5s ve yalın yönetim prensipleri

Eğitim Kulübütansubaktıran

YALIN YÖNETİM DİZİSİ5S Aracı Tertip Düzen Prensipleri ve

Yalın İşletmeye Katkıları


Uzun lafın kısası

• Aslında anlatacaklarımızı aşağıdaki çizim çok güzel özetliyor.. İşinizi yaparken mümkün olduğunca en kısa ve sade işlemleri kullanın, karmaşıklıktan uzak durun, sadece müşterinizin ne istediğine bakın ve bunu sağlamaya çalışın..

• Şimdi gelin biraz daha detaylandıralım…


İçindekiler:

• Bu sunumun amacı nedir?• Değer kavramı• İsraf kavramı• Yalın kavramı• İş yeri tertip düzeni ve verimlilik ilişkisi• 5S kavramı ve işletme verimliliğine etkisi• 5S

• Sort / Sınıflamak• Store / Yerleştirmek• Shine / Temizlemek ve Parlatmak• Standardize / Standart Hale Getirmek• Sustain / Sürdürmek

• Özet ve irtibatlar


Bu sunumun amacı nedir?

Artan rekabet sonucunda firmalar • Rekabet avantajı yakalamaya, • Maliyetlerini azaltmaya, • Çalışanlarını motive etmeye, • Daha verimli çalışmaya,• Müşterilerini daha çok memnun etmeye eskiye oranla daha

çok ihtiyaç duymaktadırlar.

Bu sunum, firmaların daha verimli çalışmasına ve müşterilerini daha çok memnun etmelerine yardım eden Yalın Yönetim kavramını kısaca anlatarak, Yalın Yönetim içerisinde sıklıkla kullanılan 5S kavramının ne olduğunu ve nasıl kullanılabileceğini açıklamaktadır.


Değer kavramı

Değer kavramı, müşterilerimizin para ödemeye istekli olduğu ürün ve faaliyetleri ifade eder.

Örneğin, satın aldığınız bir cep telefonunun kutusundan çıkan bir el feneri, sizin için anlamlı olmayabilir. Oysa telefonun ücretine dahildir. El fenerinin kutuya hiç dahil edilmemesi sizin için daha iyidir. Boşuna ödediğiniz bir el feneri parası sizin için değer olmaktan uzaktır.

Veya satın aldığınız kağıt havlu üreticisi, stok yönetimini doğru yapamadığı için fazla stok için harcamak zorunda olduğu finans maliyetini size yansıtabilir. Belki sizin bundan hiç haberiniz olmaz. Yine de şirketin doğru olmayan yönetim politikalarından ötürü size yansıttığı bu ek maliyetler sizin için bir anlamsızdır ve değerli değildir.


Değer kavramı

Bu doğrultuda bir firmanın yaptığı faaliyetler veya ürünlerinin «katma değerli» olması için 3 temel koşulu yerine getirmesi gerekir:

1. Müşteri hizmet (faaliyet) veya ürüne para vermeye istekli olmalıdır

2. Firmanın söz konusu eforu ürün veya hizmeti dönüştürmeli veya değiştirmelidir?

3. Faaliyet veya ürün bir defada doğru yapılmalıdır /üretilmelidir


İsraf kavramı

Katma değer yaratmayan her türlü aktivite veya ürün, israf diye nitelendirilir.

Sekiz farklı israf türü tanımlayabiliriz:• Bekleme• Fazla stok• Fazla işlem• Harcanan beyin gücü• Nakliye• Fazladan hareket• Tekrarlı iş• Fazla üretim


İsraf kavramı

İsraf kavramı bu sunumun asıl amacı olmadığı için, israf kavramına ilişkin birkaç örnek vererek sonraki kısımlara geçeceğiz…

İsraf örnekleri:• Şirket içerisindeki işlemlerde birbirini

bekleyen çalışanlar• Kapasitesinin altında çalıştırılan

çalışanlar• Fotokopi makinesinin uzak

olmasından ötürü çalışma saatlerinde fazladan geçen zaman

• Gereğinden fazla üretilen stok miktarları


Yalın kavramı:

Yalın Yönetim kavramı ilk Japonya’da Toyota şirketinde çıkmış ve zaman içerisinde gelişmiştir.

Özetle, israflardan arındırılmış, basit ve hızlı işleyen bir kurumu hedefler.

5 temel prensip üzerine kurulmuştır:• Değer kavramı• Değer akış haritası• Çekme sistemi• Sürekli akış• Sürekli iyileştirme


Yalın yönetimin unsurları:

Değer kavramıDaha önce değindiğimiz gibi müşterinin karar verdiği, para vermeye istekli olduğu şey değer olarak tanımlanır. Bunun dışındaki herşey değer kavramının dışındadır.

Değer akış haritasıŞirketin işleyişi içerisinde yaratılan değer ve israf olarak tespit edilen her adımın veya faaliyetin görsel bir haritasının çizilmesi gerekir. Bu faaliyete değer akış haritalama denir.


Çekme sistemiŞirketin işleyişi içerisinde sonraki adım hazır olmadan işlem yapılmaz. Yani; en sondaki işlemin sorumlusu hazır olmadan ve talepte bulunmadan, diğer işlemlerde çalışanlar işlem yapmazlar.

Sürekli akışSistemin tüm üyeleri yavaş bir hızda da olsa sürekli işler, mekanizma buna göre kurgulanır.

Sürekli iyileştirmeİyileştirme ve geliştirme faaliyetleri kurum için bir alışkanlık haline gelmelidir.

Yalın yönetimin unsurları:


Biraz da temizlik..?


Biraz da temizlik..?

…evet sunumun nispeten bilimsel giden akışını biraz da dikkat çekmek için sürpriz bir soruyla kestik…

Düzenli, temiz ve iyi organize edilmiş çalışma alanlarına sahip şirketler daha verimli işlerler..

Bu ilk bakışta bu o kadar açık gelmeyebilir.

Ancak araştırmalar ve deneyimler, iş yeri düzen ve tertibinin işletme içindeki israfı, gereksiz ekipmanı, doküman veya araç gereç ararken harcanan zamanı, hata oranlarını ve hatta işçi sağlığını tehdit eden unsurları azalttığını göstermiştir…


Neden temizlik..?

Bir örnek ile canlandıralım..

Evinize çağırdığınız bir tamirciyi hayal edin..Banyonuzda 2-3 saat süren bir onarım yapacak..

Tamirciniz öncelikle saatini kurmadığı için yarım saat kadar geç kalıyor.. Geldikten sonra takım çantasıyla banyonuza giriyor.. Çantasının kapağını açtığında tam bir karmaşa içinde aletlerin hepsinin farklı bir yerde olduğunu görüyorsunuz.. Gerekli ekipman ve parçaları çantasının içinde bulmak için her seferinde 1 dakika harcıyor.. Sonrasında çok lazım olacak conta, yapıştırıcı harç vb. bazı malzemeleri çantasına koyduğunu zannettiğini ancak bulamadığını söyleyerek almak için dükkanına geri gidiyor…


Neden temizlik..?

Geri geldiğinde aradan 1,5 saat geçmiş oluyor.. Bu arada sizin de yarım gününüzü ayırdığınız iş tam güne uzuyor..

Ustamız her alet kullandığında bunu geri belli bir göze değil de banyonuzun zeminine koyduğu için hem karmaşa içinde aletler lazım olduğunda tekrar tekrar arıyor, üstelik de banyonuzun temizliği gibi ek bir iş de çıkıyor..

O arada bir de elektrik kesiliyor.. Ne zaman geleceğini bilmiyorsunuz.. Hikaye burada şimdilik bitiyor..


Neden temizlik..?

Bir başka örnekte de ustanız gelmeden 30 dakika kadar önce sizi arıyor.. Belli ki randevularını bir defterde tutuyor.. Burada ayrıca ziyaret edeceği müşterilerinin adres ve telefonlarını da not ediyor..

Sözleştiğiniz saatten 5 dakika kadar önce geliyor.. Kapıyı açıyorsunuz.. Ustanız yanında getirdiği temiz terliklerini çıkarıyor.. Çantasını alıp banyonuza giriyor.. Yerlerin çizilmemesi için basit bir plastik malzemeyi çantasının altına koyuyor.. Çantasının kapağı açıldığında her alet ve malzemenin gerekli yerinde olduğunu görüyorsunuz.. Öyle ki, eksik bir malzeme olduğunda hemen görülebiliyor.. Dolayısı ile kısa bir kontrol ile dükkanında herhangi bir ekipmanı veya malzemeyi unutması imkansız..


Neden temizlik..?

Aynı düzen içerisinde kısa sürede problemi tespit ediyor ve onarımı gerçekleştiriyor.. Ekipmanlarını her kullanıştan sonra çantasındaki belirli yerlere koyduğuna dikkat ediyorsunuz.. Böylelikle aslında çok hızlı hareket edebiliyor.. Düzenli olduğu için alet aramak ile hiç vakit kaybetmiyor..

Derken tam elektrik ile işi olacağı bir anda elektrikler kesiliyor.. Ve asıl sürprizi o zaman görüyorsunuz.. Aracında küçük bir jeneratör olduğunu ve 5 dakika içinde kablo çekerek işini tamamlayacağını söylüyor.. Dediğini de yapıyor..

Her iki usta ile ilgili örneklerin yaşanmış hikayelerden alındığını hatırlatalım..


Neden temizlik..?

Bir sonraki bölümde anlatacağımız 5S kavramı, ikinci ustamızın hem verimli çalışmasına, hem de müşterisini tam olarak memnun etmesine çok yardımcı oluyor..

Düzenli ve temiz çalışılan ortamlar verimlilik artışına, eksiklerin hızlı belirlenmesine ve en önemlisi de müşteri ve çalışan mutululuğuna yol açarlar..

Peki nedir 5S’in adımları.. Şimdi bunu görelim...


Nedir bu 5S?

5SJaponca asıllı S harfi ile başlayan 5 kelimeden oluşur.

Özetle tertipli ve düzenli işletmelerin daha verimli çalıştığına, böyle işletmelerde problemlerin de daha erken tespit edildiğine işaret eder.


Sınıflandır

Sınıflandır kavramı, iş yerindeki tüm ekipman, doküman veya malzemelerin kullanım sıklıklarına göre sınıflandırılmaları gerektiğini söyler. Emin olunmayan ekipmanlara kırmızı etiket yapıştırılır.

Kesin olarak kullanılmayan ekipmanlar ise atılır. Böylelikle iş yerindeki karmaşa önlenir ve ayrıca diğer malzemeler, ekipmanlar veya çalışanlar için ek yer açılır.


Yerine yerleştir

Yerine yerleştirme kavramı, kullanım sıklıklarına göre sınıflandırılan her malzemenin ayrı ve belirli bir yerde saklanması gerektiğini söyler.

Malzemelerin sadece nerede saklanacaklarına değil, ayrıca ne kadar miktarda, hangi özelliklerde ve kalitede olması gerektiğine de bu aşamada karar verilir.


Temizle ve parlat

Sınıflandırılan ve yerlerine yerleştirilen malzemelerden sonra iş yerinin düzenli olarak temizliği yapılır. Gerekirse kırılan veya bozulan parçaların bakımları yapılır.

Ancak iş yeri sürekli olarak temiz tutulur. Bu temizliğin düzenli olması için bakım ve temizlik planları yapılır ve bu planlara sıkı sıkıya bağlı kalınır.


Standart hale getir

Yerlerine karar verilmiş, sonrasında bulundukları ortam iyice temizlenmiş olan malzemelerin artık standart kurallar çerçevesinde saklanmaları gerekir.

Malzemelerin bulundukları yerlere çoğu zaman beyaz bant çekilerek olmaları gereken yerler netleştirilir.

Böylelikle, yerlerinde olmayan malzemeler hızlıca belirlenir ve yerlerine geri konur.

5S kapsamında atılan her adım standart bir kurala bağlanır.Düzenin sürdürülmesi için çok kritik bir adımdır.


Sürdür

Standart hale getirilmiş düzen, artık her çalışanın katılımıyla sürdürülebilir olmalıdır.

Bu adımda, birimler arasında yapılacak yarışmalar, düzenli kontrol faaliyetleri ve raporlamalar, eğitimler ve ekip toplantıları yardımıyla kurulan düzenin şirket kültürüne yerleşmesi sağlanır.

Kolay gibi gözükmek ile beraber, belki de gerçekleşmesi en zor adımdır. 5S projesi uygulayan yöneticilerin, kontrol için kullandıkları araçları doğru seçmeleri ve en önemlisi, her çalışanı kurulan yeni düzeni sahiplenmeleri için teşvik etmeleri gerekir.


Özet:

Yalın Yönetim Prensipleri, kurumların daha verimli çalışmalarına katkıda bulunan bir yaklaşımdır. Bu sayede şirketler daha çevik, verimli, israftan uzak ve müşteri odaklı çalışabilmektedirler.

5S kavramı, şirketlerin yalın prensipler ile işletilmesinde tertip ve düzen kurulmasını sistematik olarak sağlayarak, verimlilik artışına, çalışan ve müşteri mutluluğuna yol açarlar.

Sunumumuzu izlediğiniz için teşekkür ederiz..

Tansu BAKTIRAN EĞİTİM KULÜBÜ

Telefon: 0 554 850 88 88E-mail: [email protected] [email protected] : www.egitim-kulubu.com www.baktiran.com

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.egitim-kulubu.com/

http://www.baktiran.com/

5s ve yalın yönetim prensipleri

Documents