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Marchés publics

électroniquesles outils à dispositiondes pouvoirs locaux 

Le domaine des marchés publics électroniques est communé-ment désigné par le terme anglais e-procurement (electronicprocurement). L’e-procurement regroupe l’ensemble des étapesdes marchés publics électroniques.Le mouvement vers l’e-procurement est fortement encouragépar l’Union européenne. En 2005 déjà, dans sa déclaration de

Manchester, l’Union européenne fixait des objectifs ambitieuxen la matière: que chaque Etat membre dispose de 100 % desmodules informatiques d’e-procurement et que 50 % des mar-chés publics soient menés de manière électronique à l’horizon2010.Constatant le retard pris sur ces objectifs, la Commission euro-péenne a adopté en avril 2012 une stratégie pour faire en sorteque la passation électronique des marchés publics devienne larègle au sein de l’Union européenne d’ici 2016.En Belgique, l’e-procurement a connu un fort développementdepuis 2006. L’évolution est particulièrement sensible en ce quiconcerne l’introduction des avis de marchés et leur publication.

Ces deux étapes ont en effet totalement basculé vers des procé-dures électroniques, qui sont utilisées par 100 % des pouvoirsadjudicateurs.Le dépôt d’offres électroniques (e-tendering) est l’étape sui-vante, qui est déjà largement utilisée par les administrationsfédérales et régionales, ainsi que par quelques premières com-munes. D’autres modules d’e-procurement, plus avancés, sontannoncés pour les années à venir: enchères électroniques, adju-dications électroniques, paiements électroniques, …Nous passons ici en revue les principaux outils d’e-procurementqui sont aujourd’hui accessibles aux pouvoirs locaux.

LES PLATES-FORMES DE PUBLICATION

DES AVIS DE MARCHÉSLe Bulletin des Adjudications et e-NotificationLa plate-forme e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) est, depuis le 1er janvier 2011, l’organe officiel de publica-

tion des avis de marché en Belgique. Elle a repris ce rôle au Bul-letin des Adjudications   (BDA) ancienne formule qui paraissaitsous forme d’annexe au Moniteur belge .L’appellation Bulletin des Adjudications   est cependant encoreutilisée par certains pour désigner la plate-forme e-Notification,créant une certaine confusion. Il convient dès lors de parler de

Bulletin des Adjudications   ancienne et nouvelle formule. Pournotre part, nous désignerons le Bulletin des Adjudications  nou-velle formule par son appellation moderne, e-Notification.Le Bulletin des Adjudications  ancienne formule a paru pour ladernière fois le 31 décembre 2010. La version en ligne de lapublication est néanmoins toujours accessible (http://www.

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omme de nombreux champs d’activités des organisations publiques etprivées, les marchés publics n’échappent pas à la rapide transition dessupports et processus physiques vers un environnement numérique, évo-lution majeure de ce début de XXIe siècle.

L’informatisation des processus de marchés publics répond à diverses préoccupa-tions des acheteurs publics comme des entreprises. Au rang de celles-ci, le soucid’une plus grande efficacité et d’une plus grande transparence des procéduresd’achat, une simplification administrative, une diminution des frais et une plusgrande concurrence.

Edouard Vercruysse

Conseiller expert

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son premier avis de marché.L’introduction d’un avis de marchése déroule à travers une succession deformulaires. A tout moment de la pro-cédure, le travail peut être sauvegardé,de sorte qu’un avis partiellement rédigépeut être complété ultérieurement, enautant d’étapes qu’il sera nécessaire àl’utilisateur pour le finaliser.

 Au moment d’introduire un nouvel avis,un rédacteur peut choisir de prendrecomme base une publication déjà réali-sée. Il retrouve alors l’ensemble des élé-ments qui ont été encodés pour celle-ci.Cette méthode peut engendrer un gainde temps appréciable, notamment pourles marchés qui sont relancés de manièrepériodique.E-Notification est structuré en dossiers.L’ensemble des avis et documents rela-tifs à un marché est rassemblé dans lemême dossier, qui est identifié par un

numéro unique. En introduisant celui-ci, on peut rapidement retrouver le pré-avis, l’avis, l’avis d’attribution, les errataet l’ensemble des documents téléchar-gés par le pouvoir adjudicateur (cahierspécial des charges, critères, documentsaccompagnants, …).Tout au long de la procédure d’enco-dage, l’utilisateur est amené à renseignerles divers éléments caractérisant le mar-ché. De quel genre d’avis s’agit-il? Quelleprocédure? Quel type de marché? Quelle

date de publication? Dans quelle(s)langue(s) l’avis sera publié? L’avis doit-ilêtre envoyé au Journal Officiel de l’UnionEuropéenne   (JOUE)? Les offres électro-niques sont-elles acceptées? Quel est lecircuit de validation ?Un code NUTS (Nomenclature des Uni-tés Territoriales Statistiques) et un codeCPV (système de classification uniquepour les marchés publics) doivent êtrechoisis. Un module de recherche spéci-fique aide à trouver les codes adéquats.Une fois l’avis de marché encodé dans

une première langue, l’utilisateur peut sinécessaire en ajouter une deuxième. E-Notification gère le multilinguisme enmettant les champs à traduire en regardde ceux déjà encodés.Il reste ensuite à charger sur e-Noti-fication (upload) le cahier spécial descharges et les documents accompagnant.Cela se fait de manière classique, en dési-gnant l’emplacement des fichiers sur sonordinateur et en cliquant sur «envoyer».L’avis de marché est alors finalisé et prêt

à être publié. Il apparaît à l’écran dansun tableau de bord avec l’ensemble desautres avis (dossiers) encodés par l’utili-

sateur.Si un groupe d’approbation a été défi-ni, le rédacteur de l’avis doit soumettrel’ensemble du dossier à approbation.La publication de l’avis ne pourra pasavoir lieu avant que chaque membre dugroupe ait marqué son accord sur le dos-sier. Une alerte sous forme de messageélectronique est envoyée aux validateurspour leur signaler qu’un nouveau dossierest en attente d’approbation.Un validateur a la possibilité de refuserun dossier et de faire part des motifs deson refus. Le rédacteur est alors invité àapporter les modifications souhaitées età relancer le circuit d’approbation.Lorsqu’un avis a été approuvé, mais qu’iln’est pas encore publié, il est toujourspossible de modifier sa date de publica-tion et d’autres moments-clés. E-Notifi-cation dispose à cet effet d’une fonctionrapide permettant de reporter la publi-

cation.Deux types d’erratum sont prévus, surles avis (modification de certains cri-tères) ou sur les documents (ajout denouvelles annexes).D’autres actions peuvent être menées:supprimer un dossier non publié, inter-rompre la procédure avant dépôt desoffres et ne pas attribuer un marché.Pour chaque avis de marché, une option‘forum’ peut être activée. Il s’agit d’uncanal qui permet aux pouvoirs adjudi-

cateurs de communiquer de manièretransparente avec leurs fournisseurs.Tout fournisseur enregistré peut poserune question à laquelle le pouvoir adju-dicateur a la possibilité de répondre. Laquestion et sa réponse sont visibles pourtous les fournisseurs enregistrés.En plus des avis de marchés soumis àpublication, il est également possible depublier sur la plate-forme e-Notificationdes avis de marchés en dessous du seuilde publication. Ceux-ci sont regroupésdans une section appelée Free Market.

Cela permet aux pouvoirs adjudicateursqui le souhaitent d’attirer plus de four-nisseurs sans placer de publication offi-cielle.

L’introduction d’un avis via IAMLa Wallonie a entrepris dès 1999 le déve-loppement d’un outil ayant pour voca-tion l’informatisation des avis de mar-chés, appelé IAM. L’objectif initial étaitde répondre aux besoins de l’adminis-tration régionale en la matière. Cela ex-

plique que le projet fut confié au princi-pal pourvoyeur de marchés publics de la

 Wallonie, le Ministère de l’Equipement

et du Transport (MET). L’application estaujourd’hui gérée par la DGT1 (Direc-tion générale transversale du Personnelet des Affaires générales) de la Wallonie.En 2004, le recours à IAM pour l’enco-dage des avis de marchés a été renduobligatoire pour les administrationsrégionales.En février 2006, la Wallonie ouvritl’accès d’IAM aux pouvoirs locaux. Ils’agissait alors de la première plate-forme

informatique permettant aux villes etcommunes d’encoder leurs avis de mar-chés et de les transmettre automatique-ment, sans frais, au Bulletin des Adjudi-cations  (aujourd’hui e-Notification).

 Au 1er décembre 2012, 167 communeset 95 CPAS ont demandé un accès àIAM. Les autres pouvoirs locaux passentpar un canal différent pour encoder leursavis de marchés, soit la plate-forme e-Notification fédérale, soit un outil d’unprestataire privé.

Les communes qui souhaitent utiliserIAM pour la première fois doivent in-troduire une demande à de la Directiongénérale des Pouvoirs locaux (DGO5),

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auprès de Stéphane Ochendzan (stephane.ochendzan@spw. wallonie.be).IAM permet la création et la gestion des avis de marchés

 jusqu’à leur publication vers e-Notification, organe officiel depublication du pouvoir fédéral qui, à son tour, envoie les avisvers le Journal Officiel de l’Union Européenne  si nécessaire.IAM envoie également les avis et les documents attachés versle Portail des marchés publics de la Wallonie.Pour accéder à IAM, il faut se rendre sur le Portail des mar-chés publics (http://marchespublics.wallonie.be), cliquer sur«Connexion Administration», et, sur la page qui s’ouvre,

choisir «Instance SPW-Pouvoirs locaux». Une autre méthodeconsiste à taper «accès direct à IAM» dans un moteur de re-cherche et de cliquer sur le premier résultat obtenu.Dans IAM, l’encodeur est la personne responsable de l’enco-dage d’un avis. Une fois son travail terminé, l’encodeur prendla décision de passer l’avis dans un statut «terminé» en vuede son approbation par le profil «directeur». Le directeur seraaverti par mail qu’un avis est soumis à son approbation. Unefois que l’avis est terminé, l’encodeur ne peut plus le modifier.La procédure d’encodage d’un avis de marché dans IAM estrelativement similaire à celle qui existe dans e-Notification(voir ci-dessus).

 A travers une suite de formulaires, il s’agit de renseigner lesdifférents éléments constitutifs de l’avis. La première étapeconsiste à dire quel est le type de publication nécessaire: unepublication officielle belge (e-Notification) et/ou européenne(JOUE) ou une simple publication non officielle sur le Portaildes marchés publics wallon.En fonction du type de publicité choisi, IAM propose diversmodèles d’avis. Il y a sept modèles différents pour une publi-cité belge, dix pour une publicité européenne.Une fois la publicité choisie et le modèle d’avis correspondant,il reste encore certains critères à spécifier comme le secteur, letype de marché, … Le choix de ces critères influence directe-ment la suite de la démarche, grâce à l’utilisation de formu-laires intelligents.

IAM propose de nombreuses aides à l’encodage. A toutes lesétapes, l’utilisateur est pris par la main et bénéficie d’expli-cations complètes sur la nature des informations requises.Diverses alertes sont prévues pour signaler un oubli ou uneincohérence dans les éléments introduits.Un ensemble d’actions, disponibles de manière permanente,peuvent être menée sur l’avis: le visualiser en «mode d’impres-sion», vérifier son état d’encodage, sauvegarder son encodagedans l’état actuel, le supprimer et le soumettre pour validation.En bout de procédure, l’encodeur peut joindre un ou plusieursfichiers électroniques à l’avis, comme des documents d’adjudi-cation (métré récapitulatif, cahier spécial des charges, …) afinqu’ils puissent être téléchargés par les entreprises.Ces documents seront disponibles tant sur la plate-formefédérale e-Notification que sur le Portail des marchés publics

 wallon. 

LES MODULES AVANCÉS

D’E-PROCUREMENT Avec le temps, les outils d’e-procurement s’enrichissent de

modules complémentaires qui tendent progressivement à cou-vrir l’ensemble des phases d’un marché public. A l’image d’e-Notification, ces modules portent tous des ap-pellations anglophones.

E-Tendering : le dépôt d’offres électroniquesL’e-Tendering est une fonctionnalité qui permet aux soumis-sionnaires de déposer leurs offres sous forme électronique etaux pouvoirs adjudicateurs d’effectuer une séance électroniqued’ouverture des offres.Les plates-formes d’e-procurement fédérale et régionale com-portent chacune une option d’e-tendering. La Région ne lapropose toutefois pas encore aux pouvoirs locaux. Par contre,

diverses communes belges utilisent de manière régulière l’e-Tendering fédéral. Certains pouvoirs adjudicateurs imposentmême le dépôt d’offres électroniques, c’est le cas du CPAS dela Ville de Gand par exemple.Il faut noter que l’offre du prestataire 3P permet égalementde gérer le dépôt d’offres électroniques et qu’il est synchroniséavec l’e-Tendering fédéral.Quel que soit l’outil utilisé, il est important que le pouvoiradjudicateur précise dans son cahier spécial des charges com-ment les offres/candidatures doivent être introduites: surpapier, par voie électronique ou si les deux solutions sont pos-sibles. Lorsque la voie électronique est autorisée, il convient de

préciser également comment accéder à l’outil d’e-tendering etoù prendre connaissance de son guide d’utilisation.La plate-forme d’e-Tendering fédérale est accessible à l’adressehttps://eten.publicprocurement.be. On y trouve un guided’utilisation à l’usage des pouvoirs adjudicateurs (appelé «listede contrôle pour les pouvoirs adjudicateurs»), qui contienttoutes les informations nécessaires pour activer le dépôt d’offresélectroniques et pour organiser la session d’ouverture. Unedeuxième version du guide s’adresse aux entreprises («liste decontrôle pour les entreprises»).L’option e-Tendering peut être activée par une simple case àcocher lors de l’encodage d’un avis de marché dans e-Notifica-tion. Un dossier est alors automatiquement créé dans la plate-forme e-Tendering.

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Ce dossier n’est pas immédiatement vi-sible par les soumissionnaires. Avant cela,il faut régler certains paramètres commela date limite des offres, le nombre mini-mum d’acheteurs, le nombre de lots. Ilfaut également mentionner les utilisa-teurs qui pourront accéder au dossier etqui participeront à la séance d’ouverture.

Le dossier peut ensuite être activé.L’activation doit idéalement se faire leplus vite possible après la publication, cartant que le dossier n’est pas activé, il n’estpas visible par les soumissionnaires, quine peuvent dès lors pas remettre d’offre.Le concept de séance d’ouverture nechange pas par rapport à la procédureclassique, à la différence près qu’elle portesur des documents électroniques. Pourouvrir les offres, le pouvoir adjudicateurse rend sur la plate-forme e-Tendering.Le président de séance s’identifie sur

la plate-forme et navigue vers le dossierconcerné. Il montre l’écran avec les dé-tails du dossier aux autres membres de laséance. Lorsque la date et l’heure d’ouver-ture sont atteintes, un onglet “Ouverture”apparaît. A ce moment, le président dé-clare la session ouverte et clique en mêmetemps sur le bouton «Ouvrir». Les autresmembres de la séance ont exactementune minute pour cliquer à leur tour sur«Ouvrir». A ce moment, les offres remisesau format papier sont sorties de leur enve-

loppe.Dès que le compteur est arrivé à 0, tousles documents sont déverrouillés, soumisà une analyse antivirus et la signatureélectronique est vérifiée. A partir de cetinstant, e-Tendering n’accepte plus dedocuments des soumissionnaires.La liste des offres déposées par voie élec-tronique s’affiche à l’écran. En cliquantsur une offre, les documents introduitspour celle-ci apparaissent. Chaque docu-ment peut être téléchargé séparément.Un canevas de procès-verbal d’ouvertureest automatiquement généré. Y figurentd’emblée les informations concernantles offres remises électroniquement. Lesinformations relatives aux offres papierdoivent être ajoutées.Lorsque le PV d’ouverture est complet, ilest signé électroniquement et publié surla plate-forme e-Tendering. Trois optionsde publication du PV sont disponibles:visible pour tous, invisible pour tous (saufle pouvoir adjudicateur) ou visible pourles soumissionnaires.

E-Awarding et e-AuctionsDeux briques supplémentaires viennent

compléter l’offre d’e-procurement: l’e- Awarding et l’e-Auctions.L’e-Awarding désigne les outils d’aide àl’évaluation des offres et à l’attributionélectronique des marchés.De son côté, l’e-Auctions permet les en-chères électroniques inversées, au coursdesquelles les entreprises peuvent adapter

leurs prix en ligne. A l’heure actuelle, aucun de ces deuxmodules n’est disponible aux pouvoirslocaux. L’administration fédérale, qui dis-pose de tels outils, n’a pas prévu à ce stadeleur utilisation par les villes et communes.

L’OBTENTION

ÉLECTRONIQUE

DE DOCUMENTS

D’ENTREPRISESLors de la passation d’un marché public,le pouvoir adjudicateur est tenu de véri-fier, au moment où il réalise la sélectionqualitative, certains éléments relatifs à lasituation personnelle, à la situation finan-cière et à l’expérience des candidats ou dessoumissionnaires suivant le type de procé-dure suivie.Traditionnellement, cette vérificationobligeait tous les candidats/soumission-naires à joindre à leur offre une série dedocuments demandant de leur part desdémarches administratives.

Dans le cadre de la simplification admi-nistrative des marchés publics, le pouvoirfédéral a développé une application infor-matique qui permet aux pouvoirs adjudi-

cateurs d’obtenir par voie électronique etsans intervention des entreprises certainesdes attestations nécessaires.Il s’agit de l’application Télémarc1 (https://digiflow.belgium.be).L’outil, dans un premier temps acces-sible uniquement aux administrationsfédérales, régionales et communautaires

belges, a été ouvert en 2010 à l’utilisa-tion par les communes et par les centrespublics d’action sociale.

 Au 1er  novembre 2012, 125 communes wallonnes disposaient d’un accès à Télé-marc.Une commune qui souhaite utiliserTélémarc doit adresser la demande à laDirection générale de Pouvoirs locaux(DGO5) de la Wallonie, auprès de Sté-phan Ochendzan (stephane.ochendzan@spw.wallonie.be). Pour que sa demandesoit acceptée, elle devra préalablement

désigner au sein de son administrationun gestionnaire de sécurité, qui sera res-ponsable de la délivrance des accès infor-matiques aux utilisateurs finaux et de lasurveillance de la bonne utilisation dusystème.

 A partir du moment où un pouvoir adju-dicateur a obtenu les codes d’accès à Télé-marc, il est tenu de faire usage de l’outilet ne peut plus imposer aux entreprisesde fournir les attestations concernées. Eneffet, un arrêté royal de 2005 prévoit que

«le pouvoir adjudicateur qui a accès gratui-tement par des moyens électroniques à desrenseignements (...) lui permettant (...) devérifier la situation personnelle et la capa-

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1 L’application Télémarc est parfois aussi appelée Digiflow. Cela s’explique par l’historique du projet et par le fait que divers services fédéraux en ontsuccessivement pris les commandes. Par souci de clarté, nous ne retiendrons pour notre part que l’appellation Télémarc.

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cité (...) des soumissionnaires, dispense cesderniers de la communication desdits ren-seignements (...)» (A.R. 20/07/2005).L’accès à Télémarc se fait au moyen de lacarte d’identité électronique. L’outil seprésente comme une sorte de guichet enligne offrant aux pouvoirs adjudicateursun accès direct aux informations les plus

récentes enregistrées dans les sources au-thentiques fédérales.

Les documents suivants sontactuellement disponiblesvia Télémarc :• Les comptes annuels déposés à la Cen-

trale des bilans de la Banque nationale.• L’attestation de déclaration et de paie-

ment des cotisations de sécurité socialede l’ONSS.

• L’attestation d’assujettissement à la TVA.• La situation juridique de l’entreprise

(non-faillite ou situation similaire)transmise par les greffes des tribunauxà la Banque carrefour des entreprises(BCE).

• Les agréments pour les entrepreneurs dela construction (2012).

Deux autres documents viendronts’y ajouter à l’avenir :• En 2013: l’attestation de dettes fiscales,

qui signale si la dette cumulée au titredes impôts perçus par le SPF Financesdépasse un certain seuil.

• En 2014: l’extrait du casier judiciairecentral du SPF Justice (remplaçant le

certificat de bonnes vie et mœurs).

Par la simple saisie d’un numéro BCE ounuméro d’entreprise, l’utilisateur reçoitles attestations demandées dans une boîteà message personnelle.Ces documents sont signés électronique-ment par l’autorité fédérale et peuventêtre archivés au format PDF dans undossier électronique. Une requête peutne concerner qu’une seule attestation ouplusieurs à la fois.Grâce à Télémarc, les entreprises gagnent

du temps, de l’argent et bénéficient d’unefiabilité totale des attestations grâce àl’échange d’informations entre les servicespublics.De leur côté, les pouvoirs adjudicateurspeuvent effectuer des consultations àtout moment, ils bénéficient de réponses

fiables qui évitent les fraudes, ils peuventrapidement vérifier qu’un soumission-naire ne tombe pas dans les conditionsd’exclusion et, enfin, ils profitent d’unallègement de la gestion de documentspapier. 

LIENS UTILESLe Portail fédéral d’e-procurementhttp://www.publicprocurement.be

Le Portail des marchés publics wallonhttp://marchespublics.wallonie.be

E-notification fédéralhttps://enot.publicprocurement.be

E-tendering fédéral

https://eten.publicprocurement.beLe Portail européenTenders Electronic Dailyhttp://ted.europa.eu

Télémarchttps://digiflow.belgium.be

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Différences communes

La mutualisation informatique au service des pouvoirs locaux

imio.beAvenue Thomas Edison, 2 - 7000 Mons (siège social)Tél : +32 (0)65 32 96 70 -Fax : +32 (0)65 32 96 79   Intercommunale de Mutualisation Informatique et Organisationnelle