34 трюка MS Excel

на каждый день

© Все права защищены statanaliz.info

2

Здравствуйте. Мое имя Дмитрий Езепов.

Я являюсь автором блога statanaliz.info, где делюсь знаниями об эффективных методах анализа данных и MS Excel. Также занимаюсь разработкой онлайн курсов, которые Вы найдете на моем блоге.

Перед Вами электронная книга 34 трюка MS Excel на каждый день. В ней собраны секреты и трюки Excel, которые многократно облегчат и ускорят Вашу ежедневную работу.

Книга бесплатная, Вы можете свободно ее копировать, пересылать по почте, распечатывать. Однако внесение исправлений и удаление ссылок строго запрещается.

Любые изменения должны быть согласованы со мной admin@statanaliz.info.

Если у Вас есть предложение или пожелание, не стесняйтесь, напишите мне. Возможно, оно будет включено в следующую редакцию книги.

Приятного чтения!

Дмитрий Езепов

3

Оглавление Часть 1. Ввод и выделение данных ............................................................................................................................ 5

Трюк 1. Ввод сразу в несколько ячеек ............................................................................................................. 5

Трюк 2. Автозаполнение ................................................................................................................................... 5

Трюк 3. Мгновенное заполнение ..................................................................................................................... 7

Трюк 4. Специальная вставка ........................................................................................................................... 7

Трюк 5. Заполнение пустых ячеек .................................................................................................................... 8

Часть 2. Форматы ....................................................................................................................................................... 10

Трюк 6. Размещение надписи по центру ....................................................................................................... 10

Трюк 7. Отступ .................................................................................................................................................. 10

Трюк 8. Условное форматирование ............................................................................................................... 11

Трюк 9. Скрыть нулевые ячейки ..................................................................................................................... 13

Трюк 10. Форматирование ярлыков листов .................................................................................................... 13

Часть 3. Управление данными .................................................................................................................................. 14

Трюк 11. Поиск и замена................................................................................................................................... 14

Трюк 12. Фильтр по выбранной ячейке ........................................................................................................... 14

Трюк 13. Сортировка по цвету, шрифту ........................................................................................................... 15

Трюк 14. Таблицы Excel ..................................................................................................................................... 15

Трюк 15. Выделение группы ячеек .................................................................................................................. 16

Трюк 16. Разбивка текста по столбцам ............................................................................................................ 16

Трюк 17. Выпадающий список ......................................................................................................................... 16

Часть 4. Внешний вид ................................................................................................................................................ 18

Трюк 18. Закрепление строк и столбцов ......................................................................................................... 18

Трюк 19. Панель быстрого доступа .................................................................................................................. 18

Трюк 20. Печать сквозных строк и столбцов ................................................................................................... 19

Часть 5. Диаграммы ................................................................................................................................................... 21

Трюк 21. Профессиональный вид диаграммы ................................................................................................ 21

Трюк 22. Шаблон диаграммы ........................................................................................................................... 21

Трюк 23. Копия формата с одной диаграммы на другую .............................................................................. 22

Трюк 24. Спарклайны ........................................................................................................................................ 23

Часть 6. Формулы ....................................................................................................................................................... 25

Трюк 25. СЕГОДНЯ ............................................................................................................................................. 25

Трюк 26. ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД .......................................................................................................................... 25

Трюк 27. РАБДЕНЬ.МЕЖД ................................................................................................................................. 25

Трюк 28. ОБЪЕДИНИТЬ ...................................................................................................................................... 25

Трюк 29. УСЛОВИЯ ............................................................................................................................................. 25

4

Трюк 30. ЕСЛИОШИБКА ..................................................................................................................................... 25

Трюк 31. АГРЕГАТ ............................................................................................................................................... 26

Трюк 32. СУММЕСЛИ ......................................................................................................................................... 26

Трюк 33. ВПР ...................................................................................................................................................... 26

Часть 7. Трюк 34. Горячие клавиши .......................................................................................................................... 27

5

Часть 1. Ввод и выделение данных Многие пользователи теряют время еще на этапе ввода данных. Ниже показаны эффективные способы введения данных в ячейки Excel.

Трюк 1. Ввод сразу в несколько ячеек

Одинаковые значения или формулы можно ввести сразу в весь указанный диапазон.

Выделяем диапазон, вводим нужное значение или формулу,

Нажимаем Ctrl + Enter.

Трюк 2. Автозаполнение

Для продления закономерной серии значений используйте автозаполнение. Хватаете левой кнопкой мыши маркер автозаполнения (в правом нижнем углу ячейки) и тащите в нужную сторону.

Например, легко протянуть ряд из последних дат каждого месяца.

6

Можно применить дополнительные настройки автозаполнения. Выделите первую ячейку будущего ряда данных, затем Главная – Редактирование – Заполнить – Прогрессия. На рисунке ниже показаны настройки создания списка рабочих дней до конца года.

7

Двойное нажатие на маркер автозаполнения сразу «протягивает» формулу вниз до последней строки таблицы.

Подробно о всех тонкостях автозаполнения http://statanaliz.info/excel/rabota-s-dannymi/149-avtozapolnenie-yacheek-v-excel

Трюк 3. Мгновенное заполнение

Для заполнения столбца по указанному образцу используйте команду Данные – Работа с данными – Мгновенное заполнение.

Активируйте ячейку рядом со столбцами, откуда должны быть извлечены данные

Укажите один или несколько образцов заполнения

Нажмите кнопку Мгновенного заполнения

Наслаждайтесь

Подробно о мгновенном заполнении по ссылке http://statanaliz.info/excel/rabota-s-dannymi/91-mgnovennoe-zapolnenie

Трюк 4. Специальная вставка

Для копирования из ячеек только части информации (значений, формул, форматов и др.) используйте специальную вставку Главная – Буфер обмена – Вставить – Специальная вставка, либо через правую кнопку мыши.

8

Для ускорения используйте горячую комбинацию Ctrl + Alt + V

Трюк 5. Заполнение пустых ячеек

Сгруппированные и структурированные данные такого типа

трудно обрабатывать. Как минимум вначале нужно заполнить пустые ячейки.

9

Делается следующим образом.

Выделяете диапазон, где находятся пустые ячейки Главная – Редактирование – Выделить группу ячеек… - пустые ячейки

= ↑ (равно – кнопка со стрелкой вверх)

Ctrl + Enter

Снова выделяете весь диапазон

Копируем Ctrl + C

Тут же вставляем только значения Специальная вставка – только значения.

Теперь эти данные можно снова группировать или строить сводную таблицу.

10

Часть 2. Форматы Правильное форматирование ячеек придает данным читабельных и наглядный вид, делает работу более комфортной.

Трюк 6. Размещение надписи по центру

Для размещения заголовка или другой надписи в середине нескольких столбцов часто используют объединение ячеек. Однако из-за этого в дальнейшем возникают неудобства (трудно выделить один столбец, скопировать диапазон и др.). Поэтому применяйте выравнивание по центру выделения.

Помещаете надпись в крайней левой ячейке и выделяете столбцы в центре которых она должна быть размещена.

Далее Формат ячеек – Выравнивание – по горизонтали – по центру выделения.

При этом само значение остается в левой ячейке.

Трюк 7. Отступ

По умолчанию число «прилипает» к правому краю ячейки, а текст – к левому.

11

Если числовой и текстовый столбцы находятся рядом, то их содержимое трудно читать.

Используйте отступ.

Результат выглядит намного лучше

Трюк 8. Условное форматирование

В Excel можно сделать так, чтобы форматирование ячеек наступало только при выполнении некоторого условия (больше/меньше/равно какому-то значению и т.д.). За эту операцию отвечает инструмент условного форматирования. Для быстрого внедрения есть готовые сценарии, которые можно применять в готовом виде.

Главная – Стили – Условное форматирование.

Так, легко выделить дубликаты в указанном диапазоне. Для этого нужно выполнить следующие шаги.

12

Выделяете нужный диапазон Главная – Стили – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Повторяющиеся значения

Указываете требуемый формат

Можно выделить даты на следующей неделе.

Главная – Стили – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Дата…

Задаете нужный период (например, на следующей неделе)

Указываете формат

Для визуального разделения данных используйте цветовые шкалы

или гистограммы

13

О других типах условного форматирования можно почитать по ссылке http://statanaliz.info/excel/formatirovanie/147-uslovnoe-formatirovanie-v-ms-excel-i-primery

Трюк 9. Скрыть нулевые ячейки

Наличие нулей среди данных отвлекает внимание. Такие ячейки можно сделать пустыми.

Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры отображения листа – Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения

Теперь данные читаются намного легче.

Трюк 10. Форматирование ярлыков листов

Раскрасьте ярлыки листов в разные цвета для более наглядной навигации между ними. Выделяем лист (или несколько), через правую клавишу мыши Цвет ярлычка.

14

Часть 3. Управление данными Эффективное управление данными экономит невероятное количество времени.

Трюк 11. Поиск и замена

Если с помощью поиска (горячая клавиша Ctrl + F) не удается найти нужную ячейку, используйте подстановочные символы * и ?

* заменяет любое количество любых символов

? – один любой символ, ??? – три любых символа и т.д.

Указав в качестве критерия поиска «пом*340», вы легко найдете товарную позицию «Пом.д/губ Christian Dior т.340» даже, если не знаете, под каким названием она хранится в товарном справочнике.

О всех тонкостях эффективного поиска данных в Excel читайте по ссылке http://statanaliz.info/excel/rabota-s-dannymi/72-poisk-i-zamena-dannykh-v-exce

Трюк 12. Фильтр по выбранной ячейке

Для ускорения фильтрации используете фильтрацию по указанному значению.

Активируйте ячейку с нужным значением Правая кнопка мыши – Фильтр – Фильтр по значению выделенной ячейки

Если над столбцом не было автофильтра, он добавится автоматически.

15

Фильтровать также можно по цвету заливки и шрифту.

Трюк 13. Сортировка по цвету, шрифту

Сортировать можно не только по значению, но и по цвету заливки, и шрифту, а также столбцы.

Данные – Сортировка

Трюк 14. Таблицы Excel

Таблица Excel – это не просто диапазон ячеек, а специальных режим хранения данных.

Главные преимущества хранения данных в Таблице Excel:

Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы остаются на экране, заменяя названия столбцов листа. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (сводную таблицу, диаграмму), которая ссылается на Таблицу. При этом форматы и формулы во всех столбцах продлеваются автоматически Введенная в одну ячейку формула сразу копируется на весь столбец.

Для превращения обычного диапазона в Таблицу Excel выделите любую ячейку в этом диапазоне и затем Вставка – Таблицы – Таблица.

Обо всех преимуществах использования Таблиц Excel можно узнать по ссылке http://statanaliz.info/excel/rabota-s-dannymi/157-umnye-tablitsy-excel-obzor-vozmozhnostej

16

Трюк 15. Выделение группы ячеек

Если нужно выделить сразу все ячейки, имеющие одинаковый атрибут (пустые, с формулами, только со значениями и др.) перейдите Главная – Редактирование – Выделить группу ячеек…

Для выделения только пустых ячеек, выберите пустые ячейки. Для выделения только формул – формулы (можно уточнить тип формулы), ячеек с условным форматом – условные форматы и т.д.

Трюк 16. Разбивка текста по столбцам

Бывает, что 2 и более столбца «склеены» в одном. Чтобы разделить содержимое на несколько столбцов, используйте команду Данные – Работа с данными – Текст по столбцам.

В мастере настроек можно выбрать способ деления (по длине текста, указанному разделителю и др.)

Трюк 17. Выпадающий список

Для ограничения вариантов ввода в ячейку используйте выпадающий список. Вначале создайте перечень возможных значений. Затем к ячейке, где должен быть выпадающий список, примените Данные – Проверка данных – Параметры – Список. В поле источника укажите ссылку на список допустимых значений.

17

Теперь в выделенной ранее ячейке можно использовать выпадающий список.

18

Часть 4. Внешний вид Настройте внешний вид окна Excel, чтобы все необходимое всегда было под рукой или на экране.

Трюк 18. Закрепление строк и столбцов

Активируйте ячейку, диапазон выше и левее которой всегда должен оставаться видимым на экране. Затем примените команду Вид – Закрепить области – Закрепить области.

Строки выше и столбцы левее выделенной ячейки при прокрутке всегда будут оставаться на экране.

Можно закрепить отдельно верхние строки или левые столбцы (см. в этом же выпадающем списке ниже).

Трюк 19. Панель быстрого доступа

Чтобы ваши любимые команды всегда были под рукой, поместите их в Панель быстрого доступа.

Для добавления новых команд раскройте треугольник справа от пиктограмм, затем Другие команды. В следующем окне выберите нужные команды и перенесите их на панель кнопкой Добавить. Для удобства поиска используйте фильтр

19

Трюк 20. Печать сквозных строк и столбцов

При печати больших документов сделайте названия строк и столбцов сквозными, чтобы они выводились на печать каждого бумажного листа: Разметка страницы – Печать заголовков – Лист – сквозные строки (сквозные столбцы)

20

Теперь указанные строки и столбцы будут всегда выводиться на печать (как предыдущий трюк с закреплением областей, только на бумаге).

21

Часть 5. Диаграммы Быстро создавайте и редактируйте наглядные диаграммы с приятным дизайном.

Трюк 21. Профессиональный вид диаграммы

С помощью простых настроек измените стандартный вид диаграммы на профессиональный

Для линейчатой диаграммы сделайте следующее

Отразите в названии главную идею диаграммы Отсортируйте значения по убыванию или возрастанию. Удалите все лишнее: сетку, шкалу, другие отвлекающие элементы. Для подписи значений

используйте метки (если данных не много) Уменьшите зазор между столбцами (до 50%) Измените цвет на более приятный (например, серый) Акцентируйте внимание на главном (филиал А)

Принцип построения других типов диаграмм такой же: концентрируем внимание на главном, убираем все лишнее.

Трюк 22. Шаблон диаграммы

При частом создании диаграмм с похожими настройками сделайте свой шаблон.

Вначале создайте нужный вид диаграммы. Затем Правой кнопкой по диаграмме – сохранить как шаблон (придумать название).

Теперь можно строить диаграммы с готовыми настройками: Рекомендуемы диаграммы – Все диаграммы - Шаблоны. Выбираете нужный.

22

После выбора шаблона потребуются только небольшие корректировки.

Трюк 23. Копия формата с одной диаграммы на другую

Есть диаграмма с нужными настройками и нужно по такому же образцу отформатировать другую.

Просто скопируйте формат.

23

Выделите первую диаграмму и Ctr + C

Выделите вторую диаграмму

Главная – Вставить – Специальная вставка – форматы

Форматы с первой диаграммы переносятся на вторую.

Трюк 24. Спарклайны

Если нужно визуализировать несколько (даже десятков) рядов данных, то вместо диаграмм используйте спарклайны – диаграммы внутри ячеек Excel.

24

Выделяете столбец рядом с данными и затем Вставка – Спарклайны – График.

В диалоговом окне укажите диапазон для спарклайнов (каждый график будет строится по соответствующей строке). Есть и другие типы спарклайнов, но чаще применяют графики, чтобы оценить характер динамики.

25

Часть 6. Формулы Формулы – это основа Excel. Ниже представлен список «секретных» формул, которые увеличат вашу производительность в несколько раз.

Бонусный трюк. Все формулы рекомендуется вводить вручную. Вначале ставим знак «=», затем первые буквы функции, в появившемся списке перемещайтесь с помощью стрелок ↑↓, нужную функцию выбираете кнопкой Tab. Далее через точку с запятой заполняете все необходимые аргументы. В процессе набора видны подсказки. В конце закрываем скобки и Enter. Это самый быстрый способ ввода формул в ячейку Excel.

Трюк 25. СЕГОДНЯ

Функция СЕГОДНЯ всегда показывает текущую дату. Крайне эффективна при контроле наступления различных событий, например, срока до наступления платежа, количества дней после последней сделки и т.д.

Трюк 26. ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД

Подсчитывает количество рабочих дней между двумя датами с учетом заданного режима рабочей недели (выходных дней) и праздников.

Трюк 27. РАБДЕНЬ.МЕЖД

Возвращает дату, отстоящую от заданной на указанное количество рабочих дней с учетом режима рабочей недели (выходных дней) и праздников.

Трюк 28. ОБЪЕДИНИТЬ

Новая функция в Excel 2016 для склейки ячеек и фрагментов текста. Многократно эффективней старой функции СЦЕПИТЬ, т.к. позволяет объединять целые диапазоны автоматически добавляя нужный разделитель.

Подробности по ссылке http://statanaliz.info/excel/formuly/133-novye-funktsii-excel-2016-stsep-i-textjoin

Трюк 29. УСЛОВИЯ

Новая функция в Excel 2016, которая позволяет задавать сразу несколько условий. Аналог известной функции ЕСЛИ, только сразу для множества условий.

Подробности по ссылке http://statanaliz.info/excel/formuly/135-neskolko-uslovij-funktsii-esli-eslimn-excel

Трюк 30. ЕСЛИОШИБКА

26

Часто в расчетах возникают ошибки (деление на 0, отсутствует критерий поиска и др.) Если такие ошибки мешают, то их появление можно предотвратить с помощью функции ЕСЛИОШИБКА. Вместо ошибок в ячейке будут показываться, например, 0 или пусто.

Трюк 31. АГРЕГАТ

Универсальная функция АГРЕГАТ (формула для расчета задается в аргументах) поможет обойти многие подводные камни, встречающиеся на практике. Самое полезное – это расчет по отфильтрованному списку и игнорирование ошибок (что в других функциях приводит к ошибкам).

Трюк 32. СУММЕСЛИ

Суммирование данных с учетом заданного условия. Функция входит в ТОП-10 моего личного рейтинга.

Подробный разбор http://statanaliz.info/excel/formuly/54-funktsiya-excel-summesli-sumif

Трюк 33. ВПР

«Подтягивание» данных из одного места в другое по ключевому признаку. Также входит в ТОП-10.

Подробный разбор http://statanaliz.info/excel/formuly/51-funktsiya-excel-vpr-vlookup-i-gpr-hlookup

27

Часть 7. Трюк 34. Горячие клавиши При частом использовании горячие клавиши увеличивают скорость работы в несколько раз. В данном разделе представлены не всегда известные, но очень полезные горячие комбинации клавиш Excel.

1. Ctrl + ← ↑ → ↓ – перемещение к краю области данных

2. Alt + Tab – перейти к предыдущему открытому окну (независимо от приложения)

3. Ctrl + Tab – перейти к следующей открытой книге Excel

4. Shift + ← ↑ → ↓ – расширение выделенной области в заданном направлении

5. Shift + пробел – выделение строки

6. Ctrl + пробел – выделение столбца

7. Ctrl + Shift + пробел или Ctrl + A – выделить все (после первого нажатия выделяется только смежный диапазон, после второго – весь лист)

8. Alt + ; (точка с запятой) – выделение видимых ячеек в указанном диапазоне (скрытые строки и столбцы не выделяются)

9. Ctrl + Shift + O – выделить все комментарии

10. Ctrl + . (точка) – перемещение по углам выделенного диапазона

11. F2 – перейти в режим правки ячейки

12. F4 – вставка знака доллара ($) в формулу (в режиме правки ячейки)

13. Ctrl + 1 – окно «Формат ячеек»

14. Ctrl + B – полужирный

15. Ctrl + I – курсив

16. Ctrl + Shift + ~ – общий формат ячейки

17. Ctrl + Shift + 1 – числовой формат с 2-я десятичными знаками и разделителем групп разрядов

18. Ctrl + Shift + 5 – процентный формат

19. Ctrl + Alt + V – специальная вставка

20. Ctrl + D – заполнить вниз

21. Ctrl + R – заполнить вправо

22. Ctrl + - (минус) – удаление ячеек, строк, столбцов

23. Ctrl + + (плюс) – добавление ячеек, строк, столбцов

24. Alt + = (равно) – автосумма

25. Ctrl + ; (либо Ctrl + Shift + 4) – ввод текущей даты

26. Ctrl + N – создать новый файл

28

27. Ctrl + P – печать

28. Ctrl + T – создать Таблицу

29. Ctrl + W – закрыть книгу Excel

30. Ctrl + F1 – скрыть ленточные вкладки

31. Shift + F2 – вставить или редактировать примечание

32. F4 – повторить последнее действие

33. Alt + цифра – вызов соответствующей команды на панели быстрого доступа

29

Спасибо, что Вы нашли время изучить эту книгу о трюках Excel. Теперь наслаждайтесь результатом. Как минимум ежедневная экономия времени Вам обеспечена.

Однако эффективные приемы MS Excel на этом не заканчиваются. Их еще очень много, а некоторые темы здесь даже не затрагивались.

Если Вы хотите стать действительно продвинутым пользователем Excel, рекомендую онлайн курс «Продвинутый уровень Excel». После его прохождения Вы станете настоящими профессионалом Excel и сможете быстро решить любую задачу.

Следите за новыми материалами на сайте statanaliz.info

В Facebook https://www.facebook.com/statanaliz.info/

Вконтакте https://vk.com/id_statanaliz_info

В twitter https://twitter.com/statanaliz_info

Если у Вас есть ко мне вопрос, смело пишите на ящик admin@statanaliz.info.

Свои замечания, отзывы, обнаруженные очепятки и предложения отправляйте туда же.

Дмитрий Езепов

© Все права защищены statanaliz.info