PROGRAMA DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE COLECCIONES EN UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA. I. Aportaciones a su definición y metodología

Xosé A. Regos VarelaBiblioteca Universitaria de Santiago de Compostela

http://www.aab.es/BaaB57a4.html boletín de la asociación andaluza de bibliotecarios

RESUMEN

Se aborda la realización de un Programa de Gestión y Desarrollo de Colecciones para una BU española partiendo de su definición, de la fijación de sus metas y objetivos y de su estructuración en subprogramas especializados. Fundamenta su método de elaboración en el estudio de la comunidad de usuarios, de los planes de estudio y líneas de investigación de cada titulación y en la evaluación de las colecciones de la biblioteca.

PALABRAS CLAVE

Programa de gestión y desarrollo de colecciones, gestión de colecciones, desarrollo de colecciones, gestión de recursos de información, evaluación de colecciones, bibliotecas universitarias

Abstract: The implementation of a programme for collection development and management in a Spanish university library is presented drawing upon its definition, its goals and objectives and the different special sub-programmes that form part of it. Its methodology is based on the analysis of the user community, the study programmes and the lines of research in each of the departments and on the evaluation of the library collection.

Keywords: Collection development and management programmes. Collection management. Collection development. Information management. Collection evaluation. University libraries.

INTRODUCCIÓN

Es un hecho que la universidad española se encuentra, desde hace ya unos años, inmersa en un proceso de cambio. Proceso que se viene manifestando en aspectos como la elaboración (y reelaboración) de nuevos planes de estudio, la autoevaluación de sus titulaciones y de la gestión de sus centros educativos, el establecimiento de programas de mejora de calidad en sus servicios, etc., con lo cual la Universidad pretende mejorar sus tradicionales sistemas de enseñanza, fortalecer sus líneas y grupos de investigación y modernizar la gestión de sus servicios.

Utilizando palabras de Michavila y Calvo(1) podemos decir que la universidad española se está preparando para enfrentar la ineludible reforma de la reforma con el objetivo de obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos docentes e infraestructurales, consciente de que en el inmediato futuro la formación será cada vez menos enseñanza y cada vez más aprendizaje y que, en consecuencia, debe afrontar de una forma eficaz las enormes cantidades de información que caracterizan a la sociedad actual.

Y es precisamente aquí, en la gestión de la información, en donde la BU tiene que jugar un papel cada vez más relevante como servicio fundamental de apoyo a la docencia y a la investigación.

Sobre la situación de las BUs españolas podemos decir que aquella es hoy un reflejo histórico del proceso de creación, asentamiento, expansión y modernización de su propia universidad y que, en estos últimos años, está viviendo un profundo proceso de cambio y adaptación a su propio medio. Proceso que, en términos generales, las BUs han sabido conducir positivamente traduciéndolo a niveles de representatividad con el reconocimiento explícito de su función en los estatutos, la dotación de reglamentos y presupuestos propios, y a nivel organizativo con la ampliación y mejora de sus cuadros y plantillas de personal y la consolidación de su estructura interna.

Al mismo tiempo las BUs han llevado a cabo un proceso de expansión y afianzamiento de su posición dentro de la institución universitaria afrontando la centralización y proceso técnico de muchos fondos hasta ese momento incontrolados informativamente (al menos en el caso de las BUs históricas o de cierta tradición), la automatización de la gestión de sus catálogos y servicios, la introducción de nuevos servicios y la implantación de las NTI: red de cd-roms, acceso remoto a sus catálogos, elaboración de servicios web…

Hoy, después de haber dado este enorme salto cualitativo (y cuantitativo), y ante los profundos cambios que se están produciendo en la sociedad de la información, la BU, al igual que su institución matriz, se ve en la obligación de analizar y revisar sus propias funciones y servicios -algunas lo están haciendo ya con éxito evidente-, potenciando y desarrollando aquellos que devienen fundamentales en la moderna gestión de los sistemas de información: servicios de acceso al documento y a la información, tanto interna como externa; profundización en la normalización descriptiva y control de autoridades de sus catálogos; elaboración de programas estables de formación de usuarios; de gestión de colecciones; de estudios de usuarios; de evaluación y mejora de calidad de los servicios; de formación continua de su personal, con acento no sólo en el reciclaje sino también en la reprofesionalización; de replanteamiento de sus estructuras organizativas y unidades funcionales(2); de participación en la constitución y consolidación de redes y consorcios de bibliotecas; de participación en programas de intercambio de experiencias, de estudio e investigación de nuevos servicios; y, por supuesto, una atención constante al desarrollo de las TI y sus implicaciones en los procesos y servicios informativos. Y todo ello, parafraseando a Mike Heery, se hace imprescindible para conducir el cambio a nuestro favor.

En este contexto, uno de los temas que en la biblioteconomía española cuenta realmente con pocos estudios y que, sin embargo, consume un porcentaje muy elevado de los recursos económicos y humanos de nuestras bibliotecas, es el denominado desarrollo de colecciones(3). Su importancia es evidente, pues si bien la formación, desarrollo y mantenimiento de las colecciones no es el fin único de las bibliotecas, si es cierto que hoy por hoy es un elemento imprescindible para que éstas puedan prestar los servicios que le son propios.

Así pues, motivado en parte por el interés del tema y en parte por la aparición de las recomendaciones que sobre el mismo ha realizado REBIUN(4), las cuales constituyen la espina dorsal de este trabajo, realizo a continuación una reflexión sobre la definición, la metodología y los componentes esenciales de un Programa de Gestión y Desarrollo de Colecciones en una BU. Las aportaciones que aquí se hacen están concebidas como una "guía básica y sistemática" de la cual partir para iniciar un proceso de discusión y análisis por parte de los miembros de una Comisión o Grupo de Trabajo que cada BU debería crear al efecto y que culminaría sus trabajos con la redacción y aprobación definitiva de un Plan de Actuación Específico.

DEFINCIÓN Y ALCANCE

Se entiende por gestión de colecciones(5) la realización de las siguientes tareas: la selección y adquisición de todo tipo de materiales informativos, en cualquiera de sus soportes; el acceso a las colecciones internas y externas, ya sea en acceso directo, préstamo domiciliario, préstamo interbibliotecario, planes cooperativos de adquisiciones o a través de redes de telecomunicaciones, así como el acceso electrónico a bases de datos (bbdds) y otros recursos informativos de interés para el usuario; la disponibilidad y conservación de los materiales; la evaluación de las colecciones (tamaño, calidad, costes y uso); y el expurgo(6).

La gestión y desarrollo de colecciones implica, además, el conocimiento real de la comunidad de usuarios y de sus necesidades informativas, estar al tanto de la información actual y relevante relacionada con las actividades y funciones de seleccionar, organizar, mantener y difundir la información, así como de los servicios que se ofrecen para llevar a cabo el acceso al conocimiento. Requiere estar al día en el mercado editorial, en la dinámica de la información, en sus formas de producción y distribución y en los avances tecnológicos que posibilitan su acceso y transferencia. Y

todo ello en relación con el estado actual de la colección de la propia biblioteca y con el presupuesto asignado a la misma(7).

La función primordial del Programa de Gestión y Desarrollo de Colecciones (PGYDC) será establecer objetivos y principios generales, fijar metodologías de trabajo y velar por la adecuación, coherencia y equilibrio de las colecciones en relación a los fines establecidos en los planes de estudio y en las líneas de investigación.

Sin obviar el nivel de interdisciplinariedad existente entre las diversas áreas de conocimiento comprendidas en las diferentes titulaciones, concordamos con Pasadas Ureña y Ariza Rubio(8) en que, independientemente de cual sea la organización bibliotecaria de la universidad, la BU debe contar con tantas colecciones especializadas como grupos de disciplinas estén reconocidas en la institución para la impartición de titulaciones oficiales, así como para las líneas fundamentales de investigación. Una planificación a este nivel creemos que es la más apropiada para determinar el grado de cobertura que debe tener cada disciplina, en función de las necesidades reales de sus usuarios y de las prioridades de cada universidad.

Con respecto a la organización bibliotecaria de nuestras universidades hoy distinguimos fundamentalmente dos modelos: el de biblioteca única centralizada, de poca presencia salvo en universidades de nueva creación y, el caso más frecuente, de un sistema bibliotecario único funcionalmente coordinado pero orgánica y estructuralmente descentralizado en diferentes puntos de servicio que van desde las Bibliotecas de Centro (BC) que dan servicio normalmente, aunque no siempre, a una sola titulación, Bibliotecas Intercentro (BI), Bibliotecas de Área (BA) o Bibliotecas de Campus que dan servicio a usuarios de varias titulaciones, además de una biblioteca General o Central (BG) en la que suelen residir la dirección del sistema, las jefaturas de las secciones y servicios centralizados (entre los que a veces encontramos ya las adquisiciones)(9).

Por lo tanto el programa alcanzará a todas las unidades bibliotecarias del sistema y se deberá concretar en planes de gestión y desarrollo de colecciones específicos (subprogramas) que desarrollarán, adaptarán y aplicarán las pautas generales del PGYDC a las características propias de la literatura de su área y a las necesidades informativas de sus usuarios. Consiguientemente deberá haber tantos planes específicos como titulaciones se impartan en la universidad y uno propio para las Bibliotecas Generales o Centrales que por el carácter especial e histórico de los fondos que albergan este tipo de bibliotecas (en las universidades históricas o de cierta tradición) y por las funciones que desarrollan actualmente o pueden llegar a desarrollar como cabecera del sistema, precisan de un plan específico y diferenciado de todos los demás. Cada uno de estos planes específicos conformará una sección o unidad del servicio (Programa) y se estructurará alrededor del Departamento de Gestión y Desarrollo de Colecciones de la unidad bibliotecaria correspondiente, caso de las bibliotecas descentralizadas, siendo el responsable de la Biblioteca el jefe de sección del plan (BC) o planes específicos comprendidos en ella (BI, BA).

Finalmente, el PGYDC y los planes específicos habrán de ser aprobados y plasmados por escrito, evaluados y revisados todos los años y siempre que se produzca alguna modificación en los sistemas de enseñanza, en los planes de estudio, la implantación de nuevas titulaciones o la cancelación o apertura de nuevas líneas de investigación.

MANDAMIENTOS Y OBJETIVOS GENERALES DEL PGYDC(10)

1. Definir las metas y objetivos de la política de adquisiciones y de acceso a la información de la BU conforme a las funciones y a la misión de la Institución.

2. Conocer el estado actual de las colecciones de la BU dentro de cada área de conocimiento, identificando sus puntos fuertes y sus puntos débiles en cuanto a calidad, grado de cobertura y nivel de actualización.

3. Conocer y caracterizar las necesidades informativas de los diversos tipos de usuarios en las diferentes titulaciones.

4. Incrementar la utilización de los fondos propios, mejorando la información y el acceso a los mismos.

5. Elaborar y aprobar las normas y criterios de selección para las nuevas adquisiciones (incluyendo el intercambio, la aceptación de donaciones o legados y la elección de los diferentes tipos de soportes informativos).

6. Elaborar y aprobar un manual de procedimiento para la gestión de las adquisiciones.

7. Elaborar y aprobar un plan de preservación, conservación y restauración de fondos.

8. Elaborar y aprobar un plan de expurgo de colecciones.

9. Promover y participar en planes cooperativos de desarrollo de colecciones (adquisición y acceso, conservación y almacenamiento) a nivel local, de comunidad autónoma, estatal y europeo.

10. Mejorar la rentabilidad de los recursos económicos y humanos empleados en la gestión de las colecciones.

11. Dotar a la BU de los recursos humanos y tecnológicos necesarios para responder a los retos de las TI y las implicaciones que éstas tienen en el desarrollo de colecciones.

12. Formar especialistas temáticos en el desarrollo de colecciones que, además de gestionar las adquisiciones, participen activamente en la selección, supervisen la coherencia y equilibrio de las nuevas adquisiciones de acuerdo con el subprograma respectivo y sean capaces de aportar a la dirección de la BU los datos, variables e indicadores necesarios para la elaboración del proyecto de presupuestos correspondiente al PGYDC de cada ejercicio económico.

13. Dentro de los servicios de la biblioteca electrónica, estudiar la viabilidad de la edición de subproductos, tanto bibliográficos como de texto completo, de los catálogos y fondos de la BU, y esto tanto de cara a su difusión y utilización interna como a su posible distribución comercial (en línea o en soportes ópticos(11)).

14. Comprometer en su elaboración a la Comisión de Usuarios de la BU y a las diversas Comisiones de las BC, BI, BA y Campus dándole al programa y subprogramas correspondientes el carácter de documento público y oficial de la Universidad.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE CADA SUBPROGRAMA(12)

Con respecto a la Biblioteca:

* Metas y objetivos de la Biblioteca a largo, medio y corto plazo

* Descripción y análisis de la comunidad de usuarios de la Biblioteca

* Descripción y análisis de los programas de docencia y de las líneas de investigación de la Titulación

* Comisión de Usuarios de la Biblioteca. Funciones con respecto al PGYDC. Responsable del PGYDC

* Compromisos cooperativos de la Biblioteca

* Presupuesto de adquisiciones. Criterios de distribución del mismo

Con respecto a la colección:

1. Descripción de la colección. Breve visión histórica. Análisis cuantitativo y cualitativo. Análisis de las relaciones interdisciplinares con otras colecciones

2. Política de selección: recursos, métodos, criterios y personas encargadas

3. Tipos de documentos, formato e idioma

4. Límites cronológicos y geográficos

5. Materias incluidas y excluidas de la colección

6. Colecciones especiales y prioritarias

7. Niveles de adquisición por materias

8. Precio máximo por item

9. Política de duplicados y de reposiciones

10. Obras a adquirir por presupuestos extraordinarios

11. Obras a acceder por PI y otros medios

12. Política sobre donaciones e intercambios

13. Política de expurgos

14. Política de preservación

15. Método de evaluación del PGYDC

METODOLOGÍA A EMPLEAR EN LA ELABORACIÓN DEL PGYDC

Al mismo tiempo que se define con las autoridades académicas universitarias los fines de la Institución –la misión-, comenzaremos a evaluar la situación actual de la BU, mediante el análisis de las variables que inciden en su entorno externo e interno, con el objetivo de reunir los datos que tras el estudio y tratamiento estadístico apropiado, nos permitan extraer los criterios e indicadores necesarios para la elaboración de planes de actuación bien fundamentados y adecuados a los objetivos y necesidades reales de la Institución.

La recogida de datos que proponemos y su nivel de explotación, en los aspectos que afectan a la colección, estará condicionada por el tipo de organización del fondo documental de cada biblioteca y por las capacidades de explotación de datos con que cuenta el programa de gestión de la propia biblioteca.

Evidentemente la recogida de datos y su posterior análisis supone un coste en personal y horas de trabajo importante, por lo que la Dirección, Equipo Directivo o Comité de Estrategia de la BU habrá de sopesar el nivel de profundidad y la gradación de su realización según las prioridades y objetivos establecidos en la planificación estratégica de la BU.

1. Estudio de la comunidad de usuarios (entorno externo)

El estudio se individualizará por cada una de las titulaciones impartidas en cada centro docente (facultad o escuela). Si la Universidad tuviese institutos o centros exclusivamente dedicados a la investigación serán analizados de manera específica. Contemplará los siguientes aspectos.

1.1 Nivel de discencia

Distribución del alumnado especificando:

1. Nº de alumnos de 1º y 2º ciclo2. Nº de alumnos de 3º ciclo

3. Nº total de alumnos de la titulación

4. Porcentaje total y de cada tipo con respecto al alumnado total de la Universidad

1.2. Nivel de docencia y planes de estudio

1. Relación de asignaturas de 1º y 2º ciclo por cursos, especificando profesor y nº de alumnos por asignatura

2. Nº total de asignaturas y de profesores de la titulación

3. Porcentaje con respecto al profesorado total de la Universidad

4. Análisis del nivel de interdisciplinariedad y de complementariedad entre las asignaturas de los diferentes cursos y entre éstas y asignaturas de otras titulaciones del área

5. Relación de cursos de doctorado, especificando director y nº de alumnos por curso

6. Relación de seminarios, especificando profesor y nº de alumnos

7. Relación de masters, cursos de postgrado, de especialización… especificando director y nº de alumnos

8. Relación de profesores y materias

1.3. Nivel de investigación

1. Relación de los Departamentos de la titulación2. Relación de los grupos de investigación de cada Departamento, especificando director y

líneas de trabajo

3. Nº total de investigadores de la titulación

4. Nº total de investigadores de cada Departamento

5. Nº de investigadores fijos en cada grupo

6. Nº de investigadores becarios y contratados en cada grupo

7. Porcentaje con respecto al total de investigadores de la titulación y de ésta con respecto al total de la Universidad

8. Distribución del nº de investigadores por áreas de conocimiento

9. Relación de líneas prioritarias de investigación

Como resultado del análisis de estos tres niveles conoceremos los diferentes tipos de usuarios, su distribución cuantitativa y sus necesidades informativas potenciales. Esta información que se deberá complementar con entrevistas o encuestas personales, nos indicará las materias que deben ser objeto de selección preferente, además de proporcionarnos datos imprescindibles para la formación de usuarios, elaboración de perfiles DSI y el reparto presupuestario.

El nivel de gestión o de administración y servicios habrá de contemplarse en el subprograma de las Bibliotecas Generales o Centrales junto con nuestro fondo profesional.

2. Evaluación de la colección (entorno interno)

Su objetivo es el estudio pormenorizado de los fondos de la colección para comprobar su adecuación a las necesidades informativas, ahora ya conocidas, de la comunidad de usuarios potenciales(13).

2.1. Análisis cuantitativo

1. Tamaño de la colección

Si fuese posible comparar los datos globales de la colección con los de otra biblioteca de características semejantes obtendríamos una primera idea del valor de la misma con respecto a su entorno bibliotecario. Sin embargo para que los datos sean realmente expresivos el estudio tiene que efectuarse por cada una de las materias de las diferentes secciones del fondo. Con este fin vamos a considerar una biblioteca-tipo que tiene organizado su fondo en dos secciones: sección de docencia (y/o discencia) y sección de investigación, agrupando las publicaciones en cuatro grandes grupos: monografías, publicaciones seriadas, publicaciones secundarias y colecciones especiales.

A. Monografías

* Nº total de títulos y de unidades de la colección

* Nº de títulos y de unidades de las secciones de docencia e investigación

* Nº de títulos y de unidades por materias en cada sección

* Nº de títulos y de unidades de obras de referencia por materias (importante al menos en las áreas científicas)

* Porcentaje de cada materia sobre el total de la sección y de la colección

* Porcentaje con respecto a la colección global de la Universidad

B. Publicaciones seriadas

* Nº de títulos de publicaciones en curso (suscripción, donación e intercambio)

* Nº de títulos de publicaciones suscritas

o Nº de títulos de publicaciones suscritas y en curso por materias

o Porcentaje de cada materia sobre el total de la colección

* Porcentaje con respecto a la colección global de la Universidad

* Nº de títulos de publicaciones cerradas

* Nº de títulos de publicaciones cerradas por materias

C. Publicaciones secundarias

* Nº y relación de bbdds suscritas (cd-rom, disquete, en línea)

* Nº de bbdds en red

* Nº y relación de publicaciones de índices y resúmenes suscritas

* Nº y relación de publicaciones secundarias suscritas por materias

* Nº y relación de materias que no cuentan con suscripción a bbdds o publicaciones de índices y resúmenes existentes en el mercado editorial

D. Colecciones especiales

Se considerará la pertinencia de este estudio en función de cada colección y de las características bibliográficas de cada área de conocimiento. De no hacerse, aquellos fondos que puedan tener la consideración de monografías se integrarán en el estudio del punto A.

Este análisis podrá abarcar, por una parte, materiales para docencia como vídeos, cd's multimedia, software educativo, test… y, por otra, los materiales especiales, fundamentalmente literatura gris para la investigación, o a colecciones de fondos especiales (mapas, planos, partituras…). Se trata fundamentalmente de analizar el nivel de presencia de este tipo de materiales dentro de la colección, contrastando las existencias con bibliografías o catálogos especializados, pudiendo ser, además, un indicativo del nivel de introducción de los nuevos medios en los programas docentes y en la investigación de cada área de conocimiento.

Los datos recogidos de acuerdo a los criterios expuestos anteriormente nos permitirán establecer una relación cuantitativa fondos/usuarios: número y tipo de fondos por número y tipo de usuarios potenciales; número y tipo de fondos de cada materia por número y tipo de usuarios potenciales de la misma. Todo lo cual nos dará una primera imagen sobre el nivel de cobertura global, y específica por materias, de la colección con respecto a la población de usuarios potenciales, la relación de equilibrio/desequilibrio existente entre las diferentes materias y entre éstas y los usuarios potenciales de cada una de ellas y su peso relativo dentro de la colección global de la Universidad.

2.1.2. Análisis del crecimiento de la colección y de sus costes

El tamaño de la colección por si solo puede significar bastante poco, a menos que se tenga en cuenta el crecimiento anual de la misma(14). Siguiendo la misma metodología de los apartados anteriores, analizaremos el número de unidades informativas ingresadas anualmente y su coste, es decir, conoceremos la inversión que la Biblioteca dedica a la actualización de cada una de las secciones de la colección en las diferentes materias y en los diferentes tipos de materiales adquiridos. Proponemos el siguiente modelo de datos e indicadores:

1. Monografías

* Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente en la colección

* Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente por compra

* Inversión total y precio medio por unidad documental

* Porcentaje de participación en el presupuesto de adquisiciones de la titulación y de la BU

* Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente por compra en cada sección (fondo de docencia y fondo de investigación)

* Nº de títulos y de unidades ingresadas en cada materia

* Nº de títulos y de unidades ingresadas en obras de referencia

* Inversión en cada sección y precio medio por unidad documental

* Porcentaje de participación en el presupuesto de adquisición de monografías y en el total del presupuesto de adquisiciones de la titulación

* Porcentaje de títulos recomendados/títulos adquiridos

* De la combinación de estos datos con los obtenidos en el estudio de la comunidad de usuarios extraeremos los siguientes indicadores:

* Promedio de unidades ingresadas per cápita por titulación y por secciones

* Inversión per cápita por titulación y por secciones

B. Publicaciones seriadas

* Nº de títulos ingresados anualmente (suscripción, donación e intercambio)

* Nº de títulos ingresados por suscripción

* Inversión total y precio medio por título

* Porcentaje de participación en el presupuesto de adquisiciones de la titulación y de la BU

* Inversión en preservación (encuadernación, restauración, microfilmación…)

* Nº de títulos ingresados anualmente por materias

* Nº de títulos ingresados en cada materia por suscripción

* Inversión en cada materia y precio medio por título

* Porcentaje de participación en el presupuesto de adquisiciones de publicaciones seriadas de la titulación

* De la combinación, como en el caso anterior, de estos datos con los obtenidos en el estudio de la comunidad de usuarios, extraeremos los siguientes indicadores:

* Promedio de títulos ingresados per cápita por titulación y por materias

* Promedio de títulos ingresados per cápita por suscripción por tipos de usuarios

o Promedio de títulos ingresados per cápita por suscripción por materias por tipo de usuarios investigadores

* Inversión per cápita por el total de usuarios potenciales, por tipos de usuarios y por usuarios de cada materia

C. Publicaciones secundarias

* Nº de títulos ingresados por suscripción (bbdds y publicaciones de índices y resúmenes)

* Porcentaje de participación en el presupuesto de publicaciones seriadas de la titulación

* Inversión en equipamiento informático (software y hardware) y en preservación (encuadernación, encarpetamiento…)

Este estudio anual del análisis del crecimiento de la colección y sus costes, de contar la biblioteca con un fichero histórico de la gestión de sus adquisiciones, podremos retrotraerlo cinco o diez años para ver la evolución anual de las adquisiciones en cada uno de los fondos y materias de la colección, el número y tipo de documentos adquiridos, los cambios de soporte, la evolución presupuestaria anual, así como la evolución de los precios de la bibliografía por secciones, por materias y por tipos de documentos.

Teniendo en cuenta que, además del presupuesto ordinario, las bibliotecas tienen otros ingresos extraordinarios procedentes de subvenciones de organismos educativos (Ministerio, consejerías) o bien de los propios centros (facultades, escuelas, institutos) o de los departamentos y proyectos de investigación, puede resultar de interés analizar su grado de aportación al total de los ingresos anuales por cada una de las partidas de procedencia y ver en qué secciones, materias y tipos de documentos se invierten.

2.2. Análisis cualitativo(15)

Es fundamental completar el estudio cuantitativo de la colección con un análisis bibliográfico cualitativo que permita conocer y contrastar las características específicas de la colección. De entre los diferentes procedimientos utilizados y recomendados por la bibliografía proponemos los siguientes:

1. Juicio experto

Método usado con cierta frecuencia en BUs y científicas, también denominado impresionista. Consiste en hacer que un especialista en cada materia examine la colección. Se debe procurar elegir a una persona interesada por la Biblioteca, imparcial y conocedora de las necesidades de los usuarios de esa materia, para contrarrestar al máximo el nivel de subjetividad.

2. Uso de bibliografías

Se trata de contrastar las existencias de la colección contra una bibliografía que se utiliza como modelo. De no existir ninguna fuente apropiada publicada se podrá compilar una exclusivamente para este fin. Existe una metodología diversa que podrá elegirse en función de la tipología documental o de la sección objeto de análisis. Básicamente consistirá en lo siguiente: 1) selección de una serie de publicaciones de reconocido prestigio (monografías, manuales recomendados, revistas, bbdds, etc.); 2) compilación de una bibliografía a base de los apartados bibliográficos (notas a pie de página, final de capítulo, etc.); y 3) contraste de la lista bibliográfica con la colección estableciendo el porcentaje de referencias bibliográficas que existan en la misma, determinando así el nivel de cobertura de la materia.

Así por ejemplo, la sección de docencia es frecuente que se evalúe contrastando las existencias con la bibliografía recomendada en cada una de las asignaturas del plan de estudios.

El nivel de cobertura que se considera óptimo se sitúa entre un 80 y un 85% de existencias en la colección, partiendo de una muestra de unas 300 referencias como base bastante fiable para el establecimiento de la cobertura.

Pero este tipo de evaluación debe ofrecer, además del nivel de cobertura, una "diagnosis" más profunda: debe mostrar qué tipos de materiales están bien representados y cuáles no. En este caso el nivel de fiabilidad exige un mínimo de 1000 referencias bibliográficas.

3. Estudios de solapamiento (interdisciplinariedad de los fondos)

Su objetivo es comprobar el grado de solapamiento entre materias interdisciplinares de diferentes colecciones (titulaciones). Su metodología consiste en extraer una muestra aleatoria de referencias de cada una de las materias de la colección y contrastarla con las existencias en otras materias de otras colecciones. Interesante en sistemas bibliotecarios descentralizados, para detectar el nivel de solapamiento entre las diferentes bibliotecas y para comparar bbdds.

4. Estudio del nivel de obsolescencia de la colección

Su objetivo fundamental es detectar el nivel de disminución de uso de los materiales bibliográficos a lo largo del tiempo. Su estudio se puede hacer empleando diversos métodos, por ejemplo, para monografías combinando estudios de circulación de las obras con su fecha de publicación, obteniendo "la mediana de edad de uso" de cada materia, y para los títulos de revistas, extrayendo la "media de vida" a partir de las citas. El interés de este tipo de estudios radica en la obtención de criterios para descargar el fondo de obras obsoletas y así ahorrar espacio, al mismo tiempo que se facilita la accesibilidad.

5. Estudio de uso de la colección

Su objetivo es conocer cómo se está utilizando la colección, para ver el grado de comportamiento de las diferentes materias en relación a las necesidades reales de los usuarios y a su uso esperado. Así mismo este estudio pone de manifiesto los documentos mucho, poco o nada utilizados(16). De máxima utilidad para la bibliografía actual. El modelo mínimo de datos e indicadores que se propone es el siguiente:

1. Monografías

A.1. Análisis del préstamo a domicilio

* Nº y porcentaje de préstamos a usuarios de la propia titulación (uso endógeno)

* Nº y porcentaje de préstamos a usuarios de otras titulaciones, de la misma o de otras bibliotecas del sistema (uso exógeno)

* Nº y porcentaje de préstamos solicitados por PI (uso exógeno extrainstitucional)

* Nº y porcentaje de préstamos sobre el total de documentos prestables

* Nº y porcentaje de préstamos por secciones, por materias y por tipos de usuarios

* Nº y porcentaje de usuarios reales sobre los usuarios potenciales de la titulación

* Nº y porcentaje de préstamos a usuarios de otras titulaciones

* indicativo del nivel de interdisciplinariedad de los fondos, de los planes de estudio y de las líneas de investigación, y puede que también de materias infradotadas en los fondos de otras titulaciones

* Promedio de préstamos per cápita por usuarios potenciales y por usuarios reales por tipos de usuarios

* Promedio de documentos en préstamo per cápita por tipos de usuarios

* Nº y porcentaje de documentos prestados sobre el total de documentos prestables

* Nº y porcentaje de documentos en préstamo en un momento determinado

* Nº y porcentaje de documentos no prestados en un momento determinado

* Nº y relación de los títulos más prestados en un período determinado

* Nº y relación de los títulos con más reservas efectuadas(17)

* estudio del nivel de disponibilidad

* estudio de la interrelación con el punto anterior. Duplicación de fondos

* Nº y porcentaje de títulos con cero préstamos

* traslado o descarte

* N º y porcentaje de títulos con cero préstamos adquiridos en los últimos años

* revisión de la política de selección y adquisición

A. 2. Análisis de los préstamos en sala

El estudio por separado de esta modalidad de préstamo (consulta en sala) es interesante para conocer el comportamiento de los usuarios de la biblioteca (y poder compararlo con el de los usuarios de otras áreas de conocimiento), para conocer el porcentaje de uso préstamos en sala/préstamos a domicilio (si bien estará condicionado por la disponibilidad del número de ejemplares y de puestos de lectura) y también para ver el uso que se hace de los documentos excluidos de préstamo a domicilio.

Se hará siguiendo la misma metodología del punto anterior, con la peculiaridad de que los porcentajes de préstamos habrán de referirse por una parte al número total de documentos de la colección, y por otra, al total de documentos excluidos de préstamo domiciliario.

1. 3. Análisis del uso en acceso directo

Este estudio es necesario para completar los datos de los estudios de préstamo y resulta imprescindible en bibliotecas con todo o parte de su fondo en acceso directo.

Aunque algunos estudios realizados indican que existe una correlación entre la circulación y el uso dentro de la biblioteca(18), es evidente que el estudio de la circulación por si solo no proporciona una imagen adecuada del uso que se hace de la colección, pues no tiene en cuenta aspectos como las consultas o el hojeo de los usuarios sobre los fondos en acceso directo.

Existen diferentes métodos de estimación de uso de las colecciones en acceso directo: entrevistas, análisis de los libros depositados en las mesas, método de la marca en el lomo, etc(19). Los datos obtenidos en estas estimaciones complementarán los datos de préstamo y, de esta manera, tendremos una visión mucho más aproximada y reveladora del uso real de la colección, lo cual nos permitirá extraer criterios e indicadores para adoptar decisiones sobre la política de adquisiciones, valorar la necesidad de diseñar programas de información sobre uso y localización de material bibliográfico, incluso sobre la propia disposición del fondo documental, expurgos, etc.

B. Publicaciones seriadas

B.1. Revistas impresas

En una época de incremento constante de precios, sobre todo en las áreas científicas (y no así de recursos económicos), el estudio de uso de las publicaciones seriadas alcanza cada vez mayor importancia. A través de él conoceremos, por ejemplo, cuál es el núcleo fundamental de la colección de cada titulación, el número y porcentaje de los títulos más usados y de los títulos con bajo o nulo uso, en qué proporción la colección es usada por los diferentes sectores de usuarios, su nivel de uso interdisciplinar, la valoración que el usuario hace de la misma, su nivel de satisfacción, etc.

A diferencia de las obras monográficas, en las publicaciones seriadas este tipo de evaluación se hará fundamentalmente a través de estimaciones, bien de uso in situ, bien a través del estudio de citas de las publicaciones de los investigadores, doctorandos y tesinandos.

El método que proponemos aquí es el de la entrevista in situ, realizada en varios períodos temporales con una estudiada distribución a lo largo de dos cursos académicos, complementado con los datos obtenidos en el servicio de fotodocumentación interna del centro de esos mismos períodos temporales. Emplearemos un formulario que recogerá los siguientes datos(20):

* Tipo de usuario: 1. Alumno de 1º o 2º Ciclo; 2. Alumno de 3º Ciclo;

3. Profesor/Investigador

* Departamento/Área de conocimiento/Materia de interés

* Usuario del Centro/Títulación de la Universidad

* Usuario de otros Centros/Titulaciones conveniados o en redes

* Título y signatura de las publicaciones consultadas

* Tipo de consulta: 1. Hojeo índice; 2. Hojeo revista; 3. Lectura/fotocopia

* Valoración del título

* Valoración global de la colección

* De su análisis extraeremos:

* Nº y porcentaje de títulos consultados sobre el total de la colección

* Nº y porcentaje de títulos suscritos consultados sobre el total de las suscripciones

* Identificación y porcentaje de los títulos más usados

* Identificación y porcentaje del grupo de títulos de medio y bajo uso

* estudio de modos de acceso alternativos a la suscripción

* Identificación y porcentaje del grupo de títulos con uso muestral cero

* candidatos a la cancelación

* candidatos al traslado o al descarte (los cerrados)

* Nº y porcentaje de consultas por cada tipo de usuario

* Nº y porcentaje de cada tipo de consulta por cada tipo de usuario

* Nº y porcentaje de usuarios reales sobre los usuarios potenciales, global y por tipos de usuarios

* Promedio de consultas per cápita por usuarios potenciales y por usuarios reales

* Promedio de consultas per cápita por tipos de usuarios

* Promedio de títulos consultados por cada usuario real

* Nº y porcentaje de usuarios de otras titulaciones (uso interdisciplinar)(21)

* Coste de uso por consulta realizada y productividad de cada título

* Identificación de los títulos más costosos por consulta

* decisión de adquisición, acceso o cancelación

* Inversión per cápita por usuario potencial

Para que el estudio resulte expresivo deberá ser efectuado por materias, tal como se hace con las monografías, identificando el número de usuarios potenciales de cada materia, ya que este tipo de análisis permite identificar el núcleo de revistas de mayor uso dentro de cada materia y ello permite, a su vez, establecer una correlación con los departamentos de la titulación.

El formulario anterior habrá de completarse con otro, que puede ser lanzado vía e-mail o www, habilitando un espacio específico en la web de la biblioteca durante el período de realización del estudio. Este formulario habrá de contemplar las consultas que, desde los diferentes lugares de la Universidad, se realicen a la versión electrónica de las suscripciones impresas con acceso gratuito a los índices y/o al texto completo e, incluso, aquellas que se hacen a través de la consulta a bbdds de suministradores de documentos (Uncover, Swets…), o de editoriales que proporcionan acceso gratuito a los sumarios o que envían mediante tecnología pusch los sumarios directamente al buzón de correo del usuario(22)

B.2. Revistas electrónicas(23)

Hay varias modalidades de gestión de las revistas electrónicas: la colección gestionada localmente por la propia biblioteca, el acceso a una colección gestionada por un intermediario y la suscripción directa. En los dos últimos casos se debe procurar incluir en el contrato con el proveedor la obligatoriedad de suministrar periódicamente a la biblioteca la información necesaria para la evaluación del uso de cada título.

Los datos que se considera relevante recoger son los siguientes:

* Nº de usuarios (diferentes)

* Nº de sesiones (= visitas a la hemeroteca)

* Nº de consultas (= hojeo índice)

* Nº de resúmenes visualizados (= hojeo revista)

* Nº de documentos recuperados (= lectura documento/fotocopia)

* Nº y porcentaje de títulos consultados

* Nº y porcentaje de artículos consultados (recuperados o visionados) por cada título

o muestra el grado de eficacia de cada título y debidamente ponderado y combinado con el coste de la suscripción nos da elementos para decidir entre adquisición o acceso

* Nº y porcentaje de consultas por cada tipo de usuario

* Nº y porcentaje de consultas por cada centro/lugar de trabajo (a través de las direcciones IP)

o permite diferenciar los usos hechos desde la Biblioteca con los hechos desde otros lugares (facultades, escuelas, institutos, laboratorios, aulas de informática…) y así conocer los lugares favoritos de acceso. Saber desde donde es útil el sistema.

* Promedio de consultas de cada usuario de la colección (uso regular)

B.3. Publicaciones secundarias

La misma metodología utilizada para el análisis de las revistas impresas y electrónicas sirve de modelo para el estudio del uso de las revistas de resúmenes e índices y de las bbdds, que creemos necesario separar de la clásica publicación periódica por ofrecer un tipo distinto de información y por requerir a mayores -caso de las bbdds- una infraestructura de consulta que encarece aún más los ya de por si elevados precios de estas publicaciones.

B.3.1. Publicaciones de resúmenes e índices

Pensamos que es necesario comprobar el uso real que se hace de estas publicaciones, ya no sólo por el uso en sí sino también por lo que puede indicar (su bajo o nulo uso) de solapamiento con las bbdds suscritas. Estarán contempladas dentro del formulario para revistas impresas.

B.3.2. Bases de datos en cd-rom (y en otros soportes electrónicos)

* Versión monopuesto. Se hará in situ con formulario impreso, si no es posible a través del propio software de la bbdd

* Versión en red (intranet de la BU, online, internet, web). Se hará a través del software de gestión de las bbdds en red de la BU, o bien serán proporcionados por los propios proveedores en el caso de las suscripciones a bbdds online o vía web.

En conclusión: a través de los estudios que aquí se proponen tendremos conocimiento pormenorizado de las materias de los planes de estudios y de las líneas de investigación que deben formar parte de la colección, así como de los usuarios potenciales de cada una de ellas. Conoceremos, también la composición cuantitativa y cualitativa del fondo bibliográfico existente, sus puntos fuertes y sus carencias, el uso que de él están haciendo los usuarios, su nivel de coherencia interna, su nivel de correspondencia con las necesidades potenciales de los usuarios y su nivel de adecuación a los objetivos institucionales. Por lo tanto estaremos en condiciones de diseñar los planes o políticas que completarán el PGYDC de cada titulación y que serán los siguientes: 1) política de selección y adquisición, 2) política de expurgos, y 3) política de preservación, conservación y restauración. Su desarrollo constituirá la segunda parte de este trabajo.

NOTAS

1. MICHAVILA, F.; CALVO, B. (1998): "La universidad española hoy: propuestas para una política universitaria". Síntesis, Madrid.

2. Una experiencia que me parece muy interesante y novedosa en España, realizada en una BU joven y por esto mismo seguramente más fácil de llevar a cabo que en una biblioteca con más tradición, puede verse en CABO, M.; ESPINÓS, M; SORT, J. (1997): "El perqué i el com d'un canvi organitzatiu: el cas de la Biblioteca de la Universitat Pompeu Fabra". ITEM, 21, pp.: 197-208

3. Utilizamos esta tradicional denominación por ser la terminología al uso, consagrada y utilizada universalmente, sin embargo opino que los nuevos soportes electrónicos, las nuevas formas de acceso y los diferentes tipos de información que hoy manejamos en las BUs hacen mucho más apropiada, actual y comprensiva, la utilización de los términos gestión de recursos de información. Terminología que ya se viene utilizando en los estudios sobre el tema. Uno de los trabajos más recientes que así lo hace, contemplándola además como uno de los elementos componentes de la moderna teoría de la gestión del conocimiento, es el de TARDÓN, E. (1999): "Bibliotecas universitarias y gestión del conocimiento". IWE, 8, 4, pp.: 22-28

4. REBIUN (1997): Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Madrid, pp.: 13-28. También disponible en: <http://www2.uji.es/rebiun/normasbibliotecas.html [consulta 28 jun. 1999]

5. Sobre la distinción entre gestión y desarrollo de colecciones y el alcance de cada uno de los términos escriben MESA SÁNCHEZ, A. de; TALADRID MAS, M. (1994): "El concepto de colección y el programa para su gestión y desarrollo". En De libros y bibliotecas: homenaje a Rocío Caracuel. Universidad de Sevilla, pp.: 231-241. La definición de gestión como concepto más amplio y, a su vez, comprensivo del de desarrollo será asumida por Rebiun, de donde nosotros lo tomamos para este trabajo.

6. REBIUN (1997), opus cit.

7. NEGRETE GUTIÉRREZ, Mª del C. (1996): "La comunidad universitaria y el desarrollo de colecciones". En: Desarrollo de colecciones y diseño de servicios. UNAM, Centro Universitario de Estudios Bibliotecológicos, México, pp.: 1-4

8. PASADAS UREÑA, C.; ARIZA RUBIO, Mª. J. (1995): "La biblioteca universitaria como biblioteca especializada". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 41, pp.: 9-28

9. No hablamos de las bibliotecas de Departamento pues salvo muy raras excepciones no son más que meros depósitos de obras formados al margen del sistema bibliotecario.

10. De los muchos ejemplos que se pueden poner sobre programas generales en BUs uno muy completo es el de la Walter E. Helmke Library Indiana University-Purdue University Fort Wayne. Consultable en: <http://alus.ipfw.indiana.edu/docs/library-info/collections/collection_policy.html > [consulta: 28 jun. 1999]

11. Un ejemplo muy interesante de edición y comercialización de productos digitales sobre fondos propios, en cd y en web, puede verse en: GUERNSEY, L. (1998): "Digital press transform librarians into entrepeneurs: projects and U. of Cincinnati and elsewhere reflect drive to make money from rare books holdings". The Chronicle of Higher Education, may. En España podemos citar los trabajos que algunas BUs están ya desarrollando en el proceso informativo de sus fondos modernos (Archidoc, Compludoc, Cuitdatge, Enovit, Traces…) o sobre sus fondos locales, históricos o patrimoniales (Dioscórides, Codex Granatensis...). Es evidente que en las BUs, y mucho más en las históricas, hay un rico y muy amplio campo de actuación.

12. Varios ejemplos de programas sectoriales de desarrollo de colecciones pueden encontrarse en: <http://www.lib.utexas.edu/cird/Policies/policies.html> o en <http://www.bibl.ulaval.ca/info/polsec.html> [consulta: 28 jun. 1999]

13. Para la definición de las medidas e indicadores que se proponen en los puntos que siguen usamos como referencia: TECHNICAL COMMITEE ISO-TC 46, Information and Documentation, Subcommitee SC 8 (1998): ISO 116 20: Information and documentation - Library performance indicators. ISO, Genéve; REBIUN (1997), op. cit.; WARD, S. et al. (1995): Library performance indicators and library management tool. European Commision, DG XIII-E3, Luxemburgo, pp.: 88-113; También son de interés: MOYA ANEGÓN, F. de; LÓPEZ GIJÓN, J., GARCÍA CARO, C. (1996): Técnicas cuantitativas aplicadas a la biblioteconomía y dcumentación. Síntesis, Madrid; VILCHEZ PARDO, J. (1997): "El control en la gestión bibliotecaria". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 46, pp.: 9-27 y de DUARTE BARRIONUEVO, M. (1995): "Indicadores como instrumento de evaluación de los servicios bibliotecarios". Boletín de la ANABAD, 45, 1, pp.: 95-106.

14. LANCASTER, F.W. (1996): Evaluación de la Biblioteca. ANABAD, Madrid, pp.: 41. No haré referencia a ninguna de las recomendaciones cuantitativas mínimas porque creo que dadas a nivel global de BU su interés es reducido y porque, además, pienso que su tiempo ha pasado.

15. Vid. LANCASTER, F. W. (1996), opus cit., pp.: 44-65

16. Al mismo tiempo, si realizamos un estudio del fichero de usuarios, sabremos cuáles de nuestros usuarios usan la biblioteca y en que medida lo hace cada uno de ellos. En el caso de los investigadores nos ayudará a conocer su actual línea de trabajo o de interés científico.

17. Un ejemplo de estudio del nivel de disponiblilidad de los fondos sobre esta variable es el realizado por TORRES PÉREZ, J. Mª; VILLANUEVA, J. L.; LUNA, J. (1995): "Sala de lectura de la biblioteca de la Universidad de Navarra: estudio bibliométrico y selección selectiva del fondo". Boletín de la ANABAD, 45, 3, PP.: 107-117

18. POLL, R.; BOEKHORST, P. de (1998): Medición de la calidad: directrices internacionales para la medición del rendimiento en las bibliotecas universitarias. ANABAD, Madrid, pp.: 73-78

19. LANCASTER, F. W. (1996): opus cit., pp.: 91-100

20. Este formulario toma como base el utilizado en el estudio de SALVADOR GONZÁLEZ, X. de; VARELA OROL, C. (1998): Estudio de uso das publicacións periódicas da Biblioteca Universitaria de Santiago de Compostela. [s. n., s. l.].

21. Aquí habrá de contemplarse la ubicación intercentros de muchos Departamentos, lo cual no implica un uso interdisciplinar sino el desplazamiento del usuario, o de la petición, hacia donde está ubicada la revista de su especialidad (esto mismo vale para las monografías).

22. ContentsDirect: <http://www.elsevier.nl/homepage/alert.htt?mode=direct&main=/homepage/about/contentsdirect> y Link Alert: < http://link.springer.de/alert/> son dos ejemplos de este tipo de servicios. [consulta: 28 jun. 1999]

23. En este punto tomamos como base la experiencia de la UAB con el programa DECOMATE expuesto en un interesante artículo de GALLART MARSILLAS, N. (1997): "Revistes cientifiques digitals: algunes reflexions". Item, 21, PP.: 166-175

nº 58

 

PROGRAMA DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE COLECCIONES EN UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA (II). Políticas de gestión de colecciones

| Inicio | La AAB | Biblioteca | Actividades | Grupos de trabajo | Colaboración | Actualidad |

© 2004 Asociación Andaluza de Bibliotecarios. C/ Ollerías, 45-47, 3° D |  29012 - MÁLAGA | Tel 952 213 188 | Correo-e: aab@aab.es

PROGRAMA DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE COLECCIONES EN UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA (II). Políticas de gestión de colecciones

Xose A. Regos Varela

RESUMEN

Se describen los puntos básicos que debe contemplar, en un Programa de Gestión y Desarrollo de Colecciones de una BU, la política de selección y adquisición, la política de expurgos y la política de preservación y conservación de la información y de los fondos documentales, así como el impacto que sobre ellas ejercen las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

PALABRAS CLAVE

Programa de gestión y desarrollo de colecciones, política de selección y adquisición, política de expurgos, política de preservación y conservación, gestión de recursos de información, bibliotecas universitarias

Introducción

Cuando una BU decide dotarse de un Programa de Gestión y Desarrollo de Colecciones (PGYDC) lo primero que ha de hacer es definir los objetivos del mismo y determinar sus elementos constitutivos. En segundo lugar, deberá realizar un estudio de la comunidad de usuarios a la que sirve, para conocer sus características y necesidades informativas y, en tercer lugar, y en relación con las conclusiones del punto anterior, deberá evaluar sus colecciones atendiendo al tamaño, crecimiento, calidad y uso de las mismas.(1)

Una vez realizado este estudio la Biblioteca tendrá los elementos de juicio necesarios para elaborar las políticas constitutivas de su PGYDC, que abarcarán los siguientes puntos:

1. Política de selección y adquisición

1.1. Condicionantes previos para la selección(2)

o E presupuesto asignado(3): (amplio, suficiente, reducido), presupuestos extraordinarios (subvenciones, aportaciones de centros, departamentos, proyectos,.).

o El número y tipo de usuarios: alumnos de 1º, 2º y 3º ciclo, profesores e investigadores o El área temática: ciencias puras y experimentales, ciencias de la salud, ciencias

sociales y humanidades, tecnológicas, etc. o Titulación consolidada o titulación de nueva o reciente creación. o La colección existente: amplia/reducida; actual/envejecida; equilibrada/sesgada; con

órdenes permanentes/sin compromisos de compra; etc. o La infraestructura en TIC: las dotaciones de hardware y software de la Biblioteca y de

la Universidad. Facilidad de acceso a redes de telecomunicación. o Las características del mercado editorial: política de precios, nuevos productos,

nuevos soportes, nuevos medios de acceder a la información. o Los planes cooperativos: pertenencia o no a una red, a un consorcio, compromisos de

adquisiciones, etc.

1.2. Principios generales para la selección

o El proceso de selección estará abierto a toda la comunidad de usuarios potenciales o La selección será realizada fundamentalmente por el profesorado y el investigador, en

colaboración con el bibliotecario selector, en base a las materias de docencia e investigación de cada departamento.

o La selección deberá concordar con las metas y objetivos definidos en el PGYDC o La responsabilidad sobre la selección, es decir, la decisión final de adquirir debe

corresponder al responsable del (Sub)Programa de Gestión, por ser el conocedor global de la colección, estar obligado a velar por la coherencia y equilibrio de la misma, y por ser el responsable de la ejecución y control presupuestario. En las BI, BA o de Campus que dan servicio a usuarios de diferentes titulaciones y necesiten de más de un bibliotecario selector, el responsable último será siempre la Direción de la Biblioteca correspondiente.

1.3 Criterios generales para la selección

1.3.1. Recursos impresos

A. Monografías (incluyendo las obras de referencia(4))

o El precio a partir de una cantidad establecida determinará la selección de una obra para el presupuesto ordinario o para presupuestos extraordinarios.

o Se valorará el coste en relación al uso previsible y su pertenencia o no a áreas de investigación prioritaria.

o La relevancia del tema en relación a los programas de docencia y a las líneas de investigación.

o El nivel de cobertura de la materia (para ello es necesario establecer programas de libros a examen, acceso a los índices o resúmenes de su contenido,.), o su pertenencia a colecciones prioritarias ya existentes en la Biblioteca.

o Autoridad y reputación de los autores dentro de la materia. Si aporta nuevas teorías o enfoques, si es una obra general, de divulgación o especializada.

o La calidad y disponibilidad del formato. Cuando la obra esté editada en varios formatos se elegirá en función del coste-beneficio, teniendo en cuenta la diferencia de coste y el número de usuarios previsibles.

o Su adecuación al desarrollo de una colección equilibrada y coherente. o Su inclusión en bibliografías de docencia o especializadas o La calidad, especialización y reputación de la casa editorial, la entidad patrocinadora y

el tipo de publicación. o La lengua se tendrá en cuenta en función del tipo de usuario, de su nivel de uso y

conocimiento.

B. Publicaciones seriadas

o La relevancia de la publicación en relación a los objetivos docentes e investigadores o La indización en bbdds o servicios de índices y resúmenes y la accesibilidad a los

mismos (y aunque de manera subsidiaria también su factor de impacto) o El número de títulos que se reciben de la materia de la publicación o El número de títulos requeridos en ese campo temático o El coste de la suscripción en relación con su posible uso o La entidad y reputación de los editores y colaboradores o Las formas alternativas de acceso

1.3.2. Recursos audiovisuales

o La adecuación y oportunidad de la información en relación a los programas docentes o El nivel de tratamiento de la información o La calidad técnica de la edición o Las características didácticas y pedagógicas expositivas o El coste en relación a su uso previsible o La disponibilidad del equipo necesario para su uso o La durabilidad del formato

1.3.3. Recursos electrónicos

Se habrán de tener en cuenta los siguientes criterios(5):

o La relevancia del tema en relación a los programas de docencia y a las líneas de investigación

o La redundancia. Considerar la existencia en la biblioteca de la misma o semejante información en otro formato

o La demanda. Considerar cuántos usuarios potenciales se beneficiarán de la información

o La facilidad de uso. Considerar las características del programa de consulta, las habilidades de los usuarios y las ventajas de su utilización

o La disponibilidad de uso. Comprobar si es posible el uso por varios usuarios simultáneos o tiene restricciones

o La estabilidad de la cobertura. Considerar las garantías del productor y/o del proveedor sobre el mantenimiento de la cobertura temática y el nivel de actualización

o La longevidad. Cuánto tiempo se prevé que sea relevante de acuerdo a los objetivos de la institución

o El coste. Considerar las diferencias de precios de los distintos formatos y sistemas de acceso

o La predictibilidad de los precios. Si es posible, analizar la política de precios del proveedor y de las publicaciones de su área temática para determinar su estabilidad

o El equipo de consulta. Comprobar si la biblioteca cuenta con el equipo apropiado, y en caso contrario cuánto costará

o El soporte técnico. En caso de considerarse necesario, analizar si el proveedor, o la biblioteca, cuenta con un buen servicio técnico para el uso del producto

o El espacio en disco. Comprobar cuánto espacio se necesita para almacenar la información y usar el material, si es el caso

1.3.3.1. Bases de datos en disco compacto

Como principio de partida, la evaluación de las bbdds en cd-rom debe hacerse desde tres perspectivas diferentes que, a su vez, son complementarias: una evaluación descriptiva del producto en si mismo, una evaluación comparativa con otras bbdds y recursos impresos de la misma materia o

afines, y una evaluación de su previsible uso. Esta evaluación podemos estructurarla en dos niveles de criterios(6):

A . Criterios de selección para las bbdds en general :

o Título. Indicativo de la relevancia de la materia o Productor/Editor y/o Recopilador. Reputación. Principio de autoridad de la bbdd o Análisis de las diferentes versiones. Comparar con el coste en formato impreso o el

acceso en línea o Ventajas e inconvenientes con respecto a los otros formatos o Equipamiento requerido. Comprobar si es compatible con la infraestructura de la red

de comunicaciones de la Universidad y con los equipos que posee la Biblioteca. Coste del mismo

o Software. Evaluación del software de interrogación y de su interface (comandos, menús, interactividad, tiempo de respuesta, capacidad de búsqueda), requisitos para su instalación, cantidad de memoria requerida, software para hacer accesible la información, edición de estrategias de búsqueda, características de salida, etc.

o Facilidad de uso. Que requiera la menor instrucción posible y venga acompañada de los manuales necesarios. Amigabilidad e interactividad en las funciones de ayuda en línea.

1. Criterios para analizar el contenido de las bbdds

o Contenido. La información en sí debe ser evaluada independientemente del software de recuperación de la misma. Se debe considerar el nivel de solapamiento con la información contenida en otros recursos y bbdds de la Biblioteca.

o Alcance. Abarca el tamaño de la bbdd (cantidad de registros de información), la tipología documental y su porcentaje, la cobertura temporal de la bbdd y de cada título incluido, y la cobertura geográfica y lingüística. Tipología de usuarios a los que va dirigida.

o Calidad. Precisión del contenido de la información (errores de captura o de redacción) tipo de vocabulario usado en la indización, elementos de información contenidos en la descripción de los registros, etc.

o Accesibilidad. Qué campos y elementos informativos figuran como puntos de acceso, precisión, facilidad de uso y consistencia de los mismos. Accesibilidad de los índices, resúmenes y descriptores utilizados.

o Actualidad de la información. Periodicidad con que se actualiza la bbdd y hasta cuando alcanza la cobertura informativa en el momento de la actualización.

o Idioma. Ha de estar en un idioma accesible y controlable por el tipo de usuario al que va dirigida.

Si se evalúan obras de carácter monográfico debemos aplicar, en primer término, los criterios de selección relativos a las obras impresas de este carácter (enciclopedias, handbooks.) y, posteriormente, los referidos a los recursos electrónicos.

1.3.3.2. Revistas electrónicas

Cada vez es mayor el número de revistas que está disponible en formato electrónico. A esto hay que sumar la posibilidad de acceso a las mismas por medio del préstamo interbibliotecario. Por eso, a diferencia de lo que prevalece en el caso de las obras monográficas, en las revistas el concepto de propiedad es menos relevante y cobran más importancia los de disponibilidad (si el artículo que el usuario quiere está disponible cuando él lo necesita) y accesibilidad (en cuánto tiempo).

Para la selección de un título específico se contemplarán en primer lugar criterios propios de los recursos electrónicos como:

o Disponibildad en línea o Coste de las diferentes versiones

o Tipo de formato de los ficheros (ASCI, HTML, SGML, PDF, GIF, TIFF, etc.) o Compatibilidad técnica con el equipo y programas de la Biblioteca y de los centros de

la Universidad o Facilidad de uso o Acceso y estabilidad o Términos del contrato de licencia de uso (y propiedad postsuscripción).

Como criterios específicos habrán de contemplarse:

o Materia o materias que abarca o Audiencia a la que va dirigida o Idioma de la publicación o Exactitud de la información o Indización. Posibilidades de búsqueda (texto íntegro, palabras clave) y de navegación

entre artículos (hiperenlaces), interacción de gráficos, etc. o Comité editorial o Si existe comité de arbitraje (referees) o Calidad académica de los trabajos o Reputación de la editorial

Cuando se seleccionen revistas gratuitas, como norma general, deberán aplicarse los mismos criterios que para las suscripciones, puesto que su integración en la colección de la biblioteca (Hemeroteca virtual) implica labores de mantenimiento y proceso técnico que originan costes de personal, material y conexiones.

1.3.3.3. Servicios de suministro de documentos

En la dialéctica planteada entre acceso y propiedad de la información, motivada por el incesante incremento de los costes de las publicaciones científicas y favorecida por los avances en los medios de almacenamiento y de transmisión de la información, las bibliotecas y centros de documentación empezaron, hace ya algún tiempo, a considerar la suscripción a este tipo de proveedores de información, que creemos justificada por un triple motivo: como instrumentos de referencia, como suministradores de documentos no existentes en las redes bibliotecarias y como alternativa a la cancelación de suscripciones de escaso uso y elevado coste(7).

Algunos criterios que se deben tener en cuenta para seleccionar un servicio apropiado son los siguientes(8):

o Evaluar las necesidades de la Biblioteca y las capacidades de los sistemas informáticos con que cuentan ella y los diferentes departamentos universitarios.

o Reunir información sobre los proveedores, sus productos y servicios (cobertura de las bbdds, equipo y software requerido, precios, forma de facturación, informes administrativos, estadísticas de uso, servicios de valor añadido,.)

o Probar los productos y servicios de los proveedores seleccionados o Evaluar las necesidades y capacidades de la Biblioteca frente a los productos y

servicios de los diferentes proveedores o Evaluación periódica de los servicios, considerando aspectos como: velocidad de

respuesta y coste, facilidad para procesar las solicitudes, apoyo del proveedor y satisfacción del usuario final

1.4. Unidad de adquisiciones

Si la selección es una tarea fundamental en la construcción de una colección de calidad que responda a los objetivos institucionales, la adquisición, como plasmación final de esa actividad es igualmente importante, puesto que de la eficacia de su gestión dependen no sólo los procesos

técnicos subsiguientes, sino también y en gran medida, la pronta disposición de la información al usuario(9).

De su buena gestión se desprenden dos ventajas principales: una, la rapidez en la obtención de las obras solicitadas, que repercute directamente en la satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios, y dos, el ahorro económico, que posibilita un mayor número de adquisiciones y, por lo tanto, la posibilidad de satisfacer un mayor número de demandas

1.4.1. Planificación de la unidad de adquisiciones

Dado que en los últimos años una gran mayoría de las BUs españolas optaron por la contratación de las suscripciones periódicas extranjeras a través de agencias especializadas, este método parece contar en la actualidad con un amplio grado de consenso como la forma de gestión más apropiada para este tipo de publicaciones(10). Por esta razón aquí vamos a referirnos únicamente a la gestión de la adquisición del resto de las publicaciones, independientemente del tipo de material o soporte informativo.

1.4.1.1. Evaluación de la situación de partida

Como punto de partida previo, las diferentes unidades bibliotecarias del sistema, o la unidad si las adquisiciones estuviesen centralizadas, llevarán a cabo un programa coordinado de análisis que responderá a los siguientes puntos:

1. Análisis de los proveedores:

o Número y tipo de proveedores (proveedor editorial, librerías, proveedores locales, extranjeros,.)

o Tiempo medio de entrega por item por cada proveedor o Precio medio por item por cada proveedor o Forma de facturación: pago previo mediante proforma, envío de factura con el item,

carga gastos de envío, cobra por pedidos urgentes, ofrece descuentos,. o Servicios de apoyo a la gestión: proporciona información periódica del estado de

gastos, estadísticas de compras,. o Envía información para la selección: catálogos de editoriales, listados o fichas de

novedades (con qué nivel de información), perfiles temáticos de nuevas publicaciones (impresos, e-mail), da acceso a sus bbdds, envía libros a examen,.

o Información sobre los pedidos/órdenes de compra: forma de pedido (correo postal, fax, correo electrónico, en línea), realiza acuse de recibo, da información periódica del estado de los pedidos, da respuesta inmediata a las reclamaciones,.

1. Análisis de la gestión de la unidad

o ¿Se hace selección?, ¿Qué porcentaje de compras y qué tipo de obras selecciona la Biblioteca?

o ¿Se disemina información para la selección? Método y medios utilizados o ¿Se da información de las nuevas adquisiciones? Método y medios utilizados o ¿Se hace gestión manual o automatizada de los pedidos? Método y/o programa o ¿Se realiza control de precios de los pedidos? o ¿Considera el presupuesto suficiente o insuficiente? o Método y/o programa de control presupuestario

1. Análisis de los recursos humanos:

o Número de personas (especificando grupos y niveles) y tiempo empleado en la gestión de las adquisiciones

El análisis de estos datos nos permitirá conocer: con quién y con cuántos proveedores está trabajando la BU, cuáles son los proveedores más eficientes y eficaces en cada área, qué grado de colaboración están prestando a la Biblioteca, qué servicios de valor añadido ofrecen y cuáles se están utilizando, cómo está gestionando cada unidad bibliotecaria las adquisiciones desde la perspectiva del servicio al usuario y desde la perspectiva de la propia gestión interna, qué grado de rentabilidad de los recursos económicos dedicados a las adquisiciones se está haciendo en la BU, qué porcentaje de recursos humanos están ocupados en la gestión de las adquisiciones y con qué nivel de dedicación(11).

Esta visión de conjunto mostrará los puntos de servicio y los aspectos de gestión más y menos positivos del sistema, lo cual posibilitará, por una parte, aprovechar las experiencias de gestión positivas y, por otra, corregir las deficiencias detectadas adoptando una planificación de conjunto dentro del PGYDC de la BU.

1.4.1.2. Criterios para la elección de proveedores

o Los que ofrezcan mayores garantías en el servicio. Se tendrán en cuenta aspectos como el prestigio, la especialización en las materias de interés, la seriedad y la eficacia comprobada (precios y tiempo medio de suministro).

o Los que oferten descuentos por tramos de facturación o Los que cuenten con los últimos avances tecnológicos en la gestión y oferta de

servicios(12): oferta de perfiles de novedades por e-mail, consulta a las bbdds bibliográficas y de pedidos(13), facilidad de uso, posibilidad de realizar pedidos y reclamaciones en línea, provisión de registros en formato MARC compatible con cada item adquirido, proporción de estadísticas de pedidos: por tramos temporales, por materias o por claves de pedidos, precio medio de los items, de evolución de los precios por editoriales o por áreas geográficas, etc(14).

1.4.1.3. Criterios para la elección de un programa automatizado

El programa, módulo o subsistema de adquisiciones debe contemplar como criterios generales las siguientes prestaciones:

o Acceso a internet para consulta de OPACs y bbdds de proveedores y editores o Teledescarga o transferencia de ficheros a la bbdd específica del módulo o Procedimiento de pedido vía e-mail y conexión al correo electrónico para transmitir la

información contenida en el registro del pedido e integrar los datos recibidos del proveedor por este recurso en le mismo pedido.

o Recepción de la factura electrónica (una vez oficializada su validez)(15)

Como características específicas , a nivel de estructura interna, debe contemplar, como mínimo, la interrelación de las siguientes entidades de información básicas(16):

o Entidad de información bibliográfica : incluirá los datos de los documentos en trámite de adquisición, que serán registrados en una estructura MARC y deberá permitir la integración de registros bibliográficos seleccionados en OPACs, bbdds comerciales en cd-ron o en línea, o transmitidos electrónicamente por los propios proveedores. A su vez deberá permitir la exportación de los registros para integrarlos, primero en el OPAC de la Biblioteca para información a los usuarios y, finalmente, una vez recibida la petición, en el módulo de catalogación donde serán completados por el personal de este servicio(17).

o Entidad de proveedores : incluirá los datos de identificación y características de aquellos, así como la información de las operaciones realizadas con cada proveedor: fondos ingresados, adquisiciones en curso, etc.

o Entidad de pedidos : es el resultado de la interacción de las dos entidades anteriores. Además debe incorporar datos como: solicitante, centro de envío (si las adquisiciones están centralizadas), precio, partida presupuestaria, etc. El pedido es el proceso básico en un

programa de adquisiciones, por eso es fundamental que, como mínimo, permita las siguientes funciones: toda la gama de tipos de pedidos (ordinario, urgente, suscripción, pago anticipado, canje,.); el control del estado de los pedidos (reclamado, retrasado, agotado, aun no publicado, cancelado, en proceso,.); aviso automático de pedidos duplicados, aviso anticipado del final del presupuesto; el cálculo automático de los costes previa introducción del precio medio ; ; la demanda de autorización a partir de una determinada cantidad; la previsión de las fechas de recepción (establecimiento de políticas de recepción y cancelación con control automático del vencimiento de los plazos); la opción de realización de una lista de pedidos en reserva; la recepción integra o parcial de las obras en varios volúmenes; transferencia del registro de adquisiciones al archivo histórico de ingresos; recuperación de los registros por el mayor número posible de puntos de acceso; generación de estadísticas diversas (número de pedidos, de obras recibidas, canceladas, facturadas por distintas variables, etc.); en general, la emisión de productos impresos debe estar abierta a las necesidades y condiciones requeridas por la biblioteca, etc.(18)

o Entidad de facturación y contabilidad : la información de facturación contendrá datos de la entidad de pedidos (información bibliográfica, del proveedor, partidas presupuestarias) e información propia de la factura. La información de contabilidad identificará cada partida presupuestaria, deberá permitir la creación de múltiples subpartidas así como trasvases entre partidas y deberá emitir avisos de agotamiento de las mismas.

o Entidad de sugerencias o desideratas : contendrá información bibliográfica de las sugerencias enviadas por los usuarios. De interés para estudiar la procedencia y el grado de participación de los usuarios en la conformación de la colección(19).

1. Política de expurgos(20)

Dado que la biblioteca es un organismo dinámico que está en continuo crecimiento, hay partes de la colección que van dejando de usarse en la misma medida en que los cambios y progresos científicos se van reflejando en la docencia y en la investigación realizada por la Institución. Por esto toda biblioteca debe dotarse de un Plan de Expurgo que, a modo de selección negativa, sirva de contrapeso a la continua entrada de fondos en la colección evitando que a la larga una cantidad importante de volúmenes de nulo o escaso uso entorpezcan, sobre todo en bibliotecas de acceso directo, la búsqueda de información, además de ocupar un espacio casi siempre escaso en las bibliotecas. Así pues, el expurgo constituye una operación que la Biblioteca periódicamente debe realizar para favorecer la accesibilidad e, incluso, la conservación de la colección. Podemos concluir que el expurgo es el precio que hay que pagar por la limitación espacial de las bibliotecas y por la incesante evolución del conocimiento humano.

2.1. Principios generales

o Mejorar la calidad y accesibilidad de la colección, eliminando o trasladando documentos obsoletos o no pertinentes

o Construir colecciones relevantes para los intereses de los usuarios, haciendo una oferta bibliográfica atractiva y manejable para la consulta en acceso directo

o Ahorrar espacio y costes de almacenamiento o El expurgo supone la evaluación previa de la colección, especialmente en lo referido a

la adecuación temática, obsolescencia y estudios de uso o Supone también la evaluación del impacto sobre el personal y especialmente sobre

los servicios técnicos o En los fondos procedentes de donaciones, el expurgo será una tarea previa a su

integración en la colección o El expurgo será realizado por los bibliotecarios encargados de la gestión de las

colecciones asesorados, en caso necesario, por personal docente e investigador o La decisión final del expurgo corresponderá a la Dirección de la BU cuando se trate de

traslado de biblioteca o de descarte. Los traslados de fondos dentro de la propia biblioteca serán responsabilidad de la Dirección de la Biblioteca respectiva.

2.2. Criterios de expurgo

o Contenido temático . Se tendrá en cuenta la inadecuación a los planes de estudio y a las líneas de investigación de la Universidad, la desactualización temática u obsolescencia de la información, así como la existencia de la misma obra en ediciones posteriores(21).

o Previsión de uso . En función de la fecha del último préstamo se fijará un período de tiempo a partir del cual la obra será trasladada o descartada. Este método puede ser suplido o complementado, según el caso, con estimaciones de uso en función de la fecha de publicación, de la fecha de adquisición, de la lengua de la publicación, etc.

o Redundancia . Se tendrá en cuenta la existencia de múltiples copias de la misma edición o la duplicación del contenido en otras obras o formatos.

o Disponibilidad . Se valorará la existencia de los mismos documentos (de uso infrecuente) en otras bibliotecas próximas.

o Estado físico . Los documentos deteriorados se eliminarán o retirarán, según el caso, bien porque se transfieran a otro soporte o bien como medida de conservación hasta que se puedan restaurar o trasladar a otro soporte.

2.3. Tipos de expurgo .

Según su previsible uso, su grado de obsolescencia o de interés histórico para el futuro, el material expurgado puede tener los siguientes destinos:

o Paso de acceso directo a acceso cerrado dentro de la misma biblioteca (material de uso infrecuente o volcado a otro soporte)

o Paso de biblioteca activa a biblioteca depósito (almacenamiento de reserva dentro de la misma institución o depósito cooperativo de sistemas o redes bibliotecarias de áreas geográficas).

o Venta a otras instituciones, particulares o librerías de anticuariado (previa autorización de la institución)

o Donación y/o intercambio a/con otras bibliotecas, centros o servicios de información (previa autorización de la institución).

o Descarte (eliminación) . Se contemplará como último paso, después de valorar los criterios anteriores, si su permanencia en el fondo es totalmente innecesaria o incluso perjudicial. Requerirá de una normativa muy estricta, de acuerdo al tipo de material y a la colección documental de que se trate teniendo en cuenta, además de los criterios señalados en el punto 2.2. la legislación estatal(22), la legislación autonómica y la normativa propia de la Universidad. Así podrán eliminarse los duplicados innecesarios, según que obra las ediciones anteriores a la última existente, los documentos con información temporal y perecedera, los existentes en otro soporte duradero y aquellos que existan también en la lengua propia de la comunidad.

3. Política de preservación

Hasta hace muy pocos años, en que algunas BUs comenzaron la microfilmación de algunos de sus fondos, la conservación documental en las BUs españolas era concebida como una actividad técnica casi exclusivamente relacionada con la encuadernación de libros y revistas por una parte, y con la reparación y restauración de libros y manuscritos antiguos por otra, pudiendo concluirse de modo general que estas acciones respondían -y responden todavía en muchos casos- a la necesidad de solucionar problemas puntuales, nunca a la existencia de un plan de actuación global sobre la colección.

El documento de la Sección de Conservación de la IFLA "Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos" marca un punto de inflexión en la política de conservación documental(23). Una primera aportación importante de este documento hace referencia a una clarificación terminológica precisando los conceptos de preservación, conservación y restauración (24).

En esta acepción, la preservación es un concepto global que incluye tanto la conservación como la restauración, y pasa a convertirse en una tarea de gestión que afecta de lleno a la gestión bibliotecaria. Su desempeño debe partir de tres premisas básicas: 1) la preservación es una responsabilidad de gestión al más alto nivel, 2) el Plan de Preservación debe tener un reflejo en el presupuesto de la BU, y 3) la preservación implica a todo el personal de la biblioteca.

3.1. Consideraciones previas intrínsecas a los fondos(25)

El material bibliográfico existente en el conjunto de las BUs españolas puede ser agrupado en tres grandes grupos: fondos antiguos, fondos modernos y fondos no tradicionales. La primera medida de preservación tendrá que ver con su instalación y ordenación en los depósitos. Se habrán de colocar por afinidad de materiales, facilitando así el control del medio ambiente más apropiado para la estabilidad y conservación de cada uno de ellos.

En el material impreso o manuscrito (si existiese) las partes objeto de atención serán sus elementos constitutivos, es decir, el papel, la tinta y la encuadernación. En los documentos antiguos los tres componentes suelen ser de naturaleza orgánica y tienen una demostrada consistencia debido a sus riqueza en celulosa, pero habrá de prestarse especial atención a las tintas en los documentos medievales y en algunos de época moderna. En los fondos modernos , por la calidad del papel, se deberá atender prioritariamente a la oxidación y acidez de la celulosa, problema que se agrava enormemente si las publicaciones fueron hechas en papel reciclado. Por otra parte, la encuadernación al ser la parte del libro que experimentó un mayor deterioro en la edición moderna requiere una constante atención.

En cuanto a los fondos no tradicionales , la naturaleza de sus soportes cubre todas las gamas: orgánica, inorgánica y sintética, por eso desde le punto de vista de la conservación deben ser agrupados por materiales afines e incluso algunos como los negativos fotográficos de nitrato deben ser aislados, pues en su proceso de descomposición pueden llegar a inflamarse. En general los materiales audiovisuales , compuestos de fotogramas, tienen en la luz a su peor enemigo por lo que su instalación exige que ocupen el lugar más seco y fresco de los depósitos y bajo total oscuridad. Su manipulación debe ser limitada y procurar la consulta de duplicados. Las grabaciones electrónicas , magnéticas u ópticas, en cintas o en discos, deben evitar los cambios climáticos, las altas temperaturas, las microvibraciones y la proximidad de los campos magnéticos (enchufes, motores,.)

3.2. Directrices básicas para una política de preservación(26)

3.2.1. Evaluación de la situación inicial

El primer requisito para definir un Plan de Preservación es poseer información lo más exacta posible sobre el estado de conservación que presenta la colección, sobre las condiciones físicas del entorno y sobre los sistemas empleados para su instalación y manipulación habituales. El método de recogida de información debe ser lo más sistemático y exhaustivo posible, y los resultados de las evaluaciones realizadas deben permitir conocer el grado y naturaleza del deterioro de la colección y posibilitar la cuantificación de los recursos económicos necesarios para una planificación racional de la conservación.

3.2.2. Entorno ambiental

Si la evaluación de la colección es el primer requisito de un plan de preservación, el primer objetivo de éste debe ser conseguir unas condiciones óptimas para el depósito y el acondicionamiento de los materiales.

o El depósito . El edificio de la Biblioteca constituye la mayor garantía de conservación para los materiales bibliográficos, siempre que su estructura y los materiales utilizados se ajusten a las normas arquitectónicas de construcción de bibliotecas. Dentro del edificio, el

área dedicada a depósito es la más importante desde el punto de vista de la conservación. Por eso es fundamental que se atenga a las siguientes recomendaciones técnicas:

o Debe ocupar siempre las zonas más protegidas del edificio, con menor oscilación de temperatura y humedad

o Reducido número de huecos al exterior para evitar la insolación o No ser atravesado por ningún tipo de conducción de aguas o Los materiales de construcción ideales son los incombustibles e hidrófugos o Compartimentación de los espacios en salas entre 100-250 m2 y 2,5 ml. de altura para

facilitar el control del medio ambiente y la aplicación de tratamientos o El mobiliario debe ser sólido, inoxidable, ignífugo, antiácido y antibibliófago o Iluminación . Supresión de cualquier tipo de iluminación directa, especialmente la

solar, gradación de la intensidad lumínica apropiada en el depósito, en las salas de consulta y en las salas de trabajo; protección contra la luz natural. Instalación de vídrios filtrantes de rayos UVA; respetar las características de la iluminación artificial y de la instalación eéctrica; instalación de medidores: luxómetros, ultraviómetros.

o Microclima óptimo . Control de las condiciones ambientales de cada soporte; aireación/renovación de aire (convección); regulación artificial del microclima: calefacción, refrigeración; humidificación, deshumidificación; climatización, instalación de medidores: termómetros, higrómetros, termohigrómetros.

o Control da contaminación atmosférica : instalación de sistemas de filtrado de aire. o Control biótico . Especial atención al control de la temperatura y humedad apropiada a

cada material; control de la ventilación y de la iluminación; vigilancia de ventanas y huecos exteriores; incorporación de documentos no contaminados: especial control de las donaciones; limpieza anual de los documentos del depósito (preferible dos veces al año); limpieza de suelos con aspiradoras: especial atención a las esquinas y zonas ocultas; control anual del estado de los documentos; tratamientos preventivos necesarios y apropiados.

o Protección contra los incendios . Instalación de sistemas de detección automatizados (de ionización); instalación de sistemas de extinción automatizados (nebulizadores, rociadores de agua); extintores portátiles (de polvo polivalente); señalización de las rutas de evacuación de personas y documentos; diseño de un plan de actuación de emergencia de la Biblioteca.

o Protección contra los robos y el vandalismo . Vigilancia directa en las salas de consulta y en los lugares de acceso directo; colocación de bandas magnéticas en las obras e instalación de sistema antihurtos; vigilancia a través de circuito cerrado de TV (no recomendable en el interior de los depósitos para evitar las radiaciones sobre las obras); recuento anual del fondo; dotación de cerraduras de seguridad en las puertas y enrejado de ventanas bajas; prohibida la entrada con carteras, bolsos y ropa de abrigo: instalación de armarios roperos; las cajas fuertes deben asegurar el control del microclima interior

3.2.3. Instalación y manipulación de materiales

La elección correcta del sistema de instalación y del mobiliario empleado (estanterías, expositores, archivadores, planeros,.) incide directamente sobre el estado de conservación de los materiales: las estanterías serán de acero cromado o aluminio anonizado, abiertas en los fondos y cerradas en los lados y se colocarán separadas de las paredes y perpendiculares a los puntos de luz. La primera y la última balda se colocarán separadas del suelo y del techo (6-15 cm) y entre los documentos y la balda superior debe haber una separación (3-5 cm). Los contenedores de conservación como cajas, carpetas, sobres, fundas, estuches, etc., deberán ser de materiales estables (con PH superior a 5), cómodos, estables y consistentes.

En cuanto a la manipulación de los materiales una apropiada y cuidadosa utilización del material bibliográfico, tanto por parte de los usuarios como por parte del personal de la biblioteca, contribuye a una buena conservación del mismo. Por eso resulta conveniente el establecimiento de normas de uso que se puedan plasmar en un reglamento de manipulación de obras. Allo Manero presenta una relación bastante exahustiva de normas y sugerencias plasmadas en dos reglamentos, uno para los usuarios y otro para el personal técnico(27).

3.2.4. Actuaciones de reparación y encuadernación

Hay un grupo de actividades reparadoras que deben ser realizadas por el personal bibliotecario, tales como solucionar pequeñas alteraciones y prevenir deterioros graves. De esta manera la Biblioteca contribuye a la conservación sin interrumpir el uso del documento.

En el Plan de Preservación ha de definirse qué tipo de obras serán objeto de estas intervenciones, qué tipo de tratamiento se va aplicar, y qué tipo de obras deberán ser tratadas por un especialista en preservación. Para determinar el orden de intervenciones en las obras se utilizarán criterios como el estado físico, el valor documental y el uso. En todo caso se emplearán siempre productos inocuos y reversibles con técnicas de mínima intervención. Contemplará actividades como:

o Limpieza manual y mecánica de los documentos o Eliminación de manchas superficiales o Eliminación de parches y cintas autoadhesivas o Reparación de cortes y rasgaduras y o Alisado y secado de documentos arrugados y plegados

La encuadernación es uno de los sistemas de conservación más usados para buena parte de las colecciones bibliográficas y por eso deberá existir un programa específico que explicite qué obras tienen que ser encuadernadas, con qué prioridad y qué tipo de encuadernación.

Para la selección del tipo de encuadernación se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

o Uso de la obra y duración de la encuadernación o La estructura física y el estado de conservación del volumen o Si la obra va o no ser fotocopiada o Respeto máximo por las encuadernaciones valiosas o Consideraciones económicas que contemplen el coste de la reposición en obras

baratas

3.2.5. La preservación de la información

Los métodos expuestos hasta este punto persiguen la preservación física del documento, que debe quedar garantizada siempre que la obra posea un valor especial como objeto físico, sea objeto de DL -caso excepcional en las BUs españolas- o forme parte del patrimonio bibliográfico. Si a pesar de no darse estas condiciones la obra merece ser conservada, el medio utilizado será la preservación de su contenido intelectual. Ésta constituirá un punto fundamental dentro del Plan de Preservación de la Biblioteca, sobre todo si acoge fondos históricos.

Según la categoría de la obra o el tipo de material bibliográfico a preservar, los sistemas a utilizar serán los siguientes:

o Facsímil . Realizado mediante procedimientos fotomecánicos o por digitalización con una impresión final en offset. Es un método costoso empleado de manera restringida para manuscritos y libros raros de extraordinario valor.

o Fotocopia . Constituye un sistema apto para preservar el contenido informativo de obras de uso muy frecuente y poco cuidadoso. Su calidad y duración, si se utiliza un papel libre de ácido y un toner apropiado, puede ser permanente, pero la severidad del proceso fotoquímico lo hace desaconsejable para obras con papel de calidad deficiente si se quiere conservar el original. Sistema caro para obras con un volumen importante de páginas.

o Microfilmación (microficha o microfilm). Es el sistema más empleado hasta ahora y el que, de momento, parece tener más futuro, debido a su comprobada longevidad. Entre sus ventajas destaca ser el sistema más permanente y económico, y la reducción considerable de las necesidades de espacio en la instalación. Entre sus desventajas están la de requerir un

equipo de lectura, lo que supone una mayor incomodidad de uso, y el mantenimiento de unas estrictas condiciones de almacenamiento.

o Sistemas de almacenamiento informático . Aunque en la última década las NTI incrementaron enormemente las posibilidades de almacenamiento de datos y de acceso a la información, a través fundamentalmente de los soportes magnéticos y de las memorias ópticas, los programas de actuación llevados a cabo demuestran que estos sistemas, hoy por hoy, no son apropiados para la preservación(28).

Los soportes magnéticos , en cinta o en disco, centran su uso en la creación de documentos originales y en el almacenamiento de información con acceso en línea. Precisan unas condiciones de conservación muy rigurosas, y por su vulnerabilidad y escasa permanencia, deben realizarse sobre ellos rebobinados cada seis meses, una nueva copia anualmente y una copia de seguridad para la información importante. Todo lo cual hace que se incrementen los costes de estos materiales como sistema de preservación.

Los sistemas de almacenamiento óptico ofrecen una gran variedad de dispositivos principalmente en formato disco (DON, CD, CD-A, CD-I, CD-ROM, DVD.). Sus ventajas se centran, de nuevo, en la gran capacidad de almacenamiento, en la gran seguridad del sistema y en la alta velocidad de acceso, pero tienen tres inconvenientes definitivos: una oferta excesivamente plural y no estandarizada, su elevado coste económico, tanto de grabación como de reproducción, y su permanencia, estimada en un máximo de diez años. Estas razones técnicas, a las que debemos añadir la rápida obsolescencia de los equipos, hacen que estos sistemas no puedan, hoy por hoy, emplearse con una finalidad conservadora(29).

3.3. Plan de emergencia y seguridad

Éste es otro punto fundamental en todo plan de preservación. Como premisa de partida, este plan deberá estar incardinado dentro del Plan General de Seguridad de la Universidad, del campus o del centro en el que se encuentre ubicada la Biblioteca, y debe contemplar dos tipos de medidas:

1. Medidas preventivas . Dotación de la infraestructura necesaria, material y humana, para asegurar una respuesta rápida a un siniestro grave (incendio, inundación,.). Además contemplará los siguientes puntos:

o Directorio, actualizado periódicamente, de teléfonos de utilidad: responsable de seguridad de la universidad, bomberos, empresa suministradora del equipamiento de detección y extinción de incendios, aseguradoras, empresas de mudanzas, especialistas en restauración,.

o Planificación de un plan de evacuación de los materiales que contemplará las prioridades básicas del fondo y el responsable de llevar a cabo estas tareas.

1. Medidas de recuperación y tratamiento de los materiales . Su objetivo será detener el deterioro y procurar la estabilización de las obras, mediante técnicas como el secado, la deshumidificación, la liofilización, etc., hasta su restauración por profesionales.

2. Implicación de las NTIC en la gestión y desarrollo de colecciones

Como hemos venido exponiendo los nuevos medios de almacenamiento, edición y transmisión de la información, con internet como infraestructura básica de comunicación, introdujeron nuevos e importantes elementos en la gestión de las colecciones que un PGYDC tiene que contemplar. Entre los puntos con mayor implicación resaltamos los siguientes(30):

o El presupuesto . Además de por el presupuesto de adquisiciones, licencias de uso y provisión de recursos remotos, el PGYDC estará condicionado por el presupuesto para la adquisición de equipos informáticos y de programas de software para poder consultar los documentos electrónicos de la colección local y acceder a los recursos externos y, en algunos casos, almacenarlos. Además estará condicionado por los gastos de acceso a esos recursos.

o La selección y adquisición . La selección de los materiales para la colección local deberá ser cada vez más rigurosa. En la política de selección tendrán un peso cada vez mayor los siguientes factores:

La certidumbre de que el material a comprar será usado en la biblioteca (tendencia a la adquisición en tiempo real, justo a tiempo )

La contratación de servicios de suministro de documentos para publicaciones de poco uso

La coordinación con los centros de redes o consorcios de bibliotecas El estudio y conocimiento profundo de las fuentes, pues muchas bbdds

existentes en formato digital están duplicadas o solapadas en otros formatos o bbdds No comprar nada sobre la especulación a largo plazo, excepto en las políticas

de colecciones locales o áreas de interés especial para la Biblioteca Potenciación de los servicios de acceso al documento

o Los criterios de evaluación de la colección . Progresiva pérdida de importancia del criterio de propiedad en favor del de accesibilidad (sin importar en donde esté la información). Cada vez cobrará mayor relevancia el criterio de satisfacción del usuario.

o Los profesionales . Necesidad de una especialización temática, formación en técnicas de control de recursos tecnológicos, instalación de software y gestión básica de diferentes programas de recuperación de información. Igualmente se hace necesaria una formación en técnicas cualitativas y cuantitativas para el análisis de los servicios relacionados con la gestión de colecciones y el nivel de satisfacción de los usuarios.

o Publicaciones electrónicas . A pesar de que algunos proveedores y algunas editoriales han comenzado a garantizar en sus contratos el acceso futuro a sus títulos para el período de suscripción, la mayoría de los productores y editoriales, todavía ofrecen únicamente acceso a licencias de uso (y a veces en condiciones realmente draconianas) que caducan en el momento mismo en que lo hace la suscripción. Pero aún en el caso en que existe garantía contractual de uso futuro debemos tener presente que ello no garantiza, como es obvio, la subsistencia de esa empresa y de esa información en el tiempo por lo que las BUs, y las propias instituciones académicas como tales, habrán de dotarse de organismos de presión (y de defensa)(31) para, coordinando esfuerzos y posturas, conseguir:

1 . Asegurar el acceso futuro a los períodos temporales de los títulos suscritos y la propiedad o  residencia de los mismos en sus propias sedes. 2 . Dotarse de instrumentos legales o alternativos para luchar contra la situación de verdadero monopolio que se está produciendo en el mercado de la edición científica, y que se manifiesta no sólo en las duras condiciones contractuales de acceso que en este momento imponen las editoriales(32) sino también en las restricciones de uso y reproducción que se podrían imponer a las bibliotecas y sus usuarios a través de la Propuesta de Directiva relativa a la armonización de determinados aspectos de los derechos de autor y derechos afines en la sociedad de la información , en fase de tramitación en el Parlamento Europeo, si ésta no es modificada y finalmente no contemplase para el entorno electrónico las excepciones que en este momento existen para el entorno analógico. 3 . Crear y potenciar unidades específicas para, por una parte, gestionar eficazmente el acceso a todos los documentos remotos de su interés y, por otra, asegurar la preservación para el futuro de sus propios recursos electrónicos, tanto los adquiridos como los generados en su propia actividad informativa, afrontando adecuadamente trabajos como los cambios de soporte, migraciones a nuevos formatos, etc., etc.

---------------------------------------------------------------------------------

NOTAS:

1. Véase REGOS VARELA, Xosé A. (1999): "Programa de gestión y desarrollo de colecciones en una biblioteca universitaria (I). Aportaciones a su definición y metodología". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 57, pp.: 57-78

2. Este punto y varios de los que componen este apartado están basados en los trabajos de: REBIUN (1997): Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Madrid, pp.: 13-28. También disponible en: y de CHÁVEZ VILLA, M.

(1998): "Colecciones virtuales y recursos propios. Criterios para su selección". Primer seminario internacional sobre desarrollo de colecciones. UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas. México, pp.: 150-160

3. Aunque este punto no es aquí objeto de análisis, como es obvio el presupuesto es un condicionante decisivo en un programa de desarrollo de colecciones. Su dotación y distribución adecuadas al peso de las diferentes materias y tipos de usuarios es fundamental. Un estudio que ofrece una revisión de varios modelos reconocidos de distribución presupuestaria, con un ejemplo de aplicación práctica en una BU descentralizada, puede verse en: SCHMIDT, S. et al. "Alocaçao de recursos para aquisiçao de livros para o sistema de bibliotecas da UFPE". Ciência da Informaçao, Brasilia. , (1991), 29, 2, pp: 209-216. Un ejemplo de criterios de distribución presupuestaria utilizados actualmente en una BU española puede verse en: MARTÍNEZ RODRÍGUEZ, L. J. (1996): "La biblioteca de la universidad de Cantabria". Boletín de la ANABAD, 46, 3-4, pp.: 89-107, artículo que por otra parte aporta reflexiones muy interesantes a propósito de la organización, gestión y orientación de la BU actual. Estos criterios pueden consultarse también en: Y finalmente señalar que las citadas "Normas de REBIUN" recogen un elenco bastante completo de criterios a tener en cuenta para la distribución de la partida presupuestaria dedicada a las adquisiciones, pp.: 67-68

4. Para la selección de obras de referencia una visión bastante completa, que incluye también los criterios de adquisición, evaluación y expurgo puede verse en: MARTIN VEGA, A. (1997): "La colección de referencia". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 48, pp.: 49-85

5. Véase WHITE, G.; CRAWFORD, A. (1997): "Developing and electronic information resources collection development policy". Collection Bulding, 16, 2, pp.: 53-57. Citado por CHAVEZ VILLA, M. opus cit., pp.: 154

6. Además de la citada M. CHÁVEZ VILLA, tres estudios españoles recientes realizan aportaciones muy interesantes para una correcta evaluación de las bbdds: MOSCOSO, P. (1997): "Pautas para evaluar bases de datos en cd-rom". Revista General de Información y Documentación, 7, 1, pp.: 187-204. EXTREMEÑO, A.; MOSCOSO, A. (1998): "El control de la calidad en bases de datos de ciencias sociales". Boletín de la ANABAD, 48, 1, pp.: 231-253. RODRÍGUEZ YUNTA, L. (1998): "Evaluación e indicadores de calidad en bases de datos". Revista Española de Documentación Científica, 21, 1, pp.: 9-23

7. Una descripción de las características de los principales servicios de suministro de documentos puede verse en: MERLO VEGA, J. A.; SORLI ROJO, A. (1998): "Acceso a la información y suministro de documentos en la era internet". En X Jornadas Bibliotecarias de Andalucía: ¿biblioteca real frente a biblioteca virtual? Asociación Andaluza de Bibliotecarios, pp.: 283-299, y en Revista Española de Documentación Científica, 21, 3 (1998), pp.: 319-328

8. CHÁVEZ VILLA, M. (1998): opus cit. pp.::158

9. PACIOS LOZANO, A. R. (1995): "El control de gestión de las adquisiciones". Revista General de Información y Documentación, 5, 2, 285-294, pp.: 286

10. Para este aspecto concreto y otros relacionados con la gestión global de las adquisiciones puede verse: VARELA OROL, c. (1993): "La gestión de las colecciones en las bibliotecas universitarias en tiempos de crisis". Boletín de la ANABAD, 43, 1, pp.: 129-142

11. Algunos indicadores para la evaluación de los proveedores y de la eficacia en las adquisiciones pueden verse en el artículo citado de PACIOS LOZANO, A. R. (1995). Para el análisis de la duración del proceso de adquisiciones véase: POLL, R.; BOEKHORST, P. de (1998): Medición de la calidad: directrices internacionales para la medición del rendimiento en las bibliotecas universitarias. ANABAD, Madrid, pp.: 101-105

12. Una sucinta y clara descripción de los servicios prestados por proveedores es ofrecida por CHÁVEZ VILLA, M. (1996): "Influencia de los servicios que ofrecen los proveedores en el desarrollo de colecciones". En CALVA, J. J. ; NEGRETE, Mª del C. (comp.): Desarrollo de colecciones y diseño de servicios. UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, México, pp.: 11-16

13. La superconociada Amazon, con su enorme bbdd, se ha convertido además de librería en una fuente de referencia muy útil para el bibliotecario de adquisiciones

14. Un ejemplo de integración librería-biblioteca, con una muy completa gama de servicios es el Collection Manager de Blackwell NorthAmerica: [Consulta: 28 jun. 1999]

15. GARCÍA MELERO, L. A. (1995): "Desarrollo de colecciones bibliográficas e Internet". Boletín de la ANABAD, 46, 2, pp.: 65-86

16. MOYA ANEGON. F. de (1995): "Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria". ANABAB, Madrid, pp.: 37-43

17. Un ejemplo de interconexión programa de adquisiciones-OPAC puede verse en HALE, H. (1995): "Automated library acquisitions and the Internet: a new model for business". En BAZIRJIAN, R. (ed). New automation technology for acquisitions and collection development. Harwood Press, pp.: 65-82

18. Una detallada exposición de las características exigibles a un programa de adquisiciones puede verse en REYNOLDS, D. (1989): "Automatización de bibliotecas". Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Salamanca, pp. 525-540. Exposición que mantiene un alto grado de actualidad a pesar de ser publicada originalmente en 1985.

19. Un trabajo reciente que describe pormenorizadamente los ficheros, procesos y funciones y las normas que debe contemplar un subsistema de adquisiciones puede verse en: GARCÍA MELERO, L.A.; GARCÍA CAMARERO, E. (1999): "Automatización de bibliotecas". Arco/Libros, pp.: 170-176.

20. Véase VARELA OROL, C. (1995): "El expurgo en los fondos bibliográficos de las bibliotecas". En De libros y bibliotecas: homenaje a Rocío Caracuel. Universidad de Sevilla, pp.: 411-420. Para una visión profunda de este tema ver: GAUDET, F.; LIEBER, C. (1996): "Desherber en bibliothèque". Editions du Cercle de la Librairie, París. En proceso de traducción por ANABAD.

21. REBIUN (1997): opus cit., pp.: 21

22. CARRION GUTIÉRREZ, M. (1995): "Introducción al expurgo: métodos de expurgo, tendencias actuales, legislación sobre expurgo en España". Boletín de la AABADOM , 3, jul.-sept., pp.: 9-17. En la parte final del estudio transcribe los artículos de la legislación estatal que afectan al expurgo.

23. DEREAU, J. M.; CLEMENS, D. W. G. (1986): Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos. Dirección General del Libro, Centro de Coordinación Bibliotecaria, Madrid, pp.: 5-6. Traducción al castellano de Alicia Girón.

24. BRANDT, A-C. (1997): "Conservación preventiva: grandes orientaciones, estrategias y métodos". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 49, pp.: 9-18. Como libro de cabecera, una de las obras más prestigiosas es el Preservation of Library & ArchivalMaterials: A Manual, editado en 1994 por Sherley Ogden y traducido por la Biblioteca Nacional de Venzuela en 1998 con el título El Manual de Preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center. Accesible en: consulta: 8 jul. 1999

25. Véase VIÑAS TORNER, V. (1998): "Medidas y políticas de conservación de materiales bibliotecarios: problemas y soluciones. En: MAGÁN VALLS, J. A. (coord.): Tratado básico de biblioteconomía. 3ª ed. Editorial Complutense, Madrid, pp.: 465-481

26. Véase VIÑAS TORNER, V., opus cit. y a ALLO MANERO, Mª A. (1997): "Conservación de la colección". En ORERA ORERA, L. (ed.): Manual de biblioteconomía. Síntesis, Madrid, pp.: 181-200

27. ALLO MANERO, Mª A., opus cit., pp.: 190-192

28. En la misma línea el informe WEBER, H.; DORR, M. (1997): Digitisation as a method of preservation? European Commission on Preservation and Acess, Amsterdam, concluye recomendando la microfilmación como método de preservación y la digitalización como método para facilitar el uso de los documentos. Éste y otros documentos de la ECPA pueden encontrarse en: [Consulta : 28 jun. 1999]

29. En estos momentos existe ya en el mercado un nuevo tipo de cd-rom con una duración estimada en 100 años, pero su coste es tan elevado que lo hace descartable incluso por las grandes bibliotecas nacionales.

30. Ver: HERNÁNDEZ, A.; GARCÍA MORENO, Mª A. (1997): "Información electrónica e implicaciones de internet para los profesionales de bibliotecas y centros de documentación". Revista General de Información y Documentación, 7, 1, pp.: 31-46.

31. Debemos notar que cuando en España estamos todavía creando los primeros consorcios de BUs en los EEUU han constituido ya consorcios de consorcios para abordar conjuntamente, para amplias comunidades de usuarios, temas como el acceso y archivo de documentos, la negociación de contratos, de precios y costes, de licencias de uso, de compartición de recursos, los derechos de autor, la difusión de información, el establecimiento de plataformas de sistemas, de autentificación de usuarios, etc. A este respecto merece la pena releer la declaración de la ICOLC que nuestros colegas catalanes nos ofrecen, en su atalaya profesional, traducida a su propio idioma por Daniel Martínez Moñux.

32. En estos momentos la Universidad está sufriendo (y contradictoriamente también promoviendo con su actual sistema de valoración curricular de sus investigadores en clave factor de impacto) en algunas de sus disciplinas científicas una situación realmente paradójica, pues al mismo tiempo que está formando a los autores y sufragando sus trabajos de investigación tiene que soportar el que muchos de ellos una vez superados los referees correspondientes tengan que pagar fuertes cantidades de dinero para ver sus artículos publicados en determinadas revistas que, a su vez, la propia Universidad suscribe, si puede, con todos los condicionantes que a su acceso y difusión impone la editorial y esto, además, sin el menor derecho de autoría sobre sus propios trabajos de investigación. A este respecto hay que destacar una reciente alternativa promovida por la ARL (a la que convendrá seguir la pista), la Scholary Publishing & Academic Resource Coalition, alianza de universidades y bibliotecas de investigación, creada para luchar contra los altos precios de las publicaciones científicas en los campos STM y para obtener ventajas competitivas y valores añadidos para sus usuarios. Un ejemplo de su plasmación práctica es el acuerdo de colaboración firmado con la ACS para la publicación de tres nuevas revistas científicas. Véase: consulta: 28 jun. 1999. Otra alternativa planteada ya por algunos autores y que algunas instituciones académicas han empezado ya a poner en práctica es la edición electrónica por las universidades de sus propias investigaciones. Y aquí tenemos, según algunos de estos autores, un nuevo papel, un nuevo reto en nuestra profesión: el de editores y gestores de información, o cuando menos los encargados de idear y planificar proyectos de edición electrónica y mantenimiento de servicios de información.

http://www.aab.es/Baab58a3.html