2008-1-00325-si bab 3

5/13/2018 2008-1-00325-SI Bab 3 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/2008-1-00325-si-bab-3 1/21

54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Organisasi

PT. Safari Dharma Sakti (dengan nama dagang PO. SAFARI DHARMA RAYA)

mulai berdiri tahun 1969 dikota Temanggung, Jawa Tengah dengan nama PO. OBL

yang mana merupakan singkatan initial nama dari pemiliknya Oei Bie Lay

(Darmoyuwono).

Rute awal yang dijalani adalah rute jarak pendek yaitu jurusan Magelang -

Ngadirejo PP. Dalam perkembangan usaha jasa angkutan ini mulai merambah ke armada

bis malam pada tahun 1971 dengan rute Temanggung - Surabaya - Malang PP (baik

melalui Yogyakarta maupun Semarang), dan kemudian semakin berkembang dengan

menambah rute jurusan Yogyakarta - Jakarta PP pada tahun 1974 dan pada tahun 1989

membuka 2 jurusan baru sekaligus yaitu Jakarta - Denpasar PP dan Temanggung-

Yogyakarta - Denpasar PP. Agar lebih berkonsentrasi pada armada bis malam dengan

spesialisasi kelas eksekutif dan super eksekutif maka rute bis siang mulai tahun 1984

tidak dijalani lagi.

Sepeninggal Bp. Darmoyuwono (tahun 1989), PO. SAFARI DHARMA RAYA

dijalankan oleh dua orang putranya yaitu Hendro Darmoyuwono yang berkantor di

Jakarta dan Santoso yang berkantor di Temanggung dengan di bawah pengawasan lbu

Soetari Darmoyuwono. Mulai tahun 1997 ada penambahan rute baru yaitu jurusan

Jakarta - Mataram PP dan Temanggung - Yogyakarta - Mataram PP dan pada tahun

2001 mulai menambah rute baru dengan melayani jurusan Solo – Semarang – Jakarta

PP. di tahun ini juga mulai memasuki Pulau Sumbawa dengan membuka rute Jakarta -



55

Bima PP. Sedangkan untuk jurusan Temanggung - Yogyakarta - Bima ijin trayek sudah

diperoleh dan saat ini armada sedang dalam proses karoseri, diharapkan sebelum akhir

tahun 2003 rute tersebut sudah dapat dilayani.

Atas tawaran dari salah seorang relasi, pada tahun 1999, PT. SAFARI

DHARMA SAKTI kerjasama untuk pengadaan beberapa unit bis angkutan bandara guna

dioperasikan di bandara Juanda Surabaya dengan masa kontrak selama 3 tahun, yang

mana kontrak tersebut telah berakhir pada tahun 2002.

Sejalan dengan banyaknya permintaan dari para pelanggan dan biro perjalanan

agar PO. SAFARI DHARMA RAYA tidak hanya menyediakan bis eksekutif dan super

eksekutif saja, maka sejak akhir tahun 2000 mulai menyediakan bis-bis pariwisata

dengan beberapa pilihan kapasitas tempat duduk sesuai dengan kebutuhan/permintaan

para pengguna jasa layanan kami.

Pada tahun 2002 PT. SAFARI DHARMA SAKTI mengikuti proses tender

pengadaan & pelayanan bis angkutan bandara yang diadakan oleh PT. GAPURA

ANGKASA untuk pelayanan di dalam bandara Ngurah Rai Denpasar & berhasil

mendapatkan kepercayaan dari PT. GAPURA ANGKASA untuk melaksanakan

pekerjaan tersebut dengan masa kontrak awal selama 5 tahun. Dengan pengalaman

selama lebih dari 30 tahun menggeluti bisnis transportasi penumpang dengan spesialisasi

pada bis-bis eksekutif & super eksekutif yang kemudian diperluas dengan bis pariwisata

dan bus angkutan bandara, ke depan di samping tetap konsisten mengembangkan sektor

tersebut, PO. SAFARI DHARMA RAYA akan melakukan penetrasi pasar dengan

menggarap kebutuhan akan armada bis dengan spesifikasi ataupun kebutuhan khusus,

misalnya bis untuk angkutan karyawan perkebunan ataupun pertambangan yang

menuntut tingkat keselamatan yang tinggi.



56

Dibawah ini adalah perjalanan usaha dari PO. SAFARI DHARMA RAYA :

Tahun Layanan

1969 s/d 1984 Magelang - Ngadirejo PP.

1971 s/d sekarang Temanggung - Yogyakarta - Surabaya - Malang PP.

1971 s/d sekarang Temanggung - Semarang - Surabaya - Malang PP.

1974 s/d sekarang Yogyakarta - Temanggung - Jakarta PP.

1987 s/d sekarang Jakarta - Surabaya - Malang PP.

1989 s/d sekarang Jakarta - Denpasar PP.

1989 s/d sekarang Temanggung - Yogyakarta - Denpasar PP.

1997 s/d sekarang Jakarta - Mataram PP.

1997 s/d sekarang Temanggung - Yogyakarta - Mataram PP.

1999 s/d 2002 Apron pasengger bus di Bandara Juanda Surabaya

2000 s/d sekarang Semarang - Solo - Denpasar PP.

2000 s/d sekarang Bus Pariwisata

2001 s/d sekarang Solo - Semarang - Jakarta PP.

2001 s/d sekarang Jakarta - Bima PP.

2002 s/d sekarang Apron pasengger bus di Bandara Ngurah Rai Bali

Table 3.1 Perjalanan usaha PO. Safari Dharma Raya



57

3.1.1 Visi dan Misi PT. Safari Dharma

• Visi

P.T. Safari Dharma Sakti sebagai perusahaan bidang jasa transportasi

ikut berpartisipasi dan menyukseskan pembangunan bangsa dan negara dengan

memberikan jasa pelayanan transportasi yang memungkinkan mobilitas

masyarakat antarkota dan antarpulau di wilayah Indonesia, serta pelayanan

transportasi yang menunjang kemajuan pariwisata di Indonesia.

• Misi

Dengan lebih dari 140 (seratus empat puluh) armada bis dan

pengalamannya selama 56 tahun menekuni bidang usaha jasa transportasi P.T.

Safari Dharma Sakti bertujuan untuk memberikan pelayanan jasa transportasi

pada masyarakat dengan mengutamakan keselamatan, keamanan dan

kenyamanan serta kepuasan pelanggan. Tujuan ini ditunjang dengan bis-bis

eksekutif dan super eksekutif yang memiliki jaringan di pulau Jawa, Sumatera

(Riau), Bali hingga Nusa Tenggara Barat serta sumber daya manusia yang

terampil dalam operasional dan perawatan teknis armada bis P.T.Safari Dharma

Sakti. Saat ini PO Safari Dharma Sakti telah memperluas jaringan bisnisnya

dibidang pengadaan bis pelayanan penumpang bandara dan pelayanan

transportasi bagi perusahaan minyak asing.



58

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi

SUSUNAN PEMILIK MODAL

N A M A

1. Hendro Darmojuwono

2. Santoso Darmojuwono

3. Soetari Darmojuwono

4. Ratnawati Darmojuwono

5. Dr.Phil Setiawati Darmojuwono,MA

SUSUNAN PENGURUS PERUSAHAAN

Komisaris : Hendro Darmojuwono

Direktur Utama : Santoso Darmojuwono

Direktur Keuangan : Soetari Darmojuwono

Direktur Operasi : Budi Tjahyono

Direktur Pemasaran : Muhamad Arief



59

STRUKTUR ORGANISASI

3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Komisaris

Merupakan wakil pemegang saham dan pengawas perusahaan dan berhak

mengeluarkan Direktur Utama jika melakukan kesalahan.

2. Direktur Utama

Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun

jangka panjang. Menetapkan berbagai kebijakan perusahaan, mengawasi seluruh

PERWAKILAN

TIAP DAERAH

DIVISI

KEUANG

DIVISI

AKUNTAN

DIVISI

UMUMDIVISI

SDM

DIVISI

REGULER

DIREKTUR

KEUANGAN &ADMINISTRASI

DIREKTUR

OPERASIONAL

DIREKTUR

PEMASARAN

DIREKTUR

TEHNIK

KOMISARIS

DIREKTUR

DIVISI

NON

DIVISI

SERVICEDIVISI

GUDANG



60

aktivitas perusahaan, menerima dan manganalisa laporan dari setiap manajer

departemen.

3. Direktur keuangan dan administrasi

Bertanggung jawab terhadap pengeluaran dan pemasukan uang dalam

perusahaan. Bertanggung jawab juga terhadap pencatatan transaksi keuangan dan

administrasi.

4. Direktur Operasional

Bertanggung jawab dalam mengawasi kelancaran jalannya operasional

perusahaan.

5. Direktur Pemasaran

Bertanggung jawab dalam melakukan pencarian customer , menerima pemesanan

melalui telepon dari customer, memasarkan jasa-jasa yang ditawarkan dari

perusahaan kepada customer.

6. Direktur Tehnik

Memberikan pengarahan secara teknis dalam pengambilan keputusan bisnis dan

dalam pelaksanaan proyek-proyek tertentu.

7. Divisi Keuangan

Divisi ini bertanggungjawab terhadap pengeluaran dan pemasukan uang dalam

perusahaan. Untuk transaksi yang melibatkan pengeluaran dan pemasukkan uang

harus mendapatkan persetujuan dari manajer divisi ini.

8. Divisi Akuntansi



61

Divisi ini bertanggungjawab melakukan pencatatan terhadap transaksi, baik yang

terjadi di dalam maupun di luar perusahaan.

9. Divisi Umum

Divisi ini bertanggungjawab terhadap jalannya operasional perusahaan.

10. Divisi SDM

Divisi ini bertanggungjawab dalam menentukan SDM yang harus tersedia di

dalam perusahaan.

11. Divisi Reguler

Divisi ini bertanggungjawab terhadap pemasaran secara regular kepada

customer.

12.

Divisi Non Reguler

Divisi ini bertanggungjawab terhadap pemasaran secara non regular kepada

customer sebagai promosi pada saat terdapat event-event tertentu.

13. Divisi Service

Divisi ini bertanggungjawab terhadap pengecekan dan perbaikan dari bus-bus

secara berkala maupun spontan saat terjadi kerusakan pada bus angkutan.



62

14. Divisi Gudang

Divisi ini bertanggungjawab terhadap pengecekan, persediaan dan pengeluaran

suku cadang yang tersedia dan yang akan digunkan oleh karyawan (mekanik

pada divisi service).

15. Perwakilan Tiap Daerah

Tiap-tiap daerah bertanggungjawab terhadap semua kegiatan yang tarjadi di

dalam maupun di luar perusahaan dan wajib memberikan laporan kepada

masing-masing Direktur bagian.

3.3 Analisa area

Cakupan area perjalanan bus PT. SAFARI DHARMA RAYA meliputi :

No Nama Area Provinsi Area

1 Ambarawa Jawa Tengah

2 Bawen Jawa Tengah

3 Bima Nusa Tenggara Barat

4 Boyolali Jawa Tengah

5 Denpasar Bali

6 Jakarta Jakarta

7 Klaten Jawa Tengah

8 Kranggan Jawa Tengah

9 Kudus Jawa Tengah

10 Magelang Jawa Tengah

11 Mataram Nusa Tenggara Barat



63

12 Malang Jawa Timur

13 Muntilan Jawa Tengah

14 Ngadirejo Jawa Tengah

15 Parakan Jawa Tengah

16 Pati Jawa Tengah

17 Salatiga Jawa Tengah

18 Secang Jawa Tengah

19 Semarang Jawa Tengah

20 Solo Jawa Tengah

21 Sukorejo Jawa Timur

22 Surabaya Jawa Timur

23 Temanggung Jawa Tengah

24 Yogyakarta Yogyakarta

Bengkel tempat penyimpanan suku cadang pada daerah adalah sebagai berikut :

No Nama Area Provinsi Area

1 Denpasar Bali

2 Jakarta Barat Jakarta

3 Mataram Nusa Tenggara Barat

4 Surabaya Jawa Timur

5 Semarang Jawa Tengah

6 Solo Jawa Tengah



64

Saat ini kami hanya menangani pengelolaan logistik suku cadang yang tersedia

di pusat (Jakarta). Kami belum menangani pengelolaan logistik suku cadang pada

cabang perusahaan yang terdapat di daerah – daerah. Karena itu merupakan tahap

pengembangan dari sistem yang kami buat saat ini.

3.4 Observasi Sistem Berjalan

3.4.1 Prosedur Persediaan dan Pembelian Suku cadang

Bagian gudang yang bertanggung jawab terhadap pengecekan persediaan

barang melakukan pengecekan persediaan barang. Bila persediaan barang

melewati batas minimum yang ditentukan, maka bagian ini mengirimkan surat

pemesanan sebanyak dua rangkap.

• Rangkap satu diberikan kepada bagian pembelian

• Rangkap dua disimpan sebgai arsip

Setelah menerima surat pemesanan dari bagian gudang, bagian pembelian

membuat purchase order (PO) sebanyak tiga rangkap.

• Rangkap satu diberikan kepada supplier

• Rangkap dua diberikan ke bagian gudang

• Rangkap tiga disimpan sebagai arsip

Bagian gudang menerima barang pesanan dan surat delivery order (DO)

dari supplier, kemudian mencocokkan DO dengan PO.

Bagian pembelian melakukan pembayaran kepada supplier dan begian

pembelian mendapatkan surat tanda bukti pembayaran. Surat tersebut akan

dikopi sebanyak satu lembar.



65

• Surat tanda bukti pembayaran yang asli akan diberikan kepada bagian

keuangan.

• Kopi surat tanda bukti pembayaran akan disimpan sebagai arsip.

Bagian keuangan akan melakukan pencatatan transaksi.

3.4.2 Prosedur Retur Barang

Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pemesanan,

maka bagian pembelian akan menghubungi supplier untuk memberitahukan

tentang terjadinya retur. Dan langsung mengembalikan barang ke supplier,

barang tersebut adalah barang-barang yang berasal dari gudang retur.

Bagian pembelian menerima tanda terima retur dari supplier. Tanda terima ini

dikopi sebanyak satu lembar.

•

Tanda terima yang asli akan diberikan ke bagian keuangan

• Kopian tenda terima akan disimpan sebagai arsip

Barang pengganti hasil retur diterima oleh bagian gudang. Bukti transaksi

retur diterima oleh bagian keuangan dan dirangkap dua.

• Rangkap satu diberikan ke bagian gudang.

•

Rangkap dua akan disimpan sebagai arsip.

3.4.3 Prosedur Pemakaian Suku cadang

Mekanik melakukan pengecekan terhadap kondisi bus secara berkala

maupun saat terjadi kerusakan pada bus. Apabila terdapat kerusakan tertentu



66

pada bus dan membutuhkan suku cadang untuk memperbaiki kondisi bus, maka

mekanik akan melakukan pemesanan suku cadang ke bagian persediaan barang.

Mekanik mengisi form pemesenan yang diberikan oleh bagian persediaan

barang untuk permintaan suku cadang yang dibutuhkan.

Bagian gudang melakukan pengecekan untuk mengetahui tersedia atau

tidaknya suku cadang yang dibutuhkan di gudang.

Apabila suku cadang yang dibutuhkan tersedia, maka bagian gudang akan

memberikan suku cadang yang dibutuhkan oleh mekanik dan form tersebut akan

dicatat oleh bagian gudang.

Tetapi apabila suku cadang yang dibutuhkan tidak tersedia maka mekanik

harus menunggu hingga suku cadang dibutuhkan tersedia. Pihak gudang akan

melakukan pemesanan ke supplier melalui bagian pembelian.

3.4.4 Prosedur Laporan Pertanggungjawaban

Setiap terjadinya transaksi dalam pembelian barang dari supplier, maka

transaksi akan dicatat dalam laporan harian, yang nantinya akan dilakukan

laporan bulanan pada akhir periode tiap bulannya.

Setiap terjadinya transaksi dalam retur pembelian barang terhadap

supplier, maka transaksi akan dicatat dalam laporan harian, yang nantinya akan

dilakukan laporan bulanan pada akhir periode tiap bulannya.

Setiap terjadinya transaksi dalam pemakaian barang yang dilakukan oleh

mekanik, maka transaksi akan dicatat dalam laporan harian, yang nantinya akan

dilakukan laporan bulanan pada akhir periode tiap bulannya.



67

3.5 Aliran Dokumen

3.5.1 Persediaan dan Pembelian Suku cadang

Tabel 3.2 Tabel aliran dokumen persediaan dan pembelian suku cadang

Divisi Gudang DivisiPembelian

Supplier Man. Keuangan Divisi Accounting Kasir



68

3.5.2 Retur

Divisi Pembelian Supplier Divisi Keuangan Divisi Gudang

Tabel 3.3 Tabel aliran dokumen retur



69

3.5.3 Pemakaian Suku cadang

Karyawan Divisi Gudang Divisi Pembelian Supplier Divisi

Accounting



70



71

3.6 Informasi yang Ada

NO. NAMA ENTITY KETEREANGAN ENTITY

1 Item / Suku cadang Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang Suku cadang dalam

gudang PT. Safari Dharma Raya.

2 Pembelian Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang pembelian Suku cadang

kepada Suplier yang terjadi di PT. Safari

Dharma Raya.

3 Warehouse Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang gudang penyimpanan

Suku cadang di PT. Safari Dharma Raya.

4 Supplier Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang Supplier yang menerima

pemesanan Suku cadang dari PT. Safari

Dharma Raya.

5 Karyawan Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang semua karyawan yang

ada di PT. Safari Dharma Raya.

6 Retur Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang pengembalian (retur )

item dari PT. Safari Dharma Raya kepada

Supplier.



72

7 BUS Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang semua BUS angkutan

yang ada di PT. Safari Dharma Raya.

8 Request Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang pengisian form

permintaan yang dilakukan

karyawan(mekanik) untuk menggunakan

suku cadang yang ada pada PT. Safari

Dharma Raya

9 Penggunaan Barang Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang suku cadang apa saja

yang keluar digunakan oleh

karyawan(mekanik) pada PT. Safari

Dharma Raya.

10 Penerimaan Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang penerimaan suku cadang

hasil pembelian dari supplier pada PT.

Safari Dharma Raya

11 Pembayaran Merupakan Entitas yang memberikan

informasi tentang pembayaran suku cadang

hasil dari pembelian dari supplier pada PT.

Safari Dharma Raya



73

Tabel 3.6 Tabel entity dan keterangan entity

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan hasil wawancara dan analisis dari sistem yang sedang berjalan,

maka permasalahan yang ditemukan adalah:

• Kesulitan dalam membuat laporan persediaan, pembelian dan returnya,

pemakaian suku cadang.

• Masih sulitnya mengetahui apakah suatu persediaan Suku cadang di gudang

masih ada atau tidak.

• Banyaknya pemakaian suku cadang yang dilakukan oleh mekanik yang tidak

dapat dipertanggungjawabkan karena data tentang pemakaian yang tidak

lengkap.

• Akibat dari tidak terkontrolnya persediaan suku cadang maka sangat

menghambat operasional perusahaan.

• Tidak efisiennya waktu dan harga pada saat akan melakukan pembelian kepada

supplier karena data-data tentang supplier tidak terecord dengan baik.

•

Dengan sistem yang ada saat ini sangat sulit bagi pihak manajerial untuk

membuat keputusan strategis mengenai persediaan, pembelian dan penggunaan

suku cadang yang akan diambil selanjutnya.



74

3.8 Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis permasalahan yang telah dilakukan terhadap suatu system

yang berjalan pada perusahaan ini, maka diusulkan penerapan basis data untuk

menggantikan sistem manual yang dipakai pada saat ini. Basis data yang dibuat

dimaksudkan untuk mendukung pembeliaan, retur pembeliaan, penyesuaian barang,

laporan pembeliaan, dan persediaan barang.

Selain itu akan dikembangkan juga, program aplikasi yang dapat mengakses

basis data yang dibuat, dan program aplikasi ini akan digunakan oleh bagian

pembeliaan, kasir, gudang, manajer operasional. Program ini akan menggantikan sistem

manual. Program ini juga akan men-validasi input dari user sehingga diharapkan dapat

mengurangi kesalahan yang terjadi dengan sistem manual.

Perancangan program ini juga dimaksudkan agar informasi persediaan barang

selalu akurat dan tersedia bagi divisi-divisi yang membutuhkan. Program ini akan meng-

update jumlah stok barang secara otomatis sesuai dengan transaksi yang terjadi. Program

ini juga dapat mencetak laporan pembelian dan persediaan barang.

2008-1-00325-si bab 3

Documents