PROTOCOL VOOR SOCIALE MEDIA

Project voor de opleiding mediacoach

Bibliotheek LochristiMadelief Van Den Steen

WAAROM?

Bib = Kennisplek + Ontmoetingsplek voor vaste en nieuwe bezoekers

In een bibliotheek, waar de evolutie van de nieuwe media soms maar met mondjesmaat binnen sijpelt en veel geëxperimenteerd wordt, is het belangrijk om de manier waarop we met sociale media omgaan te beschrijven in een Protocol voor Sociale Media. Met het protocol kunnen we interne afspraken uitschrijven en zichtbaar maken.

Het blijft echter een werkdocument, waar in onderling overleg steeds aan gesleuteld kan worden.

LITERATUURONDERZOEK

1.Wat is een protocol?

2.Wie heeft een protocol?

3.Wat staat in dat protocol?

4.Voor wie schrijf je een protocol?

WAT IS EEN PROTOCOL?

Een protocol is een document van afspraken.

Vaak zijn dit strikte regels. Bij sommige bedrijven zijn er tuchtsancties verbonden aan overtredingen.

Een Sociaal Media Protocol:

Afsprakennota voor de communicatie met bezoekers, burgers,… met behulp van sociale media (facebook, twitter, Pinterest,…). Dit wordt meestal opgesteld door de communicatiedienst en gaat uit van de gevaren van sociale media.

Het kan ook andersom: maak een document in overleg en zie het als een kans om de voordelen van sociale media in de communicatie van de bib te integreren.

Als je er samen aan werkt, heb je een begin om sociale media bij jouw collega’s bespreekbaar te maken en kunnen de afspraken door iedereen gedragen worden.

WIE HEEFT EEN PROTOCOL?

De lijn

De politie Gent

Federale communicatoren

Vlaamse overheid

Mediaraven

Onderwijs, Nederland

Stad den Haag

Gemeente Tielt-Winge

Gemeente Bornem

Stad Sint-Niklaas

Ik zie nog geen bibliotheek in het lijstje.

Zijn er bij jullie afspraken over het gebruik van sociale media?Is er een bibliotheek die al een protocol uitschreef?

WAT STAAT IN EEN PROTOCOL?

Gids voor federale communicatoren: ‘aanbevelingen bij het gebruik van sociale media’:“Deze aanbevelingen gaan over evidente zaken. Het komt erop neer dat elke medewerker van een overheidsdienst een AMBASSADEUR is van de overheid, zowel tijdens de werkuren als privé.”

WAT STAAT IN EEN PROTOCOL?

http://communicatie.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/postit_zelfb.pdf

WAT STAAT IN EEN PROTOCOL?

Sociale media matrixPostief bericht

Dankjewel! doorgeven

Algemene

mening

Dank om je mening te

delen.doorgeven

antwoord nodig?

communicatieverantwoordelijke

nodig?

Negatief

bericht

Dank voor je opmerking.

Een medewerker

zal je contacteren.

doorgeven

persoonlijk antwoord opmaken.

overleggen met communicatieverantwoordelijke.

LUISTER + VRAGEN + POSITIEF

opvolging van klacht.

communiceren aan betrokkene.

POSITIEF VERHAAL

Vragen Dank voor je vraag. doorgeven

persoonlijk antwoord

binnen 24u. LUISTER + VRAGEN + POSITIEF

opvolging van klacht.

communiceren aan betrokkene.

POSITIEF VERHAAL

WAT STAAT IN EEN PROTOCOL?Zeer praktische afspraken:1. Sociale media tijdens de werkuren

2. Persoonlijke accounts

3. Opdeling werk- en privéprofielen

4. Organisatie-accounts

5. Vriendenlijsten en privacy-instellingen

6. Interne communicatie

7. Vorming

8. Vastleggen van verantwoordelijken en beheerders

WAT STAAT IN EEN PROTOCOL?

Inhoudelijke afspraken:Waarover kan een bibliotheek het hebben op sociale media?

http://www.slideshare.net/zbdigitaal/advies-sociale-media-bibliotheken-social-embassy-dec-2011

VOOR WIE SCHRIJF JE EEN PROTOCOL?Of beter, voor wie schrijf je samen met je collega’s van de bib een protocol?1. Voor de bibliotheek, omdat zij door sociale media niet langer een

gebouw is maar een huis vol mensen. Je bib krijgt een (of meerdere) gezicht(en).

2. Voor de communicatieverantwoordelijke, omdat een eventuele samenwerking tussen gemeentelijke diensten (de communicatiedienst, de jeugddienst, de cultuurdienst,…) bij het uitschrijven, hem/haar zeer gelukkig maakt. Het kan een aanvullen zijn voor het algemeen communicatieplan van de gemeente.

3. Voor de bibbezoeker en de inwoner van je gemeente, want zij krijgen op deze open manier zeer duidelijk communicatie binnen 1 communicatiestrategie.

4. Voor de bibmedewerker, want zij worden er een stuk MEDIAWIJZER van. Betrokkenheid bij zo’n proces geeft je collega’s meer zelfvertrouwen om hun weg te vinden op sociale media, vragen te stellen en beantwoorden,…

ZIJN ER NOG VRAGEN???????

U was een fantastisch publiek!!