2014 mgti gpt s04 calidad y compras
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MGTIN0043 - Gestión de Proyectos de Tecnología
04. Gestión de la Calidad y de las Compras
Prof. Xavier Vázquez, PMP®
N0043 - Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
0. Introducción
1. Estrategia del Proyecto
2. Portfolio Management
3. Gestión de Riesgos
4. Gestión de la Calidad y las Compras
Índice
4.1- Concepto de Calidad.4.2- Plan de Calidad4.4.-Control de Calidad
MGTI Pág. 2Gestión de Proyectos de Tecnología
4. Gestión de la Calidad y las Compras
5. Control de Cambios
6. Control del Progreso del Proyecto
7. El Factor Humano
8. Cierre y Transferencia
4.4- El Proceso de Compras4.5- Plan de Compras
Calidad y Compras
4.1.- Concepto de Calidad
MGTI Pág. 3Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
•Definición de Calidad
• El Project Manager debe asegurar la
La Calidad de un producto es el nivel en el que el
conjunto de características inherente al mismo satisface
los requisitos. (ISO 9000)
MGTI Pág. 4Gestión de Proyectos de Tecnología
• El Project Manager debe asegurar la
calidad del producto resultante para
cumplir las expectativas del cliente
y/o Stakeholders.
• La gestión moderna de la calidad
(TQM, Six Sigma, Lean …) puede
aplicarse también a la Gestión de
Proyectos.
Calidad y Compras
•Teorías de Calidad
• Los principales “gurús” de las teorías de la Calidad moderna, son los siguientes:
1. Crosby2. Juran3. Deming
MGTI Pág. 5Gestión de Proyectos de Tecnología
3. Deming4. Taguchi5. Imai (Kaizen)
Calidad y Compras
• Phil B. Crosby, EEUU (1926-2001)
• Desarrolló el concepto de hacer lascosas bien a la primera y por tantopotenciando la prevención a lainspección posterior.
• La definición de calidad es cumplir losrequisitos (del producto y del cliente)
•CROSBY
MGTI Pág. 6Gestión de Proyectos de Tecnología
requisitos (del producto y del cliente)
• La medición de la calidad es el preciode la “no-conformidad”.
• Conceptos clave:
• ZERO DEFECTS
• FIRST TIME RIGHT
Calidad y Compras
• Joseph M. Juran, Rumania (1904-2008)
• Fomentó el concepto de la cultura de lacalidad en el personal, especialmenteen la implicación de la Dirección en lostemas de calidad.
• La definición de calidad es: adecuaciónal uso, es decir que el cliente es el quemanda.
•JURAN
MGTI Pág. 7Gestión de Proyectos de Tecnología
manda.
• Fue el primero en aplicar las teorías dePareto al Control de Calidad.
• Conceptos clave:
• 80/20 (Pareto)• FITNESS FOR USE
Calidad y Compras
•DEMING
• Edward Deming, EE.UU. (1900-1993)
• Fomentó el concepto que el 85% del
coste de la calidad es un problema de la
Dirección (15% trabajador).
• Mejorar la calidad implica mejorar la
productividad y la cuota de mercado.
MGTI Pág. 8Gestión de Proyectos de Tecnología
productividad y la cuota de mercado.
• Popularizó el ciclo Plan-Do-Check-Act
como base de la mejora continua
(adoptando su nombre en su honor).
• Conceptos clave:
• Ciclo Deming (PDCA)
• TQM (Total Quality Mgt.)
Calidad y Compras
• Genichi Taguchi, Japón (1924-2012)
• Seguidor de Deming, aplicó laestadística para la mejora de la calidad.
• La definición de calidad es la mínimapérdida (costes) imputada a la sociedaddesde que el producto se expide.
• Las variaciones en los procesos afectan
•TAGUCHI
MGTI Pág. 9Gestión de Proyectos de Tecnología
• Las variaciones en los procesos afectana la calidad.
• Conceptos clave:
• Taguchi LOSS FUNCTION
• ROBUST DESIGN (Off-Line)
Calidad y Compras
• Masaaki Imai, Japón (1930)
• Fundador del Instituto KAIZEN, esconsiderado el Gurú de la filosofía Lean.
• La definición de calidad es la mejora(Kaizen) continua en el trabajo, en la vida,en casa…. Mejora continua para todos:trabajadores y Gerentes.
• IMAI
MGTI Pág. 10Gestión de Proyectos de Tecnología
trabajadores y Gerentes.
• Las “pequeñas” mejoras y continuadas enel tiempo ofrecen grandes resultados.
• Conceptos clave:
• KAIZEN (www.kaizen.com)
• “Today better than yesterday, tomorrowbetter than today”
Calidad y Compras
Principios del
TQM
La Calidad es conformidad a los
requerimientos
Defectos 0
Hacerlo bien la primera vez
•Total Quality Management (TQM)
MGTI Pág. 11Gestión de Proyectos de Tecnología
TQM
Prevención antes
que Inspección
La Calidad se mide en
términos monetarios
• La calidad no se obtiene por casualidad
• La calidad es cosa de todos
Calidad y Compras
La ejecución de proyectos 6 Sigma se basa en la metodología DMAIC que
•Six-Sigma (6σ)No es un Sistema de Mejora de Calidad, sino más bien una filosofía
estratégica de mejora del negocio. Se basa en el fundamento estadístico
de la distribución normal (+3σ-3σ), y promueve unas certificaciones
específicas en varios niveles (6σ Black Belt)
MGTI Pág. 12Gestión de Proyectos de Tecnología
basa en la metodología DMAIC que consta de 5 pasos:
• Define (Definir)
• Measure (Medir)
• Analize (Analizar)
• Improve (Mejora)
• Control (Controlar)
Calidad y Compras
•Six-Sigma (6σ)
MGTI Pág. 13Gestión de Proyectos de Tecnología
¿Es aceptable este nivel de Calidad?
Calidad y Compras
•Filosofía Six-Sigma (6σ)
Si nuestro Corazón funcionara un 99,99% de las veces…..
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¡¡¡ sufriríamos 9 horas anuales de infarto !!!!
Calidad y Compras
Consiste en crear y seguir las políticas y losprocedimientos para conseguir que el proyectocumpla con los requisitos:
Quality Planning
Project
Management
Plan
Do
work
•La Calidad en el Proyecto
• Plan de Calidad• Qué normativa se aplicará• Quién está involucrado• Ensayos a realizar
MGTI Pág. 15Gestión de Proyectos de Tecnología
Update Project
Management Plan
Integrated
Change
Control
Approval Non
approval
Quality Control
• Ensayos a realizar• Criterios de aceptación• Entregables objeto de control
• Aseguramiento de la calidad (auditorías)• Identifica los procedimientos que son efectivos o susceptibles de mejora
• Control de Calidad• Contrasta los resultados del proyecto• Recomienda cambios y acciones correctivas• Valida la reparación de los defectos
Calidad y Compras
4.2.- Plan de Calidad
MGTI Pág. 16Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Ciclo PDCA
Corregir(si es necesario)
• Tomar datos• Analizar el problema• Planificar la solución
MGTI Pág. 17Gestión de Proyectos de Tecnología
Medir el resultado
• Implementar la solución
Sin medir, no podemos saber si el trabajo se realiza según el Plan de Proyecto
Calidad y Compras
4.2.1. El Plan de Calidad
• El Plan de Calidad integra todas las acciones necesarias
para definir, preparar, integrar y coordinar la calidad a lo
largo de todo el proyecto.
• Se fundamenta en la política de calidad de la compañía.
• Identifica los estándares de calidad aplicados tanto al
MGTI Pág. 18Gestión de Proyectos de Tecnología
• Identifica los estándares de calidad aplicados tanto al
producto como a la gestión del proyecto.
• Determina como se van medir los resultados (objetivos
y KPIs) para saber si se cumple con los estándares.
• Define los roles y responsabilidades implicados.
• Determina las actividades a desarrollar en el proyecto
para alcanzar y cumplir los estándares.
Calidad y Compras
• Plan de Calidad
I. Estándares de calidad
II. Medir los resultados.
III. Roles y responsabilidades implicados.
IV. Actividades
MGTI Pág. 19Gestión de Proyectos de Tecnología
IV. Actividades
Calidad y Compras
•Estándares
• Un estándar es aquello que sirve como tipo, modelo,norma, patrón o referencia.
• Cada empresa, sector, industria dispone de sus propias
normativas y estándares que debemos conocer y cumplir.
• Por ejemplo:
MGTI Pág. 20Gestión de Proyectos de Tecnología
• Por ejemplo:
� ISO 9001: Sistema de Gestión de Calidad
� ISO 14000 Medioambiente
� OSHAS 18001: Seguridad y Salud Laboral
� ISO 26000, SA8000: Responsabilidad Social
� P. ejemplo, en “mi sector”, existen numerosas normativas
sobre Seguridad Alimentaria: BRC, FSA, ISO22000, NRC, ...
� Etc…
Calidad y Compras
•Objetivos de Calidad
� No se puede resolver un problema si
• Resultado que queremos obtener en nuestro producto.
• Recordar que un objetivo debe ser SMART (propósito +
valor medible + tiempo).
MGTI Pág. 21Gestión de Proyectos de Tecnología
� No se puede resolver un problema si
previamente no conocemos el objetivo.
� GAP = Diferencia entre la situación actual
(promedio) y nuestro valor objetivo a
alcanzar.
� Deben utilizarse mediciones de datos
históricos para obtener promedios y
referencias.
Calidad y Compras
� Senior Manager : responsable de la calidad en la empresa .� Project Manager : último responsable de la calidad del proyecto.� Equipo del Proyecto : responsables de su propio trabajo.
• Responsabilidades Gestión de Calidad
MGTI Pág. 22Gestión de Proyectos de Tecnología
El aumento de la calidad aporta beneficios al proyecto:
• incremento de la productividad• moral alta del equipo• Menor coste de los riesgos
El impacto de la mala calidad:• incrementa los costes• aumenta los riesgos• retrasos (tiempo)• Trabajo rehecho• Baja satisfacción del cliente
Calidad y Compras
• Actividades Gestión de Calidad
� Definir los entregables y la medición de su aceptación (objetivos de calidad).
� Planificar las actividades necesarias para controlar dichos entregables
� Incorporar este Plan en el Proyecto (recursos, costes, plazos…)
MGTI Pág. 23Gestión de Proyectos de Tecnología
costes, plazos…)
Calidad y Compras
•¿Qué tipo de actividades?
Cada sector tiene el suyo propio:
MGTI Pág. 24Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
• El Plan de Pruebas es un proceso realizado para encontrar errores
y entender la calidad de un Sistema o Producto.
• Los Objetivos de las Pruebas son:
– Asegurar la Calidad previamente acordada
– Reducir los Costes de Calidad (mantenimiento, desperdicio)
• Problemática de las Pruebas
• Plan de Pruebas
MGTI Pág. 25Gestión de Proyectos de Tecnología
• Problemática de las Pruebas
– Es una actividad infravalorada
– Ausencia de método, estándares y sistemática
– Falta de rigor y documentación
– Deficiencias en la integración
– Carencia de herramientas adecuadas
– Escasa planificación y preparación
Calidad y Compras
•¿cuántas pruebas realizamos?
MGTI Pág. 26Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
• Ejemplos:
MGTI Pág. 27Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
4.4.- Control de la Calidad
MGTI Pág. 28Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Ciclo PDCA
Corregir(si es necesario)
• Tomar datos• Analizar el problema• Planificar la solución
MGTI Pág. 29Gestión de Proyectos de Tecnología
Medir el resultado
• Implementar la solución
Sin medir, no podemos saber si el trabajo se realiza según el Plan de Proyecto
Calidad y Compras
• Coste de la conformidad: se trata del coste de la aceptaciónde un plan de calidad, para EVITAR los defectos:• Coste de Prevención : formación, estudios, etc …• Appraisal Cost : ensayos, pruebas, tests,, etc…No puede ser superior al impacto de la no-calidad.
4.4.1. El coste de la calidad
MGTI Pág. 30Gestión de Proyectos de Tecnología
• Coste de la no-conformidad: es el coste resultante de un falloen la calidad del producto:• Costes internos : re-trabajo, reparaciones, correcciones,…• Costes externos: inventarios, garantías de los seguros,
penalizaciones, pérdida del negocio, etc..Es el coste resultante de los defectos de calidad.
Calidad y Compras
•El coste de la calidad
MGTI Pág. 31Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
4.4.2. Herramientas de Control de Calidad
Existen diversos métodos de Control de Calidad, que dependen de la Industria, sector, metodología de calidad (6sigma, Lean,…).
Los más conocidos y aplicables a la Gestión de Proyectos son:
1. Diagramas de Control2. Diagrama de Pareto
MGTI Pág. 32Gestión de Proyectos de Tecnología
1. Diagramas de Control2. Diagrama de Pareto3. Diagrama de Ishikawa4. Diagramas de Flujo5. Listas de Verificación6. Análisis de Tendencias7. Diagramas de Scatter
Calidad y Compras
•Gráficos de ControlHerramienta que permite comprobar el estado de un proceso de una forma visual y gráfica.Se entran los datos en un gráfico a medida que se van obteniendo de una forma periódica, en el que se ha establecido :
� Un límite superior (UCL, Upper Control Limit)� Un límite inferior (LCL, Lower Control Limit)
Los límites dependen de los objetivos para el Proceso controlado.En la gráfica podremos ver si el proceso esta fuera de control o acusa
MGTI Pág. 33Gestión de Proyectos de Tecnología
En la gráfica podremos ver si el proceso esta fuera de control o acusa alguna tendencia.
Mediciones UCL
LCL
Promedio de las mediciones
Nº de Lectura
Lectura dentro del límite
Lectura fuera del límite
Calidad y Compras
•Diagrama de ParetoEs un gráfico de barras que muestra, en orden descendente y de izquierda a derecha, la importancia de cada categoría de datos.Se basa en el principio descubierto en el siglo XIX por Wilfredo Paretoquien demostró que el 80% de la riqueza se concentra en el 20% de la población
Más tarde se demostró que este principio se podía aplicar a otros campos: un 80% de los Problemas son provocados por el 20% de las Causas.
MGTI Pág. 34Gestión de Proyectos de Tecnología
un 80% de los Problemas son provocados por el 20% de las Causas.
NºProblemas
Tipo de Problemas
Operación inadecuada
Material defectuoso
Problemas de transporte
Producto defectuoso
Calidad y Compras
•Diagrama Causa-Efecto (Ishikawa)Herramienta que ayuda a encontrar todas las posibles causas de un
problema, no solamente las más evidentes. También denominado espina
de pescado (fishbone) por la forma del diagrama.
SoftwareSoftware defectuoso
Factores externos
SabotajeExplorar factores
PLANIFICACIÓN
MGTI Pág. 35Gestión de Proyectos de Tecnología
El sistema NO funciona
Método de instalaciónVirus
Hardware
Equipos defectuosos
Procesos equivocados
Instalación
Instalación software
Instalación hardware
Explorar factores
Buscar las causas
EJECUCIÓN
Calidad y Compras
• Fishbone & the 6M’s example
MGTI Pág. 36Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
•Ejercicio 1• Utilizando el diagrama de Causa – Efecto, encuentra las
causas que podrían producir un retraso en tu proyecto
MGTI Pág. 37Gestión de Proyectos de Tecnología
Hay retrasos en el proyecto
Calidad y Compras
COMPRAS
MGTI Pág. 38Gestión de Proyectos de Tecnología
COMPRAS
Calidad y Compras
4.4.- El Plan de Compras
MGTI Pág. 39Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Introducción a las Compras
Comprar = Obtener algo a cambio de dinero
MGTI Pág. 40Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Introducción a las Compras
� Compra “táctica”� Compra centrada en el precio� Confección de los Pedidos � Reactivo. Responde a las
� Suministro estratégico� Focalizado en la mejora de
resultados (servicio).
PURCHASINGPURCHASING PROCUREMENTPROCUREMENT
MGTI Pág. 41Gestión de Proyectos de Tecnología
� Reactivo. Responde a las solicitudes del Negocio� Perfil más administrativo� Función marginal en la empresa
resultados (servicio).� Gestionan la Relación con el
Proveedor (SRM).� Proactividad. Iniciativas I&D&i� Perfil de gestión de negocio � Función Estratégica Clave
Calidad y Compras
Las Compras en el Proyecto
• ¿Qué?• Especificaciones y Requisitos del Proyecto
• Revisión del Alcance/WBS e hipótesis
• Análisis Make or Buy
• ¿Quién?
MGTI Pág. 42Gestión de Proyectos de Tecnología
• ¿Quién?• ¿Personal interno?
• ¿Paquete de Trabajo externo?
• ¿Cómo?• Proceso de Adquisición
• ¿Cuándo?• Plan de Aprovisionamiento
Calidad y Compras
4.4.1. Análisis “Make” or “Buy”
� ¿Tecnología disponible?� ¿Personal preparado o disponible?� ¿Coste asumible, tiempo suficiente?
ADQUIRIRHACER
WBS
MGTI Pág. 43Gestión de Proyectos de Tecnología
Comprar Alquilar
ADQUIRIRHACER
Plan RR.HH Plan de Compras
Calidad y Compras
• ¿Sabes comprar?• ¿Seguro?
• Licitación competitiva
• Responsabilidad civil
• Términos de pagos
Homologación de proveedores
4.4.2. Responsabilidades del proceso de Compras
MGTI Pág. 44Gestión de Proyectos de Tecnología
• Homologación de proveedores
• Regalos y conflictos de interés
• etc…
• Decisión del proyecto:� Compramos nosotros directamente.
� Pasamos las necesidades al Departamento de Compras.
� Incorporamos a Compras en el proyecto.
Calidad y Compras
MGTI Pág. 45Gestión de Proyectos de Tecnología
¡El Project Manager es el máximo responsable de garantizarla Política de Compras de la Compañía, bien compre éldirectamente, su equipo o la empresa de su primo!
Calidad y Compras
• Estar involucrado durante las negociaciones, nosólo durante el desarrollo del Alcance• Asegurarse que incluye los requerimientospropios de la gestión• Identificar los riesgos e incorporar las cláusulasde mitigación correspondientes en el contrato
El rol del Project Manager en las Compras
MGTI Pág. 46Gestión de Proyectos de Tecnología
de mitigación correspondientes en el contrato• Proteger la relación con el cliente
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Calidad y Compras
• El Project Manager debe adecuar el todo el proceso de Compras del proyecto a
a partir de la Política de Compras de la compañía, y siguiendo el ciclo de Vida del
proyecto:
• Pasos a realizar en Planificación:a) Elementos a Adquirir (Make or Buy)
b) Especificaciones de los elementos a adquirir (SOW)
c) Criterios de Selección de Proveedores
4.4.4. El proceso de Compras
MGTI Pág. 47Gestión de Proyectos de Tecnología
c) Criterios de Selección de Proveedores
d) Documentos/Metodología de Compra
• Pasos a realizar en la Ejecución:
1. Solicitud de Ofertas
2. Evaluación de las Ofertas
3. Adjudicación de Proveedores
4. Negociación del Contrato
Calidad y Compras
•Proceso de Aprovisionamiento
•Recoger información
necesidades externas
•Tomar decisión “hacer o
comprar”
•Preparar Plan de
Aprovisionamiento
•Elaboración SOW
(documentación base):– Descripción Producto
– Requerimientos
•Preparación RFP
•Búsqueda Proveedores:
- Publicidad
- Bidding
- eSupply (tender)
•Gestión Ofertas
DEFINICION PLANIFICACION EJECUCION
MGTI Pág. 48Gestión de Proyectos de Tecnología
Aprovisionamiento
Externo:
– Tipo de Contratos
– Como obtener Ofertas
– Responsabilidades en el
Equipo de Proyecto
– Estandarización de
Procesos y Documentos
•Preparación RFP
(documentación concurso
proveedores):
– Especificaciones
– Peticiones Ofertas
– Precios
•Determinar criterios de
selección proveedores
- ¿precio?¿servicio?,...
- Modelos Selección
•Gestión Ofertas- Clarificación dudas
- Admisión de Ofertas
- Distribución a decisores
•Selección Proveedores- Modelos Selección
•Contrato
- Negociación
- Firma
Calidad y Compras
•Ejemplo Plan de Compras
MGTI Pág. 49Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
4.5.- El Proceso de Compras
MGTI Pág. 50Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Caso Práctico
• Proyecto Mobile Sales.En la WBS detectamos dos paquetes de trabajo a adquirir:
� Compra Hardware vendedores (500 tablets)� Formación vendedores : (8h formación App. Mobile Sales)
MGTI Pág. 51Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
• RFI: Búsqueda inicial de proveedores (Long List)• PreSelección: Selección de los proveedores cualificados (Short List)• Bidder Conference : Clarificar dudas y comprensión global de la oferta• RFQ: Solicitud de cotización a los proveedores.
Solicitud de ofertas
MGTI Pág. 52Gestión de Proyectos de Tecnología
Decisión de responder a
la propuesta
Formar un
equipo
Evaluar las
necesidades del
cliente
Create a response
Attend the bidder
conferenceSellers actions
52
Calidad y Compras
Licitación Competitiva
Toda compra debe someterse a unproceso de licitación competitivocon el objetivo de obtener el coste y elservicio más eficiente para lacompañía.
Un proceso competitivo implica que se
MGTI Pág. 53Gestión de Proyectos de Tecnología
Un proceso competitivo implica que sesolicitan diferentes ofertas a unnúmero suficiente de proveedores(habitualmente se exige nº>3).
La Política de Compras general de lacompañía marcará los límites a partirde los cuales desarrollar dichalicitación competitiva.
Calidad y Compras
Evaluación de Ofertas
COMERCIAL TECNICACONTRACTUAL
OFERTA
MGTI Pág. 54Gestión de Proyectos de Tecnología
COMERCIALAtractiva
Completa y clara
Bien presentada
Adaptada al Cliente
Competitiva
Solución correcta
Solución concreta
Viable
Especificaciones
CONTRACTUALMarco de referencia
Compromisos
Formas de Pago
Tribunales
Responsabilidades
SOLUCIÓN POLÍTICA
Calidad y Compras
Modelos de Selección
Después de recibir las propuestas dela lista corta, se analizan mediante unconjunto de criterios de evaluaciónpredeterminados.
Por ejemplo:� Especificaciones
MGTI Pág. 55Gestión de Proyectos de Tecnología
� Especificaciones� Condiciones de Precio� Condiciones de Servicio� Calidad y Seguridad� Capacidades Técnicas� Capacidades de I+D+i� Aprovisionamiento Responsable� Estabilidad Financiera
Calidad y Compras
• Recibir y revisar las propuestas de los proveedores seleccionados• Los criterios de selección deben ser medibles, basados en una evaluación cuantitativa:
•Sistema de ponderación de acuerdo con las prioridades•Estimaciones objetivas•Sistema de corte que elimine aquellas propuestas que no se ajustan a los requerimientos
Adjudicación del Proveedor
Ejecución
MGTI Pág. 56Gestión de Proyectos de Tecnología
requerimientos•Relación histórica entre el comprador y el vendedor
• Objetivos de la negociación• Obtener un precio justo y razonable• Desarrollar una relación leal y duradera con el proveedor (win-win situation). En una situación desfavorable, el vendedor estará más pendiente de lo que ha perdido en las negociaciones
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Calidad y Compras
• Es un acuerdo formal entre dos partes
• Es de obligado cumplimiento
• Disminuir el riesgo de un proyecto, que se transfiere a una tercera parte
•Capacidad legal de las partes
•Propósito legal
•Entregables y requerimientos
•Criterios de aceptación
Negociación del Contrato
CLÁUSULAS
Ejecución
MGTI Pág. 57Gestión de Proyectos de Tecnología
•Criterios de aceptación
•Fecha de entrega e hitos
•Lugar de entrega
•Roles y responsabilidades
•PRECIO
•Condiciones de pago
•Incentivos y sanciones
•Seguros
•Aprobación de subcontratas
•Resolución del contrato
•Arbitraje
Específicas del
proyecto
Cláusulas
legales
Calidad y Compras
Ejemplo real de Proyecto
con incorporación del departamento de Compras
para Plan de Licitación
MGTI Pág. 58Gestión de Proyectos de Tecnología
para Plan de Licitación
Calidad y Compras
Ejemplo Licitación Proyecto “X”
1- Preparación Inicial:
�¿Qué Cotizar?Definir los Requisitos clave con el negocio y Stakeholders.
�¿Cómo?
MGTI Pág. 59Gestión de Proyectos de Tecnología
�¿Cómo?Redactar Pliego con condiciones
�¿Dónde?Sistema eProcurement (Ariba)
�¿A Quién invitar?Búsqueda inicial proveedores Long List Supplier
�¿Cuándo?Definir calendario
Calidad y Compras
Ejemplo Licitación Proyecto “X”
2- Pre-selección Proveedores (RFI):
MGTI Pág. 60Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Ejemplo Licitación Proyecto “X”
3- Ronda Visitas Proveedores
(Bidder Conference)
MGTI Pág. 61Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Ejemplo Licitación Proyecto “X”
4- Evaluación de Ofertas:
MGTI Pág. 62Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
Ejemplo Licitación Proyecto “X”
5- Resumen RFQ:
MGTI Pág. 63Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
• Subcontratación de Productos y Servicios
MGTI Pág. 64Gestión de Proyectos de Tecnología
Calidad y Compras
a) Eliminación de las grandes inversiones necesarias para adoptar nuevas tecnologías que además son rápidamente cambiantes.
b) Disminución de cargas financieras y estados contables.c) Facilidad de cambio tecnológico.d) Estabilidad del presupuesto de la compañía.
• Beneficios Subcontratación
MGTI Pág. 65Gestión de Proyectos de Tecnología
e) Transformación de costos fijos en costes variables.f) Adelgazamiento de las plantillas y RRHH de la compañía.g) Reducción de complejidad administrativa.h) Especialización. La Empresa se dedica a su negocio principal
y no a procesos/servicios/tecnologías auxiliares que requiere para su negocio.
Calidad y Compras
a) Pérdida de Control sobre los Recursos: Personas y Tecnologíab) Costes más altos de los inicialmente previstosc) Dificultades de la marcha atrásd) Dependencia de Proveedores específicose) Fugas de Información confidencial y estratégicaf) Violación del Contrato por parte del Proveedor.
• Riesgos Subcontratación
MGTI Pág. 66Gestión de Proyectos de Tecnología
f) Violación del Contrato por parte del Proveedor.
Estos Riesgos obligan a realizar nuevas tareas en el proyecto:� Control de los recursos tecnológicos cedidos� Estricto seguimiento y control (Entregables, Plazos y Costes).� Disponer de un Plan de Transferencia y Recuperación� Análisis de otros Proveedores como alternativa.
Project Plan overview
1- Alcance 2- Plazos 3- Coste
5- Equipo
• Alcance de Proyecto: WBS• Alcance de Producto: resultados, entregables, requerimientos
• Identificación de fases• Plan de Hitos• Cronograma general (diagrama Gantt)• Camino Crítico
Coste Proyecto Reserva de Contingencia
Línea Base de CostesMargen de Gestión
Presupuesto del Proyecto
• Gastos
• Plan de tesorería y • Organigrama del equipo
4- Calidad
• Identificación de normas y
MGTI Pág. 67Gestión de Proyectos de Tecnología
Mi Proyecto
6- Comunicaciones
• Plan de tesorería y Financiación
• Organigrama del equipo• Roles y responsabilidades:• Estimación de recursos• Plan de utilización de recursos (histograma temporal)• Plan de Formación
• Plan de Comunicaciones: qué se comunica, a quién, de qué manera, cuándo, con qué frecuencia
9- Integración
• Sistema de Gestión de Cambios• Planes de Transición y de Transferencia
7- Riesgos
• Risk Breakdown Structure• Identificación de riesgos• Análisis cualitativo• Análisis cuantitativo
• Identificación de normas y standards de Calidad• Control de Calidad: Plan de Pruebas y Ensayos. Métricas• Aseguramiento de la Calidad: Mejora de procesos
8- Compras
• Plan de Compras: qué se contrata, cuándo y cómo