2011 01 06 15-15 thomas uhlmann
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Löwenfels Partner AGMeyerstrasse 20
6003 Luzernwww.loewenfels.ch Software in neuer Dimension08.04.2023
Löwenfels Partner AG, Meyerstrasse 20, 6003 Luzernwww.loewenfels.ch, [email protected]
Mit digitalem Vertragsmanagement Optimierungspotenzial nutzen
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Thomas Uhlmann
Geschäftsleiter | Leiter ECM Solutions
[email protected] www.loewenfels.ch
Löwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software.
»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE
»» Individualsoftware für Sozialversicherungen
Thomas_Uhlmann
Zu meiner Person
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Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – Volumengeschäft
Dieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden Prozessen
Vertragsmanagement – Abgrenzung
Quelle: Wikimedia 2011
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Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»
Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version?
Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung?
Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen?
Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!
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Kurz- und mittelfristige Mehrkosten Fehlende Nachweise für Verhandlungen Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit
… Imageverlust
Konsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement
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«Wie wäre es denn ideal?»
Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google»
Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim Vertrag
Erinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt
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«Wie wäre es denn ideal?»
Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den Verträgen
Für die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegen
Auch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden
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Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze
Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne Korrespondenzablage
Spezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für Versicherungen
Stärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen
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möglicherFunktionsumfang
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Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen – flexibler Berechtigungssystem ist Pflicht
Zugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert!
Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren)
Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tun
Eine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage
Achtung: Stolpersteine!
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Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?
Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - Nachvollziehbarkeit
Die Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden können
Lieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führen
Jeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)
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Zusammenfassung / Fazit
Vertragsmanagement kann sich lohnen Wirkung als verlässlicher Vertragspartner
«Der hat seine Prozesse im Griff» Wirkung nach innen -
Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersicht
es gibt bewährte Vertragsmanagement-Lösungen
Amortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden
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Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.
»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung
»» Individualsoftware für Sozialversicherungen
Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module.
Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung.
Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung.
Wer ist Löwenfels?
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VIELEN DANK FÜR IHREAUFMERKSAMKEIT
Wir sind für Sie da:
Thomas [email protected] +41 41 418 44 30 | +41 78 897 20 20
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Automatisierung im Vertragswesen
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EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS Visio
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