3. gestion administrativa y financiera 3.1 horizonte

PEI INSTITUCION EDUCATIVA ATANASIO GIRARDOT 2018 73

3. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

3.1 HORIZONTE ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL

La Institución Educativa Atanasio Girardot busca responder a los desafíos de la sociedad

moderna, bajo la premisa de garantizar el acceso de todos los niños, jóvenes y adultos a la

educación primaria y secundaria, teniendo como principios básicos el desarrollo humano

integral, pertinencia, flexibilidad y participación, que les permita ser buscadores de la verdad

y generadores de transformación social a través de la educación para el trabajo; esto significa

formar para cultivar valores y competencias para el mercado laboral y académico, permitiendo

que el estudiante sea protagonista de su propia formación (sujeto autónomo y autogestor); en

esta búsqueda, la gestión administrativa comprende una serie de procesos que, ante todo,

privilegian la atención a la comunidad para garantizar su participación en el proceso educativo

a través de mecanismos de atención eficientes, eficaces y oportunos en todas las dependencias

institucionales.

3.2 GESTION DE RECURSOS FISICOS

3.2.1 Descripción de la planta física. La IEAG funciona en una sola sede en un lote con un

área total aproximada de 3.940 m²; como lo muestra la Gráfica 7, la planta física está

compuesta básicamente por un único bloque construido con 19 aulas, 4 oficinas, 4 patios

interiores, una cancha múltiple, 2 unidades sanitarias y algunos espacios de almacenamiento.

Gráfica 7. Plano de la planta física de la IE Atanasio Girardot


El área aproximada de las dependencias se presenta en la Tabla 16:

No. AULA O DEPENDENCIA AREA APROXIMADA EN

M²

1. Rectoría 12

2. Aula Máxima / Restaurante 70

3. Sala de profesores 54

4. Cocina 24

5. Cocineta 3

6. Aula Sistemas 1 56

7. Sala de Sistemas 2 43

8. Aula 1 32

9. Aula 2 Transición 32

10. Aula 3 34

11. Aula 4 36

12. Aula 5 35

13. Aula 6 35

14. Aula 7 32

15. Aula 8 32

16. Aula 9 32

17. Aula 10 32

18. Aula 11 32

19. Hall interior 32

20. Aula 12 32

21. Aula deportes 32

22. Biblioteca 58

23. Laboratorio 43

24. Coordinación 15

25. Psicología 12

26. Aula de Apoyo Pedagógico 30

27. Unidad sanitaria masculina 42

28. Unidad sanitaria femenina 42

29. Patio infantil 80

30. Cancha múltiple 431

31. Tienda escolar 12

32. Patios interiores 240

33. Unidad sanitaria profesores 3

34. Unidad sanitaria profesoras 3

35. Depósito equipos musicales 3

Tabla 16. Área aproximada de las dependencias de la IEAG

El área construida corresponde a una edificación de un solo nivel con dos vías principales de

acceso (Ver Gráfica 7), una en la parte frontal sobre la calle 67 y la otra en la parte posterior

que da salida al patio y área deportiva. La institución cuenta con encerramiento en malla y


mampostería y un tramo de 30 metros fue recientemente fue reforzado con muro para mejorar

las condiciones de seguridad de acuerdo con plan de inversión de recursos CONPES 2010.

La institución se encuentra ubicada en la calle 67 número 30C - 33 del barrio Fátima, Comuna

Universitaria. La construcción consta de una sola planta, cuya distribución se ilustra en el

siguiente mapa:

Mapa 1. Distribución planta física Atanasio Girardot

Comenzando desde la entrada, al lado izquierdo del pasillo encontramos: cocina de refrigerios,

sala de profesores que incluye una pequeña cocineta, luego un baño de docentes, (hombres), y

al fondo una zona verde. Seguidamente encontramos un aula de sistemas cuyo uso se

encuentra suspendido debido a falla del terreno lo cual representa un peligro para la integridad


física de los usuarios, aun su reparación no se inicia. Sigue una oficina de psicología y un

cuarto útil, al fondo encontramos una pequeña zona verde. Luego encontramos el aula tres y

en el fondo el aula cuatro, a continuación el aula cinco y un pequeño cuarto para el

almacenamiento de materiales, al fondo del pasillo encontramos una reja y después las baterías

sanitaria de mujeres y hombres por separado. Al final de la puerta del pasillo encontramos un

patio exterior de tierra.

Ingresando por el pasillo al lado izquierdo encontramos un pequeño Hall, con la rectoría en

primer lugar, al fondo de ella la cocina del restaurante escolar, en frente del restaurante

encontramos el aula máxima y una bodega pequeña. Es de anotar que el aula máxima ha sido

adaptada como restaurante escolar, por lo tanto podemos decir que este espacio es multiusos,

pues cuando es necesario se utiliza para las reuniones comunitarias, izadas de bandera, actos

culturales y demás. Al lado izquierdo del restáurate encontramos una oficina destinada a

psico-orientación y almacenaje de material didáctico.

Avanzando encontramos un pequeño baño y seguidamente el aula de sistemas 1, al fondo de la

oficina de psico- orientación encontramos la sala de deportes que limita con el patio por el

lado posterior, seguidamente encontramos una zona verde y un baño de docentes (mujeres) y

al fondo de estos encontramos la mediateca, este espacio contiene libros de lectura y consulta,

también encontramos diccionarios y material y equipos audiovisuales para el uso de todos los

docentes y de los estudiantes.

Seguidamente encontramos el aula 1 que actualmente se usa como sala de sistemas dos, en ella

los estudiantes reciben clases de sistemas y tics , así como otras clases, en ella se almacenan

computadores y tabletas, como se menciono anteriormente el aula de sistemas 2 se encuentra

averiada, luego encontramos la oficina de secretaria, al fondo aparece el laboratorio de física y

química en el cual podemos encontrar algunos reactivos y materiales de laboratorio así como

algunas carteleras y libros, este espacio también se utiliza como aula de clase.

Avanzando por el pasillo después del aula 1 encontramos un patio interior y un baño dedicado

al uso exclusivo de los alumnos de preescolar y al fondo el aula de preescolar, en la parte

posterior de este salón encontramos el aula 12 que limita con el patio.

Continuando por el pasillo encontramos el aula de bilingüismo, dotada con equipos

electrónicos destinados a la enseñanza de los idiomas, así como algún material y libros

relacionados con la enseñanza del Ingles.

Después del aula de bilingüismo encontramos la oficina de coordinación, luego aparece una

reja, la cual nos comunica con un patio interior que a su izquierda nos muestra el aula siete y

el aula ocho; avanzando hacia la izquierda encontramos el aula nueve y diez y a la derecha

encontramos el aula once.

La institución cuenta con un amplia área exterior conformada por una cancha múltiple

destinada a diversos propósitos como actividades al aire libre , cancha de basketball,

microfútbol, actos culturales, torneos y recreación, en este espacio los estudiantes tienen sus

momentos de esparcimiento y descanso al lado de ella se encuentra la tienda escolar y una

pequeña zona verde.


La institución educativa fue construida hacia el año 1958 aproximadamente, lo que la hace

una construcción antigua con muchas necesidades de reparaciones locativas y mantenimiento

de algunos espacios.

La sala de sistemas 2 requiere un arreglo significativo pues su uso representa peligro para la

integridad del personal de la institución, se hace necesaria también la construcción de un

escenario deportivo cubierto de calidad, para la práctica de los deportes por parte de los

estudiantes, se necesita una intervención en el aula máxima que la adecue para múltiple usos

de toda la comunidad en general.

3.2.2 Criterios para la administración de recursos físicos

3.2.2.1 Utilización de la planta física. Los criterios para la utilización de la planta física

responden a la priorización de actividades relacionadas con el servicio educativo y con los

servicios complementarios que lo fortalecen; con base en este principio, la institución tiene

establecida la distribución presentada en el Cuadro 1, en lo cual se destacan las siguientes

situaciones:

Aula máxima: corresponde a un aula múltiple que cumple simultáneamente las funciones

de auditorio, restaurante, gimnasio y sala de ensayos. Esta limitante genera inconvenientes

en la realización de actos de comunidad los cuales deben restringirse a algunos grupos, lo

que desgasta en cierta medida los procesos y los recursos.

Cancha múltiple: único espacio deportivo con señalización para la práctica de diferentes

disciplinas (baloncesto, microfútbol, voleibol, atletismo, gimnasia, etc.); en el momento el

hecho de compartir este espacio con alumnos de bachillerato y primaria genera alguna

dificultad de índole disciplinaria y pedagógica.

Unidad sanitaria: actualmente compartida por los alumnos de bachillerato y de primaria, lo

que genera algunos problemas de higiene.

Teniendo en cuenta estos aspectos y siendo la optimización del uso de la planta física una

prioridad, en el año 2010 el Consejo Directivo solicitó autorización a la Secretaría de

Educación para prestar el servicio de Educación Preescolar y Básica Primaria en la jornada de

la tarde con el fin de contar con más espacios para la futura reubicación de algunas de las

dependencias en las que se pueda tener mejor acceso y disponibilidad de los recursos

didácticos existentes.

La planta física es utilizada para la prestación del servicio en tres jornadas (mañana, tarde y

noche) y también está a disposición de la comunidad para la realización de actividades de

índole educativo, deportivo y social comunitario de carácter interinstitucional; para esto, la

institución autoriza el préstamo cuando éste es solicitado por escrito y es respaldado por

personal o instituciones responsables en el sector público o privado, respetando lo dispuesto en

el Decreto 4791/2008 y el Decreto 1860/94; así, debido a su ubicación estratégica, es frecuente

que la institución sea utilizada para la realización de actividades como las siguientes:


Prácticas deportivas

Realización de conferencias, cursos, seminarios, talleres.

Ensayos de grupos artísticos

Brigadas médicas

Campañas de beneficencia

Para la utilización de la planta física y sus diferentes dependencias se cuenta con un manual

para el uso de cada una de las mismas; el reglamento de cada dependencia corresponde a una

construcción colectiva en la que los estamentos establecieron condiciones básicas para el uso

de las áreas comunes y especializadas atendiendo a las normas mínimas de urbanidad y

cuidado de los bienes públicos. Es importante establecer un mecanismo de auditoría para la

revisión del estado de las instalaciones al final del uso de los mismos, y la elaboración de un

formato para el control del estado en que se entrega cada dependencia.

.

3.2.2.2 Mantenimiento de la planta física. Como una de las prioridades en el presupuesto

anual de la institución, el mantenimiento de la planta física se realiza de acuerdo con la

disponibilidad presupuestal de recursos propios o transferencias nacionales o municipales; la

inversión en mantenimiento siempre obedece al análisis del inventario de necesidades

presentado por la comunidad (alumnos, padres, docentes y directivos) al comité de compras

que con el aval del Consejo Directivo programa los planes de inversión que garanticen un

ambiente escolar apropiado para los estudiantes. Los criterios para la inversión en el

mantenimiento de la planta física obedecen a:

Urgencia y riesgos físicos. Cuando la inversión es necesaria para garantizar el bienestar

físico y personal de la comunidad.

Riesgos sociales. Cuando la inversión está orientada a proteger o reducir los riesgos a que

los alumnos están expuestos en el ambiente social: drogas, prostitución, pandillismo, etc.

Cumplimiento de estándares de seguridad industrial establecidos en el Proyecto de Gestión

del Riesgo. Cuando obedecen a la normatividad de seguridad industrial exigida por

entidades gubernamentales o de bienestar social como bomberos, Secretaría de Salud,

Cruz Roja, Comités de Vigilancia de Seguridad Ocupacional (COVISO), etc.

Ambientes educativos. Cuando las labores de mantenimiento se orientan a fortalecer la

labor pedagógica con la adaptación, adecuación, distribución, decoración de espacios

pedagógicos.

En el año 2018 la institución contó con una intervención de la Alcaldía Municipal al invertir

$53’000.000,oo en trabajos de mantenimiento al pintar el corredor central, adecuar pintura y

encielado del restaurante e impermeabilización de la placha-techo del corredor,

.

3.2.2.3 Seguridad de la planta física. La institución cuenta actualmente con un funcionario

administrativo para la vigilancia de la planta física en el turno de las horas de la tarde y la

noche. Básicamente la institución cuenta con vigilancia durante 6 días a la semana que se

distribuyen de acuerdo con las necesidades en el flujo de la actividad escolar; la vigilancia se

presta en las siguientes modalidades:


Salvaguarda de la seguridad de planta física y bienes con vigilancia diurna y nocturna.

Protección de la comunidad con servicio de portería durante las jornadas escolares con

el control de entrada y salida de personal en la portería.

Rondas periódicas durante los turnos y reporte de anomalías a la rectoría.

Durante los periodos en que no se cuenta con personal de celaduría, la institución activa

alarmas de vigilancia remota que alertan a las empresas contratistas y a la policía de las

posibles anomalías o riesgos por vandalismo o saqueo por parte de la delincuencia común.

En cuanto a la seguridad de cada dependencia, los espacios son asignados a los docentes,

directivos y administrativos de acuerdo con su utilización; de este modo, los jefes de área y

jefes de grupo son los responsables de la administración de los espacios y de su seguridad y

conservación durante la jornada laboral.

La institución está protegida por la póliza universal suscrita por la Secretaría de Educación

Municipal con la Previsora para eventuales siniestros por robo, vandalismo o catástrofe.

3.2.3 Mapa de riesgos físicos. Debido a que la edificación tiene más de 35 años de

construida, los principales factores de riesgo físico en la institución están relacionados con

debilitamiento o deterioro de paredes o muros y con las condiciones de hacinamiento de la

mayoría de aulas que no cuentan con espacios suficientes para los alumnos que albergan y

para el material didáctico existente. La Gráfica 8 muestra los principales factores de riesgo

físico recientemente inventariados por el Proyecto Gestión de Riesgo. Como lo ilustran las

fotografías 1 y 2 y como se ve en la Gráfica 8, los riesgos físicos inventariados exigen una

gran inversión en el mantenimiento de la planta física, para mejorar sus condiciones de

seguridad con encerramiento y adecuación de espacios para el almacenamiento de materiales y

recursos didácticos.

Foto 1. Deterioro de pisos Foto 2. Deterioro paredes


Gráfica 8.. Riesgos físicos IE Atanasio Girardot

Estructura (grietas)

Pisos, suelos.

Contaminación


El mapa de riesgos se actualiza anualmente y para la vigencia 2018 presentaba los siguientes

aspectos por mejorar a mediano y largo plazo:

No. AULA O DEPENDENCIA Factor de riesgo

1. Rectoría Agrieamiento paredes y pisos

2. Sala de profesores Agrieamiento paredes y pisos

3. Aula Sistemas 1 Agrietamiento pisos

4. Aula 1 Agrietamiento pisos









13. Coordinación Agrietamiento paredes y pisos

14. Sala de Apoyo y material Agrietamiento paredes

15. Unidad sanitaria masculina Agrietamiento paredes y pisos y debilitamiento techo

16. Unidad sanitaria femenina Agrietamiento paredes y pisos y debilitamiento techo

Tabla 17. Problemática de riesgos físicos en la IEAG 2018

3.3 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

3.3.1 Planta de cargos. Actualmente la IEAG cuenta con 20 docentes, 2 directivos, 2

administrativos, 1 funcionaria supernumeraria y 1 administrativo en provisionalidad.

La Tabla 18 presenta la matriz de planta de cargos en la que se definen de manera concisa los

cargos, número de cargos, los perfiles y las funciones que éstos desempeñan. Es de anotar que

una gran debilidad de la institución en la actualidad es la de no contar con cargos que cumplan

las funciones de secretaría, dichas funciones son cumplidas por el tesorero, quien es

funcionario provisional de la Alcaldía, no se cuenta con coordinador y no existe el servicio de

enfermería. Se cuenta con los servicios de un psicólogo nombrado por la Secretaria de

Educación.

3.3.2 Criterios para la evaluación del desempeño. La evaluación de desempeño en la

IEAG atiende la reglamentación del Decreto 3782/07, regida por el Decreto 1778/02, y los

principios del modelo Escuela Activa Urbana (EAU). Le evaluación de desempeño laboral de

docentes y directivos hace parte de un compromiso nacional con la calidad de la educación,

que debe propiciar la reflexión permanente, tanto individual como colectiva sobre las

posibilidades de crecimiento personal y profesional del talento humano encargado de dirigir

las instituciones educativas de liderar los procesos de enseñanza aprendizaje en las aulas. Este

proceso permite obtener información sobre el nivel de logros y los resultados de los

educadores en el ejercicio de sus responsabilidades en el establecimiento educativo. Se

pretende trazar estrategias que conduzcan a la adquisición y el desarrollo efectivo de las

competencias que requieren los maestros(as) para que los estudiantes del país accedan a una

educación de mayor calidad.


INSTITUCION EDUCATIVA ATANASIO GIRARDOT – MATRIZ PLANTA DE CARGOS

No. Cargo Número Perfiles Funciones básicas

1 Rectora 1 Profesional en educación, Magister en

Didáctica del inglés, Especialista en

Gerencia Educativa y Edumática,

pasante internacional Fulbright, MEN-

VIF, con más de 26 años de experiencia

en el sistema educativo.

Elaboración, ejecución y publicación del presupuesto. Ley

115/94, Decreto 4791/08

Orientar la ejecución del currículo

Velar por el cumplimiento de funciones

Promover mejoramiento continuo

Establecer canales de comunicación interna y externa

Asistir al Consejo Académico

Ejercer funciones disciplinarias

Identificar tendencias educativas y promoverlas

Vincular la institución a la comunidad

Aplicar las disposiciones estatales

Las demás que ordene la Ley y el PEI

2 Docentes 17 Profesionales en educación, 30%

especialistas en áreas de la educación,

60% magister en educación y 15%

licenciados. Experiencia promedio 25

años en educación.

Realización directa de procesos sistemáticos de enseñanza

aprendizaje.

Orientación del desempeño de los estudiantes de acuerdo con

el PEI.

Interacción y participación de la comunidad en el proceso

enseñanza-aprendizaje.

Promoción de enfoques pedagógicos acordes con el contexto

y el momento en que se imparte la labor.

Impulsar y apoyar los programas, directrices y políticas

institucionales, MEN y SEM.

Las demás que ordene la Ley y el PEI.

3 Auxiliar

administrativo

Secretaría y

Biblioteca

2 Administrador de Empresas

Tecnólogo en Obras Civiles Programar, documentar y organizar sistemáticamente los

mecanismos de comunicación interna y externa.

Aplicar las normas legales relacionadas con la documentación

y archivo institucional.

Impulsar y apoyar los programas, directrices y políticas

institucionales, MEN y SEM relacionadas con el cargo.


Actualizar permanentemente y rendir informes de la gestión

relacionada con el cargo (Presupuesto, Archivo, Matrícula,

Correspondencia, etc.)

Administración y guarda de los recursos bibliográficos físicos

y digitales y en general el inventario de la biblioteca.

Atención a estudiantes y docentes para el flujo de los

materiales bibliográficos en las aulas de clase.

Aplicar y promover los principios básicos del servicio al

cliente.


5 Administrativos

Celaduría y

Servicios generales

2 Educación Básica Primaria y

Secundaria. Experiencia en el cargo de

más de 10 años.

Planear y ejecutar sistemáticamente las labores de vigilancia,

conservación, custodia e higiene de la planta física.

Controlar el flujo de personal interno y externo por la planta

física.

Sistematización del inventario bibliográfico de la institución.

Recibir, controlar y radicar el flujo de correspondencia en la

institución.

Aplicar los principios básicos de servicio al cliente en su

interacción con la comunidad.


Tabla 18. Matriz de cargos IEAG y funciones básicas


La IEAG implementa en el momento un sistema de co-evaluación con base en

fundamentación oficial, con el fin de ajustarla a la realidad institucional y trazar planes de

mejoramiento si es del caso. Aunque en el momento la institución no cuenta con docentes

nombrados bajo el Decreto 1278/02, el proceso de evaluación de desempeño está basado en la

reflexión permanente sobre los logros en cada área de desempeño, teniendo en cuenta los

niveles de gestión establecidos por el Ministerio de Educación Nacional que se muestran en la

Tabla 18 que refleja lo concebido en el protocolo del MEN; como se aprecia, al igual que en la

evaluación institucional la gestión académica concibe el dominio curricular, la planeación y

organización académica, pedagógica y didáctica y la evaluación de aprendizajes; en lo

administrativo se considera la utilización de recursos y el seguimiento a procesos; en lo

relacionado con la comunidad se tiene en cuenta la comunicación y la interacción con el

entorno.

ÁREA DE

GESTIÓN DOCENTES ADMINISTRATIVOS DIRECTIVOS DOCENTES

Directiva --- ---

Planeación y organización

directiva

Ejecución

Académica

Dominio curricular

Planeación y organización

académica

Pedagógica y didáctica

Evaluación del aprendizaje

---

Pedagógica y didáctica

Innovación y direccionamiento

academic

Administrativa Uso de recursos

Seguimiento de procesos

Uso y conservación de

recursos

Seguimiento procesos

administrativos

Administración de recursos

Gestión del talento humano

Comunitaria

Comunicación institucional

Interacción con la comunidad y

el entorno

Comunicación

institucional interna y

externa

Interacción con la

comunidad.

Servicio al cliente

Comunicación institucional

Interacción con la comunidad y

el entorno

Tabla 19. Competencias funcionarios IEAG según áreas de gestión

Al igual que las competencias de acuerdo con las gestiones de calidad, la institución también

considera aspectos comportamentales y actitudinales en el cumplimiento de las funciones de la

planta de personal, que el Ministerio de Educación resume en liderazgo, relaciones

interpersonales y comunicación, trabajo en equipo, negociación y mediación, compromiso

social e institucional, iniciativa y orientación al logro.

3.3.3 Proceso de inducción y entrenamiento de personal. En el proceso de recepción y

orientación de personal que se vincula a la institución, se pretende facilitar y disponer las

condiciones necesarias para la socialización y ubicación institucional de quienes ingresan a

ella por primera vez o se vinculan de forma permanente. La inducción se consolida como una

valiosa herramienta para el fortalecimiento del clima institucional, sentido de pertenencia y

adaptación de la nueva persona. La finalidad principal es proporcionarle los conocimientos y

herramientas necesarias a los docentes, personal administrativo, estudiantes, padres de familia


para el manejo de criterios organizacionales normativos y pedagógicos de tal manera que se

involucre e identifiquen desde el primer momento con la filosofía, políticas y ambiente de

calidad de la institución. La IEAG tiene una estrategia organizada para la inducción y la

acogida de personal nuevo que incluye la capacitación sobre el trabajo con la metodología

EAU, el análisis del PEI y el plan de mejoramiento de la vigencia; este proceso de inducción

se realiza de acuerdo con las áreas de desempeño y con las funciones asignadas al cargo; en la

Tabla 19, se muestra el resumen de los responsables y herramientas que se utilizan en el

proceso de inducción, entrenamiento e integración de nuevos funcionarios a la institución.

De acuerdo con el tipo de funcionario que se incorpore a la institución el proceso de inducción

y entrenamiento lo realiza un funcionario cercano, conocedor de la dependencia y de los

procesos relacionados con el cargo, quien muestra a través de la observación, la

ejemplificación y la visita guiada la forma de llevar a cabo dichos procesos atendiendo a los

estándares de calidad establecidos.

No. Funcionario nuevo Funcionario responsable de

inducción

Herramientas y

estrategias

1 Docente Coordinadora/Rectora

Docentes área de desempeño

Docente de Apoyo EAU

PEI

Visita guiada

Asamblea docentes

Análisis documental

2 Docente practicante Coordinadora

Docente titular

Secretaria

PEI

Observación clases

Visita guiada

Asamblea docentes


3 Personal administrativo Secretaria

Funcionario saliente

Responsable dependencia

Visita guiada


Demostración procesos

4 Directivo docente Directivo saliente

Coordinadora

Jefe de Núcleo

PEI

Observación entorno

Asamblea profesores

Visita inducción SEM


Acto de bienvenida

5 Alumnos y padres Coordinadora

Docente de Apoyo EAU

Reunión

Visita guiada

Charla sensibilización

Análisis documental PEI

y Manual

Tabla 20. Responsables, herramientas y estrategias de inducción personal nuevo IEAG


3.4 GESTION DE RECURSOS TECNICOS Y DIDÁCTICOS

La IEAG cuenta con recursos técnicos y didácticos para todas las áreas de formación y a pesar

de que su estado no es el óptimo en términos de actualización o modernización, constituyen un

gran apoyo a la gestión administrativa y pedagógica. Los principales equipos técnicos y

didácticos con que cuenta la institución se presentan en la Tabla 20, en la cual se relacionan de

acuerdo con su ubicación:

DEPENDENCIA INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS

13 Aulas de clase Vitrina de materiales

Cartillas de Escuela Activa Urbana

Material bibliográfico

Cartelera informativa

Tablero acrílico

Mobiliario EAU (mesas hexagonales)

Capacidad Promedio: 32 estudiantes

3 Aulas de clase Vitrina de materiales

Cartillas de Escuela Activa Urbana

Material bibliográfico

Cartelera informativa

Tablero acrílico

Mobiliario EAU (mesas hexagonales)

Equipo audiovisual (televisor)

Capacidad Promedio: 32 estudiantes

Aula Máxima / Restaurante 20 juegos de sillas rimax

Tarima, vitrinas y juego de banderas

Capacidad 150 personas

Equipo de amplificación

Sala de profesores 23 escritorios individuales para 23 profesores

Estantería individual

Capacidad: 23 profesores

Conexión a internet.

2 Video Beam.

3 Grabadoras.

Cocina 1 Estufa industrial

Nevera grande

Vajilla y cubiertos

Capacidad: 4 funcionarios

Capacidad de atención: 250 almuerzos

Cocineta 1 greca

Batería de cocina cafetería

Capacidad: 1 persona

Capacidad de atención: 23 docentes

Biblioteca 4000 títulos donación Palabrario, Fundación Luker, Metrópoli.

2 Televisores y 2 reproductores de DVD y VHS

1 Computador multimedia con conexión a internet

5 computadores PABE (cierto nivel de obsolescencia)

Material didáctico.

Laboratorio Equipo de laboratorio de física y química

Adecuaciones de agua, pocetas

6 mesas de trabajo en cedro

Rectoría 1 computador portátil con conexión a internet

Archivador

1 fotocopiadora Toshiba pequeña

1 cámara digital.

1 megáfono.


1 teléfono.

Coordinación 1 escritorio

2 computadores con impresora para uso de docentes

Conexión a internet

Mueble biblioteca.

1 teléfono.

Tesorería 1 escritorio

1 equipo de computador con impresora

1 Archivador

2 vitrinas de almacenamiento de materiales

1 teléfono.

1 planta telefónica

Sala de Psicorientación 1 Escritorio

1 archivador.

En esta dependencia atiende la profesional de apoyo didáctico, y el Sicólogo.

Sirve también para almacenar material didáctico.

2 Salas de sistemas Sala 1- 40 portátiles con sus respectivos escritorios.

1- video beam.

Sala 2-30 computadores sistema operativo XP

Conexión a internet

Escritorios y silletería

Capacidad: 30 alumnos

Tabla 21. Recursos y capacidad en las dependencias de la IEAG

3.4.1 Criterios de uso de recursos técnicos y didácticos. La utilización de recursos en la

IEAG se basa en los siguientes criterios en orden de prioridad:

Afinidad con las áreas de formación: Se prioriza la utilización de recursos técnicos y

didácticos con base en las áreas de formación; por ejemplo, la sala de sistemas está

disponible principalmente para las clases de informática de los ciclos de preescolar,

primaria, secundaria y media, y su disponibilidad adicional es para otras áreas de

formación que busque ser apoyadas con las TICs; la mediateca no ha podido ser utilizada

cabalmente como recurso para la clase de castellano y demás áreas por falta de un

bibliotecario que apoye el uso de recursos de manera más especializada; se utiliza para la

jornada escolar complementaria en procesos lecto-escritores para niños de básica

primaria y para el programa de la Fundación Luker en convenio con la fundación Rafael

Pombo de coros en Ingles para los estudiantes de Básica primaria lo mismo que el

laboratorio en ciencias naturales en los niveles de educación básica y media. Para el 2013

está planteada la catalogación del material bibliográfico y el uso rotativo de este espacio a

través del Programa Institucional de Lectura.

Ubicación: Debido a que algunos recursos están ubicados en algunas aulas específicas (por

ejemplo algunos televisores) éstos son utilizados con más frecuencias por los grupos

ubicados en esas aulas, aunque siempre se busca negociar cambios de aula para favorecer a

otros grupos.

Procedimientos de reserva de equipos: Debido a la gran demanda de algunos equipos, se

requiere reserva anticipada de los mismos para programar su utilización; esto se hace

directamente con el funcionario encargado de la dependencia donde los recursos están

ubicados.


Destinación del uso del recurso: Tienen prioridad las actividades pedagógicas propias de la

jornada escolar. En segunda instancia se ponen a disposición de actividades

complementarias extracurriculares o extra clase (clubes, talleres, proyectos de entidades de

apoyo, etc.).

Préstamo a la comunidad: De acuerdo con la disponibilidad y con los convenios

establecidos por la institución, los recursos también se ponen a disposición de entidades o

personas de la comunidad que los soliciten por escrito y quienes garanticen su

conservación.

3.4.2 Indicadores de uso: Los indicadores de uso de los recursos técnicos se establecen de

acuerdo con sus objetivos. En este momento se tiene control de usuarios de los siguientes

recursos y dependencias:

Mediateca: Se controla y registra el uso por grupos y se ha buscado la asignación de un

funcionario bibliotecólogo para optimizar el uso de los textos bibliográficos a través de

préstamos.

Laboratorio: Se controla y registra el uso por grupos y se asigna inventario al docente

de ciencias naturales.

Sala de sistemas

Video-beam

Grabadoras

Teléfono

Botiquín y servicio de enfermería

Los indicadores de uso de los recursos se registran en los formatos indicados en los formatos

de reserva de aula, de control de usuarios, de solicitud de préstamo, etc. La reglamentación

para la utilización de estos equipos está implícita en los reglamentos para el uso de las

dependencias a que cada equipo está asignado o asociado.

3.5 GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS: PRESUPUESTO (FUENTES DE

INGRESO Y FRENTES DE GASTO)

La gestión de recursos financieros se ciñe al Decreto 4791/08 y a las directrices de la SEM en

la Cartilla CIAPEM Gestión Administrativa y Financiera de los Fondos de Servicios

Educativos, para la programación de los recursos de cada vigencia; de acuerdo con esta

normatividad, las principales fuentes de ingreso corresponden a los recursos propios obtenidos

por concepto de matrículas, pensiones, derechos de grado, certificados y constancias de los

exalumnos y estudiantes de la jornada nocturna, concesión de cafetería y ocasionalmente

donaciones.

De otro lado, la institución tiene como segunda fuente de ingreso las transferencias nacionales

(CONPES) y municipales de acuerdo con la población sisbenizada o en gratuidad.

3.5.1 Procedimientos de la gestión financiera. Los principales procedimientos de la gestión

financiera se ilustran en los siguientes flujogramas; el Flujograma 1 muestra el proceso de

elaboración y aprobación del presupuesto para cada vigencia. Como se observa, la gestión

administrativa elabora y pone a disposición del Consejo Directivo la propuesta que luego es


presentada a la SEM donde recibe su aprobación para ser socializada y publicada en la

comunidad educativa.

El flujograma 2 muestra la forma en que se realiza el proceso contable; éste se inicia con la

elaboración de los soportes o comprobantes de contabilidad por parte de la secretaria (recibos

de caja, órdenes de pago, certificados de disponibilidad, etc) que son entregados al contador

quien los registra en los libros y sistemas de información contable para generar los informes

solicitados mensual, trimestral y anualmente por los organismos de control de la SEM o de la

Alcaldía Municipal o la Nación.

Flujograma 1. Procedimiento elaboración y aprobación presupuesto

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PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA: ELABORACION PRESUPUESTO

No


Flujograma 2. Procedimiento contable

El Flujograma 3, por otro lado, muestra el procedimiento de recaudo de recursos propios.

Flujograma 3. Procedimiento de recaudo de recursos propios

El Flujograma 4 ilustra el procedimiento de contratación:

Inicio

Elaboración comprobantes o

soportes contables

Elntrega soportes a contador y registro en libros y software

contable

Procesos de conciliación contable Révisión movimiento

Conciliación correcta?

Presentación informes SEM y

Contraloría Fin

No

Sí

PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA: REGISTRO CONTABLE

Inicio

Determinación concepto recaudo

Expedición de soporte contable

Consignación de fondos

Registro contable

Conciliación correcta?

Fin

Sí

No

PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA: RECAUDO

RECURSOS PROPIOS


Flujograma 4. Procedimiento de contratación

Finalmente, el Flujograma 5 describe la forma en que se realizan los pagos de los diferentes

contratos, órdenes de servicio, cuentas de cobro o impuestos:

Flujograma 5. Procedimiento pagos

PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA:

CONTRATACION

Inicio

Determinación de

necesidades

Recolección de cotizaciones

Análisis en comité de compras

Selección de contratistas

Contratista cumple

requisitos?

Fin

Sí

No

Expedición Certificado

Disponibilidad

Elaboración y firma contrato

PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA:

Pagos

Inicio

Verificación de cumplimiento

objeto contrato

Expedición de orden de pago

Verificación documentación contratista

Verificación lista chequeo

cuenta

Orden de pago y

documentos

Fin

Sí

No

Expedición cheque

Firma recibo a satisfacción


3.5.2 Reglamento de procedimientos financieros. Atendiendo también a los requerimientos

del Decreto 4791/08, la institución creó el Comité de Compras y Administración d Inventarios

y el reglamento de contratación para guiar la gestión financiera. Éstos se renuevan año tras

año de acuerdo con la legislación vigente.

3.6 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

La IEAG ofrece algunos servicios complementarios definidos como: Programa de

Alimentación Escolar con refrigerios (115) y almuerzos (260); además, servicio de biblioteca,

servicio de apoyo en psicología a través del Programa de Inclusión.

3. gestion administrativa y financiera 3.1 horizonte

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