7 HerramientasInformáticas Básicas

para la Calidad

Introducción•La experiencia en Japón (y otros países), ha demostrado que la competitividad de clase mundial depende, en gran medida, de que cualquier tipo organización conozca y utilice una serie de herramientas para el análisis de los datos y la solución de problemas.

•Entre todas las técnicas disponibles, existen 7 conocidas como "básicas". Estas herramientas han probado su efectividad en iniciativas como Kaizen, 8-D, Círculos de Calidad o Seis Sigma. Pueden ser aplicadas y dominadas en pocas horas de estudio y no requieren difíciles cálculos.

•Las siete herramientas básicas, si se utilizan hábilmente, permitirán resolver el 95% de los problemas de trabajo. En otras palabras las herramientas estadísticas intermedias y avanzadas se necesitan solo en el 5% de los casos.

Las 7 herramientas informáticas básicas para la calidad son:

•1. Diagrama Causa-Efecto•2. Diagrama de Flujo•3. Recolección de Datos•4. Estratificación•5. Gráfica de Pareto•6. Gráfico de Control•7. Histograma

Diagrama Causa Efecto•Esta herramienta indica las relaciones existentes entre las causas y los efectos. Sirve para ordenar las ideas que surgen en sesiones de grupo. También se le conoce como Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado.

Crear un Diagrama Causa Efecto en Visio

Procedimiento:

•La plantilla Diagrama de causa y efecto abre una página de dibujo que ya tiene una forma de espina de pescado (efecto) y cuatro cuadros de categorías (causas) para ayudar a comenzar con el dibujo. Esta plantilla también ofrece diversas formas que representan causas principales y secundarias que se pueden usar para agregar aún más detalles.

1) Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo, en Negocio y, a continuación, haga doble clic en Diagrama de causa y efecto.

2) Seleccione la espina de pescado (la flecha horizontal) en la página de dibujo y, a continuación, describa el efecto, problema u objetivo.

3) Determine la cantidad de categorías de causa que contribuyen al efecto y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

a) Para agregar una categoría, arrastre una forma Categoría 1 o Categoría 2 a la página de dibujo y colóquela de forma tal que la punta de la flecha toque la espina de pescado.

b) Para eliminar una categoría, seleccione la forma y, a continuación, presione la tecla Suprimir.

4) Para cada forma de categoría en la página de dibujo, seleccione la forma y, a continuación, escriba el nombre la categoría de causa.

5) Para representar las causas principales que contribuyen a las categorías, arrastre formas Causa principal a la página de dibujo y ajuste las puntas de las flechas a las líneas de las categorías.

6) Para representar las causas secundarias que contribuyen a las categorías, arrastre formas Causa secundaria a la página de dibujo y ajuste las puntas de las flechas a las líneas de las causas principales.

Para etiquetar una forma de causa principal o secundaria, seleccione la forma y, a continuación, escriba.

7) Al final, para mejorar la presentación puede agregar el marco con Forma de Pez incluido en la plantilla del programa arrastrándolo desde la barra lateral.

DIAGRAMA DE FLUJO; Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un proceso. Esta representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos.Los diagramas de flujo son diagramas que muestran los diferentes pasos de un proceso. Son fáciles de crear y, dado que las formas son simples y visuales, también son fáciles de interpretar.

La plantilla de diagrama de flujo básico de Microsoft Visio incluye formas que se pueden usar para mostrar numerosos tipos de procesos y resulta particularmente útil para mostrar procesos de negocio básicos.

proceso de desarrollo de propuestas ilustrado en la siguiente figura.

Crear un Diagrama de Flujo en Visio.1. Haga clic en la pestaña Archivo.2. Haga clic en Nuevo y en Diagrama de flujo. A continuación, en Plantillas disponibles, haga clic en Diagrama de flujo básico.3. Haga clic en Crear.4. En cada paso del proceso que esté documentando, arrastre una forma de diagrama de flujo al dibujo.5. Conecte las formas de diagrama flujo usando cualquiera de los métodos que se describen a continuación.a. Conectar dos formas juntas.i. En la ficha Inicio, en el grupo Herramientas, haga clic en Conector.ii. Arrastre desde un punto de conexión en la primera forma hasta un punto de conexión en la segunda forma. Los extremos del conector se pondrán de color rojo cuando se conecten las formas.

b. Conectar una forma con muchas desde un punto de conexión único.i. De forma predeterminada, los conectores se configuran como conectores de Ángulo recto, por lo que, si se conecta un solo punto de una forma a otras tres formas, se verá como muestra la figura siguiente.

ii. Para que cada conector parta directamente desde el punto central de la primera forma hasta los puntos de cada una de las otras formas es necesario configurar los conectores como Conector recto, como se muestra en la figura siguiente

• Para volver a la edición normal, en la ficha Inicio, en el grupo Herramienta, haga clic en Herramienta Puntero.• Para agregar texto a una forma o un conector, selecciónelos y, a continuación,

escriba el texto. Cuando haya terminado de escribir, haga clic en una parte en blanco de la página.• Para cambiar la dirección de la flecha de un conector, seleccione la conexión y, a

continuación, en el grupo Forma, haga clic en la flecha situada a la derecha de Línea. Apunte a Flechas y, a continuación, seleccione la dirección de la flecha que desee.

iii. En la ficha Inicio, en el grupo Herramientas, haga clic en Conector.iv. Para cada forma a la que desee conectarse, arrastre el mouse desde el mismo punto de conexión en la primera forma hasta un punto de conexión en cada una de las otras formas.v. Haga clic con el botón secundario en cada conector y, a continuación, haga clic en Conector recto.

Recolección de DatosCuando Ishikawa esbozó las 7 herramientas planteó la necesidad de recolectar datos. Tal vez en nuestros días el problema no es la falta de datos, sino, por el contrario, el exceso de los mismos, aunque muchas veces sólo quedan almacenados; no son analizados. Es decir nunca convertimos los datos en información.

Validación de DatosLa validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este tema se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro.

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

• Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Ordenar Datos• Si tenemos una tabla de datos, sobre todo si son una cantidad

importante, podemos facilitar su análisis ordenándolos por alguno de los campos que integran la tabla.

En realidad en procedimiento es muy sencillo:

1) Seleccionar la tabla que incluya todos los datos. ->2) Ir al Menú Datos3) Del grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en la opción ordenar.

4) Aparece el cuadro de Diálogo Ordenar, hay que configurar el orden eligiendo:a. Columna de ordenamiento (Campo)b. Criterio (Ascendente o Descendente)c. Aunque podemos elegir Ordenar Según, generalmente dejamos Valores

5) Hacemos clic en Aceptar y verificamos el orden.

Calcular FrecuenciasPara calcular la frecuencia podemos utilizar las funciones de Excel Frecuencia o la de Contar,Si, en este manual abordaremos la función Frecuencia ya que es más sencilla en su aplicación.

Función Frecuencia en ExcelCalcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.

Sintaxis

FRECUENCIA (datos, grupos)

Datos: es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.Grupos: es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenido en datos.

Observaciones

• FRECUENCIA se introduce como una fórmula matricial después de seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución.• El número de elementos de la matriz devuelta supera en una unidad el número

de elementos de grupos. El elemento adicional de la matriz devuelta devuelve la suma de todos los valores superiores al mayor intervalo. Por ejemplo, al

sumar tres rangos de valores (intervalos) introducidos en tres celdas, asegúrese de introducir FRECUENCIA en cuatro celdas para los resultados. La celda adicional devuelve el número de valores en grupos que sean superiores al valor del tercer intervalo.• La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.• Las fórmulas que devuelven matrices deben introducirse como fórmulas matriciales.

Ejemplo

En este ejemplo, se presupone que los resultados de los exámenes son números enteros.1) Abrir o crear la hoja de datos (Ejemplo: A1 hasta A10)

2) Escribir la lista de los grupos a analizar (Rangos) (Ejemplo: B1 hasta B4)3) En una celda de una columna libre, escribir la Formula de la Función FRECUENCIA Ejemplo:

En D1 Escribir Frecuencias como EncabezadoEn D2 escribir la formula =FRECUENCIA(A1:A10,B1:B4)”

IMPORTANTE: La fórmula del ejemplo debe introducirse como fórmula matricial. Si la fórmula no se introduce como fórmula matricial, el resultado único es 1.

4) Seleccione el rango D2:D5 comenzando por la celda de la fórmula. Presione F2 y, a continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

IMPORTANTE: Al seleccionar el rango de nuestra fórmula matricial debemos elegir una fila mas al de nuestros grupos de frecuencias porque como ya veremos en los resultados la fórmula nos da un dato más. En el ejemplo tenemos 3 grupos (70, 79 y 89) y al crear nuestra formula matricial seleccionamos 4 filas (D2:D5)

Interpretación de los Resultados

• Número de puntuaciones menores o iguales que 70 (1) x<=70• Número de puntuaciones en la bandeja 71-79 (2) 70<x<=79• Número de puntuaciones en la bandeja 80-89 (4) 79<x<=89• Número de puntuaciones mayores que 89 (2) 89<x

EstratificaciónEs un concepto muy sencillo. Consiste en contextualizar los datos. Es decir, que cuando analizamos información de un proceso se puedan separar los datos por categorías: Servicio, turno, empleado, etcétera.

• En Excel tenemos la herramienta Filtros la cual nos permitirá estratificar de manera relativamente sencilla nuestros datos.

Filtros en Excel• Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto

de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples• Filtro avanzado, para criterios más complejos

• A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.• Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos

e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.Autofiltro• Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un

subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.• Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que

haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

• También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

• Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

IMPORTANTE

• Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores • almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se

muestra es• Filtros de texto.

Activar el Autofiltro1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar, a continuación, en Filtrar.

NOTA: Si observa la selección, junto a los encabezados de las columnas se agrega un botón que será el que nos permita usar los filtros.

Filtrar texto•Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

•Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes:•Seleccionar de una lista de valores de texto•En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.•La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas.•Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.•SUGERENCIA: Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

•Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.•Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y50.

Como ya se mencionó al iniciar el tema, tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

Gráficos de Pareto•En los años 50, Joseph Juran descubrió que la regla del 80-20 es un fenómeno que se presenta de manera constante en problemas relacionados con la calidad.

•El análisis de Pareto separa los "pocos vitales" de los "muchos triviales". Al atacar primero los problemas más recurrentes -las barras más largas- es posible alcanzar mejoras substanciales que las que se obtendrían al enfocarse en los pequeños problemas.

Crear un Gráfico de Pareto en Excel Procedimiento

1) Se debe crear la tabla con las categorías, frecuencias, porcentaje y porcentaje acumulado.2) Ordenar la tabla por frecuencia en orden descendente.

3) Seleccionar la columna de categorías, la de frecuencias y la de porcentaje acumulado.

4) Insertar un gráfico de barras, creado con la selección anterior

5) En el gráfico generado, hacer clic en cualquiera de las barras de la serie del porcentaje acumulado.

6) En el Menú Herramientas de Grafico – Diseño – grupo Tipo hacemos clic en cambiar tipo de gráfico

7) Elegimos el Tipo Línea subtipo Línea con Marcadores

8) Presionamos el botón Aceptar

9) Volvemos a seleccionar la serie % Acumulado10) Hacemos clic derecho y elegimos Dar formato a serie de datos…

11) En el cuadro de diálogo que se abre Seleccionamos Opciones de Serie, cambiamosTrazar serie en: a Eje Secundario y después cerramos Cuadro de Diálogo.

12) Después podemos dibujar las líneas para marcar nuestros “pocos vitales” de los“muchos triviales”.

Gráfico de ControlDesarrollado en los años 20 del siglo pasado por Walter Shewhart, la gráfica de control consiste en una línea central que corresponde al promedio en que se desarrolla el proceso y dos líneas equidistantes llamadas límites de control, que se calculan de tal manera que los valores que caen fuera de ellos son interpretados como indicaciones de una variación extraordinaria.

Crear un Gráfico de Control en ExcelProcedimiento:1) Crear la tabla de los datos con las siguientes columnas

a. Serie a Medir (Tiempo, Cantidad, Frecuencia, Porcentajes, etc.)b. LCI (Limite de control Inferior)c. Metad. LCS (Límite de Control Superior)

2) Seleccionar los datos con su rótulo de columna correspondiente

3) Generar un Gráfico de Líneas desde el menú Insertar grupo Gráficos

4) En el gráfico generado hacer los ajustes para que se vea mejor. a. Insertar un título de Gráficob. Insertar un Rótulo de eje Horizontal c. Insertar un Rótulo de eje Verticald. Eliminar las líneas de divisióne. Ajustar las escalas

Histograma•El Histograma es una gráfica de barras que permite describir un conjunto de datos de acuerdo con su distribución, forma y dispersión. El Histograma permite que de un vistazo se tenga una idea objetiva sobre el desempeño de un proceso.

•Puede analizar sus datos y mostrarlos en un histograma (un gráfico de columnas que muestra datos de frecuencia) mediante la herramienta Histograma de Herramientas para análisis. Este complemento de análisis de datos está disponible al instalar Microsoft Office Excel 2007, aunque es posible que no se cargue automáticamente.

•IMPORTANTE Si no ve el botón Análisis de datos en el grupo Análisis de la ficha Datos, debe Cargar Herramientas para análisis.

Cargar Herramientas para análisisNota: Este procedimiento solo se hace una vez

SUGERENCIA Si Herramientas para análisis o Herramientas para análisis – VBA no aparecen en el cuadro Complementos disponibles, haga clic en Examinar para buscar.

5) Si aparece un mensaje que indica que Herramientas para análisis no está instalado en el equipo, haga clic en Sí para instalarlo.

SUGERENCIA Después de cargar Herramientas para análisis, el comandoAnálisis de datos está disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.

Crear un Histograma en ExcelUna vez activada la herramienta de análisis podemos elaborar nuestro histograma

Procedimiento:

1. En una o varias columnas, escriba los datos de entrada.

•NOTA Debe especificar datos numéricos cuantitativos (como cantidades de elementos o puntuaciones de prueba) en cada celda de la columna de entrada: la herramienta Histograma no funciona con datos numéricos cualitativos (como números de identificación).

2. En otra columna, escriba los números de clase que desea utilizar para el análisis. Se deben escribir en orden ascendente.

NOTA Si no especifica los números de clase en la hoja de cálculo, la herramienta Histograma crea de forma automática intervalos de clase

distribuidos uniformemente mediante los valores mínimo y máximo del rango de entrada como puntos de inicio y final. No obstante, es posible que estas clases no sean útiles: se recomienda usar sus propios números de clase.

SUGERENCIA Si lo desea, puede agregar un rótulo en la primera celda de estas columnas.

3. En la ficha Datos, en el grupo Análisis, haga clic en Análisis de datos.

4. En el cuadro Herramientas de análisis, haga clic en Histograma y, a continuación, en Aceptar

• 5. En Entrada, en el cuadro Rango de entrada, escriba la referencia de celda del rango de datos que desea analizar.• También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango en

la hoja de cálculo y, a continuación, volver a hacer clic en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.• 6. En Entrada, en el cuadro Rango de clase, escriba la referencia de celda de un

rango que contiene un conjunto opcional de valores límite que definen rangos de clase.• También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango en

la hoja de cálculo y, a continuación, volver a hacer clic en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.• NOTA Si no especifica un rango en el cuadro Rango de clase, la

herramienta Histograma crea un conjunto de clases distribuidas uniformemente entre los valores mínimo y máximo de los datos. No obstante, se recomienda especificar o seleccionar el rango de clase que haya utilizado en la hoja de cálculo.

Si ha incluido rótulos de columna al seleccionar los datos de entrada y de rango de clase, active la casilla de verificación Rótulos.

7. En Opciones de salida, siga uno de estos procedimientos:1. Para pegar la tabla de resultados en la misma hoja, haga clic en Rango de salida y,

a continuación, escriba la referencia de celda de la celda superior izquierda de la tabla de resultados.NOTA La herramienta Histograma determina automáticamente el tamaño del área de resultados y muestra un mensaje si la tabla de resultados va a sustituir datos

existentes.2. Para insertar una nueva hoja de cálculo en el libro actual y pegar la tabla de resultados a partir de la celda A1 de la nueva hoja de cálculo, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

SUGERENCIA Puede escribir un nombre en el cuadro Nueva hoja de cálculo.3. Para crear un nuevo libro y pegar la tabla de resultados en una hoja de cálculo del

nuevo libro, haga clic en Libro nuevo.

8. En Opciones de salida, siga uno o todos los procedimientos siguientes:1. Para presentar datos en la tabla de resultados en orden descendente de frecuencia, active la casilla de verificación Pareto (histograma ordenado).2. Para generar una columna de tabla de resultados para porcentajes acumulados e incluir una línea de porcentaje acumulado en el

gráfico de histograma, active la casilla de verificación Porcentaje acumulado.3. Para generar un gráfico de histograma incrustado con la tabla de resultados, active la casilla de verificación Resultados de gráfico.

9. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA Una vez generada la tabla de clase y frecuencia, puede seleccionar cualquier texto y cambiar los rótulos predeterminados. Al hacer clic en el histograma, puede utilizar las opciones de diseño, distribución y formato de Herramientas de gráficos para cambiar la presentación del gráfico.

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