23092011 introductie key control dashboard v2.0
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Key Control Dashboard
Module: Interne Controle
Agenda
1. Inleiding en context
2. Key Control Dashboard: module Interne Controle
3. Demonstratie
4. Dienstverlening
Pagina 2 Introductie Key Control Dashboard
Context1 Inleiding en context1
Pagina 4
1.1 Inleiding
► De organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.
► Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controle werkzaamheden en risicomanagement.
► Met het Key Control Dashboard (KCD) voor interne controle levert E&Y en Yellowtail u een standaard raamwerk en een digitaal controle instrument ten behoeve van de opbouw van een uniform IC-dossier voor de materiële processen, waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en aanbesteding, Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.
► Het KCD gaat uit van een systeemgerichte interne controle. Het is bovendien faciliterend in de transitie van gegevensgericht naar systeemgericht. Indien gewenst kunnen separate onderdelen gegevensgericht gecontroleerd blijven worden .
Introductie Key Control Dashboard
Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de inrichting van het Key control dashboard.
Pagina 5
1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico
Met het Key Control Dashboard richting “in-control statement”.
Introductie Key Control Dashboard
Key Control DashboardDigitale registratie, verslaglegging / verantwoording
In-Controlmonitoring en aantonen beheersing materiële processen
E&Y risico management raamwerk
Beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s
E&Y Intern controle raamwerk
Digitaal IC-plan met Key Controls
Pagina 6
1.3 KCD - Interne Controle
Van risico, naar control, naar beheersing van het proces.
Introductie Key Control Dashboard
Risico’s (wet-/regelgeving)
IC plan (key controls)
Uitvoeren audits(systeemgericht / gegevensgericht)
Monitoren & Rapporteren
Actieve bijsturing(In-control)
Proces (beheersing)
Raamwerk van 16 materiële gemeente processen (incl. AO)
Standaard rapportages voor elk niveau
Beheersmaatregelen vanuit minimale set aan wet- & regelgeving
Systeemgerichte controle, tenzij gegevensgericht gewenst
Context1 Key Control Dashboard:module Interne Controle2
Pagina 8
2.1 Het Key control dashboard - kenmerken
Kenmerk Specificatie
Faciliteert digitale jaarrekeningcontrole (in control proces)
► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak getrouwheid en rechtmatigheid
Ondersteund proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risico'sen bijbehorende key controls die deze risico’s beheersen
Eenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre de key controls zijn uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer
► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management► Uniforme Rapportage functionaliteit
Toegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn om de controles na te gaan
► Dossier koppeling mogelijk
Als applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen, proceseigenaren, krijgen een eigen omgeving binnen de applicatie
► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en gemonitord
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 9
2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelen
Voordeel Specificatie
Gecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Waarnemingen en bevindingen worden gecentraliseerd op één plaats vastgelegd
► Alle organisatieprocessen samen in één systeem
Efficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant gebundeld in rapportages en dashboards
Aantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in resultaten van processen (bevindingen), ook over jaren heen
► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een ‘In-control statement’ worden afgegeven
Betere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen en het bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerd
Actiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van uit te voeren actie
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 10
2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelen
Voordeel Specificatie
Eén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar goed zijn ingericht, minder meerwerk, minder gegevensgerichte controle, minder risico door goede en tijdige verantwoording
► Dezelfde manier van rapporteren en registreren► Focus op beheersing van processen
Eén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de accountant
► Efficiencywinst interne controle. Een duidelijk en transparant overzicht van uit te voeren controles op processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole
► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y key controls op basis van geldende wet- en regelgeving
Aansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountant
Eenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management over de uitgevoerde controles verloopt eenvoudiger doordat u ze toegang kunt geven tot de applicatie.
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 11
2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen
► ..► ..
Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen
Management
Accountant
IC-medewerker / proces eigenaar
Key Control
Dashboard
• Aantoonbaar In Control• Uniforme digitale manier van werken• Uniforme digitale manier van verslaglegging• Eenvoudig inzicht in resultaten• Centraal updaten IC-plan (inhoudelijk altijd actueel)
• Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten
• Eenvoudig communiceren over bevindingen • Centraal actualiseren IC-plan
• Aantoonbaar In Control• Digitaal intern controle plan en processen
(gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y)• Eenvoudige digitale manier van werken• Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.• Eenvoudig communiceren met management en
accountant
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 12
2.5 Het Key Control Dashboard - proces
► De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit op basis van het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.
► De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard vastgelegd
► Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het Key Control Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet
► De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van nieuw ingevoerde gegevens
► De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop verwerkt in een rapportage
► De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatie raadplegen.
Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik.
Introductie Key Control Dashboard
Context1 Demonstratie3
Pagina 14
3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar
Introductie Key Control Dashboard
Proces overzicht ICOR
Prestatie overzicht
Rapporten /Documenten
Key Controls
Audit bevindingen
Pagina 15
► Na inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.
► Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd: Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’) Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’) Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamheden
► Elk proces is opgebouwd met:
Afdelingen
processtappen
3.2 KCD – Kleuren
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 16
► Per key control is inzichtelijk of er tijdens een controle een bevinding is geconstateerd. Bij één bevinding staat de wijzer op oranje, bij geen bevinding op groen.
► De meters zijn gecumuleerd terug te vinden op alle niveaus. Op het niveau van: ► Proces ► Processtap ► Key control
3.3 KCD - Indicatoren
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 17
3.4 KCD - Dashboard - Interne controle
Introductie Key Control Dashboard
Introductie Key Control Dashboard18
3.5 KCD - Dashboard – Management monitor
3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement
Pagina 19 Introductie Key Control Dashboard
Pagina 20
3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 21
3.8 KCD – Rapportage – Management
Introductie Key Control Dashboard
Pagina 22
3.9 KCD – Rapportage – Voortgang
Introductie Key Control Dashboard
Context1 Dienstverlening4
4.1 Implementatie
Pagina 24
Materiële inrichting
► Organisatie / Ernst & Young
Technische implementatie
► Technisch opzetten omgeving
► Opzetten IC dashboard(s) in KCD
► Workshop validatie IC-Plan + processen met proceseigenaren
► Gebruikersaccounts en -rechten
► Opzetten eventuele persoonlijke dashboards
► Training gebruik Key Control Dashboard
Organisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet
► Yellowtail heeft de basis staan
► Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het naar hun wens in te richten
Introductie Key Control Dashboard
4.2 Licentie en service
Pagina 25
Vanuit jaarlijkse fee
► Software licentie
► Technisch Beheer► Hosting
► Release beheer
► Functioneel Beheer► Autorisatie beheer
► Onderhoud standaard raamwerk► Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen
► Jaarlijkse update vanuit E&Y
► Wijzigingen in standaard raamwerk processen
► Helpdesk
Introductie Key Control Dashboard
Vragen?
Neem dan gerust contact op met uw contactpersoon binnen Public Finance van Ernst & Young:
* Arjen van Veen [email protected] (regio NH, ZH, Utrecht)* Reinier Gosselink [email protected] (regio Midden-Oost)* Eric Buter [email protected] (regio Noord)* David Zijlmans [email protected] (regio Zuid)
of
met uw accountant van Ernst & Young.
Ernst & Young
Assurance | Tax | Transactions | Advisory
Over Ernst & YoungErnst & Young is wereldwijd toonaangevend op het gebied van assurance, tax, transactions en advisory. Juridische en notariële dienstverlening wordt in een strategische alliantie met Ernst & Young Belastingadviseurs LLP verzorgd door Holland Van Gijzen Advocaten en Notarissen LLP. Onze 141.000 mensen delen wereldwijd dezelfde waarden en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de samenleving te helpen hun mogelijkheden optimaal te benutten.
Ernst & Young Accountants is een limited liability partnership naar het recht van Engeland en Wales met registratienummer OC335596. Ernst & Young Advisory is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432939.
www.ey.com/nl