25.06.2008erfahrungsbericht einführung nkhr-mv im amt neverin 1 nkhr-mv amt neverin...
TRANSCRIPT
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
1
NKHR-MV Amt Neverin
Erfahrungsbericht des Erfahrungsbericht des
Amtes Neverin Amtes Neverin
zur Einführung zur Einführung
des NKHR-MVdes NKHR-MV
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
2
NKHR-MV Amt Neverin
Inhalt
• Vorstellung des Amtes Neverin
• Softwareumstellung
• Einführung der Anlagenbuchhaltung
• Projektorganisation
• Einbeziehung der politischen Gremien
• Produktbildung und Bildung von Teilhaushalten
• Mitarbeiterqualifizierung
• Erfassung und Bewertung des Vermögens
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
3
NKHR-MV Amt Neverin
1. Vorstellung
• Das Amt Neverin umschließt flächenmäßig im Westen, Norden und Osten die Stadt Neubrandenburg - der so genannte Speckgürtel
• Neverin als Sitz der Verwaltung liegt 6 Kilometer nördlich von Neubrandenburg
• Dem Amt Neverin gehören 12 Gemeinden mit 9.630 Einwohnern an
• Das Gemeindestraßennetz umfasst annähernd 80 Kilometer
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
4
NKHR-MV Amt Neverin
1. Vorstellung
Gemeinde
Beseritz
Blankenhof
Brunn
Neddemin
Neuenkirchen
Neverin
Einw.
160
722
1.191
344
1.238
1.172
Gemeinde
Sponholz
Staven
Trollenhagen
Woggersin
Wulkenzin
Zirzow
Stand 31.12.2006
Einw.
836
513
982
559
1.571
342
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
5
NKHR-MV Amt Neverin
4 Fachabteilungen AK
• Hauptamt 3 • Ordnungsamt 5
• Bauamt 4
• Finanzen 6
18 Mitarbeiter in der Kernverwaltung
2. Struktur der Verwaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
6
NKHR-MV Amt Neverin
Mitarbeiter in der Fachabteilung Finanzen
• Kämmerei 1
• Kasse 2
• Liegenschaften 1
• Anlagenbuchhaltung / IT 1
• Steuern 1
2. Struktur der Verwaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
7
NKHR-MV Amt Neverin
Mitarbeiter außerhalb der Kernverwaltung:
• 4 Mitarbeiterinnen im Rechnungsprüfungsamt zuständig für den gesamten Landkreis MST, außer Stadt Neustrelitz
Aufgaben:
• Prüfung der Jahresrechnungen (59 Stück)• Prüfung von Verwendungsnachweisen• Prüfung städtebaulicher Maßnahmen (7 Sanierungsgebiete)• Prüfung der Eröffnungsbilanzen (25 Stück 2008)• Kassenprüfungen (72 Kassen)
2. Struktur der Verwaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
8
NKHR-MV Amt Neverin
Frühjahr 2005
• Gesetzgebungsverfahren wird durch das Kabinett in Auftrag gegeben erste Informationen z. B. in der Bürgermeisterwoche in Binz• Beratung beim LVB über die Voraussetzungen, die Umstellung im Amt vorzubereiten
3. Stufe 1 der Umstellung von Kameralistik auf Doppik
2 Probleme wurden offensichtlich
Software Anlagenbuchhaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
9
NKHR-MV Amt Neverin
• vorhandene Software: KO-Soft, Bissendorf Firma hat Weiterentwicklung wegen Geschäftsaufgabe eingestellt Umstieg auf Doppik damit nicht möglich
• Produktpräsentationen im Zeitraum Juli 2005 bis Mai 2006 durch 5 verschiedene Softwareunternehmen
• Teilnehmer aus den Bereichen Steuern, Kasse, Kämmerei
• im Anschluss jeweils gemeinsame Auswertung
• interner Fragenkatalog bezogen auf den Fachbereich
4. Umstellung der Software
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
10
NKHR-MV Amt Neverin
4. Umstellung der Software
• In die engere Wahl kamen 2 Anbieter
• Doppik-Module dieser Anbieter wurden in gesonderten Veranstaltungen präsentiert
• Entscheidung fiel wegen des Preises und der Qualität für einen der beiden Anbieter
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
11
NKHR-MV Amt Neverin
Die neue Software wurde in folgenden Schritten eingeführt:
• Juni 2006 Anschaffung der Software
• Juli 2006 Konvertierung der Daten
• Sept 2006 Beginn der Haushaltsplanung 2007
• Okt 2006 Aktivierung Steuermodul, Konvertierung Steuerdaten
• Dez 2006 HÜL-Schulung (dezentrale HÜL)
• ab 1.1.2007 Echtbetrieb auf kameraler BasisKassenschulungen im Echtbetrieb
• März 2007 Mahnwesen-/Vollstreckungsmodul aktiviert
5. Einführung der neuen Software
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
12
NKHR-MV Amt Neverin
5. Einführung der neuen Software
Die neue Software ist zertifiziert durch:
• die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung
• TÜV Informationstechnik GmbH Unternehmensgruppe TÜV Nord (Essen)
• Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Baden-Württemberg
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
13
NKHR-MV Amt Neverin
• war bis 2006 für keine Gemeinde vorhanden
• im Zusammenhang mit den Jahresrechnungen lediglich Inventuren in den Bereichen Feuerwehr, KiTa, Schule (nur zahlenmäßige Erfassung)
• keine Kontrollen auf Vollständigkeit
• keine Aussage über das Vermögen der Gemeinde möglich
6. Anlagenbuchhaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
14
NKHR-MV Amt Neverin
6. Anlagenbuchhaltung
Einführung
ursprüngliche Variante:
Jungfacharbeiter (grundsätzliche Übernahme für ein Jahr) sollte ab August 2006 für ein Jahr das Vermögen erfassen und bewerten
realisierte Variante:
Jungfacharbeiter bekam eine Festeinstellung durch Weggang einer Kollegin
Stellenausschreibung Neueinstellung für Anlagenbuchhaltung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
15
NKHR-MV Amt Neverin
In einer Leitungssitzung wurde zunächst folgende Projektgruppe gebildet:
• Herr Kärger LVB und Leiter Hauptamt
• Frau Menzlin Leiterin Ordnungsamt
Leitungskader
• Frau Brinckmann Leiterin Bauamt
• Frau Goosmann Kämmerin
7. Projektorganisation
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
16
NKHR-MV Amt Neverin
Die Projektgruppe wurde in der Folge in diese Arbeitsgruppe umgewandelt:
• Frau Goosmann Leitung
• Herr Werth Anlagenbuchhaltung
• Frau Karst Hauptamt
• Frau Brinckmann Bauamt
• Herr Hofmann Ordnungsamt
• Frau Wölk Rechnungsprüfungsamt
7. Projektorganisation
Teilnahme des LVB nur bei Schwerpunkten bzw. in kritischen Projektphasen
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
17
NKHR-MV Amt Neverin
7. Projektorganisation
Zeit
Aktivität JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ
Einberufung Projektgruppe
Einführung Software HKR AnBu Dpk
Schulungskonzept Softw are Dpk
Inventurplanung
Inventurdurchführung
Aufnahme Grundstücke (GIS)
Aufnahme Infrastruktur
Aufnahme Gebäude
Aufnahme Sonst. Grundvermögen
Aufnahme Maschinen/Anlagen
Aufnahme BGA
Bewertung Vermögen
Bewertung Grundstücke
Bewertung Infrastruktur
Bewertung Gebäude
Bewertung sonst. Grundvermögen
Bewertung Maschinen/Anlagen
Bewertung BGA
Produktdefinition
Vorarbeiten KLR
Kontenplanung AnBu
Einrichtung FiBu
Eröffnungsbilanz
Doppische HH-Planung
Parallelbetrieb
Controlling/Berichtswesen
Jahresabschluss
IV2006
Projektstrukturplan zur Umstellung des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens
I IIIII III IV2007 2008
I2009
II III IVI
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
18
NKHR-MV Amt Neverin
Das Thema Doppik wurde erstmals auf der Amtsausschusssitzung am12. Dezember 2006 vorgestellt.
• Grundsatzbeschluss zur vorzeitigen Umstellung zum 1.1.2008 einstimmig
• Information zu Mitarbeit als Frühstarter im Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV
• Nachmeldung an das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV
• Beschlussfassungen in den Gemeindevertretungen von 04/07-08/07
• Genehmigung bei URAB am 29.08.2007 beantragt
• Genehmigung am 06.02.2008 erhalten
• Schulung der Bürgermeister durch das Studieninstitut
8. Zusammenarbeit mit den politischen Gremien
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
19
NKHR-MV Amt Neverin
• Produkte wurden in der Arbeitsgruppe erarbeitet, diskutiert und festgelegt
• Orientierung vorrangig an den kameralen Unterabschnitten (80%)
• Ableitung aus Produktrahmenplan, wo keine eindeutige Zuordnung in Kameralistik vorhanden (20%)
KiTa-Betrieb Beispiel: KiTa Brunn
Küche
• Zeitraum der Produktbildung: April - Juni 2007
9. Produktbildung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
20
NKHR-MV Amt Neverin
• Genehmigung in den Gemeindevertretungen wurde im Vorfeld nicht eingeholt, sondern erst durch die Vorstellung der Haushaltsplanentwürfe
9. Produktbildung
Beispiele:
• Gemeinde Woggersin 17 Produkte in 5 Teilhaushalten
• Gemeinde Wulkenzin 22 Produkte in 5 Teilhaushalten
• Amtshaushalt 23 Produkte in 5 Teilhaushalten
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
21
NKHR-MV Amt Neverin
• Grundlage bildete die örtliche Organisationsstruktur
• mit 18 AK kleine Amtsverwaltung Produkte wenigen Mitarbeitern zugeordnet Beispiel: Mitarbeiter Ordnungsamt - 11403 Bauhof (Gemeindearbeiter)
- 12600 Brandschutz- 54100 Gemeindestraßen
• Bildung von Teilhaushalten nach Produktplan hätte umfangreiche Veränderungen in der Verwaltungsstruktur erfordert
• teilweise Neuzuordnung von Aufgaben war dennoch erforderlich Beispielprodukte: Sporthallen, Schiedsstelle, Gemeindearbeiter
10. Bildung der Teilhaushalte
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
22
NKHR-MV Amt Neverin
• dezentrale Haushaltsüberwachung in der Kameralistik
• Prinzip wird auch in der Doppik beibehalten Geschäftsbuchhaltung zieht sich durch das gesamte Amt
• hoher Schulungsbedarf einwöchiges Inhouse-Seminar durch das kommunale Studieninstitut einwöchige Schulung durch Softwarehaus in der Testdatenbank
• Projektkoordination Kämmerin seit März einjährige Weiterbildung zum kommunalen Bilanzbuchhalter Teilnahme eines weiteren Mitarbeiters (ehem. Lehrling) für den Vertretungsfall
11. Weiterbildung der Mitarbeiter
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
23
NKHR-MV Amt Neverin
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
24
NKHR-MV Amt Neverin
• 11 von 13 Eröffnungsbilanzen liegen dem Rechnungsprüfungsamt vor
• Problem: Vollständigkeit der Anlagen
Vertragswesen unvollständig
Streitfälle vor Gericht fehlen
Aussage über Pensionsrückstellungen
Altersteilzeit
12. Eröffnungsbilanzen
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
25
NKHR-MV Amt Neverin
• Erstellung „Halbjahresabschluss“ mit Softwarehaus am 02./03.07.2008 Fehleranalyse Fehlerbeseitigung Anpassung von Auswertungslisten für die Gremien
• Einführung der KLR bzw. des Controllings ist für das Jahr 2009 geplant
• Anschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems im August 2008 jeder Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit der Zeitverteilung auf Produkte
• gefordert ist hier aber auch die Mitarbeit der politischen Gremien Bedarfsanalyse Steuerungs-/Regelungsbedarf bzw. Möglichkeiten
• weiteres Problem: personelle Besetzung
13. Weitere Schritte
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
26
NKHR-MV Amt Neverin
Grundsatzfragen
• Bewältigung des Arbeitsvolumens zum Umstellungstermin möglich?
• partielles oder komplettes Outsourcing oder Einsatz eigener Ressourcen
• Einsatz Bewertungssoftware oder Eigenentwicklung auf der Grundlage des Regelwerks M-V
- enger Zeitrahmen durch Umstellungstermin 01.01.2008- Vorarbeiten (insbes. Infrastruktur) bereits geleistet- Erfassung und Bewertung in Eigenleistung sowohl personell als auch bei der Erstellung elektronischer Bewertungsakten
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
27
NKHR-MV Amt Neverin
Vorleistungen
• Erfassung Infrastrukturvermögen bereits seit Jahresbeginn 2006 durch Jungfacharbeiter bzw. Praktikanten
• Straßenerfassung nach Bestandsverzeichnis Bauamt
• Bewertungsformulare M-V noch nicht verfügbar
• Besetzung der Stelle Vermögenserfassung und -bewertung zum 01.10.06
• Vorgehensweise zunächst bis Ende 2006 fortgeführt
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
28
NKHR-MV Amt Neverin
Erste Schlussfolgerungen
• vollständige Erfassung des Grund und Bodens in Gemeindeeigentum unter Beachtung der Nutzungsart erforderlich
• konsequente Nutzung des eingesetzten GIS-Systems
• Schaffung einer Zentraldatei für das raumbezogene Vermögen
• Erfassung und Bewertung in elektronischen Bewertungsakten
• Einarbeitung in die Anlagenbuchhaltung
• fotografische Dokumentation der erfassten Vermögensgegenstände
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
29
NKHR-MV Amt Neverin
Vorgehensweise ab dem 01.01.2007
• Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Festlegung der Deadline Vermögensbewertung zum 30.11.2007
• Schaffung zusätzlicher Ressourcen durch Einsatz einer Praktikantin, (spätere Auszubildende), Jungfacharbeiters, temporärer Kräfte
• Überwachung des Zeitplans durch die Arbeitsgruppe
• Festlegungen zu speziellen Bewertungsfällen durch die Arbeitsgruppe
• Erarbeitung und Fortführung eines Bewertungsjournals/-handbuchs
• Anforderung von Zuarbeiten durch die Fachabteilungen
• Qualifizierung des Bewertungspersonals
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
30
NKHR-MV Amt Neverin
Infrastrukturvermögen
• Zuarbeit AHK durch das Bauamt bei Neubau
• Erarbeitung eines Preiskatalogs Straßen und Wege zur Ersatzwert- bildung durch das Bauamt
• keine Fachschale Straßenkataster im GIS-System Notbehelf: Webdienste für Satellitenaufnahmen jetzt: Überlagerung von Orthofotos im ALK-Browser
• B-Plan Gebiete sehr problematisch beim Kostensplitting
• Festwertverfahren bei Beschilderung
• Beleuchtung Einzelbewertung wegen hohen Förderanteils
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
31
NKHR-MV Amt Neverin
Gebäude
• Auswahl repräsentativer Objekte gemeinsame Bewertung mit Gutachter nach erfolgter eigenen Bewertung
• hoher Grad an Übereinstimmung festgestellt Bewertung in Eigenleistung mit Konsultation Gutachter bei Problemfällen
• 3 Mitarbeiter im Amt für die Gebäudebewertung qualifiziert
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
32
NKHR-MV Amt Neverin
Bewegliches Vermögen
• sehr umfangreich durch Vielzahl an Einzelpositionen
• hoher organisatorischer Aufwand
• enormer Schulungsbedarf durch Einsatz ehrenamtlicher Kräfte in den Gemeinden
• Qualität der eingereichten Unterlagen bedingt durch Ersterfassung in einigen Bereichen nicht den Erwartungen entsprechend
• hier vorzeitige körperliche Inventur bereits wieder im Jahr 2008
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
33
NKHR-MV Amt Neverin
14. Vermögenserfassung und -bewertung
Vermögensstruktur
• raumbezogene Vermögensgegenstände nehmen fast den kompletten Anteil am Gesamtvermögen ein
• bewegliches Vermögen mit wertmäßig verschwindendem Anteil
- größte Aufmerksamkeit den Kontengruppen 02-04- Gebäude: hoher Vermögenswert bei wenigen Positionen- Infrastruktur: viele Positionen, hoher Vermögenswert- Nutzung der Bewertungsvereinfachungen bei beweglichem Vermögen (z.B. Wertgrenze 5.000 €)
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
34
NKHR-MV Amt Neverin
Vermögen nach Anlagegruppen
0% 0%0%0%0%07 - Masch., TA 1%
47%
39%
13%
01 - Immat. VG
02 - Unbeb. GS
03 - Beb. GS
04 - Infrastruktur
05 - Bauten fremd. GS
06 - KuG, Denkm.
07 - Masch., TA
08 - BGA
09 - Anl. i.B.
03 - bebaute Grundstücke
04 - Infrastrukturvermögen
02 - unbebaute Grundstücke
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
35
NKHR-MV Amt Neverin
Anzahl Vermögensgegenstände nach Anlagegruppen
0%
10%
0%
0%
1%
0%
49%
34%
6%
01 - Immat. VG
02 - Unbeb. GS
03 - Beb. GS
04 - Infrastruktur
05 - Bauten fremd. GS
06 - KuG, Denkm.
07 - Masch., TA
08 - BGA
09 - Anl. i.B.
03 - bebaute Grundstücke
08 BGA
04 - Infrastrukturvermögen
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
36
NKHR-MV Amt Neverin
Störfaktoren
• unklare Lage beim Gesetzgebungsverfahren bis Ende 2007
• Überarbeitung der Wichtung der Zustandsbewertung des Infrastrukturvermögens mitten im Bewertungsprozess
• Überarbeitung der landeseinheitlichen AfA-Tabelle gegen Ende 2007
nicht hilfreich für Frühstarter 2008, jedoch letztendlich lösbar
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
37
NKHR-MV Amt Neverin
Anlagenbuchhaltung
• Einrichtung der Anlagegruppen in Anlehnung an den Kontenrahmenplan
• Zuordnung kameral zu Einrichtungen - doppisch zu Produkten
• optional Durchbuchung aus der Anordnung heraus bzw. über AnBu-Pool
• kameral: Überfrachtung des AnBu-Pools tägliche Pflege erforderlich
• doppisch: nur Bilanzbuchungen können in den AnBu-Pool gelangen, da vorherige Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung zu Bilanzposten
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
38
NKHR-MV Amt Neverin
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
39
NKHR-MV Amt Neverin
Weitergabe der Erfahrungen
• Vereinbarung mit dem Amt Friedland zur Unterstützung bei der Vermögenserfassung und -bewertung
• Umstellung zum 01.01.2011 vorgesehen
• Anlaufberatung im Februar 2008
• Konsultationen bei Bedarf
• Teilnahme an Beratungen der Projektgruppe
14. Vermögenserfassung und -bewertung
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
40
NKHR-MV Amt Neverin
Fazit
Es gibt nicht nur einen Weg bei der Einführung des NKHR-MV
Man kann dabei auch schon mal ins Schleudern geraten
Ab und zu kann sich auch mal Frust aufstauen
In Notfällen hilft das Gemeinschaftsprojekt…
…damit am Ende Jeder das Ziel erreicht
25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
41
NKHR-MV Amt Neverin
Danke für die Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Einführung des NKHR-MV
Präsentation des Amtes Neverin von Petra Goosmann und Wolfgang Werth
Der Zug rollt