4 caixa ferramentas
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Bia Simonassi 2013
CAIXA DE FERRAMENTAS
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Esta cartilha faz parte do material didático da disciplina TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES E OS PROCESSOS GERENCIAIS do curso de pós-graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo UNICEUB, no período de 28 de setembro a 5 de outubro de 2013, totalizando 25 horas-aula, em Brasília DF.
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O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.
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“CÉREBRO: UM APARELHO COM O QUAL PENSAMOS
QUE PENSAMOS.” Ambrose Bierce
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A principal ferramenta do Gerente de Projetos é sua competência.
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Competência é um conjunto de habilidades que forma um perfil específico.
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Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.
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O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas próprias habilidades.
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A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos é o famoso Gráfico de Gantt.
Planejado Realizado
Período do Projeto
TEMPO
METAS
Meta 1
Meta 2
Meta 3
Meta 4
Meta 5
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Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).
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Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiência e da produtividade.
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Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.
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Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionário, na época em que foi proposto.
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O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.
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O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.
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Inicialmente foi utilizado em grandes construções como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).
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O gráfico sofreu evoluções com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.
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O gráfico de Gantt é baseado na unidade básica de medida dos projetos: o tempo.
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O gráfico de Gantt basicamente mostra uma foto da situação atual do projeto.
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E destaca o que está em dia, o que está atrasado e o que está adiantado!
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O gráfico de Gantt é uma espécie de calendário dinâmico.
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No gráfico, o tempo é organizado em uma sequência linear de atividades...
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...onde a data de hoje é sempre a referência.
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O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.
PLANEJADO REALIZADO
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Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).
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Todo sistema de gestão de projetos é baseado no Gráfico de Gantt.
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O Gantt pode ser feito no Excel ou no MSProject: ambos mostram uma panorâmica do projeto.
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Até aqui, falamos sempre de planejamento do projeto. O “P” do ciclo PDCA.
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Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).
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Uma vez que há um objetivo bem definido para ser cumprido dentro de um determinado prazo.
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Uma vez que este objetivo foi confirmado na sinopse que foi aprovada e assinada.
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Uma vez que as metas foram detalhadas, com prazos e responsáveis, no plano de ação.
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Uma vez que todos os prazos foram negociados e acordados com os responsáveis.
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Ou seja, todos sabem o que, como e quando fazer. Todos sabem o que entregar para quem.
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Todos sabem por que fazer e estão motivados. Resta colocar a mão na massa e executar o plano.
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Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.
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Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.
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Ou seja, o “DCA” do ciclo PDCA começa praticamente ao mesmo tempo.
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Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e compará-lo ao plano.
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Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos já foram entregues.
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Significa comparar o percentual do tempo que já passou versus o tempo que ainda resta.
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Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e efetivamente utilizados.
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Controlar o projeto significa verificar se as coisas estão sendo feitas...
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...dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.
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Se houver desvios, é preciso agir preventiva ou corretivamente.
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Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...
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...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.
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Quanto mais experiente e entrosada for a equipe, menor será a intervenção do gerente do projeto.
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Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...
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...o gerente mantém o foco nas metas para garantir que o plano de ação está sendo seguido.
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O gerente do projeto pode assumir (também) responsabilidades específicas no plano de ação,...
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...desde que ele consiga conciliar estas atividades com suas responsabilidades de gerente.
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Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, é preciso agir (corrigir).
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Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.
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A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.
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Se a sinopse é um farol imóvel, o plano de ação é flexível e pode ser manipulado...
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...para garantir que o objetivo do projeto será cumprido dentro do prazo, escopo e custo.
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
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A principal ferramenta de controle é o gráfico de Gantt que compara planejado x realizado.
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Cada meta e suas respectivas ações aparecem representadas por barras na linha do tempo.
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À medida que o tempo passa e a tarefa vai sendo executada, um percentual reflete o progresso.
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Quando todas as ações estiverem 100% completadas, as metas também estarão.
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Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.
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E quando o objetivo do projeto é alcançado, a empreitada chega ao fim.
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Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega seus produtos ao cliente.
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Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos parâmetros de qualidade.
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É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).
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Afinal, o projeto só foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.
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O problema acontece quando os produtos não atendem às expectativas do cliente.
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Se as falhas forem detectadas a tempo, é possível corrigí-las e salvar o projeto.
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Por isso é que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.
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Com o fim do projeto, o time se desfaz e as lições aprendidas são registradas e compartilhadas.
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As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.
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Assim, a memória do projeto é preservada para ocasiões futuras.
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Projetos podem deixar processos como herançamas devem encerrar suas atividades na data final.
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O encerramento do projeto é um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.
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Além de concluído com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.
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Paralizações e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.
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Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.
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Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
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Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.
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A principal vantagem de fazer um software de projetos sob medida é que...
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...ele atende quase que perfeitamente a todas as necessidades dos usuários.
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A desvantagem de fazer o próprio SW de projetos é que ele pode acabar virando um Frankenstein.
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Comprar um SW pronto pode trazer a ilusão do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...
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...e a resistência a tudo que é novo e externo pode acabar atravancando a implementação.
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Com o tempo, um software comprado pronto perde a aderência às necessidades internas.
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E, em geral, tem limites claros e rígidos para customizações e adaptações.
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Então, o ideal é construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.
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O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.
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Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.
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Mapa mental é a representação gráfica de uma ideia.
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Mapas mentais são muito úteis na fase de planejamento dos projetos.
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Principalmente, quando ainda não está claro “o que será feito”, a partir da ideia inicial.
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Ou a qualquer momento, para se ter uma panorâmica memor(iz)ável do projeto.
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Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.
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Com mapas mentais, pode-se planejar o conteúdo do projeto para definir metas, posteriormente.
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O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.
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De acordo com este fenômeno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...
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...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.
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A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:
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...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...
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...do grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da memória de cada um..
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Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.
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De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...
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...de acordo com suas preferências e habilidades pessoais.
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A principal regra para fazer um mapa mental é não julgar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...
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Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.
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Mais tarde, haverá tempo suficiente para julgamento, racionalismo e ordenamento.
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O mapa mental não é um raciocínio linear ao qual estamos acostumados.
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Ele funciona com base na associação de ideias que é um fenômeno não-linear da mente humana.
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Você pode criar mapas mentais sobre qualquer coisa, sozinho ou em grupo.
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Você está pronto para criar um mapa mental, desde o início, agora mesmo?
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Comece escrevendo ou desenhando a ideia principal no centro da página em branco.
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Se não for no centro da página, você corre o risco de fazer algo linear e não um mapa mental.
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A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.
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Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, até esgotarem todas as ideias.
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Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair também, mas vai ficar limitado e incompleto...
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...porque as cores ajudam seu cérebro a ampliar a capacidade de associar as ideias.
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Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrar e anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!
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Repita este processo até você sentir que esgotou a primeira rodada.
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Você pode repetir essas rodadas até sentir que esgotou a inspiração.
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Quando os braços coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braços.
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Somente então, você pode editar, organizar e ordenar as ideias que surgiram.
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Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.
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A EAP (ou WBS) é a representação gráfica de um projeto.
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Ao contrário do mapa mental, a EAP é um estrutura linear que funciona bem para detalhar...
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...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores até que o trabalho fique claro.
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Método cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...
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...até que as partes fiquem de um tamanho perfeitamente executável e controlável.
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Então, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nível da EAP.
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Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, dão como resultado o próprio objetivo.
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Em seguida, desmembram-se as metas em tarefas menores, facilmente executáveis.
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Este sistema cartesiano de desmembramento pode ser feito até o sexto nível, sem susto.
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Mas, em geral, basta desmembrar o objetivo em metas e as metas em tarefas (3 níveis).
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O importante é lembrar que a soma de todos os elementos do nível de baixo deve ser igual...
![Page 136: 4 caixa ferramentas](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052414/568bd8c81a28ab2034a49f2e/html5/thumbnails/136.jpg)
...ao elemento do nível exatamente acima, de forma que a soma das partes seja igual ao todo.
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Fim