihasilkan melambangkan kesarjanaan calon dalam bidang

kepakarannya. Penilaian yang lebih tinggi diberikan kepada penerbitan

yang diterima di peringkat antarabangsa. Markah hanya diberikan bagi

bahan-bahan yang telah diterbitkan. Calon dikehendaki mengemukakan

bahan-bahan untuk dinilai.


seperti berikut:-


20 25 30

5.4 Kepimpinan dan Pengiktirafan Akademik

Aspek ini adalah bagi menilai ketokohan seseorang calon di kalangan

akademia. Untuk kenaikan pangkat ke jawatan lebih tinggi, seseorang calon

perlu mendapat markah yang lebih tinggi dalam komponen ini bagi

membuktikan penerimaan beliau di dalam dunia akademik.


seperti berikut:-


5 10 20

5.5 Perundingan/Seminar

Perundingan merupakan ukuran penerimaan masyarakat terhadap

kemampuan Universiti Utara Malaysia untuk memberi khidmat nasihat dalam

penyelesaian masalah atau penghasilan projek. Penilaian diberikan

walaupun projek perundingan tidak menjana sumber kewangan.

Pembentangan kertas kerja di seminar atau persidangan akan dapat

membantu staf akademik menambahkan ilmu serta membina jaringan.

Penilaian diberikan kepada mereka yang menyumbang dari sudut akademik.


seperti berikut:-


10 10 10

5.6 Khidmat Kepada Universiti/Masyarakat

Sebagai seorang staf, calon perlulah memberi sumbangan kepada

institusinya dan juga menabur bakti kepada masyarakat di sekelilingnya bagi

membolehkan Universiti Utara Malaysia dikenali di kalangan masyarakat.


seperti berikut:-


10 10 10

6 Kaedah Penilaian

6.1 Taburan markah kecemerlangan akademik secara umum bagi

kenaikan pangkat staf akademik Universiti Utara Malaysia adalah

seperti di Lampiran.

6.2 Wajaran markah secara terperinci komponen kriteria penilaian

kenaikan pangkat staf akademik Universiti Utara Malaysia adalah

seperti di Lampiran.

6.3 Penilaian bagi kecemerlangan akademik adalah dalam jawatan

semasa.

6.4 Markah boleh dikumpul mengikut komponen-komponen tertentu

tertakluk kepada markah maksimum bagi setiap komponen. Tiada

markah minimun yang disyaratkan bagi setiap komponen.

6.5 Pemohon yang layak untuk dipertimbangkan kenaikan pangkat

adalah mereka yang melepasi markah keseluruhan minimum seperti

yang ditetapkan tertakluk kepada syarat-syarat lain yang

berkuatkuasa.

6.6 Bagi permohonan ke jawatan Profesor Gred C (VK7) untuk calon

tanpa PhD, markah boleh dikumpulkan tanpa had maksimum

daripada komponen-komponen penyelidikan, penerbitan dan

pengiktirafan akademik tertakluk kepada syarat calon telah

memenuhi markah maksimum komponen-komponen lain.

7 Proses Penilaian

7.1 Pelantikan Panel Penilai Kolej

7.1.1 Jawatan Pensyarah Kanan (DS52) dan Profesor Madya (DS54)

Permohonan kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan

(DS52) dan Profesor Madya (DS54) dinilai oleh Panel Penilai Peringkat

Kolej. Panel Penilai ini hendaklah terdiri daripada:

Pengerusi

Penolong Naib Canselor atau seorang yang dilantik oleh Timbalan

Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) yang berjawatan tidak

kurang daripada Profesor Madya.

Ahli Tetap *

Dua (2) orang ahli Mesyuarat Eksekutif/Pengurusan/Akademik Kolej

Ahli Berubah *

Seorang Profesor/Profesor Madya Kolej dalam bidang kepakaran

calon

(* Salah seorang ahli hendaklah berjawatan Profesor)

Wakil Kolej Lain

Dua (2) orang wakil Kolej lain sekurang-kurangnya bertaraf Profesor

Madya

Setiausaha

Ketua Penolong Pendaftar

Perlantikan Panel Penilai Kolej adalah oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan

Antarabangsa)

7.1.2 Jawatan Profesor (VK7)

Pengerusi

Penolong Naib Canselor (dengan syarat berjawatan Profesor), jika

tidak, hendaklah dipengerusikan oleh seorang Profesor daripada Kolej

berkenaan atau Kolej yang lain.

Ahli-Ahli

Tiga (3) orang Profesor (seorang ahli tetap dan dua (2) orang

daripada bidang kepakaran calon)

Penolong Naib Canselor, sekiranya tidak menjadi Pengerusi.

Setiausaha

Ketua Penolong Pendaftar

Perlantikan Panel Penilai Kolej adalah oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan

Antarabangsa)

7.2 Panel Penilai Universiti

Pengerusi

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

Ahli-Ahli

Timbalan Naib Canselor (HEPA)

Empat (4) orang Profesor yang dilantik oleh Naib Canselor

Pengerusi Panel Peringkat Kolej

Setiausaha

Pendaftar atau Wakil

7.3 Jawatankuasa Pemilih Kenaikan Pangkat

Pengerusi

Naib Canselor

Ahli-Ahli

Dua (2) orang Wakil Senat

Setiausaha

Pendaftar

8 PROSEDUR PERMOHONAN

8.1 Calon-calon yang memohon kenaikan pangkat dikehendaki mengisi borang-

borang berikut:-

UUM/KPA1/2010 - Borang Permohonan

UUM/KPA2/2010 - Borang CV

UUM/KPA3/2010 - Borang Pemberian Markah

UUM/KPA4/2010 - Borang Laporan Ketua Jabatan

8.2 Calon - calon juga dikehendaki menyerahkan bahan - bahan seperti

yang terkandung dalam borang UUM/KPA2/2010.

8.3 Borang-borang yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada Unit

Kenaikan Pangkat, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan

Pendaftar.

8.4 Pihak Kolej, setelah permohonan dinilai oleh Panel Penilai Kolej,

hendaklah mengemukakan borang permohonan UUM/KPA1/2010 ke

Jabatan Pendaftar berserta :-

UUM / KPA3a - Bagi Jawatan Profesor (VK7)

UUM / KPA3b - Bagi Jawatan Profesor Madya (DS54)

UUM / KPA3c - Bagi Jawatan Pensyarah Kanan (DS52)

8.5 Mesyuarat Majlis Eksekutif Universiti (MEU) Kali ke – 161 Bil. 6/2010 bertarikh 24

Jun 2010 telah bersetuju supaya calon yang memohon untuk kenaikan

pangkat perlu menyediakan maklumat berikut :

i. Justifikasi mengapa permohonan kenaikan pangkat mereka perlu

dipertimbangkan;

ii. Kelebihan dan kekuatan masing-masing; dan

iii. Perancangan sekiranya dinaikkan pangkat.

Staf akademik yang memohon kenaikan pangkat hendaklah

mengemukakan maklumat-maklumat ini dalam :

i. 3 muka surat bagi jawatan Profesor Madya (DS54); dan

ii. 5 muka surat bagi jawatan Profesor Gred Khas C (VK7)

Semua maklumat ini hendaklah ditaip menggunakan font ’Arial Narrow’, 12

point dan 1 1/2 spacing untuk dipertimbangkan oleh Panel Penilai

Universiti.

2 pengurusan sumber manusia

Documents