4.1 profil perusahaan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00589-sias bab...

63

4 BAB 4

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN SISTEM

4.1 Profil Perusahaan

Dalam melakukan perencanaan strategi sistem/teknologi informasi pada Perum

BULOG sangatlah penting untuk mengetahui atau mengenali profil dari Perum BULOG

itu sendiri. Dan pada sub bab ini akan dibahas mengenai profil Perum BULOG.

4.1.1 Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan

Perum BULOG dimulai dengan dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967

berdasarkan keputusan presidium kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok

untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi

Pemerintahan baru. Kemudian tugas pokok tersebut selanjutnya direvisi melalui Keppres

No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi

harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No 39 tahun 1987, yang

dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung

pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan selanjutnya

dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab

BULOG mencakup koordinasi pembangunan pangan dan meningkatkan mutu gizi

pangan, yaitu ketika Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No 50, untuk menyempurnakan struktur

organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas

pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itulah, tanggung jawab BULOG lebih

difokuskan pada peningkatan stabilisasi dan pengelolaan persediaan bahan pokokba dan

64

pangan. Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan

mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan

lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam rangka menjaga kestabilan

harga bahan pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan

berdasarkan kebijaksanaan umum Pemerintah.

Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45 tahun 1997, di

mana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian

melalui Keppres No 19 tahun 1998 tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan

tugas BULOG seperti Keppres No 39 tahun 1968.

Selanjutnya melalu Keppres No 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang

ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh

Pemerintah dengan pihak IMF (International Monetery Fund) yang tertuang dalam

Letter of Intent (LoI). Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya

untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini

dilepaskan ke mekanisme pasar.

Usaha Pemerintah untuk mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha

mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000, di mana didalamnya tersirat

BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak di

bidang jasa logistik di samping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres

No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas

Pemerintah di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan

pengendalian harga beras (mempertahankan Harga Pembelian Pemerintah – HPP), serta

usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

65

Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No 166 tahun

2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi

dengan Keppres No. 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 di mana tugas pokok

BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppers No 29 tahun 2000, tetapi dengan

nomenklatur yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003.

Akhirnya dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI no. 7 tahun 2003 BULOG

resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pendirian Perum BULOG

dilatarbelakangi oleh beberapa faktor.

Pertama, perubahan kebijakan pangan Pemerintah dan pemangkasan tugas dan

fungsi BULOG sehingga hanya diperbolehkan menangani komoditas beras, serta

penghapusan monopoli impor seperti yang tertuang dalam beberapa Keppres dan SK

Menperindag sejak tahun 1998. Keppres RI terakhir tentang BULOG, yakni Keppres RI

No. 103 tahun 2001 menegaskan bahwa BULOG harus beralih status menjadi BUMN

selambat-lambatnya Mei 2003.

Kedua, berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5 tahun 1999 tentang

larangan praktek monopoli dan UU No 22 tahun 2000 tentang otonomi daerah yang

membatasi kewenangan Pemerintah Pusat dan dihapusnya instansi vertikal.

Ketiga, masyarakat luas menghendaki agar BULOG terbebas dari unsur-unsur

yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas KKN dan bebas dari pengaruh

partai politik tertentu, sehingga BULOG mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif,

transparan dan mampu melayani kepentingan publik secara memuaskan.

Keempat, perubahan ekonomi global yang mengarah pada liberalisasi pasar,

khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan penghapusan non-tarif barrier

66

seperti monopoli menjadi tarif barrier serta pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LoI

yang ditandatangani oleh Pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus

ditekankan perlunya perubahan status hukum BULOG agar menjadi lembaga yang lebih

efisien, transparan dan akuntabel.

4.1.2 Lokasi Perusahaan

Lokasi Perum BULOG Kantor Pusat berada di Jalan Gatot Subroto No. 49 Jakarta,

dan mempunyai divisi regional di setiap provinsi.

4.1.3 Produk

Perum BULOG mempunyai dua kegiatan yaitu kegiatan pelayanan dan kegiatan

usaha komersial. Namun dalam pelaksanaannya hampir 90 persen kegiatan perusahaan

adalah kegiatan pelayanan (Public Service Obligation) yang merupakan penugasan dari

pemerintah. Kegiatan pelayanan terdiri dari kegiatan pengadaan komoditi beras dan

pendistribusian komoditi beras pada program RASKIN (pemberantasan kemiskinan)

yang bekerja sama dengan pemerintah. Pendistribusian beras untuk keluarga miskin

melalui program RASKIN. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan kemudahan

kepada masyarakat miskin dalam memperoleh kebutuhan pokok beras dengan harga

yang murah dan dengan jumlah yang cukup dan salah satu upaya tidak langsung

Pemerintah dalam mengendalikan kenaikan harga beras mengingat jumlah alokasi per

bulan yang disalurkan kepada masyarakat miskin cukup besar. Program RASKIN pada

awalnya merupakan salah satu program Pemerintah dalam “social safety net” yang

diluncurkan pada tahun 1998 untuk melindungi masyarakat terutama masyarakat miskin

dalam memperoleh pangan pokok (beras) sebagai dampak dari krisis moneter yang

67

terjadi pada waktu itu. Namun seiring dengan berjalannya waktu dan dari beberapa hasil

evaluasi yang dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi dan lembaga penelitian lainnya,

program RASKIN dianggap cukup efektif dalam pemberian “targeted subsidy” oleh

Pemerintah.

Selain kegiatan pelayanan publik seperti diatas, Perum BULOG juga mempunyai

kegiatan usaha komersial yaitu:

1. Melakukan sinergi dan optimalisasi aset yang dimiliki (gudang, jaringan

kantor/perwakilan, sistem informasi, SDM dan lain-lain).

2. Melakukan implementasi usaha bisnis jangka pendek, dengan mengutamakan

pada kegiatan perdagangan, dengan fokus utama perolehan cash flow

Perusahaan. Kegiatan perdagangan yang dilakukan meliputi antara lain gula,

kakao, CPO, cangkang, dan kopra.

3. Perintisan usaha bisnis jangka panjang, khususnya dalam bidang industri

manufacture pangan, optimalisasi asset dan lainnya, dengan sasaran

pengembangan Perum BULOG sebagai logistic service company. Program

ini direalisasikan antara lain dengan pembentukan proyek bisnis (Probis) di

bidang industri dan jasa.

4. Penyiapan infrastruktur termasuk implementasi kebijakan, mekanisme, Standard

Operating Procedure (SOP) baru, serta proses bisnis.

4.2 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan

Perencanaan sistem informasi pada perusahaan sudah barang tentu tidak bisa lepas

dari perencanaan bisnis perusahaan. Perencanaan sistem informasi perusahaan harus

68

selaras atau sesuai dengan perencanaan Bisnis Perusahaan agar strategi yang dibangun

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian hasil yang akan dicapai dengan

pembangunan sistem informasi juga akan sejalan dengan kebutuhan bisnis perusahaan.

Beberapa komponen dalam perencanaan bisnis Perum BULOG diantaranya adalah:

4.2.1 Visi

Visi dalam Rencana Jangka Panjang Perusahaan Perum BULOG adalah situasi

atau keadaan yang diharapkan dan merupakan cita-cita/idealisme perusahaan terhadap

eksistensi kelembagaannya. Visi haruslah disusun dengan fokus, jelas, kongkrit,

sederhana, inspiratif, memberi motivasi dan memiliki daya ungkit (leverage), maka Visi

Perum BULOG tahun 2009-2013 adalah sebagai berikut:

“Pangan Cukup, Aman dan Terjangkau Bagi Rakyat”

Visi tersebut dijabarkan dalam beberapa pengertian dan ruang lingkup sebagai berikut:

1. Pangan yang dimaksud adalah komoditas pangan pokok dan strategis bagi

kehidupan sebagian besar rakyat Indonesia.

2. Pangan sebagai komoditas strategis bangsa ini harus tersedia dalam jumlah

yang cukup untuk memenuhi kebutuhan minimal setiap rakyat Indonesia.

3. Pangan yang tersedia secara cukup harus memenuhi syarat keamanan sesuai

UU Pangan No 7 tahun 1996 dan tidak bertentangan dengan kaidah/norma

serta etika kebangsaan dan keyakinan masyarakat.

4. Kecukupan dan keamanan pangan harus diimbangi dengan keterjangkauan

akses fisik dan ekonomi oleh seluruh rakyat.

69

Rakyat yang dimaksud adalah lapisan masyarakat terbawah yang memiliki

keterbatasan akses (fisik maupun ekonomi) terhadap pemenuhan kebutuhan pangan

pokoknya.

4.2.2 Misi

Misi merupakan “mengapa” dari visi yang ditetapkan. Misi yang disusun berfokus

pada kompetensi dan tujuan/makna utama (one common purpose) dari keberadaan

Perum BULOG diharapkan dapat mencerminkan keyakinan atau nilai organsiasi serta

memberikan makna kepada setiap karyawan BULOG sehingga mampu menyatukan

organisasi dan membangun komitmen bersama.

Dengan Visi sebagaimana tersebut diatas, maka misi yang dinilai paling tepat

untuk Perum BULOG tahun 2009-2013 adalah sebagai berikut:

“Memenuhi Kebutuhan Pangan Pokok Rakyat”

Dalam misi ini terkandung semangat yang diharapkan dapat diinternalisasi oleh seluruh

karyawan dan stakeholder bahwa Perum BULOG bertanggungjawab untuk

mensejahterakan rakyat melalui pemenuhan kebutuhan pangan pokok. Misi ini juga

sekaligus menggambarkan cakupan pangan yang menjadi domain Perum BULOG, yaitu

pangan pokok.

4.2.3 Nilai-nilai Perusahaan

Sebagai BUMN, nilai-nilai perusahaan Perum BULOG disesuaikan dengan prinsip

Good Corporate Governance (GCG) yang meliputi:

70

1. Transparansi (Transparency) yang berarti keterbukaan dalam melaksanakan

proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan

informasi materiil dan relevan mengenai perusahaan.

2. Akuntabilitas (Accountability) yang berarti kejelasan fungsi, pelaksanaan dan

pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana

secara efektif.

3. Pertanggungjawaban (Responsibility) yang berarti kesesuaian di dalam

pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.

4. Kemandirian (Independency) yang berarti suatu keadaan di mana perusahaan

dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan

pengaruh/tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.

5. Kewajaran (Fairness) yang berarti keadilan dan kesetaraan di dalam

memenuhi hak-hak stakeholder yang timbul berdasarkan perjanjian dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan prinsip tersebut, perusahaan merencanakan nilai-nilai yang harus

dijunjung tinggi oleh segenap jajaran manajemen dan karyawan, sebagai berikut:

1. KUALITAS

Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat

untuk berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat

(konsumen) sesuai dengan visi dan misi.

71

2. INTEGRITAS

Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan

konsistensi antara prinsip dengan perilaku.

3. TEAM WORK

Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara

terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.

4. INOVATIF

Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas

dan inovasi dalam bekerja.

5. RESPONSIF

Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan

upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap

perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini

direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan

perusahaan.

4.2.4 Moto Perusahaan

Sebagai identitas perusahaan dan untuk lebih membangun semangat kebersamaan

(esprit d’corps), moto Perum BULOG yang sebelumnya adalah “For A Brighter

Future” atau “Untuk Masa Depan yang Lebih Baik” disepakati untuk diubah menjadi

“Andalan Ketahanan Pangan”.

72

4.2.5 Tujuan/Sasaran

Tujuan Perusahaan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor

7 tahun 2003 tentang Pendirian Perusahaan Umum BULOG adalah turut serta

membangun ekonomi nasional khususnya dalam rangka pelaksanaan program

pembangunan nasional di bidang pangan.

4.2.6 Strategi

Grand strategy merupakan strategi utama perusahaan yang mengintegrasikan

seluruh sistem dan potensi unit kerja dan fokus pada visi dan misi organisasi. Grand

strategy yang telah ditentukan harus mampu menjadi terobosan yang strategis bagi

perusahaan selama lima tahun ke depan, dan mampu memetakan sasaran-sasaran yang

perlu difokuskan oleh seluruh unit kerja guna menjawab tantangan tantangan dan

peluang di masa mendatang. Grand strategy dilengkapi dengan pemetaan sasaran

strategis yang jelas dan terukur untuk menjalankan kinerja dalam organisasi.

4.2.7 Critical Success Factor dan Key Performance Indicator

Ada beberapa kunci keberhasilan Perum BULOG dalam menjalankan bisnisnya

sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada, diantaranya adalah:

1. Pengamanan Harga Gabah Produsen. Pengamanan harga gabah di tingkat

produsen adalah salah satu upaya Pemerintah dalam hal ini Perum BULOG

untuk menjaga agar harga gabah hasil produksi petani tidak dibawah Harga

Pembelian Pemerintah (HPP).

2. Pengadaan Gabah/Beras. Kegiatan pengadaan gabah/beras dalam negeri

yang dilakukan oleh Perum BULOG bertujuan untuk mengamankan harga

73

gabah di tingkat produsen/petani sesuai Harga Pembelian Pemerintah (HPP).

Disamping untuk melindungi petani, pengadaan dalam negeri bertujuan

untuk penyediaan / pemupukan stok beras dalam rangka penyaluran beras

kepada rayat miskin melalui program Raskin dan pengelolaan Cadangan

Beras Pemerintah. Kegiatan pengadaan gabah/beras yang dilakukan tidak

hanya melalui dari dalam negeri tetapi juga berasal dari luar negeri yang

hanya dilakukan untuk memenuhi/melengkapi cadangan stok apabila dari

pengadaan dalam negeri tidak mencukupi.

3. Penyaluran beras untuk keluarga miskin melalui program RASKIN.

Kegiatan ini dilakukan untuk: (i) memberikan kemudahan kepada

masyarakat miskin dalam memperoleh kebutuhan pokok beras dengan harga

yang murah dan dengan jumlah yang cukup; dan (ii) salah satu upaya tidak

langsung Pemerintah dalam mengendalikan kenaikan harga beras mengingat

jumlah alokasi per bulan yang disalurkan kepada masyarakat miskin cukup

besar. Program RASKIN pada awalnya merupakan salah satu program

Pemerintah dalam “social safety net” yang diluncurkan pada tahun 1998

untuk melindungi masyarakat terutama masyarakat miskin dalam

memperoleh pangan pokok (beras) sebagai dampak dari krisis moneter yang

terjadi pada waktu itu. Namun seiring dengan berjalannya waktu dan dari

beberapa hasil evaluasi yang dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi dan

lembaga penelitian lainnya, program RASKIN dianggap cukup efektif dalam

pemberian “targeted subsidy” oleh Pemerintah.

4. Pengamanan harga di tingkat konsumen dan penyaluran lainnya.

Mengingat besarnya peranan pangan dalam pengeluaran rumah tangga maka

74

ketidakstabilan harga pangan akan berpengaruh terhadap pendapatan riil

masyarakat. Untuk itu, pada saat diperlukan Perum BULOG melakukan

Operasi Pasar (OP) sebagai penugasan Pemerintah dalam rangka

Pengendalian harga. Selain itu tugas penyaluran yang tidak kalah pentingnya

adalah penyaluran kepada Golongan Anggaran, ABRI, Pengelolaan

Cadangan Beras Pemerintah dan penyaluran lainnya cukup membantu dalam

meredam gejolak harga beras.

5. Pengelolaan Stok. Jumlah stok yang dikelola Perum BULOG pada akhir

tahun umumnya rata-rata di atas 1 juta ton setara beras, namun selama

periode tahun 2003-2007, pada tahun 2006 stok akhir yang dikuasai oleh

Perum BULOG sangat rendah yaitu dibawah 1 juta ton setara beras.

Rendahnya stok tersebut disebabkan karena pada tahun 2006 jumlah

pengadaannya terendah selama periode 2003-2007. Pengelolaan stok tidak

tergantung berapa besar pengadaan yang dilakukan tetapi “menyelaraskan”

antara jumlah pengadaan dan jumlah penyaluran setiap bulannya serta

menjaga stok yang optimal untuk menjaga ketahanan pangan yang aman dan

efisien dari sisi ekonomi. Dengan rendahnya stok pada tahun berjalan (2006)

akan berdampak pada stok tahun berikutnya (2007), sehingga untuk tahun

2007 perlu upaya keras dalam mempertahankan kestabilan stok yaitu dengan

memperbanyak/memperbesar jumlah pengadaan gabah/beras pada tahun

tersebut. Dalam rangka pengelolaan stok, Perum BULOG melakukan

penyebaran stok (movement) ke seluruh wilayah Indonesia sesuai jumlah

kebutuhan penyaluran masing-masing wilayah.

75

6. Pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah (CBP). Sejak tahun 2005,

pengelolaan stok tidak terbatas hanya stok BULOG tetapi juga stok beras

Pemerintah (Cadangan Beras Pemerintah/CBP) yang akan dipergunakan

apabila terjadi keadaan darurat dan stabilisasi harga beras di tingkat

konsumen. Besarnya jumlah CBP tersebut setiap tahunnya didasarkan atas

ketersediaan anggaran Pemerintah. Pengalaman akhir tahun 2006 dan akhir

tahun 2007 dengan stok beras yang dikelola BULOG relatif sedikit

mendorong terjadinya eskalasi kenaikan harga beras di pasaran umum yang

cukup tinggi. Untuk pengendalian harga beras pada musim paceklik akhir

tahun, Pemerintah menugaskan Perum BULOG untuk melakukan Operasi

Pasar Beras dari CBP. CBP disamping untuk pengendalian gejolak harga

beras juga sangat efektif dalam pengendalian bencana alam yang telah terjadi

sebelumnya antara lain tsunami di NAD, gempa bumi di DIY dan Jateng

serta kekeringan dan rawan pangan di NTT

4.2.8 Struktur Organisasi

Perum BULOG mempunyai kantor pusat, divisi regional, sub divisi regional ,

kantor seksi logistik, dan gudang. Berikut struktur organisasi kantor pusat, divisi

regional dan sub divisi regional:

1. Kantor Pusat

2. Divisi Regional

3. Sub Divisi Regional

76

1. Kantor Pusat

Gambar 4-1 Struktur Organisasi Kantor Pusat Perum BULOG

77

4.2.8.1 Struktur Organisasi Kantor Pusat Perum BULOG

Berikut penjelasan struktur organisasi kantor pusat Perum BULOG.

1. Direktorat Pelayanan Publik

a. Divisi Pengadaan mempunyai fungsi :

• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

penyusunan rencana dan program, pengadaan dalam negeri serta

pembinaaan unit pelaksana teknik pengolahan gabah atau beras.


penyusunan rencana dan program pengadaan luar negeri.

• Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan

kegiatan penyusunan kemitraan.

b. Divisi Persediaan dan Perawatan mempunyai fungsi :


persediaan, penyimpanan serta penyebaran.


angkutan.


kegiatan perawatan dan pengolahan.

c. Divisi Penyaluran mempunyai fungsi :

• merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

penyaluran kepada kelembagaan Pemerintah dan non

Pemerintah.

78


penyaluran kepada golongan masyarakat tertentu.

d. Divisi Analisa Harga dan Pasar mempunyai fungsi :


pengamatan dan pelaporan perkembangan harga dan pasar,

pangan pokok beras dan pangan pokok lainnya.


analisis kebijakan pertanian atau pangan, perkembangan

ekonomi, keuangan dan pelaporan.

2. Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha

a. Divisi Industri mempunyai fungsi :


analisis pengembangan produk dan pemasaran hasil industri

perberasan.


analisis pengembangan produk dan pemasaran hasil industri non

perberasan.

b. Divisi Perdagangan Industri mempunyai fungsi :


pembelian komoditas dalam negeri dan luar negeri.


pemasaran komoditas dalam negeri dan luar negeri.

79

c. Divisi Jasa mempunyai fungsi :


usaha jasa aset dan jasa lainnya.


usaha logistik, survey, dan pengendalian kualitas.

d. Divisi Research and Development (R&D) mempunyai fungsi :


perusahaan program perencanaan strategis jangka panjang

perusahaan di bidang pelayanan publik, pengembangan usaha,

keuangan, SDM dan umum.


penilitian dan pengembangan di bidang pelayanan publik,

pengembangan usaha, keuangan SDM dan umum.


kegiatan pengelolaan sarana penunjang penelitian dan

pengembangan penyediaan standardisasi mutu produk serta

ketatatusahaan.

3. Direktorat Keuangan

a. Divisi Anggaran mempunyai fungsi :


penyediaan dana, pengalokasian, dan pendistribusian anggaran

publik.

80


penyediaan, pengalokasian dan pendistribusian anggaran

pengembangan usaha.


kegiatan laporan dan evaluasi konsolidasi anggarana perusahaan.

b. Divisi Perbendaharaan mempunyai fungsi :


administrasi perpajakan perusahaan.


verifikasi atas semua transaksi penerimaan dan pengeluaran

pelayanan publik dan pengembangan usaha dan lainnya.


kegiatan pengelolaan administrasi keuangan seluruh Divisi

Regional dan Kantor Pusat.

c. Divisi Akuntansi mempunyai fungsi :


akuntansi Kantor Pusat.


rekonsiliasi hubungan rekening antar kantor.


kegiatan penyusunan dan analisis laporan keuangan serta

pengolahan data dan pembinaan sistem akuntansi perusahaan.

d. Divisi Investasi mempunyai fungsi :

81


invetasi dan penempatan dana.akuntansi Kantor Pusat.


pengelolaan manajemen resiko dan kepatuhan.

4. Direktorat SDM dan Umum

a. Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) mempunyai fungsi :


perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.


pengangkatan, penempatan dan pemberhentian, pemeringatan

dan administrasi PNS serta data dan informasi sumber daya

manusia.


kegiatan pelayanan kesejahteraan, hubungan industrial,

kesehatan dan keselamatan kerja sumber daya manusia.

b. Divisi Organisasi dan Tata Laksana mempunyai fungsi :


pelaksanaan pengkajian dan pengembangan organisasi.


pelaksanaan pengkajian dan pengembangan tatalaksana.

c. Divisi Umum mempunyai fungsi :

82


pembinaan urusan rumah tangga Kantor Pusat.


penyediaan dan pemeliharaan sarana regional.


kegiatan administrasi inventaris aset di lingkungan perusahaan.

d. Divisi Hukum mempunyai fungsi :


penyusunan peraturan perusahaan dan perjanjian.


pelayanan bantuan hukum dan pembinaan kelompok jabatan

fungsional legal officer.


kegiatan penyelesaian klaim di Kantor Pusat, Divre dan

Subdivre.

5. Sekretaris Perusahaan mempunyai fungsi :

a. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan surat dan ekspedisi,

arsip serta perjalanan dinas.

b. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan

kemasyarakatan dan kelembagaan serta pembinaan media elektronik.

c. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan penyusunan laporan

perusahaan dan Corporate Governance.

83

d. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kesekretariatan dan

keprotokolan direksi.

6. Satuan Pengawasan Intern (SPI) mempunyai fungsi :

a. Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik,

pengembangan usaha, keuangan, SDM dan Umum, kesekretariatan,

pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta teknologi

informasi.

b. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan

melaksanakan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan

keuangan serta dokumentasi di lingkungan SPI.

7. Pusat Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi :

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan.

b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

informasi dan perpustakaan pendidikan dan pelatihan.

c. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan

pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan

organisasi lingkungan Pusdiklat.

8. Pusat Teknologi Informasi (PUSTI) mempunyai fungsi :

84

a. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi.

b. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

administrasi database dan jaringan, sarana dan pelayanan pengguna.

c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan

organiasi di lingkungan PUSTI.

85

2. Divisi Regional Tipe A, Tipe B, Tipe C

Gambar 4-1 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe A

86

Gambar 4-2 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe B

87

Gambar 4-3 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe C

88

3. Sub Divisi Regional Tipe A, Tipe B dan Tipe C

Gambar 4-4 Struktur Organisasi Sub Divisi Regional Tipe A dan B

89

Gambar 4-5 Struktur Organisasi Sub Divisi Regional Tipe C

Struktur organisasi Divisi Regional dan Sub Divisi Regional tidak dibahas pada

penelitian ini, dikarenakan penelitian hanya mencakup data-data kantor pusat Perum

BULOG saja.

90

4.3 Identifikasi Masalah

Perum BULOG yang berkantor pusat di Jalan Gatot Subroto No. 49 Jakarta, dan

mempunyai divisi regional di setiap provinsi, memiliki tugas dari pemerintah yang

merupakan pemiliknya untuk melakukan pengadaan dan pendistribusian. Pada dasarnya

bisnis yang dilakukan oleh Perum BULOG adalah sebagai perusahaan pelayan publik

walaupun dalam perjalanan bisnisnya Perum BULOG juga memiliki bisnis komersial.

Untuk mendukung bisnis yang dijalankan oleh Perum BULOG, maka sangat dibutuhkan

manajemen keuangan yang baik. Karena tidaklah mungkin menjalankan bisnis jika

keuangan tidak dikelola dengan baik. Manajemen keuangan tersebut akan sangat efektif

jika didukung oleh sistem dan teknologi informasi yang baik pula.

Penggunaan sistem dan teknologi informasi yang maksimal, akan dapat

memberikan efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis suatu perusahaan/organisasi.

Bahkan sistem dan teknologi informasi dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi

perusahaan dalam persaingannya dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Sistem

informasi yang dibangun haruslah sesuai dengan rencana bisnis perusahaan tentunya.

Untuk membuat atau membangun suatu sistem dan teknologi informasi yang tepat

dan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan maka sangat dibutuhkan suatu

Perencanaan Strategi sistem informasi. Dengan adanya Perencanaan ini, maka apa yang

dibutuhkan perusahaan untuk mencapai visi atau tujuan bisnis perusahaan dapat

dipetakan dengan baik dan tepat ke dalam sistem dan teknologi informasi yang sesuai.

Demikian halnya dengan Perum BULOG yang memiliki tujuan bisnis untuk melayani

publik haruslah memiliki manajemen keuangan yang baik agar dapat mengambil

keputusan-keputusan strategis yang berkaitan dengan hal tersebut.

91

Saat ini di Perum BULOG belum terdapat suatu sistem dan teknologi informasi

yang mendukung manajemen keuangan. Akibatnya ada beberapa permasalahan dalam

pengelolaan keuangan yang dilakukan secara manual saat ini. Misalnya adanya

perbedaan nomor account ataupun nomor voucher di antara divisi Anggaran dan

Perbendaharaan, padahal keduanya berada pada direktorat yang sama yaitu direktorat

keuangan. Permasalahan lain yang muncul akibat tidak adanya suatu sistem informasi

adalah tidak tercatatnya kelebihan plafond dari setiap divisi di Perum BULOG secara

aktual. Hal ini mengakibatkan tidak diketahuinya kondisi keuangan aktual atau real time

di Perum BULOG dan implikasinya adalah tidak dapat diambil keputusan-keputusan

strategis yang dibutuhkan dalam waktu cepat, misalnya adanya kejadian bencana alam

secara beruntun di beberapa wilayah. Untuk itulah dibutuhkan suatu Perencanaan

Strategi sistem informasi di Perum BULOG untuk menyelesaikan permasalah seperti

yang disebut di atas

4.4 Analisis Internal Perusahaan

Dalam melakukan analisis internal perusahaan diperlukan analisis baik dari sisi

bisnis maupun SI/TI. Hal ini sangat berguna untuk melihat faktor-faktor apa saja yang

bisa mempengaruhi perusahaan dari dalam perusahaan.

4.4.1 Bisnis

Bisnis Perum BULOG dianalisis dengan menggunakan Value Chain dan Balance

Scorecard. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi factor-faktor internal yang

mempengaruhi bisnis Perum BULOG.

92

4.4.1.1 Analisis Value Chain

Analisis ini berguna untuk menganalisis rantai nilai bisnis di Perum BULOG.

Analisis ini terbagi menjadi dua jenis aktivitas yaitu aktivitas utama dan aktivitas bisnis.

Hal-hal yang akan dibahas pada aktivitas utama yaitu

1. Business Acquisition, proses penentuan kebutuhan masyarakat di analisis

oleh dalam memenuhi kebutuhan pangan pokok, proses ini dilakukan oleh

divisi Analisa Harga dan Pasar (divisi Gasar). Kebutuhan dapat diketahui

berdasarkan data yang diperoleh dari pelanggan dan pasar. Berdasarkan data

tersebut dapat mengetahui perkembangan kebutuhan pelanggan terhadap

pelayanan yang dilaksanakan.

2. Problem Specification, perumusan dan pengkajian masalah yang dihadapi

dilakukan oleh divisi Gasar dan divisi Organisasi dan Tata Laksana (divisi

Ortala) dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan bagaimana tingkat

penyelesaian yang akan dilakukan.

3. Knowledge Application, proses menciptakan pengetahuan atau aplikasi yang

baru untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dilakukan oleh divisi

Research and Development (divisi R&D) dengan cara melakukan penelitian,

kajian dan berdasarkan analisis pakar dan pengalaman. Penelitian yang

dilakukan dapat dibantu oleh pihak luar untuk membuat aplikasi atau

pengetahuan tersebut, seperti tenaga ahli, konsultan atau peniliti.

4. Allocation Resources, proses melakukan analisis terhadap 5M (Man, Money,

Material, Method, Machine) dan informasi merupakan tugas dari beberapa

divisi. divisi-divisi yang melakukan proses tersebut yaitu divisi Sumber Daya

Manusia (divisi SDM), divisi R&D, divisi Ortala, divisi Persediaan dan

93

Perawatan (divisi Diawat) dan divisi Investasi. Divisi SDM melakukan

analisis terhadap alokasi sumber daya manusia, divisi Ortala melakukan

analisis terhadap metode, divisi Diawat melakukan analisis perangkat keras

dan materi dalam pelaksanaan alokasi. Setelah dilakukan analisis dan

mendapatkan hasil, dilakukan analisis lanjutan oleh divisi Investasi terhadap

alokasi sumber daya manusia, materi, metode yang digunakan, perangkat

keras dan uang. Kegiatan ini akan mengalokasikan 5M tersebut seefektif dan

seefisien mungkin, sehingga jika kekurangan sumber daya maka dapat

melakukan sumber yang lain untuk membantu.

5. Marketing the Capability, Dengan konsep Business to Business, Business to

Government dan Business to Customer, divisi Perdagangan dan divisi

Penyaluran melakukan proses promosi dan pendistribusian produk layanan .

6. Configure Solution, divisi R&D dan divisi Ortala melakukan perumusan

solusi baru yang akan dilakukan dan membuat perencanaan dalam

pengerjaan solusi tersebut.

7. Execute Solution, divisi-divisi yang melakukan kegiatan operasional seperti

divisi Pengadaan, divisi Diawat dan divisi Penyaluran menjalankan solusi

bisnis yang baru yang telah dirumuskan pada kegiatan sebelumnya.

.

Untuk aktivitas pendukung akan dibahas hal-hal berikut:

1. Technology, penentuan kebutuhan dan pemanfaatan teknologi yang

digunakan serta perbaikan prosedur merupakan tugas pusat teknologi

informasi (PUSTI) dan divisi RnD (research and development).

94

2. Human Resources, mengelola sumber daya manusia dan menentukan

kualifikasi orang-orang yang dibutuhkan dilakukan oleh divisi SDM , pusat

pendidikan dan pelatihan (PUSDIKLAT) dan divisi organisasi dan

tatalaksana.

3. Infrastructure, manajemen keuangan perusahaan dikelola oleh 4 (empat)

divisi yaitu divisi perbendaharaan, divisi anggaran, divisi investasi dan divisi

akuntansi.

4. Administration, Sekretariat Perusahaan melakukan pelaksanaan proses

admininistrasi yang berkaitan kegiatan internal perusahaan dan kegiatan

eksternal perusahaan yang berkaitan dengan organisasi, lembaga atau

perusahaan lain.

4.4.1.2 Analisis Balance Scorecard

Analisis ini berguna untuk mengukur sejauh mana pencapaian bisnis Perum

BULOG dilihat dari beberapa perspektif beserta Key Performance Indicator (KPI).

1. Perspektif Keuangan, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif

keuangan diukur dengan menggunakan KPI:

a. Return on Investment (RoI)

Perum BULOG menargetkan ROI dalam RKAP 2009 10%, pada akhir

2009 terealisasi sebesar 2,44%.

b. Pemanfaatan Aktiva (Asset Turn Over)

Pemanfaatan Aktiva sebesar 66,56% (persen) dikarenakan penggunaan

mesin UPGB belum maksimal.

95

c. Pengurangan biaya

Pengurangan biaya operasional perusahaan belum tercapai, realisasi

nya mencapai angka minus -2,1%.

2. Perspektif Pelanggan, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif

pelanggan diukur dengan menggunakan KPI:

a. Jumlah pelanggan baru,

Dengan adanya kegiatan komersial Perum BULOG menargetkan 10%

pangsa pasar masyarakat menengah.

3. Perspektif Bisnis Internal, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif

bisnis internal diukur dengan menggunakan KPI:

a. Ketepatan waktu penyaluran

Kegiatan operasional penyaluran mempunyai target penyelesaian

selama 1 hari, tapi ada yang terjadi penyelesaian 2 hari.

4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan, kinerja bisnis Perum BULOG

dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan diukur dengan

menggunakan KPI

a. Tingkat kompetensi

Perum BULOG menargetkan 400 sertifikasi pelatihan pergudangan

kepada semua Kepala Gudang dan 26 sertifikasi sumber daya manusia

(SDM) dan hukum kepada 26 Kepala Seksi Administrasi dan Hukum

96

(Kasi Minku), tetapi pada akhir tahun yang lulus sertifikasi sejumlah

395 sertifikasi pergudangan dan 26 sertifikasi SDM dan hukum

4.4.2 Sistem dan Teknologi Informasi

Sistem dan Teknologi Informasi Perum BULOG dianalisis dari beberapa faktor

yaitu:

4.4.2.1 Visi dan Misi Teknologi Informasi

Visi dan Misi Teknologi Informasi di Perum BULOG belum didefinisikan.

4.4.2.2 Aplikasi

Aplikasi yang ada di Perum BULOG saat ini adalah sebagai berikut:

1. e-Procurement, yaitu sistem yang menangani kegiatan pengadaan bahan

pokok yang akan diolah dan didistribusikan. Sistem ini terdiri dari beberapa

aplikasi atau fungsi yaitu

a. Selection, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-procurement

untuk melakukan pemilihan atau penyortiran beberapa pemasok dengan

cara tender.

b. Purchasing, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-Procurement

untuk melakukan pemesanan dan pembelian bahan pangan dari

pemasok yang telah dipilih sebelumnya

97

2. Sistem Informasi Logistik (SIL), yaitu sistem yang menangani kegiatan

logistik di Perum BULOG. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau

fungsi yaitu:

a. Good receipt, merupakan fungsi untuk penerimaan barang dan

pemeriksaan kualitas dari pemasok sesuai dengan pembelian yang telah

dilakukan oleh bagian Pengadaan. Di sini juga dilakukan pengecekan

jumlah barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

b. Maintenance, merupakan fungsi yang menangani pemeliharaan dan

perawatan bahan pangan selama dalam gudang penyimpanan

c. Delivery Order (DO), merupakan fungsi yang menangani permintaan

akan penyaluran bahan pangan untuk Program RASKIN, cabang atau

gudang lainnya. Di sini juga dilakukan pengecekan bahan pangan yang

akan dikirim dan pembuatan surat jalan.

d. Carry, merupakan fungsi yang menangani penyaluran atau pengiriman

bahan pangan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan. Dalam hal

ini bahan pangan akan dikirimkan ke pemerintah yaitu kecamatan atau

kelurahan.

3. Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu sistem yang menangani atau mengelola

sumber daya yang ada di Perum BULOG khususnya pegawai. Adapun

aplikasi ataupun fungsi yang ada pada sistem ini diantaranya:

98

a. Recruitment, merupakan fungsi yang menangani proses perekrutan

pegawai baru, mulai dari pengumuman lowongan, pendaftaran,

pengujian, wawancara, sampai pada pegawai itu diterima untuk bekerja

di Perum BULOG

b. Training, merupakan fungsi yang menangani pelatihan pegawai Perum

BULOG, baik itu pegawai yang baru direkrut maupun pegawai lama

yang membutuhkan pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan

c. Payroll, merupakan fungsi yang menangani penggajian pegawai Perum

BULOG, baik itu gaji pokok, tunjangan, asuransi, bonus, insentif,

ataupun hal-hal lainnya yang berkaitan dengan pembayaran sejumlah

uang yang menjadi hak pegawai dari Perum BULOG

d. Carrer History, merupakan fungsi yang menangani sejarah pekerjaan

dari pegawai Perum BULOG mulai direkrut sampai saat ini. Pada

fungsi ini dapat diketahui informasi mengenai karir semua pegawai,

baik itu promosi, demosi, mutasi dan terminasi.

4. Sistem Akuntasi BULOG (SIAB), yaitu sistem yang menangani pencatatan

aktiva tetap, pemasukan dan pengeluaran, hutang maupun piutang Perum

BULOG termasuk pembuatan laporan pembukuan dan laporan keuangan

berupa neraca, laporan laba rugi yang auditable secara berkala. Adapun

aplikasi yang ada pada divisi ini adalah:

99

a. Account Payable (AP), yaitu aplikasi yang menangani hutang yang

didapat Perum BULOG dari hasil pembelian barang atau bahan pangan

yang dibutuhkan

b. Account Receivable (AR), yaitu aplikasi yang menangani piutang yang

didapat Perum BULOG dari hasil penjualan bahan pangan.

c. General Ledger (GL), yaitu aplikasi yang menangani pembuatan buku

besar yang merupakan gabungan dari hutang dan piutang Perum

BULOG.

d. Laporan keuangan, yaitu aplikasi yang menangani pembuatan laporan

keuangan yang nantinya akan digunakan oleh pihak manajerial untuk

kepentingan pembuatan keputusan ataupun pelaporan keuangan ke

Pemerintah

100

Gambar 4-6 Aplikasi Sistem Informasi di Perum BULOG saat ini

101

4.4.2.3 Infrastruktur

1. Perangkat Keras

Kondisi perangkat keras yang ada di Perum BULOG sekarang ini dapat

dilihat dari tabel di bawah ini.

Tabel 4-1 Kondisi Perangkat Keras Perum BULOG Saat ini

NO Perangkat Keras Spesifikasi 1 Personal

Computer/ PC Prosesor : Pentium IV-Core2Duo

2 Router Cisco 3800, Cisco 3600, 3com 3 Switch 3com

Personal Computer yang digunakan oleh Perum BULOG masih belum

seragam, sehingga pemeliharaan yang dibutuhkan akan lebih besar. Contoh

apabila ada kerusakan driver hardware maka pemeliharaan akan lebih rumit.

Server yang digunakan oleh Perum BULOG ada 16 buah dan kesemuanya

sudah digunakan dan penggunaannya sejauh ini sudah optimal. Untuk

melihat kondisi server yang sekarang digunakan oleh Perum BULOG dapat

dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 4-2 Spesifikasi Detail Server yang Digunakan Perum BULOG

NO TYPE Hardware Detail Operating system

1 DELL Power Edge 6850

CPU Intel Xeon 3.16 Ghz Windows Server 2003 Enterprise

( 2 CPU ) RAM=8GB C=47GB G=1.3TB L=219 GB Q=172GB 2 DELL Power

Edge 6850 CPU Intel Xeon 3.16 Ghz Windows Server 2003 Enterprise

( 2 CPU )

102

NO TYPE Hardware Detail Operating system RAM=8GB C=47GB G=1.3TB L=219 GB Q=172GB 3 DELL Power

Edge 6650 CPU Intel Xeon 2.8 Ghz FreeBSD

( 2 CPU ) C=42Gb (RAID 1) D=250Gb (RAID 5) 4 DELL PE 4600 CPU Intel Xeon 2.8 Ghz Windows Server 2003 Standar ( 2 CPU ) D=21 GB 5 DELL PE 840 CPU Intel Xeon X3210 2.13

Ghz Windows Server 2003 Standar

D=56 GB ( 4 CPU ) 6 DELL PE 2800 CPU Intel Xeon 2.8 Ghz Windows Server 2003 Standar ( 2 CPU ) D=52 GB 7

DELL Power edge 4600

CPU Intel Xeon 2.6 Ghz RAM 2 GB HD : C=13 GB D=23 GB

Windows 2000 Advanced Server

8



Windows Server 2003 standar

9 DELL Power edge 4600

CPU Intel Xeon 2.8 Ghz Windows Server 2003 standar RAM 2 GB HD : C=31 GB D=21 GB E=21GB 10 DELL Power

edge 4600 RAM 2 GB Windows Server 2003 standar

HD : C=13 GB D=23 GB E=47 GB 11 COMPAQ

Proliant ML530 RAM 512 MB Windows Server 2003 standar

HD : C=36 GB D=36 GB 12 HP COMPAQ dx

6100MT RAM 8 GB Windows Server 2003 standar

HD : C=10 GB HD : C=10 GB 13

DELL PE 840

CPU Intel Xeon X3210 2.13 Ghz ( 4 CPU )

Windows Server 2003 R2 Enterprise

RAM 4GB HD : C=12 GB D=60 GB

103

NO TYPE Hardware Detail Operating system 14

IBM eServer X3105

CPU AMD Opteron 1210 1.8 Ghz ( 2 CPU )


RAM 2 GB D=50 GB

15 DELL Power

Edge 2800 CPU Intel Xeon 2.8 Ghz Windows 2000 Advanced server

RAM 2 GB HD : C=20 GB E=146GB 16




2. Kondisi Perangkat LunakPerum BULOG

Kondisi perangkat lunak yang digunakan oleh Perum BULOG sekarang ini

seperti yang terlihat di tabel di bawah ini

Tabel 4-3 Kondisi Perangkat Lunak Perum BULOG Saat ini

NO Software Spesifikasi 1 Sistem Operasi Sistem Operasi Microsoft(Windows XP, Vista, 2000 Server)

2 Aplikasi Perkantoran

Ms Office 2003, Ms Visio, Ms Access

3 Software Pengembang

Power Builder, PHP, Macromedia Dreamweaver. Linux FreeBSD

4 Database SQL Server 2005, My SQL

Platform yang digunakan kebanyakan masih berbasiskan produk-produk

Microsoft. Hal ini akan memberikan beban yang besar terhadap biaya licence

yang harus dibayarkan oleh Perum BULOG kepada Microsoft.

104

3. Kondisi Jaringan Perum BULOG

Kondisi topologi jaringan untuk sistem interkoneksi yang digunakan oleh

Perum BULOG sekarang ini sudah cukup baik dimana interkoneksi di semua

unit sudah terbangun dengan baik. Sehingga pengembangan sistem client

server di Perum BULOG sudah dapat dilakukan.

105

Gambar 4-7 Jaringan di Perum BULOG Saat Ini

106

4.5 Analisis Eksternal Perusahaan

Sama halnya dengan analisis internal perusahaan, maka analisis terhadap eksternal

perusahaan baik itu dari sisi bisnis maupun SI/TI juga perlu dilakukan. Hal ini sangat

berguna untuk melihat faktor-faktor apa saja yang bisa mempengaruhi perusahaan dari

luar.

4.5.1 Bisnis

Bisnis Perum BULOG dianalisis dengan menggunakan Value Chain dan Balance

Scorecard. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi factor-faktor internal yang

mempengaruhi bisnis Perum BULOG

4.5.1.1 Analisis Lingkungan Perusahaan (Firm Environment)

Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, perusahaan dalam melakukan

kegiatan bisnisnya berinteraksi dengan lingkungannya. Interaksi tersebut dapat berupa

interaksi sumber daya manusia, materi maupun sumber daya informasi. Pada subbab ini

akan dijelaskan secara detail pihak-pihak yang ada di lingkungan perusahaan dan ikut

berinteraksi dengan perusahaan, serta bentuk interaksi yang terjadi.

107

1. Pemasok (suppliers) : Yang menjadi penyedia material yang berupa bahan

pokok yang akan didistribusikan oleh Perum BULOG diantaranya adalah

mitra kerja, petani, dan negara importir beras. Dan untuk pemasok informasi

bagi Perum BULOG adalah Pemerintah selaku pemilik.

2. Konsumen (customers) : Pengguna jasa dari Perum BULOG sudah barang

tentu adalah masyarakat umum atau rakyat sesuai dengan amanat Pemerintah

yang dituangkan dalam Peraturan Pemerintah. Untuk beberapa kondisi

seperti adanya kelebihan pangan di dalam negeri maka akan diekspor ke

negara-negara lain.

3. Serikat Pekerja (labor unions) : Pada umumnya perusahaan-perusahaan

atau organisasi yang besar terutama yang memiliki buruh dalam jumlah besar

akan memiliki perkumpulan baik dari tenaga ahli maupun buruh yang

bernama Sekar BULOG

Pemerintah Indonesia

Komunitas Global

Perum BULOG

Serikat Pekerja

Pemegang Saham/Pemilik

Pesaing

Pemasok

Komunitas Finansial

Masyarakat

Konsumen

Gambar 4-8 Analisis Lingkungan Perusahaan Perum BULOG

108

4. Komunitas Finansial (Financial Community) : Komunitas utama yang

menjadi penyedia dana untuk Perum BULOG adalah Pemerintah. Selain itu

komunitas lainnya adalah Yabinstra (Yayasan Bina Sejahtera), Kopelindo

(Koperasi Pegawai BULOG seluruh indonesia), Bank Bukopin, dan juga

Bank Mandiri.

5. Pemegang Saham atau Pemilik Perusahaan (stakeholders or owners) :

Pemegang saham utama atau pemilik Perum BULOG, dan merupakan satu-

satunya adalah Pemerintah.

6. Pesaing (competitors) : Terdapat beberapa organisasi, perusahaan atau

perorangan yang ikut berkompetisi dalam bidang pendistribusian bahan-

bahan pangan seperti Perum BULOG yang diantaranya adalah para peng-ijon

yang langsung membeli bahan-bahan pangan dari petani,dan juga pedagang-

pedagang pangan lainnya.

7. Pemerintah (government) : Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No.7 Tahun 2003 mengenai Perum BULOG, UU RI No. 7 Tahun

1996 maka yang menjadi Pemerintah adalah Pemerintah RI itu sendiri.

8. Komunitas Global (global community) : Ada beberapa komunitas yang

mencakup area global khususnya di sekitar negara tempat Perum BULOG

beroperasi yaitu FAO, Komunitas Pangan Dunia, dan Komunitas Pertanian.

4.5.1.2 Analisis Five Forces’ Porter

1. Bargaining Power of Buyers. Seperti yang telah disebutkan dan dibahas

sebelumnya, Perum BULOG memiliki beberapa customer. Dimana customer

ini memiliki kemampuan forces (dorongan) seperti tingkat selektifitas

109

customer dalam pemilihan kualitas dan harga pangan yang semakin tinggi.

Hal ini dimungkinkan dengan keinginan customer yang selalu mengharapkan

bahan pangan berkualitas tinggi tetapi dengan harga yang lebih murah.

2. Competitive rivalry. Forces (dorongan) terhadap Perum BULOG dalam

persaingannya dengan beberapa perusahaan yang sudah ada saat ini dan

memiliki interest yang sama adalah Sampoerna Inc, dan perusahaan logistik

bahan pangan lainnya yang mempunyai kualitas baik.

3. Bargaining Power of Suppliers. Kebalikan dari Bargaining Power of

Customer, dari sisi pemasok juga memiliki kekuatan yang dapat

mempengaruhi Perum BULOG. Hal ini dapat disebabkan karena adanya

tingkat selektifitas petani dalam memilih pembeli yang menawarkan harga

lebih menguntungkan. Apakah Perum BULOG menawarkan harga beli yang

lebih tinggi dari pada para pesaingnya atau tidak? Yang pasti para petani atau

produsen bahan-bahan pangan akan menjual bahan-bahan pangan miliknya

kepada yang memberi harga beli tertinggi.

4. Threat of New Entrants. Walaupun Perum BULOG adalah perusahaan

terbesar di Indonesia dalam bidang pendistribusian bahan-bahan pangan,

tetapi juga memiliki ancaman dari para pendatang baru seperti perusahaan

asal Cina dengan teknologi yang tinggi dalam pengolahan gabah beras dan

pengelolaan lahan pertanian menghasilkan kualitas beras yang cukup baik

dan harga yang murah.

5. Threat of Substitute Products or Services. Belakangan ini ada kecenderungan

dari masyarakat yang memiliki pola kehidupan yang serba instant alias cepat

saji. Tidak lagi mau repot dalam mengolah bahan-bahan pangan seperti yang

110

didistribusikan oleh Perum BULOG yaitu beras, gula, dan bahan-bahan

pokok lainnya. Untuk mengakomodir pola hidup seperti itu ada beberapa

perusahaan yang membuat produk instan dapat dikatakan ancaman terhadap

Perum BULOG, salah satunya adalah TARA Nasiku yang merupakan bentuk

instant dari beras

4.5.2 Sistem dan Teknologi Informasi

Dalam analisis sistem dan teknologi informasi di Perum BULOG ada beberapa hal

yang perlu diperhatikan diantaranya:

1. Perkembangan teknologi khususnya di bidang informatika yang begitu pesat

di mana pesaing-pesaing Perum BULOG juga telah menerapkan SI/TI

terbaru

2. Bukan hanya teknologi saja yang berkembang tetapi sistem informasi

pendukung bisnis perusahaan juga telah berkembang pesat termasuk tenaga-

tenaga ahli seperti konsultan untuk menangani sistem dan teknologi

informasi

4.6 Analisis SWOT

Analisis ini digunakan untuk menilai kekuatan dan kelemahan dari sumber daya

yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan dan peluang serta tantangan yang dihadapi dari

eksternal perusahaan.

111

4.6.1 Analisis Lingkungan Internal

Berikut faktor kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan:

1. Perusahaan memiliki jaringan pergudangan, infrastruktur dan Teknologi

Informasi yang luas.

2. Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi.

3. Mempunyai nama besar atau brand yang meng-global.

4. Mendapat dukungan penuh dari pemerintah, karena Perum BULOG milik

pemerintah.

5. Bulog memiliki kemampuan dana dan akses permodalan yang bankable.

6. BULOG masih menjadi satu-satunya lembaga operator yang menangani

ketahanan pangan di bidang perberasan.

7. Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan

publik selama lebih dari 40 tahun..

Faktor-faktor yang menjadi kelemahan perusahaan antara lain:

1. Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir dan terstandarisasi secara

optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis.

2. Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan

perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat.

3. Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM.

4. Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan

dalam menghadapi perubahan.

5. Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan

penghargaan.

6. Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif.

112

7. Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan

aspek manajemen risiko.

8. Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi.

9. Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat.

4.6.2 Analisis Lingkungan Eksternal

Dari sisi eksternal perusahaan dapat dilihat faktor-faktor yang menjadi peluang

bagi perusahaan antara lain:

1. Kebijakan perlindungan pemerintah terhadap petani dan masyarakat miskin

masih besar

2. Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum

BULOG

3. Permintaan beras masih besar

4. Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi pangan

5. BULOG masih dipercaya pemerintah sebagai lembaga pelaksana kehanan

pangan

6. Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu.

7. Membuka anak perusahaan di bidang pangan.

8. Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain.

9. Memiliki pemasok yang handal.

Faktor-faktor yang menjadi ancaman bagi perusahaan antara lain:

1. Kemampuan anggaran pemerintah untuk subsidi semakin terbatas

2. Adanya pemberian kesempatan dari pemerintah kepada lembaga lain dalam

menangani masalah pangan.

113

3. Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan

target yang diharapkan.

4. Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur

biaya perusahaan.

5. Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia.

6. Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras.

7. Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis.

8. Pelanggan mengutamakan kualitas.

9. Bencana alam

10. Serangan hama

Untuk penjabaran strategi SWOT dapat dilihat pada tabel berikut:

114

Tabel 4-4 Penjabaran Strategi SWOT

IFAS EFAS

Kekuatan (S) • Perusahaan memiliki jaringan pergudangan,

infrastruktur dan Teknologi Informasi yang luas.

• Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi. • Mempunyai nama besar atau brand yang

meng-global. • Mendapat dukungan penuh dari pemerintah,

karena Perum BULOG milik pemerintah. • Bulog memiliki kemampuan dana dan akses

permodalan yang bankable. • BULOG masih menjadi satu-satunya

lembaga operator yang menangani ketahanan pangan di bidang perberasan.

• Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan publik selama lebih dari 40 tahun.

Kelemahan (W) • Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir

dan terstandarisasi secara optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis.

• Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat.

• Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM.

• Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan dalam menghadapi perubahan.

• Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan penghargaan.

• Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif.

• Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan aspek manajemen risiko.

• Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi.

• Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat.

115

Peluang (O) • Kebijakan perlindungan pemerintah

terhadap petani dan masyarakat miskin masih besar

• Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum BULOG

• Permintaan beras masih besar • Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi

pangan • BULOG masih dipercaya pemerintah

sebagai lembaga pelaksana kehanan pangan

• Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu.

• Membuka anak perusahaan di bidang pangan.

• Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain.

• Memiliki pemasok yang handal.

STRATEGI SO • Meningkatkan ketersediaan bahan pangan

di semua jaringan pergudangan BULOG • Meningkatkan kualitas beras yang akan

dijual kepada masyarakat. • Meningkatkan promosi kepada masyarakat • Meningkatkan pelayanan kepada

masyarakat yang merupakan pembeli terbesar buat BULOG

• Meningkatkan kecepatan dan ketepatan data pendukung penyusunan laporan keuangan

• Meningkatkan diversifikasi pembiayaan operasional perusahaan dari sumber dana alternatif yang kompetitif

STRATEGI WO • Mengelola dan membuat standar Aset

dengan maksimal. • Membuat perencanaan secara sistematis

dan fleksibel terhadap kondisi yang terjadi. • Meningkatkan kompetensi SDM dengan

mengadakan restrukturisasi dan regenerasi. • Menerapkan standar kerja dan job desc list

dengan detail di setiap divisi. • Menyempurnakan SOP activity based

costing dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan.

• Mengelola penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan Publik dan Pengembangan Usaha

• Membuat manajemen resiko setiap aktivitas dan proses yang berjalan.

116

Ancaman (T) • Kemampuan anggaran pemerintah untuk

subsidi semakin terbatas • Adanya pemberian kesempatan dari

pemerintah kepada lembaga lain dalam menangani masalah pangan.

• Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan target yang diharapkan.

• Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur biaya perusahaan.

• Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia.

• Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras.

• Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis.

• Pelanggan mengutamakan kualitas. • Bencana alam • Serangan hama.

STRATEGI ST • Mengintegrasikan data di seluruh jaringan

BULOG. • Meningkatkan kerjasama dengan instansi

Pemerintah yang terkait dalam penugasan Pemerintah.

• Memaksimalkan kemampuan/skills pegawai untuk menguasai teknologi.

• Mengembangkan early warning system. • Pengembangan jaringan melalui program

kemitraan dengan petani, termasuk penguatan wadah ekonomi petani.

• Peningkatan penyediaan data dan informasi harga secara lebih dini dan akurat.

• Mempercepat pelunasan subsidi. • Standarisasi mutu, kemasan dan berat pada

saat penyaluran. • Memperluas segmen pasar dan diferensiasi

produk untuk pasar Dalam Negeri dan Luar Negeri

STRATEGI WT • Memberikan pelatihan kepada karyawan • Meningkatkan tata kelola organisasi. • Memberikan penghargaan kepada karyawan

yang berkinerja baik • Penyempurnaan SOP tentang pembelian

langsung oleh Satgas dan UPT-PGB;. • Penyempurnaan sistem pembayaran

langsung ke pusat melalui online system perbankan

• Memaksimalkan pusat keluhan (SMS Center).

• Meningkatkan kompetensi SDM dengan mengadakan restrukturisasi dan regenerasi.

• Menyempurnakan SOP activity based costing dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan.

• Mengelola penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan Publik dan Pengembangan Usaha

117

4.6.3 Perhitungan Analisis SWOT

Berdasarkan identifikasi faktor eksternal (peluang dan ancaman) dan faktor

internal (kekuatan dan kelemahan), dilakukan pengelompokkan serta pembobotan

terhadap faktor-faktor tersebut. Pembobotannya sebagai berikut:

Kekuatan

Tabel 4-5 Perhitungan Faktor Internal (Kekuatan)

No. Faktor Strategis Bobot Urgensi Nilai Terbobot

1 Perusahaan memiliki jaringan pergudangan, infrastruktur dan Teknologi Informasi yang luas. 0.1 2.95 0.295

2 Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi. 0.075 2.75 0.20625

3 Mempunyai nama besar atau brand yang meng-global. 0.03 2.35 0.0705

4 Mendapat dukungan penuh dari pemerintah, karena Perum BULOG milik pemerintah. 0.055 2.7 0.1485

5 Bulog memiliki kemampuan dana dan akses permodalan yang bankable. 0.05 2.65 0.1325

6 BULOG masih menjadi satu-satunya lembaga operator yang menangani ketahanan pangan di bidang perberasan.

0.15 3.2 0.48

7 Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan publik selama lebih dari 40 tahun 0.04 2.5 0.1

Jumlah 0.5 1.43275

Kelemahan

Tabel 4-6 Perhitungan Faktor Internal (Kelemahan)


1 Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir dan terstandarisasi secara optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis.

0.06 3.05 0.183

2 Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat.

0.055 2.95 0.16225

3 Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM. 0.04 2.8 0.112

4 Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan dalam menghadapi perubahan.

0.05 3.2 0.16

5 Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan penghargaan. 0.03 2.6 0.078

6 Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif. 0.1 3.7 0.37

7 Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan aspek manajemen risiko. 0.07 3.3 0.231

118


8 Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi. 0.075 3.55 0.26625

9 Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat 0.02 2.4 0.048

Jumlah 0.5 1.6105

Peluang

Tabel 4-7 Perhitungan Faktor Eksternal (Peluang)


1 Kebijakan perlindungan pemerintah terhadap petani dan masyarakat miskin masih besar 0.1 3.5 0.35

2 Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum BULOG 0.03 2.55 0.0765

3 Permintaan beras masih besar 0.07 3.15 0.2205 4 Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi pangan 0.075 3.3 0.2475

5 BULOG masih dipercaya pemerintah sebagai lembaga pelaksana kehanan pangan 0.02 2.5 0.05

6 Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu. 0.055 2.8 0.154

7 Membuka anak perusahaan di bidang pangan. 0.06 3.05 0.183

8 Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain. 0.05 2.7 0.135

9 Memiliki pemasok yang handal 0.04 2.6 0.104 Jumlah 0.5 1.5205

Ancaman Tabel 4-8 Perhitungan Faktor Eksternal (Ancaman)


1 Kemampuan anggaran pemerintah untuk subsidi semakin terbatas 0.08 3.05 0.244

2 Adanya pemberian kesempatan dari pemerintah kepada lembaga lain dalam menangani masalah pangan.

0.0725 2.95 0.213875

3 Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan target yang diharapkan.

0.0675 2.8 0.189

4 Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur biaya perusahaan. 0.015 2.1 0.0315

5 Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia. 0.04 2.3 0.092

6 Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras. 0.065 2.6 0.169

7 Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis. 0.035 2.25 0.07875

8 Pelanggan mengutamakan kualitas. 0.02 2.2 0.044

119

Peluang

Ancaman

Kelemahan Kekuatan

Kuadran II

Kuadran III Kuadran I

Kuadran IV


9 Bencana alam 0.05 2.4 0.12 10 Serangan hama 0.055 2.5 0.1375 Jumlah 0.5 1.319625

Analisis SWOT dilakukan dengan membandingkan nilai terbobot antara peluang

dengan ancaman dan antara kekuatan dan kelemahan. Nilai terbobot diperoleh dari hasil

perkalian bobot dengan nilai.

Perbedaan nilai antara peluang-ancaman menunjukkan angka positif yaitu

0.200875, sedangkan kekuatan-kelemahan pada PSO menunjukkan angka negatif yaitu –

0.17775.

4.6.4 Diagram SWOT

Berdasarkan perhitungan analisis SWOT di atas, maka dapat dikatakan bahwa

posisi Perusahaan saat ini berada pada Kuadran III sebagaimana ditunjukkan dengan

lingkaran pada gambar berikut ini:

Dengan posisi perusahaan pada kuadran III berarti strategi yang dipakai adalah

meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang dimiliki. Pendekatan yang

Gambar 4.8 Gambar Diagram SWOT

120

dipakai adalah pendekatan pertumbuhan tapi dari yang terlemah. Strategi ini disebut

juga strategi investasi. Dalam hal ini pilihannya yaitu melakukan investasi di program

yang menjadi titik lemah yaitu dengan cara mengubahnya menjadi kuat sehingga

memiliki keunggulan komparatif sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.

4.7 Identifikasi dan Pengukuran Perencanaan Strategi

4.7.1 Identifikasi Strategi

Berdasarkan perhitungan analisis SWOT yang telah dilakukan maka strategi yang

diambil adalah strategi Weakness-Opportunity (WO). Dimana strategi ini meminimalkan

kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang dimiliki.

• Strategi WO

Analisis SWOT yang dilakukan terhadap kelemahan dan peluang maka

disimpulkan suatu grand strategi WO yaitu Pengelolaan Keuangan dan

Infrastruktur secara Optimal. Berikut tujuan-tujuan yang akan diukur pada

strategi ini yaitu

1. Penyempurnaan SOP activity based costing dengan mengintegrasikan sistem

keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan

2. Membuat perencanaan secara sistematis dan fleksibel terhadap kondisi yang

terjadi.

3. Mengelola penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan

Publik dan Pengembangan Usaha

Untuk mendukung grand strategi WO ini diperlukan suatu sistem informasi.

Sistem informasi yang diusulkan untuk dikembangkan yaitu sistem informasi

121

keuangan yang mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di

direktorat keuangan.

4.7.2 Critical Success Factor (CSF)

Seperti yang sudah dijelaskan pada bab landasan teori, Critical Success Factor

(CSF) merupakan factor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan atau keberhasilan.

CSF di sini adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis Perum BULOG dengan

strategi sistem informasi seperti yang telah didapatkan di atas. Ada beberapa faktor yang

menjadi

Tabel 4-9 Critical Success Factor

Objectives CSF KPI Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan

Sumber Daya Manusia yang berpengalaman di bidangnya masing-masing

Berkurangnya keluhan dari pelanggan

Memudahkan dalam pengambilan keputusan

Data dan informasi yang akurat dan cepat

Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat

Meningkatkan ketersediaan bahan pangan di seluruh jaringan pergudangan BULOG

mengoptimalkan pendistribusian di seluruh jaringan BULOG

Bahan pangan tersedia sesuai dengan kebutuhan setiap pergudangan

Meningkatkan kompetensi karyawan

Memberikan pelatihan kepada karyawan sesuai dengan bidang dan keahliannya

Tingkat kompetensi karyawan yang lebih tinggi dari sebelumnya

4.8 Pemetaan Strategi

Dari hasil pengukuran dan pengujian yang dilakukan terhadap perencanaan

strategi-strategi yang telah diidenifikasi, maka diperoleh strategi terbaik yang sesuai

dengan kebutuhan Perum BULOG saat ini adalah strategi WO (Weakness Opportunity)

di mana strategi ini meminimalkan Weakness (Kelemahan) yang ada agar dapat

122

memanfaatkan Opportunity (Peluang) yang ada. Strategi yang telah didapatkan

dipetakan ke dalam tiga aspek bisnis Perum BULOG yaitu:

1. Strategi Bisnis sistem informasi

2. Strategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi

3. Strategi Teknologi Informasi

4.8.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi

Strategi bisnis sistem informasi akan menentukan kemana arah kebijakan Perum

BULOG dibawa. Dengan strategi ini dapat diketehui bagaimana setiap unit atau fungsi

akan mengembangkan SI/TI dalam mencapai tujuan (objektif) bisnisnya.

Dari strategi yang telah diperoleh maka dapat dipetakan ke dalam strategi bisnis sistem

informasi yaitu strategi keefektifan operasional.

Strategi keefektifan operasional dalam perusahaan dapat dilakukan dengan melakukan

kegiatan yaitu:

1. Mengelola dan membuat standar Aset dengan maksimal.

2. Membuat perencanaan secara sistematis dan fleksibel terhadap kondisi yang

terjadi.

3. Menerapkan standar kerja dan job desc list dengan detail di setiap divisi.

4. Membuat manajemen resiko setiap aktivitas dan proses yang berjalan.

Berdasarkan pakar manajemen berpengalaman & eksekutif untuk melakukan strategi

keefektifan operasional, hal-hal yang dapat dilakukan pihak shareholder:

1. Mengatur kegiatan operasional agar fokus terhadap pelaksanaan strategi

kunci terjaga dengan tujuan mencapai sasaran yang lebih cepat dan lebih

efisien

123

2. Mengurangi gangguan-gangguan yang ada dengan cara mengorganisirnya

untuk hasil yang optimal

3. Mengembangkan kemampuan karyawan agar pemilik lebih untuk fokus pada

pengembangan bisnis.

4. Memeriksa dan menetapkan skala pengukuran terkait kinerja yang lebih

efektif sebagai upaya untuk pengelolaan dan pencapaian tujuan strategis ke

arah yang lebih baik.

5. Mengevaluasi proses bisnis yang sedang berjalan sebagai alat untuk

meningkatkan produktivitas

4.8.2 Strategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi

Strategi manajemen sistem/teknologi informasi didasarkan pada apa-apa saja yang

dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk mengelola sistem/teknologi informasi. Ada

beberapa hal yang menjadi perhatian dalam membuat strategi manajemen

sistem/teknologi informasi diantaranya adalah:

1. Didasarkan pada bisnis, apa yang menjadi strategi manajemen

sistem/teknologi informasi di Perum BULOG haruslah didasarkan pada apa

yang menjadi strategi pada bisnis di Perum BULOG. Strategi manajemen

harus mendukung setiap kebijakan dan arah bisnis dari perusahaan agar apa

yang menjadi visi dan misi Perum BULOG yang diaplikasikan ke dalam

strategi bisnis sistem informasi.

2. Orientasi pada kebutuhan, selain harus berdasar atas strategi bisnis sistem

informasi Perum BULOG, strategi manajemen sistem/teknologi informasi

juga harus berorientasi pada kebutuhan dari Perum BULOG itu sendiri. Apa-

124

apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan terutama dalam sistem

informasi.

3. Fokus pada aplikasi, strategi manajemen sistem/teknologi informasi

berbicara mengenai aplikasi apa yang akan digunakan untuk dapat mengatur

sistem/teknologi informasi

Setelah memperoleh beberapa hal yang menjadi bahan perhatian dalam menentukan

strategi manajemen sistem/teknologi informasi yang koheren dan konsisten maka

diperoleh beberapa strategi dipandang dari beberapa area kunci yaitu:

1. Manajemen investasi sistem/teknologi informasi yang bertujuan untuk

memberikan nilai maksimal dalam hal manfaat bagi bisnis. Strategi yang

digunakan untuk manajemen investasi adalah menerapkan SOP activity

based costing. Untuk mendukung strategi ini maka dibutuhkan aplikasi yang

dapat mengelolanya dengan baik yaitu sistem informasi manajemen dan

sistem informasi Keuangan di mana yang menjadi pusat perhatian kali ini

adalah manajemen keuangan.

2. Manajemen data, informasi dan pengetahuan sumber daya organisasi yang

bertujuan untuk memastikan bahwa nilai bisnis sepenuhnya dieksploitasi dan

dilindungi. Strategi yang digunakan untuk mendukung area ini adalah

Pemberian otorisasi atau hak akses sesuai dengan kebutuhan dari pengguna

sistem informasi

3. Manajemen perolehan, penyebaran dan pemanfaatan teknologi informasi

melalui layanan sistem/teknologi informasi yang bertujuan untuk

kepentingan organisasi dan hubungannya dengan pemasok teknologi dan

125

layanannya. Strategi yang digunakan untuk area ini adalah mengelola

sistem/teknologi informasi yang ada dan menjalin hubungan yang baik

dengan pemasok sistem/teknologi informasi

4. Manajemen organisasi sistem/teknologi informasi yang berhubungan dengan

sumber daya, kegiatan yang mereka lakukan dan administrasi

sistem/teknologi informasi baik dalam fungsi-fungsi atau tugas nya secara

khusus maupun dalam hubungannya dengan bagian lain dalam bisnis.

Strategi yang digunakan adalah memonitor dan mengevaluasi kegiatan-

kegiatan di organisasi sistem/teknologi informasi agar sesuai dengan

kebutuhan bisnis. Untuk mendukungnya dapat dilakukan perubahan-

perubahan terhadap manajemen organisasi sistem/teknologi informasi ke

arah yang lebih baik lagi dalam mendukung strategi bisnis system informasi.

Kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam strategi manajemen

1. Kebijakan dan rencana strategi sistem dan teknologi informasi harus

mencerminkan tujuan dan strategi bisnis.

2. Identifikasi dan eksploitasi dari sistem dan teknologi informasi untuk

memastikan keuntungan bisnis yang potensial.

3. Manajemen resiko bisnis yang berguna untuk memastikan strategi yang

diambil sudah layak atau tepat dengan bisnis dan membuat perencanaan jika

terjadi sesuatu yang tidak diharapkan

4. Membuat tingkatan sumber daya yang tepat atau pengaturan prioritas dan

pendamaian setiap pertikaian

5. Menciptakan suatu budaya manajemen sistem informasi yang mencerminkan

budaya perusahaan

126

6. Memantau kemajuan-kemajuan yang penting untuk kegiatan-kegiatan bisnis

sistem informasi

7. Mencapai keseimbangan yang terbaik antara sentralisasi dan pengembangan

pengambilan keputusan sistem informasi

4.8.3 Strategi Teknologi Informasi

Untuk mendukung strategi bisnis sistem informasi dan manajemen

sistem/teknologi informasi maka diperlukan strategi manajemen teknologi dan ahli

sumber daya yang meliputi:

1. Layanan Teknologi Informasi

Mengadopsi orientasi pelayanan maka ketika memberikan solusi dan

pelayanan aplikasi dilakukan pendekatan untuk memungkinkan pengguna

bisnis untuk memperoleh dan memanfaatkan informasi, sistem dan teknologi

untuk memenuhi kebutuhan mereka, ataupun ketika kebutuhan tersebut

muncul.

Fungsi sistem informasi menyediakan berbagai layanan yang telah

disepakati pada Service Level Agreements (SLAs) untuk aspek-aspek

Teknologi Informasi seperti kecepatan jaringan, response time (waktu

tanggap), dan dukungan dari Help Desk

Dengan telah tersedianya infrastruktur jaringan yang baik maka

diusulkan untuk membangun layanan sistem informasi yang online yang

dapat melayani pengguna sistem/teknologi informasi di perusahaan.

127

Perusahaan sangat membutuhkan integrasi dari pengembangan strategi

layanan Teknologi Informasi dengan strategi manajemen aplikasi yang dapat

memberikan kemampuan yang lebih baik bagi perusahaan. Dengan

mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada direktorat keuangan

BULOG maka pengguna sistem keuangan akan dapat dilayani sesuai

kebutuhan. Dengan demikian pelaporan keuangan akan dapat dihasilkan

lebih cepat sehingga pihak manajemen dapat melihat kondisi perusahaan

yang terkini dan menentukan kebijakan-kebijakan yang diperlukan dengan

cepat dan tepat.

2. Platform Teknologi Informasi

Platform Teknologi Informasi mengacu kepada sumber daya komputer

baik perangkat keras dan perangkat lunak yang merupakan bagian yang

penting untuk tujuan sistem ataupun hanya untuk pendukung sistem. Berikut

acuan yang diberikan yang berkaitan dengan platform teknologi informasi:

a. Teknologi sistem yang diusulkan

i. 3 Tier Client Server

Konsep 3 tier client server mengaplikasikan pemisahan antara:

• Client, merupakan komputer yang melakukan permintaan

yang dilengkapi dengan antar muka pengguna untuk

keperluan presentasi data

• Aplikasi server, bertugas untuk menyediakan sumber daya

yang dibutuhkan dengan menghubungkan client dengan

data.

128

• Data server, akan menyediakan data yang dibutuhkan oleh

aplikasi. Data terpusat sehingga konsistensi data lebih

mudah untuk diatur.

ii. Interkoneksi Komunikasi Data

Komunikasi data maupun penyajian informasi dapat dilakukan

secara online dengan menggunakan fasilitas Local Area Network

(LAN) yang dimiliki BULOG maupun Wide Area Network (WAN)

untuk pengaksesan dari luar.

b. Sistem Operasi Server dan PC

Biaya license yang akan ditanggung oleh Perum BULOG untuk saat ini

cukup besar mengingat jumlah server dan PC yang digunakan

jumlahnya cukup banyak. Sehingga diusulkan untuk menggunakan

sistem operasi Open Source yang sekarang sudah berkembang pesat.

Sehingga biaya licence dapat diminimalisasi

c. Networking dan Komunikasi

Jaringan yang dapat digunakan di BULOG yaitu dengan memanfaatkan

i. Local Area Network (LAN) menggunakan jaringan LAN Sub

Dolog, Dolog dan Bulog

ii. Wide area network (WAN) menggunakan jaringan WAN Bukopin

iii. Komunikasi menggunakan saluran post switching telephone

network (PSTN) dan integreted system digital network (ISDN).

Topologi jaringan yang sekarang dimiliki oleh Perum BULOG sudah

cukup bagus dan sudah siap untuk interkoneksi komunikasi data.

129

4.9 Future Application Portfolio

Gambar 4-9 Future Application Portfolio

130

Future Application Portfolio merupakan gambaran dari aplikasi-aplikasi yang ada di

dalam Perum BULOG tentunya yang sudah menggunakan sistem/teknologi informasi.

Aplikasi-aplikasi tersebut dicluster berdasarkan divisi-divisi atau proses bisnis yang ada

di Perum BULOG. Future Application Portfolio di atas tentunya adalah cetak biru dari

aplikasi di Perum BULOG di masa mendatang jika menerapkan strategi yang telah

dijelaskan sebelumnya, di mana Future Application Portfolio ini merupakan gabungan

dari Current Application Portfolio dengan aplikasi yang diusulkan sesuai dengan strategi

yang sudah didapat.

Adapun Current Application Portfolio yang ada di Perum BULOG saat ini adalah

sebagai berikut:

1. e-Procurement, yaitu sistem yang menangani kegiatan pengadaan bahan

pokok yang akan diolah dan didistribusikan. Sistem ini terdiri dari beberapa

aplikasi atau fungsi yaitu

a. Selection, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-procurement

untuk melakukan pemilihan atau penyortiran beberapa pemasok dengan

cara tender.

b. Purchasing, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-Procurement

untuk melakukan pemesanan dan pembelian bahan pangan dari

pemasok yang telah dipilih sebelumnya

2. Sistem Informasi Logistik (SIL), yaitu sistem yang menangani kegiatan

logistik di Perum BULOG. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau

fungsi yaitu:

131

a. Good receipt, merupakan fungsi untuk penerimaan barang dan

pemeriksaan kualitas dari pemasok sesuai dengan pembelian yang telah

dilakukan oleh bagian Pengadaan. Di sini juga dilakukan pengecekan

jumlah barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

b. Maintenance, merupakan fungsi yang menangani pemeliharaan dan

perawatan bahan pangan selama dalam gudang penyimpanan

c. Delivery Order (DO), merupakan fungsi yang menangani permintaan

akan penyaluran bahan pangan untuk Program RASKIN, cabang atau

gudang lainnya. Di sini juga dilakukan pengecekan bahan pangan yang

akan dikirim dan pembuatan surat jalan.

d. Carry, merupakan fungsi yang menangani penyaluran atau pengiriman

bahan pangan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan. Dalam hal

ini bahan pangan akan dikirimkan ke pemerintah yaitu kecamatan atau

kelurahan.

3. Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu sistem yang menangani atau mengelola

sumber daya yang ada di Perum BULOG khususnya pegawai. Adapun

aplikasi ataupun fungsi yang ada pada sistem ini diantaranya:

a. Recruitment, merupakan fungsi yang menangani proses perekrutan

pegawai baru, mulai dari pengumuman lowongan, pendaftaran,

pengujian, wawancara, sampai pada pegawai itu diterima untuk bekerja

di Perum BULOG

132

b. Training, merupakan fungsi yang menangani pelatihan pegawai Perum

BULOG, baik itu pegawai yang baru direkrut maupun pegawai lama

yang membutuhkan pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan

c. Payroll, merupakan fungsi yang menangani penggajian pegawai Perum

BULOG, baik itu gaji pokok, tunjangan, asuransi, bonus, insentif,

ataupun hal-hal lainnya yang berkaitan dengan pembayaran sejumlah

uang yang menjadi hak pegawai dari Perum BULOG

d. Carrer History, merupakan fungsi yang menangani sejarah pekerjaan

pegawai Perum BULOG mulai di direkrut sampai saat ini. Pada fungsi

ini dapat diketahui informasi mengenai karir semua pegawai, baik itu

promosi, demosi, mutasi, dan terminasi.

4. Sistem Akuntasi BULOG (SIAB), yaitu sistem yang menangani pencatatan

aktiva tetap, pemasukan dan pengeluaran, hutang maupun piutang Perum

BULOG termasuk pembuatan laporan pembukuan dan laporan keuangan

berupa neraca, laporan laba rugi yang auditable secara berkala. Adapun

aplikasi yang ada pada divisi ini adalah:

a. Account Payable (AP), yaitu aplikasi yang menangani hutang yang

didapat Perum BULOG dari hasil pembelian barang atau bahan pangan

yang dibutuhkan

b. Account Receivable (AR), yaitu aplikasi yang menangani piutang yang

didapat Perum BULOG dari hasil penjualan bahan pangan.

133

c. General Ledger (GL), yaitu aplikasi yang menangani pembuatan buku

besar yang merupakan gabungan dari hutang dan piutang Perum

BULOG.

d. Laporan keuangan, yaitu aplikasi yang menangani pembuatan laporan

keuangan yang nantinya akan digunakan oleh pihak manajerial untuk

kepentingan pembuatan keputusan ataupun pelaporan keuangan ke

Pemerintah

Sementara aplikasi yang diusulkan sesuai dengan strategi yang dipilih adalah:

1. Sistem informasi manajerial, yaitu sistem yang menangani segala kegiatan

manajerial di Perum BULOG baik itu memimpin, merencanakan,

mengorganisir, dan mengontrol. Segala kebijakan dan keputusan dalam

perusahaan dibuat dengan dukungan sistem ini di mana segala informasi

yang akurat dan cepat mengenai Perum BULOG dapat diakomodasi oleh

sistem informasi manajerial. Informasi tersebut dimungkinkan dengan

adanya pengelolaan laporan yang berasal dari semua bagian di Perum

BULOG.

2. Sistem informasi keuangan, yaitu sistem yang menangani segala kegiatan

atau alur keuangan di Perum BULOG. Adapun bagian atau divisi yang ada

pada sistem ini (di bawah direktorat keuangan) antara lain:

134

a. Anggaran, yaitu divisi yang mengelola anggaran dari setiap bagian atau

divisi yang ada di Perum BULOG. Aplikasi yang ada pada divisi

anggaran adalah:

i. Verifikasi Nota Verik, yaitu aplikasi yang menangani verifikasi

dari setiap pengajuan atau proposal permintaan dana

ii. Validasi, yaitu aplikasi yang menangani validasi terhadap

permintaan dana

iii. Budget, yaitu aplikasi yang menangani budget dari setiap divisi di

Perum BULOG

iv. Dropping, yaitu aplikasi yang menangani permintaan khusus

pengiriman uang untuk pembelian atau pengadaan bahan pangan

yang akan dijual dan disimpan di Gudang

b. Perbendaharaan, yaitu divisi yang menangani masuk keluarnya uang di

Perum BULOG. Adapun aplikasi yang terdapat di divisi ini adalah:

i. Cek Status, yaitu aplikasi yang melakukan pemeriksaan status

keuangan dalam hal ini kas Perum BULOG, apakah masih

mencukupi untuk mengeluarkan dana yang diminta atau tidak.

ii. Kasir, yaitu aplikasi yang menangani keluar masuknya uang di

Perum BULOG sesuai dengan permintaan baik itu pembelian

atau penjualan yang dilakukan.

iii. Realisasi, yaitu aplikasi yang menangani realisasi dari budget

yang telah ditetapkan di awal tahun. Perhitungan realisasi ini

tentunya didapat dari aktivitas yang dilakukan oleh Perum

BULOG selama tahun berjalan.

135

c. Akuntasi, yaitu divisi yang menangani pencatatan hutang maupun

piutang Perum BULOG termasuk pembuatan Pembukuan dan laporan

keuangan. Adapun aplikasi yang ada pada divisi ini adalah:

i. Account Payable (AP), yaitu aplikasi yang menangani hutang

yang didapat Perum BULOG dari hasil pembelian barang atau

bahan pangan yang dibutuhkan

ii. Account Receivable (AR), yaitu aplikasi yang menangani piutang

yang didapat Perum BULOG dari hasil penjualan bahan pangan.

iii. General Ledger (GL), yaitu aplikasi yang menangani pembuatan

buku besar yang merupakan gabungan dari hutang dan piutang

Perum BULOG.

iv. Laporan keuangan, yaitu aplikasi yang menangani pembuatan

laporan keuangan yang nantinya akan digunakan oleh pihak

manajerial untuk kepentingan pembuatan keputusan ataupun

pelaporan keuangan ke Pemerintah

d. Investasi, yaitu divisi yang menangani investasi yang dilakukan oleh

Perum BULOG dalam mengelola aset-aset yang ada. Adapun aplikasi

yang ada pada divisi ini adalah:

i. Manage Data Idle, yaitu aplikasi yang menangani pengelolaan

data atau dalam hal ini aset yang sifatnya pasif, tidak digunakan

untuk mendukung operasional Perum BULOG.

ii. Investasi, yaitu aplikasi yang menangani investasi yang dilakukan

oleh Perum BULOG dengan aset yang ada.

136

3. Reporting, bukan merupakan divisi melainkan bagian pengelolaan laporan

dari semua divisi yang ada di direktorat keuangan Perum BULOG. Laporan

inilah yang menjadi sumber data dan informasi untuk sistem informasi

manajerial Perum BULOG. Dengan laporan yang akurat dan cepat ini dapat

mendukung manajerial Perum BULOG dalam pengambilan keputusan yang

tepat.

4.10 Pengukuran dan Pengujian Perencanaan Strategi

Untuk memastikan atau menilai strategi yang telah disimpulkan yaitu Pengelolaan

Keuangan dan Infrastruktur secara Optimal dan untuk mendukungnya diusulkan

pengembangan sistem informasi Keuangan yang mengintegrasikan sistem keuangan di

divisi yang ada di direktorat keuangan, maka diperlukan suatu pengukuran dan

pengujian terhadap strategi tersebut. Dalam hal ini direkomendasikan Information

Technology Balance Scorecard (IT BSC) dengan melihat empat perspektif yaitu:

1. Corporate Constribution

2. User Orientation

3. Operational Excellent

4. Future Orientation

Untuk setiap perspektif tersebut ada beberapa indikator atau metric yang ditetapkan

untuk mengukur setiap strategi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel

berikut

Tabel 4-10 Pengukuran dan Pengujian Perencanaan Strategi

Perspektif Strategi Ukuran Key Performance Indicator(KPI)

Corporate Meningkatkan % ketersediaan Bahan pangan tersedia sesuai

137

Perspektif Strategi Ukuran Key Performance Indicator(KPI)

Contribution ketersediaan bahan pangan di seluruh jaringan pergudangan BULOG

pangan dengan kebutuhan

Meningkatkan kualitas beras yang akan dijual kepada masyarakat

Kualitas beras Kualitas beras yang lebih baik

Meningkatkan diversifikasi pembiayaan operasional perusahaan dari sumber dana alternatif yang kompetitif

Jumlah diversifikasi pembiayaan

Adanya diversifikasi pembiayaan operasional

User Orientation Memudahkan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat

Banyak dan kecepatan pengambilan keputusan

Banyaknya keputusan yang bisa diambil secara cepat dan tepat

Meningkatkan kepuasan pengguna sistem (CSI)

CSI CSI ( Customer Satisfaction Index )

Meminimalisir keluhan pengguna sistem

Banyak keluhan Jumlah keluhan pengguna sistem

Operasional Excelence

Memudahkan tugas manajerial

% Accurate data

Reliable- Integrated- Centralized

Memaksimalkan ketersediaan akses ke sistem

akses 24/7 Available

Membuat dan meningkatkan keamanan data

Otorisasi dan % Kehilangan data

Secure

Future Orientation

Memberikan pelatihan kepada pegawai IT

Rata-rata skor kompetensi

Tingkat kompetensi karyawan

Meneliti pertumbuhan teknologi

%penguasaan teknologi baru

Up to date

Mendorong karyawan untuk merealisasikan Individual Development Plan

% realisasi Individual Development Plan

% Karyawan yang merealisasikan Individual Development Plan

4.1 profil perusahaan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00589-sias bab...

Documents