3 gestion de facturas con sap invoice management by open text

SAP Invoice Managementby Open Text

Gestión eficiente de las facturas deproveedores

José Luis ValleExperto en Soluciones SCM / PLM

30 de Septiembre de 2009

© SAP 2008 / Pág. 22

1. Escenario de gestión de facturas de proveedores2. SAP Invoice Management

2.1. Proceso completo de Facturas con SAP Invoice Management2.2. SAP Invoice Management y sus componentes

3. Valor añadido de la solución4. Resumen5. Apéndice

Agenda

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¿Este escenario le resulta familiar?

Director ejecutivo“Nuestros costes de capital y dematerial son demasiado elevados.”

Director financiero“Mi coste de cuentas a pagar noes precisamente óptimo, igualque nuestro coste de mercancíasadquiridas.”

Proveedor“Hacer negocios con estaempresa es dificil porque sonincapaces de decir cuándovan a pagar las facturas.”

Contabilidad“No sabemos qué facturas nos han llegadodesde distintos departmentos y no tenemosningún control sobre cuándo se pagarán.”

Cuentas a pagar“Pasamos el 50% de nuestrotiempo respondiendo a llamadas ymensajes de correo electrónico deproveedores que quieren saber elestado de sus facturas o sequejan sobre retrasos en lospagos.”

Comprador“Podríamos reducir el coste de lasmercancías si pudiéramos hacerun uso sistemático de losdescuentos por pronto pago.”

SAP IM permiteAumentar la eficiencia de losprocesosReducir los costes operativosfinancierosPoder beneficiarse de losdescuentos por pronto pago

SAP IM permiteAumentar la eficiencia de losprocesosReducir los costes operativosfinancierosPoder beneficiarse de losdescuentos por pronto pago

Analista financiero“El nivel de descuentos por prontopago es bajo,mientras que el costede capital está aumentando.”

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Qué aporta SAP Invoice Management by Open Texta un Centro de Servicios Compartidos

Servicios Compartidos

Los Centros de Servicios Compartidos permiten a lasempresas:

Aunar esfuerzos para realizar los mismos serviciospara diferentes grupos dentro de la OrganizaciónMenores costes administrativos debidos a laseconomías de escala.Adaptaciones más flexibles a nuevas adquisicionesy crecimientoMejorar el servicio al negocio

Best Practices

Armonización yestandarización de losprocesos de negocio

Automatización de procesosde negocio medianteinversiones en tecnología

Capacitación de losempleados y terceros mediantela utilización de un único puntode contacto.

Gestión de servicios eficazmediante un modelo globalconsistente.

Incorporación de BuenGobierno en las relacionescliente interno - proveedor

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Necesidades de un Centro de ServiciosCompartidos

Factura recibida enSevilla

Se escaneaSe inicia el flujo detrabajo en SSC enSantiago

Centro de servicios compartidosde Cuentas a pagar en Santiago

Comunica incidencia a uncomprador de Madrid.Petición de autorización a Sevilla

11

11

22

22

33

33

El comprador deMadrid resuelve

la incidencia

El autorizador deSevilla da el OK

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¿Cómo abordo esta problemática y aseguro laintegridad con SAP?

¿Necesitamos realizar unproceso de

Digitalización y OCR?

¿Dónde vamos a almacenar las imagenesde manera segura y que me permita

acceder a ellos fácilmente desde SAP?

¿De dónde provienenlas facturas deproveedores?

En formato papely/o fax

1

En formato EDI

En formato EBPP

EDI

EBPP

Ya digitalizadas por un empresaexterna

En otros formatos con firma electronica, XML, etc.…

+

2

SoluciónOCR

3

ERP

SAP MM- Pedidos- Contratos- Solicitudes--Verif. Facturas

SAP FI ContabilidadFinanciera

- Estructura Organizativa- Roles y Autorizaciones- Workflow

?

Solución de Archivado seguro y a largo plazo(Archive Link Compatible)

¿Cómo gestiono el proceso críticode aprobación / contabilizaciónde estas facturas de una manera

estándar, eficiente, flexible e integrada con ?

++

+

4

SAP Invoice Managementby OpenText

SAP ha estado durante el último año y medio evaluando cual de las soluciones del mercado yaexistentes cubría las numerosas problemáticas de la gestión de facturas de proveedores .

Tal elección no fue trivial dado que SAP adoptaría tal solución como ‘estándar’, la incorporaríaen su roadmap de soluciones de SAP Financial Suppy Chain Management y seresponsabilizaría directamente del correctivo y evolutivo de la misma.

Para tal elección se midieron aspectos como la funcionalidad, madurez, flexibilidad,escalabilidad, usabilidad e integración dentro de SAP y para cualquiera de nuestras soluciones.

SAP Invoice Management by OpenTextfue la escogida por SAP por ser la única solución en elmercado capaz de cumplir todos los requerimientos queSAP requería para abordar tal compleja problemática.

Ahora es una solución SAP estándar que forma parte delroadmap de soluciones del área financiera de nuestro

ERP.

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Gestión global:Procesamiento de documentos,validación de incidencias y aprobaciónde facturas mediante Workflows

Determinación de responsables yusuarios asignados medianteresolución de roles

Dashboards, Reporting SAP InvoiceManagement y Herramientas deAdministración

Integración en la Gestión automatizada defacturas

Director financieroSAP FinancialsSAP HCM

ContabilidadSAP FinancialsSAP HCMSAP Procurement (Verificación de facturas)

Cuentas a pagarSAP FinancialsSAP HCMSAP Procurement(Verificación de facturas)

CompradorSAP Procurement (Solicitudes,Pedidos, …)SAP HCM

Analista financieroSAP FinancialsSAP HCM

Proveedor

SAP Archiving &Document AccessScanArchive ServerViewerLivelinkComponentes estándar

Una única fuente de soporte

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Agenda

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Factura entrante

Archivado

Interpretaciónde la factura

Archivelink

Verificación ycumplimentación de

facturas

Gestión deExcepciones

Aprobación

ContabilidadWorkflow

Workflow

Workflow

Contabilidad

Contabilidad

SAP Invoice Management

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SAP Invoice Management by Open Text

Contabilizar

Contabilizar

Contabilizar

Archivado de DocumentoSAP Archiving – Archive Server

Escaneadodocumento

SAPArchivingEnterprise

Scan

FAX

Papel

SAP 1

SAP 2

No SAP

Gestión

ArchivoEscaneo

Repositorio certificadoSAP Archive Link

Factura electrónica

EDI Crossgate

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Adaptación del cliente

• Definición del proceso de validación• Definición del proceso de aprobación• Identificación de usuario a rol• Modificación de la configuración predefinida• Integración con otros módulos SAP• Integración en solución vertical• Identificación de incidencias

Configuración Predefinida• Gestión de facturas con y sin Pedido de

Compras• Chequeo duplicados• Reglas de negocio• Workflows predefinidos• Determinación de roles• Gestión de incidencias• Contabilización / Registro de facturas

Funciones básicas

• Base técnica de SAP Invoice Management• Validación de metadata• Clasificación de documentos / facturas• Pantallas, funciones, plantillas de

Workflow• Tablas, transacciones, iViews

SAP Invoice Management: modelo de entrega

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Agenda

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Componentes Core de SAP InvoiceManagement

Analitycs (Reporting)

Content Repository

Digitalización deFacturas

OCR

FacturaElectrónica

Procesamiento deDocumentos

Aprobación de facturas

Procesamiento deexcepciones

SAP IM Componentes adicionales

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Características:

Diseño familiar

Recopilación de datos defacturas, automatizada o manual

Detección de duplicacionestemprana y automatizada

Entrada configurable de camposde datos en la factura ajenos aSAP, como la opción de prioridad

Aplicación de las entradasde datos obligatorias

Aplicación de reglasempresariales configurables(disponibles 30 escenariospreconfigurados)

Validación de datos inmediata

Plantillas SAP BusinessWorkflow para asegurar lacomunicación y cumplimiento deprocesos

SAP Invoice ManagementProcesamiento de Documentos

Gestión

Aprobación defacturas

Procesamientode Documentos

Content Repository

OCR

Facturaelectrónica

DigitalizaciónFacturas

Analytics

Procesamiento deExcepciones

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SAP Invoice Management by OpenTextProcesamiento de Excepciones

Características:

Diseño familiar

Acceso a documentos SAPdirectamente relacionadoscon las excepciones

Opciones de procesobasadas en roles y “BestPractices” configurables

Determinación automáticade roles responsables encada punto del proceso (15roles preconfigurados)

Plantillas SAP BusinessWorkflow para asegurar lacomunicación ycumplimiento de procesos

Historial completodel proceso

Gestión

Aprobación defacturas

Procesamientode

Documentos

Content Repository

OCR

Facturaelectrónica


Analytics


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SAP Invoice Management by OpenTextAprobación de facturas

Características:

Validación inmediata de lainformación contable de la factura,permitiendo imputación analíticamúltiple

Posibilidad de delegación de laresponsabilidad de la introducciónde datos contables

Proceso de aprobación de lafactura por SAPGUI o Portal

Diseñado y optimizado para elproceso de facturas basado enaprobaciones jerárquicas

Plantillas SAP Business Workflowpara asegurar la comunicación ycumplimiento de procesos

Introducción de comentariosadicionales

Gestión



Content Repository

OCR



Analytics


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SAP Invoice Management by OpenTextAnalytics

Características:

Completa funcionalidad de análisis,con amplia disponibilidad decriterios de selección y con accesoa funcionalidades analíticas SAP

Resumen de situación de facturasen sus distintos estados de proceso

Agrupación de la información enfunción de los distintos estados deproceso, así como análisis dedetalle

Información sobre los tiempos deproceso, así como responsablesactuales por documento y estadosde documento

Gestión



Content Repository

OCR



Analytics


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Características:

Obtención de importe a provisionarsegún requerimientos contables parafacturas pendientes de formalizar

Soporte de auditoría para justificardotaciones de provisiones

Completa funcionalidad de análisis,con amplia disponibilidad de criteriosde selección y con acceso afuncionalidades analíticas SAP

Evaluación de obligaciones porcuenta de mayor y objeto de coste

AnalyticsInforme de deuda

Gestión



Content Repository

OCR



Analytics


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Valor de SAP Invoice Management

Áreas claves Desencadenantes Valor SAP

Se elimina una gran cantidad del coste provocadopor solicitudes de estado de facturas y quejas delos proveedores.El área de aprovisionamiento puede negociarmejores tarifas y condiciones de pago.Las calificaciones de solvencia mejoran gracias alos pagos puntuales

Las facturas se procesan de formaprecisa y puntualLos pagos a los proveedores serealizan a tiempo

Amplia capacidad de gestión de informesSeguimiento de auditoría completo disponibleInstaurar procesos consistentes y estandarizadosen toda la empresa

Implementación de un proceso controlado por elsistema y basado en reglas empresarialespreconfiguradas

Ciclos de cierre más cortosUn procesamiento de las facturas controladoy centralizado garantiza que lasperiodificaciones de facturas se determinensin el menor esfuerzo mediante la gestión deobligaciones

Mejor capacidad para planificar la demanda decobros.Las facturas se procesan de forma precisa ypuntual, de modo que siempre se pagan según laplanificación de la gestión de cajaMejorar la toma de decisiones

El estado de todas las facturas recibidaspuede verse en una sola pantalla

Reducción del coste de Cuentas a pagarUso estructurado de descuentos por pronto pagoImportante redistribución del personalEliminar los pagos de facturas por duplicado

Solución de procesos optimizada garantiza lautilización de descuentos por pronto pago yelimina los errores de introducción de datos yde facturas duplicadas

Conformidad: controlde los procesos del

área Cuentas a pagar

Coste por factura

Visibilidad de lasobligaciones

Preparación deperiodificaciones

Relaciones conproveedores

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Ideas clave para llevar a casa

Reducción en tiempos de integración: Add on 100% SAP

Reducción en tiempos de implantación: escenarios y reglas denegocio preconfigurados

Cobertura a escenarios de servicios financieros compartidos

Dinamización, colaboración y transparencia en los procesos decuentas a pagar

Visibilidad estratégica de la deuda y soporte a Auditoria

Reducción de costes en el departamento de cuentas a pagar

Reducción de los ciclos de cierre financiero

© SAP 2008 / Pág. 45© SAP 2008 / Pág. 45

¡Gracias!

José Luis Valle

Experto en Soluciones SCM /PLM

SAP Iberia

E-Mail: [email protected]

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