2013 2014 gestion de projet [mode de compatibilité] · = véritable outils de gestion pour un chef...

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Caroline QUINTINCaroline QUINTINCaroline QUINTINCaroline QUINTIN Chef de projetChef de projetChef de projetChef de projet

Université Paris DescartesUniversité Paris DescartesUniversité Paris DescartesUniversité Paris Descartes

IIIINTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTION

La réussite d’un projet de recherche passe par :�une organisation rigoureuse et efficace�le pilotage du projet�le plan de communication

ssssous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef de projet de projet de projet de projet

�Identifier les différentes étapes d’un projet�Mobiliser les ressources nécessaires�Respecter les impératifs de délais et de qualité�Mettre en œuvre un plan d’information et decommunication efficient

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Université Paris Descartes


ORGANISATION DU PROJET

� Détermination de l’équipe projet� Mise en place des taches, jalons et livrables� Planification du projet� Budgétisation du projet

PILOTAGE DU PROJET

� Le suivi des ressources� Les indicateurs de pilotage� La démarche qualité

PLAN DE COMMUNICATION

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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET

Détermination de l’équipe projet :

� Savoir estimer la taille de l’équipe à impliquer dans leprojet = déterminer une enveloppe de ressources

� Choisir en interne les personnes adéquates au projet(ARC, TEC, Data, stat, tech. labo……)

� Choisir en externe si les ressources en interne ne sontpas disponibles ou ne répondent pas aux exigences decompétences

� avantage : les externes : dédiés 100% auprojet versus les internes : parasités par lagestion courante…..

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Détermination de l’équipe projet :

� motiver son équipe =

� expliquer clairement les objectifsglobaux et l’importance du projet

� expliquer les objectifs et missions dechaque membre de l’équipe

� valoriser chaque membre de l’équipe

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Mise en place des taches, jalons et livrables

TTTTacheacheacheache = action à mener pour aboutir au résultat

A chaque tache définie, il faut associer :

� un objectif précis et mesurable

� des ressources humaines et / ou matérielles

� des ressources financières adaptées

� une charge de travail (en nb de mois-homme, par ex)

� une durée

�Une date de début et une date de fin

� Les taches sont reliées entre elles par des relations dedépendance (planning / diagramme de Gantt)

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JJJJalonalonalonalon (s)(s)(s)(s) = évènement(s) clé(s) d’un projet

= date(s) importante(s) de réalisation d’unprojet

= une réalisation concrète (production delivrables)

� Dans le planning / gantt : les jalons limitent le début etla fin de chaque phase et servent de point desynchronisation

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LLLLivrable(s)ivrable(s)ivrable(s)ivrable(s) = tout résultat / document qui résulte del’achèvement d’une partie du projet et devant être

�tangible,

� mesurable,

� vérifiable.

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Planification du projetAssocier le plan d’action au diagrammede Gantt

Intérêts : � détermine si les objectifs sont réalisés oudépassés

� permet de suivre et communiquer surl’avancement du projet

� affecte les ressources (humaines etfinancières) aux taches

� Ce qui doit être fait (taches) � par qui (Ressources)� Comment les résultats (Livrables) doivent être présentés� Comment les valider (jalons)

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Planification du projet = Plan d’action

= permet de formaliser les objectifs fixés (annuel ouprojet) ainsi que les actions et les responsabilités associées

Avantages : � outil formalise les actions déployées dansla structure pour le projet

� il est utilisé pour suivre l’avancementdes actions en l’associant au Gantt

� il assure un engagement formel desresponsables d’actions

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Planification du projet = Plan d’action

� Élaborer le plan d’action permet de déterminer

� Les taches pouvant se faire en parallèle

� Les taches devant se faire de manière successives

� Prévoir, si possible, plusieurs scénarios envisageables eten fonction de l’évolution du projet, privilégier unscénario

� Prévoir une marge de flexibilité pour certaines taches ….

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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET12

ACTION PHASES / ETAPES

QUI BUDGET DATE de

DEBUT

DATEde FIN

OBJECTIF

RESULTAT

Améliorer les délais des conventions

Instruction LCS 5,000 € 01/01/2014

30/06/2014

76%�

86%

Améliorer le délai d’instruction

- Finalisation du protocole

NBI 2,525 € 01/05/2013

01/08/2013

Max 3 mois

- Réduire le délai d’approbation des rédacteurs

ATS 0 €

- Réduire le délai de récupération des CV des inv.

CCI 3,275 € 01/05/2013

01/08/2013

100% des CV avant dépôt CPP


Planification du projet = diagramme de Gantt

Avantages : � outil visuel

� il responsabilise les acteurs du pland’action

� utilisé lors de réunions de suivi du projet,il permet de faire un point rapide

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Planification du projet = diagramme de Gantt

Précautions à prendre :

� construire le planning avec les responsables d’action(stat, data, méthodo, partenaires…..)

� communiquer le planning au personnel

� rester vigilant sur l’estimation des durées que l’on asouvent tendance à sous-estimer

� bien clarifier les relations de dépendances entre lesactions pour repérer celles qui peuvent mettrerapidement le projet en décalage, du point de vue dudélai.

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Etape démarrage de phaseDate étape

démarrage de phaseDurée de la phase

Etape Fin de phaseDate étape

fin de phase

Phase 1 terminée instruction de projet démarrage rédaction du protocole

de recherche01/09/2012 199 finalisation du protocole 19/03/2013

Phase 2 terminéesignature de la convention ANSM

convention signée le 05/12/2012 01/12/2012 14 convention signée le 05/12/2012 15/12/2012

Phase 3 terminée CPPdépôt du dossier au CPP ile de

France IV03/04/2013 22 obtention de l'avis favorable du CPP 25/04/2013

Phase 4 terminée CCTIRS / CNILdépôt du dossier au CCTIRS puis à

la CNIL20/03/2013 127

obtention de l'autorisation de la CNIL à demarrer le projet

25/07/2013

Phase 5 terminéedocuments de la recherche (CRF, carnet patient, fiche des UT…)

élaboration de l'ensemble des documents de la recherche

01/02/2013 249documents imprimés par le

presatataire 08/10/2013

Phase 6 terminée e-learningélaboration d'un cahier des charges

soumis à concurrence auprès de prestataire

01/01/2013 317Mise en production et e-learning

fonctionnel14/11/2013

Phase 7 terminée ouverture des centresréunion investigateurs communes

aux centres 13/09/2013 138

dernière Mise en place de l'essai sur site

29/01/2014

Phase 8 en cours inclusion des patients date du 1er patient inclus 16/10/2013 257 fin théorique des inclusions 30/06/2014

Phase 9 en cours suivi des patients date du suivi du 1er patient inclus 16/11/2013 410date théorique de la fin du suivi du

dernier patient31/12/2014

Phase 10 en cours monitoring des données essentielles

date de la 1ère visite de monitoring 21/02/2014 344date de la dernière visite de

monitoring31/01/2015

Phase 11en prévisionnel

saisie des donnéesdate du 1er envoi au prestataire de

saisie01/06/2014 244 date de fin de saisie des données 31/01/2015


recueil de données pour l'analyse médico-économique

demande d'envoi des fichiers à la DRSM et MSI (= à la fin du suivi des

patients)01/01/2015 89

centralisation et fusion des fichiers (= gel de base pour l'analyse médico-

éco) 31/03/2015


datamanagement et gestion des queries

debut du datamanagement (au fil de l'eau)

16/04/2014 318fin du datamanagement (= gel de

base)28/02/2015


Cloture des centres date de la 1ère visite de cloture 01/03/2015 91date de la dernière visite de cloture

de centre31/05/2015


Analyse statistiquefin du datamanagement (= date de

gel de base)28/02/2015 153 fin de l'analyse statistique 31/07/2015


valorisation fin de l'analyse statistique 31/07/2015 184 soumission du rapport à l'ansm 31/01/2016


valorisation soumission de publication 01/02/2016 546 publication princeps 31/07/2017

Phase

Diagramme de GANTT dans le RESPECT DE LA CONVENTION ACTUELLE du projet XXXXX


Budgétisation du projet

� Evaluation du cout d’un projet (élaboration d’une fichebudgétaire)

� Couts liés aux ressources humaines (Personnel)

� Couts liés aux ressources matérielles et logicielles duprojet (équipement)

� Couts liés aux dépenses médicales

� Couts liés aux dépenses générales / hôtelières

Ne pas oublier :

� les frais de gestion et de fonctionnement

� les frais de promotion et / ou assurance

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Budgétisation du projet

� Construire le budget en parallèle de l’écriture du protocole� Prendre en compte la typologie de l’etude � impact +++

� Estimation pour chaque poste / ligne budgétaire / missions /taches :� Cout employeur mensuel

� % ETP nécessaire pour effectuer la mission

� Nombre de mois/ personne pour effectuer la mission

� Distinguer les surcouts liés à la recherche et ceux liés auxsoins

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Surcoûts

Tout acte ou visite en plus de la prise en charge standard d’unpatient, identifié à partir du protocole de l’essai clinique doitêtre considéré comme un surcoût et sorti du mode definancement de l’assurance maladie pour être pris en chargepar le promoteur de la recherche

L’article R1121-4 du code de la Santé publique précise ainsique le promoteur prend en charge les frais supplémentairesliés à d'éventuels fournitures ou examens spécifiquementrequis par le protocole de la recherche ou pour la mise enœuvre de celui-ci (temps en personnel…)

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Quelles questions se poser ?

� Combien de sujets?� Combien de centres dont combien en province (% d’inclusions)?� Durée de l’inclusion et du suivi?� Qu’est ce qui sort du soin courant?� Qui fait quoi (biologie, transport, suivi, data, stat…)?� Quel est le niveau du monitoring, estimation du rythme?� ECRF ou CRF papier?� Nb de données?

� ……

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Construction du budget

� s’adapter aux contraintes de l’AAP, si applicable� Vérifier les règles d’utilisation des fonds (conventions / AAP)� vérifier les contraintes applicables aux structures publiques

hospitalières (Marché publique…)� vérifier les règles de gestion et les contraintes de votre

structure� vérifier les % de frais de gestion appliqués par les

différentes structures impliquées

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Construction du budget

�prendre en compte des règles de versement du financement� versement par tranches avec jalons � impact +++ sur

l’utilisation de certaines lignes budgétaires� versement sur base d’activités réalisées

� anticiper l’impact sur les contrats du personnel� anticiper sur le retour d’activité réelle desagents

� versement sur base de remboursement (financementdépensé après la fin de la recherche)

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PILOTAGE DU PROJET



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PPPPILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJET

Le suivi des ressources

� la planification préalable des ressources� la gestion des ressources humaines� le climat et l’ambiance de travail� le suivi des ressources humaines� le suivi des ressources matérielles

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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE

� = outils de navigation et de décision� = véritable outils de gestion pour un chef de projet� permet de mesurer une situation ou un risque � permet de donner une alerte ou au contraire de signifier l'avancement correct du projet. � permettra d’ajuster les actions et ainsi favoriser l’atteinte des résultats� Le choix des indicateurs dépend des objectifs du projet� sont regroupés sous la forme d'un tableau de bord (= "scoreboards ")

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� restreindre le nombre d’indicateurs (entre 5 et 10)

�Comme un jalon, un indicateur doit être :�Spécifique�Mesurable�Acceptable�Réaliste�Défini dans le temps

� l’indicateur doit représenter l’importance du problème qu’on cherche à mesurer

� Il faut disposer des données (en temps réel, si possible) nécessaires à la mesure de cet indicateur.

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Indicateurs de PROCESSUS permet d’apprécier:

�lelelele rythmerythmerythmerythme d'avancementd'avancementd'avancementd'avancement dudududu projetprojetprojetprojet

�Écart entre échéancier planifié et calendrier deproduction réel des différents livrables liés auprojet.

�Écart entre la date de démarrage (ou de fin) duprojet théorique et réel

�Avancement en délai (%)

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Indicateur de PROCESSUS permet d’apprécier:

� l’utilisationl’utilisationl’utilisationl’utilisation desdesdesdes ressourcesressourcesressourcesressources

�Écart entre ressources engagées et ressourcesplanifiées (en €)

�% d’utilisation des ressources

�Écart entre nombre d’effectifs requis et effectifsplanifiés

�Écart entre nombre d’heures travaillées etplanifiées

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Indicateur de RESULTATS permet d’apprécier:�lelelele degrédegrédegrédegré d’atteinted’atteinted’atteinted’atteinte desdesdesdes objectifsobjectifsobjectifsobjectifs dudududu projetprojetprojetprojet dededede rechercherechercherechercherecherche

� Écart entre le nombre de centres participants éligibles,déclarés et ceux ayant une participation active au projet

� Courbe de suivi des inclusions théoriques / réelles

� Nombre d’EIG notifiés / estimés

� Tâches réalisées/tâches planifiées

� certains Jalons

� Nombre de changements / modifications apportées au projet (e-CRF, protocole…)

� Nombre de risques réalisés

� ……

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La démarche qualité

� est nécessaire pour fiabiliser la gestion du projet� mettre en place des outils de normalisation

�des méthodes de travail� des méthodes de vérification / validation

� permet d’obtenir une meilleure maitrise�des couts liés au projet� de la durée du projet

� elle doit être intégrée à toutes les phases duprojet

� permet d’avoir une conformité entre lesspécifications et les réalisations

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La démarche qualité

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• ou vérification• doit se conformer

aux processus

• correction des erreurs constatées

• MEP de mesures pour éviter qu'elles ne se reproduisent

• selon modes opératoires préalablement définis (POS, check list, circuit...)

• quelles attentes ?• quels moyens ?• quels objectifs ?

Planification Réalisation

ContrôleCorrection




PILOTAGE DU PROJET



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PPPPLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATION

Le management de la communication du projet

= consiste à déterminer�qui a besoin de quelle information�quand remettre l’information�sous quelle forme la lui remettre� à quelle fréquence / quand

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Qui communique quoi À qui Sous quelle forme

Quand fréquence

CDP Point projet / point monitoring

Équipe Réunion 15 jours

CDP La newsletter Inv CDP trimestrielle


Principes :

�comprend l’ensemble des réunions, comités, newsletters,mails de diffusion, procédure, calendrier, rapportsd’avancement, conférence, réunion inv……

� la plan de communication peut être�formalisé ou informel� peu ou très détaillé

�dépend du projet de recherche et des interlocuteurs� doit évoluer avec l’avancement du projet et les besoins de la

recherche� fait partie intégrante de la planification globale du projet� rythme la démarche qualité

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Avantages :

�formalise toutes les actions de communication à mettre enœuvre sur une période ou sur la durée de la recherche

� permet de vérifier que l’on alterne les modes decommunication, les intervenants, les contenus, le ton

Précautions à prendre:

� trouver le juste nécessaire en matière de communication : nitrop peu, ni trop souvent

� adapter chaque communication à ses destinataires (fond /forme)

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2013 2014 gestion de projet [mode de compatibilité] · = véritable outils de gestion pour un chef...

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