4. dokumentacija nabavke
TRANSCRIPT
1
Formalizacija i organizacija procesa nabavki
2
Zašto formalizacija i organizacija nabavke ?
• Smanjenje napora i troškova vezanih za proces nabavke
• Bolja saradnja sa dobavljačima
• Bolja saradnja sa korisnicima usluga procesa nabavke Pojednostavljenje obuke
• Pojednostavljenje kontrole
• Smanjenje lične odgovornosti
• Mogućnost poređenja i unapređenja
• Kad nema šta da se radi vreme je za organizaciju
3
Determinante nabavke
1. Efikasnost nabavke
2. Predmet nabavke
3. Svrha nabavke
4. Naručilac
5. Postupak nabavke
6. Procedura nabavke
4
1. Efikasnost nabavke
• Troškovi- naručivanja, pribavljanja, manipulacije,
držanja
• Konkurentnost – troškovi materijala, posebno robe za
dalju prodaju, predstavljaju često najveći trošak
poslovanja
• Kontinuitet obavljanja delatnosti-repromaterijal, roba
za dalju prodaju, potrošni materijal, oprema,...
• Unapređenje efikasnosti unutrašnjih procesa-transakcioni troškovi
5
2. Predmet nabavke može biti:
• Nabavka dobara-proizvodi, oprema, roba...
• Nabavka radova-građevinskih,..
• Nabavka usluga – intelektualnih, turističkih,
transportnih, projektantskih,advokatskih,..
6
3. Svrha nabavke
• Prodaja
• Korišćenje - potrošnja
• Reproduktivna potrošnja
7
4. Naručilac
• Privredno društvo
• Državni organ, javna ustanova
• Javno preduzeće
8
5. Vrste postupaka nabavki
• Nabavke privrednih društava
• Javne nabavke
– Otvoreni postupak
– Restriktivni postupak
– Pregovarački postupak sa objavljivanjem
– Pregovarački postupak bez objavljivanja
– Konkurs za nacrte
– Postupak javnih nabavki male vrednosti
9
5.1 Javne nabavke
• Zakon o javnim nabavkama i podzakonska akta (Decembar 2008. godine)
– Vrste postupaka
– Procedura nabavke
– Zaštita prava naručioca i ponuđača
– Dokumentacija
– Učesnici i njihove uloge
10
6. Procedure nabavki
• Standardizovani postupci u skladu sa zahtevima
ISO 9000:2001 Sistem menadžmenta kvalitetom – Zahtevi
• At hoc procedure
11
Formalizacija procesa nabavki
1. Katalog usluga procesa nabavke
2. Aktivnosti nabavke
3. Katalog procesa nabavke
4. Organizaciona struktura nabavne službe
5. Procedura nabavke
12
Katalog usluga procesa nabavke
Administrativne usluge nabavke
Usluge vođenja dokumentacije vezane za nabavku i skladištenje
Usluga ugovaranja i zaključivanja ugovora o nabavci
Usluge popisa osnovnih sredstava i zaliha
Usluge sastavljanja internih i eksternih izveštaja o javnim nabavkama
Usluge skladištenja
Usluge skladištenja i manipulacije
Usluge prijema, izdavanja i evidencije materijala i sredstava
Usluge kontrole nabavke
Usluge kontrole količine i kvaliteta nabavljenih dobara i usluga
Usluge kontrole sprovođenja ugovora o nabavci
Usluge rešavanja reklamacija za nabavljena dobara i usluga
Usluge nabavljanja
Usluge sprovođenja postupaka javnih nabavki velike vrednosti
Usluge sprovođenja postupaka javnih nabavki male vrednosti
Usluge sprovođenja hitnih nabavki
Usluge izbora najpovoljnijeg ponuđača
Usluge planiranja nabavke
Usluge izrade planova javnih nabavki male vrednosti
Usluge izrade planova javnih nabavki velike vrednosti
Usluge izrade tenderske dokumentacije
Usluge planiranja nabavke osnovnih sredstava
Usluge planiranja nabavke potrošnog materijala i sitnog alata
Usluge planiranja nabavke investicionih radova
Usluge planiranja nabavke autorskih i drugih srodnih prava
Usluge planiranja nabavke usluga
03
Naziv usluge
13
Aktivnosti procesa nabavke• Planiranje nabavke : Odnosi se na planiranje nabavke materijala, roba i usluga. Planiranje
nabavke može se vršiti na osnovu očekivanog obima proizvodnje ili na osnovu informacija kojedobijamo iz podsistema “Prodaja”,”Upravljanje Zalihama”.Do promene očekivane nabavke možedoći na osnovu već postojećih zaliha robe ili materijala na skladištu. Takođe, do promene nabavkemože doći i zbog trenutnog, uglavnom povećanog obima proizvodnje.Na osnovu prethodnog vidise da je proces planiranja nabavke u tesnoj vezi sa ostalim podsistemima.
• Realizacija: nakon izvršenog planiranja nabavke vrši se formiranje odgovarajućih porudžbenicadobavljačima za nabavku materijala, robe ili usluga.Porudžbenice se šalju dobavljačima. Jednafirma može da prosledi veliki broj porudžbenica različitim dobavljačima.Na osnovu kvaliteta usluga, cene materijala ili roba firma odlučuje kojeg dobavljača će odabrati.
• Prijem : Nakon izabranog dobavljača firma vrši prijem materijala, roba ili usluga. Prijem počinjeevidencijom dostavnice dobavljača za robu ili usluge, po porudžbenici ili bez nje.Na osnovudostavnice formiraju se nalozi za prijem u skladište, povratnice robe dobavljaču, reklamacije ilizahtev za kontrolu kvaliteta. Posebno se obraduje zapisnik o prijemu izvršene usluge. Dostavnicomse mogu zatvarati i pojedinač ni zahtevi za nabavkom kao i poručene isporuke za organizacionejedinice.
• Evidencija faktura – Nakon izvršenog prijema vrši se unos i sređivanje celokupne dokumentacijekoja je bila potrebna da se izvrši proces nabavke.
Dokumentacija može biti u običnoj formi (papiri) ili u elektronskoj formi.U poslednje vreme gotovosva dokumenta su u elektronskoj formi.Evidencija faktura obezbeduje unos i evidenciju prispelihfaktura , računa, knjižnih pisama od dobavljača ili kooperanta. Zatvaranjem sa fakturamaobezbeduje se formiranje kolekcije dokumenata za obracun nabavke kao i kalkulaciju jediničnecene nabavke.
• Reklamacije –Nakon prijema materijala, roba ili usluga često dolazi do intervencije firme u oblikureklamacije. Uzrok može biti različit. Najčešće je ne blagovremena isporuka robe ili ne odgovarajući kvalitet. Ovaj modul je veoma važan jer omogućuje povrat i reklamaciju prispele robe dobavljaču ili kooperantu, reklamaciju izvršenih usluga kao i formiranje knjižnog pisma po prispelojfakturi.
14
Katalog procesa nabavke
Припрема јавног позива за достављање понуде
Припрема правно-економских услова за набавку
Припрема техничких услова за набавку
Припрема документације за набавку
Израда предлога одлуке о формирању комисија за набавке
Израда предлога плана хитних набавки
Израда предлога плана набавке велике вредности
Израда предлога плана набавке мале вредности
Израда предлога плана набавке (менаџмент усваја план)
Евидентирање потреба за набавком (које имају корисници услуга)
1. Планирање набавке
15
Вођење докуменатације и извештавање о извршеној контроли
Контрола спровођења уговора
Контрола количине и квалитета набављених добара и услуга
Контрола набавке
Вођење документације и извештавање о извршеној набавци
Решавање рекламација за набављена добра и услуге
Координација са добављачем
Уговарање и припрема уговора о набавци (менаџмент закључује
уговор)
Избор најповољнијег понуђача за хитне набавке
Избор најповољнијег понуђача за набавке велике вредности
Избор најповољнијег понуђача за набавке мале вредности
Рангирање и избор најповољнијег добављача (менаџмент усваја)
Пријем понуда за хитне набавке
Пријем понуда за набавке велике вредности
Пријем понуда за набавке мале вредности
Пријем понуда
Упућивање захтева за достављање понуде
Ажурирање листе потенцијалних добављача
Реализација набавке
16
Вођење документације и извештавање о магацинском
пословању
Издавање материјала и средстава из складишта
Периодична провера средстава и пописивање стања на
складишту
Чување и манипулација материјалом и средствима у складишту
Пријем материјала и средстава за складиштење
Складиштење
17
Organizaciona struktura nabavne službe
Služba administrativnih poslova
Služba higijene
Služba odbrane i bezbednosti
Sektor eksploatacije i održavanja vozila
DIREKCIJA LOGISTIKE
Sektor opštih poslova
Služba za održavanje poslovnih objekata
Služba nabavke opreme i elektro-tehničkog materijala
Služba nabavke ostalih sredstava i materijala
Služba magacinskog poslovanja
Sektor nabavke dobara i usluga
Služba eksploatacije vozila
Služba održavanja vozila
Odeljenje društvenog standarda
Odeljenje parnica i ugovora
Odeljenje pravnih odnosa sa potrošačima
Samostalni pravnici po referatima
Sektor pravno-normativnih
poslova
18
Organizaciona struktura nabavne službe
19
Organizaciona struktura nabavne službe
Nabavka
Šef odeljenja
Odeljenje
VI 1
Proizvodnja
Direktor sektora
Sektor
VII 203
Proizvodnja
Šef odeljenja
Odeljenje
VII 170
Logistika
Šef odeljenja
Odeljenje
VII 31
Teh. pripremaNE
Odeljenje
11
TransportPoslovođa
Ivanović Dragan
Odeljenje
IV 14
MagaciniNE
Odeljenje
5
Evidentičar proizvodnje
V 1
Poenter
IV 1
Planer proizvodnje
IV 2
Lanser proizvodnje
IV 2
Planer materijala
IV 2
Dispečer materijala
IV 3
Vozač
III 4
Vozač karete
I-II-III 7
Fizički radnik
I-II 2
Glavni magacioner
III 1
Magacioner
III-IV 2
Fizički radnik
I 1
Završni montažer
IV 1
20
Agencija za javne nabavke - Beograda
- sprovodi javne nabavke za potrebe Gradske uprave, javnihpreduzeća i ustanova čiji je osnivač Grad, kao i za potrebe gradskihopština
- daje mišljenja na elemente odluke o pokretanju postupka, konkursnu dokumentaciju, odluku o odbijanju ponuda, odluku o dodeli ugovora o javnoj nabavci, kao i na ostale odluke koje se donose u postupku javne nabavke, kada postupke javnih nabavkisprovode organizacione jedinice Gradske uprave;
- vrši stručne poslove u oblasti javnih nabavki koji se odnose na: pripremu internih normativnih akata iz oblasti javnih nabavki, praćenje postupaka javnih nabavki za potrebe Gradske uprave i vršipojedine poslove u vezi sa praćenjem postupaka javnih nabavki kojesprovode javna preduzeća, ustanove i druge organizacije čiji je osnivač Grad, kao i gradske opštine, u skladu sa odlukamaSkupštine grada ili gradonačelnika;
- ostvaruje saradnju sa organima i organizacijama koji u okviru svojenadležnosti primenjuju propise iz oblasti javnih nabavki.
21
Analiza i unapređenje procesa nabavke
22
Faze procesa nabavke
23
Planiranje nabavke
24
Realizacija nabavki
25
Kontrola procesa nabavke
26
Skladištenje i manipulacija
27
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke019Praćenje realizacije nabavke strateških
materijala19.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke018Odluka o odbijanju svih ponuda18.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke017Odluka o dodeli ugovora za nabavku
strateških materijala17.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke016Zapisnik sa ocene ponuda16.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke015Zapisnik sa otvaranja ponuda15.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke014Zapisnik o naknadno prihvaćenim ponudama14.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke013Potvrda o prijemu ponude13.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke012Obaveštenje o izmenama konkursne
dokumentacije12.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke011Odluka o izmeni konkursne dokumentacije11.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke010Preliminarni spisak ponuđača10.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke009Izmena, dopuna ili poništenje javnog poziva9.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke008Javni poziv8.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke007Lista kriterijuma za ocenu ponuda7.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke006Konkursna dokumentacija6.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke005Rešenje o obrazovanju komisije za nabavku
strateških materijala5.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke004Lista odobrenih dobavljača4.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke003Odluka o pokretanju postupka za nabavku
strateških materijala3.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke002Plan nabavke2.
3 god.Kancelarija/Orman br.CD:/br.nabavke001Lista strateških materijala1.
(6)(5)(4)(3)(2)(1)
Rok
čuva
nja
Odlaganje na papirnom
mediju
Odlaganje na e-medijuOznakaNazivR.b.
28
Konkursna dokumentacija
• Poziv za podnošenje ponude
• Uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu
• Obrazac ponude
• Obrazac za ocenu ispunjenosti uslova iz člana 44. i uputvo o dokazima
• Model ugovora, osim kod pregovaračkog postupka
• Vrstu, tehničke karakteristike, kvalitet, količinu, i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđenja garancije kvaliteta, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge
• Tehnički dokumentaciju i planove
• Obrazac strukture cene sa uputstvom da se dopuni
29
Matrica odgovornosti u procesu nabavke
RUKOVODILAC NABAVE
REFERENT PLANIRANJA
REFERENT KONTROLE KVALITETA
ŠEF TRANSPORTA
REFERENT STATISTIKE
POMO]NI NABAVLJA^
ŠEF SKLADI[TA
REFERENT MARKETINGA
SKLADI[TAR
NABAVLJAČ
30
Analiza organizacije procesa nabavki
• Ako nešto vredi raditi, onda
vredi raditi dobro
Stvari koje radimo, a koje umanjuju performanse
Stvari koje radimo, a koje treba da poboljšamo
Stvari koje ne radimo, a treba da počnemo da radimo
Stvari koje radimo dobro i koje treba da nastavimo da radimo