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UNIVERSIDAD PANAMERICANAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
AUDITORIA DE SISTEMASCARRERA AUDITORIA
GRUPO 5
“APLICACIONES DE PED A LA CONTABILIDAD Y
PAQUETES MÁS UTILIZADOS EN GUATEMALA”
CONCEPTOSJosué Valey
PROCESAMIENTO DE DATOSEs la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
PASOS PARA PROCEDIMIENTO En primer lugar el objetivo es graficar el procesamiento de datos,
elaborando un diagrama que permita identificar las entradas, archivos, programas y salidas de cada uno de los procesos.
Su antecedente es el diagrama de flujo.
Los elementos claves son los programas.
Se confecciona el diagrama de procesamientos de datos.
INFORMACIÓN Y DATOS Información: es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el
organismo u organización que los percibe.
Datos Significativos: para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completes y expresar una idea no ambigua.
Datos pertinentes: Se tiene datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas. Solo los hechos relacionados con las necesidades de información son pertinentes; así la organización selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de información.
DIFERENCIA ENTRE DATOS E INFORMACIÓN.
Los datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaz.
La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el número de símbolos posibles que representan el mensaje. “los símbolos que presentan el mensaje no son más que datos significativos”.
La información es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad.
Diferencias
RECOLECCIÓN DE DATOS Provee un vincula para obtener la información inter-operacionales racional y
las parametrizaciones.
ALMACENAMIENTO DE DATOS Las unidades de disco de la computadora y otros medios de
almacenamiento externo permiten almacenar los datos a más largo plazo, manteniéndolos disponibles pero separados del circuito principal hasta que el microprocesador los necesite.
VALIDACIÓN DE DATOS Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los datos que ingresan a
un archive. Existen numerosas técnicas de validación tales como: digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango.
ELEMENTOS DEL
SISTEMA PED
Mónica Olivares
Elementos del Sistema PED
Un procesador electrónico de datos.
Equipo periférico asociado, formado por dispositivos de preparación de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento ejecuta funciones lógicas, aritméticas y almacenamiento de datos.
Procedimientos para indicar que datos se necesitan y cuando, así como donde obtenerlos y en que forma utilizarlos.
Rutinas de instrucción para el procesador.
Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones y supervisar la operación en su totalidad.
PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
EN LA AUDITORIAEl rastro de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemática de datos dentro de una compañía. Las empresas también usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno.
La computadora puede tomar decisiones lógicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magnética o en discos magnéticos, una pregunta redactada en forma educada puede informar, en un plazo relativamente breve , la cantidad de inventario que no a sido usada durante un periodo especifico de tiempo.
LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
El control interno:
El plan de organización y todos lo métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, mejora la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las políticas directivas prescritas.
Elementos del Control Interno
PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
(PED)Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.
El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de comisión de errores. El PED se refiere al procesamiento electrónico de datos, que forman parte de la organización de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o departamentos de la misma empres
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO DE DATOS
Los tipos de procesamiento que existen, son los siguientes:
a. Proceso Manual:
Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos,
b. Proceso Mecánico:
considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso manual
c. Proceso Electromecánico:
el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual,
d. Procesos Electrónicos:
en este proceso se emplean las computadoras, por lo que intervención humana no es requerida en cada etapa
CARACTERÍSTICAS QUE DISTINGUEN AL
PROCESAMIENTO CON COMPUTADORA DEL
PROCESAMIENTO MANUAL
El sistema Procesamiento Electrónico de Datos (PED) puede producir una pista o huella de transacciones para fines de auditoria que tan solo sea aplicable por un breve periodo,(ventas por teléfono).
Con frecuencia existe menos evidencia documental de los procedimientos del control del sistema computarizado que en sistemas manuales.
La información dentro de los sistemas manuales es visible.
la menor participación humana en el PED puede ocultar errores que si pueden observarse con los sistemas manuales.
PROCESAMIENTO DE DATOS
En norma establece que el objetivo y alcance globales de una auditoria no cambian en un ambiente de PED, sin embargo, el uso de un computador cambia el procesamiento y conservación de la información financiera y puede afectar la organización y los procesamientos empleados por la entidad para alcanzar una adecuada estructura de control interno.
PROCESAMIENTO DE DATOS
Conocer los lineamientos generales en cuanto al ambiente PED.
El flujo de transacciones Controles generales Controles de aplicación La forma en que está organizada la función PED
y el grado de concentración o distribución de los procesos de computarización a través de la entidad.
El equipo (hardware) y los programas (software).
PLANEACION
Determinación del grado de confianza. El planeamiento de cómo, dónde y cuándo Programación del trabajo de los expertos en
PED El planeamiento de los procedimientos de
examen.
CONSIDERACIÓNES DEL AUDITOR
El ambiente PED puede afectar la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y los procedimientos sustantivos, en diversas formas:
Cuando la ausencia de documentos de entrada de programas de computación
Cuando la falta de pistas visibles de auditoría Cuando la falta de salidas de datos visibles .
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Algunas operaciones pueden ser verificadas de manera más efectiva, y a un costo similar, utilizando el computador para examinar, o todas las operaciones, o un número de ellas mayor de lo que sería posible de manera selectiva.
Al aplicar procedimientos de revisión analítica, la revisión del detalle de las transacciones o saldos, y la impresión de informes sobre partidas desacostumbradas,
La eficiencia y eficacia de los procedimientos de auditoría
Barbara Nij
Revisión del sistema
Revisión del sistema La revisión del sistema de control contable del cliente
por el auditor debe comprender todas las actividades significativas e importantes así como la relación entre el sistema y los departamentos usuarios.
Durante esta fase el auditor puede identificar algunos de los procedimientos específicos de control contable relacionados con cada aplicación y puede darse cuenta de debilidades materiales aparentes en los procedimientos.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
El propósito de estas pruebas es proporcionar razonable seguridad de
que los procedimientos de control contable son aplicados en la forma
en que fueron descritos.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
La revisión puede hacerse manualmente si las condiciones lo permiten, o el auditor puede tener la capacidad o considerar necesario utilizar el PED para detectar condiciones inaceptables, ya sea utilizando sus programas independientes o utilizando copias de los programas del cliente.
Evaluación del sistema La evaluación de los aspectos de PED en un sistema de control
contable no es diferente conceptualmente de la evaluación de otros aspectos del sistema y deberá ser parte integral de la evaluación del sistema hecha por el auditor.
Los procedimientos de control contable ejecutados tanto dentro de la actividad de PED como por los departamentos usuarios, influyen en la efectividad del sistema y deberán ser considerados en forma conjunta por el auditor.
Evaluación del sistema Existen actualmente varios pronunciamientos o guías de auditoría
contra los cuales podríamos contrastar las normas de auditoría de sistemas.
La norma internacional de auditoría 315, titulada "Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de representación errónea de importancia relativa".
En el apartado de Características de elementos manuales y automatizados del control interno relevantes para la evaluación del riesgo por el auditor, numeral 58, menciona lo siguiente:
"El uso de elementos manuales o automatizados en el control interno también afecta la manera en que las transacciones se inician, registran, procesan e informan. Los controles en un sistema manual pueden incluir procedimientos como aprobaciones y revisiones de actividades, y conciliaciones y seguimiento de partidas de conciliación.
Los controles en sistemas de TI
Consisten de una combinación de controles automatizados (por ejemplo, controles integrados en programas de computador) y controles manuales. Más aún, los controles manuales pueden ser independientes de TI, pueden usar información producida por TI, o pueden estar limitados a monitorear el funcionamiento efectivo de TI y de los controles automatizados y a manejar las excepciones.
Los registros contables relacionados, ya sea electrónico o manual, que soportan información y cuentas específicas en los estados financieros, respecto de iniciar, registrar, procesar e informar las transacciones.
Los controles en sistemas de TI
El proceso de información financiera utilizado para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo estimaciones contables y revelaciones importantes.
Leyes Internacionales Relacionadas con PED
NIA 401, Auditoría en un ambiente de sistemas de información por computadora.
Declaraciones Internacionales de Prácticas de Auditoría:
1001 Ambientes de CIS-Computadoras independientes
1002 Ambientes de CIS-Sistemas de computadoras en línea
1003 Ambientes de CIS-Sistemas de Base de Datos
1008 Evaluación del riesgo y el control interno- Características y consideraciones del CIS
1009 Técnicas de Auditoría con ayuda de computadora.
PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
PAQUETES MÁS UTILIZADOS EN GUATEMALA
SAP
ORACLE
VISUAL K
ASPEL
GBM (IBM)
SSA GLOBAL
CARACTERISTICASEstructuras Contables (25 caracteres
alfanuméricos).
Múltiples compañías y consolidación.
Los periodos contables flexibles.
Manejo opcional de multimonedas.
Movimientos en nuevos períodos fiscales aún sin el cierre del período anterior.
Mantiene información contable de múltiples años.
CARACTERISTICASManejo asientos recurrentes).
Almacenamiento digital de imágenes de los documentos.
Consulta jerárquica de los saldos de cuentas contables.
Integración con otros módulos del área financiera.
Extensivos controles de validación y verificación de datos.
Deja pistas de auditoría.
Información en línea.