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M éxico B o l iv ia C hi le G uate m a la

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microfinanzasmicrofinanzas

Sistema de información y reingeniería: enfrentando el desafío de su Sistema de información y reingeniería: enfrentando el desafío de su puesta en operaciónpuesta en operación

Ricardo SkertchlyRicardo Skertchly

Julio 2004Julio 2004

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

ObjetivoObjetivo

Desatacar Desatacar el papel crítico que tienen los sistemas de información en el papel crítico que tienen los sistemas de información en cuanto a eficiencia, desempeño y expansión institucional cuanto a eficiencia, desempeño y expansión institucional

Qué desafíos Qué desafíos y cuáles son los factores críticos para una y cuáles son los factores críticos para una implantación implantación efectiva y eficiente efectiva y eficiente de sistemasde sistemas

Qué significado tiene la reingeniería en la implantación de sistemasQué significado tiene la reingeniería en la implantación de sistemas

Qué factores son críticos para la efectividad en la implantación de Qué factores son críticos para la efectividad en la implantación de sistemassistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

ContenidoContenido

Metodología de sistemasMetodología de sistemas

Factores críticos de la etapa de estrategiaFactores críticos de la etapa de estrategia

Mitos en la construcción del sistemaMitos en la construcción del sistema

Mitos en la adquisición de sistemasMitos en la adquisición de sistemas

Desafíos y lecciones aprendidas en la transición / implantación de Desafíos y lecciones aprendidas en la transición / implantación de sistemassistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

La metodología de sistemasLa metodología de sistemas

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

MetodologíaMetodología

Estrategia:Estrategia:Planear el sistema para que cumpla con Planear el sistema para que cumpla con los requerimientoslos requerimientos de la institución de la institución

ProcesosProcesosApoyo a la gestión para mejorar desempeñoApoyo a la gestión para mejorar desempeñoControl de la operación Control de la operación

Análisis, Diseño, Programación, documentaciónAnálisis, Diseño, Programación, documentaciónConstruir el sistema Construir el sistema / adquirir un sistema ya probado/ adquirir un sistema ya probado

TransiciónTransiciónLa implantación, entre el trabajo antes del sistema y el nuevo sistemaLa implantación, entre el trabajo antes del sistema y el nuevo sistema

ProducciónProducciónObtener los resultados de conformidad con los requerimientosObtener los resultados de conformidad con los requerimientos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Factores críticos en la etapa de estrategiaFactores críticos en la etapa de estrategia

Siete factores críticos que deben cuidarse Siete factores críticos que deben cuidarse

1.1. Participación activa de los ejecutivos, alta gerencia, en los análisis y toma de Participación activa de los ejecutivos, alta gerencia, en los análisis y toma de decisionesdecisiones

2.2. El “negocio” tiene que estudiarse cuidadosamente a partir de dos modelos El “negocio” tiene que estudiarse cuidadosamente a partir de dos modelos 1er 1er desafíodesafío1.1. Modelo de funciones: que hace la instituciónModelo de funciones: que hace la institución

1.1. Metodología / Proceso de crédito: cada productoMetodología / Proceso de crédito: cada producto2.2. Administración de carteraAdministración de cartera3.3. Contabilidad y finanzasContabilidad y finanzas4.4. Indicadores de desempeño para control y toma de decisiones Indicadores de desempeño para control y toma de decisiones

2.2. Modelo de entidades: que datos utiliza en su operación y como deben almacenarseModelo de entidades: que datos utiliza en su operación y como deben almacenarse

3.3. Decisión critica: ¿Sistematizar el desorden?Decisión critica: ¿Sistematizar el desorden?

4.4. Plantear una reingeniería: ¿cómo deben transformarse los procesos ante una Plantear una reingeniería: ¿cómo deben transformarse los procesos ante una sistematización de datos? sistematización de datos? 2o desafío2o desafío

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Factores críticos en la etapa de estrategiaFactores críticos en la etapa de estrategia

5.5. Capacidad administrativa en la instituciónCapacidad administrativa en la institución1.1. Cuáles tareas que implica el sistema de información se pueden hacerCuáles tareas que implica el sistema de información se pueden hacer

2.2. Qué nuevas capacidades se deben generar Qué nuevas capacidades se deben generar 3er desafío3er desafío

3.3. La necesidad crítica de profesionales altamente calificadosLa necesidad crítica de profesionales altamente calificados

6.6. Decisión crítica: Decisión crítica: 1.1. Construir un nuevo sistemaConstruir un nuevo sistema

2.2. Comprar uno especializado,Comprar uno especializado,

3.3. Comprar y complementar.Comprar y complementar.

4.4. Tercerizar – Tercerizar – Outsourcing – como una opción importante Outsourcing – como una opción importante

7.7. Tener una plan preliminar claro y completo de implementación: cambios en la Tener una plan preliminar claro y completo de implementación: cambios en la organización, recursos, tiempos, transferencia de datos organización, recursos, tiempos, transferencia de datos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Mitos en la construcción de sistemasMitos en la construcción de sistemas

1.1. Es posible construir un sistema sin pasar por la etapa de estrategiaEs posible construir un sistema sin pasar por la etapa de estrategia

2.2. No hace falta la ayuda de un profesional altamente calificado para tomar la No hace falta la ayuda de un profesional altamente calificado para tomar la decisión de construir o adquirirdecisión de construir o adquirir

3.3. Siempre es más barato construir que adquirirSiempre es más barato construir que adquirir

4.4. Puedo contratar y formar rápidamente un equipo profesional Puedo contratar y formar rápidamente un equipo profesional

5.5. Se puede hacer en “access”Se puede hacer en “access”

6.6. En unos cuantos meses se puede tener el sistemaEn unos cuantos meses se puede tener el sistema

7.7. La operación y mantenimiento del sistema no son “tan importantes”La operación y mantenimiento del sistema no son “tan importantes”

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Mitos en la adquisición de sistemasMitos en la adquisición de sistemas

1.1. Es posible adquirir un sistema sin pasar por la etapa de estrategiaEs posible adquirir un sistema sin pasar por la etapa de estrategia

2.2. No hace falta la ayuda de un No hace falta la ayuda de un profesional independiente altamente calificadoprofesional independiente altamente calificado para para tomar la decisión de construir o adquirir y que adquirirtomar la decisión de construir o adquirir y que adquirir

3.3. El vendedor asegura que el sistema cumple al 100%El vendedor asegura que el sistema cumple al 100%

4.4. El sistema se debe adaptar a la institución: no estamos dispuestos a cambiar El sistema se debe adaptar a la institución: no estamos dispuestos a cambiar procesosprocesos

5.5. El proceso de implantación no es importante para tomar la decisiónEl proceso de implantación no es importante para tomar la decisión

6.6. En unos cuantos meses se puede implementar el sistemaEn unos cuantos meses se puede implementar el sistema

7.7. El soporte para la operación y mantenimiento del sistema no son “tan importantes”El soporte para la operación y mantenimiento del sistema no son “tan importantes”

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Lecciones aprendidas en la implantación Lecciones aprendidas en la implantación

1.1. La implementación del sistema comienza con la estrategiaLa implementación del sistema comienza con la estrategia1.1. Los errores y sobre todo las omisiones cuestan mucho en la implementación Los errores y sobre todo las omisiones cuestan mucho en la implementación

2.2. Es indispensable tomar cada decisión siguiendo una metodología probadaEs indispensable tomar cada decisión siguiendo una metodología probada1.1. Evita pasar por alto factores críticosEvita pasar por alto factores críticos

2.2. Involucra a los ejecutivos en todo el procesoInvolucra a los ejecutivos en todo el proceso 4o desafío4o desafío

3.3. No hay sorpresasNo hay sorpresas

4.4. En cada decisión no hay para atrás En cada decisión no hay para atrás

3.3. Tiene que hacerse un plan de implementación que comprendaTiene que hacerse un plan de implementación que comprenda1.1. La reingeniería que debe practicarse simultáneamenteLa reingeniería que debe practicarse simultáneamente

2.2. Los tiempos “realistas” para las tareas críticasLos tiempos “realistas” para las tareas críticas1.1. CapacitaciónCapacitación

2.2. Adecuación sistema – procesos y procedimientosAdecuación sistema – procesos y procedimientos

3.3. PruebasPruebas

4.4. Carga de datos históricos Carga de datos históricos

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Lecciones aprendidas en la implantación Lecciones aprendidas en la implantación

4.4. La reingeniería de procesos en la institución es indispensableLa reingeniería de procesos en la institución es indispensable1.1. La implantación del sistema es un paso crítico para mejorar eficiencia y desempeñoLa implantación del sistema es un paso crítico para mejorar eficiencia y desempeño

2.2. Simplificar procedimientosSimplificar procedimientos

3.3. Mejorar el control y decidir sobre los tramos de control y puntos de supervisión y Mejorar el control y decidir sobre los tramos de control y puntos de supervisión y auditoriaauditoria

4.4. El apoyo de sistemas al oficial de crédito debe mejorar sensiblemente su eficienciaEl apoyo de sistemas al oficial de crédito debe mejorar sensiblemente su eficiencia

5.5. Hay puntos de cambio críticos y deben decidirse firmementeHay puntos de cambio críticos y deben decidirse firmemente 5o desafío 5o desafío1.1. Cuándo cambiar los procesos, cargas de trabajo doblesCuándo cambiar los procesos, cargas de trabajo dobles

2.2. Qué datos históricos son indispensables y quien los cargaQué datos históricos son indispensables y quien los carga

3.3. Cuándo se deja definitivamente el viejo sistema o los viejos procedimientos. ¿hasta Cuándo se deja definitivamente el viejo sistema o los viejos procedimientos. ¿hasta donde en paralelo?donde en paralelo?

4.4. En un momento determinado el sistema debe entrar en operación en pleno: que En un momento determinado el sistema debe entrar en operación en pleno: que condiciones deben haberse cumplidocondiciones deben haberse cumplido

5.5. Evitar la resistencia al cambio con decisiones firmesEvitar la resistencia al cambio con decisiones firmes

C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C o n s o r c i o L a t i n o a m e r i c a n o p a r a C a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t oC a p a c i t a c i ó n e n mi c r o f i n a n c i a m i e n t o

Lecciones aprendidas en la implantación Lecciones aprendidas en la implantación

6.6. Cada tarea en el plan de implementación debe:Cada tarea en el plan de implementación debe:1.1. Ser clara y precisaSer clara y precisa

2.2. Que recursos son necesarios: internos y externos a la instituciónQue recursos son necesarios: internos y externos a la institución1.1. Las dobles tareas y responsabilidades son el gran obstáculoLas dobles tareas y responsabilidades son el gran obstáculo

2.2. Medir los recursos humanos internos en tiempo y capacidad Medir los recursos humanos internos en tiempo y capacidad 6o desafío6o desafío

3.3. Definir quien es el responsableDefinir quien es el responsable

4.4. Determinar cuanto tiempoDeterminar cuanto tiempo

5.5. Definir con precisión cuál es el resultado concreto que se espera y cómo saber que se Definir con precisión cuál es el resultado concreto que se espera y cómo saber que se alcanzoalcanzo

6.6. No posponer, no tener pretextos – “posponer es el ladrón del tiempo” No posponer, no tener pretextos – “posponer es el ladrón del tiempo” 7o desafío7o desafío

7.7. La arquitectura del sistema es crítica en el crecimientoLa arquitectura del sistema es crítica en el crecimiento1.1. Qué hace falta para abrir una sucursalQué hace falta para abrir una sucursal

2.2. Administración central del sistemaAdministración central del sistema

3.3. Aprovechar la tecnología de punta y la red de internet Aprovechar la tecnología de punta y la red de internet