46657624 proiect final sie

Academia de Studii EconomiceBucureşti, 2008

Sisteme Informatice Economice- Proiect -

Componenţa echipei:

Ionescu Dan AlexandruIonescu Ioana

Ionescu - Petre SilviaMeleancă Raluca - Cristina

Cunoaşterea mediului economic

I. Descrierea firmei

Denumire: S.C. TOPOEXIM S.R.L.

Sediu central: Bucureşti, str. Vidra, nr. 31, sector 6

Obiect de activitate:

- proiectare şi prestare de servicii în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei;

- consultanţă şi asistenţă tehnică, programe soft în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei;

- distribuţie aparatură de specialitate - TOPCON

Statut juridic: S.R.L.

Misiune şi valori:

Misiune: Misiunea pe care ne-am propus-o este de a deveni cei mai buni în domeniul prestării lucrărilor de cadastru, geodezie şi topografie şi de a susţine dezvoltarea sistemului de recunoaştere a proprietăţii private în ţara noastră, prin calitate şi dezvoltarea afacerilor în mod responsabil din punct de vedere etic, social şi legal.

Valori:

• dorinţa şi voinţa de a fi cei mai buni

• inventivitate, tenacitate, receptivitate, profesionalism

Număr de angajaţi:

În ultimele 12 luni, numărul mediu de personal angajat a fost de 45, din care personalul de specialitate a fost în număr de 28 angajaţi.Societatea are un număr de 10 angajaţi care sunt autorizaţi de către O.C.P.I. să execute lucrări de specialitate în domeniul cadastrului, geodeziei şi topografiei.

Preşedintele firmei: Păunescu Cornel, Director General - inginer geodez, doctor in geodezie, profesor universitar

Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani:

AN RON EURO

2005 1.912.106 520.003

2006 5.079.505 1.502.056

2007 14.630.409 4.052.520

2 / 26

Capitalul social:

Valoare Totală (RON)101.640

subscris şi vărsat

Istoricul şi profilul actual al S.C. TOPOEXIM S.R.L.:

Societatea TOPOEXIM SRL a luat fiinţă în august 1994.

Obiectul principal de activitate îl constituie “proiectare şi prestări servicii în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei”, precum şi “consultanţă şi asistenţă tehnică, programe soft în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei”. Societatea a avut contracte cu beneficiari importanţi: Aeroporturile Internaţionale Otopeni, Băneasa, Timişoara, Arad, Kogălniceanu, Termoelectrica Turceni şi Rovinari, CFR, Distrigaz Sud, PETROM sucursala Craiova, BRD Bucureşti, Consiliile locale din Petroşani, Târgu Cărbuneşti, Sighetu Marmaţiei, Oficiile de cadastru din Gorj, Dolj, Ialomiţa, Călăraşi etc, toţi fiind mulţumiţi de rezultatele colaborării.Dintre cei mai importanţi furnizori cu care societatea a colaborat amintim Leica, Topcon, Nikon, HP, Intel, Zeiss s.a.

II. Structura organizatorică

Societatea este cu capital integral privat, acţiunile fiind deţinute de către doi acţionari după cum urmează:

Numele acţionarilor (proprietarilor) şi procentul din capital deţinut:Nr. Nume Capital deţinut (%)1 Cornel Păunescu 50%2 Dina Elena 50%

Durata de activitate a societăţii este nelimitată.

Scopul şi obiectul de activitate sunt înscrise în mod detaliat în actul constitutiv al societăţii, principale fiind proiectarea şi prestarea de servicii în domeniul geodezic, topografic şi cadastral.

A.G.A. - Adunarea generalã a acţionarilor este organul de conducere al societăţii care decide asupra activităţii acesteia şi asigurã politica economico-fiscală şi comercială.

Conform actului de constituire, activitatea de aprovizionare, desfacere, evidenţă financiar-contabilă, asigurarea portofoliului de comenzi, activitatea de resurse umane, PSI şi pază este asigurată de S.C.TOPOEXIM S.R.L. prin compartimentele din structura sa organizatorică şi de către directori: director general şi director tehnic.

Structura organizatoricã funcţională are în componenţă compartimentele funcţionale:

3 / 26

servicii, birouri, compartimente destinate a executa activităţile de conducere pentru atingerea scopului pentru care este constituită unitatea, adică realizarea de profit pentru relansarea şi continuarea ciclului de realizare a lucrărilor şi satisfacerea nevoilor salariaţilor.

Director General

• defineşte şi aprobă politica şi obiectivele în domeniul calităţii• desemnează reprezentantul conducerii la nivelul cel mai înalt pentru Sistemul de

Management al Calităţii• aprobă Programul Strategic CERT 9000 pentru implementarea şi certificarea SMC• aprobă documentele SMC la nivelul MC, proceduri de sistem, proceduri

operaţionale şi dispune implementarea acestora• aprobă accesul clienţilor la documentaţia SMC• aprobă şi dispune aplicarea Programelor de acţiuni corective/preventive şi măsuri

de prevenire stabilite la nivelul Direcţiei tehnice şi a SMC• aprobă Planurile şi Programele Anuale de Audituri Interne şi Programele de acţiuni

corective/ preventive • răspunde de livrarea produsului conform cu cerinţele specificate şi are autoritate

de-a opri pe fluxul de realizare şi de la livrare produsul neconform• se asigură că:

o responsabilităţile şi autorităţile din cadrul organizaţiei sunt definite şi comunicate

o procesele necesare Sistemului de Management al Calităţii sunt stabilite, implementate şi menţinute

o este promovată în cadrul organizaţiei conştientizarea referitoare la cerinţele clientului

Director Tehnic (subordonat Directorului General)

• răspunde de controlul calităţii lucrărilor executate• răspunde de utilizarea cât mai eficientă şi raţională a mijloacelor fixe din dotare• răspunde de implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de

Management al Calităţii în activitatea pe care o coordonează• răspunde de conformarea cu cerinţele legale şi reglementărilor în vigoare aplicabile• răspunde de proiectarea lucrărilor de geodezie, topografie şi cadastru• răspunde de conformitatea lucrării cu cerinţele specificate şi de emiterea Declaraţiei

de Conformitate

Şef Serviciu Administrativ (subordonat Directorului General)

• răspunde de gestionarea procesului de instruire , conştientizare si evaluare a personalului implicat în activităţi ce influenţează calitatea serviciilor prestate

• răspunde de gestionarea procesului de definire a sarcinilor , responsabilităţilor şi autorităţilor în acord cu cerinţele activităţilor desfăşurate şi a cerinţelor Sistemului de Management al Calităţii

• răspunde de verificarea si aprobarea comenzilor de aprovizionare şi de recepţia calitativă şi cantitativă a produselor / serviciilor aprovizionate

• răspunde de coordonarea activităţilor de secretariat şi administrative

4 / 26

( transporturi , întreţinere , echipamente, infrastructură , utilităţi )• răspunde de implementarea , menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de

Management al Calităţii in activităţile pe care le coordonează• răspunde de asigurarea verificării metrologice/calibrării dispozitivelor de

monitorizare si măsurare• asigura executarea lucrărilor de verificare / etalonare a aparaturii topo-geodezice si menţine înregistrările privind stadiul verificărilor

Şef echipă (subordonat Directorului General)

• răspunde de relaţia cu beneficiarul pe fluxul prestării lucrării• răspunde de calitatea lucrărilor executate• răspunde de respectarea instrucţiunilor tehnice, de calitatea lucrărilor, de termenele

de predare ale lucrărilor• răspunde de întreţinerea şi utilizarea cât mai eficientă şi raţională a mijloacelor fixe

din dotare• răspunde de planificarea eficientă a resursei de personal şi a resurselor financiare

necesare efectuării lucrărilor• răspunde de implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de

Management al Calităţii în activitatea pe care o coordonează• asigură funcţionarea, la parametrii tehnici proiectaţi, a aparaturii topo-geodezice

din dotare• asigură executarea lucrărilor de întreţinere a aparaturii topo-geodezice din dotare şi

menţine înregistrările privind evidenţa lucrărilor de întreţinere • răspunde de executarea lucrării conform cerinţelor specificate de client şi a celor

specificate prin proiectare

Departamentul de Proiectare

Pentru planificarea, controlul proiectării şi dezvoltării lucrării, organizaţia trebuie:• să stabilească etapele proiectării şi dezvoltării • să aibă în vedere existenţa la fiecare etapă de proiectare şi dezvoltare a

procesului de analiză, verificare şi validare adecvate

Determinarea datelor de intrare ale proiectării lucrării se face de către Director General sau Director Tehnic, pe baza caietului de sarcini/cererii de oferta şi pe baza datelor din formularul „Analiza cerinţelor clientului” cod PS-03-F02. Datele de intrare cuprind datele necesare execuţiei lucrării conform caietului de sarcini şi date stabilite de Directorul General. Datele de ieşire trebuie verificate în raport cu datele de intrare şi înainte de emitere trebuie aprobate. Analiza proiectării şi dezvoltării evaluează capabilitatea rezultatelor proiectării şi dezvoltării de a satisface cerinţele şi identifică orice problemă şi propune acţiuni necesare.În urma verificării organizaţiei se asigură că datele de ieşire ale proiectării şi dezvoltării au satisfăcut cerinţele cuprinse în datele de intrare ale proiectării şi dezvoltării. Trebuie menţinute înregistrările rezultatelor verificării.Validarea proiectării şi dezvoltării asigură că lucrarea rezultată este capabilă să satisfacă cerinţele. Validarea trebuie finalizată înainte de livrarea lucrării către clienţi.

5 / 26

Departamentul de Controlul Calităţii

• coordonează activitatea de control al calităţii serviciului şi a lucrărilor la nivelul întregii organizaţii

• planifică activitatea de control al lucrărilor pe fluxul de execuţie şi înainte de livrare• participă la analiza cererilor de oferte, a ofertelor şi contractelor• participă la evaluarea furnizorilor• verifică conformitatea lucrărilor pe fluxul de prestare şi înainte de livrare• asigură conformitatea lucrărilor livrate cu condiţiile specificate• are autoritatea de a opri, de la livrare, lucrările neconforme• verifică periodic condiţiile de manipulare, păstrare, arhivare, livrare şi de transport a

lucrărilor livrate• analizează cauzele rebuturilor, ale reclamaţiilor şi reverifică conformitatea lucrării

neconforme tratate, cu condiţiile specificate• informează operativ pe directorul general în cazul în care constată abateri de la

condiţiile specificate sau de la reglementările în vigoare• răspunde de controlul calităţii lucrărilor la nivelul întregii organizaţii şi are autoritate

prin delegare de la Directorul General să semneze şi să elibereze documentele de certificare a calităţii înainte de livrare a lucrării

Departamentul pentru Managementul Calităţii • planificarea şi îmbunătăţirea calităţii, asigurarea calităţii, activităţi care sunt

realizate în cadrul S.C. TOPOEXIM S.R.L., sub directa coordonare a conducerii la cel mai înalt nivel din S.C. TOPOEXIM S.R.L. prin reprezentantul acesteia pentru Sistemul de Management al calităţii.

Conducerea la cel mai înalt nivel a desemnat reprezentantul acesteia pentru Sistemul de Management al Calităţii, în persoana care ocupa postul de Responsabil cu Managementul Calităţii. Reprezentantul conducerii la cel mai înalt nivel pentru Sistemul de Management al calităţii asigură interfaţa cu clienţii în chestiuni referitoare la Sistemul de Management al Calităţii.

Departamentul Administrativ

• planifică şi asigură achiziţionarea şi distribuirea echipamentelor de protecţia muncii şi PSI

• întocmeşte documentaţii pentru obţinerea diverselor autorizaţii• răspunde de coordonarea activităţilor de secretariat şi administrative (transporturi-

parc auto, întreţinere, infrastructură, utilităţi

Departamentul de Resurse Umane

Departamentul de Resurse Umane este departamentul din cadrul organizaţiei însărcinat cu desfăşurarea efectiva a activităţilor legate de gestionarea resurselor umane; asigură managementul de resurse umane necesare companiei, precum şi utilizarea integrală şi eficientă acestora în paralel cu dezvoltarea şi motivarea lor. Acest departament realizează operaţii ca: angajare, concediere, schimbarea locului de muncă, promovarea, pensionarea. Pe lângă activităţile specifice, are rol de consiliere pentru managementul

6 / 26

firmei sau pentru celelalte departamente de producţie. Departamentul de personal este cel mai bun cunoscător al personalului firmei şi cel mai în măsură de a furniza sfaturi preţioase referitor la resursa umana.

• coordonează activităţile de gestionare, instruire şi conştientizare a personaluluiasigură identificarea funcţiilor şi a posturilor din interiorul organizaţiei

• elaborează FDF (fişa de descriere a funcţiei) si FP (fişa de descriere a postului)• coordonează activităţile de instruire a personalului în domeniul PSI şi protecţia

muncii (inspector de protecţia muncii, dr. medicina muncii etc)evidenţa salarială, pontaj, contracte de muncă (inspector resurse umane)

• ţine evidenţa personalului din cadrul organizaţiei: angajări, promovări, transferuri etc.

• răspunde de gestionarea procesului de instruire, conştientizare şi evaluare a personalului implicat în activităţi ce influenţează calitatea serviciilor

Departamentul Financiar- Contabil • colectează documentele financiar contabile• răspunde de înregistrările financiar contabile• emite şi înregistrează facturile către beneficiari• răspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaţiei• realizează evidenţa mijloacelor fixe si de inventar• propune bvc (buget de venituri si cheltuieli)• realizează cash–flow–uri • efectuează plăţi către furnizori

Departamentul de Facturare

• coordonează activitatea de emitere a facturilor• colaborează cu Departamentul Financiar-Contabil în activităţile legate de

centralizarea datelor despre facturile emise de firmă• intermediază comunicarea între firmă şi clienţi în ceea ce priveşte termenii

contractelor încheiate şi livrarea serviciilor firmei

Departamentul de Aprovizionare

• coordonează activitatea de aprovizionare materiale / servicii şi de recepţie calitativă şi cantitativă a produselor / serviciilor aprovizionate

• analizează şi aprobă comenzile de aprovizionare• asigură evaluarea şi selecţia furnizorilor• asigură actualizarea listei furnizorilor

Organizaţia trebuie să se asigure că produsul aprovizionat este conform cu cerinţele de aprovizionare specificate.Necesarele de echipamente de tip birotică, echipamente de specialitate, software şi autoturisme, materiale şi piese de tip: piese auto, hârtie copiator şi imprimantă, hârtie plotter, cartuş imprimantă şi copiator, cartuş plotter sunt centralizate şi comparate cu stocurile existente în magazie. Evaluarea şi selecţionarea furnizorilor se face pe baza abilităţii acestora de a furniza un produs în concordanţă cu cerinţele organizaţiei. Se

7 / 26

stabilesc criterii de selecţie, de evaluare şi reevaluare.Organizaţia trebuie să se asigure că cerinţele de aprovizionare sunt adecvate înainte de comunicarea lor către furnizor.Produsele aprovizionate sunt verificate calitativ şi cantitativ pentru a ne asigura că satisfac cerinţele de aprovizionare specificate.

Organigrama:

III. Activitatea departamentului Financiar - Contabil

Departamentul financiar-contabil este considerat un departament administrativ, menit să realizeze raportările către diverse categorii de utilizatori de informaţie, să gestioneze impozitele şi taxele, trezoreria şi din când în când o verificare de fond a activităţii societăţii din partea auditorilor financiari.

Departamentul financiar-contabil are multe responsabilităţi, şi bunul mers al firmei depinde de buna îndeplinire a acestor responsabilităţi.

Atribuţiile departamentului sunt:

A. Contabilitatea: realizarea evidenţei contabile a societăţii; organizarea contabilităţii societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigurarea efectuării la timp a înregistrărilor

• emiterea şi înregistrarea facturilor către beneficiari• înregistrarea cronologică a tuturor documentele primare• întocmirea registrului jurnal, a registrului inventar, a registrului de evidenţă fiscală şi

8 / 26

a jurnalelor de TVA• întocmirea balanţelor de verificare lunare• stabilirea obligaţiile de plată lunare şi trimestriale şi întocmirea documentelor pentru

plata acestora• întocmirea şi depunerea declaraţiilor privind taxele şi impozitele• întocmirea şi depunerea bilanţului contabil

B. Expertiza contabilă:

• verificarea şi aprecierea modului de organizare şi conducere a activităţii economico-financiare şi de contabilitate

• verificarea legalităţii întocmirii situaţiilor financiare

C. Consultanţa financiar-contabilă şi fiscală:

• realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli• elaborarea documentaţiei necesare pentru obţinerea de credite • analiza situaţiilor creanţelor şi datoriilor• analiza economico-financiară şi fiscală

Departamentul Financiar-Contabil trebuie să întocmească următoarele documente:

1. Registrul facturi emise : document în care sunt înregistrate informaţii despre facturile emise de departament (număr curent, număr factura, data emiterii, numele compărătorului, valoarea facturii şi valoarea TVA); acest registru se întocmeşte lunar, într-un singur exemplar.

2. Registrul facturi primite : document în care sunt înregistrate informaţii despre facturile primite (număr curent, număr factura, data primirii, numele furnizorului, valoarea facturii şi valoarea TVA); acest registru se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

3. Registrul jurnal încasări – pl ă ţi prin bancă: în acest registru se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă; se înregistrează informaţii despre tipul, numărul şi data documentului, precum şi sumele încasate sau plătite; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

4. Registrul de cas ă : document de înregistrare operativă a încasărilor şi a plăţilor în numerar efectuate prin casieria unităţii, pe baza documentelor justificative; se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii; se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate

5. Registrul jurnal sintetic : document contabil obligatoriu în care se înregistrează prin articole contabile, în mod cronologic, operaţiile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate; se reţin informaţii despre tipul documentului, numărul şi data acestuia,

9 / 26

simbolul contului creditor şi simbolul contului debitor, precum şi sumele creditoare sau debitoare aferente; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

6. Eviden ţ a active imobilizate : după cum îi spune numele, acest document e folosit pentru ţinerea evidenţei activelor imobilizate ale societăţii; în el se înregistrează informaţii privind: numărul de inventar al activului, denumirea, valoarea de intrare şi data achiziţiei acestuia, amortizarea lunară, amortizarea cumulată precum şi valoarea neamortizată a sa; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

7. Balan ţ a de verificare : document contabil care serveşte pentru întocmirea bilanţului contabil; în balanţa sunt grupate conturile cu înscrierea sumelor dintr-o perioadă de referinţă şi a soldurilor, la o dată determinată; cuprinde toate conturile unităţii patrimoniale, în ordinea din planul de conturi, soldurile iniţiale, debitoare şi creditoare, rulajele debitoare şi creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare; serveşte ca mijloc de verificare a corectitudinii înregistrărilor în conturi, sub raportul egalităţii, rezultate prin principiul dublei înregistrări; se întocmeşte lunar în 2 exemplare

8. Facturi emise : document justificativ în care se înscriu datele amănunţite privind produsele vândute şi executarea unor lucrări sau prestarea de servicii; se reţin informaţii despre denumirea produsului sau a serviciului prestat, dată, numele plătitorului, unitatea monetara, cantitatea, preţul unitar fără TVA, valoarea şi valoarea fără TVA

9. Facturi primite : document justificativ în care se înscriu datele amănunţite privind marfa cumpărată, a lucrărilor sau serviciilor primite; se reţin informaţii despre denumirea produsului achiziţionat sau a serviciului primit, dată, numele furnizorului, unitatea monetară, cantitatea, preţul unitar fără TVA, valoarea şi valoarea fără TVA

10. Ordin de pla t ă : modalitate de plată simplă, prin care un titular de cont bancar dispune ca banca să plătească o anumita suma unui beneficiar; se înregistrează informaţii despre: sumă, plătitor, IBAN plătitor, beneficiar, IBAN beneficiar şi despre tipul transferului

11. Extras de cont : înscris bancar care reflectă situaţia operaţiilor efectuate în contul bancar, în ordine cronologică, cuprinzând operaţiile efectuate de bancă într-o perioadă de timp determinată

IV. Conducerea departamentului (responsabilităţile liderului)

Liderul departamentului financiar-contabil se ocupă cu organizarea întregii activităţi a departamentului, cu gestionarea actelor contabile şi cu supervizarea activităţii tuturor persoanelor din cadrul departamentului financiar-contabil.

De asemenea, răspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaţiei, asigură îndeplinirea obligaţiilor societăţii către bugetul de stat, unităţi bancare, furnizori, organizează contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură

10 / 26

efectuarea la timp a înregistrărilor.

Directorul departamentului angajează societatea prin semnătură alături de directorul general în toate operaţiile patrimoniale, exercită controlul financiar preventiv şi asigură identificarea la timp a fenomenelor negative, a deficienţelor de gestionare a activităţii unităţii, luând măsurile cu caracter preventiv pentru asigurarea bunului mers al activităţii economico-financiare.

Împreună cu directorul general, directorul departamentului financiar-contabil analizează şi propune măsuri pentru creşterea rentabilităţii; responsabilitatea sa este de a informa ori de câte ori este nevoie directorul general al societăţii asupra tuturor aspectelor din sfera sa de activitate şi de a propune măsurile ce se impun.

Activitatea conducătorului departamentului se leagă foarte mult de întreaga activitate a departamentului. Astfel, directorul departamentului are rolul de a acorda asistenţă pentru organizarea departamentului financiar-contabil, a circuitului documentelor şi a politicilor financiar-contabile.

Principale atribuţii şi responsabilităţi ale conducerii departamentului Financiar - Contabil:

• asigură buna gestionare a patrimoniului societăţii

• asigură respectarea legislaţiei fiscale la nivel de firma: organizează contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură efectuarea la timp a înregistrărilor

• conduce şi organizează activitatea departamentului financiar – contabil: exercită controlul financiar preventiv

• întocmeşte bugetul general al societăţii, informează şi face propuneri de corecţie: asigură întocmirea la timp şi în conformitate cu dispoziţiile legale a balanţelor de verificare, bilanţurilor semestriale şi anuale, precum şi a situaţiilor lunare privind principalii indicatori economico-financiari

• raportează rezultatele financiare ale firmei: analizează şi propune măsuri pentru creşterea rentabilităţii

• elaborează şi implementează sistemul general de evidenţă a gestiunii firmei

• răspunde pentru toate registrele, situaţiile, raportările şi declaraţiile periodice ce trebuie întocmite şi depuse către autorităţi, manageri, acţionari.

• controlează operaţiunile contabile efectuate la nivelul societăţii, procedeele de prelucrare utilizate precum şi exactitatea datelor contabile furnizate

• asigură relaţiile cu băncile şi alte instituţii financiare, propune măsuri corecte pentru înlăturarea unor situaţii financiare nefavorabile

• oferă consultanţă privind salarizarea

Rolul departamentului financiar-contabil şi directorului departamentului este, aşadar, extrem de complex şi cu mare importanţă în cadrul societăţii, de buna funcţionare a activităţilor financiar-contabile depinzând succesul activităţii la nivelul întregii companii.

11 / 26

B. Descrierea sistemului informaţional actual

I. Machetele documentelor

I.1. Machetele documentelor interne

M01 - Registru facturi emise

Nr. crt. Nr. factură Dată factură Cumpărător Valoare TVA

I01 I02

M02 - Registru facturi primite

Nr. crt. Nr. factură Dată factură Furnizor Valoare TVA

I03 I04

M03 - Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă

Nr. crt. Document Nr. document Dată document Încasări Plăţi

I05 I06

M04 - Registru de casă

Nr. crt. Nr. act de casă Nr. anexă Explicaţii Încasări Plăţi

I07 I08

M05 - Registru jurnal sintetic

Nr. crt. Data înregistrării

Document (fel, nr, dată)

Explicaţii Simbol cont

debitor

Simbol cont

creditor

Sume debitoare

Sume creditoare

I09 I10

M06 - Evidenţă active imobilizate

Nr. crt. Nr. inventar Denumire activ

Valoare intrare

Dată achiziţie

Amortizare lunară

Amortizare cumulată

Valoare neamortizat

ă

I11 I12 I13

M07 - Balanţa de verificare

Simbol cont

Denumire cont

Sume finale luna precedenta

Rulaj in luna Sume finale Sold final

Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit

I14 I15 I09 I10 I16 I17 I18 I19

12 / 26

I.2. Machetele documentelor externe

M08 - Facturi emise

Nr. crt. Denumire produse

sau servicii

Data Plătitor U.M. Cantitate Preţ unitar (fără TVA)

Valoarea Valoarea TVA

I20 I21 I01 I02

M09 - Facturi primite

Nr. crt. Denumire produse

sau servicii

Data Furnizor U.M Cantitate Preţ unitar (fără TVA)

Valoarea Valoarea TVA

I22 I23 I03 I04

M10 - Ordin de plată

Nr. crt. Sumă Plătitor IBAN Plătitor Beneficiar IBAN Beneficiar Tip Transfer

I24

M11 - Extras de cont

Dată Descriere Debit Credit

I05 I06

II. Fişele documentelor

M01- Registru facturi emise

1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil

2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar

3. Modul de calcul al indicatorilor:

I01 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare

I02 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare

M02 - Registru facturi primite




I03 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de Aprovizionare

I04 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de

13 / 26

Aprovizionare

M03 - Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă




I05 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Bancă

I06 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Bancă

M04 - Registru de casă


2. Periodicitate: se întocmeşte zilnic, in 2 exemplare


I07 - se preia din actul de casă

I08 - se preia din actul de casă

M05 - Registru jurnal sintetic




I09 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03 [Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă], M04 [Registru de casă] sau alte registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil

I10 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03 [Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă], M04 [Registru de casă] sau alte registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil

M06 - Evidenţă active imobilizate




I11 - se calculează în funcţie de tipul amortizării :

Metoda liniară

CL = 100%/D

Aa = Vu*CL CL - coeficient liniar

Aa – amortizarea anuala Vu – valoare utilaj

Metoda degresivă

CD = K*CL

K= 1,5 dacă D∈ (1,5]; 2 dacă D∈ (5,10]; 2,5 dacă D>10. CD – coeficient degresiv

14 / 26

Aa=VRa*CD

VRa – valoarea rămasă de amortizat

Metoda accelerată

Aa1 = 50% * Vu

Aa1 = amortizarea anuală in primul an Aa2,3… -> RL = VRa/DRa RL - regimul liniar DRa - durata rămasă de amortizat

I12 - se calculează ca sumă a I11

I13 - se calculează ca I03-I12, unde I03 se preia din M02 [Registru facturi primite], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

M07 – Balanţa de verificare


2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, in 2 exemplare


I14 - se preia din balanţa de verificare din luna precedentă

I15 - se preia din balanţa de verificare din luna precedentă

I09 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

I10 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

I16 - se calculează ca I14+I09, unde I09 se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

I17 - se calculează ca I15+I10, unde I10 se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

I18, I19 - se stabileşte maximul dintre I16 si I17; din valoarea maximă se scade cealaltă valoare, rezultând, în funcţie de caz, I18 sau I19

M08 - Facturi emise


2. Periodicitate: dacă exista un contract, facturile se emit la dată fixă, stabilită în contract; altfel, acestea se emit aleatoriu, in 2 exemplare


I01 - se calculează ca produs între I20 şi I21

I02 - se calculează ca fiind 19% din I01

I20, I21 - apar în momentul emiterii facturii

M09 – Facturi primite


2. Periodicitate: dacă exista un contract, facturile se înregistrează la dată fixă, stabilită în contract; altfel, acestea se emit aleator, se primeşte un exemplar


15 / 26

I03 - se calculează ca produs intre I22 si I23

I04 - se calculează ca fiind 19% din I03

I22, I23 - apar în momentul emiterii facturii

M10 – Ordin de plată


2. Periodicitate: se emite aleator, se primeşte un exemplar


I24 – se calculează ca I03+I04

M11 – Extras de cont


2. Periodicitate: zilnic, se primeşte un exemplar


I05, I06 – datele din cont

III. Matricea informaţională a documentelor

S1 - Departamentul Financiar - Contabil

S2 - Departamentul de Aprovizionare

S3 - Departamentul de Facturare

E1 - Banca

Staţia S1 S2 S3 E1

S1 M01, M02, M03, M04, M05, M06, M07

S2 M08

S3 M09

E1 M10, M11

IV. Lista documentelor proprii

Cod document Denumire Furnizor

Codul documentelor

care participă la formare

M01Registru facturi

emiseDep. Financiar -Contabil M08

M02Registru facturi

primiteDep. Financiar -Contabil M09

M03 Registru jurnal de încasări –

Dep. Financiar -Contabil M11

16 / 26

plăţi prin bancăM04 Registru de casă Dep. Financiar - Contabil

M05Registru jurnal

sinteticDep. Financiar - Contabil

M01, M02, M03, M04

M06Evidenţă active

imobilizateDep. Financiar - Contabil M02

M07Balanţa de verificare

Dep. Financiar - ContabilM05, M07 precedent

V. Lista documentelor externe

Cod document Denumire FurnizorM08 Facturi emise Departamentul de Facturare

M09 Facturi primiteDepartamentul de

AprovizionareM10 Ordin de plată BancaM11 Extras de cont Banca

VI. Lista beneficiarilor

Codul staţiei Denumirea staţieiS1 Departamentul Financiar - Contabil

VII. Lista furnizorilor

Codul staţiei Denumirea staţieiS1 Departamentul Financiar - ContabilS2 Departamentul de AprovizionareS3 Departamentul de FacturareE1 Banca

VIII. Lista spaţiului informaţional

Cod DenumireTipul staţiei

Beneficiar Furnizor

S1Departamentul

Financiar - Contabil* *

S2Departamentul de

Aprovizionare*

S3Departamentul de

Facturare*

E1 Banca *

IX. Fluxurile informaţionale la nivel fizic

17 / 26

C. Analiza şi reprezentarea sistemului informaţional actual

C1. Matricea document - document

CDPI

Lista spaţiului informaţionalII

M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 S1 S2 S3 E1M01 0 0 0 0 1 0 0 ±1M02 0 0 0 0 1 1 0 ±1M03 0 0 0 0 1 0 0 ±1M04 0 0 0 0 1 0 0 ±1M05 0 0 0 0 0 0 1 ±1M06 0 0 0 0 0 0 0 ±1M07 0 0 0 0 0 0 0 ±1

CDE III IV

M08 1 0 0 0 0 0 0 1 0 -1 0M09 0 1 0 0 0 0 0 1 -1 0 0M10 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 -1M11 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 -1

18 / 26

C2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

C3. Lista identificatorilor

Simbol DenumireI01 Valoare (factură emisă)I02 TVA (factură emisă)I03 Valoare (factură primită)I04 TVA (factură primită)I05 Încasări (prin Bancă)I06 Plăţi (prin Bancă)I07 Încasări (Casă)I08 Plăţi (Casă)I09 Sume debitoareI10 Sume creditoareI11 Amortizare lunară

19 / 26

I12 Amortizare cumulatăI13 Valoare neamortizatăI14 Debit (sume finale luna precedentă)I15 Credit (sume finale luna precedentă)I16 Debit (sume finale)I17 Credit (sume finale)I18 Debit (sold final)I19 Credit (sold final)I20 Cantitate (din facturi emise)I21 Preţ unitar (din facturi emise)I22 Cantitate (din facturi primite)I23 Preţ unitar (din facturi primite)I24 Sumă

C4. Lista indicatorilor

Indicator N O F T S U

Codul documentului care conţine indicatorul

Mod de formare al indicatorului

I01 Valoare (factură emisă)

bani calculmomentul

actualprodus/ serviciu

valoric M01se calculează ca

produs între I20 şi I21

I02 TVA (factură emisă)

bani calculmomentul


valoric M01se calculează ca fiind 19% din I04

I03 Valoare (factură primită)

bani calculmomentul


valoricM02

se calculează ca produs între I22 şi

I23

I04 TVA (factură primită)

bani calculmomentul


valoric M02se calculează ca fiind 19% din I04

I05 Încasări (prin Bancă)

bani calcul lunar unit. ec. valoric M03 M11

I06 Plăţi (prin Bancă) bani calcul lunar unit. ec. valoric M03 M11

I07 Încasări (Casă) bani calcul zilnic unit. ec. valoric M04se preia din actul

de casă

I08 Plăţi (casă) bani calcul zilnic unit. ec. valoric M04se preia din actul

de casă

I09 Sume debitoare bani calcul lunar unit. ec. valoric M05 M01,M02,M03,M04

I10 Sume creditoare bani calcul lunar unit. ec. valoric M05 M01,M02,M03,M04

I11 Amortizare lunară bani calcul lunar unit. ec. valoric M06

se calculează în funcţie de tipul

amortizării:L: CL = 100%/D Aa = Vu*CL

D: CD = K*CL;k=1,5 daca D∈(1,5]; k=2 daca D∈(5,10];

k= 2,5 daca D>10. Aa=VRa*CD

Acc: Aa1=50% * Vu

Aa2,3...-> RL=Ra/DRa

I12 Amortizare cumulată

bani calcul lunar unit. ec. valoric M06se calculează ca

sumă a I11

I13 Valoare neamortizată


I03-I12

I14Debit (sume finale luna

precedentă)bani calcul lunar unit. ec. valoric M07

se preia din balanţa de

verificare din luna precedentă

I15 Credit (sume finale luna

bani calcul lunar unit. ec. valoric M07 se preia din balanţa de

20 / 26

precedentă)verificare din luna

precedentă

I16 Debit (sume finale)


I14+I09

I17 Credit (sume finale)


I15+I10

I18 Debit (sold final) bani calcul lunar unit. ec. valoric M07

se stabileşte maximul dintre I16 si I17; din

valoarea maximă se scade cealaltă

valoare, rezultând, în

funcţie de caz, I18 sau I19

I19 Credit (sold final) bani calcul lunar unit. ec. valoric M07

se stabileşte maximul dintre I16 si I17; din

valoarea maximă se scade cealaltă

valoare, rezultând, în

funcţie de caz, I18 sau I19

I20 Cantitate (din facturi emise)

bani calculmomentul


valoric M08apar în momentul

emiterii facturii

I21 Preţ unitar (din facturi emise)

bani calculmomentul


numeric M08apar în momentul

emiterii facturii

I22 Cantitate (din facturi primite)

bani calculmomentul


numeric M09apar în momentul

emiterii facturii

I23 Preţ unitar (din facturi primite)

bani calculmomentul


valoric M09apar în momentul

emiterii facturii

I24 Sumă bani calculmomentul


valoric M10se calculează ca

I03+I04

C5. Realizarea matricei indicator – document

Indicatori proprii

ICod document propriu

IICod document extern

M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 M11I01 0 0 0 0 0 0 0I02 0 0 0 0 0 0 0I03 0 0 0 0 0 0 0I04 0 0 0 0 0 0 0I05 0 0 0 0 0 0 0I06 0 0 0 0 0 0 0I07 0 0 0 0 0 0 0I08 0 0 0 0 0 0 0I09 0 0 0 0 1 0 0I10 0 0 0 0 1 0 0I11 0 0 0 0 0 1 0I12 0 0 0 0 0 1 0I13 0 0 0 0 0 1 0I14 0 0 0 0 0 0 1I15 0 0 0 0 0 0 1I16 0 0 0 0 0 0 1I17 0 0 0 0 0 0 1I18 0 0 0 0 0 0 1

21 / 26

I19 0 0 0 0 0 0 1III IV

I20 1 0 0 0I21 1 0 0 0I22 0 1 0 0I23 0 1 0 0I24 0 0 1 0

D. Elaborarea fluxurilor informaţionale la nivel conceptual

D1 . Matricea informaţională indicator – indicator

IPI01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 I19

1

I01I02 1 1I03I04I05I06I07I08I09 1I10 1I11 1I12 1I13I14 1I15 1I16 1 1I17 1 1I18I19

I20 1I21 1I22 1I23 1I24

D2 . Matricea informaţională indicator – decizie

Indicator D1 D2 D3 D4I01 1I02 1I03 1 1I04 1 1I05 1 1 1I06 1 1 1I07I08I09I10I11 1I12 1

22 / 26

I13 1 1I14I15I16I17I18 1 1I19 1 1I20 1I21 1I22 1I23 1I24

Notaţie:D1 - Diminuarea cheltuielilorD2 - Creşterea veniturilorD3 - Alegerea ritmului de amortizare D4 - Achiziţionarea de active imobilizate

E. Analiza fluxurilor informaţionale la nivel logic

E1. Matricea cerinţei externe de informaţii

Indicatori

propriiS1 S2 S3 E1

I01 1 -1I02 1 -1I03 1 -1I04 1 -1I05 1I06 1I07 1I08 1I09 1I10 1I11 1I12 1I13 1I14 1I15 1I16 1I17 1I18 1I19 1

IE\S S1 S2 S3 E1

I20 1 -1I21 1 -1

23 / 26

I22 1 -1I23 1 -1I24 1 -1

E2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor

Indicator SP SC CE ANALIZAI01 1 1 UI02 1 UI03 1 1 UI04 1 UI05 1 UI06 1 UI07 II08 II09 1 RI10 1 RI11 1 1 UI12 1 1 UI13 1 UI14 1 CI15 1 CI16 1 CI17 1 CI18 1 UI19 1 UI20 1 1 UI21 1 1 UI22 1 1 UI23 1 1 UI24 I

F. Evaluarea şi reproiectarea sistemului informaţional

1. EvaluareaStructura proiectului

Cod element Denumire elementCod element care

participă la formare

1 Organigrama -2 Machetele documentelor -3 Fişele documentelor -4 Lista documentelor proprii 2,35 Lista documentelor externe 3

24 / 26

6 Lista beneficiarilor 1,37 Lista furnizorilor 1,38 Lista spaţiului informaţional 6,79 Schema fluxurilor la nivel fizic 5,810 Matricea document - document 4,5,8

11Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

3,5,8

12 Lista indicatorilor 2,313 Matricea indicator - document 4,5,1214 Matricea indicator - indicator 1215 Matricea indicator - decizii 2,3,116 Matricea cerinţei externe 3,5,1217 Matricea modului de utilizare a indicatorilor 14,15,16

Matricea proiectului

elem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1516

17

1 1 12 1 1 13 1 1 1 1 1 1 1 14 1 15 1 1 1 1 16 17 18 1 1 191011

12 1 1 1 11314 115 116 117

2. Reproiectarea

Indicatorii I07, I08 şi I24 sunt inutili. De aici rezultă că documentele din care provin aceşti indicatori, M04 - Registrul de casă (pentru indicatorii I07, I08), respectiv M10 -Ordin de plată (pentru I24) ar putea fi eliminate din sistem în condiţiile în care acestea nu mai participă la formarea altor indicatori doar dacă acest lucru este permis ţinând

25 / 26

cont de reglementările financiar-contabile in vigoare. Aceste două documente nu pot fi însă eliminate întrucât este necesar ca ele să rămână în arhiva companiei, pentru a fi prezentate la o eventuală inspecţie (în cazul Registrului de casă) şi ca o baza legală care atestă efectuarea plăţilor (în cazul Ordinului de plată).

Indicatorii I09 şi I10, aparţinând documentului intern M05 - Registru jurnal sintetic, sunt redundanţi, deoarece ei apar de mai multe ori la beneficiar (Departamentul Financiar - Contabil): o dată în M05 şi o dată în M07 (Balanţa de verificare). Deşi aceşti indicatori ar putea lipsi, calculul lor uşurează munca pentru întocmirea altor documente contabile mai elaborate, astfel justificându-se păstrarea acestora, în condiţiile reproiectării sistemului informaţional actual.

26 / 26

46657624 proiect final sie

Documents