6 direcciÓn relaciones interinstitucionales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES


0

6 DIRECCIÓN

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES




1

INDICE

NO. TÍTULO PÁGINA 1.1 Envío de Agenda Presidencial 2

1.2 Envío Boletín Diario 5

1.3 Recopilación de Material Audiovisual para

Secretario de Comunicación Social 8

1.4 Reunión Semanal de Trabajo 11

Glosario 14




2

1.1 ENVÍO DE AGENDA PRESIDENCIAL

i. Definición del Procedimiento

Es el traslado de la Agenda Presidencial a los comunicadores de las diferentes

instituciones gubernamentales, periodistas que cubren la fuente de la

Presidencia, así como a las diferentes direcciones de la Secretaría que se

Involucran para cubrir actividades presidenciales.

ii. Objetivos

Notificar a las instituciones gubernamentales, periodistas y áreas operativas de

la Secretaría acerca de las actividades diarias del Presidente y Vicepresidente.

Planificar eficientemente las actividades presidenciales.

iii. Normas

Del traslado:

La Agenda debe ser enviada diariamente a las 23:00 hrs. o 7:00 hrs. del día

siguiente.

Las Direcciones involucradas deberán asignar los equipos debidamente

conformados que acompañarán las actividades del Presidente y/o

Vicepresidente.




3

RESPONSABLE PASO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Secretario de Comunicación

Directora Interinstitucional


01

02

03

Depura Agenda Presidencial. Traslada a

Directora Interinstitucional.

Traslada Agenda a periodistas que cubren la

fuente Nacionales e Internacionales. Envía a

Unidad de Logística para organizar equipos de

trabajo.

Para actividades Departamentales organiza gira.

Llama a los Medios de Comunicación para que

cubran la nota. Notifica a Servicios Generales

para programar transporte. Acompaña a Equipos

asignados a gira.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.




4

Definición: Es el traslado de la Agenda Presidencial a los comunicadores de las diferentes instituciones gubernamentales, periodistas que cubren la fuente de la Presidencia, así como a las diferentes direcciones de la Secretaría que se involucran para cubrir actividades presidenciales

Directora Comunicación InterinstitucionalSecretario

Fase

1.1 Envío de Agenda Presidencial

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES


Inicio

Depura Agenda Presidencial

Traslada a Directora Interinstitucional

Traslada Agenda a periodistas Nacionales

e Internacionales

Envía a Unidad de Logística para

organizar equipos

Actividades departamentales

organiza gira

Llama a los Medios de Comunicación

para que cubran la nota

Notifica a Servicios Generales para

programar transporte

Acompaña a Equipos asignados a

gira.Fin

Página 3




5

1.2 ENVIO DE BOLETIN DIARIO


Es el traslado del Boletín Informativo generado por la Dirección de Información y

Prensa para los diferentes medios de comunicación.

ii. Objetivos

Trasladar información actual de las actividades del Gobierno para poder tener

mayor cobertura en los medios de comunicación.

iii. Normas

Del traslado:

Base de datos solo es manejada por Directores.

Dirección de Información y Prensa debe trasladar oportunamente para no

perder temporalidad de información.

Los Directores deben trasladar a los medios al momento de recibirlo por parte

de la Dirección de Información y Prensa.




6



Secretario de Comunicación

Directora de Información y

Prensa


01

02

03

Gira instrucción para generar Boletín.

Envía archivo en PDF por correo.

Genera una base de datos de 400 usuarios y

trasladan información. Da seguimiento a través

de llamadas telefónicas aleatorias para confirmar

recepción de documentos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO




7

Definición: Es el traslado del Boletín Informativo generado por la Unidad de Información y Prensa para los diferentes medios de comunicación

Directora InterinstitucionalSecretario de Comunicación Directora de Información y Prensa

Fase

1.2 Envío Boletín Diario



Inicio

Gira instrucción para generar Boletín

Envía archivo en PDF por correo

Genera una base de datos

de 400 usuarios y trasladan información

Da seguimiento a través de llamadas

telefónicas aleatorias para

confirmar recepción de documentos

Fin

Página 7




8

1.3 RECOPILACIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL PARA SECRETARIO DE COMUNICACIÓN SOCIAL


Es el traslado de material audiovisual de los diferentes Ministerios y Secretarías para

generar la publicidad de Gobierno.

ii. Objetivos

Trasladar toda la información necesaria a Secretario para generar la

información sugerida por el Gabinete de Comunicación (Presidente,

Vicepresidente, Secretario de Comunicación Social, Asesora de Imagen y

Publicidad de la Secretaría).

iii. Normas:

De la Autorización:

Material solo puede ser trasladado previa autorización del Secretario de

Comunicación Social.




9



SECRETARIO

DIRECTORA

INTERINSTITUCIONAL

01

02

03

Solicita información sobre temas específicos con

un esquema de información para producir

anuncio.

Traslada solicitud a Directora Interinstitucional a

través de correo electrónico.

Recibe información de requerimiento. Contacta a

Directores de Comunicación de Ministerios y

Secretarías para solicitar información y material

audiovisual. Da seguimiento, valida los datos,

traslada y solicita a Dirección de Producción

material y fotografías que servirá para realizar el

spot publicitario. Traslada material a Secretario.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.




10

Definición: Es el traslado de material audiovisual de los diferentes Ministerios y Secretarías para generar la publicidad de Gobierno

Directora InterinstitucionalSecretario

Fase

1.3 Recopilación de material audiovisual para Secretario de Comunicación

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN INTERINSTITUCIONAL


Inicio

Solicita información sobre temas

específicos con un esquema de

información para producir anuncio

Traslada solicitud a Directora

Interinstitucional a través de correo

electrónico

Recibe información de requerimiento

Contacta a Directores de

Comunicación para solicitar material

Da seguimiento, valida los datos y

traslada

Solicita a Dirección de Producción

material que servirá para realizar el spot

publicitario

Traslada material a Secretario

Fin




11

1.4 REUNIÓN SEMANAL DE TRABAJO


Es la comunicación en donde se convocan a todas las Unidades de Comunicación de

Ministerios y Secretarías para tratar asuntos de imagen y comunicación de gobierno.

ii. Objetivos

Retroalimentar a las diversas Unidades de Comunicación de Ministerios y

Secretarías sobre diversos puntos que constituyen oportunidades de mejora.

Trasladar nuevas directrices del Gabinete de Comunicación por medio de Sub-

secretario de Comunicación.

iii. Normas:

De la Autorización:

Únicamente Secretario y Sub-secretario definen los lineamientos a tratar en las

reuniones semanales.




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RESPONSABLE PASO

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

ASISTENTE DE

RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES

DIRECTORES DE

UNIDADES DE

COMUNICACIÓN

DIRECCION

INTERINSTITUCIONAL

SUB-SECRETARIO DE

COMUNICACIÓN

DIRECTORA DE

COMUNICACIÓN

INTERINSTITUCIONAL

01

02

03

04

05

Reserva salón en el Palacio Nacional y logística

necesaria para llevar a cabo la reunión. Envía

correo a los Directores de los diferentes

Ministerios para convocar a reunión

Asisten a reunión para recibir directrices y

retroalimentación de acciones de comunicación.

Presenta informes de transmisiones en página

web. Retroalimentan sobre entidades que no

han dado seguimiento. Da la palabra al

Subsecretario de Comunicación Social.

Presenta directrices especiales de Gabinete de

Comunicación.

Elabora minuta. Traslada vía electrónica a

Secretario y Unidades de Comunicación para

seguimiento. Da seguimiento durante la semana.

FIN DE PROCEDIMIENTO.




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Definición: Es la comunicación en donde se convocan a todas las Unidades de Comunicación de Ministerios y Secretarías para tratar

asuntos de imagen y comunicación de gobierno.

Sub-secretarioAsistente de Dirección Directora InterinstitucionalDirectores de Comunicación

Fase

1.4 Reunión Semanal de Trabajo



Inicio

Reserva salón en el Palacio Nacional y

logística para la reunión

Envía correo a los Directores de los

diferentes Ministerios para

convocar a reunión

Asisten a reunión para recibir directrices y

retroalimentación de acciones

Presenta informes de transmisiones en

página web

Retroalimentan sobre entidades que

no han dado seguimiento.

Da la palabra al Subsecretario de

Comunicación Social

Presenta directrices especiales de Gabinete de

Comunicación

Elabora minuta

Traslada vía electrónica a Secretario y Unidades de

Comunicación

Da seguimiento durante la semana

Fin

Página 13




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GLOSARIO AGENDA PRESIDENCIAL: Es la guía de actos protocolarios que sigue el señor Presidente de la República, tanto en el interior como en el exterior del país. FUENTE PERIODÍSTICA: Se entiende todo aquel emisor de datos del que se sirve el profesional de los medios de comunicación para elaborar el discurso narrativo de su producto informativo. Es cualquier entidad, persona, hecho o documento que provee de información al periodista para que éste tenga elementos suficientes para elaborar una noticia o cualquier otro género informativo. UNIDAD DE LOGISTICA: Coordina internamente con los órganos de apoyo, la programación, dirección y organización de las actividades de protocolo del Presidente y Vicepresidenta de la República. GIRA DEPARTAMENTAL: Viaje a distintos destinos del Interior de la República. NOTA PERIODISTICA: Es un género periodístico que consiste en la narración de sucesos o noticias, las que tienen que ser actuales. En este género, se explican acontecimientos de interés público, con palabras, imágenes y videos, desde una perspectiva actual. Son más largos que las noticias y muchas veces vienen acompañados de entrevistas. COBERTURA EN MEDIOS: Es la cantidad total de espacio editorial que aparece en todos los medios de comunicación sobre una organización o un tema determinado. TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN: Es la referencia del tiempo en que sucede el acontecimiento histórico, en relación con eventos anteriores o posteriores, ya que siempre se da una referencia o fecha que establece un punto determinado en el registro del tiempo; también se refiere a la transitoriedad de las cosas. ARCHIVO PDF: (sigla del inglés portable document format, formato de documento portátil) es un formato de almacenamiento de documentos. Puede ingerir cualquier combinación de texto, elementos multimedia como vídeos o sonido, elementos de hipertexto como vínculos y marcadores, enlaces y miniaturas de páginas. Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Por ello es muy utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas. Los textos en PDF solo son archivos de lectura por lo que no puede modificarse su contenido. ALEATORIO: Que descansa sobre un acontecimiento incierto, fortuito: contrato aleatorio. Es una grandeza que puede tener un número de valores, cada uno de ellos está conectado una probabilidad.




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MATERIAL AUDIOVISUAL: Son los medios de comunicación social que tienen que ver directamente con la imagen como la fotografía y el audio. Los medios audiovisuales se refieren especialmente a medios didácticos que, con imágenes y grabaciones, sirven para comunicar un mensaje especialmente específico. Entre los medios audiovisuales más populares se encuentra la diapositiva, la transparencia, la proyección de opacos, los diaporamas, el video y los nuevos sistemas multimediales de la informática. GABINETE DE COMUNICACIÓN: Conformado por Presidente, Vicepresidenta, Secretario de Comunicación, Sub-secretario de Comunicación y Agencia Asesora de Publicidad para definir el contenido de la publicidad de Gobierno en primera instancia. ESQUEMA DE INFORMACIÓN: Es la expresión gráfica de las ideas centrales del texto. Se trata de un resumen, pero aún más condensado y esquematizado. Presenta los datos de forma clara y sencilla y de un solo golpe de vista permite asimilar la estructura del texto. El esquema establece una jerarquía: idea fundamental, información secundaria, detalles. Siempre en base a la brevedad y a la concreción. SPOT PUBLICITARIO: Es un anuncio publicitario que se difunde específicamente en la radio o TV, para comercializar cualquier producto o servicio. Son historias breves donde se deben resaltar los beneficios de dichos productos en 20 o 40 segundos máximos. AGENCIA ASESORA DE PUBLICIDAD: Agencia de Publicidad contratada por el Gobierno para asesorar y producir los espacios publicitarios del Gobierno. TRANSMISION EN PÁGINA WEB: Transmisión de mensajes ó notas de Gobierno en línea por medio de la página www.guatemala.gob.gt, en términos de la Comunicación Interinstitucional, todas las páginas de gobierno deben manejar un espacio para las transmisiones, así como enlazarse a la página Oficial conforme a previa notificación.

http://www.guatemala.gob.gt/

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