5) manajemen proyek sesi vii
DESCRIPTION
5) Manajemen Proyek Sesi ViiTRANSCRIPT
SESI VII
MANAJEMEN PROYEKmerealisasikan proyek
Manajemen Proyek
• Apa ?• Serangkaian kegiatan yang memanfaatkan sumberdaya
untuk mencapai sasaran tertentu.• Mengapa ?
• Agar sasaran dapat dicapai dengan penggunaan sumberdaya yang efisien
• Kapan ?• Bila proyek sudah ditetapkan untuk dilaksanakan
• Dimana ?• Disemua level
• Bagaimana ?• Dengan proses yang metodis dan sistematis
Manajemen Proyek
• Proses Proyek• Project Management Body of Knowledge
PROSES MANAJEMEN PROYEK
10-09 3-4
Initiating
Executing
Closing
Planning
Monitoring & Controlling
“Project Management Body of Knowledge” (PMBOK)
4.Project Integration 5.Project Scope Management 6.Project Time Management 7.Project Cost Management 8.Project Quality Management 9.Project Human Resource Management 10.Project Communications Management 11.Project Risk Management 12.Project Procurement Management
Tujuan penyajian
6
Membahas Proses dan Langkah Manajemen Proyek
Project Management Body of Knowledge
PMI®
• Project Management Institute (PMI®), berpusat di USA, berdiri tahun
1969
• Project Management Professional (PMP) adalah produk sertifikasi dari
PMI
• Telah diterima secara internasional dan masuk dalam standar
internasional seperti ANSI dan IEEE
PMBOK®
• The PMBOK ® Guide adalah standarisasi untuk mengelola proyek yang
bisa diterapkan dalam berbagai tipe industri.
• Standarisasi ini menjelaskan mengenai proses, alat/tools dan teknik
yang digunakan untuk mengelola proyek
• Edisi saat ini adalah edisi ke-4, yang diterbitkan akhir tahun 2008
PMBOK® Guide
Generally accepted Project
Management
Application
area
General Manageme
nt
Project Management Body of Knowledge
Peran dan Tanggung jawab Manajer Proyek
• Integrator • Manajer proyek adalah seseorang yang faham akan kepentingan proyek dan juga
kepentingan organisasi secara keseluruhan• Harus mengkoordinasi usaha semua bagian proyek
• Komunikator • Berkomunikasi dengan management atas, tim proyek dan pemangku kepentingan
yang lain• Manajer Proyek yang tidak dapat menjelaskan dan menyampaikan informasi
yang sesuai kepada orang yang sesuai dapat menjadi bottlenenck dalam proyek
• Manajer proyek mempunyai tanggung jawab untuk mengetahui pesan apa yang harus dikirim, siapa yang mengirim ke mereka , dan menterjemahkan pesan yang difahami oleh penerima pesan
• Team Leader • Harus dapat memecahkan masalah• Mengarahkan orang dari berbagai bidang fungsi
• Mengkoordinasi Proyek untuk menunjukkan kemampuan kepemimpinan• Pembuat keputusan
• Membuat keputusan penting seperti alokasi sumberdaya, biaya kinerja dan pertukaran jadwal, perubahan ruang lingkup proyek, arahan atau karakter proyek
• Ini adalah peran penting dengan konsekuensi yang nyata pada proyek secara keseluruhan
• Meniciptakan dan membangun Suasana• Manajer Proyek harus berusaha membangun atmosfir yang mendukung sehingga
anggota tim proyek bekerja bersama dan tidak menentang satu dengan yang lain• Mencefah kegelisahan dan bentuk negatif dari konflik dengan membangun suasana
yang mendukung sejak awal
Knowledge Area Processes
Initiating Process
Planning Process Executing Process Monitoring & Controlling Process
Closing Process
1.Project Integration Management
Develop Project Charter
Develop Project Management Plan
Direct & Manage Project Execution
Monitor & Control Project WorkPerform Integrated Change Control
Close Project or Phase
2.Project Scope Management
Collect RequirementsDefine ScopeCreate WBS
Verify ScopeControl Scope
3.Project Time Management
Define ActivitiesSequence ActivitiesEstimate Activity ResourcesEstimate Activity DurationsDevelop Schedule
Control Schedule
4.Project Cost Management
Estimate CostsDetermine Budget
Control Costs
5.Project Quality Management
Plan Quality Perform Quality Assurance
Perform Quality Control
6.Project HR Management
Develop Human Resource Plan Acquire Project TeamDevelop Project TeamManage Project Team
7.Project Communication Management
Identify Stakeholders
Plan Communications Distribute InformationManage Stakeholder Expectations
Report Performance
8.Project Risk Management
Plan Risk ManagementIdentify RisksPerform Qualitative Risk AnalysisPerform Quantitative Risk AnalysisPlan Risk Responses
Monitor & Control Risks
9.Project Procurement Management
Plan Purchases & AcquisitionsPlan Contracting
Request Seller ResponsesSelect Seller
Contract Administration
Contract Closure
PROSES DAN KNOWLEDGE AREA PMBOK
Kerangka Kerja Manajemen Proyek
11
Manajemen Risiko & Issue
Manajemen Pemangku Kepentingan dan Sponsor
Manajemen Komunikasi
Initiate PlanExecute
Monitor & Control Close
MulaiMulaiDefinisi /
Ruang Lingkup/ Persyaratan
Definisi /Ruang Lingkup/
Persyaratan
Rencana dan
AlokasiSumber daya
Rencana dan
AlokasiSumber daya
Monitor & Control
Monitor & Control
MelaporkanMelaporkan
MereviewMereview
PenyelesaianPenyelesaian
• Management Ruang Lingkup
• Manajemen Rencana Kerja
• Manajemen Sumberdaya(Waktu,
Biaya, SDM)• Manajemen Pengadaan
• Manajemen Mutu• Rencana Transisi
• Manajemen Subkon & Vendor
5 Langkah Dasar Manajemen ProyekLangkah berikut merupakan peta jalan
manajemen proyek:
(Langkah-langkah ini mungkin overlap dan iterative)
1. Initate -Menyiapkan2. Plan -Menetapkan dan memastikan Ruang Lingkup dan
Persyaratan Plan -Menyusun Rencana dan Memastikan
Sumberdaya 3. Execute (Direct & Manage) -Mengarahkan dan
Mengelola Pelaksanaan4. Monitor & Control -Mengikuti, mengendalikan
melaporkan dan mereview 5. Close -Memeriksa, Menutup
12
Manajemen Komunikasi, Risiko dan Issue, dan Manajemen Pemangku Kepentingan adalah sangat penting untuk dikelola
selama proyek berlangsung
Manajemen Komunikasi, Risiko dan Issue, dan Manajemen Pemangku Kepentingan adalah sangat penting untuk dikelola
selama proyek berlangsung
Langkah 1: INITIATE- Mulai Pada tahap awal perlu dilakukan penentuan pemangku jabatan dan penetapan ruang lingkup, tujuan serta garis besar rencana.
• Kegiatan Pokok:• Menentukan Project Manager• Mendokumentasi ruang lingkup dan atau asumsi-asumsi• Memastikan adanya sponsor dan pendanaan• Mendata siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat,
baik aktif maupun pasif
• Templates untuk dipertimbangkan• Project Charter• Deskripsi Peran dalam Proyek
13
Pastikan harapan sponsor dimengerti dengan baik dan benar
Pastikan harapan sponsor dimengerti dengan baik dan benar
Intiate
• Mengumpulkan data dan persyaratan Proyek• Menyusun Proyek Charter• Mengidentifikasikan Pemangku Kepentingan
Langkah 2: PLANPastikan Ruang Lingkup dan Tetapkan Persyaratan
Ajak sponsor dan pemangku kepentingan terkait untuk memastikan kebenaran ruang lingkup proyek dan harapan yang akan dituju.
• Kegiatan Pokok• Memastikan Ruang Lingkup dasar benar• Tetapkan, dokumentasikan, pastikan persyaratan
administratif maupun teknisnya• Identifikasikan dampaknya terhadap proses yang akan
dijalankan atau pengaruhnya terhadap kegiatan lainnya• Identifikasikan apa yang tidak termasuk dalam Ruang
lingkup
• Templates untuk dipertimbangkan• Project Scope
15
Ruang Lingkup dasar diperlukan untuk memulai proyek, perbaikan dapat dilakukan kemudian sesuai keperluan
Ruang Lingkup dasar diperlukan untuk memulai proyek, perbaikan dapat dilakukan kemudian sesuai keperluan
Plan
• Menetapkan Ruang Lingkup Proyek• Menetapkan Kegiatan proyek• Menetapkan Keperluan Sumberdaya• Menetapkan Jangka waktu Proyek• Menetapkan Persyaratan Mutu Proyek
Langkah 2: Susun Rencana dan Memastikan SumberdayaRencana yang rinci dari proyek akan menyediakan peta jalan proyek dan menjadi dasar untuk semua anggota tim dan pemangku kepentingan. Begitu proyek berjalan, rencana mungkin memerlukan perbaikan dan perincian lebih lanjut.
• Kegiatan Pokok:• Identifikasikan siapa yang akan menyediakan masukan untuk
perencanaan• Susun rencana rinci berdasarkan ruang lingkup dan persyaratan• Identifikasikan keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek• Susun rencana komunikasi• Identifikasi dan jamin ketersediaan sumberdaya• Lakukan pre-kickoff meeting dengan Sponsor• Lakukan kick-off meeting• Lakukan asesmen Risiko dengan anggota Tim• Identifikasikan kriteria untuk menghentikan proyek• Mutakhirkan rencana rinci dan dapatkan dukungan dari Tim dan Sponsor
17
Kick-off meeting harus merupakan usaha
bersama dengan sponsor proyek.
Kick-off meeting harus merupakan usaha
bersama dengan sponsor proyek.
Memastikan ketersediaan Sumberdaya
• Menghasilkan Rencana Rinci Proyek dan keperluan sumbedaya untuk melakukan kegiatan.
Kegiatan dalam Tahap Perencanaan
1. Menyusun Rencana Proyek
2. Mengumpulkan Persyaratan Proyek
3. Menetapkan Ruang Lingkup Proyek
4. Menyusun WBS5. Menetapkan Kegiatan6. Mengurutkan Kegiatan7. Mengestimasi
Sumberdaya Kegiatan8. Mengestimase Durasi
Kegiatan9. Menyusun Jadwal 10. Mengestimasi Biaya
11. Menetapkan Anggaran12. Merencanakan Mutu13. Menyusun Rencana
Sumberdaya Manusia14. Merencanakan Komunikasi15. Merencanakan Manajemen
Risiko16. Mengidentifikasi Risiko17. Melakukan Analisis Risiko
Kualitatif18. Melakukan Risiko Kwantitatif19. Merencanakan Tanggap Risiko20. Merencanakan Pembelian dan
Akuisisi21. Merencanakan Kontrak
Langkah 3: EXECUTIONMengelola dan Mengarahkan
Merupakan kegiatan utama dari proyek untuk pelaksanaan pembangunan. Diperlukan koordinasi yang kuat, tim yang saling mendukung,komunikasi terarah, ketelitian dengan dasar untuk mencapai tujuan bersama.
• Kegiatan Pokok• Pastikan proyek akan dilaksanakan sesuai rencana• Lihat apakah kebutuhan personil telah dan akan dipenuhi• Susunan anggota Tim Proyek lengkap sesuai tahapan• Bangun kerja sama Tim• Bagikan Tugas• Laksanakan rencana pengadaan, dan jaminan mutu• Administrasikan kontrak• Verifikasi ruang lingkup
20
Kegiatan dalam Pelaksanaan Proyek
1. Mengarahkan dan Mengelola Pelaksanaan Proyek
2. Melakukan Jaminan Mutu3. Mengadakan Tim Proyek4. Menyusun Tim Proyek5. Mengelola Tim Proyek6. Mendistribusikan Informasi7. Mengelola harapan Pemangku kepentingan8. Meminta Tanggapan Calon Penjual9. Memilih Penjual
LANGKAH 4: MONITOR & CONTROLMelacak, Mengendalikan, melaporkan dan Mereview
Setelah proyek dilakukan eksekusi maka pelacakan, pengendalian, pelaporan dan review kegiatan akan dilakukan berulangkali dan merupakan bagian besar dari tugas manajemen proyek
• Kegiatan Pokok• Terapkan rencana komunikasi
• Lakukan rapat secara teratur untuk: • memahami bersama progress/status• identifikasi/dan memecahkan issues
• Melaporkan secara formal kepada sponsor• Melaporkan kepada atasan anda tentang kondisi proyek• Melaporkan kondisi proyek pada pemangku kepentingan
• Memonitor progres dan melaporkan status proyek • Memonitor risiko dan melakukan tindakan yang diperlukan• Identifikasikan dan mengelola issues• Mengelola ruang lingkup dan melacak perubahan• Memutakhirkan rencana sesuai keperluan
22
Melacak proyek akan memberi informasi yang
diperlukan untuk meninjau kesehatan proyek, dan
memberi informasi untuk melaporkan status kepada
sposor dan pemangku kepentingan
Melacak proyek akan memberi informasi yang
diperlukan untuk meninjau kesehatan proyek, dan
memberi informasi untuk melaporkan status kepada
sposor dan pemangku kepentingan
Kegiatan dalam Pengendalian Proyek1. Memonitor & mengendalikan Pekerjaan Proyek 2. Melakukan Pengendalian Perubahan
Terintegrasi3. Mem-verify Ruang Lingku4. Mengendalikan Ruang Lingkup5. Mengendalikan Jadwal6. Mengendalikan Anggaran7. Melaksanakan Pengendalian Mutu8. Melaporkan Kinerja9. Memonitor dan Mengendalikan Risiko10.Mengadministrasi Kontrak
Langkah 5: CLOSEPenyelesaian dan Pemeriksaan
Kegiatan ini untuk memastikan transisi yang lancar dan mendapatkan pembelajaran untuk proyek yang akan datang
• Kegiatan Pokok
• Menyusun rencana penuntasan atau checklist, bila sesuai
• Tuntaskan dokumentasi, pelatihan dan transfer pengetahuan
• Lakukan tinjauan proyek akhir• Usahakan penanda tanganan akhir sponsor• Transisi kepada organisasi support/service atau tim
proyek berikutnya• Tutup tugas dan issue akhir• Kumpulkan hasil pembelajaran• Rayakan keberhasilan
24
Menyelesaikan proyek sesuai rencana adalah keberhasilan.
Menyelesaikan proyek sesuai rencana adalah keberhasilan.
Kegiatan dalam Menutup Proyek
• Close Project or Phase• Contract Closure