2014 yili sosyal kalkinma malİ destek programi ve ... · davet mektubu ve teklif dosyasından...

2015 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI

SATINALMA SUNUMU

Sunum İçeriği

• Genel Çerçeve

• Satın Alma Usulleri

• Satın Alma Süreçlerinin İzleme ve Değerlendirilmesi

• Ekler

• Özel Durumlar

• Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Genel Çerçeve

• Satın Alma Nedir?

İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir biçimde açıklanması,

Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması,

Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanımının sağlanması,

Hususlarının dikkate alınarak ihtiyaçların tedariğidir.

Genel Çerçeve

• Satın Alma Stratejisi / Planı

Mali destek yararlanıcıları gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kati kabul ve benzeri bilgileri içeren bir “Satın alma Planı” hazırlayacaklardır.

Bu plan ilk izleme ziyaretine kadar hazırlanmalı ve izleme uzmanınız ile görüşülerek son şekli verilmelidir.

Genel Çerçeve

Açıklama

Satın Alma Faaliyeti Ne Alıyoruz? ( Mobilya, türbin vs )

Faaliyet No Hangi Faaliyette? ( 3. faaliyet )

Satın Alma Türü Hangi Grupta? ( Mal, Hizmet ya da yapım )

Miktarı Bütçesi Ne Kadar? ( 83.500,00 TL )

Satın Alma Usülü Nasıl ? ( DT, PU ya da Aİ )

Satın Alma Başlangıç Tarihi Ne Zaman? ( Pazar araştırması )

İhale Dosyası Hazırlama Tarihi Ne zaman? ( Şartname hazırlanması )

İlan Tarihi Ne zaman? ( Gazete İlanı )

Teklif Alma Ve Değerlendirme Ne Zaman? ( Değerlendirme Günü )

Satın Alma Sözleşmesi İmza ve Sipariş Ta. Ne Zaman? (Sözleşme Tarihi )

Beklenen Teslim Tarihi Ne Zaman? ( Tahmini tedarik tarihi )

Satın Alma Kabul Tarihi Ne Zaman? (Kontrol - Kabul tarihi )

Satın Alma Bitiş Tarihi Ne Zaman? ( Ödeme Tarihi)

• Temel Satın Alma Kuralları

- Ayrım Gözetmeme

- Adil Rekabet

- Yeterli Şartnamenin Hazırlanması

- Etkin Duyuru

- Yeterli Süre Tanınması

- Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı

- Kayıtların Tutulması

Genel Çerçeve

Satın Alma Usulleri

• Doğrudan Temin Usulü

Yaklaşık maliyeti 20.000 TL’den az olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir.

Gerekiyorsa TŞ hazırlanır, pazar araştırması yapılır, en az üç teklif/proforma fatura temin edilir, en uygun teklifi sunan istekliden alım gerçekleştirilir.

• Pazarlık Usulü

Yaklaşık maliyeti 20.000 TL dahil olmak üzere 20.000 TL ile 150.000 TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir

Teklif verebilecek en az beş isteklinin belirlenmesi ve bu isteklilerden en az üçünün teklif vermesi gerekmektedir.



İhtiyaçlar Belirlenir, TŞ ve İhale Dosyası Hazırlanır,

DK oluşturulur

En az beş adaydan oluşturulan kısa liste

hazırlanır, teknik teklifler alınır

Her bir istekli ile görüşme yapılır

Teknik görüşmeler neticesinde fiyat

tekliflerini içeren son tekliflerin alınması

Tekliflerin Değerlendirilmesi, TŞ ile

karşılaştırması ve uygunluğun

denetlenmesi

Fiyat görüşmesi yapılır, son indirimli fiyatlar alınır, en uygun fiyat

veren firma ihaleyi alır.

• Açık İhale Usulü

Yaklaşık maliyeti 150.000 TL ve daha yüksek miktardaki alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir.

Genel olarak DT ile yapılamayacak alımlar için açık ihale usulünün kullanılması önerilmektedir.

İhale gerçekleştirilmeden en az 20 gün önce ilan yapılması zorunludur.



İhtiyaçlar Belirlenir, TŞ ve İhale Dosyası Hazırlanır,

DK oluşturulur

İhale duyurusunun yapılması

Tekliflerin Yazılı Olarak Alınması

Tekliflerin Değerlendirilmesi

İhalenin verilmesi, sözleşmenin imzalanması ve seçilemeyen isteklinin

bilgilendirilmesi

Sözleşmenin Uygulanması.


Teklif

Değerlendirme Süreci

Değerlendirme Komitesinin

Oluşturulması

Alınan Tekliflerin İdari

Uygunluğunun İncelenmesi

İdari Uygunluğu Geçen İsteklilerin

Teknik Tekliflerinin Açılması ve

Değerlendirilmesi

Hizmet Alımlarında İş Tanımına ve Önerilen

Uzmanlara Göre Puanlama

Mal Alımı ve Yapım İşi İhalelerinde TŞ ile

Karşılaştırma

TŞ İle Uyumlu Tekliflerden En

Uygun Bedelli Olanın Seçimi

Teknik Puan Olarak 80’i Geçen Tekliflerin Mali

Tekliflerinin Puanlaması

Mali Puanlama Sonucunda Teklif Puanının Hesaplanması

Toplam puanı en yüksek olan teklifin seçilmesi

• Hizmet Alımlarının Değerlendirilmesi


Kriter

Maks. Puan

Teklif A Teklif B Teklif C Teklif D

Çözüm Yaklaşımı 20 17 19 14 15

Faaliyet Planı 20 20 18 19 18

Bilgi, Beceri 30 26 24 22 25

Deneyim 30 28 23 24 23

Toplam Puan 100 91 84 79 81



Teklif

Selim Fatma Mehmet Ortalama

Teklif A 91 85 82 86

Teklif B 84 80 70 78

Teklif C 79 95 96 90

Teklif D 81 94 68 81

Teknik Puan Hesaplama

Teknik Puan

(86/90)*100 95,55

İhale Dışı -

En Yüksek Puan

100

(81/90)*100 90



Teklif

Fiyat(*1000)

Teklif A 58

Teklif C 91

Teklif D 71

Mali Puan Hesaplama

Mali Puan

En Düşük Fiyat 100

(58/91)*100 63,73

(58/71)*100 81,69

Teknik Puan Hesaplama

Teknik Puan

(86/90)*100 95,55

En Yüksek Puan 100

(81/90)*100 90

Teklif Teknik Puan

Teknik Katsayı

Teknik Mali Puan

Mali Katsayı

Mali Toplam Puan

Teklif A 95,55 0,8 76,44 100 0,2 20 96,44

Teklif C 100 0,8 80 63,73 0,2 12,74 76,47

Teklif D 90 0,8 72 81,69 0,2 16,33 98,02

• Peki İhaleyi Kim Kazandı?


Alım Türü

İdari Uygunluk

Teknik Uygunluk (Teknik Değer.)

Kazanan (Mali Değer.)

Mal Alımı Sağlanmalı Şartnameye Uymalı En Düşük Fiyat

Yapım İşi Sağlanmalı Şartnameye Uymalı En Düşük Fiyat

Hizmet Alımı Sağlanmalı En az 80 Puan Almalı

En Yüksek Puan (Teknik + Mali)


• İhaleye Katılanlarda Aranacak Uygunluk Kriterleri ve Diğer Şartlar

Genel İlkeler

TR de ikamet göstermeli, ticari ya da mesleki kayıt, sertifika, vergi kaydı vs.

(Detay için satın alma rehberine bakılmalıdır)



Mali Kapasite

Mali durumu gösteren belge, teminat mektubu, mevduat hesap dökümü, onaylı son üç yıllık bilanço, iş bitirme belgeleri, referans mektubu vs.




Teknik Kapasite

Oda sicil kaydı, İş bitirme raporu, kapasite raporu, işletme belgesi, sözleşmeler, özgeçmişler, makine teçhizat parkı, patentler, lisanslar, personel yeterlilik belgeleri vs.




İhaleye Katılamayacak Olanlar

İflas edenler, mahkemece yönetilenler, mesleki davranıştan ötürü mahkum edilmiş olanlar, SGK ya da vergi borcu olanlar, dolandırıcılık, yolsuzluk ya da yasadışı faaliyette bulunanlar vs.




Cezalar ve Görünürlük

Yanlış beyan, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmeyenler, Ajans desteklerinden 3 yıl men edilir.

Görünürlük sunumunda bahsedilmişti.



• Diğer Önemli Noktalar

- Çıkar İlişkisi

- Değerlendirme İlkeleri

- Geriye Dönük İhale Yapmamak

- Standart Belgelerin Kullanılması

- Etik Kurallar

• Teknik Şartnameler

Yapılacak işi net bir şekilde tanımlar, isteklileri yönlendirir ve uygulamada yükleniciye referans olur. Sözleşmenin bir parçasıdır.

Herkesin erişimine açık olmalı, haksız rekabete izin vermemeli,

Yararlanıcı tarafından hazırlanır, dış destek alınabilir.


• İhale Dosyasının Hazırlanması

Davet mektubu ve teklif dosyasından oluşur. Davet mektubu PU için kullanılır. Aİ için standart gazete ilanı kullanılır. Teklif dosyasında ‘’İsteklilere Talimatlar, Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri, Diğer Bilgiler ve Teklif Sunum Formu’’ bulunmaktadır.


• İhale Dosyasının Hazırlanması İstekliklere Talimatlar Bölümünde ‘’Sözleşme Makamına İlişkin Bilgiler, İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler, İhaleye İlişkin Bilgiler, İhale Dosyasının Görülmesi Ve Temini, Teklifin Sunulacağı Yer, Son Teklif Verme Tarih Ve Saati, İhale Dosyasının Kapsamı, İhaleye Yabancı İsteklilere Açıklığı, İhaleye Katılamayacak Olanlar, İhale Dışı Bırakılma Nedenleri, Yasak Fiil Ve Davranışlar, Teklif Hazırlama Giderleri, İhale Dosyasında Açıklama Yapılması, İhale Dosyasında Değişiklik Yapılması, İhale Saatinden Önce İhalenin İptal Edilmesinde Sözleşme Makamının Serbestliği, Ortak Girişim, Alt Yüklenicileri, Teklif Ve Sözleşme Türü, Teklifin Dili, Teklif Ve Ödemelerde Geçerli Para Birimi, Kısmi Teklif Verilmesi, Alternatif Teklifler, Tekliflerin Sunulma Şekli, Teklif Mektubunun Şekli Ve İçeriği, Tekliflerin Geçerlilik Süreleri, Geçici Teminat Hususu, Son Teklif Öncesi Ek Bilgi Talepleri, Tekliflerin Sunulması, Tekliflerin Mülkiyeti, Tekliflerin Açılması, Tekliflerin Değerlendirilmesi, Tekliflere Açıklık Getirilmesinin İstenmesi, Etik Kurallar, İtirazlar’’ Yer Alır.


• İhale Dosyasının Hazırlanması Taslak sözleşme (Özel Koşullar) ve ekleri kısmında; Özel Koşullar olarak ‘’Sözleşme yapısı, sözleşme bedeli ve ödemeler, başlangıç tarihi, uygulama süresi, raporlama, iletişim adresleri’’ vs. gibi toplamda 9 madde; Genel koşullar olarak ise ‘’ başlangıç hükümleri, sözleşme makamının yükümlülükleri, yüklenicinin yükümlülükleri, sözleşmenin ifa edilmesi ‘’ gibi başlıklarda toplamda 41 madde bulunmaktadır. Ekler kısmında ise istekliler tarafından doldurulması ve ihalede hazır bulunması gereken evraklar vardır.



Diğer bilgiler kısmında ihale esnasında doldurulması gereken değerlendirme formları, Teklif sunum Formu kısmında ise isteklilerin doldurması gereken evraklar ve ihale sırasında doldurulması gereken evraklar vardır.



İhale sırasında DK hazır bulunur, en az üç kişiden oluşur. İhaledeki herkes tarafsızlık ve gizlilik beyanı doldurur, DK nın belirli sorumlulukları vardır (ihale dışı bırakmak gibi), ihalenin duyurulması, ihalenin iptal edilmesi belirli kriterlere bağlıdır (hiç teklif gelmemesi, ilandan sonra projenin değişmesi vs), ihaleye 45 gün içerisinde itiraz edilebilir, ihaleyi kazanana bildirim, sözleşmenin imzası, sözleşmenin değiştirilmesi


• Satın Alma Süreçlerinin İzlenmesi ve Denetlenmesi

Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altında tutulmalı ve tüm evraklar bir dosyada saklanmalıdır. Bu dosyada teklifler, ihale evrakları vs. gibi satın almaya ilişkin bütün belgeler, yazışmalar bulunmalıdır.

Satın Alma Süreçlerinin İzlenmesi ve Denetlenmesi

• Ekler

Satın alma rehberinde mevcuttur.

Ekler

• Bir ortağın usulleri kanunla belirli ise, o ortağa ait satın alma faaliyetleri söz konusu mevzuata göre yapılır.

• Projenin ya da ihalenin hazırlanmasına katılan kişiler, satın alma süreçlerine katılamaz.

• Parasal limitleri geçmemek ve uygulanacak satın alma usulünü değiştirmek için alımlar suni bir şekilde bölünemez.

Özel Durumlar

Özel Durumlar

• Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle pazarlık usulünün uygulanmasına karar verilen ihalelerde yaklaşık maliyetin 250.000,00 TL’yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir.

• Belirli bir marka, model, menşei, ürün belirtilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

• Ajans ödemelerinin yapılması satın almaların usulüne uygun olarak yapılmasına bağlıdır.

• Detaylar; kanun veya yönetmelikte, sözleşme ekinde, Proje Uygulama Rehberinde, Satınalma Rehberinde veya başka bir yerde yazılı olabilir. Yararlanıcılar, bu kuralları öğrenmek ve uygulamakla mükelleftirler.

• Kurallara uyulmaması halinde, yapılan harcama uygun maliyet olarak kabul edilemez.

• Yararlanıcılara sağlanan avanstan yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır.

• Erken Uyarı Raporu / Usulsüzlük Raporu

Satınalma dokümanlarında belirtilen özel bir

kalemin doğrulanamaması, Malzemenin, ikinci el

olduğu şüphesi, Malzemenin seri numaralarının

değiştirildiğine dair şüphe, Herhangi bir başka

sahtekarlık teşebbüsü

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

T.C

Güney Marmara Kalkınma Ajansı

İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi

Soru – Cevap

2014 yili sosyal kalkinma malİ destek programi ve ... · davet mektubu ve teklif dosyasından...

Documents