40113673 laporan sistem informasi apotik

DESKRIPSI ANALISA PENJUALAN PADA APOTEK

“KIMIA FARMA”

Disusun untuk memenuhi tugas II matakuliah

Rekayasa Perangkat Lunak

Oleh :

Agus Widyatama (0600910005)Arisman A (0600910018)

Devia Siswati M (0600920027)Dwi Cahyawati (0600920031)

Elicia Juniar (0600920036)Elis Khulaeli Y (0600920037)

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG2008

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah

Pada masa globaliasi,computer sudah merupakan kebutuhan sebagai alat

penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk sebuah instansi

pemerintahan atau perusahaan,misalnya apotik kimia farma.komputer telah menjadi

alat yang sangat penting dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang

cepat dan akurat.

Apotik kimia farma adalah sebuah apotik yang terlengkap dan dipercayakan oleh

beberapa dokter.apotik ini telah memakai computer dalam kegiatan sehari-hari.tetapi

hanya bagian tertentu saja yang menggunakan computer dan software yang digunakan

pun hanya software paket Ms office yaitu Ms Acces.sehingga dalam pengolahan data

mencapai hambatan terutama pada bagian gudang.salah satu informasi yang sangat

penting di dalam apotik tersebut adalah pengolahan data persediaan barang .

Salah satu tugas dari pengolahan data persediaan barang Apotik Kimia Farma

adalah mendata dan menghitung keseluruhan dan proses pendataan penghitungan

tersebut dilakukan dengan software dengan database yang sangat sederhana,sehingga

informai yang dihasilkan tidak akurat karma banyak kemungkinan kesalahan dalam

proses pendataan dan perhitungan tersebut.oleh karena itu sebagai alternative untuk

pemecahan dari masalah pengarsipan,perlu kiranya perancangan database yang lebih

baik dari sufware yang digunakan.

1.2 Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud Dan Tujuan dari pelaksanaan tugas adalah salah satunya untuk memenuhi

syarat dalam penyelesaian program rekayasa perangkat lunak .Adapun tujuan lain dari

pelaksanaan tugas ini adalah :

1. mempermudah proses penerimaan dan pengeluaran barang

2

2. menghasilkan penerimaan dan pengeluaran barang yang akurat,relevan dan tepat

waktu

3. meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan

4. membangun perangkat lunak untuk membantu user dalam mengolah data

persediaan barang di apotik kimia farma

1.3 Indentifikasi Masalah

Staf persediaan barang yang biasanya melakukan pemeriksaan terhadap barang atau

control stok barang yang akan dipesan oleh konsumen apakah sesuai dengan

permintaan atau tidak, penanganan yang menggunakan cara manual memerlukan

banyak waktu sehingga tidak efisien lagi. Untuk system persediaan barang dan

pengendalian control stok barang ini memerlukan aplikasi yang khusus, masalah utama

yang dihadapi yaitu :

1. sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang

secara tepat waktu

2. informasi persediaan barang yang diperoleh dari bagian gudang sering tidak

akurat.

3. volume data yang cukup besar sehingga menyulitkan dalam pencarian data

persediaan barang.

1.4 Batasan Masalah

Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu system pengolahan data persediaan

barang apotik kimia farma , maka masalah dibatasi hanya meliputi :

1. informasi pencatatan, penerimaan dan pengeluaran data stok barang meliputi:

a. transaksi pembelian barang

b. transaksi penjualan barang /faktur penjualan

2. laporan pembelian dan penjualan barang untuk periode bulanan.

3. laporan persediaan barang untuk periode bulanan

3

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan

suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data - data untuk mendukung

terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk

pengumpulan data dan metode pengembangan system

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan tugas

akhir ini antara lain :

1. riset lapangan

yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan

pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden

2. observasi

yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta

meneliti proses pekerjaannya

3. wawancara

yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan.

4. riset perpustakaan

yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan

dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas.

1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Pengembangan system informasi perlu digunakan metodologi sebagai

pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama melaksnakan

pengembangan system.adapun pengembangan system yang digunakan adalah

paradigma waterfall (classical life cicle). Tahapan-tahapannya adalah sebagai

berikut :

4

Keterangan :

1. rekayasa perangkat lunak (system enginerring), melakukan

pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system

2. requirements analysis, melakukan analisis terhadap permasalahan yang

dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan

interfacing

3. design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungsi dan

interfacing

4. coding (implementasi), pengkodean yang mengimplementasikan hasil

desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin lomputer

dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.

5. testing ( pengujian ), kegiatan untuk melakukan pengetesan program yang

sudah dibuat apakah sudah benar atau belum di uji dengan cara manual.jika

testing sudah benar maka program boleh digunakan

6. maintenance ( perawatan ), menangani perangkat lunak yang sudah

selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan

yang dapat menyebabkan kerusakan.

5

1.6 Sistematika Penulisan Laporan

Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara

garis besar kami menyajikan laporan ini dalam 6 (enam) bab, yang setiap isi babnya

adalah sebagai berikut :

BAB I : Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah,maksud dan

tujuan,indentifikasi masalah,batasan masalah dan metodologi penelitian.

BAB II: Landasan teori

Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang digunakan

sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas

BAB III: Analisis system

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum apotik atau objek penelitian

tersebut,pendeskripsian masalah tersebut,pendeskripsian system yang sedang

berjalan,penganalisian dokumen dan system yang sedang berjalan di dalam

pengolahan data persediaan obat atau barang .

Disini juga dituliskan tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan

metodologi pengembangan yang dipakai serta menjelaskan dan menyajikan

kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu DFD dan flow map.

BAB IV: Perancangan system

Bab ini menjelaskan tentang flow map ( alur dokumen ) , data flow diagram

( DFD) , entity relationship diagram ( ERD) perancangan data base , perancangan

spesifikasi rinci yg terdiri atas struktur program , struktur menu , format masukan

dan format keluaran.

BAB V: Implementasi system

Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan

spesifikasi perangkat keras , fasilitas program .

BAB VI: Kesimpulan dan saran

Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh laporan

dan saran dari penulis .

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua

aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai

pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommerville, 2003). Pada definisi ini, ada

dua istilah kunci yaitu:

(1) Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja. Menerapkan

teori, metode, dan alat bantu yag sesuai, selain itu mereka menggunakannya

dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan,

walaupun tidak ada teori atau metode yang mendukung. Perekayasa juga

menyadari bahwa mereka harus bekerja dalam batasan organisasi dan

keuangan, sehingga mereka berusaha mencari solusi dalam batasan-batasan ini.

(2) Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak tidak hanya

berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi

juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat lunak dan

pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi

perangkat lunak.

Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis

dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling

efektif untuk menghasilkan perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun demikian,

rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode yang paling sesuai

untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif, informal terhadap

pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa keadaan. Pengembangan

informal sangat cocok untuk pengembangan sistem e-commerce web membutuhkan

gabungan keahlian perangkat lunak dan perancangan grafis.

2.1.1 Proses Perangkat Lunak

Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan hasil-hasil

relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini sebagian

7

besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada empat kegiatan proses dasar yang

umum bagi seluruh kegiatan proses perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah :

(1) Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan batasan

kemampuan operasinya harus didefinisikan

(2) Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi

tersebut harus diproduksi.

(3) Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin

bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan.

(4) Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah.

Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini dengan cara

berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda pula. Waktu

kegiatan bervarias, sebagaimana hasilnya. Pegaturan yang berbeda dapat

menggunakan proses yang berbeda untuk menghasilkan produk dengan jenis

yang sama. Namun demikian, untuk beberapa jenis aplikasi tertentu, beberapa

proses lebih sesuai dari yang lainnya jika digunakan proses yang tidak sesuai,

maka kualitas penggunaan produk perangkat lunak yang akan dikembangkan

tersebut mungkin berkurang.

2.1.2 Model Proses Perangkat Lunak

Model proses pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut :

(1) Model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti

spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya

sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan,

perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya.

(2) Pengembangan evolusioner. Pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan

spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal dikembangkan

dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian diperbaiki dengan

masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan bagi

kebutuhan pelanggan.

(3) Pengembangan sistem formal. Pendekatan ini didasarkan atas pembuatan

spesifik sistem matematis dan pentransformasian spesifikasi, dengan memakai

8

metode matematis untuk membangun program. Verifikasi komponen sistem

dilakukan dengan membuat argumen matematis yang disesuaikan dengan

spesifikasi.

Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini didasarkan atas

adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah yang signifikan . Proses

pengembangan sistem terfokus pada integrasi komponen-komponen ini ke dalam

suatu sistem dan bukan mengembangkan dari awal.

2.2 Pengertian System

Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan,komponen-komponen yang

saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan dalam suatu

system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada elemen.

System adalah suatukesatuan dari elemen yang saling berkait yang digunakan

untuk mencapai tujuan tertentu.untuk lebih jelasnya,akan uraikan pengertian-

pengertian system menurut para ahli

Menurut mulyadi(1997) system adalah sekelompok unsure yang erat

hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk mencapai

tujuan tertentu.system dibuat untuk menengani sesuatu yang berulang kali atau secara

rutin terjadi.

2.3 Pengertian Pengolahan Data

Sebelum membahas pengertian pengolahan data alangkah baiknya

mengetahui apa arti data dan informasi.data adalah keterangan mengenai fakta suatu

objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol(huruf, kalimat,

angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi.dari proses pengolahan

data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output.suatu output dari

pengolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi

pemakainya.

Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui

suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system pengolahan data

9

meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan

dan berkaitan.

Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang

direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.unsure-unsur dalam

pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak,

menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan

menyimpan.

Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah sedemikian

rupa sehingga menghasilkan suatu informasi

2.3.1 Siklus Pengolahan Data

Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan

computer mengalami sikllus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu

sebagai berikut :

Gambar 1. Siklus pengolahan data

1. data dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh computer

(input)

2. data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer

3. hasil pengolahan (output),berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk

manusia

2.3.2 Metode Pengolahan Data

Pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya

terdiri atas metode taknologis dan manual.menurut buch dan stater ada dua macam

metode pengolahan data yang penting :

1. Manual

Dalam metode manual semua operasi dapat dilakukan dengan

tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain.

INPUTPROSES OUTPUT

10

2. Electromechanical

Merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai

yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine)

3. Methode Punched Equipment

Merupakan suatu metode yang menggunakan penggunaan semua peralatan

yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).

Prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu objek atau suatu

peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, Sejumlah kartu yang

mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan

bersama membentuk suatu objek

4. Methode Electric Computer

Komputer disini berarti suatu susunan dari alat - alat masukan ,suatu unit

pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran

2.4 Pengertian Persediaan

Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha

normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau

perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa

2.4.1 Konsep Dasar Persediaan

Berdasarkan pengertian diatas istilah persediaan digunakan untuk

menyatakan barang yang berwujud yaitu:

a) tersedia untuk dijual

b) masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang

dalam proses atau pengolahan )

c) akan digunakanuntuk produksi barang jadi yang akan dijual (bahan baku

dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan

2.4.2 Prosedur Persediaan

11

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk menjamin

penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system terdiri

dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.

Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang

dilakukan untuk mencatat informasi :

a. menulis

b. menggandakan

c. menhitung

d. memberi kode

e. mendaftar

f. memilih

g. memindah

h. membandingkan

dan , prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah sebagai berikut :

1. laporan, yaitu hasil akhir dari sebuah proses

2. jurnal. yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat, mengklaifikasikan,

dan meringkas data

3. formulir, yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi

2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan

Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :

1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method )

setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini

cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang

harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan

2. metode persediaan fisik ( physical inventory method )

hanya tambahan persediaan yang dicatat,sedangkan mutasi

berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan

12

untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dojual

harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di

gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah

dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok

persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan

2.4.4 Sistem dan Prosedur dengan System Persediaan

System dan prosedur dengan system persediaannya adalah sebagai berikut :

a. prosedur pencatatan produk jadi

b. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual

c. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli

d. prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan

produk dalam proses

e. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

f. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok

g. prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang

h. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian

barang di gudang

i. system perhitungan fisik persediaan

2.4.5 Tinjauan Umum Organisasi

Untuk memahami proses yang terjadi pada system , maka dilakukan analisis

system dan lingkungan kerja yang sedang berjalan analisis ini dilakukan untuk

mengetahui :

1. cara kerja proses yang terdapat dalam system

2. keterkaitan antar proses dalam system

3. efektifitas penggunaan dokumen antar proses dalam sistem

di dalam pembangunan atau pengembangan system , pada langkah awal kita harus

melakukan suatu langkah yang dinamakan analiis system yang sdaeng berjalan .

dalam langkah analisis ini diharapkan kita dapat mengetahui kekurangan dan

kelebihan system yang sedang berjalan dan jika dilanjutkan pada tahap

13

berikutnya,kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminimal mungkin dan

diharapkan untuk kerja system akan lebih baik.pada paparan system yang sedang

berjalan didapat dengan cara :

1. studi kelayakan yang dimulai dengan cara mempelajari system yang sedang

berjalan dan dilanjutkan dengan wawancara atau mengajukan pertanyaan

2. mempelajari prosedur yang ada ,mengumpulkan dan menganalisis dokumen

yang terlibat dan mempelajari laporan-laporan yang dihasilkan oleh proses.

BAB III

Analisis system

14

3.1 Penyajian Data

Apotek kimia farma terletak strategis sehingga banyak pembeli dari

masyarakat luas. Pembeli diantaranya mendapat resep langsung dari dokter rumah

sakit yang sudah berelasi dengan apotek kimia farma. Pemberian pelayanan dalam

bertransaksi terhitung lebih cepat sehingga konsumen merasa lebih puas. Daftar

obat-obatan di apotek kimia farma tergolong cukup lengkap, mulai dari daftar

golongan A sampai obat-obatan terlarang yang hanya boleh digunakan di medis

tersedia di apotik kimia farma.

Salah Satu Faktor dan sangat menentukan dalam keberhasilan sebuah

apotek adalah pengelolaan yang terpadu dan professional dari karyawan, sekaligus

partisipasi aktif masyarakat dan unsure-unsur yang terkait lainya. Hal ini seiring

dengan pola penembangan dan penerapan pengelolaan berbasis komputerisasi yang

diharapkan mampu meningkatkan kualitas dari apotek kimia farma menjadi lebih

baik.

Sesungguhnya dalam pengelolaan berbasis computer yang dilakukan di

apotek kimia farma masih bersifat manual karena penggunaan software yang masih

belum spesifik pada proses penjualan, apotek kimia farma memiliki gudang stok

barang yang dicataf secara manual di ms excel dan pengolahan data di ms word.

Banyaknya pembeli di apotek kimia farma menyebabkan pencatatan stok barang

atau obat sering mengalami ketidak cocokan dengan antara data penjualan dan data

real obat yang ada digudang

3.2 Proses Manual Kerja Penjualan

Adapun proses kerja penjualan di apotek kimia farma adalah dari konsumen

secara langsung menyerahkan resep dari dokter atau konsumen membeli tanpa

menggunakan resep dokter, transaksi penjualan dilayani oleh karyawan atau kasir

berdasarkan resep atau pembelian dari pelanggan. Obat yang tersedia dicek di

persediaan obat oleh karyawan jika obat tersedia maka obat dapat diserahkan ke

konsumen disertai nota pembayaran. Pencatatan stok barang atau obat dilakukan

dengan mencatat tiap obat yang di jual sehingga dikemudian hari dapat dihitung

stok barang yang sudah habis dan barang yang sering laku bisa diketahui.

3.3 Proses Manual Kerja Pembelian Obat kepada Suplier

15

Adapun proses pembelian obat kepada supplier adalah pegawai memeriksa

persediaan obat yang tersedia di dalam apotik. Kemudian jika sekiranya stok obat

yang telah tersedia tersebut kurang maka pegawai melakukan proses pencatatan

kode obat - kode obat tersebut dan melakukan proses pembelian kepada supplier

obat tersebut. Pegawai menyerahkan order pembelian kepada supplier obat, jika

pembelian dari supplier sudah diterima maka stok digudang akan bertambah sesuai

jumlah obat yang dibeli. Penghitungan obat dilakukan dalam bentuk satuan dan

kaplet.

BAB IV

Perancangan Sistem

16

Tahapan pembuatan system informasi penjualan obat di apotik adalah sebagai

berikut :

1. Pembuatan deskripsi sistem.

2. Pembuatan requerment data : pembuatan entitas pembentuk sistem, pembuatan

atribut entitas pembentuk system dan pembuatan ERD Full-Atribut Based.

3. Pembuatan requerment proses : pembuatan dekomposisi diagram, pembuatan

DFD (Data Flow Diagram).

4.1 Deskripsi Sistem

Sistem informasi penjualan obat di apotik merupakan system informasi yang

berkaitan dengan proses transaksi penjualan obat dengan konsumen sekaligus proses

transaksi pembelian obat kepada supplier. Keunggulan dari system informasi yang

dibangun ini adalah :

1. mempermudah proses penjualan dan pembelian obat

2. memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan obat

3. mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat

4. mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian obat dalam

kurun waktu periode tertentu

Data yang dibutuhkan dalam system informasi ini adalah data pegawai, data

konsumen, data dokter, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi

pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil adalah berupa laporan pegawai,

laporan persediaan obat, laporan

User yang terlibat dengan system informasi ini adalah sebagai berikut

1. Pegawai

17

Pegawai adalah user yang sangat berperan dalam system informasi ini.

Adapun peran dari pegawai adalah mencatat pesediaan obat, mencatat transaksi

penjualan dan pembelian obat, pembuatan laporan.

2. Konsumen

Konsumen adalah user yang hanya berperan dalam proses penjualan obat,

terutama sebagai pembeli obat.

3. Supplier

Supplier adalah user yang berperan dalam proses penyedia dan pengirim

obat.

4. Dokter

Dokter adalah user yang berperan dalam pemberian resep obat kepada

konsumen yang hendak membeli obat dalam suatu resep dokter.

4.2 Requerement Data

4.2.1Entitas Pembentuk Sistem.

Entitas merupakan kelompok individu, tempat, dan kejadian

untuk menyimpan suatu data. Entitas yang terdapat dalam

pengembangan system informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Entitas Pegawai

Adalah entitas yang menyimpan data - data personal pegawai.

2. Entitas Konsumen

Adalah entitas yang menyimpan data – data personal konsumen yang disini

dianggap sebagai member.

3. Entitas Dokter

Adalah entitas yang menyimpan data – data personal dokter.

4. Entitas Supplier

18

Adalah entitas yang menyimpan data – data supplier penyedia obat.

5. Entitas Obat

Adalah entitas yang menyimpan data – data obat.

6. Entitas Golongan

Adalah entitas yang menyimpan data mengenai golongan obat.

7. Entitas Penjualan

Adalah entitas yang menyimpan data – data mengenai transaksi penjualan

obat.

8. Entitas Detail Penjualan

Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi penjualan yang lebih

mendetail lagi.

9. Entitas Pembelian

Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian obat

kepada supplier.

10. Entitas Detail Pembelian

Adalah entitas yang menyimpan data – data transaksi pembelian yang lebih

mendetail lagi.

4.2.2 Atribut Entitas Pembentuk Sistem

Atribut dari masing-masing entitas pembentuk sistem antara lain :

N Nama Keterangan

19

o

1. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai2. NAMA_PEGAWAI Nama Pegawai3. ALAMAT Alamat Pegawai4. No_TELP Nomer Telpon Pegawai

Tabel 1. Atribut Entitas Pegawai

N

o

Nama Keterangan

1. KDKONS Kode Konsumen2. NMKONS Nama Konsumen3. UMUR Umur Konsumen4. TELPKONS Nomer Telepon Konsumen5. ALMTKONS Alamat Konsumen

Tabel 2. Atribut Entitas Konsumen

N

o

Nama Keterangan

1. KDDOKTER Kode Dokter2. NMDOKTER Nama Dokter3. SPESIALIS Spesialis Dokter4. TELPDOKTER Nomer Telpon Dokter5. ALMTDOKTER Alamat Dokter

Tabel 3. Atribut Entitas Dokter

No Nama Keterangan1. KDSUP Kode Supplier2. NMSUP Nama Supplier3. TELPSUP Nomer Telp Supplier4. ALMTSUP Alamat Supplier5. KOTA Kota Supplier

Tabel 4. Atribut Entitas Supplier

No Nama Keterangan1. KDOBAT Kode Obat

20

2. KDGOL Kode Golongan Obat3. NMOBAT Nama Obat4. JENIS Jenis Obat5. SATUAN Satuan Obat6. STOK Stok Obat7. HRGSATUAN Harga Satuan Obat

Tabel 5. Atribut Entitas Obat

No Nama Keterangan1. KDGOL Kode Golongan 2. NMGOL Nama Golongan

Tabel 6. Atibut Entitas Golongan

No Nama Keterangan

1. NOJUAL Nomer Penjualan

2. KDDOKTER Kode Dokter

3. KDKONS Kode Konsumen

4. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai

5. TGLJUAL Tanggal Penjualan

6. TOTAL Total Penjualan

Tabel 7. Atribut Entitas Penjualan

No Nama Keterangan

1. KDOBAT Kode Obat

2. NOJUAL Nomer Penjualan

3. HRG_JUAL Harga Jual Obat

4. SUB_TOTAL Subtotal Penjualan Obat

Tabel 8. Atribut Entitas Detail Penjualan

21

No Nama Keterangan

1. NOFAKTUR Nomer Faktur Pembelian

2. KDSUP Kode Sipplier

3. KODE_PEGAWAI Kode Pegawai

4. TGL_FAKTUR Tanggal Faktur Pembelian

5. TOTAL Total Pembelian

6. BAYAR Total yang sudah terbayar

7. TERUTANG Total yang belum terbayar

Tabel 9. Atribut Pembelian

No Nama Keterangan1. KDOBAT Kode Obat2. NOFAKTUR Nomer Faktur Pembelian3. HRGA_BELI Harga Beli Obat 4. SUB_TOTAL Subtotal Pembelian Obat

Tabel 10. Atribut Detail Pembelian

4.2.3ERD Full-Atribut Based.

Merupakan hubungan antar entitas beserta atributnya yang

akan mengidentifikasi semua atribut yang akan di-capture dan

disimpan dalam database di masa mendatang. Hubungan antar

entitas beserta atributnya dalam Sistem Informasi Penjualan dan

Pembelian Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar :

22

M en c a t a t

M en c at a t

M em be l i ob a t

M er u juk O b a t

M em as o k

M em i lik i

T er d a pa t

T e r d a pa t D ok ter

k dD ok te rN mD ok ters pe s ia list elp Do k terA lm tDo kte r

k on s um en

k dK on sN mK on su mu rT elp K o nsA lm tKo ns

S up lier

K dS upN mS upT e lp Su pA lm tSu pK ota

G o lo ng an

K dG olN mG ol

Pem be lian

N oF ak turT glF ak turT ota lB ay ar _ Pe mb e lia nT er u ta n g

P en jua lan

N oJ ua lT glJ ua lT ota l

O b a t

K dO ba tN mO ba tJ en isS atu anS to kH rg Sa tua n

Peg aw a i

K od e_ Peg aw aiN am a_ Pe g aw aiA la ma tN o_ Te lp

Gambar 2. ERD Full Based

Sedangkan Phisycal Data Model (PDM) dari proses ERD di

atas dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :

23

K OD E_ P EG AW AI = K O D E _P E GA W A I

K OD E_ P EG AW AI = K O DE _P E GA W A I

K DK ON S = KD K ON S

K DD OK TER = K D D OK TER

K DS UP = K DS U P

K DG OL = K DG OL

N OF AK TU R = N OF AK TUR

K DO BA T = KD O BA T

N OJ UA L = NO J U A L

K DO BA T = KD O BA T

DOKTER

KDDOKTER Tex t(4 )NMDOK TER Tex t(30 )SPESIA LIS Tex t(20 )TELPDOK TER Tex t(15 )ALMTDOK TER Tex t(50 )

K ONSUMEN

KDK ONS Tex t(4 )NMK ONS Tex t(30 )UMUR Tex t(3 )TELPK ONS Tex t(15 )ALMTKONS Tex t(50 )

SUPLIER

K DS UP Tex t(4 )NMS UP Tex t(30 )TELPS UP Tex t(15 )A LMTS UP Tex t(50 )K OTA Tex t(25 )

GO LONGA N

K DGOL Tex t(3 )NMGOL Tex t(25)

PEMBELIA N

NOFAK TUR Tex t(11 )K DS UP Tex t(4 )K ODE_PEGA WA I Tex t(7 )TGLFA KTUR DateTimeTOTAL IntegerB A Y AR IntegerTERUTA NG Integer

PENJUA LA N

NOJUA L Tex t(11 )KDDOKTER Tex t(4 )KDK ONS Tex t(4 )KODE_PEGA WA I Tex t(7 )TGLJUA L DateTimeTOTA L Integer

OB A T

KDOBA T Tex t(5 )KDGOL Tex t(3 )NMO BA T Tex t(30 )JENIS Tex t(30 )SA TUA N Tex t(15 )STOK IntegerHRGSA TUA N Cur rency

PEG A W A I

K ODE_PEGA WA I Tex t(7 )NA MA_PEGA WA I Tex t(30)A LA MA T Tex t(30)NO_TELP Tex t(15)

DEA TIL_PENJUA LA N

K DOBA T Tex t(5 )NOJUA L Tex t(11)HRG_JUA L IntegerS UB_TOTA L Integer

DETA IL _PEMB EL IAN

K DOBA T Tex t(5 )NOFAK TUR Tex t(11 )HRGA _BELI IntegerS UB_TOTA L Integer

Gambar 3. Phisycal Data Model

4.3 Requerement Proses

4.3.1Data Flow Diagram (DFD) Sistem

DFD digunakan untuk menggambarkan aliran proses yang

digunakan untuk membuat sebuah sistem. Langkah-langkah

dalam membuat DFD adalah membuat diagram konteks sistem,

kemudian sistem akan dijabarkan sampai level primitif (yaitu

level terkecil dalam sebuah sistem).

4.3.1.1 Diagram Konteks

24

Merupakan model proses yang mendokumentasikan lingkup

sistem. Diagram konteks dalam Sistem Informasi Penjualan Obat

di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Laporan Data Order Pembelian

Kebijakan

Laporan_Stok_obat

Laporan_Pembelian

Laporan_Penjualan

Laporan_data_konsumen

Laporan_obat_Expired

Data_Obat

Data_pembelian_obat

Faktur

Obat

Nota

Pembelian Obat

Data_Kasir

Data_Dokter

Data_Suplier

Data_konsumen

1

SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT DI

APOTEK

+

Konsumen

Pegawai

Dokter

Supplier

Manajer

Gambar 4. Diagram Konteks

Keterangan :

Pada gambar di atas terdapat satu proses dalam Sistem

Informasi Penjualan di Apotek dan lima external entity yaitu,

pegawai, dokter, konsumen, supplier, dan manajer. Pegawai

memiliki peranan yang sangat penting dalam proses ini karena

pegawai memiliki interaksi ke semua external entity. Pegawai

juga bertugas mengolah data untuk menghasilkan informasi

kepada user lain atau laporan – laporan untuk manajer.

25

4.3.1.2 DFD level 0

Gambar 5. DFD Level 0

Keterangan :

DFD level 0 merupakan pengembangan proses dari diagram

konteks. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses yaitu kerja pegawai,

penjualan, pembelian dan pembuatan laporan.

Laporan Data Order PembelianLaporan Data Order Pembelian

Data Suplier Terdaftar

Data Suplier Baru

Data Transaksi Pembelian

Data Detail Transaksi Pembelian

Data Transaksi Penjualan

Data Detail Transaksi Penjualan

Detail Pembelian Obat

Transaksi Pembelian Baru

Kebijakan


Data Dokter Terdaftar

Data Dokter Baru

Data Kasir1

Data Kasir Baru

Data_Kasir

Pengurangan Stok Obat

Data Detail Penjualan Baru

Data_Obat

Data Obat Baru

Laporan_data_konsumen

Data_pembelian_obat

Data_Suplier

Obat yang TersediaData Transaksi Baru

Data Konsumen Terdaftar

Data Konsumen Baru

Penambahan Stock

Laporan_Stok_obat

Data_Dokter

Obat

Pembelian Obat

Nota

Data_konsumen

Laporan_Pembelian

Laporan_Penjualan

Faktur

Konsumen

SupplierDokterPegawai

Konsumen

Konsumen

Konsumen

Supplier

Pegawai

Pegawai

Pegawai

DokterManajer Manajer Manajer

1

Kerja Pegawai

2

Pembelian

3

Penjualan

Obat

Manajer

Transaksi Penjualan

Data Konsumen

Detail Transaksi Penjualan

Kasir

Data Dokter

Detail PembelianTransaksi Pembelian

Suplier

4

Pembuatan Laporan

Supplier

26

4.3.1.3 DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai

Data_konsumen

Data Kasir Baru

Data Obat BaruData_Obat

Data_Kasir

Data Suplier BaruData_Suplier

Data Dokter BaruData_Dokter

Data Konsumen BaruKonsumen

Dokter

Data Konsumen

Supplier

ObatPegawai

Pegawai Kasir

Data Dokter

Suplier

1

Pengolahan Data

Konsumen

2

Pengolahan Data Dokter

3

Pengolahan Data Suplier

4

Pengolahan Data Kasir

5

Pengolahan Data Obat

Gambar 6. DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai

Keterangan :

DFD Level 1 ini merupakan proses pengembangan dari Proses Kerja Pegawai

pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 terdapat 5 proses yaitu, pengolahan data

konsumen, pengolahan data dokter, pengolahan data supplier, pengolahan data kasir,

pengolahan data obat. Setiap proses akan menghasilakan data yang akan disimpan

dalam database.

27

4.3.1.4 DFD Level 1 Proses Penjualan

Data Konsumen Terdaftar

Data Dokter Terdaftar

Data Obat Yang Tersedia



Pengurangan Stok Obat

Data Kasir1

Data Detail Penjualan Baru

Data Transaksi Baru

Nota

Obat

Pembelian Obat

Konsumen

Konsumen

Konsumen

Data Konsumen

Transaksi Penjualan

Obat : 1


Obat : 2

Kasir

Data Dokter

1

Pencatatan Penjualan

Obat

2

Pelayanan Penjualan

Obat

Gambar 7. DFD Level 1 Proses Penjualan

Keterangan :

DFD Level 1 Proses Penjualan merupakan pengembangan

dari proses penjualan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 proses

penjualan ini terdapata 2 proses yaitu pencatatan penjualan obat

dan pelayanan penjualan obat. Entitas yang terdapat dalam DFD

level 1 ini hanya memiliki 1 entitas yaitu konsumen.

28

4.3.1.5 DFD Level 1 Proses Pembelian


Data Transaksi Pembelian

Faktur

Data Suplier Terdaftar

Penambahan Stock

Detail Pembelian Obat

Transaksi Pembelian Baru

Data_pembelian_obat

Supplier

Pegawai

Obat

Transaksi Pembelian

Detail Pembelian

Suplier 1

Pemesanan Obat

2

Pencatatan Pembelian

Obat

Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pembelian

Keterangan :

DFD Level 1 Proses Pembelian merupakan pengembangan

dari proses pembelian pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses

Pembelian ini terdapat 2 proses yaitu proses pemesanan obat dan

pencatatan pembelian obat. Pegawai melakukan pemesanan obat

– obat yang akan dipesan kemudian terjadi transaksi pembelian

antara supplier dan pegawai.

29

4.3.1.6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

Daftar Obat Yang Bertambah

Daftar Obat Baru

Data Obat TerjualLaporan_data_konsumen




Laporan_Stok_obat

Kebijakan


Data Transaksi Pembelian Laporan_Pembelian

Data Detail Transaksi Penjualan


Laporan_Penjualan

Manajer

Manajer

Manajer

Dokter

Pegawai

Manajer


Transaksi Penjualan

Detail Pembelian

Transaksi Pembelian

Supplier

Supplier

1

Pengolahan Laporan Data

Penjualan

2Pengolahan

Laporan Transaksi Pembelian

3

Pengolahan Laporan Data

Obat

Gambar 9. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

Keterangan :

DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan merupakan pengembangan dari

proses pembuatan laporan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembuatan

Laporan ini terdapat 3 proses yaitu pengolahan laporan data penjualan, pengolahan

laporan transaksi pembelian, pengolahan laporan data obat.

30

BAB V

IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 FORM MENU

Keterangan :

Pada form menu terdapat satu jenis pilihan menu yaitu file. Dalam pilihan menu

tesebut terdapat submenu Open dan Exit. Submenu open befungsi untuk membuka

berbagai macam form diantaranya form pegawai, form konsumen, form dokter, form

supplier, form obat, form golongan, form penjualan, form pembelian. Sedangkan submenu

exit berfungsi untuk keluar / menutup dari form.

31

5.2 FORM PEGAWAI

Keterangan :

Pada form pegawai terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,

cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit

berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah

kemudian masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button

yang lainnya.

32

5.3 FORM KONSUMEN

Keterangan :

Pada form konsumen terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,




yang lainnya.

33

5.4 FORM DOKTER

Keterangan :

Pada form dokter terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,




yang lainnya.

34

5.5 FORM SUPPLIER

Keterangan :

Pada form supplier terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,




yang lainnya.

35

5.7 FORM OBAT

Keterangan :

Pada form obat terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari

berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi

untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian

masukkan data – data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button – button yang

lainnya.

36

5.8 FORM GOLONGAN

Keterangan :

Pada form golongan terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data,




yang lainnya.

37

5.8 FORM PENJUALAN

Keterangan :

Pada form penjualan terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data,

cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan simpan

yang berfungi menyimpan data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah


yang lainnya. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan

data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.

38

5.9 FORM PEMBELIAN

Keterangan :

Pada form pembelian terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan

data, simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah dimasukkan,dan hapus berfungsi

untuk menghapus data. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input

kemudian isikan data – data yang akan diinputkan dan tekan simpan.

39

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek ini merupakan pengembangan dari

system yang sudah ada dalam apotek “Kimia Farma”. Dalam proses pengembangan

system informasi ini kami menggunakan metode penelitian untuk meneliti

permasalahan – permasalahan yang dihadapi, mengumpulkan permasalahan tersebut,

menganalisa permasalahan, dan membuat metode penyelesaian dari permasalahan –

permasalahan tersebut. Sistem informasi ini user dapat memperoleh informasi

mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu, informasi persediaan

barang yang diperoleh dari bagian gudang yang akurat, mempercepat dalam pencarian

data mengenai persediaan barang tertentu.

6.2 Saran

Berdasarkan analisa dari obserfasi pada Apotek “Kimia Farma”, penulis

mengajukan saran – saran sebagai berikut :

1. Mengingat pengolahan data penjualan obat di apotek yang masih menggunakan

Microsoft Excel yang masih kurang efiien, kurang cepat dan kurang akurat

maka sebaiknya pengolahan data penjualan obat di apotek yang dialihkan

menggunakan bahasa pemrograman Visual C# 2005 Express Edition dan

Database Microsoft Access sehingga dapat memperkecil ketidakefisiennya

pengolahan data.

2. Mengptimalkan penggunaan computer, misalnya dengan membuat bentuk

aplikasi program yang bisa bermanfaat bagi apotek seperti program pengolahan

data penjualan obat, dan berbagai macam form – form contohnya form pegawai,

form konsumen, form dokter, form penjualan dan form yang lainnya.

40

40113673 laporan sistem informasi apotik

Documents