30 de noviembre de 2010/agc
DESCRIPTION
Informe sobre Servicios de Idiomas y Medidas de Eficiencia Económica en la Prestación de Servicios de Conferencias para Reuniones de la OEA Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones. 30 de noviembre de 2010/AGC. Mandato. AG/RES. 1 (XL-E/10) III.A.12.a - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Informe sobre Servicios de Idiomas y Medidas de Eficiencia Económica en la
Prestación de Servicios de Conferencias para Reuniones de la
OEA
Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones
30 de noviembre de 2010/AGC
MandatoAG/RES. 1 (XL-E/10) III.A.12.a
12. Servicios de conferencias y reuniones
a) Reiterar a la Secretaría General la necesidad de ampliar su estudio de los servicios de interpretación y traducción de la Organización para que incluya toda el área de servicios de conferencias y reuniones y presentar a la consideración de la CAAP, informes de avance sobre los servicios y necesidades actuales del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, en los que se incluyan datos sobre los medios más eficientes y rentables de proveer estos servicios, en la sede y fuera de la sede, tomando en consideración los requerimientos de los Estados Miembros, las necesidades generales y las limitaciones de la Organización para cumplir con sus mandatos.
Sección de Idiomas• Traduce internamente 45% de los documentos solicitados por todas las áreas de la SG/OEA, dando prioridad al CP y la AG
• Coordina la traducción externa del 55% restante
• Identifica los traductores idóneos para las traducciones según experiencia y especialidad
• Revisa traducciones y/o documentos originales a solicitud de las áreas
• Realiza un control de calidad del 100% de las traducciones
• Examina traductores antes de incorporarlos a la nómina de traductores independientes
• Asesora a las delegaciones de los Estados Miembros durante las Comisiones de Estilo
• Compila y actualiza glosarios y manuales de estilo para unificar y mantener el vocabulario y el estilo de la OEA
Sección de Idiomas• Coordina servicios de interpretación para todas las reuniones de la
SG/OEA dentro y fuera de la sede• Asesora a las áreas sobre las modalidades más apropiadas y eficientes de
contratar intérpretes• Identifica intérpretes calificados por asociaciones profesionales en los
países miembros• Ofrece servicios de interpretación interna para:
– reuniones del presidente del CP y coordinadores regionales– reuniones de carácter altamente confidencial– misiones de ministros y/o embajadores– reuniones privadas y de negociaciones de embajadores– reuniones privadas del SG y SGA
TRADUCCIÓN
Flujo de traducciónConsejo Permanente, Secretaría General
y Áreas Técnicas
Coordinación
Traductores externosTraductores/Revisores
internos
Corrección de pruebas
Imprenta
Distribución
Archivo
Estadísticas traduccionesEnero-Octubre 2010
MESESPAÑOL INGLÉS FRANCÉS PORTUGUÉS
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO
ENERO 20,774 34,532 95,422 212,460 62,849 58,194 37,861 82,335
FEBRERO 36,077 53,717 158,284 142,164 86,276 104,620 20,863 174,253
MARZO 52,233 160,153 133,535 528,616 154,134 131,519 112,334 169,270
ABRIL 60,817 51,561 186,962 192,689 259,864 151,556 157,756 258,585
MAYO 97,289 51,923 579,901 369,600 832,795 150,457 473,984 510,934
JUNIO 33,495 4,561 133,371 366,861 123,249 11,045 88,535 44,698
JULIO 12,755 17,101 29,560 85,485 27,753 17,848 26,498 12,125
AGOSTO 39,623 56,281 67,980 311,300 59,343 98,609 65,514 98,925
SEPTIEMBRE 44,082 72,787 92,814 276,735 110,515 19,029 100,143 29,072
OCTUBRE 44,566 63,077 83,831 645,137 74,653 54,833 58,528 73,034
TOTAL 441,711 565,693 1,561,660 3,131,047 1,791,431 797,710 1,142,016 1,453,231
Solicitudes de traducción
MES SOLICITUDESENERO 194
FEBRERO 230
MARZO 416
ABRIL 423
MAYO 694
JUNIO 184
JULIO 133
AGOSTO 196
SEPTIEMBRE 231
OCTUBRE 280
TOTAL 2981
Traducciones internas vs. externas
TRADUCCIÓN ESPAÑOL %E INGLÉS %I FRANCÉS %F PORTUGUÉS %PINTERNA 441,711 44% 1,561,660 33% 1,791,431 69% 1,142,016 44%
EXTERNA 565,693 56% 3,131,047 67% 797,710 31% 1,453,231 56% 1,007,404 4,692,707 2,589,141 2,595,247
Traductores de planta por idioma
Inglés: 1 traductor/revisor Español: 1 traductor/revisor1 traductor
Portugués: 1 traductor/revisor de planta Francés: 3 traductores/revisores
1 traductor/revisor por contrato
Solicitudes de traducción por idioma
Idioma original del documento
80%
18%
1%
1%
Español
Inglés
Francés
Portugués
Idioma al que se traduce el documento
9%
35%
28%
28%
Español
Inglés
Francés
Portugués
Solicitudes por área de la SG/OEA
1429
334
218
210
164
130
96
59
59
58
50
33
30
28
15
15
12
10
10
10
5
4
2
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600
Consejo Permanente
Asamblea General
CEPCIDI
CIDH
CITEL
Asuntos Jurídicos
CIM
CICAD
CIDI
Secretario General
SEDI
CICTE
CIP
UPD
Tribunal Administrativo
Secretario General Adjunto
Cumbres
Relaciones Externas
Recursos Humanos
Asociación del Personal
Seguridad Pública
Inspector General
Financiero
Traducciones internas = Ahorro para el área
Total de ahorros $879,293.72
INTERPRETACIÓN
Flujo de interpretación
Areas/Secretarías programan la reunión a
través de OASCAL
Sección de Idiomas recibe notificación,
indicando día, hora y servicios de
interpretación solicitados
Consultando el calendario de disponibilidad, se
identifican los mejores intérpretes según
combinación de idiomas y especialidad
Se reevalúa y reconforma el equipo
según la disponibilidad manifestada
3:00 pm del día anterior a la reunión, se solicita
confirmación de la reunión
5:00 pm se envían confirmaciones a los
intérpretes (obligación contractual) junto al
material de referencia recibido de áreas/secretaría
Se consulta con área/secretaría sobre posibilidad
de combinar reuniones y modalidad de interpretación
para ahorrar recursos
Reuniones con interpretación (mes)
25
36
79
65
78
11
60
45
16
21
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90MES REUNIONES
ENERO 25
FEBRERO 36
MARZO 79
ABRIL 65
MAYO 78
JUNIO 16
JULIO 21
AGOSTO 11
SEPTIEMBRE 60
OCTUBRE 45
TOTAL 436
Reuniones con interpretación (área)
218
52
32
23
23
22
18
18
10
5
4
3
3
3
1
1
0 50 100 150 200 250
Consejo Permanente
CEPCIDI
CIDH
Secretario General
Relaciones Externas
SEDI
MESICIC
EXTRA
CIM
CICTE
CIDI
REMJA
CITEL
SAP
IICA
CICAD
Modalidades utilizadas en CP/CEPCIDI
58
11
130
7
23
149
0
20
40
60
80
100
120
140
2 IDIOMAS 3 IDIOMAS 4 IDIOMAS BIDIRECCIONAL
CP
CEPCIDI
Modalidades de interpretación
Idiomas hablados en la reunión (ORIGEN)
Número de intérpretes
Idiomas reproducidos por los intérpretes (META)
Inglés, Español, Francés, Portugués(Equipo completo)
8 Inglés, Español, Francés, Portugués
Inglés, Español, Francés, Portugués 4 Inglés, Español
Inglés, Español, Francés/Portugués 6 Inglés, Español, Francés/Portugués
Inglés, Español(Bidireccional)
2 Inglés, Español
Inglés, Español(Bidireccional)
3 Inglés, Español
Programa de expansión regional de intérpretes y traductores
Objetivo:Identificar traductores e intérpretes calificadosen los Estados Miembros para reducir el costode brindar servicios de traducción einterpretación en reuniones fuera de sede yatender las solicitudes de los gobiernos decontratar profesionales locales.
Programa de expansión regional de intérpretes y traductores
Resultados:• PerúPerú Intérpretes, junio 2009: 10• BrasilBrasil Intérpretes, diciembre 2009: 12• ColombiaColombia Intérpretes, julio 2010: 7• ColombiaColombia Traductores CITEL, nov. 2010: 5• MéxicoMéxico Traductores e intérpretes, noviembre
2010: en proceso de evaluación• EcuadorEcuador Traductores e intérpretes, febrero
2011: en proceso de organización
Servicios de conferencias
983
13
1034
5
1022
1907
0
500
1000
1500
2008 2009 2010 (Ene-Oct)
Número de reuniones 2008-2010
Reuniones en Sede Proyectadas Nov-Dec 2010 Reuniones en Estados Miembros
3,600,000.0
1,400,000
165,500
-
1,000,000.0
2,000,000.0
3,000,000.0
4,000,000.0
2008 2009 2010 (Ene-Oct)
Consumo de papel en sede procesado por la Sección de Documentos Número de páginas 2008 - 2010
0
800
1,695
0
500
1000
1500
2000
2008 2009 2010 (Ene-Oct)
Documentos distribuidos en CDsNúmero de CDs 2008-2010
9,747 9,924
5,397
-
5,000
10,000
2008 2009 2010 (Ene-Oct)
Documentos distribuidos electrónicamente por la Sección de Documentos 2008 - 2010
Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias
Reuniones amigables con el medio ambiente
• Promoción de la política de reducción del uso de papel, “Paper Light Policy”, distribuyendo los documentos de manera electrónica.
• Promoción de la implementación de la política de “Printing on Demand" y las impresiones a doble cara.
• Minimización de la cantidad de materiales para los participantes (libretas de apuntes, documentos impresos, lapiceros, carpetas, etc.)
• Uso de materiales de fácil biodegradación o que cuenten con el sello del Forest Stewardship Council (FSC).
Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias
Reuniones amigables con el medio ambiente
• Implementación en la sede de la reunión del sistema de recolección por separado y reciclaje o reutilización.
• Control del aire acondicionado de los salones en el nivel de menor consumo de energía posible.
• Promoción del seguimiento de las reuniones a través de herramientas como los medios sociales (social media): Twitter, Facebook, Youtube o RSS.
• Mayor uso de la tecnología como herramienta de apoyo (Links documentos, página web por reunión, laptops por participante).
• Involucrar a los participantes de manera directa y promover su papel como multiplicadores de este esfuerzo para generar mayor conciencia ambiental.
Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias
Número de videoconferencias
Asistencia en Sede
Costo estimado por pasaje de avión
ahorrado
Valor de viáticos ahorrado
Costo total ahorrado(ROI)
2009 40 * 319 $ 90,700.00 $ 114,624.00 $ 205,324.00
2010 50 ** 415 $ 161,870.00 $ 140,909.00 $ 302,779.00
VIDEOCONFERENCIAS 2009 -2010
Salón Multimedia “Sir Arthur Lewis”
* Desde abril de 2009, fecha en la que el Salón Sir Arthur Lewis fue inaugurado.** Hasta el 15 de octubre de 2010.
Observaciones importantesObservaciones importantes:El cálculo del ahorro se ha hecho con base en un estimado conservador de 4 personas viajando por videoconferencia.Un estimado máximo de 3 días de estadía por videoconferencia.En los casos en los que más de un país está involucrado, el cálculo se ha hecho con base en el país que ofrece los menorescostos.
Asignaciones presupuestarias DGCR 2008 - 2011
$5,947.2 $5,999.9$5,654.2 $5,363.6
$0.0
$1,000.0
$2,000.0
$3,000.0
$4,000.0
$5,000.0
$6,000.0
Miles
2008 2009 2010 2011 Propuesto
Comparación de asignaciones: 2008-2010 aprobadas / 2011 propuestaPersonal y No-Personal
Personal DGCR 2008 - 2011
Profesionales Servicios Generales
Año D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Sub-Total
G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1 Sub-Total
Total
2008 1 15 4 2 22 3 8 10 1 22 44
2009 1 15 4 2 22 3 8 9 1 21 43
2010 1 13 2 3 1 20 3 6 6 15 35
2011 1 13 2 2 1 19 3 6 6 15 34
Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias
Nuevas capacidades para videoconferencias enel Salón Simón Bolívar
Esfuerzo conjunto entre DOITS y DGCRAlgunas de las nuevas capacidades del salón incluyen:
Video / Teleconferencia (VTC) con capacidad de hasta 5 conexiones simultáneas:• Seis cámaras en la sala• Cada delegado puede hablar desde su propio micrófono• Visualización de las otras partes en todas las pantallas y monitores del salón. • Conexiones a través de IP (por Internet) e ISDN (vía línea telefónica)
Audio Teleconferencia (ATC) Paneles de control para las video - teleconferencias y presentaciones locales Capacidad de grabación Capacidades de realizar presentaciones locales
Propuestas• Actualizar la resolución 872: “Actualización de Costos de Conferencias yReuniones”
• Limitar número de páginas de informes: 15 -20 páginas: Práctica común en organismos internacionalesCostos traducción: 10 Págs. = 2,500 palabras = US$ 425
15 Págs. = 3,750 palabras = US$ 637.50