2.1 planproyecto iver 8

7/26/2019 2.1 Planproyecto Iver 8

1/58

Plan de Proyecto Pgina 1 de 58

IVER, S.A.Plan de Proyecto

Versin 1.1

Historia de revisiones

Fecha Versin Descripcin Autor

15/07/2015 1.0 Primera versin del plan de proyectode desarrollo para el cliente IVER,S.A.

Jos Fajardo

23/09/2015 1.1 Segunda versin del plan deproyecto de desarrollo para el clienteIVER S.A.

Carlos Marquez, KonratKala


2/58


Contenido

1.- INTRODUCCION. .................................................................................................................... 6

2.- ALMACEN ................................................................................................................................ 6

2.1.- Estructura de almacenes. .................................................................................................. 6

2.2.- Consideraciones generales en ventas a clientes. ............................................................. 82.2.1.- Pedido de cliente con mercanca de varios almacenes. ............................................ 8

2.3.- Consideraciones de compras. ........................................................................................... 9

2.3.1.- Destino final de compra de importacin. .................................................................... 9

2.4.- Consideraciones sobre almacn ....................................................................................... 9

2.4.1.- Colocacin productos en almacn general o de muestras......................................... 9

2.4.2.- Tipos de ubicaciones en almacn general y muestras............................................... 9

2.4.3.- Transferencias entre almacenes/ubicaciones ............................................................ 9

2.4.4.- Mtodo de vaciado de almacn. Salidas de almacenes de IVER (almacn central) . 9

2.5.- Controles de muestras. ................................................................................................ 10

2.6.- Consideraciones generales sobre Productos.................................................................. 10

2.6.1.- Control de Lotes. ....................................................................................................... 10

2.6.2.- Necesidades de compra. .......................................................................................... 10

2.6.3.- Cdigos de barras..................................................................................................... 10

2.6.4.-Ficha tcnica con documentos adjuntos en pdf. ....................................................... 10

2.6.5.- Datos auxiliares. ....................................................................................................... 10

2.6.6.- Inventario. ................................................................................................................. 11

2.7.- Informes almacn ............................................................................................................ 11

2.8.- Control Abastecimientos. ................................................................................................. 11

2.9.- Desarrollos de aplicaciones para dispositivos mviles. .................................................. 11

- Aplicacin para recuento almacn segn inventario creado en Nubea. ........................... 11

- Aplicacin para colocacin de artculos en las estanteras del almacn. ......................... 11

- Aplicacin para retirada de artculos de las estanteras del almacn. .............................. 11

2.10.- Nueva regla de retirada de artculos de almacn. ........................................................ 12

3. COMPRAS .............................................................................................................................. 12

3.1.- Clculo de artculos a pedir. ........................................................................................ 12

3.2.- Compras nacionales. ................................................................................................... 12

3.3.- Importaciones. ............................................................................................................. 13

3.4.- Costes de importacin. ................................................................................................ 14

3.5.- Control de nacionalizacin. .......................................................................................... 15

3.6.- Despacho anticipado. .................................................................................................. 15

3.7.- Control stocks. ............................................................................................................. 16

3.8.- Calculo de costes. ........................................................................................................ 16

3.9.- Costeo de productos. ................................................................................................... 16


3/58


3.10.- Productos especiales. ................................................................................................ 16

3.11.- Clculo coste de almacenamiento. ............................................................................ 16

3.12.- Informe de roturas de stocks. .................................................................................... 17

3.13.- Exportaciones. ........................................................................................................... 17

ANEXO I. Procesos de importacin. ....................................................................................... 17Control de documentos. ....................................................................................................... 17

Datos a aadir en distintas tablas actuales para ayuda al pedido de compra. ................... 18

- Mejoras en campos actuales del pedido de compra. ....................................................... 18

- Aadir datos en el pedido de compra. ............................................................................... 18

Nueva tabla BL. .................................................................................................................... 19

Confirmacin del pedido. ..................................................................................................... 21

Confirmacin de embarque. ................................................................................................. 21

BL. Solicitud de nuevo destino. ............................................................................................ 21Recepcin en aduana. ......................................................................................................... 21

Nacionalizacin. ................................................................................................................... 21

Control de costes importacin. ............................................................................................ 22

Costes totales. ..................................................................................................................... 22

4.- MARKETING. CRM. COMERCIAL. ....................................................................................... 22

4.1.- Proyecciones de ventas. .............................................................................................. 23

4.2.- Introducir cotizaciones ................................................................................................. 23

4.3.- Consultar todo el histrico de sus clientes. ................................................................. 244.4.- Informes sobre ventas. ................................................................................................ 24

4.5.- Consultas de informacin. ........................................................................................... 24

4.6.- Rutas de trabajo ........................................................................................................... 24

4.7.- Cambio fecha en Guas. .............................................................................................. 24

4.8.- Tele marketing. ............................................................................................................ 25

4.8.1.- Agenda de llamadas ................................................................................................. 25

4.8.2.- Revisin clientes sin rotacin. .................................................................................. 25

5.- VENTAS ................................................................................................................................. 26

5.1.- Secuencia actual de acciones en el proceso de ventas. ............................................. 26

5.1.2.- Pedido de venta ........................................................................................................ 28

5.1.3.- Servicio de mercanca .............................................................................................. 29

5.1.4.- Facturacin ............................................................................................................... 30

5.1.5.- Pedidos urgentes. ..................................................................................................... 31

5.1.6.- Mercanca no preparada. .......................................................................................... 31

5.1.7.- Cobro ........................................................................................................................ 31

5.2.- Consideraciones especficas sobre ventas. ................................................................ 31

5.2.1.- Tarifa de ventas. ....................................................................................................... 31


4/58


5.2.2.- Entrada de Cotizacin. Consulta de stock. ............................................................... 32

5.2.3.- Entrada de Cotizacin. Histrico de cotizaciones. ................................................... 32

5.2.4.- Descuentos. .............................................................................................................. 32

5.2.5.- Control camiones de entrega. ................................................................................... 32

5.2.6.- Gua por cada carga. ................................................................................................ 335.2.7.- Cambio destino en Guas. ........................................................................................ 33

5.2.8.- Cambio de productos y/o cantidades. ...................................................................... 33

5.2.9.- Comisiones. .............................................................................................................. 34

5.2.10.- Clientes. .................................................................................................................. 34

5.3-Estadsticas para gerencia ............................................................................................ 35

.- Estadsticas de mrgenes por productos, clientes, familias, vendedores, etc. ................ 35

.- Estadstica de precio medio de venta de cada producto .................................................. 35

5.4.- Artculos sin rotacin.................................................................................................... 355.5.- Control de crdito. Riesgos. ........................................................................................ 35

5.6.- Reclamos. .................................................................................................................... 35

6.- PRODUCCION ....................................................................................................................... 36

6.1.- Clculo y generacin de rdenes de fabricacin. ........................................................ 36

6.2.- Listas de materiales. .................................................................................................... 37

6.3.- Procesos productivos................................................................................................... 37

6.4.- Consideraciones listas de materiales y procesos productivos. ................................... 38

6.5.-- Control de calidad. ...................................................................................................... 386.6.- Control de calidad superado. ....................................................................................... 38

6.7.- Control de calidad no superado. .................................................................................. 38

6.8.- Capacidad de produccin. Divisin de rdenes. ......................................................... 39

6.9.- Lotes ............................................................................................................................ 39

6.10.- Reproceso. ................................................................................................................. 39

6.11.- Control de costes. ...................................................................................................... 40

6.12.- Control de Stocks de materias primas. ...................................................................... 40

6.13.- Etiquetas de productos. ............................................................................................. 40

7.- MUESTRAS ........................................................................................................................... 41

7.1.- Tipos de Muestras. ...................................................................................................... 41

7.2.- Procedimientos con las muestras. ............................................................................... 41

- Muestras locales. ............................................................................................................... 41

-Muestras internas. .............................................................................................................. 42

-Muestras entregadas por clientes para su estudio. ............................................................ 42

-Muestras entregadas por clientes para estudio en representadas. ................................... 42

Datos a informar en una muestra. ....................................................................................... 43

7.3.- Seguimiento de muestras. ........................................................................................... 44


5/58


7.4.- Informes. ...................................................................................................................... 44

8.- AREA TCNICA ..................................................................................................................... 44

8.1.- Reclamos tcnicos. ...................................................................................................... 45

8.2.- Informes de reclamos. ................................................................................................. 47

8.3.- Validacin de lotes. ...................................................................................................... 488.4.- Control entradas productos devueltos. ........................................................................ 48

9.- I+D .......................................................................................................................................... 49

10.- REGISTRO DE TODAS LAS ACTUACIONES. ................................................................... 49

11.- Indent Orders. ...................................................................................................................... 50

11.1.- Explicacin proceso Indent orders............................................................................. 50

11.2.- Reclamos de clientes. ................................................................................................ 52

12.- RECURSOS HUMANOS. .................................................................................................... 52

12.1.- FUNCIONAMIENTO DE RR.HH ................................................................................... 5212..1.- Capacitacin. ............................................................................................................ 52

12.2.- Seleccin. .................................................................................................................. 53

12.3.- Evaluacin. ................................................................................................................ 53

12.4.- Clima Laboral. ............................................................................................................ 54

12.5.- Induccin del personal. .............................................................................................. 54

12.6.- Administrativa. ........................................................................................................... 54

13.- ISO 9001. ............................................................................................................................. 55

14.- CONTABILIDAD ................................................................................................................... 5514.1.- Adaptacin al sistema contable Peruano. ..................................................................... 55

14.2.- Conciliacin bancaria. ................................................................................................... 55

14.3.- Asientos contables existencias. .................................................................................... 55

14.4.- Control de provisiones. .................................................................................................. 56

14.5.- Reportes contables. ....................................................................................................... 56

14.6.- Activos fijos. ................................................................................................................... 56

14.7.- Contabilidad multi-moneda. ........................................................................................... 56

14.8.- Plan contable y normativa NIIF. .................................................................................... 56

14.9.- Balances. ....................................................................................................................... 56

14.10.- Cash flow ..................................................................................................................... 57

14.11.- Control riesgos de clientes. ......................................................................................... 57

14.12.- Informe especial de presupuesto para compras. ........................................................ 57

14.13.- Ratios........................................................................................................................... 57


6/58


1.- INTRODUCCION.

La empresa IVER, S.A. se dedica primordialmente a la compra y distribucin de productosqumicos.

Al mismo tiempo, como una actividad menor, realiza fabricacin de otro tipo de productos apartir de las materias primas compradas.

El objetivo del presente documento es abordar el estudio de cada uno de los departamentos dela empresa, explicando los distintos procesos que se dan lugar dentro de la misma.

Se abordan los siguientes apartados:

-Almacn: Se estudia la forma actual de trabajar, el control de los productos y las mejoras quese pueden efectuar para agilizar los procesos tanto de entrada como de salida de mercanca.

Adems, se tendrn todos los controles necesarios sobre los productos, puesto que en la

mayora de los casos tienen fichas tcnicas y fechas de caducidad.

-Compras: La mayora de las compras son importaciones de productos, por lo que se harhincapi en la forma de controlar la mercanca pedida y la recepcin tanto en aduana como enla propia empresa.

-Comerciales: Se abordarn las necesidades comerciales en cuanto al requerimiento deinformacin del sistema, as como el control de posibles ventas y agenda.

-Ventas: Estudiar el sistema actual utilizado para la realizacin de ventas y la mejora a aplicar

para agilizar todos los procesos.-Produccin: Estudio del sistema de produccin, basado en frmulas y el control de calidad arealizar.

-Muestras: control de las muestras entregadas a los clientes y su seguimiento.

-rea tcnica: control de reclamos tcnicos, as como de diversos estudios sobre el almacn.

-I+D: Registro de todos los trabajos realizados por el departamento.

2.- ALMACEN

2.1.- Estructura de almacenes.

La empresa dispone de varios almacenes independientes que se explican a continuacin:

-Almacn General.

Es el almacn principal de la empresa.

Est dividido en ubicaciones, en este caso 2116 ubicaciones distribuidas en pasillos, columnasy alturas.


7/58


Actualmente no estn codificadas, pero se requiere en el nuevo sistema que exista unacodificacin (cdigo de barras) para cada una de las ubicaciones.

En funcin de la peligrosidad de los productos se colocan en ubicaciones ms o menosalejadas de la zona de oficinas. Esta ubicacin de mercancas se realiza a mano segn criteriode los responsables de almacn y no se controlar de forma automtica.

-Almacn Aduana.

La mercanca que se importa a Per llega al almacn de aduana.

Desde esa almacn se enva al resto de almacenes, a depsitos aduaneros o inclusodirectamente al cliente.

Se definirn dentro de la aduana 2 ubicaciones:

-Nacionalizado: Es el stock ya nacionalizado y que la empresa puede retirar (depsitoautorizado).

-Pte. Nacionalizar: Mercanca no nacionalizada. Hay que hacer el trmitecorrespondiente para autorizar/nacionalizar la mercanca o bien enviarla a un depsitoaduanero desde el que se nacionalizar posteriormente.

En cualquier caso, la empresa no puede sacar mercanca de la ubicacin Pte. Nacionalizar ano ser que vayan a un depsito aduanero

-Almacenes alquilados y/o Depsitos aduaneros. (Almacenes externos).

Estos almacenes alquilados no tienen ubicaciones especficas como el almacn general.

Algunos de ellos son especiales con material que requiere un control especifico (explosivos,qumicos peligrosos, etc.)

La forma de enviar mercanca a estos almacenes es mediante el documento DUA, dando lasrdenes oportunas para trasladar mercanca desde la aduana.

Del mismo modo, la salida de mercanca se realiza mediante DUA, siendo el destino de lamisma, en la mayora de los casos, el almacn general. Bien para aumentar disponibilidad,bien para enviar la mercanca a clientes junto a la preparada en el almacn general.

Cada almacn externo tiene 2 ubicaciones:

-Nacionalizado: Es el stock ya nacionalizado y que la empresa puede retirar (depsitoautorizado).

-Pte. Nacionalizar: Mercanca no nacionalizada. Hay que hacer el trmitecorrespondiente (DUA) para autorizar/nacionalizar la mercanca que IVER decida encada momento. Se pagan una serie de aranceles que se vern en el mdulo decompras.

Slo se puede retirar mercanca de la ubicacin Nacionalizado.

Ejemplos de estos almacenes son: Logstica Pacfico, Gamines y DAC.

-Almacn de muestras.


8/58


Aunque est situado en las mismas dependencias que el almacn general, se trata de formatotalmente independiente.

Se guardan ciertos productos que sirven para enviar muestras a clientes.

Este almacn tambin est dividido en ubicaciones, aunque es mucho ms pequeo en

comparacin al almacn central.

Las entradas se producen de forma manual a partir de cualquier otro almacn.

Las salidas se realizan mediante documentos de salida de muestras para envo a clientes (nofacturables), envo a laboratorio y en ocasiones para recargar de nuevo el almacn central(para aumentar existencias , para venta a clientes)

-Almacn de produccin.

Almacn donde tienen los insumos y los productos terminados, stos ltimos antes de llevarlosa otro almacn.

Al igual que el de muestras, tambin est situado en las dependencias centrales, pero se tratade forma independiente.

Las entradas se producen:

Para los insumos:

De forma manual a partir de otros almacenes.

Para las necesidades de las rdenes de fabricacin.

Las salidas se producen:

Para el caso de insumos:

Preparacin de rdenes de fabricacin

Envo a otros almacenes

Para los productos terminados:

Envo a otros almacenes

2.2.- Consideraciones generales en ventas a clientes.

Los pedidos de venta se realizan sobre un almacn concreto. En la mayora de los casos elalmacn origen de la mercanca es el almacn general.

2.2.1.- Pedido de cliente con mercanca de varios almacenes.Cuando un cliente realiza un pedido al almacn general y no toda la mercanca est en elalmacn se pueden seguir 2 procesos distintos:

Caso 1: Casi siempre, toda la mercanca se enva desde el almacn general, por lo quese hace una peticin a cualquiera de los otros almacenes para que enve la mercancaque falta al almacn general y se enve todo junto. (la peticin a esos otros almacenesse realizar bien a almacenes propios de IVER o a los almacenes alquilados/aduanaque est nacionalizado)


9/58


Caso 2: En raras ocasiones, se enva al cliente los productos del pedido desde variosalmacenes, segn donde est el/los productos. En estos casos, se hacen tantas guasde remisin (tambin conocidas como albaranes) como almacenes origen tenga elpedido. (los orgenes de mercanca siempre almacenes de IVER o nacionalizados)

2.3.- Consideraciones de compras.

2.3.1.- Destino final de compra de importacin.Cuando la mercanca que se importa llega a la aduana y se nacionaliza, sera el ltimo paso dela compra, puesto que desde la nacionalizacin se enva a los dems almacenes segn senecesite y de forma manual.

Evidentemente, si desde la aduana Pte. De nacionalizar se enva a depsitos aduaneros, elltimo paso ser nacionalizar la mercanca en dicho depsito.

2.4.- Consideraciones sobre almacn

2.4.1.- Colocacin productos en almacn general o de muestras.

Cuando un producto llega al almacn general o al almacn de muestras, se coloca en lasdistintas ubicaciones que se han codificado.

2.4.2.- Tipos de ubicaciones en almacn general y muestras.Todas las ubicaciones que se van a codificar en el almacn son de picking, es decir, se puedenusar para servicio a clientes.

2.4.3.- Transferencias entre almacenes/ubicacionesLas transferencias entre ubicaciones dentro del almacn general se realizarn de forma directa,moviendo productos de una a otra.

Estos movimientos tambin se podrn realizar con dispositivos mviles.

Sin embargo, las transferencias entre almacenes se realizarn respetando el flujo de trabajodel sistema, mediante una gua ordenando la salida del almacn origen y un segundodocumento para realizar la recepcin de la mercanca en el almacn destino. (Realizar unanica gua, sera lo ms rpido, pero implica la aceptacin tanto del almacn origen como eldestino; por lo tanto, la realizacin de 2 documentos es lo ms oportuno). (Se deben respetarlas reglas de ubicaciones orgenes y ubicaciones destino para evitar posibles errores en laintroduccin de los datos. Estas reglas se explicaron en el punto 1 de la definicin dealmacenes, concretamente en el almacn de aduana)

Las transferencias se hacen cuando hace falta mercanca en algn almacn, por ejemplo paraenviar de la aduana al almacn central, enviar mercanca de cualquier almacn al deproduccin, o cualquier otro tipo de movimiento.

2.4.4.- Mtodo de vaciado de almacn. Salidas de almacenes de IVER (almacn central)- Para artculos con fecha de caducidad, el mtodo a usar en salidas de artculos ser FEFO +el ms bajo en almacn. Recordar que el almacn est estructurado en ubicaciones segnpasillo, estante y altura. Por lo tanto, se usarn primero los artculos que tengan una caducidadms prxima, y a igual fecha de caducidad, aquel lote que est colocado en una altura msbaja dentro del almacn.

-Para artculos sin fecha caducidad: La salida se realizar del artculo que antes se compr enel caso de estar colocado en distintas ubicaciones (FIFO)


10/58


-La salida de almacn se hace en 2 pasos:

-Picking: Recogiendo los productos de las ubicaciones y llevndolos a la ubicacin desalida.

-Envo a cliente: Verificando que la cantidad es correcta.

2.5.- Controles de muestras.Se deben realizar controles sobre todas las muestras que se enven a los clientes.

Desarrollaremos este requerimiento con el personal correspondiente en un apartado delmdulo de ventas.

2.6.- Consideraciones generales sobre Productos.

2.6.1.- Control de Lotes.Algunos artculos tienen control de lotes y Fecha de caducidad.

Poder ver, en la vista de lotes, en distintos colores, aquellos lotes que estn caducados oprximos a caducar, segn las fechas del lote.

2.6.2.- Necesidades de compra.El clculo de las necesidades de compra se efecta mediante un Plan maestro de compras conlas necesidades por cada periodo de tiempo. A raz de ese Plan, se realizan loscorrespondientes pedidos de compra a proveedores. Se desarrollar en el documento decompras.

2.6.3.- Cdigos de barras.Un mismo artculo puede tener varios cdigos de barras.

De los artculos que no tengan cdigo de barras, los crea la propia empresa y se imprimen.

2.6.4.-Ficha tcnica con documentos adjuntos en pdf.Los artculos, en su mayora, tienen fichas tcnicas y otras informaciones que debemos aadiral artculo para poder ser consultados (documentos que se adjuntarn al realizar la consulta decada artculo).

Adems, los artculos con lotes, cada lote tiene su certificado que tambin adjuntaremos conpdf.

2.6.5.- Datos auxiliares.

Para el control de los artculos se necesitan una serie de campos auxiliares. Tambin losindicaremos en compras:

-Pais origen (segn tabla de relacin de pases que se desarrollar)

-Tipo de producto (segn tabla de relacin de productos con los que cuenta la empresa)

-Uso del producto.

- Marca


11/58


- Modelo

- Partida arancelaria (segn tabla de todos los nmeros de partidas arancelarias)

- Apariencia fsica

- Clasificacin (segn tabla de datos de todas las partidas arancelarias)

- Es peligroso: Si/No.

- ONU-UN

- Clase peligrosidad (segn tabla de datos de todas las partidas arancelarias)

2.6.6.- Inventario.-Los inventarios se realizan normalmente 2 veces al ao. Debemos usar dispositivos mviles,para el recuento en funcin de los datos suministrados por el sistema.

-No obstante, se pueden realizar otros inventarios de control aleatorios, tambin condispositivos mviles para un grupo concreto de artculos.

2.7.- Informes almacn

Se requieren una serie de informes para el responsable de almacn que permita:

Semanalmente se enva informe de la situacin de stock tanto a los comerciales comootras personas de la empresa para que sepan el stock disponible de cada producto.

Puesto que en almacn se van colocando los artculos en las ubicaciones y es posibleque la colocacin no sea del todo correcta, necesitaramos un informe que nos diga losartculos que no estn bien colocados, es decir:

o Que para el mismo artculo que se controla por lotes, en el almacn general

tengamos los que caducan antes en ubicaciones de altura y los ms nuevos,con fecha de caducidad posterior, en ubicaciones ms bajas.o Para los artculos que no tienen caducidad, si tenemos los ms antiguos en

ubicaciones de altura y los ms nuevos en ubicaciones ms bajas.o Poder saber lotes ms antiguos que estn en almacenes de aduana.

2.8.- Control Abastecimientos.

Para respetar el procedimiento Standard de la aplicacin, cada vez que se necesite mercancaen algn almacn de IVER se realiza una solicitud de abastecimiento a alguno de losalmacenes internos o de aduana (aduana propiamente dicha depsitos aduaneros).

Cuando indiquemos un artculo a transferir, dispondremos de ayuda para poder ver el stock

actual del almacn origen y as introducir exclusivamente esos artculos y no otros que notienen stock.

2.9.- Desarrollos de aplicaciones para dispositivos mviles.

Desarrollo de aplicaciones para dispositivos mviles que permitan agilizar el trabajo diario dealmacn, tanto para la realizacin de inventarios como para la colocacin de artculos al hacerla entrada y la retirada de mercanca para clientes:

- Aplicacin para recuento almacn segn inventario creado en Nubea.

- Aplicacin para colocacin de artculos en las estanteras del almacn.

- Aplicacin para retirada de artculos de las estanteras del almacn.


12/58


2.10.- Nueva regla de retirada de artculos de almacn.

Actualmente existen 3 reglas para la retirada de productos: FIFO, LIFO y FEFO.

Por lo tanto, necesitamos crear nuevas reglas de retirada para IVER, de forma que alcomprobar existencias en el documento de picking nos reserve la mercanca de la ubicacinque corresponda. Cuando sean almacenes sin ubicaciones, la regla a usar ser FEFO ya que

no tiene ubicaciones.

La nueva regla de retirada ser:

Para artculos con control de lotes: FEFO + altura del estante (el ms bajo).

Para artculos sin control de lotes: FIFO + altura del estante (el ms bajo).

3. COMPRAS

3.1.- Clculo de artculos a pedir.Repasamos de nuevo este punto ya visto en almacn.

En la forma de trabajar actual de la empresa, semanalmente se obtiene un informe de lasnecesidades de compra de cada producto en funcin de los pedidos pendientes de los clientes,los objetivos de venta y el stock mnimo.

Segn el lead time de cada producto se calculan las necesidades.

A partir de este informe se generan las rdenes de compra.

No obstante, ese informe tiene algunas carencias, ya que lo pendiente de servir se tiene encuenta de todos los pedidos, independientemente de la fecha de servicio.

Para calcular la previsin de compras nos basaremos en la proyeccin de ventas que se podrcalcular en cualquier momento a partir de los datos histricos del sistema. Ser decisin deldepartamento de compras la forma en la que se quiere calcular dicha proyeccin, partiendo de2 fuentes distintas de informacin:

- Ventas de los meses anteriores: Indicaremos el nmero de meses a calcular, sacandola media de ventas en ese periodo y dndolo como proyeccin para los siguientes.

- Segn ventas del mismo mes en el ao anterior incrementndolo o decrementndoloen un % indicado por el usuario.

De esta forma, teniendo la proyeccin, se podrn calcular las necesidades de compra,partiendo de la proyeccin calculada y los pedidos de los clientes ya confirmados (para cadaperiodo de tiempo se tendr en cuenta la mayor de dichas cantidades, proyeccin o pedidosconfirmados).

Tambin se tendrn en cuenta los stocks mnimos de cada artculo.

3.2.- Compras nacionales.Las compras nacionales son puntuales.

En su mayora son compras de servicios, que se pueden introducir al sistema bien como unpedido de compra de servicio o bien directamente como factura de compra.


13/58


Para el resto de compras nacionales, son pedidos Standard o licitaciones (solicitar precio avarios proveedores para decidir a cual comprar)

3.3.- Importaciones.El proceso de compra internacional tiene los siguientes pasos:

3.3.1.- Creacin del pedido.

Se introduce el pedido al sistema y se enva al proveedor para su aprobacin.

En el pedido se hacen constar todos los datos necesarios para que el proveedor genere suvalidacin.

3.3.2.- Confirmacin por parte del proveedor.

El proveedor enva confirmacin del pedido con precios, flete y seguros (si los hubiera).

Queda perfectamente marcado el tipo de precio (FOB, CFR, CIF u otro incoterm) y el resto dedatos ya indicados en el envo del pedido.

3.3.3.- Confirmacin del embarque.

Cuando el proveedor carga en origen la mercanca en el medio de transporte especfico (barco,avin, etc.) enva toda la documentacin necesaria a la empresa (factura, paking list, etc.,etc.).

Adems, un documento muy importante, el BL, donde se detalla la mercadera y su

correspondiente embarque. Estos datos junto a otros documentos que veremos en el apartadoAnexo I del presente informe, nos darn la datanecesaria para gestionar las compras.

A destacar que un BL puede estar formado por:

- Parte de un pedido: Un pedido de compra puede tener asignados varios BL,indicando en cada uno la mercanca concreta.- Un pedido completo: Un pedido de compra est contemplado en un nico BL.-Varios pedidos un BL: El BL llevara informacin de varios pedidos de compra.

En el anexo I de este documento veremos los procesos necesarios para manejar la mercancay los documentos correspondientes.

Pedidos

Pedido 1

Pedido 2

.

Pedido N

BLs

BL 1

BL 2

BL N

DUAs

DUA 1

DUA 2

DUA n


14/58


No obstante, si los datos de mercanca son diferentes a los del pedido inicial, podremos realizarun proceso de duplicacin de pedido, cancelando el inicial y asignando al nuevo pedido creadola numeracin del anterior. Por lo tanto tendremos un pedido cancelado con una numeracinespecfica (Cancel/npedido original) y otro pedido nuevo con el nmero del anterior.

3.3.4.- Comunicacin del transportista.

El transportista, das antes de la llegada de la mercanca al destino, comunica a la empresa lafecha exacta de llegada, posibles costes de la carga, destino final (dentro de la aduana, a qulugar lo va a llevar), etc.

3.3.5.- Cambio de destino.

IVER puede comunicar al transportista, hasta 48 horas antes de la llegada, si quiere que sedeje la mercanca en un lugar distinto al indicado por el transportista o si lo va a recogerdirectamente de la descarga .

3.3.6.- Llegada de la mercanca.

Cuando llega la mercanca, se sabe el destino de la misma gracias al posible cambio dedestino.

La mercanca queda pendiente de nacionalizar.

3.3.7.- Nacionalizacin o envo a depsito aduanero.

Una vez la mercanca est en aduana se nacionaliza o se indica a la aduana que lo mueva aotro depsito aduanero.

En caso de enviar a depsito aduanero, la mercanca quedar pendiente de nacionalizar endicho depsito.

La nacionalizacin en estos depsitos aduaneros no implica la retirada de los productos, yaque hay acuerdos con estos almacenes para dejar la mercanca y transportarla a IVER, otrosalmacenes o clientes cuando sea necesario.

3.3.8.- Envo a almacn propio de IVER o al cliente.

Una vez nacionalizada la mercanca, se da orden para transportar la mercanca a losalmacenes propios de IVER o bien enviarla directamente a clientes.

3.4.- Costes de importacin.Existen distintos tipos de costes a imputar a cada importacin.

Cada tipo de coste se imputar en el documento correspondiente (confirmacin de envo,

llegada a aduana o nacionalizacin).

Entre otros, los costes a imputar son:

-Flete

-Seguro

-Descarga

-Servicio agente de aduanas

-Comisin agente de aduana

-Gastos portuarios


15/58


-Gastos almacenaje

-Ad valor

Por otra parte, estn los impuestos que suponen crdito fiscal:

-IMP

-IGV

-Percepcin.

3.4.1.- Documento de seguro.

Se realiza un documento del seguro en el que se indican los importes a asegurar. Si en segurocorresponde a mercanca de distintos pedidos, el coste se proporcionar entre dichos pedidospara averiguar el coste real de los productos de cada pedido.

3.5.- Control de nacionalizacin.La nacionalizacin de artculos en aduana se realiza por el BL completo.

Sin embargo, si la mercanca est en un depsito aduanero se podr nacionalizarparcialmente.

El proceso de nacionalizacin lleva unos pasos fijos establecidos en la empresa y deben sercontrolados en el sistema.

Los posibles estados en los que se puede encontrar un documento de nacionalizacin son:

- No nacionalizado: No se ha comenzado el proceso de nacionalizacin.

- Pendiente aprobacin tesorera: Se comienza el proceso, quedando a la espera de laaprobacin por parte de tesorera.

- Denegado por tesorera.

- Aprobado por tesorera

-Pte. Aprobacin agente aduana: Se le enva instrucciones al agente para quenacionalice la mercanca.

-A Nacionalizar: Se recibe la conformidad por parte del agente y queda pendiente elpaso final.

-Nacionalizado: Mercanca nacionalizada.

NOTA: se puede nacionalizar de varios BL al mismo tiempo. No obstante, debemos definir lasreglas para no dejar nacionalizar al mismo tiempo mercanca de distintos proveedores.

3.6.- Despacho anticipado.Se pueden iniciar los trmites de nacionalizacin aunque no se haya recibido la mercanca. Deesta forma, en la llegada, ya est todo preparado para poder nacionalizar. En caso la ordensalga canal verde o naranja, la nacionalizacin concluye antes del arribo. A la llegada de lacarga, se retira la orden. El agente de aduana se encarga de regularizar el despacho despusdel retiro.


16/58


3.7.- Control stocks.En todo momento se debe obtener la informacin del stock de cada producto tanto en aduana(pendiente de nacionalizar) como en los almacenes aduaneros (nacionalizado y pendiente denacionalizar)

3.8.- Calculo de costes.Por cada nacionalizacin, debemos obtener un informe de todos los costes imputados a losproductos nacionalizados y saber el incremento unitario de coste y el % que supone sobre elprecio de compra del pedido.

Estos costes pueden estar en el documento BL (BL pedido) o en el documento denacionalizacin (DAM) y se deben unir para la obtencin de este informe.

3.9.- Costeo de productos.

Peridicamente se solicita al departamento de compras el costeo de productos.

En este proceso, se solicitan precios a los proveedores y se tienen en cuenta los gastostericos de importacin para poder averiguar el precio real.

No obstante, estos costeos son informativos y sirven al departamento comercial para ajustarsus tarifas.

Para este costeo tendremos una nueva tabla en la que indicaremos:

-Datos generales del costeo: Sern los datos de la solicitud respecto a proveedor, fecha,estado de la solicitud, etc.

-Datos de costes generales: son los gastos generales del costeo, que sern prorrateados porcada uno de los artculos a costear.

-Datos de productos a costear: Cada uno de los productos a costear, con la informacinparticular de cada uno, asi como los costes de importacin propios del producto y losprorrateados.

Con esta informacin podremos saber el coste terico de los productos.

3.10.- Productos especiales.Existen productos que requieren un permiso de importacin que suele durar de 1 a 2 aos ypara una cantidad de producto concreta.

Se debe controlar tanto la fecha de vencimiento del permiso como las cantidades importadas,puesto que no se puede importar ms cantidad de la permitida en el permiso en el periodo detiempo indicado en dicho permiso.

3.11.- Clculo coste de almacenamiento.Proceso para calcular y verificar las facturas de los depsitos aduaneros.

En ese sentido, cada depsito factura en funcin de distintos parmetros y veremos su procesoespecfico en una segunda fase de implantacin.


17/58


3.12.- Informe de roturas de stocks.Dar informacin de los periodos de tiempo que no se ha tenido stocks cuando realmente eranecesario para cubrir los pedidos de los clientes.

Este informe lo trataremos en una segunda fase de implantacin.

3.13.- Exportaciones.Realizar los procesos necesarios para el control de la exportacin de productos. En este caso,los costes de exportacin para averiguar el coste real y margen de cada una de ellas.

Se realiza la gua, packing list y factura de venta.

Se realiza la reserva del buque (cuando el envo sea por mar)

Documento de mercanca peligrosa, si es necesario.

ANEXO I. Procesos de importacin.

Control de documentos.En el control de importaciones disponemos de varias figuras que intervienen en el proceso:

a)Pedido de compra al proveedor.

b)Documento de control de trnsito (BL)

c)Documento de Numeracin (DAM o antes llamado DUA)

d)Documentos internos para mover la mercanca:

Proveedor -> Trnsito -> Aduana ->Existencias

La forma en la que interactan estas figuras es la siguiente:

-Pedido de compra: Genera todos los documentos internos para mover la mercanca, desde elproveedor hasta existencias.

-Documento de control de trnsito (BL): Documento con la informacin de la mercancaasignada a dicho BL.

En la creacin del BL indicaremos la mercanca que lo compone, bien de un pedido concreto,parte de un pedido o la suma de mercancas de distintos pedidos. Al mismo tiempo,indicaremos los paquetes que forman el BL y el contenido de cada uno de ellos.

Adems, puede generar el primer documento de Numeracin/DAM (si as se indica), realizandolos cambios necesarios en los documentos internos de movimiento de mercanca para quereflejen el destino final de las mismas.

-Documento de Numeracin (DAM o DUA): Adems se poder ser generado directamente por elBL, se pueden crear manualmente indicando el BL o parte de los mismos que se quierennacionalizar. Este documento indicar los datos necesarios para el movimiento de mercanca

en la aduana (nacionalizar importacin, movimiento a deposito aduanero)


18/58


En base a estos cuatro tipos de documentos, realizaremos los cambios necesarios en laaplicacin para poder controlar el proceso de importacin.

Datos a aadir en distintas tablas actuales para ayuda al pedido de compra.

Para el correcto control de las compras de importaciones, debemos aadir nuevos campos endistintas tablas que reflejen todo el proceso a realizar.

-Tabla incoterms. Datos necesarios para calcular el total del pedido y tener en cuenta paragastos en destino.

-Tabla artculos.

-Cdigo partida arancelaria:

-Pais origen:

-Uso del producto:-Requiere ficha tcnica por cada lote: boolean

- Mejoras en campos actuales del pedido de compra.-Almacn destino: mejorar el uso de este campo para evitar posibles errores. Para ello,aadiremos un campo de almacn destino dentro del proveedor que se pasarautomticamente al pedido. Recordamos que el almacn destino de mercanca en unaimportacin es la aduana.

-Para una mejor visualizacin de los datos, poner en lugar visible en la cabecera del pedido elactual campo de inconterm. Tambin para evitar posibles errores, aadir campo incoterm en

la ficha de proveedor y pasar este dato automticamente al pedido.-Mtodo de Facturacin: Si el pedido de compra es de importacin que ponga por defectosobre lneas de pedido de compra

-Total pedido: Sumar al total del pedido el flete y el seguro segn indique el incoterm delpedido. (nuevos campos de flete y seguro)

- Aadir datos en el pedido de compra.Aadir datos en el pedido necesarios para los pedidos de importacin:

-Tipo de pedido: Normal o Importacin.

Aadimos este dato para poder introducir los datos de importacin nicamente cuando seanecesario.

-Pas origen de la mercanca: Relacionado con pases. Ser obligatorio cuando el pedido seade tipo importacin. Por defecto ser el pas del proveedor. El pas del proveedor que facturapuede ser diferente del origen de la mercadera y de donde se embarca.

-Destino solicitado: relacionado con tabla de destinos aduaneros. Es el lugar, dentro de laaduana, donde ir la mercanca.

-Seguro: relacionado con nueva tabla de tipos de seguro. Es un dato informativo.

-Envo: relacionado con nueva tabla de envo. (FCL,etc. .. este dato nos dir el tipo denumeracin que podemos hacer en la recepcin)


19/58


-Va de transporte: relacionado con nueva tabla de tipos de transporte. (martimo, areo, etc)

-Embarque aproximado: texto

-Importe flete: Introduccin manual

-Importe seguro: Introduccin manual

-Importe total del incoterm (FOB, FCA, CPT, CFR, CIF, CIP u otros): en funcin del incoterm.

NOTA: estos 3 precios tienen un clculo especial segn el incoterm y es posible que no setengan que sumar lneas concretas de pedido para alguno de ellos.

-BL.s: relacionado con nueva tabla de BL. No es modificable. Los BL se generan al confirmarel pedido y se relacionan mediante este dato.

-Documentos de numeracin: Relacin con los documentos de numeracin (DAM o antesllamado DUA) donde se ha usado la mercanca de este pedido.

-Campos en lneas de pedidos:

Precio FOB, Precio CFR, precio CIF (ver si son necesarios y cmo pedirlos)

Nuevos botones en Pedidos de compras.

Se crearn las ayudas necesarias (botones de acceso a cada registro) para que, a partir elpedido de compra, podamos acceder a todos los documentos de importacin relacionados,tanto BLs, DUAs, como los documentos de movimiento de mercanca.

Nueva tabla BL.Est tabla tendr los datos de la carga en origen y otros que sern necesarios para indicar a lanaviera donde queremos dejar los productos. Al mismo tiempo nos puede servir para generar elDAM/DUA inicial al llegar la mercanca y de esta forma agilizar el proceso.

Los datos iniciales que se deben tener son los siguientes:

-Nombre o N BL: es el cdigo del BL.

-Fecha creacin: Fecha en la que se confirm el pedido

-Pedido relacionado: Relacin con pedido o pedidos de compra.

-Fecha recepcin: Fecha en la que se recibe el BL

-Shipper/Exporter: el proveedor. Se carga del pedido.

-Consignees Order Number: texto

-Consignee: por defecto la empresa IVER. Es res.partner

-Notify: por defecto IVER, es res.partner

-Notify contact: res.partner. es la persona de contacto de la empresa Notify

-Transportista: relacionado con res.partner de tipo carrier

-Nombre transporte: es el buque o avin concreto. Texto libre, aunque podremos estudiar hacer

una tabla.


20/58


-cargado en: Lugar de carga. Es un texto, pero podremos enlazarlo con poblaciones.

-Fecha de carga: Date. Es la fecha comunicada por el proveedor como fecha de carga.

-Fecha ETA inicial

-Fecha ETA final

-Destino inicial: el del pedido, no modificable.

- Gua de remisin Pte. Embarque: Relacin con documentos de la mercanca pendiente deembarque. NO modificable

- Gua de remisin Pte. Llegada a aduana: Relacin con los documentos de la mercancapendiente de llegada. No modificable.

- Gua de remisin de nacionalizacin: Relacin con los documentos de la mercanca pendientede nacionalizar. No modificable. (Pueden existir varios si se nacionaliza por partes en un

depsito aduanero).-Estado del BL: Reflejar los distintos estados en los que se puede encontrar un documento BL(Pte.BL, Pte. Llegada a aduana, Pte. Nuevo destino, Recibida mercanca, Ordenado DAM,DAM confirmado, finalizado .)

-Otros Campos para ver los datos ms importantes del pedido y de cada uno de las guas deremisin relacionados.

-Tipo de despacho: Excepcional, anticipado, no realizar despacho. (Anticipado slo si en elpedido el envo es FCL). Rellenaremos este campo para indicar qu se quiere hacer al recibirla mercanca.

-Clave: Nacionalizar o Deposito aduanero: N, D

-Depsito aduanero: Cuando el campo anterior Clave sea Depsito aduanero, indicaremosel almacn aduanero donde queremos llevar la mercanca. (DAC, Frutales, etc). Tambin, asno se haga depsito autorizado, la orden puede ir a otro almacn diferente al propio de IVER.Puede ser porque el producto necesita un almacenamiento especial o falta de espacio.

-Destino solicitado: relacionado con tabla de destinos. Cuando se solicite un cambio de destinode la mercanca (dentro de la propia aduana) indicaremos en este campo el destino solicitado.No se debe confundir el destino en aduana con depsito aduanero.

-DAM Generado: Relacin con documentos DAM. Cuando se genere el DAM/DUA desde el BL,tendremos en este campo la relacin con el DAM generado.

-Costes de la compra: Relacin de costes de la compra (flete, seguro, descarga, etc) que sehan producido antes del proceso de nacionalizacin.

Estos costes son generales de todo el BL y se proporcionarn entre los artculos segn el tipode coste. (Como ejemplo, el flete se reparte proporcionalmente segn peso y el seguro serepartir proporcionalmente segn importe de cada producto)

Hay que tener en cuenta que cada uno de estos costes puede influir o no en el coste delproducto. Por ejemplo, si el flete est incluido en el precio del producto, ste coste noincrementar el precio.


21/58


Confirmacin del pedido.Si es un pedido de importacin, se van a generar 3 Documentos de almacn:

-Pendiente de embarque: mercanca de proveedor ---> en trnsito.

-Pendiente llegada: mercanca de en trnsito ---> aduana

-Pendiente nacionalizar: mercanca de aduana -> existencias

Confirmacin de embarque.Proceso por el cual indicamos al sistema que la mercanca ha sido embarcada en origen,creando el documento BL y asignndole la mercanca que lo compone, bien de un pedido o devarios pedidos.

La mercanca se clasificar en paquetes, pudiendo ser un paquete un palet o un contenedor.Adems, dentro de un paquete pueden haber varios productos.

Adems, podremos tener paquetes dentro de paquetes para el caso de tener un contenedorformado por varios palets.

Esto es as porque se pueden nacionalizar por palets individuales dentro de un contenedor,cuando la mercanca est en depsito aduanero.

BL. Solicitud de nuevo destino.Se podr solicitar el cambio de destino en el BL. Dejar el estado de BL como pendientenuevo destino. En ese estado, botn para confirmar cambio de destino que lo que har es

dejar de nuevo el BL en el estado pendiente llegada y cambiar en los movimientos de todoslos documentos de albarn el campo de destino al indicado en el BL.

Recepcin en aduana.Proceso por el cual indicaremos que la mercanca se ha recibido en aduana.

Indicaremos que BL es el que se ha recibido, realizando los movimientos de almacncorrespondientes.

Nacionalizacin.El proceso de nacionalizacin lo definimos de forma independiente, al igual que el BL.

Para ello, crearemos una nueva tabla de documentos nacionalizacin (DAM o antes l lamadoDUA) y definiremos los procesos que afectan a dicha tabla.

Los registros se podrn crear desde el propio BL o bien manualmente cuando se quieranacionalizar una mercanca de un depsito aduanero.

Hay que controlar que la nacionalizacin puede ser parcial (por palet) cuando la mercancaest en un depsito aduanero y NO desde la aduana.

Cada DUA tendr un dato de estado para poder localizar fcilmente los DAM o antes llamadoDUA:

- Borrador: Es la creacin del documento de nacionalizacin (creacin del DUA)- Pte.Aprobacin tesorera- Aprobado tesorera


22/58


- Enviado a Agente aduana- Verificado por agente aduana- Nacionalizado

Adems de todos los datos necesarios para su control.

Por ltimo, los datos econmicos de la nacionalizacin, tanto los valores tericos para lavalidacin financiera como los costes reales para el clculo del precio real de compra de losartculos.

Control de costes importacin.Debemos realizar mdulo de control de costes para que tenga todas estas peculiaridades yadems tenga la moneda en la que se realiza el coste.

Otros costes van por producto y no son generales del documento. Ejemplo el Ad/valorem. Paraeste coste concreto se definir una tabla de costes donde indicaremos por cada partidaarancelaria y pas de origen el coste Ad/Valorem, bien por importe fijo o bien por % sobre elvalor del producto.

Costes en Documento interno de Pte. Embarque.

Crear el control de costes del documento interno de Embarque de forma automtica cuando seconfirme el pedido, en cuanto a flete y seguro. Y segn el tipo de precio acumulen o no para elclculo del coste del producto. Se vern desde el BL.

Poder ingresar nuevos costes en el documento interno de embarque

Costes de nacionalizacin.

Se asignan a la gua de remisin interna de nacionalizacin.

Hay que tener en cuenta que sern distintos en funcin de si es una nacionalizacin o un envoa depsito aduanero, ya que en el envo a depsitos no hay impuestos.

Los costes se podrn calcular de forma semi-automtica en funcin de los artculos anacionalizar.

Costes totales.A partir de un documento de nacionalizacin (DAM/DUA) se podrn obtener los costes totalesde los productos nacionalizados, que sern los del propio documento de nacionalizacin ms

la parte proporcional de los costes del/los BL relacionados. (Esto es as porque en depsito sepuede nacionalizar parcialmente la mercanca)

4.- MARK ETING. CRM. COMERCIAL .

En funcin de las distintas reuniones mantenidas respecto al funcionamiento del reacomercial, marketing y CRM, exponemos a continuacin los detalles de los trabajos querealizan o pueden llegar a realizar los comerciales de la empresa.

En primer lugar, como informacin general, los comerciales requieren un control especfico de

las actuaciones realizadas respecto a sus clientes y posibles clientes futuros.


23/58


Estos requerimientos estn como standard dentro de la aplicacin y se exponen acontinuacin:

- Iniciativas de Negocio. Corresponden al primer contacto con el cliente. Se reflejan todas lasactuaciones comerciales. En caso de estimar que la iniciativa puede prosperar, se convertir enuna Oportunidad de negocio.

- Oportunidades de negocio. Segundo nivel dentro del CRM, donde se puede ir controlando elproceso de negocio con el cliente y poder relacionarla con la cotizacin que se genere alcliente. A su vez, se pueden relacionar a la oportunidad las llamadas telefnicas realizadas alcliente y la agenda de posibles reuniones.

- Registro y control de llamadas telefnicas y reuniones, bien relacionadas con las opcionesanteriores, o bien independientes. Se permitir llevar un control de todo lo pendiente derealizar.

-Envos de emails masivos. Corresponde a marketing, Estos envos se podrn realizar sobreclientes concretos, oportunidades de negocio o listas independientes de correo.

-Formulacin de encuestas a los clientes para comprobar el grado de satisfaccin. Realizarcomprobaciones de cambios de respuestas dentro del mismo cliente entre los distintosejercicios. Realizar anlisis de respuestas de una encuesta.

-Cambio cliente de comercial.

Se producen cambios de comercial en los clientes, teniendo el nuevo comercial acceso a todaslas ventas realizadas al cliente, previas al cambio de comercial. Por lo tanto, podr acceder asus propios documentos o a los documentos de los clientes que tenga asignado comocomercial. De esta forma, una venta realizada al cliente que corresponde a otro comercialpodr ser visualizada por el nuevo comercial si en la tabla de clientes est asignado.

Adems de esta ayuda para el control de trabajos a realizar, se exponen el resto de trabajosque se realizan y que deben ser controlados dentro del sistema.

4.1.- Proyecciones de ventas.Cada ejercicio, los comerciales indican una tabla con las previsiones de ventas por cliente yartculo. Dichas previsiones se indicarn manualmente en funcin de las ventas de ejerciciosanteriores. Se suele realizar en los meses de Septiembre/Octubre y tiene como base para elclculo las ventas de los ejercicios E-2 y E-1 (E-1 hasta Septiembre/Octubre).

Esta tabla se podr generar automticamente para cada nuevo ejercicio a partir de los datos dela tabla del ejercicio anterior. Las cantidades e importes para el nuevo ejercicio se podrnasumir automticamente en la creacin, a partir de un % de incremento o decremento respectoa los datos del ejercicio anterior.

A esta nueva tabla de proyecciones se tendr acceso directamente desde la propia ficha delcliente.

4.2.- Introducir cotizacionesLos comerciales tienen que tener la capacidad de introducir cotizaciones a sus clientes. Noobstante, la aprobacin de las mismas se dar en administracin por parte del personal con lospermisos necesarios.

Se configurarn los permisos de acceso necesarios para que los comerciales puedan introducircotizaciones y consultarlas en cualquier momento, sabiendo la situacin de cada una.


24/58


Adems, gracias al sistema de mensajera interna, estarn informados de los cambios que seproduzcan el sus cotizaciones (cambios de estado).

4.3.- Consultar todo el histrico de sus clientes.

Los comerciales tienen que tener las herramientas necesarias para poder consultar cualquierdato del histrico de sus clientes:

Consultar precios en cotizaciones por artculo, cliente, etc.

Consultar pedidos anteriores, guas de envo de mercanca, facturas, cotizaciones, etc.

4.4.- Informes sobre ventas.- Acumulado de ventas por cliente segn presupuestado anual.

Una vez indicada la proyeccin de ventas, tienen que tener la capacidad de consultar encualquier momento el acumulado y desviacin de las ventas reales respecto a dichaproyeccin.

- Estadsticas de ventas por clientes, artculos, familias, etc.

- Estadsticas de rentabilidad por cliente, artculos, familias, etc.

4.5.- Consultas de informacin.Se requiere la posibilidad de consultar datos generales desde fuera de oficinas:

Consultas de stocks

Situacin de cliente

Consultas de tarifas

4.6.- Rutas de trabajoA final de cada mes, cada comercial informa las rutas de trabajo que va a realizar al messiguiente.

Se debe indicar el resultado de cada visita.

Pueden generarse cotizaciones, pedidos, muestras.

Posteriormente, el responsable de ventas podr sacar informes de estas visitas.

4.7.- Cambio fecha en Guas.Los comerciales podrn cambiar la fecha de entrega de los productos, realizando el sistema elaviso al resto de personal involucrado (logstica, ventas, etc) para que tengan constancia deestos cambios.

Al mismo tiempo, si el cambio se realiza desde administracin, los comerciales recibirn elaviso correspondiente.


25/58


Por otra parte, al igual que se indica en el proceso de ventas, los comerciales podrn marcarlas guas que se deben servir a los clientes.

En el caso de que el cambio corresponda a cantidades de producto, indicarn un mensajeinterno en el documento de ventas para que las personas con acceso permitido puedanmodificar las guas.

4.8.- Tele marketing.Adems de los trabajos propiamente dichos de los comerciales, se requiere un control de telemarketing a realizar por distintas personas.

4.8.1.- Agenda de llamadasEl tele marketing implica la realizacin de llamadas a clientes para poder recoger necesidadesdel cliente, verificar su grado de satisfaccin, etc.

Para este control, los clientes se dividen en 3 grandes grupos en funcin del periodo de tiempoa controlar entre las llamadas:

Grupo A: se les llama todas las semanas

Grupo B: se les llama cada 15 das

Grupo C: Se les llama cada mes.

Pueden existir clientes sin grupo.

Se realizan listas de clientes para realizar las llamadas, teniendo la informacin histrica decada uno en el momento de realizarla.

No obstante, debemos ampliar los grupos para poder tener:

Grupo S: Clientes sin rotacin.

Para el control de agenda de llamadas aadiremos al cliente los datos necesarios para poderindicar el Grupo de telemarketing al que pertenecen. (Grupo A, B, C, S, etc). Se segmentarnlos clientes segn el grupo al que pertenecen.

A cada grupo le indicaremos el periodo de tiempo para la generacin de la siguiente llamada.

Generaremos la agenda de llamadas a realizar, indicando para dicha generacin el grupo declientes sobre el que queremos realizar las llamadas.

Desde cada llamada, podremos consultar la situacin histrica del cliente.

Las llamadas se podrn asignar a la persona que corresponda, teniendo cada usuario unarelacin de las llamadas a realizar.

4.8.2.- Revisin clientes sin rotacin.Se realiza una lista de los clientes que llevan sin comprar un tiempo concreto.

Sobre dicha lista se realizan trabajos de comprobacin:


26/58


Si el RUC est de baja

Verificar datos del cliente

Llamar para ver motivos de no compra.

Se introduce por cada uno el resultado del seguimiento realizado.

Adems, estos clientes sin rotacin se pueden convertir en clientes de tipo A, B o C

Al igual que para el resto de grupos, se crear una agenda de llamadas/revisin de clientes sinrotacin.

Se podrn asignar estas llamadas a los usuarios correspondientes.

Se podr indicar el resultado de la investigacin de cada uno de estos clientes dentro delpropio registro de la llamada.

5.- VENTAS

5.1.- Secuencia actual de acciones en el proceso de ventas.Todas las ventas que se realizan en la empresa requieren de una cotizacin previa que, enfuncin de los datos introducidos, requerir la aprobacin por parte de algn responsable dedepartamento.

A continuacin se explican los pasos actuales que se requieren para la realizacin de la venta.

5.1.1.- Cotizacin / presupuesto a cliente.

Actualmente se generan cotizaciones a clientes con los productos ofertados, as como lapresentacin, precios, forma de pago,, fecha de entrega, etc.

Es decir, toda la informacin necesaria tanto para el cliente como para la empresa.

Los clientes pueden tener una tarifa particular.

Entre otros datos se dispone de:

-Tiempo de validez de la oferta

-Fecha de entrega de cada producto (un mismo producto se puede entregar en varias

fechas)

-Lugar de destino de los productos (se pueden tener distintos destinos en una mismacotizacin). En ocasiones, no se sabe el lugar de destino, por lo que tenemos quetenerlo en cuenta en el momento de confirmar la cotizacin y generar las guas.

Los datos de fechas y lugares de destino son, en la actualidad, totalmente informativos.

Mejoraremos el proceso de cotizaciones para tener un nuevo workflow de los documentos y unmayor control:

Independientemente de quin introduzca al sistema la cotizacin (la pueden introducirdirectamente los comerciales), cada documento tendr una serie de pasos a seguir queestarn definidos por el workflow de las cotizaciones.


27/58


Adems, debemos poder indicar en dicha cotizacin tanto la fecha de entrega de cadaproducto como el destino de cada uno.

En el caso de que un mismo producto tenga distintas fechas de entrega y/o destinos, se irnindicando por cada uno. A tener en cuenta que cuando no se sabe el destino final de lamercanca, crearemos una direccin de entrega por determinar para que conste de esa forma

en la gua.

Esta entrada agilizar la creacin de las posteriores guas y el control por parte de logsticatanto de los envos como de las compras a realizar.

En la entrada de cada artculo dentro de la cotizacin podremos realizar todas las consultaspertinentes referentes a:

-Consulta de stock del artculo en cada almacn.

-Consulta de futuras entradas gracias a los pedidos de compra pendientes de recibir.

-Poder consultar artculos relacionados y su stock, por ejemplo para el caso deproductos que tienen varias presentaciones. (en cada artculo indicaremos cules sonsus productos relacionados)

-Posibilidad de que el sistema avise que el producto que vamos a vender est obsoletoo retirado del mercado. (en los artculos tenemos un dato que indica esta situacin ypuede ser usado para no dejar venderlo)

Adems, para evitar posibles problemas en el servicio de la mercanca, podremos reservar elstock para el cliente durante el plazo de validez de la cotizacin. No slo el artculo, sino

incluso un lote concreto.

Los pasos a seguir en cada documento (workflow) ser el siguiente:

Borrador: Es la primera fase de cada documento.

Confirmado por comercial: Los comerciales podrn confirmar los borradores, esperando a quealgn responsable de el visto bueno para convertir la cotizacin al estado de propuesta

Propuesta: Viene del estado Confirmado por comercial. Cuando sea Propuesta se podrimprimir o enviar por mail.

Propuesta enviada: desde propuesta, cuando se imprime o enva por mail

Verificacin administracin: desde Confirmado por comercial cuando un usuario conpermisos ha observado que no se puede aceptar la cotizacin y por lo tanto no puede pasar apropuesta. Desde esta situacin se podr rechazar o aceptar la cotizacin y por lo tantopuede pasar a Propuesta o a Rechazada administracin. Tambin se podr solicitar laverificacin financiera

Verificacin financiera: Desde confirmado por comercial o desde verificacinAdministracin cuando se ha observado que se requiere verificacin financiera. Se podrpasar a propuesta o a rechazado financiero


28/58


Rechazado administracin: Cuando desde verificacin administracin se observa que nopuede ser aceptada la cotizacin. Ser labor del comercial el cambiar los datos de la mismapara que pueda ser aceptada (cambio de precio, de fechas de entrega, productos, etc). Por lotanto, cambiar los datos necesarios y volver a pasar la cotizacin a confirmado porcomercial

Rechazado financiero: Al igual que la anterior, cuando desde verificacin financiera no se dael visto bueno a la cotizacin. El comercial deber cambiar los datos de la cotizacin para seraceptada. Mismos pasos que la opcin anterior.

Pedido de venta: desde propuesta. Es en este momento cuando la cotizacin ha sidoaprobada y por lo tanto tenemos que entregar la mercanca al cliente.

Cancelado: Cuando se ha desestimado la cotizacin, desde cualquier estado.

Adems de estos estados, conservaremos los Standard de la aplicacin, relacionadosdirectamente con los estados propios definidos.

NOTA: en c ada uno de los pasos , y para pasar a los sigu ientes, se realizarn to das lascom prob acion es necesarias sob re precio s d e venta, crdito a clientes, verif icacin d e

fech as y can tidad es a entregar , destin os d e merc anca, etc. De esta form a, en la entrad a,

evitaremos errores q ue pu eden afectar, a futuro , al servicio de la m ercanca.

5.1.2.- Pedido de ventaPuede haber ingreso de pedidos por llamadas de comerciales, llamadas de clientes o por mail.No obstante, se introducen como cotizaciones, solo que la persona responsable los puede darpor buenos directamente sin requerir un supervisor.

Si el cliente pide para varias fechas o destinos, se introduce en el sistema como ordenesglobales.

A partir de la cotizacin u orden global, y tras su confirmacin, se introducen manualmente alsistema los pedidos de venta, desglosando tantos pedidos distintos como fechas de entregareflejadas en la cotizacin.

Tambin, en una misma cotizacin, pueden existir distintos destinos, por lo que se generarnpedidos distintos por cada destino.

A veces, no se sabe el destino exacto de la mercanca, y quedar pendiente de indicar en lagua.

Una vez introducidos los pedidos, se enva mail a otro departamento para que lo tenga encuenta en logstica, se generen las guas y se facture.

Para mejorar este proceso nos basamos en las cotizaciones:

El pedido de venta es la cotizacin aprobada. Por lo tanto, no se requerir una entradaespecfica, puesto que todo lo que se pide a la empresa deber pasar obligatoriamente por unacotizacin previa.

Evidentemente, si un usuario tiene todos los permisos, podr pasar los estados de la cotizacinde forma rpida y dejar lacotizacin como pedido de venta en 2 simples pasos.


29/58


Cuando se confirme la cotizacin y se convierta en pedido definitivo, ya se creanautomticamente las futuras guas para el servicio de la mercanca, una gua distinta por cadafecha de entrega y destino a falta nicamente de la numeracin de gua oficial.

5.1.3.- Servicio de mercancaCada da se estudia junto al responsable de almacn la carga a preparar para el da siguiente.

Ese estudio incluye la posible contratacin de transportistas externos en el caso de que no sepueda servir toda la mercanca con los camiones propios.

Se indica a almacn qu es lo que se tiene que preparar cada da.

Una vez decidido lo que hay que preparar, los usuarios de almacn preparan las cargas ycomunican de nuevo a ventas los lotes servidos.

Con la informacin recibida de almacn, ventas introduce al sistema los datos de lotes, datos

de transportista, y procede a la confirmacin de las guas y emisin de la documentacinnecesaria.

Mejoraremos este sistema, de nuevo, apoyados en las cotizaciones aprobadas:

Con la confirmacin del pedido ya tenemos generadas las guas de servicio de mercanca,cada una con la fecha prevista de servicio, por lo que se agiliza el trabajo de verificacin ycarga.

Las guas tendrn un dato que indicar si est preparada para el rea de almacn. En almacnslo vern las guas que tengan ese dato activado, es decir, que estn preparadas.

La activacin de la gua para servicio a cliente la podr hacer tanto el comercial como elpersonal administrativo que tenga permisos para ello.

Por otra parte, NO se podr modificar los precios antes del servicio. En ese caso, se cancelarel pedido y se generar otro nuevo con la misma numeracin, quedando el pedido antiguo conun nmero distinto que identifique claramente que es el anulado. Esta duplicacin y anulacinse realizar en un simple paso sin tener que estar duplicando toda la informacin. En el casode que el cambio de precio se produzca una vez servida parte de la mercanca, slo se llevaral nuevo pedido la cantidad pendiente de servir para indicar el nuevo precio. En este ltimocaso, el pedido original no estar cancelado y tendr la informacin de la mercanca entregadaal precio antiguo.

En cada gua podremos ver los productos que podemos servir (porque tenemos stock) y losque no. En ese momento, para las guas del da, podremos separarlas en 2: Lo que se puedeservir y lo que quedara pendiente. Esta separacin se realizar con una nueva opcin dentrode la gua a la que denominaremos Separacin de gua.

Al mismo tiempo, debemos hacer las herramientas oportunas que permitan realizar losmovimientos de mercanca desde almacenes secundarios al almacn central para podercumplir con los servicios. Esta utilidad se explic tambin en el apartado de almacn.

Como ejemplo: tenemos en un almacn externo 100 kg de un producto que no tenemos en lacentral.


30/58


Un cliente solicita ese producto. Por lo tanto, debemos realizar una solicitud de abastecimientoa dicho almacn externo con destino el almacn central para trasladar la mercanca y as podercumplir con el servicio al cliente.

NOTA sobre las entregas: No dejar servir mercanca a clientes con riesgo excedido. Serequiere autorizacin.

NOTA sobre direcciones de entrega: En la gua podremos controlar si no est definida ladireccin de entrega de forma que tengamos que rellenarla antes de confirmar la gua y emitirla documentacin correspondiente.

NOTA sobre reservas de mercanca en las guas: Cuando se verifican los stocks para ver si sepuede servir una gua, el sistema reserva el lote de producto que corresponde segn laprioridad que ya comentamos en el mdulo de almacn. No obstante, tenemos que tener laposibilidad de quitar la reserva automtica para poder reservar un lote concreto, aunque seams nuevo que el decidido de forma automtica por el sistema.

Adems, debemos tener opcin para reservar el mismo lote a un cliente en todas sus guas. Lo

podremos hace desde la propia cotizacin antes de confirmarla o bien desde las guas deforma masiva, presentando las lneas de las guas de ese cliente y artculo y reservando un loteconcreto.

NOTA sobre numeracin de guas: Las guas de remisin REMITENTE estn ya numeradas enpapel preimpreso. Por lo tanto, antes de la emisin, debemos indicar el dato de la gua oficialdentro de la gua del sistema en un nuevo campo que ser obligatorio antes de la emisin de lagua.

Debemos tener un contador de guas que se aadir a la gua en el momento de confirmarla.Posibilidad de regenerar el nmero de gua en caso de errores de emisin.

NOTA sobre el tipo de gua: De forma legal, se tiene que indicar que tipo de gua estamosemitiendo. Normalmente ser de envo de mercanca. Debemos tener un campo en la gua deremisin para indicar el tipo de gua relacionado con una tabla de tipos.

5.1.4.- FacturacinSe emiten las facturas correspondientes a dichas guas, permitiendo unir en una misma facturavarias guas

Tanto la fecha de las guas como de las facturas corresponden al da en el que realmente se vaa entregar la mercanca (el da siguiente). Esto implica que en el momento de confirmar elproceso, ya no se puede facturar nada con la fecha del da.

Adems de controlar las fechas tal y como se hace ahora, el proceso de facturacin es un pasosimple:

El proceso de facturacin es standard, puesto que se limita a la facturacin de las guascargadas en los vehculos. No se requiere una programacin especfica.

No obstante, en el estudio de la contabilidad se vern los cambios necesarios sobre eldocumento de factura.


31/58


5.1.5.- Pedidos urgentes.Es posible que una vez estudiada la carga del da, vengan pedidos urgentes que se tengan queservir en el da.

Si ya se ha cerrado alguna gua del da siguiente, esos servicios tambin tendrn fecha del dasiguiente.

Con el nuevo sistema, se introducen como cotizaciones. Por lo tanto siguen el mismo controlque las cotizaciones de los comerciales. No se necesita una programacin especfica aunques el control de fecha de gua.

5.1.6.- Mercanca no preparada.Es posible que mercanca prevista para un da concreto no se sirva y por lo tanto se tenga quecambiar la fecha de servicio.

Este cambio implica la comunicacin inmediata a las personas que manejan dicho envo

(comercial, ventas, etc)

Cuando hay mercanca que no se puede servir por falta de stock y es anulada por el cliente, seintroducen al sistema como Ventas no atendidas: NAS.

De forma standard se pueden ver las guas no preparadas y que tienen fecha anterior a la delsistema.

Se podr cambiar la fecha de servicio o bien cancelar el envo porque el cliente no quiere ya lamercanca.

El proceso de cancelacin debe preguntar el motivo de dicha cancelacin.

De esta forma, podemos tener controlado rpidamente todo lo que se ha anulado y debe pasara NAS

5.1.7.- CobroSe realiza el seguimiento del cobro de las facturas de los clientes.

5.2.- Consideraciones especficas sobre ventas.

5.2.1.- Tarifa de ventas.La tarifa de ventas se calcula en funcin de un % de beneficio sobre el precio de coste delproducto.

No obstante, cuando el proveedor comunica cambio de precios, se lleva una lista paralela conlos nuevos precios de venta a partir de los comunicados por los proveedores.

Mejoraremos este proceso teniendo en cuenta que:

Guardaremos un registro de los cambios de precios de los proveedores.

Los cambios no afectarn a la tarifa hasta que un responsable decida cambiarla. En ese

momento, el nuevo precio queda introducido en la tarifa de forma que cualquier comercial, alconsultar el producto, podr saber el nuevo precio que debe aplicar a su cliente. Al mismo


32/58


tiempo, cada cambio de tarifa ser comunicado por mail a las personas correspondientes(comerciales, jefe de ventas, etc)

5.2.2.- Entrada de Cotizacin. Consulta de stock.

En caso de no tener stock en ese momento, se consulta el stock futuro segn los pedidos decompras del sistema y las posibles fechas de recepcin.

As mismo, se consulta el stock de dicho producto en los distintos almacenes configurados enel sistema.

Tal y como se ha explicado en el proceso de cotizaciones, se podr consultar el stock delproducto, tanto en el almacn central como en cualquiera de los almacenes secundarios.

Tambin el previsto de entrada segn pedidos pendientes de recibir.

De esta forma, en el proceso de entrada de cotizaciones podemos tener una visin general del

producto y poder indicar de forma ms eficiente la posible fecha de servicio al cliente.

5.2.3.- Entrada de Cotizacin. Histrico de cotizaciones.Se pueden realizar distintas versiones de una cotizacin hasta alcanzar la que finalmenteacepte el cliente.

Cuando una cotizacin no cumpla los requisitos marcados por el cliente o por la propiaempresa, se podr realizar una nueva cotizacin o modificar la actual.

En el caso de realizar una nueva cotizacin, se podr relacionar con su predecesora para as

tener un historial de cotizaciones comunes que se han realizado.Todas las cotizaciones anteriores relacionadas estarn canceladas y slo la ltima cotizacinestar activa.

Los comerciales podrn consultar todas esas cotizaciones para ver lo que ha ido cambiando deuna a otra (precios, cantidades, etc)

5.2.4.- Descuentos.No existen % de descuento generales en los documentos.

Normalmente se vende a precio cerrado y en ocasiones con un % de descuento en el producto.

No se requiere ningn cambio en el nuevo sistema.

5.2.5.- Control camiones de entrega.La empresa dispone de 2 vehculos de transporte:

Camin de carga 5 Toneladas

Camin pequeo de carga 2 Toneladas.

Para los servicios de transporte del da, se asignan las guas a cada uno de los vehculos,

contratando transporte externo cuando sea necesario.


33/58


Cada vehculo puede realizar varias rutas al da y a varios clientes cada una.

En cada gua indicaremos el vehculo que va a realizar la entrega.

Puesto que las guas se confeccionan en el momento de aprobar la cotizacin, podremosasignar el vehculo con varios das de antelacin y tener controlado de esta forma los viajes

que va a realizar cada uno.

De esta forma, podremos saber qu viajes va a realizar cada vehculo y en qu das. Nospermitir de una forma ms gil la contratacin de servicios de transporte.

Otro dato importante para cada gua es la zona de entrega.

Cada direccin de entrega del cliente tendr asignada una ZONA que se trasladarautomticamente a la gua.

Podremos consultar las guas por zonas, fechas y vehculo asignado

Como mejora a este proceso se puede estudiar la creacin de una tabla de viajes, en la queindicaremos el vehculo, zona y fecha y de esta forma, asignar a cada gua el viaje y no elvehculo (que ya viene dado por el viaje). Con esta estructura de viajes podremos tener otravista de la ocupacin de los vehculos. Asignaremos a una gua un viaje que corresponda a lazona de entrega de la gua.

5.2.6.- Gua por cada carga.Si un mismo pedido se carga en varios camiones, aunque sea del mismo da, se realizar unagua por cada vehculo.

Se necesita herramienta que divida una gua en 2, para poder crear una gua por cadavehculo.

Dispondremos en cada gua de la informacin del peso y volumen para saber en qu vehculoponerla o si se tiene que dividir en varias.

5.2.7.- Cambio destino en Guas.El cliente puede comunicar en cualquier momento el destino de la mercanca, que puede serdistinto al previsto inicialmente.

Se requiere herramienta que permita modificar el destino de la mercanca.

Al igual que en el punto anterior, se podr dividir una gua en 2 para poder indicar el destino decada una de ellas.

5.2.8.- Cambio de productos y/o cantidades.Una vez confirmado el pedido, el cliente puede cambiar los productos y/o las cantidadespedidas.

Se podrn modificar los pedidos de venta una vez confirmados y por lo tanto, cambiar las guascorrespondientes.

Se enviar mensaje a todas las personas involucradas en el pedido.


34/58


NOTA ACLARATORIA:

Para un mejor control del sistema, no deberamos permitir los cambios de precios en

pedidos confirmados, sino la cancelacin y duplicacin con los nuevos datos.

Esto nos permitira, entre otras cosas, cumplir con normas ISSO, tener informes de

cancelaciones y cambios por cliente, comercial, fechas, etc.

No obstante, explicamos el proceso:

Se debe disear una herramienta que permita modificar los datos de un pedido confirmado,tanto en productos como cantidades.

Al mismo tiempo, que se permitan aadir o quitar artculos.

Todos estos cambios debern modificar las guas creadas en la confirmacin de la cotizacin.

Estos cambios se podrn realizar incluso con el pedido servido parcialmente.

Se enviar mensaje de los cambios a las personas que correspondan.

5.2.9.- Comisiones.De forma Standard existen 3 grupos de productos:

Productos A: de cantidades. Comisin 1.5%

Productos B: Regulares. Comisin 1,8%

Productos C: Especiales. Comisin 2.65%

Adicionalmente, existen los productos sin rotacin cuya comisin esdel 3%

Existe un clculo especfico de comisiones mediante la aplicacin de frmulas, puesto que si sehacen descuentos en productos o precios por debajo de tarifa, la comisin disminuye. Existenotros factores que influyen en el clculo de comisiones, como vender a un plazo de pagosuperior al permitido.

Las comisiones se calculan sobre las facturas.

Se requiere un Informe de comisiones para el comercial y un Informe de comisiones para eljefe de ventas, con ms informacin.

Falta que el departamento de informtica nos indique la forma de realizar dicho clculo.

5.2.10.- Clientes.La empresa IVER tiene 2 grandes lneas de negocio:

Estratgicas

Internacionales.

A cada cliente / lnea de negocio se le asigna un comercial.


35/58

Plan

2.1 planproyecto iver 8

Documents