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2º Intercâmbio de experiência em 2º Intercâmbio de experiência em gestão de processos gestão de processos
organizacionaisorganizacionais
Instrumentos de mercado – Case 1: A Instrumentos de mercado – Case 1: A evolução da gestão de processo na evolução da gestão de processo na
Prefeitura da Cidade do Rio de JaneiroPrefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
Renata Borges Nunes dos Santos – Engenheira de Processos
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PROGRAMAÇÃO
•Como estamos estruturados hoje;
•Como foi a evolução da “gestão de processos”;
•Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos;
•Resultados alcançados;
•Desafios futuros.
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O Rio de Janeiro foi o primeiro município brasileiro a ter um órgão O Rio de Janeiro foi o primeiro município brasileiro a ter um órgão dedicado exclusivamente ao controle interno. A Controladoria Geral do dedicado exclusivamente ao controle interno. A Controladoria Geral do Município, criada em dezembro de 1993 pela Lei nº 2.068, tem como Município, criada em dezembro de 1993 pela Lei nº 2.068, tem como funções principais exercer o controle contábil, financeiro, funções principais exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial das entidades da orçamentário, operacional e patrimonial das entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional quanto à legalidade, Administração Direta, Indireta e Fundacional quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, razoabilidade, aplicação das subvenções legitimidade, economicidade, razoabilidade, aplicação das subvenções e renúncias de receitas.e renúncias de receitas.
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RJ
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DEFINIÇÃO DE CONTROLE INTERNO
“O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pelos órgãos ou entidades municipais na proteção do patrimônio público e ainda a promoção da confiabilidade e tempestividade dos registros e informações e da eficácia e eficiência operacionais.
O controle interno proporciona uma garantia razoável de que sejam atingidos os objetivos da organização, no que se refere a:
- eficiência e efetividade operacional, relacionada com os objetivos básicos da organização ...;
- confiabilidade nos registros contábeis e financeiros...; e
- conformidade com leis e normativos aplicáveis à organização.”
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C T GC o n tad o ria G e ra l
A D GA u d ito ria G e ra l
C IGC o ord en a do ria de
In fo rm açõ esG e re n c ia is
S ICS ubc ontro ladoria de
Integraç ãode C ontro les
S U B GS u bc o n tro la d o ria
d e G e s tã o
C G MC o n tro la d oria G era l do M un ic íp io
L in o M a rtin s d a S ilva
ESTRUTURA CGM
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A ITA ssessoria de In te g ra ção d e T e cn o log ias
S o lan g e R eb o uças
C IPC oordenadoria de Integração de P roces s os
R enata B orges
C C IC o ord en a do ria d e In teg raçã o d e C on tro le s In te rn os
D e n ise F e rre ira
S ICS ubc ontro ladoria de Integraç ão de C ontro les
Márc ia A ndréa
C G MC o n tro la d oria G era l do M un ic íp io
L in o M a rtin s d a S ilva
ESTRUTURA CG/SIC
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Missão CG/SIC/CIP
“Estimular a introdução de procedimentos de controle interno nos processos das organizações e
nas soluções de Tecnologia da Informação desenvolvidas
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PROGRAMAÇÃO
•Como estamos estruturados hoje;
•Como foi a evolução do tema “processos”;
•Ferramenta(s) de modelagem de processos;
•Resultados alcançados;
•Desafios futuros.
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HISTÓRICO
Antes de 2001 - Iniciativas isoladas de modelagem de processos com contratação de consultorias externas (SMU, SMF);
2001 – Iniciativas internas de modelagem de processos;
2005 - Criação da Coordenadoria de Modelagem de Processos - Modelagem de processos das áreas de RH e Infra-estrutura e Logística com metodologia desenvolvida internamente (SMA);
2006 - Transformação na Coordenadoria de Integração de Processos - Reestruturação para atuação com foco estratégico e com atuação mais próxima com as áreas de TI e Controle Interno (CGM);
2007 - Realização de Concurso Público para Técnico de Controle Interno.
2008 - Alocação e Ambientação dos novos Técnicos, treinamento de AGIs, gestores e facilitadores (89 horas e 75 participantes)
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
CONCURSO PARA TÉCNICO DE CONTROLE INTERNO:
•Contabilidade Geral
•Contabilidade Governamental e Orçamento Público
•Direito Administrativo
•Língua Portuguesa
•Gestão da Tecnologia da Informação
•Administração e Gestão por processos
•Controles internos e gestão de riscos
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A EVOLUÇÃO DA IMPORTÂNCIA DOS PROCESSOS
•Processos cada vez mais interfuncionais
•Ciclos de Inovação cada vez menores
•Ampliação da importância dos “clientes” e crescente customização
•Ampliação do uso e variedade de Tecnologia de Informação
•Aumento da valorização de profissionais do conhecimento
•Maior Necessidade de Agilidade, Flexibilidade e Integração
•Redesenho/Desenho de Processos realizado de forma dinâmica e incorporada ao dia a dia de todos os profissionais
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PROGRAMAÇÃO
•Como estamos estruturados hoje;
•Como foi a evolução do tema “processos”;
•Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos;
•Resultados alcançados;
•Desafios futuros.
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O que é a Metodologia de Gestão de processos?
A Metodologia de gestão de processos pode ser entendida como uma arquitetura (framework) para entendimento, análise e melhoria dos processos dentro e entre organizações com os seguintes objetivos:•uniformização do entendimento da forma de trabalho, gerando integração (cultura); •análise e melhoria do fluxo de informações; •explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando, assim, o know how organizacional; •realização de análises organizacionais e de indicadores;• realização de simulações, apoiando a tomada de decisões e; • Gestão..
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IMPORTÂNCIA DE UMA METODOLOGIA
“O objetivo principal a alcançar é criar uma base comum e um efeito sinérgico entre todos que participarem da execução desta metodologia. Segundo a definição do dicionário Aurélio, sinergia é a “associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada”.
Acreditamos que ao apresentar uma metodologia que aglutina iniciativas já em andamento na Prefeitura e que está aberta para melhorias propostas por seus executantes, teremos resultados cada vez mais significativos conforme experiências de sucesso forem sendo colhidas na implementação desta metodologia.”
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BPMN – Business Process
Management Notation
Qualidade Total, Reengenharia e
BPM
Modelo de referências (PMBOK, COBIT, ITIL, etc)
Metodologia de Gestão de Processos
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Princípios da modelagem
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ETAPAS DA METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS
FASE 1Planejamento
do projeto
FASE 2Entendimento do
negócio
FASE 3Identificação dos
processos Críticos
FASE 4Levantamento do Processo Atual N
FASE 6 Remodelagem do
Processo N
FASE 7Implantação do
Processo N
FASE 8Gerenciamento do
Processo N
FASE 5Análise do Processo N
Proposta de trabalho assinada;Planejamento do projeto;Documentação;Apresentação realizada.
Plano de ação e cronograma ajustados;Cadeia de Valor;Lista de Processo.
Relação dos processos críticos selecionados;Proposta de Trabalho, Plano de Ação e cronograma do processo selecionado;Plano de Ação e cronogramas ajustados.
Documentação resgatada;Mapa do processo validado e aprovado;Indicadores de desempenho identificados e documentados.
Agenda de reuniões;Planilha de consolidação da análise;Indicadores do processo identificados e medidos.
Pasta de Gestão.Pauta e Ata de reunião.Relatório de “Benchmarking”.Mapa do Novo Processo definido e validado.Manuais de Normas e Procedimentos, caso esteja no objeto do Projeto.Cadeia de Valor da área foco do projeto atualizado. Sistema de Medição definido. Planos de Ação das melhorias.Cronograma de implantação.
Plano de ação executados;Manuais de Normas e Procedimentos implementados;Plano de treinamento global executado;Novo processo implantado.Divulgação realizada.
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FERRAMENTAS
10 licenças do software Microsoft Visio
4 licenças do software Provision
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CARACTERÍSTICAS DO PROVISION
•Ferramenta orientada a objetos (reutilização de objetos)
•Utiliza banco de dados
•Multi-usuário
•Customizável a empresa
•Possui modelos de estratégia, negócios e sistemas
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PROVISION EXPLORER
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Framework page
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CADEIA DE VALOR
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MACROPROCESSO – process modeler
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PROCESSO – workflow modeler
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CONFIGURAÇÃO DO INTERPRETADOR
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PUBLICAÇÃO NA WEB
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VISUALIZAÇÃO NA WEB
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INTERFACE COM VISIO
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MODELO DE IMPACTO
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MODELO DE REGRAS
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PROGRAMAÇÃO
•Como estamos estruturados hoje;
•Como foi a evolução do tema “processos”;
•Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos;
•Resultados alcançados;
•Desafios futuros.
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RESULTADOS
Identificação de Macroprocessos da PCRJConcluída: IPLANRIO – Empresa Municipal de Tecnologia SMU – Secretaria Municipal de Urbanismo CET-RIO – Companhia de Engenharia de Tráfego SMTR – Secretaria Municipal de Transportes Em andamento: SMF: Secretaria Municipal de Fazenda
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RESULTADOS
Mapeamento/Modelagem dos processos-chave da PCRJ
Realizada nos seguintes órgãos/entidades:
IPLANRIO: Planejamento Estratégico de TIC, Prover Integração de sistemas, Tratar demandas, Gerenciar Projetos, Prover Infra-Estrutura e Logística – Compras, e Gerenciar Recursos Humanos;
SMU: Licenciamento de obras;
SMTR: Aplicação de multas de Trânsito.
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RESULTADOS
Formação da Cultura de Gestão de Processos
Aumento da atuação na disseminação da cultura de processos por meio de treinamentos de agentes de gestão institucional e gestores de processos.
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PROGRAMAÇÃO
•Como estamos estruturados hoje;
•Como foi a evolução do tema “processos”;
•Metodologia e Ferramenta(s) para modelagem de processos;
•Resultados alcançados;
•Desafios futuros.
![Page 36: 2º Intercâmbio de experiência em gestão de processos organizacionais Instrumentos de mercado – Case 1: A evolução da gestão de processo na Prefeitura da](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022062418/552fc12a497959413d8ced74/html5/thumbnails/36.jpg)
DESAFIOS
Aprimorar os processos de trabalho da CG/SIC/CIP e oferecer mais serviços aos gestores;
Criar a cadeia de valor da PCRJ;
Atuar mais ativamente na melhoria da integração dos processos-chave da PCRJ;
Realizar o monitoramento dos processos melhorados; e
Alcançar sinergia com outras iniciativas de gestão.
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INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS COM O NEGÓCIO
Gestão de Documentação
Análise estrutura organizacional
Análise e otimização de
processos
Definição de funcionalidades para
sistemas de TI
Treinamento de funcionários
Gestão do conhecimento Análise de
Custos
Riscos
Gestão de Pessoas por competência
Benchmarking
BSC
ComplianceWorkflow
Mapear/modelar Processos de
Negócio para fazer Gestão de Processos
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REFLEXÃO
“Pense grande, comece pequeno, evolua rápido.”
“A simplicidade é o último grau de sofisticação.” Leonardo Da Vinci
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CONTATO
Renata Borges Nunes dos Santos
Coordenadora de Integração de Processos
(21) 2503-3344